v
GAMBARAN PELAPORAN INTERNAL
DI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
1
Ria Nur Abqoria,
2Imas Masturoh
1Alumni Poltekkes Tasikmalaya, 2 Dosen Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya
Abstrak
Tujuan penelitian yaitu mengetahui penyebab keterlambatan pelaporan internal di rumah sakit. Penelitian ini dilakukan dengan metode kualitatif, melalui wawancara mendalam dan observasi. Informan dalam penelitian ini 2 orang petugas pelaporan rekam medis, 1 orang petugas PPE (Perencanaan Pelaporan dan Evaluasi), 2 orang petugas tata usaha ruangan dan 1 orang kepala rekam medis. Hasil penelitian diperoleh 5 tema utama, menjelaskan bahwa jenis laporan internal rumah sakit yaitu laporan pengunjung, laporan morbiditas pasien rawat inap, rawat jalan, sensus harian pasien rawat inap, rawat jalan. Penyebab keterlambatan pelaporan yaitu fasilitas yang belum memadai dan tingginya beban kerja petugas. Rekomendasi yang diberikan dalam penelitian ini yaitu mengembangkan system informasi berbasis komputer yang dapat membantu pengolahan data dengan memberikan kemudahan dan keakuratan informasi serta kebijakan tertulis tentang sanksi yang tegas bagi petugas yang terlambat melaporkan.
Kata Kunci :Pelaporan Internal, Rumah Sakit.
Abstract
Purpose of this research to determine the cause of internal reporting delays in hospital. This research was using qualitative methods, in-depth interview and observation. Informants in this research 2 person reporting staff, 1 person PPE (planning and evaluation reporting) staff, 2 person administration room staff and 1 person leader of medical record. The results showed 5 main topic, explaining the type of internal reportsthat visitor reports, reports of morbidity patient and daily census hospitalization.Cause of delay report is inadequate facilities and the high workload of staff. The recommendation given in this research develop a computer based information systems which can help to ease processing and accuracy of information, as well as written policies on strict sanctions for officers who are late reporting.
Keywords: Internal Reporting, Hospital
PENDAHULUAN
Rumah sakit adalah bagian integral dari keseluruhan sistem pelayanan kesehatan yang dikembangkan melalui rencana pembangunan kesehatan, dan bagian dari jejaring pelayanan kesehatan untuk mencapai indikator kinerja kesehatan yang ditetapkan daerah. Rumah sakit wajib berpartisipasi dalam penanggulangan bencana, wabah, pelaporan penyakit menular dan penyakit lain yang ditetapkan oleh tingkat nasional dan daerah, serta dalam melaksanakan program prioritas pemerintah (Depkes RI, 2007). Rumah sakit mempunyai kewajiban memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan pokok sasarannya masing-masing, dan berkewajiban membuat dan memelihara rekam medis pasien (Hatta, 2008).
Menurut Permenkes No. 269/Menkes /Per/III/2008 rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen meliputi antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Terselenggaranya pengelolaan rekam medis bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Rustiyanto, 2010).
Data dan informasi yang dihasilkan dari rekam medis merupakan sumber utama untuk pembuatan laporan rumah sakit. Pelaporan rumah sakit merupakan suatu alat organisasi yang bertujuan untuk dapat menghasilkan laporan secara cepat, tepat dan akurat. Jenis laporan dapat dibedakan menjadi dua yaitu laporan internal dan laporan eksternal. Laporan internal yaitu laporan yang dibuat sebagai masukan untuk menyusun konsep Rancangan Dasar Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit dan hanya bagian internal rumah sakit yang mengetahui, sedangkan laporan eksternal yaitu pelaporan yang wajib dibuat oleh rumah sakit sesuai dengan peraturan yang berlaku, yang dilaporkan kepada Dinkes Kabupaten/kota.
Sumber data pelaporan di rumah sakit berasal dari sensus harian rawat jalan, sensus harian rawat inap dan berkas rekam medis. Sensus harian rawat inap menjadi dasar dalam pelaksanaan pembuatan pelaporan rumah sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam 00.00 sampai dengan 24.00 setiap harinya (Rustiyanto, 2010).
Pelaksanaan pelaporan rumah sakit yang terlambat berpengaruh terhadap pelaporan ekstenal rumah sakit, juga terhadap pembuatan suatu keputusan serta membuat kebijakan. Hasil penelitian Dewi Oktaviana Sari di Rumah Sakit Islam Kendal (2014), membuktikan bahwa keterlambatan pelaporan mengakibatkan dampak bagi internal rumah sakit dan eksternal rumah sakit.
Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD dr. Soekardjo Tasikmalaya pada 12 Februari 2015 dilihat dari buku ekspedisi, laporan yang diserahkan rekam medis ke bagian pelaporan tidak sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Contohnya RL 4B rawat jalan mengenai 10 besar penyakit bulan januari dilaporkan pada 16 april 2014, bulan februari dilaporkan pada 26 mei 2014 yang dalam prosedur tetap dijelaskan bahwa laporan bulanan dikirim selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya. Pengembalian sensus harian rawat inap dari ruangan ke rekam medis tidak menggunakan buku ekspedisi, hal ini merupakan salah satu hambatan bagi petugas dalam merekap sensus harian tiap
ruangan, sehingga rekapan sensus harian bulan desember sampai bulan februari saat ini pula belum selesai dikerjakan oleh petugas, yang dalam prosedur tetap dijelaskan bahwa laporan bulanan dikirim selambat-lambatnya tanggal 15 bulan berikutnya, dan laporan dari unit terkait harus sudah dikirim ke bagian rekam medis serta pelaporan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya yang tercantum dalam Standar Prosedur Operasional No 25/CM/2010 tentang Pengolahan Data dan Pelaporan Pelayanan Rawat Jalan. Berdasarkan uraian tersebut diatas maka tujuan penelitian ini untuk mengetahui penyebab keterlambatan pelaporan internal di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Tasikmalaya.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan adalah metode penelitian kualitatif. Penggunaan penelitian kualitatif ini bertujuan untuk mendapatkan data yang lebih komprehensif, mendalam kredibel dan bermakna. Penelitian dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Tasikmalaya di ruang rekam medis bagian pelaporan dan unit terkait pada tanggal 05 mei-06 juni tahun 2015.
Pemilihan informan dengan menggunakan teknik snowball sampling. Informan awal pada penelitian ini yaitu petugas pelaksana pelaporan rekam medis, selanjutnya pelaksana pelaporan rekam medis lainnya, kemudian petugas TU ruangan IGD dan perawat, petugas pelaksana perencanaan, pelaporan dan evaluasi serta kepala instalasi rekam medis. Pengumpulan data dilakukan dengan wawancara mendalam menggunakan pedoman wawancara, lembar observasi dan catatan lapangan. Analisis data penelitian yang digunakan adalah analisis tematik yaitu metode untuk mengidentifikasi, menganalisis dan melaporkan pola-pola (tema) dalam suatu data.
HASIL PENELITIAN
Hasil penelitian yang diperoleh terdapat 3 tema potensial yaitu: terlambatnya laporan dari tiap unit, fasilitas yang belum memadai, dan beban kerja petugas.
Tema 1: Terlambatnya laporan dari tiap unit
Penyebab keterlambatan pelaporan internal salah satunya yaitu terlambatnya laporan dari tiap unit. Beberapa Informan menyatakan bahwa kendala dalam pembuatan laporan yaitu terlambatnya laporan dari tiap unit. Laporan harian yang seharusnya dikirim setiap hari ke bagian rekam medis tidak dilaksanakan sebagaimana mestinya, masih ada beberapa unit terkait yang melaporkannya di akhir bulan. Laporan bulanan yang seharusnya dilaporkan per tanggal 5 kadang dilaporkan tanggal 25 atau 26 ke bagian rekam medis. Karena data primer yang dilaporkan tidak tepat waktu, maka pengolahannya pun menjadi terhambat. Setiap bulan selalu terjadi keterlambatan, meskipun sudah dilakukan teguran kepada unit terkait.
Berikut yang disampaikan oleh informan : “kendalana mah nya biasa telat, telat ti polina telat ti ruanganna, jadi henteu tiap hari, kadang aya nu ngagebru kadang aya nu tiap hari ayaa kebanyakan mah anu akhir bulan brugg sabendeul jadi ka kitana kababayut telat ka kitana”. (Informan 1)
Hal tersebut dilakukan triangulasi kepada unit yang masih terlambat dalam melakukan pelaporan, menyebutkan bahwa kendala keterlambatan pelaporan yaitu sibuk karena banyak pasien. Tugas utama petugas pelaporan di ruangan yaitu meregistrasi pasien pulang, input data kemudian membuat laporan. Banyaknya pasien menyebabkan pembuatan pelaporan menjadi terhambat, rata-rata pasien masuk dan pasien pulang setiap harinya sebanyak 15 pasien. Karena meregistrasi pasien pulang juga merupakan tugas utamanya, maka pembuatan pelaporan pun menjadi tertunda.
Tema 2: Fasilitas yang belum memadai. Beberapa informan menjelaskan bahwa fasilitas yang ada belum memadai. Tidak semua unit menggunakan komputer, unit yang menggunakan komputer pun mengeluh dalam pengolahan datanya masih menggunakan cara manual, sehingga proses
ini membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan.
Gambar 1. Analisis tema fasilitas yang belum memadai
Beberapa hal yang dapat menghambat petugas untuk membuat laporan. Berikut yang disampaikan oleh informan :
“… teu komputerisasi gening gara-gara manual jadi weh telat”.
“… paling nu komputerisasina anu pendaftaran kanggo laporan mah teu acan janten manual keneh”. (Informan 1) “kan yang lain mah udah eee pake komputer teteh mah masih manual, da ngetangna oge manual neng pake kalkulator”. (Informan 3)
Tema 3: Beban kerja petugas.
Kendala lainnya yang menghambat dalam pembuatan laporan yaitu beban kerja petugas pelaporan seperti yang disampaikan beberapa informan bahwa petugas pelaporan mempunyai tugas lain. Salah satu tugas lainnya yaitu pengelolaan BPJS. Berikut yang disampaikan oleh informan tersebut :
“iihhh seueur double job, sanes ngerjakeun laporan hungkul double job pokonamah sadayana didieu mah”. (Informan 2)
Selain petugas pelaporan, informan kelima petugas TU ruangan juga menyampaikan hal serupa bahwa terjadinya keterlambatan pembuatan pelaporan dikarenakan sibuk. Sibuk karena banyak pasien, rata-rata pasien masuk dan pasien pulang setiap harinya yaitu 15 orang.
Registrasi pelayanan pasien merupakan tugas utama petugas tata usaha ruangan.
Sibuknya petugas melakukan pelayanan registrasi pasien masuk dan pasien pulang, pembuatan pelaporan menjadi terhambat. Misalnya laporan harian yang seharusnya dilaporkan setiap hari, karena sibuk oleh banyak pasien maka laporan harian pun menjadi tertunda.
Berikut yang disampaikan oleh informan : “…. kadang-kadang kalo sibuk mah kadang 2 hari kadang 3 hari. Kalo di ruangannya ga sibuk tiap hari”. (Informan 5)
PEMBAHASAN
Proses pengumpulan data pertama kali di suatu fasilitas pelayanan kesehatan dilakukan di unit rekam medis bagian penerimaan pasien. Data di tempat penerimaan pasien dijadikan sebagai sumber data pasien yang berobat di klinik, bangsal atau pelayanan penunjang. Data masukan dari penerimaan pasien dan bagian pelayanan medis kemudian diproses melalui tahapan penyusunan, pengecekan kelengkapan, pengkodean, pengindekan dan rekap laporan (Budi, 2011).
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Tasikmalaya sudah memiliki prosedur tetap yang mengatur tentang pelaksanaan pelaporan rumah sakit berdasarkan Standar Prosedur Operasional tentang Pengolahan Data dan Pelaporan Pelayanan Rawat Jalan no dokumen 25/CM/2010. Berisi tentang penjelasan prosedur pengiriman laporan-laporan dari tiap unit yang sudah ditandatangani oleh masing-masing penanggung jawab harus sudah dilaporkan ke bagian rekam medis dan pelaporan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. Semua laporan internal baik dari unit rawat jalan maupun rawat inap mempunyai prosedur dan alur yang sama.
Standar Prosedur Operasional mengenai sensus harian diatur dengan SOP No 024/CM/2010 tentang analisa sensus harian pasien rawat inap, yang menjelaskan bahwa laporan sensus harian dikirim oleh petugas administrasi ruang perawatan
selambat-lambatnya pukul 12.00 WIB pada hari kerja. Laporan sensus harian untuk keadaan pasien sebelum hari libur dan pada hari libur dilaporkan pada hari berikutnya setelah hari libur/hari kerja.
Berdasarkan observasi pada tanggal 12 Mei 2015 diketahui bahwa masih ada unit terkait yang belum mengirimkan laporannya ke bagian rekam medis. Alur pelaporan internal di rumah sakit umum daerah dr. Soekardjo Tasikmalaya yaitu rekam medis memberikan formulir ke unit terkait, setelah diisi dan ditandatangani oleh masing-masing penanggungjawab dikirim ke bagian rekam medis dan pelaporan, rekam medis mengolahnya kemudian setelah diolah laporan dikirim ke bagian Perencanaan Pelaporan dan Evaluasi (PPE).
Pengelolaan rekam medis manual sangat nyata bentuk kegiatannya artinya tahapan proses tersebut dapat diamati satu-persatu, sedangkan untuk kegiatan rekam medis elektronik kegiatan tersebut akan secara otomatis terisikan dari pertama kali petugas memasukkan data sesuai dengan bagiannya. Data yang ada di komputer langsung dapat dijadikan perhitungan statistik pelaporan tanpa menghitung manual dari sensus, register atau berkas rekam medis. Informasi kesehatan tersebut dapat berupa jumlah kunjungan pasien ke bagian tertentu, jumlah pemanfaatan tempat tidur di bangsal, rata-rata lama pasien rawat dan data pemanfaatan fasilitas pelayanan kesehatan. Informasi tersebut disajikan untuk kepentingan internal rumah sakit maupun pelaporan keluar rumah sakit (Budi, 2011).
Hasil pengolahan laporan atau informasi kesehatan dapat disajikan dalam bentuk tulisan, grafik dan tabel sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Contoh penyajian informasi kesehatan berupa tulisan yaitu profil fasilitas pelayanan kesehatan yang disampaikan dalam bentuk narasi. Penyajian informasi dalam bentuk tabel misalnya pada hasil rekapitulasi kunjungan pasien rawat jalan per wilayah, tabel performace rumah sakit dalam tabel perhitungan BOR, LOS, TOI (Rustiyanto, 2010).
Pihak internal yang biasa membutuhkan informasi kesehatan seperti direktur dan unit lain dalam fasilitas pelayanan kesehatan (farmasi, keuangan, klinik, bangsal dan manajemen). Pelaporan rumah sakit dapat dibuat sistem laporan rumah sakit per bulan, triwulan dan tahunan, namun dalam pelaksanaannya masih sering terjadi berbagai keterlambatan.
Sumber Daya Manusia
Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan (Hasibuan, 2014).
Tingginya beban kerja petugas menghambat dalam pembuatan laporan internal rumah sakit, beban kerja merupakan keadaan dimana pekerja dihadapkan pada tugas yang harus diselesaiakan dalam batas waktu tertentu. Petugas pelaporan mempunyai tugas lain selain pelaporan, double job membuat petugas pelaporan tidak terfokus pada satu pekerjaan. Selain mengerjakan pelaporan mereka juga mempunyai tugas lain, salah satunya yaitu pengelolaan BPJS. Hal tersebut menghambat dalam pembuatan laporan internal rumah sakit.
Menurut Moekijat dalam Mastini (2013) beban kerja adalah volume dari hasil kerja yang dihasilkan oleh sejumlah pegawai dalam suatu bagian tertentu. Jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan oleh sekelompok atau seseorang dalam waktu tertentu atau beban kerja dapat dilihat pada sudut pandang objektif dan subjektif. Secara objektif adalah keseluruhan waktu yang dipakai atau jumlah aktivitas yang dilakukan, sedangkan secara subjektif adalah ukuran yang dipakai seseorang terhadap pernyataan tentang perasaan kelebihan beban kerja, ukuran dari tekanan pekerjaan dan kepuasan kerja.
Petugas pelaporan di ruangan juga mengeluh sibuk, karena banyaknya pasien. Tugas utamanya yaitu melaksanakan
pencatatan data lengkap pasien masuk, pulang dan meninggal. Membuat dan melaksanakan pengiriman laporan harian, membantu membuat macam-macam data kepegawaian dan membuat perincian.
Rata-rata pasien masuk dan pasien pulang setiap harinya yaitu 15 orang, karena setiap hari selalu banyak pasien menyebabkan pembuatan pelaporan menjadi tertunda. Laporan harian dikerjakan setelah selesai pelayanan, sehingga petugas pelaporan ruangan melaporkan ke rekam medis pada siang hari, sedangkan jam kerja petugas rekam medis sampai jam 2 jadi saat petugas pelaporan ruangan melaporkan ke rekam medis, petugas rekam medis sudah tidak ada. Laporan harianpun dikirim pada esok harinya.
Hal tersebut mengakibatkan laporan sensus harian yang seharusnya dikirim setiap hari dan laporan bulanan yang dilaporkan setiap akhir bulan tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Bahan
Suatu produk atau bahan yang digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada dirumah sakit, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidak dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki (Sari, 2014). Sulitnya petugas pelaporan mendapatkan data-data yang dibutuhkan dikarenakan keterlambatan data primer dari tiap unit terkait, hal tersebut mengakibatkan pembuatan laporan menjadi terhambat.
Data primer yang belum terkumpul sebagai sumber pembuatan laporan, petugas pelaporan rekam medis mengkonfirmasi kepada unit terkait yang terlambat dalam pelaporan untuk meminta data yang belum dilaporkan. Konfirmasi baik secara langsung maupun tidak langsung (telepon). Jika sudah diminta unit tersebut masih belum melaporkan, tidak ada tindak lanjut lagi dari petugas pelaporan karena tidak adanya kebijakan tertulis mengenai hal tersebut.
Menurut Triwahjono (2010) dalam Irwandi (2013) bahwa sistem manual pelayanan kesehatan tidak fleksibel karena melihat dalam pengelolaan data manual mempunyai banyak kelemahan yaitu membutuhkan waktu yang lama, keakuratannya juga kurang dapat diterima, karena memungkinkan kesalahan sangat besar.
Peralatan
Peralatan digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Alat-alat yang ada di bagian pelaporan rekam medis Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soekardjo Tasikmalaya saat ini belum memadai, yang terdiri dari komputer, formulir-formulir yang dibagikan kepada tiap unit terkait, kemudian buku laporan.
Pembuatan pelaporan menggunakan komputer tetapi pengolahan data yang dilakukan masih manual, dikarenakan belum terkomputerisasi (dengan klik link data/laporan yang ingin dibuka, sehingga memudahkan akses data/laporan). Menurut J. Supranto (2000) dalam Irwandi (2013) bahwa pengolahan data manual dilakukan untuk jumlah yang tidak terlalu banyak, pengolahan data secara manual biasanya memerlukan waktu yang lama karena harus meneliti satu per satu.
Sistem manual tidak menjamin informasi yang dihasilkan bersih dari kesalahan dan kekeliruan karena tidak dapat mengetahui adanya eror pemrosesan data, memerlukan banyak pengunaan kertas. Untuk mengatasi masalah tersebut maka solusi masalah yang tepat adalah mengembangkan sistem informasi berbasis komputer yang dapat membantu pengolahan data dengan memberikan kemudahan dan keakuratan informasi. Solusi masalah ini sesuai dengan penelitian oleh Rahayu (2009) dalam Irwandi Kapalawi (2013) untuk membantu dalam kemudahan akses oleh pengguna sistem. Metode
Penggunaan metode yang tepat akan membantu tugas-tugas seseorang lebih cepat
dan ringan didalam pelaksanaan sistem kesehatan di rumah sakit. Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran.
Gambar 2. Alur pelaporan internal
Metode yang digunakan dalam pelaporan rumah sakit yaitu dilaksanakan berdasarkan Standar Prosedur Operasional yang telah ditetapkan tentang Pengolahan Data dan Pelaporan Pelayanan Rawat Jalan dengan no dokumen 25/CM/2010. Prosedur pengolahan data pasien rawat inap juga sudah ada Standar Prosedur Operasional yang mengatur tentang analisa sensus harian pasien rawat inap dengan no dokumen 024/CM/2010.
Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa ada beberapa cara untuk mengatasi kendala-kendala tersebut, yang pertama apabila unit terkait terlambat dalam menyerahkan laporannya lebih dari 14 hari dari tanggal yang tercantun dalam SOP, kepala rekam medis atau petugas bagian pelaporan (PPE) turun langsung ke unit yang belum menyerahkan laporannya (jemput bola) untuk meminta laporan yang belum diserahkannya.
Teguran secara lisan juga dilakukan oleh kepala rekam medis kepada petugas unit terkait yang terlambat dalam pembuatan laporan. Teguran dapat berupa personal ataupun dalam rapat, biasanya dalam rapat pertemuan kepala ruangan yang dilaksanakan sebulan sekali. Kepala ruangan yang belum meyelesaikan laporannya mendapat teguran secara langsung dari kepala rekam medis ataupun dari petugas PPE.
Unit terkait yang masih terlambat dalam pelaporan meskipun sudah dilakukan peneguran, tidak ada tindak lanjut lagi karena tidak adanya aturan tertulis yang menjelaskan bahwa unit yang terlambat dalam pelaporan harus diberikan sanksi. Berdasarkan hal tersebut maka perlu adanya perbaikan kebijakan rumah sakit yang tertulis bahwa unit yang terlambat dalam pelaporan sebaiknya diberi sanksi agar proses pembuatan pelaporan tidak terjadi keterlambatan.
KESIMPULAN
Penyebab keterlambatan pelaporan internal dilihat dari variabel manusia yaitu tingginya beban kerja petugas, double job membuat petugas pelaporan tidak terfokus pada satu pekerjaan. Peralatan yang ada saat ini belum memadai, karena proses pembuatan laporan masih manual.
Metode yang digunakan dalam pelaporan yaitu dilaksanakan berdasarkan Standar Prosedur Operasional yang berlaku, namun masih ada kendala berupa ketidak sesuaian antara standar prosedur operasional dengan kenyataan. Laporan dari tiap unit yang seharusnya dikirim tanggal 5 bulan berikutnya tidak berjalan dengan sebagaimana mestinya, dikarenakan tingginya beban kerja petugas.
Daftar pustaka
Alamsyah, D., (2011). Manajemen Pelayanan Kesehatan. Yogyakarta: Nuha Medika. Budi, (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam
Medis. Yogyakarta: Quantum Sinergis Media.
Bungin, B., (2003). Analisis Data Penelitian Kualitatif. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada.
Depkes, RI., (1997). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta. Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.
______, (2006). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia Revisi II. Jakarta. Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.
______, (2007). Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit
di Indonesia Revisi II. Jakarta. Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik.
Ghony, M. D. & Almanshur, F., (2014). Metode Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: AR-RUZZ Medis.
Hasibuan, M.S.P., (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.
Hatta,G., (2008). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan edisi revisi 2. Jakarta: UI Press. Huffman, E.K., (1994). Health Information Management. Phycian Borwyn Illianois: Record Company.
Kapalawi, I. et al., (2013). Jurnal Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Hasanudin Makassar. Analisis Kebutuhan Pengembangan Sistem Informasi Rawat Jalan Rumah Sakit Wahidin Sudirohusodo Tahun 2013. Juni 05, 2015. http://repository.unhas.ac.id
Kemenkes RI., (2011). JUKNIS. Sistem Informasi Rumah Sakit Revisi VI.
Mastini, P., (2013). Hubungan pengerathuan, sikap dan beban kerja dengan kelengkapan pendokumentasian asuhan keperawatan irna di Rumah Sakit Umum Pusat Sanglah Denpasar. Tesis. Universitas Udayana: tidak diterbirkan. Menkes RI., (2008). Permenkes RI
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta: Indonesia.
Noor, J., (2012). Metodologi Penelitian. Jakarta: Kencana.
Rustiyanto, E., (2010). Statistik Rumah Sakit untuk Pengambilan Keputusan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Sari, (2014). Penyebab keterlambatan pelaporan eksternal rumah sakit di Rumah Sakit Islam Kendal Periode Tahun 2013. Jurnal Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro, Januari 21, 2015. http://eprints.dinus.ac.id
Sugiyono, (2009). Metodologi Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Yogyakarta: Rineka Cipta.
TINJAUAN TENTANG PELAKSANAAN LAPORAN SENSUS HARIAN RAWAT INAP DI RS BHINEKA
BAKTI HUSADA TANGERANG SELATAN
REVIEW OF THE IMPLEMENTATION OF THE DAILY CENSUS REPORT IN INVESTIGATION AT
BHINEKA BAKTI HUSADA HOSPITAL TANGERANG
Ita Latho
1, Noviyanti Wahyu Lestari
2STIKes Kharisma Persada Selatan
[email protected] dan [email protected]
ABSTRAK
Latar Belakang: Salah satu faktor pendukung kegiatan Rekam Medis adalah pembuatan laporan
sensus harian pasien rawat inap yang bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai pasien
yang masuk dan keluar selama 24 jam. Tujuan Penelitian: Mengetahui tinjauan tentang
pelaksanaa laporan sensus harian rawat inap di rumah sakit bhineka bakti husada. Metodologi
Penelitian: Penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskritif, pengumpulan data menggunakan
lembar observasi dan wawancara. Populasi dalam penelitian ini adalah 6 kepala ruangan perawat
dan 2 petugas rekam medis yang bertugas dengan pelaksanaan laporan sensus harian rawat inap.
Teknik sampling penelitian ini menggunakan purposive sampling.Hasil penelitian: Menunjukkan
bahwa hasil pada sumber data dalam pembuatan sensus harian rawat inap belum sesuai dengan
(1), dimana pemuatan sensus harian pada bagian rekam medis diperoleh data dari formulir sensus
harian, sedangkan pada bagian perawat diperoleh dari berkas rekam medis. Standar prosedur
operasional dalam pelaksanaan laporan sensus harian rawat inap terdapat tiga point yang belum
sesuai tentang pengisian jumlah sisa pasien kemarin, pengisian data pasien masuk dan keluar, dan
pelaksanaan pengiriman sensus harian rawat inap. Faktor-faktor keterlambatan dalam
pelaksanaan laporan sensus harian rawat inap disebabkan karena perawat merasa pengiriman
sensus harian rawat inap tidak prioritas yang harus dilaksanakan secara tepat waktu. Kesimpulan:
Sumber data yang di gunakan oleh pihak perawat belum sesuai, Standar Prosedur Operasional
Tentang Pelaksanaan Laporan Sensus Harian Rawat Inap sesuai 40% dan yang belum sesuai 60%,
Faktor Keterlambatan Dalam Pelaksanaan Laporan Sensus Harian Rawat Inap dari ruang
perawatan ke bagian rekam medis adalah kurang disiplinnya perawat dalam pengiriman sensus
harian rawat inap.
Kata Kunci
: Laporan, Sensus, Rawat Inap
ABSTRAC
Background: one of the supporting factors of medical record is the making of long-stay daily
census report long-stay that is aimed at obtaining information about the admission patient and
discharged patient for 24 hours.The objective of research: is to find out about the implementation
of long-stay daily census report at Bhineka Bhakti Husada hospital. The methodology of Research :
this research used descriptive research. Data collecting used observation sheet and interview.
2
Population in this research were 6 head of nursing room and 2 medical record staff who are in
charge of the implementation of long-stay daily census report. Sampling technique in this research
used purposive sampling. The result of Research: shows that the result from data sources are not
compatible with (1) where the making of daily census in medical record obtaining data from daily
census form, while in the nursing ward, obtained from medical record. Operational procedure
standard in implementation of long-stay daily census report, there are three points that are
compatible with the filling of the number of yesterday patients, the filling of data of patient
admitted and discharged and the implementation of delivery of long-stay daily census. The delay
factors in the implementation of long-stay daily census report are due to that nurses feel the
delivery of long-stay daily census is not priority that must be carried out timely. Conclusions: Data
sources used by nurses are not yet appropriate, Standard Operating Procedures on Implementation
of Inpatient Daily Census Reports are in accordance with 40% and which are not yet 60%, Delay
Factors in Implementing Inpatient Daily Census Reports from the treatment room to the medical
record section are lack of discipline of nurses in hospitalized daily census deliveries.
Keywords : report, census, long-stay
LATAR BELAKANG
Rumah sakit merupakan suatu institusi
pelayanan kesehatan yang kompleks, padat
pakar dan padat modal. Kompleksitas ini
muncul karena pelayanan rumah sakit
menyangkut berbagai fungsi pelayanan,
pendidikan dan penelitian serta mencakup
berbagai tingkatan maupun jenis disiplin, agar
rumah sakit maupun administrasi kesehatan
mampu menjaga dan meningkatkan mutu
rumah sakit harus mempunyai suatu ukuran
yang menjamin peningkatan mutu disemua
tingkatan. Rumah sakit terdiri berbagai proses
pelayanan kesehatan. Salah satu pelayanan
kesehatan tersebut adalah penyelenggaraan
unit rekam medis (2).
Rekam
medis
merupakan
unit
penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang
memiliki peran penting bagi rumah sakit
karena
dalam
sistem
ini
proses
mengumpulkan data sampai menyampaikan
informasi kepada pengguna untuk mengambil
keputusan yang terjadi di rekam medis. Salah
satu faktor pendukung kegiatan Rekam Medis
adalah pembuatan laporan sensus harian
pasien rawat inap yang bertujuan untuk
memperoleh informasi mengenai pasien yang
masuk dan keluar selama 24 jam (3).
Setiap rumah sakit wajib melakukan
pencatatan dan pelaporan tentang semua
kegiatan penyelenggaraan rumah sakit,
termasuk kegiatan rawat inap. Hal tersebut
sesuai dengan ketentuan Pasal 52 ayat (1)
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009
tentang Rumah Sakit (4). Sehingga informasi
yang dibutuhkan oleh manajemen untuk
pengambilan keputusan menjadi akurat dan
tepat waktu.
Berdasarkan survey pendahuluan yang
peneliti lakukan di Rumah Sakit Bhineka Bakti
Husada,
penulis
menemukan
adanya
keterlambatan dalam pengumpulan sensus
harian setiap pagi dari ruang perawatan yang
merupakan data dasar bagi pembuatan
sensus Rumah Sakit Bhineka Bakti Husada. Hal
ini akan mengakibatkan pengumpulan data
dan pengolahan data untuk pelaporan
statistik Rumah Sakit menjadi terhambat.
METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah
penelitian deskriptif suatu metode penelitian
yang dilakuka dengan tujuan utama untuk
membuat gambaran atau deskriptif tentang
suatu keadaan secara objektif. Populasi
penelitian ini adalah 6 kepala ruangan
perawat rawat inap dan 2 petugas rekam
medis yang berhubungan dengan pelaksanaan
laporan sensus harian rawat inap di Rumah
Sakit Bhineka Bakti Husada (5). Dalam
penelitian ini sampel yang digunakan adalah 3
perawat rawat inap dan 1 petugas rekam
medis yang berhubungan dengan pelaksanaan
laporan sensus harian rawat inap(6). Sampling
penelitian ini menggunaka purposive sampling
yaitu teknik pengambilan sampel berdasarkan
beberapa pertimbangan tertentu . Observasi
atau pengamatan adalah suatu prosedur yang
berencana, yang antara lain meliputi melihat
dan mencatatan jumlah dan taraf aktivitas
tertentu yang ada hubungannya dengan
masalah yang diteliti (7). Wawancara
digunakan sebagai teknik pengumpulan data
dalam proses pengambilan data pada
pelaksanaan laporan sensus harian rawat
inap,
wawancara
dilakukan
untuk
mengumpulkan
data
dan
fakta
dari
narasumber dengan mengajukan beberapa
pertanyaan
yang
berkaitan
dengan
pelaksanaan laporan sensus harian rawat
inap. Oleh karena itu dalam melakukan
wawancara data peneliti telah menyiapkan
instrumen penelitian berupa
pertanyaan-pertanyaan tertulis sebagai pedoman dalam
proses wawancara.
HASIL
1. Sumber Data Tentang Pelaksanaan Laporan
Sensus Harian Rawat Inap
Sumber data dalam pelaksanaan laporan
sensus
harian
rawat
inap
yaitu
menggunakan berkas rekam medis rawat
inap untuk bagian keperawatan data yang
diambil dari berkas rekam medis untuk
pengisian formulir sensus harian rawat
inap yaitu : nama pasien, nomor rekam
medis pasien, alamat pasien, ruang/kelas
perawatan, tanggal Masuk/Keluar pasien.
Formulir sensus harian rawat inap yang
sudah diisi oleh bagian keperawatan
4
menjadi sumber data untuk petugas rekam
medis data yang di peroleh dari formulir
tersebut nama pasien, tanggal sensus, data
sosial pasien terkait identitas pasien,
nomer
rekam
medis,
ruang/kelas
perawatan,
tanggal
masuk/tanggal
pindahan, jumlah pasien dirawat, jumlah
pasien keluar, jumlah pasien dipindahkan,
jumlah pasien meninggal kurang/lebih 48
jam, dan jumlah pasien dirujuk.
2. Standar Prosedur Operasional Tentang
Pelaksanaan Laporan Sensus Harian Rawat
Inap
Standar Prosedur Operasional Tentang
Pelaksanaan Laporan Sensus Harian Rawat
Inap sesuai 40% dan yang belum sesuai
60% secara tepat untuk pembuatan dan
pengiriman sensus harian rawat inap,
sehingga pembuatan sensus harian rawat
inap pada bagian rekam medis terhambat.
3. Faktor Keterlambatan Dalam Pelaksanaan
Laporan Sensus Harian Rawat Inap.
Faktor keterlambatan pelaksanaan sensus
harian rawat inap pada bagian rekam
medis adalah tidak disiplinnya perawat
dalam pengiriman sensus harian rawat inap
sedangkan pada bagian perawat adalah
sulit membagi waktu untuk pengiriman
sensus harian ke ruang rekam medis
karena lebih mengutamakan pasien, tidak
memprioritaskan
pengiriman
sensus
harian, dan kurangnya penjelasan tentang
pengisian formulir sensus harian rawat
inap pada perawat yang tidak mengerti
tentang pengisian formulir sensus harian
tersebut.
DISKUSI
1. Sumber
Data
Tentang
Pelaksanaan
Laporan Sensus Harian Rawat Inap
Di Rumah Sakit Bhineka Bakti Husada
sumber data dalam pembuatan sensus harian
rawat inap di bagian perawat yaitu melalu
berkas rekam medis. Data yang digunakan
untuk pembuatan sensus harian rawat inap
yaitu identitas pasien mulai dari nama pasien,
alamat pasien, nomor rekam medis, tanggal
masuk, tanggal keluar yang diperoleh dari
formulir lembar masuk pasien rawat inap.
Identitas pasien ini dibutuhkan untuk
mengidentifikasi pasien yang masuk, keluar,
pindahan atau dipindahkan.
Hal ini belum sesuai dengan (1), dimana
buku register rawat inap merupakan data
dasar dari jumlah pasien yang ada di ruang
rawat inap yang perlu dicatat dan dilaporkan
setiap hari ke bagian rekam medis yang
datanya akan dicek ulang dengan sensus
harian yang dibuat masing-masing ruang
rawat.
Sebagai data dasar dalam pembuatan
sensus harian rawat inap hendaknya dapat
memenuhi syarat data yang baik, yaitu
ketersediaan data yang dapat selalu diperoleh
bagi orang yang memanfaatkannya. Data
mudah dipahami pembuatan keputusan, baik
itu yang menyangkut pekerjan rutin maupun
keputusan-keputusan yang bersifat strategis.
Data yang berkaitan terhadap permasalahan,
misi dan tujuan organisasi. Data dapat
bermanfaat bagi organisasi tersebut bukan
organisasi lainnya. Kendala data yang
diperoleh dari sumber-sumber yang dapat
diandalkan kebenarannya. Akurat syarat ini
mengharuskan bahwa data bersih dari
kesalahan dan kekeliruan. Serta konsisten
dimana data tidak boleh mengandung
kontadiksi didalam penyajiannya karena
konsistensi merupakan syarat penting bagi
dasar pengambilan keputusan.
2. Standar Prosedur Operasional Tentang
Pelaksanaan Laporan Sensus Harian Rawat
Inap
Di Rumah Sakit Bhineka Bakti Husada
sudah ada Standar Prosedur Operasional
Sensus Harian Rawat Inap sebagai pedoman
pelaksanaan
kegiatan
pembuatan
dan
pengiriman sensus harian rawat inap yang
menjelaksan bagaimana pembuatan sensus
harian sudah sesuai dengan Standar Prosedu
Operasional Rumah Sakit Bhineka Bakti
Husada no dokumen 028/MED/RM/SPO/
RSBBH/VIII/2018 tentang sensus harian rawat
inap dimana sensus harian diisi lengkap oleh
masing-masing petugas perawat mulai jam
00.00 WIB. Pengisian nama ruangan rawat
inap, tanggal dan hari pembuatan sensus
sudah sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional sensus harian rawat inap (8).
Pencatatan jumlah sisa pasien hari
kemarin, pasien masuk, pasien keluar, pasien
pindahan atau dipindahkan dari rumah sakit
lain dan pasien pulang hidup atau meninggal
belum sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional yang telah diterapkan. Sedangkan
pada
Standar
Prosedur
Operasional
pencatatan jumlah pasien hari kemarin,
pasien masuk, pasien keluar, pasien pindahan
atau dipindahkan dari rumah sakit lain dan
pasien pulang hidup atau meninggal harus
tercatat dengan benar. Dan penyerahan
formulir sensus harian rawat inap ke ruangan
rekam medis setiap hari belum sesuai dengan
Standar Prosedur Operasional yang berlaku.
Sedangkan pengiriman pada Standar Prosedur
Operasional formulir sensus ke ruangan
rekam medis setiap hari kerja paling lambat
jam 08.00 WIB.
3. Faktor Keterlambatan Dalam Pelaksanaan
Laporan Sensus Harian Rawat Inap.
Di Rumah Sakit Bhineka Bakti Husada
faktor keterlambatan pengiriman sensus
6
harian rawat inap kebagian rekam medis yang
seharusnya dikirim pukul 08.00 WIB, tapi
dalam pelaksanaannya sensus dikirim lebih
dari pukul 08.00 WIB bahkan sampai lewat
beberapa hari baru dikirimkan. Hal itu
dikarenakan
untuk
menghemat
waktu
perawat mengirimkan lembar formulir sensus
harian rawat inap bersama dengan dokumen
rekam medis yang telah selesai pelayanan.
Sedangkan ada beberapa perawat yang tidak
mengerti tentang pengisian formulir sensus
harian rawat inap, sehingga harus menunggu
perawat yang mengerti tentang pengisian
formulir sensus harian rawat inap. Hal ini
mengakibatkan pengiriman sensus harianpun
terlambat (9).
Keterlambatan
pengiriman
sensus
harian rawat inap juga disebabkan karena
perawat yang selama ini mengantarkan
sensus harian rawat inap ke bagian rekam
medis merasa bukan termasuk tugas yang
harus dilaksanakan oleh seorang perawat.
Beban
kerja
perawat
juga
dapat
menyebabkan pengiriman sensus harian
rawat inap kebagian rekam medis terlambat.
Keterlambatan ini mengakibatkan pembuatan
laporan dibagian rekam medis juga tertunda.
Berdasarkan (1) bahwa pengambilan sensus
harian rawat inap dilakukan oleh petugas
rekam medis.
KESIMPULAN
1. Sumber
Data
Tentang
Pelaksanaan
Laporan Sensus Harian Rawat Inap
yang digunakan untuk pembuatan sensus
harian rawat inap pada bagian rekam
medis diperoleh dari formulir sensus
harian rawat inap sedangkan pada bagian
perawat diperoleh dari berkas rekam
medis pasien rawat inap.
2. Standar Prosedur Operasional Tentang
Pelaksanaan Laporan Sensus Harian
Rawat Inap sesuai 40% dan yang belum
sesuai
60%
secara
tepat
untuk
pembuatan dan pengiriman sensus harian
rawat inap, sehingga pembuatan sensus
harian rawat inap pada bagian rekam
medis terhambat.
3. Faktor Keterlambatan Dalam Pelaksanaan
Laporan Sensus Harian Rawat Inap dari
ruang perawatan ke bagian rekam medis
adalah kurang disiplinnya perawat dalam
pengiriman sensus harian rawat inap
sedangkan pada bagian perawat tidak
memprioritaskan
pengiriman
sensus
harian, dan kurangnya penjelasan tentang
pengisian formulir sensus harian rawat
inap pada perawat yang tidak mengerti
tentang pengisian formulir sensus harian
tersebut.
DAFTAR PUSTAKA
1. Kesehatan D. Peraturan Menteri Kesehatan
Republik
Indonesia
No.
340/Menkes/Per/III/2010.
Tentang
Klasifikasi Rumah Sakit. Jakarta; 2006.
2. Rustiyanto E. Etika Profesi: Perekam Medis
& Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha
Ilmu; 2010.
3. Gemala H. Pedoman Manajemen Informasi
Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.
Jakarta; 2011.
4. RI DK. Undang-undang No. 44 Tahun 2009.
Jakarta; 2009.
5. Nursalam. Metodelogi Penelitian Ilmu
Kepperawatan,
Pendekatan
praktis.
Jakarta: Salemba Medika; 2014.
6. Sugiyono. Metode Penelitian Pendidikan.
Bandung: Alfabeta; 2010.
7. Soekidjo
Notoatmodjo.
Metodelogi
Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
Cipta; 2012.
8. Insani I. Standar Operasional Prosedur
(SOP. Jakarta; 2018.
9. Wijaya L. Pengelolaan Sistem Rekam Medis
I Manajemen Informasi Kesehatan. Jakarta;
2009.
43
FAKTOR-FAKTOR KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN SENSUS
HARIAN RAWAT INAP DI RSUD KAB. CIAMIS
Firman Cahya Diningrat1, Ida Sugiarti² 1,2Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya
[email protected], [email protected]2
Abstract
The implementation of good medical records will support the implementation of health improvement services in hospital, one of them is making report based on the daily census. The return of daily hospitalizazion census to the medical record unit in RSUD Kab. Ciamis is often delayed. This research aims to know the factors of delay returns daily census of hospitalizazion to medical record unit at RSUD Kab. Ciamis. The method used in this research is qualitative method with phenomenological approach. The data collecting used interview and observation techniques in 8 informants. Data analysis is done by the data reduction, data presentation and withdrawal data conclusion or verification. Based on this research, it is known that the daily census has been delayed for two weeks, it is incompatible with the standard operating procedures (SOP) in which the daily census should have sent to the Medical Records back at least at 09.00 am the next day. The cause of the delay returns daily census is the lack of responsibility of the officer and the mismatch workload which is resulting in low productivity of labour. It is necessary for the holding of related SOP socialization census data collection daily hospitalization for officers, especially for the nurses in the implementation mechanism census daily data.
Keyword: Delays, Returns, Census, Hospitalization Abstrak
Penyelenggaraan rekam medis yang baik akan menunjang terselenggaranya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit, salah satunya adalah pembuatan laporan berdasarkan sensus harian. Pengembalian sensus harian rawat inap ke unit rekam medis di RSUD Kab. Ciamis sering mengalami keterlambatan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap ke unit rekam medis di RSUD Kab. Ciamis. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan fenomenologi. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara dan observasi pada delapan informan. Analisis data yang dilakukan adalah dengan cara reduksi data, penyajian data serta penarikan data simpulan atau verfikasi. Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa sensus harian mengalami keterlambatan selama dua minggu, hal tersebut tidak sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) dimana sensus harian harus dikembalikan ke bagian Rekam Medis paling lambat jam 09.00 WIB hari berikutnya. Penyebab dari keterlambatan pengembalian sensus harian adalah kurangnya tanggung jawab petugas dan ketidaksesuaian beban kerja sehingga mengakibatkan rendahnya produktivitas kerja. Untuk itu perlu diadakannya sosialisasi terkait SOP pengumpulan data sensus harian rawat inap untuk petugas, utamanya untuk perawat dalam mekanisme pelaksanaan sensus data harian.
Kata Kunci : Keterlambatan, Pengembalian, Sensus, Rawat Inap
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
44
PENDAHULUAN
Rumah sakit menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.340/MenKes/Per /III/2010 tentang Rumah Sakit, yang dimaksud rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit didukung dengan adanya penyelenggaraan rekam medis yang merupakan salah satu upaya pelayanan kesehatan yang bertujuan untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Salah satu pelayanan yang diberikan bidang administrasi adalah pelayanan rekam medis. Menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per /III/2008 tentang Rekam Medis, yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Selain itu, rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang di rawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes RI, 2006). Penyelenggaraan rekam medis yang baik akan menunjang terselenggaranya upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit, salah satunya adalah pembuatan laporan yang dilakukan oleh setiap rumah sakit dengan sumber data pelaporan berasal dari sensus harian rawat jalan, sensus harian rawat inap, register masing-masing unit pelayanan dan berkas rekam medis (Budi, 2011).
Sensus harian rawat inap merupakan kumpulan data pasien yang masuk dan keluar bangsal. Sensus harian rawat inap memuat informasi semua pasien masuk, pindahan, dipindahkan, dan keluar baik dalam keadaan hidup maupun meninggal dunia selama 24 jam mulai dari pukul 00.00 WIB s.d. 24.00 WIB setiap harinya. Informasi yang diperoleh dari sensus harian rawat inap yaitu berupa data yang akan diolah menjadi sebuah informasi yang dibutuhkan oleh rumah sakit (Hatta, 2010).
Peranan kegiatan sensus harian rawat inap dalam rekam medis adalah sebagai data dalam kegiatan
reporting dalam pembuatan sensus harian rawat
inap mengacu pada standar dan prosedur yang telah ditentukan oleh direktur rumah sakit serta diolah dengan cepat, tepat dan akurat sehingga dapat menghasilkan informasi yang berkualitas. Jika pengolahan data sensus harian pasien rawat inap tidak cepat, tepat dan akurat maka akan menyulitkan tenaga rekam medis dalam proses pembuatan pelaporan rumah sakit sehingga tidak dapat dipertanggung jawabkan.
Penelitian mengenai faktor keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap di rumah sakit banyak diteliti oleh peneliti. Hasil penelitian Ika Septiana Dewi (2012), yang berjudul “Faktor Penyebab Keterlambatan Pengambilan Sensus Harian Pasien Rawat Inap di RSUD Sleman”, menunjukkan kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) di bagian sensus harian pasien rawat inap di setiap bangsal, dan dalam pelaksanaannya pengambilan sensus di setiap bangsal perawatan tersebut tidak dilakukan setiap hari.
Penelitian lainnya oleh Margareta Iriyati (2008), tentang “Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan Penyusunan Laporan Data RL1 Di Instalasi Radiologi Di RSUP Dr. Sardjito Yogyakarta”, terdapat faktor utama yang menyebabkan keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap adalah Sumber Daya Manusia (SDM) yang tidak menjalankan tugasnya sesuai dengan tanggung jawabnya karena petugas itu sendiri kurang mengetahui dalam administrasi khususnya mengenai pelaporan dan komputerisasi dan belum adanya koordinasi yang baik antara atasan dan bawahan.
Berdasarkan studi pendahuluan di RSUD Kabupaten Ciamis penulis menemukan adanya keterlambatan dalam pengembalian sensus harian rawat inap dari bangsal ke unit rekam medis. Hal tersebut tidak sesuai dengan Standar Operasional Prosedur yang berlaku, pengembalian lembaran sensus harian rawat inap harus sudah dikirim ke bagian unit rekam medis paling lambat jam 09.00 WIB pagi hari berikutnya (SOP pengumpulan data Sensus Harian Rawat Inap RSUD Ciamis). Beberapa bangsal mengembalikan lebih dari dua minggu, rata-rata pelaksanaan pengembalian sensus harian rawat inap belum sesuai dengan standar operasional prosedur yang berlaku. Dampak dari keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap ke unit rekam medis di Rumah
45 Firman Cahya Diningrat, dkk. Faktor-faktor Keterlambatan Pengembalian ...
Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis yaitu, terlambatnya pembuatan pelaporan dan penyajian data, baik keperluan internal maupun eksternal untuk data kunjungan sepuluh besar penyakit dan indikator rawat inap.
Sehubungan dengan permasalahan dan uraian di atas penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keterlambatan Pengembalian Sensus Harian Rawat Inap ke Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis”
METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif dengan menggunakan pendekatan fenomenologi. Instrumen penelitian menggunakan
pedoman wawancara semi terstruktur, buku catatan serta alat perekam sebagai alat bantu melakukan pengumpulan data juga dengan menggunakan lembar observasi. Cara pengumpulan data dengan
wawancara menggunakan triangulasi.Analisis data kualitatif yaitu reduksi data, penyajian data serta penarikan data simpulan atau verfikasi.
HASIL
Standar waktu pengembalian sensus harian rawat inap
Menurut informan pendukung waktu pengembalian sensus harian rawat inap di dalam standar operasional prosedur (SOP) adalah 1x24 jam, berikut ungkapan informan tentang hal tersebut
“Euuuu kalau yang sesuai dengan SOP seharusnya kan 1x24 jam ya, jadi pengembalian sensus itu pagi hari berikutnya sebelum jam 9” (Informan 6). “Kalo pengembaliannya harusnya sih tiap hari yah tiap tanggal berikutnyah euuu satu hari pelayanan cuma kan disini kadang-kadang ada yang satu hari ada yang di apa namanya ditumpuknya, bisa ditahan dulu kitu ku itu gituh dirapelkan gitu a” (Informan 7). “Alur pengembaliannya euuu sensus harian rawat inap dikembalikan ke rekam medis itu 1x24 jam seharusnyah 1x24 jam namun banyak yang terlambat setengah dari bangsal yang terdapat di RSUD ciamis melakukan pengembalian terlambat.”
(Informan 8).
Pengembalian sensus harian rawat inap tidak tepat waktu.
Menurut informan pengembalian sensus harian rawat inap dari bangsal ke unit rekam medis adalah dua minggu hal tersebut tidak sesuai dengan ketetapan yang berlaku. Berikut ungkapan informan tentang pengembalian sensus harian rawat inap:
“Kalo waktu pengembalianya dari kami paling dua minggu, harusnya memang tiap hari tapi kan eeuuuu pasiennya banyak jadi pengisian sensusnya aga terhambat dikarenakan banyaknya pengklaiman karnakan ini kelas tiga yah, dahlia mah jadi banyaknya pasien asuransi seperti BPJS dan JAMKESMAS” (Informan 3).
“Kalau dari sayahmah dari ruang mawar suka mengembalikan sensus paling dua mingguan lebih lah, memang seharusnyah sensus itu setiap hari dikirimnya, tapi dari kita mah udah biasa ngirimnya dua minggu sekali” (Informan 5).
Berbeda dengan pendapat informan 1 dan 3 pengembalian sensus yang dilakukan yaitu tiga minggu sekali bahkan satu bulan sekali. Berikut ungkapan informan mengenai pengembalian sensus harian rawat inap.
“saya mah pengembalianya biasanya suka satu bulan sakali soalnya kan buku TPRSS itu jarang diisi dengan lengkap yah seperti jam masuk, jam keluar, tanggal berapa masuk, terus diagnosa atau pasien pindahan nah kebanyakan buku TPRSS itu tidak diisi dengan lengkap jadi yang ngisi sensus itu harus membuka dokumen wah inimah pasien jam berapa masuknya, belum lagi kalau buku status nya itu dibawa ke IPJ, jadi kan otomatis menyita waktu lagi jadi terlambat, maleslah buku nya juga gatau dimana, coba di TPRS itu teh lengkap jadi kan gampang tinggal nyalin, nah itu pengisian data itu yang kurang kesadaran perawatnya, perawat itu kurang menyadari tugasnya itu seperti apa harusnya kan kalau pulang visite harus diisi lengkap, jadi gampang” (Informan 1).
“Kalo pengembalianya sih biasanya saya ngasihnya tiga mingguan ya soalnya kalo di ICU kan pasiennya rata-rata pasien keluarnya lama ya jadi yasudah di rapelkan aja jadi tiga minggu sekali kadang paling cepet ya dua mingguan lah” (Informan 2).
Cara pengisian sensus harian rawat inap.
Semua informan yang terlibat dalam penelitian ini berpendapat bahwa proses pengisian sensus harian
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
46
rawat inap menurut informan yaitu mengisi nama, alamat, jam masuk, jam keluar, diagnosa pasien pindah dan dipindahkan. Berikut ungkapan informan tentang proses pengisian sensus harian rawat inap.
“Pengolahan sensus paling ngisi jam masuk
dan keluar, diagnosa, pasien pindahan dan yang dipindahkan, sama nama pasien, biasa aja gituh”
(Informan 1).
“Pengolahan sensus ya gitu aja ngisi jam masuk dan
keluar, pasien pindahan, yang dipindahkan, diagnosa sama nama pasien gitu aja paling” (Informan 2). “Pengolahanya sih ya cuma ngisi nama, alamat, umur jam masuk dan keluar, diagnosa dan cara pembayaran” (Informan 3).
“Pengolahannya seperti ngisi nama, alamat, tanggal masuk tanggal kaluar sama diagnosis terus satu lagimah pasien yang dipindahkan sama pasien pindahan” (Informan 4).
“Mengelolanya mah cuma mengisi jam masuk jam keluar, diagnosa, pasien pindahan, pasien dipindahkan paling cuma gitu aja kalou pengolahan disinimah” (Informan 5).
Pelaksanaan pengembalian sensus harian rawat inap.
Pelaksanaan pengembalian sensus harian rawat inap menurut informan adalah mengisi lembar sensus dan mengembalikan sensus dari bangsal ke unit rekam medis dengan informasi-informasi yang dibutuhkan seperti nama dan alamat. Berikut ungkapan informan tentang waktu pengembalian sensus harian rawat inap:
“Alur nya ya seperti yang disebut tadi ngisi nama alamat dan yang lainya kalo prosedur pengembaliannya paling dari kita dibalikin lagi ke PPL untuk diolah lagi disana” (Informan 1). “Eeuuuu untuk alur nya paling cuma ngisi formulir sensus saja, sedangkan untuk prosedurnya dikembalikan lagi ke RM untuk diolah lebih lanjut”
(Informan 2).
“Alur nya ya seperti yang di sebut tadi ngisi nama, alamat, pasin pindah dipindahkan dan lainya kalo prosedur pengembaliannya dari bangsal di kirim ke PPL” (Informan 3).
“Kalo alur sama prosedur nyamah eeeuuu paling kita cuma mengisi lembaran sensus aja dan untuk
prosedurnya paling dikembalikan lagi ke rekam medisnya” (Informan 4).
“Kalo untuk prosedur nya lembar sensus yang dari bangsal itu dikembalikan lagi ke rekam mediknya yah nah sedangkan alurnya si sensus itu diisi oleh kita mulai dari nama, alamat, diagnosa dan yang lainya, paling cuma gitu aja” (Informan 5).
Beban kerja petugas administrasi atau petugas bangsal.
Beberapa informan menyebutkan bahwa hal yang membuat pengembaian sensus harian rawat inap adalah banyaknya pekerjaan, hal tersebut juga terjadi karena sensus harian seharusnya diisi oleh perawat ruangan. Berikut uraian informan mengenai hal tersebut :
“Seharusnya yang diberi kewenangan untuk mengisi itu perawat ya a seharusnyamah tapi mungkin karena perawatnya yang terlalu banyak pekerjaan jadi kita yang mengisi sensus nya a” (Informan 3).
Informan dua juga berpendapat bahwa petugas pengisian sensus harian rawat inap memiliki pekerjaan lain selain melakukan pengisian sensus harian rawat inap. Berikut uraian informan mengenai hal tersebut
“Mungkin kerjaan kita nya juga ga cuma mengisi sensus aja yah kita juga harus ngurusin pekerjaan yang lain selain dari sensus seperti ngurusin keuangan jadi sebenarnyamah kendalanya paling cuma gitu aja” (Informan 2).
Berbeda dengan pendapat informan lima bahwa keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap juga disebabkan karena kebiasaan petugas pengisian dalam pengembalian sensus harian rawat inap yang tidak tepat waktu. Berikut uraian informan mengenai hal tersebut.
“Apayah kendalanya kayanya emang mungkin karena kitanya terlalu sibuk dengan kerjaan lain jadi ga sempet ngisi sensus tepat waktu da dari kami juga udah biasa ngembaliinnya dua minggu sekali”
(Informan 5).
Tanggung jawab petugas pengisian sensus harian rawat inap.
Informan enam menyebutkan bahwa keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap juga
47 Firman Cahya Diningrat, dkk. Faktor-faktor Keterlambatan Pengembalian ...
disebabkan karena kurangnya tanggung jawab petugas pengisian sensus harian rawat inap. Berikut uraian informan mengenai hal tersebut
“Kendalanya mungkin yaa euuu, apayah euuu mungkin kurang tanggung jawab dari petugas di bangsalnya mungkin ya kalo ada yang suka terlambat gitu, kan jadi mengahmbat juga ke pembuatan laporan rumah sakitnya” (Informan 6).
Hal tersebut juga didukung oleh informan delapan yang menyebutkan bahwa perawat yang seharusnya melakukan pengisian sensus harian rawat inap kurang bertanggung jawab. Berikut uraian informan mengenai hal tersebut
“Kendalanyah yaaa salah satunya tidak ada tanggung jawab dari pada euuuu petugas yang melakukan dinas malam atau perawat yang melakukan dinas malam karena mereka mungkin masih belum adanyah rasaa rasa apaya rasa tanggung jawab lebih untuk melakukan itu karena yang didalam mainset mereka perawat hanyalah merawat pasien tidak melakukan administrasi itu menjadikan sensus harian diambil alih tugas admin ruangan yang dilakukan pada pagi hari dilakukan euuuu apa euuu sensus itu dikerjakannya pada pagi hari oleh petugas admin ruangan” (Informan 8).
Dampak dari keterlambatan pengisian sensus harian rawat inap.
Dampak dari keterlambatan pengembalian sensus harian yaitu memperlambat pembuatan statistik pelaporan rumah sakit yang juga dapat menghambat proses pencairan keuangan. Berikut ungkapan informan mengenai dampak dari keterambatan pengembaian sensus harian rawat inap.
“Dampak dari keterlabatan itu sendiri yaitu memang memperlambat dalam proses pembuatan pelaporan statistik rumah sait yang nantinya akan menghambat pula dalam proses pencairan keuangan karena bisa dilihat dari kunjungan atau dari statistik rumah sakit” (Informan 6).
“Dampak keterlambatan sensus itu sendiri ya memang memperlambat satu euuu statistik rumah sakit yang kemudian akan memperlambat pula terhadap pencairan keuangan karena euuu dilihat dari kunjungan atau dari statistik rumah sakit tersebut” (Informan 8).
Sedangkan menurut informan tujuh yang merupakan petugas rekam medis (informan pendukung)
menyebutkan bahwa dampak dari keterlambatan pengembalian sensus yaitu terlambatnya penghitungan statistik non indikator rumah sakit. Berikut ungkapan informan tentang dampak keterlambatan pengembalian sensus harian.
“Dampak keterlambatanya teh mungkin euu kalo penghitungan statistik non indikator rumah sakit juga lambat akhirnya gituh kan euuu lambat jadi ga bisa keterlambatan itu jadi ga bisa euuu ngeliat kondisinya situasi ruangan tiap hari gitu a jadi ga bisa liat BOR tiap hari ga bisa lihat BOR tiap per minggu ga bisa lihat per bulan, perbulanamah mungkin telat juga perbulannya a cuma itu mungkin dari sayahmah” (Informan 7).
PEMBAHASAN
Waktu pengembalian sensus harian rawat inap ke unit rekam medis
Pengumpulan data sensus harian inap merupakan kegiatan pengumpulan sensus harian rawat inap dari setiap ruang perawatan yang akan digunakan sebagai dasar perhitungan statistik rumah sakit dengan ketentuan sebagai berikut :
Lembaran sensus harian harus sudah dikirim ke bagian Rekam Medis paling lambat jam 09.00 WIB hari berikutnya. Sebelum jam 09.00 WIB, petugas bagian Rekam Medis menerima dan menanda tangani buku ekspedisi pengiriman sensus harian yang dikirim dari setiap bagian perawatan.
Menurut pendapat Huffman (1994), sensus harian adalah jumlah pasien dalam atau residen yang ada pada waktu pengambilan sensus setiap hari, tambah pasien dalam atau residen yang masuk dan pulang setelah saat pengambilan sensus hari sebelumnya. Sedangkan menurut Direktorat Jendral Pelayanan Medik (2005), sensus merupakan kegiatan pencacahan atau penghitungan pasien rawat inap yang dilakukan setiap hari pada suatu ruang rawat inap, berisi mutasi keluar masuk pasien selama 24 jam mulai dari 00.00 WIB sampai dengan 24.00 WIB.
Waktu pelaksanaan pengembalian sensus harian rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis menurut pendapat informan yang bertugas di beberapa bangsal di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis sensus harian rawat inap dikembalikan dari bangsal ke unit rekam medis
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015 ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
48
yaitu setiap dua minggu sekali, bahkan bisa sampai satu bulan sekali padahal informan itu sendiri menyadari bahwa seharusnya sensus harian rawat inap dikembalikan setiap hari ke unit rekam medis. Selaras dengan pendapat informan pendukung bahwa waktu pengembalian sensus harian rawat inap harus sesuai dengan standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku. Di dalam standar operasional prosedur (SOP) tertera bahwa waktu pengembalian sensus harian rawat inap harus sudah dikirim ke bagian rekam medis paling lambat jam 09.00 WIB hari berikutnya, jadi seharusnya pengembalian sensus harian rawat inap dilakukan setiap hari. Tujuan diadakan pelaksanaan sensus harian rawat inap adalah untuk memperoleh informasi semua pasien yang masuk dan keluar rumah sakit selama 24 jam.
Pelaksanaan pengelolaan sumber daya manusia tentang alur prosedur pengembalian sensus harian rawat inap dari bangsal ke unit rekam medis.
Prosedur pengumpulan data sensus harian rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis berdasarkan standar operasional prosedur (SOP) yang berlaku, sebelum jam 09.00 WIB, petugas bagian rekam medis menerima dan menanda tangani buku ekspedisi pengiriman sensus harian yang dikirim dari setiap bagian perawatan selanjutnya petugas bagian rekam medis mengkoreksi data tersebut dan mencocokannya dengan buku register dan daftar pasien pulang setelah yakin akan kebenaran data tersebut, petugas bagian rekam medis membuat tabulasi data yang akan digunakan sebagai dasar dalam perhitungan statistik rumah sakit.
Waluyo (2001) menerangkan bahwa alur merupakan jalinan cerita atau kerangka dari awal sampai akhir yang merupakan jalinan konflik antara dua tokoh yang berlawanan. Sedangkan menurut Mulyadi (2001), prosedur merupakan suatu urutan kegiatan, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang di buat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi langsung di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis, terhadap informan diperoleh bahawa alur prosedur pengisian sensus harian rawat inap dimulai dari pengisian alamat, umur jam masuk dan keluar, diagnosa dan cara pembayaran, pasien pindahan dan yang dipindahkan, nama pasien, selanjutnya
sensus harian rawat inap diserahkan ke bagian unit rekam medis. Pengisian sensus harian rawat inap di Rumah Sakit Umum Daerah Ciamis diisi atau dilengkapi oleh petugas administrasi ruangan, yang seharusnya pengisian sensus harian rawat inap diisi oleh perawat ruangan.
Menurut informan pendukung alur prosedur pengembalian sensus harian rawat inap dari bangsal ke unit rekam medis adalah petugas atau perawat dari bangsal menyerahkan secara langsung sensus ke unit rekam medis setiap hari atau 1x24 jam. Terdapat pengembalian sensus yang terlambat bangsal meliputi lima dari sebelas bangsal yang ada di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis. Hal tersebut selaras dengan penelitian Yana (2014), mengenai sensus harian pasien rawat inap berisi data yang harus dikumpulkan setiap hari selama 24 jam periode waktu pelaporan. Pihak yang memegang peran penting dalam pengisian sensus harian pasien rawat inap adalah perawat.
Alur prosedur pengumpulan data sensus harian rawat inap tidak sesuai dengan SOP yang berlaku, dimana pengisian sensus diisi oleh petugas administrasi ruangan, pengembalian sensus tidak sesuai dengan prosedur. Hal tersebut dikarenakan tidak semua petugas tahu tentang SOP pengumpulan data sensus harian dikarenakan kurangnya sosialisasi tentang SOP pengumpulan data sensus harian rawat inap dan beban kerja tidak sesuai dengan banyaknya petugas.
Kendala yang mengakibatkan keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Ciamis menurut informan pendukung mengungkapkan bahwa kendala yang mengakibatkan keterlambatan pengembalian sensus harian rawat inap adalah kurangnya tanggung jawab dari petugas dalam pengisian sensus harian rawat inap. Sedangkan menurut pendapat petugas administrasi bangsal di ruangan yang bertugas mengisi sensus harian rawat inap, kendalanya yaitu adanya pekerjaan lain yang bukan hanya mengisi formulir sensus harian rawat inap saja. Petugas administrasi ruangan juga mengerjakan pekerjaan lain diantaranya mengurus keuangan, pengklaiman dan kuantitas pasien yang banyak menyebabkan petugas terhambat dalam melakukan pengisian formulir sensus harian rawat inap. Pengisian sensus harian rawat inap yang
