48
A. Penerapan Sistem Informasi atas Penjualan dan Penerimaan Kas pada PT. Syspex Kemasindo
1. Prosedur penjualan dan penerimaan kas
PT. Syspex Kemasindo menerapkan prosedur penerimaan order penjualan dan penerimaan kas sebagai berikut :
a. Request for Quotation
Customer meminta penawaran harga. b. Send Quotation to Customer
Yaitu penawaran harga ke pelanggan yang isinya nomer referensi, tanggal, nama pelanggan, person incharge, nomer telpon, nomer fax, dan alamat e-mail.
c. Customer send Purchase Order to PT. Syspex Kemasindo Purchase order diterima oleh admin dan di berikan ke sales yang menangani customer tersebut. Sales yang bersangkut mengecek harga, deskripsi barang dan jangka waktu yang tertera di purchase order.
d. Otorisasi oleh Sales yang bersangkutan dan General Manager
Sales yang bersangkutan menganalisa, mengisi aplikasi informasi kredit pelanggan untuk memberikan jangka waktu pembayaran, dan jumlah kredit yang akan diberikan kepada pelanggan dan menandatangani purchase order tersebut, kemudian purchase order tersebut di berikan ke general manager untuk otorisasi ke-2. Purchase order yang sudah diotorisasi dibuat rangkap 3, untuk file sales yang bersangkutan, untuk bagian administrasi sebagai acuan penerbitan invoice dan untuk file akunting.
e. Cek stok di gudang
Purchase order dari pelanggan yang sudah disetujui oleh sales kemudian dikembalikan ke bagian admin untuk mengecek stok barang yang diminta oleh pelanggan. Jika barang yang di order pelanggan ada stok maka akan langsung dijadwalkan untuk dikirim, jika tidak ada stok maka admin akan melakukan order barang ke supplier. f. Pengaturan jadwal pengiriman
Admin melakukan koordinasi dengan bagian pengiriman untuk menjadwalkan pengiriman barang ke pelanggan. g. Menerbitkan delivery order, invoice dan faktur pajak ke
pelanggan
Admin membuat delivery order, invoice, dan faktur pajak untuk diberikan ke bagian pengiriman. Surat jalan, invoice,
faktur pajak yang sudah dicetak dan copy PO kemudian diserahkan ke general manager untuk di cek dan di tandatangani. Setelah itu dokumen tersebut diserahkan ke manajer keuangan untuk pengecekan terakhir, lalu dikembalikan ke bagian admin.
Copy atau tembusan delivery order, invoice dan faktur pajak rangkap ke-3 disimpan oleh admin, sedangkan tembusan invoice dan faktur pajak rangkap ke-2 diserahkan ke bagian akunting.
h. Pengiriman barang
Bagian pengiriman melakukan pengiriman barang ke pelanggan dengan membawa dokumen delivery order, invoice, faktur pajak dan copy PO untuk ditukar dengan tanda terima dari pelanggan. Kemudian tanda terima diserahkan ke bagian akunting.
i. Akunting
Bagian akunting menerima invoice dan faktur pajak rangkap ke-2 yang kemudian diinput ke dalam daftar piutang pelanggan. Akunting menerima tanda terima dari bagian pengiriman yang kemudian diinput ke daftar piutang untuk up date jatuh tempo piutang.
Setelah piutang jatuh tempo, bagian akunting melakukan penagihan piutang ke pelanggan. Bagian akuting akan
menginformasikan ke bagian admin dan pengiriman untuk mengambil pembayaran dari pelanggan yang berupa uang tunai, cek atau giro. Kemudian bagian admin mengatur jadwal bagian pengiriman untuk mengambil tagihan. Uang tunai, cek atau giro yang diambil bagian pengiriman dari pelanggan kemudian diserahkan ke akunting. Pembayaran yang berupa cek atau giro kemudian dicairkan ke bank oleh bagian akunting. Akunting melakukan pencatatan penerimaan pembayaran piutang ke dalam buku penerimaan harian kas/bank.
2. Departemen-departemen yang terlibat dalam proses penjualan PT. Syspex Kemasindo
a. Departemen Penjualan
Departemen penjualan menerima permintaan penawaran harga dari pelanggan atau memberikan penawaran harga ke pelanggan melalui telpon, fax atau e-mail. Kemudian departemen penjualan membuat penawaran harga (quotation) dan mengirimkannya ke pelanggan. Setelah pelanggan menyetujui penawaran harga tersebut maka pelanggan melakukan order penjualan (purchase order) dengan mengirimkan surat order penjualan.
b. Departemen Gudang
Departemen gudang melakukan pengecekan stok barang yang di order oleh pelanggan berdasarkan informasi dari departemen penjualan.
c. Departemen Administrasi dan Pengiriman
Setelah mendapatkan infomasi dari departemen gudang bahwa tersedia stok barang pesanan pelanggan, maka departemen administrasi dan pengiriman membuat jadwal pengiriman dan menerbitkan invoice serta faktur pajak ke pelanggan.
d. Departemen Akunting & Keuangan
Menginput piutang ke dalam daftar piutang berdasarkan data yang diberikan oleh bagian admin berupa invoice dan faktur pajak, serta meng up date jatuh tempo piutang berdasarkan tanda terima dari pelanggan dan melakukan penagihan piutang pada saat jatuh tempo.
Departemen akunting dan keuangan melakukan pengecekan atas invoice dan faktur pajak yang diterbitkan oleh bagian admistrasi.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan
Dokumen atau formulir yang digunakan dalam sistem penjualan dan penerimaan kas PT. Syspex Kemasindo yaitu : a. Quotation (surat penawaran harga)
Quotation adalah surat yang dibuat oleh bagian penjualan apabila ada permintaan penawaran harga dari pelanggan. b. Purchase Order from Customer (surat pesanan pembelian
dari pelanggan)
Surat pesanan pembelian dari pelanggan diterima setelah pelanggan menyetujui isi dari quotation yang dikirim oleh bagian penjualan. Surat pesanan pembelian dari pelanggan diterima oleh bagian administrasi sebagai dasar untuk membuat surat jalan, faktur penjualan dan faktur pajak.
c. Delivery Order (surat jalan)
Surat jalan dibuat oleh bagian admin yang diberikan ke bagian pengiriman untuk dikirim bersama barang pesananan yang kemudian distempel atau di tandatangani oleh bagian gudang pelanggan sebagai bukti barang sudah diterima oleh pelanggan.
d. Invoice (faktur penjualan)
Faktur penjualan dibuat oleh bagian administrasi yang mencatat piutang yang timbul karena adanya penjualan. e. Faktur Pajak
Faktur pajak dibuat oleh bagian administrasi yang memuat nomer pokok wajib pajak (NPWP) pelanggan dan penjual, keterangan barang yang dijual, dan jumlah pajak pertambahan nilai yang harus dibayarkan oleh pelanggan. f. Tanda Terima
Tanda terima diberikan oleh pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima barang yang dipesan, surat jalan, faktur penjualan dan faktur pajak yang dikirim oleh bagian pengirirman. Tanda terima ini digunakan oleh bagian akunting untuk melakukan penagihan piutang ke pelanggan.
Voucher receipt dibuat setelah bagian akunting menerima pembayaran piutang dari pelanggan yang berupa uang tunai maupun pembayaran melalui bank. Dokumen ini digunakan untuk mencatat penerimaan kas dan bank piutang pelanggan.
4. Prosedur Penagihan dan Monitoring Piutang
Setelah bagian akunting menerima tanda terima dari bagian pengiriman dan meng up date daftar piutang, maka selanjutnya bagian akunting melakukan penagihan piutang yang telah jatuh tempo melalui telpon. Pelanggan yang belum membayar piutangnya lewat dari tanggal jatuh tempo diberikan surat peringatan melalui fax atau e-mail, surat peringatan ini dibuat oleh bagian akunting dengan persetujuan dari senior akuntan.
Monitoring piutang dilakukan dengan cara pelaporan status pembayaran piutang pelanggan (payment status) dan daftar pelanggan yang termasuk ke dalam hold shipment (penahanan pengiriman barang) setiap dua kali dalam sebulan, yaitu setiap pertengahan dan akhir bulan. Laporan payment status memuat daftar piutang pelanggan baik yang sudah jatuh tempo maupun yang belom jatuh tempo. Sedangkan laporan hold shipment memuat daftar piutang pelanggan yang telah berumur 60 hari ke atas. Bagian akunting melaporkan daftar piutang yang
belum dibayar kepada managing director, general manager dan senior accountant. Sedangkan untuk laporan hold shipment, akunting melaporkan ke Managing Director, General Manager, Senior Accountant, Sales Administrator dan Head Account kantor pusat. Untuk beberapa kasus dimana pelanggan belum membayar piutangnya setelah jatuh tempo dan telah masuk ke dalam daftar hold shipment dalam jangka waktu lama atau lebih dari 3 bulan maka bagian akunting akan mendiskusikan hal tersebut dengan senior akuntan, general manager, dan sales yang berkaitan.
5. Penerimaan Hasil Penagihan
Pelanggan diharapkan membayar dengan cara transfer melalui bank ke rekening perusahaan, hal ini merupakan kebijakan dari pihak manajemen dan perusahaan tidak memiliki kolektor atau orang khusus untuk mengambil tagihan ke tempat pelanggan. Tetapi dalam beberapa kasus dimana pelanggan tidak dapat memenuhi kebijakan perusahaan untuk mentransfer pembayaran piutangnya, melainkan harus mengambil pembayaran berupa uang tunai, cek atau giro ke tempat pelanggan, maka pihak manajemen memberikan kelonggaran dengan memperbolehkan bagian akunting mengkoordinasikan jadwal pengambilan tagihan ke pelanggan dengan bagian pengiriman.
Pembayaran piutang dari pelanggan atau tagihan yang diterima dari pelanggan kemudian dibuatkan voucher receipt oleh bagian akunting untuk kemudian dicatat ke dalam buku penerimaan kas dan bank.
B. Pengendalian Internal PT. Syspex Kemasindo
1. Pemisahan tugas dan tanggungjawab antara bagian penjualan, bagian admistrasi dan bagian akunting.
2. Adanya dokumen pendukung dalam prosedur penjualan dan penerimaan kas, yaitu surat penawaran harga, surat pesanan dari pelanggan, surat jalan, faktur penjualan, faktur pajak dan voucher receipt kas dan bank.
3. Otorisasi dan pengecekan dokumen/ formulir penjualan beberapa tahap oleh bagian penjualan, manajer umum, dan senior akuntan. Pengecekan bukti penerimaan kas oleh bagian akunting.
4. Pemberian nomor urut pada setiap dokumen penjualan dan penerimaan kas, seperti : surat penawaran harga ke pelanggan, surat jalan, faktur penjualan, faktur pajak dan bukti penerimaan kas/ bank (voucher receipt).
5. Bagian administrasi menerbitkan bukti pengeluaran barang. 6. Up date kartu stok untuk barang yang sudah dikirim ke
7. Rekonsiliasi bulanan antara catatan penerimaan bank dengan rekening koran.
8. Laporan daftar piutang pelanggan oleh bagian akunting ke pihak manajemen setiap dua kali dalam sebulan.
C. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Syspex Kemasindo
1. Formulir yang digunakan oleh PT. Syspex Kemasindo Formulir yang digunakan belum sesuai dengan teori yang ada dalam bab II.
Contohnya :
a. Tidak ada surat pesanan penjualan (sales order) yang dibuat oleh bagian penjualan pada saat ada pesanan dari pelanggan, hanya berdasarkan dokumen purchase order dari pelanggan.
b. Tidak ada surat perintah pengeluaran barang ke bagian gudang, pengeluaran barang hanya berdasarkan surat jalan.
c. Tidak ada formulir persetujuan kredit.
2. Prosedur Penjualan dan Penerimaan Kas yang diterapkan oleh PT. Syspex Kemasindo
Prosedur penjualan dan penerimaan kas belum berjalan dengan baik, karena belum ada pemisahan fungsi yang jelas
antara bagian-bagian yang terlibat dalam proses penjualan dan penerimaan kas.
a. Yang memberikan otorisasi dan persetujuan kredit pelanggan adalah bagian penjualan yang bersangkutan. b. Bagian administrasi merangkap bagian pengiriman
barang, dan melakukan pengambilan tagihan ke pelanggan.
c. Bagian akunting mencatat piutang pelanggan sekaligus merangkap sebagai bagian penagihan piutang dan menerima pembayaran piutang dari pelanggan.
