PENGEMBANGAN WEBSITE MANAJEMEN INFORMASI
LABORATORIUM TELEMATIKA UNIVERSITAS KRISTEN
PETRA BERBASIS CMS
Indar Sugiarto
1)Rintiani Paarrang
2)Iwan Handoyo Putro
3) 1,2,3)Jurusan Teknik Elektro – Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya – 60236, Indonesia
email : indi@petra.ac.id
ABSTRACT
Dalam pengelolaan sistem informasi Laboratorium Telematika Universitas Kristen Petra, dibutuhkan sarana yang dapat membantu para asisten atau laboran untuk mengelolah informasi. Dan juga sarana yang dapat memudahkan mahasiswa untuk mengakses informasi yang berkaitan dengan kegiatan praktikum. Oleh karena itu dikembangkan sistem informasi e-lab yang dapat diaplikasikan sebagai media untuk mengelola sekaligus mempublikasikan informasi kepada mahasiswa. Informasi tersebut dapat berupa pengumuman, jadwal praktikum, tugas, informasi nilai dan pendaftaran kelas praktikum yang diakses melakui internet. Sistem informasi e-lab dibuat menggunakan content management system (CMS) Joomla versi 1.5 dengan memanfaatkan Joomla! extension dan beberapa class-class yang ada pada Joomla!. Untuk melakukan pemrosesan data, komponen dibuat pada bagian backend administrator yang dikhususkan bagi admin dan frontend untuk tampilan pada web yang diakses oleh mahasiswa. Berdasarkan hasil pengujian dengan server lokal dan secara online, elemen-elemen dalam sistem e-lab ini dapat berfungsi baik
Key words
CMS, Joomla!, e-lab
1. Pendahuluan
Konsep e-learning yang terus berkembang saat ini membuka wawasan baru tentang pengelolaan sistem informasi laboratorium akademik berbasis internet. Dengan demikian pelayanan terhadap mahasiswa dapat dilakukan secara online tanpa harus melalui tatap muka antara mahasiswa dengan dosen, asisten ataupun laboran. Hal ini akan memudahkan mahasiswa untuk menjangkau informasi seputar kegiatan laboratorium.
Di tengah-tengah kesibukan mahasiswa maupun dosen, terkadang tidak ada waktu untuk melakukan kunjungan langsung ke laboratorium untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Oleh karena itu terkadang ada mahasiswa yang tidak mengetahui apa bila terdapat pengumuman baru di laboratorium. Sehingga hal ini akan sangat merugikan mahasiswa terutama jika hal itu berupa informasi penting bagi kelangsungan mata kuliah ataupun praktikum yang diambil.
Karena itulah keberadaan sebuah web untuk menyediakan informasi laboratorium yang selalu
up-to-date diharapkan akan menjadi salah satu solusi untuk
mengatasi keadaan tersebut. Komunikasi antar para asisten, laboran, dosen dan mahasiswa bisa dilakukan secara lebih efektif. Seseorang yang ingin mengetahui informasi dimanapun mereka berada dapat langsung mengunjungi situs web untuk informasi laboratorium, dimana situs web tersebut akan menyediakan bermacam-macam menu informasi. Selain itu, mahasiswa juga bisa melakukan konsultasi dengan dosen maupun asisten laboratorium, berdiskusi melalui forum dengan topik tertentu, dan informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan kegiatan laboratorium.
Dalam makalah ini dijelaskan manajemen sistem informasi berbasis web yang dikembangkan menggunakan platform CMS (content management system).
2. Analisa dan Disain
2.1 Analisa Kebutuhan Manajemen Sistem Informasi
e-lab Laboratorium Telematika UK-Petra
Berdasarkan survei awal yang dilakukan di laboratorium, dasar pertimbangan yang digunakan untuk mendisain website manajemen sistem informasi Laboratorium Telematika UK-Petra adalah sebagai berikut:
• Profil Berisi tentang latar belakang Laboratorium, visi dan misi, beserta daftar nama asisten laboran dan dosen.
• Forum Tidak hanya membaca forum tetapi juga dapat melakukan posting. Forum ini dapat dipimpin oleh moderator dan forum berisi dapat topik antara lain membahas: materi praktikum, project mahasiswa, dan tugas-tugas.
• Jadwal Kegiatan Untuk melihat jadwal kegiatan di laboratorium (jadwal praktikum atau tutorial). • Komentar Fitur untuk menuliskan komentar
berupa kritik dan saran yang ditujukan untuk asisten Laboratorium.
• Kontak berisi alamat, nomor telepon, dan alamat e-mail yang dapat dihubungi.
• Fitur Pencarian Fitur untuk mencari berita atau artikel dalam web.
• Data Untuk menampilkan data-data yang berhubungan dengan jadwal dan nilai seperti nilai praktikum serta informasi khusus yang ditujukan kepada mahasiswa ( hanya untuk dibaca).
• Download Untuk menampilkan file-file yang dapat di download oleh user misalnya modul dan dapat melakukan file-sharing.
• Logout Menu untuk keluar dari web dengan menu khusus dan kembali ke tampilan web umum.
• User online Untuk menampilkan siapa saja yang sedang online di situs web laboratorium.
Sedangkan sifat interaktif dari website harus melibatkan struktur menu dan hak akses sebagai berikut. • Utama Untuk menampilkan halaman utama situs
web laboratorium.
• Informasi Untuk menampilkan informasi-informasi umum yang dapat ditujukan kepada semua pengunjung yang mengunjungi website.
• Artikel Untuk melihat artikel dan materi lainnya yang berupa teks.
• Register Untuk melakukan registrasi pengguna baru supaya dapat mengakses menu khusus web. • Login Untuk melakukan login, khusus untuk
pengguna yang sudah melakukan register supaya dapat mengakses fitur dan menu khusus.
Sebagai tambahan, website manajemen sistem informasi laboratorium juga memiliki struktur menu khusus untuk administrator yang terdiri dari fitur dan menu editor serta kontrol panel backend. Fitur ini khusus bagi para administrator web yang bertanggung jawab terhadap situs web secara keseluruhan, baik dari segi desain, tata letak, dan konten. Administrator berhak untuk mengakses seluruh menu yang ada dan melakukan perbaikan dan pengeditan.
2.2 Disain Website Telematika Berbasis CMS
Website Manajemen Informasi Laboratorium dibuat
dengan menggunakan free open source Sistem Manajemen Konten (Content Management System/CMS) Joomla! versi stabil terbaru 1.5. Versi ini merupakan versi terlengkap saat ini yang menjadikan Joomla! sebagai CMS teraktif dan paling banyak dipakai di kalangan open source [1]. Sebelum implementasi sistem secara keseluruhan, akan dibuat terlebih dahulu Joomla! extension untuk penambahan aplikasi sesuai dengan yang dibutuhkan.
Secara garis besar, sistem terdiri dari dua bagian pokok, yakni: Aplikasi web dan basis data yang kemudian akan dijalankan pada suatu server. Untuk aplikasi web dipergunakan aplikasi Content Management System (CMS) Joomla! yang menggunakan script PHP dan MySql dalam kaitannya dengan koneksi ke basis data. Secara umun dapat dilihat pada gambar diagram blok sistem di bawah ini.
Gambar 1. Diagram blok sistem yang menjelaskan mekanisme interkoneksi web laboratorium berbasis CMS Joomla! Secara kontekstual, terdapat tiga unsur utama yang telibat dalam e-lab. Ketiga unsur tersebut adalah admin, mahasiswa/praktikan yang mengkases web, dan pengunjung umum.
Gambar 2. Diagram konteks e-lab telematika.
Dari interaksi seperti ditunjukkan pada gambar 2 di atas, selanjutnya dibuat diagram alir data (DAD) yang terdiri dari empat proses utama yakni pengolahan data (data praktikum seperti matakuliah daftar mahasiswa dan nilai tugas), manajemen kelas praktikum (pendaftaran kelas praktikum), manajemen praktikum (pengolahan jadwal praktikum), dan interaksi peserta praktikum (seperti komentar, forum, pengolahan artikel dan pengiriman pesan).
Gambar 3. Diagram Alir Data e-lab Telematika.
Proses 1.0 pengelolaan data terdiri dari proses perekaman data asisten dan dosen, data mahasiswa, data matakuliah praktikum, dan nilai tugas mahasiswa. Data-data tersebut dapat bersumber dari jurusan, laboratorium dan dosen serta asisten.
Proses 2.0 adalah manajemen informasi yakni proses penyediaan informasi berkaitan dengan kegiatan
praktikum antara lain informasi artikel dan pengumuman-pengumuman penting lainnya.
Proses 3.0 yakni manajemen kelas praktikum merupakan proses pengelolaan kelas praktikum yang dilakukan oleh para asisten yang menjadi instruktur dalam kelas tersebut.
Proses 4.0 adalah interaksi praktikan yaitu proses yang terjadi antara mahasiswa dengan admin. Proses yang terjadi antara lain pemberian tugas kepada mahasiswa, modul atau materi praktikum, pengiriman email konfirmasi untuk registrasi kepada mahasiswa, forum atau komentar, dan pengumpulan tugas.
Dari diagram Alir Data di atas, dapat dibuat diagram dekomposisi seperti pada gambar 4 dimana dalam e-lab Telematika terdapat empat hal pokok yang terjadi antara lain yang berkaitan dengan pengelolaan data seperti data mahasiswa, dosen dan data mengenai matakuliah jurusan. Berkaitan dengan manajemen praktikum akan terjadi proses penambahan mahasiswa beserta matakuliah yang diambil, pembuatan kelas praktikum dan pembuatan agenda praktikum. Demikian halnya dengan interaksi seperti forum, tugas dan modul akan dilakukan penambahan dari kategori interaksi-interaksi tersebut sesuai dengan kebutuhan. Yang terakhir adalalah proses pengelolaan informasi berupa pengumuman dan artikel seperti penambahan, peng-update-an dan penghapusan file.
(b)
(c)
(d)
Gambar 4. Diagram dekomposisi e-lab Telematika.
Rancangan basis data merupakan bagian penting dalam pembuatan suatu sistem informasi. Perancangan basis data ini diperlukan untuk memperoleh suatu simpanan data yang efisien yang digambarkan menggunakan alat bantu ERD (Entity Relationship
Diagram). Dari diagram dekomposisi pada gambar 4 di
atas, kemudian diturunkan menjadi diagram ERD yang dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD) e-lab. Pada ERD tersebut terdapat entitas-entitas penting dari sistem e-lab. Entitas-entitas pada ERD tersebut ditunjukkan pada tabel berikut.
Tabel 1. Entitas-entitas ERD dari e-lab Telematika.
Entitas Keterangan
jos_categories Berisi berbagai kategori-kategori
matakuliah dan kategori dokumen
jos_matprak Berisi data-data praktikum
berdasarkan matakuliah yang ada di “jos_categories”. Terdiri dari data tentang jumlah mahasiswa, jumlah kuota kelas, jumlah pertemuan, nama kelas, nama asisten dan jadwal beserta agenda praktikum.
jos_subjects Berisi nama, NRP dan nilai mahasiswa
yang mengambil matakuliah yang terdapat pada “jos_categories”.
jos_asisten Berisi data-data tentang profil asisten
seperti nama, NRP, alamat telepon dan keterangan tambahan lainnya.
jos_dosen Berisi profil dosen yang mengajar
pada matakuliah yang memiliki praktikum. Keterangan tersebut dapat berupa nama, NIP, telepon, alamat dan keterangan tambahan lainnya (jika diperlukan).
jos_asisten_comments Berisi komentar para mahasiswa
kepada asisten. Entitas ini berisi tanggal komentar, pemberi komentar, asisten yang dikomentari dan isi dari komentar.
jos_users Terdiri dari nama-nama user yang
telah melakukan registrasi pada web, baik yang telah aktif maupun yang belum. Entitas ini terdiri atas name,
username, alamat e-mail, kode
password, kode aktifasi dan tanggal
aktifasi.
jos_docman Terdiri dari data-data dokumen antara
lain kategori, nama file, untuk fungsi
download dan upload.
jos_agora_user Terdiri atas username, user id, e-mail
profil user pada forum.
jos_agora_categories Berisi kategori-kategori besar yang
diangkat dalam forum. Masing-masing entitas dapat memiliki banyak entitas “jos_agora_forums”.
jos_agora_forums Berisi judul forum. Entitas ini adalah
turunan dari entitas kategori dimana setiap entitas ini dapat memiliki banyak entitas topik forum.
jos_agora_topics Berisi topik forum yang dibuat oleh
user maupun oleh admin sendiri. Setiap entitas ini dapat memiliki banyak entitas text post.
jos_agora_posts Berisi text-text yang di-post oleh para
user berdasar pada entitas “jos_agora_topics”.
Setelah proses instalasi Joomla!, secara otomatis terdapat beberapa tabel yang dimiliki oleh Joomla!. Seperti yang terdapat pada gambar ERD di atas, entitas-entitas yang baru akan ditambahkan pada basis data untuk
extension Joomla!.
3. Hasil Implementasi
Dalam proses implementasi sistem e-lab yang telah dirancang sebelumnya, terdapat beberapa komponen yang akan dibuat sebagai ekstensi Joomla!. Pada direktori
Joomla!, setiap nama komponen diberi prefix “_com”.
Komponen baru selain komponen bawaan Joomla! yang dibuat antara lain: com_matprak, com_subjects, com_asisten, dan com_dosen. Gambar 7 berikut menunjukkan komponen-komponen yang telah dibuat dan diintegrasikan dengan core instalasi dari Joomla!
Gambar 7. Komponen-komponen untuk Joomla! Extension yang dibuat. Untuk pengujian e-lab ini secara online, digunakan salah satu komputer sebagai server yang terdapat pada Laboratorium Telematika, Universitas Kristen Petra dengan alamat http://192.168.131.174/e-lab. Sedangkan untuk keperluan mailing system (untuk proses autentikasi
saat registrasi), digunakan SMTP e-mail server dengan alamat http://john.petra.ac.id/. Kedua server ini terletak dalam jaringan PetraNet (jaringan komputer kampus Universitas Kristen Petra).
Gambar 7. Jaringan web server untuk pengujian secara online. Pertama kali, user baru melakukan registrasi akun baru seperti pada gambar berikut.
Gambar 8. Form registrasi user baru pada website e-lab Telematika Setelah melakukan registrasi, user akan menerima
e-mail aktifasi untuk selanjutnya bisa melakukan login
sebagai user, seperti pada gambar berikut.
Gambar 9. E-mail yang diterima user untuk aktifasi akun. Setelah user melakukan proses aktivasi, maka dia boleh masuk dan mengakses informasi yang disediakan dalam situs e-lab Telematika. Berikut ini adalah tampilan saat user berhasil login.
Gambar 10. Tampilan halaman depan saat user berhasil login. Informasi-informasi terbaru secara otomatis ditampilkan pada frontpage dari situs
e-lab Telematika.
Salah satu fitur terpenting dari e-lab adalah manajemen praktikum. Mahasiswa dapat melakukan registrasi/pendaftaran praktikum secara online dengan melihat nama praktikum beserta jadwalnya yang dibuka pada semester yang bersangkutan. Contoh tampilan informasi dari salah satu mata kuliah praktikum yang dibuka adalah sebagai berikut.
Gambar 11. Tampilan jadwal praktikum dan form daftar praktikum. Apabila mahasiswa yang bersangkutan mendaftarkan diri, maka server akan memberi informasi tentang status dari mahasiswa tersebut.
Gambar 12. Tampilan matakuliah Web Programming setelah peserta terdaftar.
Pada gambar 12 nampak bahwa mahasiswa dengan nama Aprida dan NRP 23406036 telah mendaftar pada tanggal 4 Juni 2009. Dengan begitu mahasiswa juga dapat melihat nilai tugas yang diperoleh, dimana nilai ini hanya bisa diakses oleh matakuliah yang bersangkutan.
Salah satu fitur menarik yang ditawarkan oleh sistem
e-lab adalah fasilitas web-forum. Melalui fasilitas ini,
semua sivitas pengguna laboratorium (praktikan, asisten, dosen, hingga laboran) dapat saling berinteraksi sehingga mempercepat proses penyampaian informasi dan diseminasi materi-materi praktikum. Tampilan dari fasilitas web-forum ini ditunjukkan pada gambar berikut.
Gambar 13. Fasilitas web-forum yang tersedia dalam e-lab Telematika. Sebagai pengujian akhir dari sistem e-lab Telematika, sebanyak 14 orang responden dari kalangan mahasiswa pengguna laboratorium Telematika dilibatkan dalam jajak pendapat menggunakan formulir angket untuk diisi berkaitan dengan tanggapan dan saran terhadap sistem yang telah di buat. Untuk memahami betul mekanisme kerja dari sistem e-lab, ke-14 responden tersebut harus memiliki akun dan mencoba semua fasilitas/fungsi yang terdapat dalam sistem e-lab Telematika.
Gambar 14. Hasil Polling respon user secara online.
Seperti terlihat dari gambar 14 di atas, terlihat hasil
polling yang menunjukkan bahwa 13 responden (atau
92,9%) diantaranya menyatakan bahwa situs e-lab Telematika ini sangat bermanfaat dan hanya 1 responden (atau 7,1%) yang menyatakan bermanfaat.
4. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan
website manajemen informasi (e-lab) Laboratorium
Telematika Universitas Kristen Petra yang berbasis CMS
Joomla! adalah sebagai berikut.
1. Komponen e-lab ini membantu mahasiswa dalam memperoleh informasi laboratorium terutama yang berkaitan dengan kegiatan praktikum.
2. Setelah melakukan beberapa pengujian secara
localhost maupun online, diperoleh bahwa komponen
yang berkaitan dengan pendaftaran praktikum, pengelolahan data asisten, mahasiswa, matakuliah yang dibuat dapat bekerja dengan baik.
3. Joomla! adalah suatu CMS yang sangat menarik
untuk dipakai dalam pengembangan website laboratorium, terutama karena dapat membuat
extension sendiri sesuai dengan yang dibutuhkan. Joomla! cukup memudahkan dalam pembuatan
komponen web karena telah memiliki standar class yang cukup banyak dalam memproses data akan tetapi cukup sulit untuk mengakses class-class tersebut karena gaya bahasa yang digunakan pada
Joomla! berbeda dengan yang digunakan dalam
bahasa pemrograman PHP pada umumnya [2][3].
REFERENSI
[1] Rahmel, Dan., 2007, “Beginning Joomla! From Novice to Professional. Berkeley”, CA: Apress.
[2] Kennard, James., 2007, “Mastering Joomla! 1.5 Extension and Framework Development - The Professional's Guide to Programming Joomla!”, Birmingham - Mumbai: PACKT Publishing.
[3] LeBlanc, Joseph., 2007, “Learning Joomla! 1.5 Extension Development - Creating Modules, Components, and Plug-Inswith PHP”, Birmingham - Mumbai: PACKT Publishing.
Indar Sugiarto, memperoleh gelar S.T dari Institut Teknologi
Sepuluh Nopember (Surabaya) tahun 2001 dan M.Sc dari University Of Bremen (Jerman) tahun 2008. Saat ini bekerja sebagai Staf Pengajar Jurusan Teknik Elektro Universitas Kristen Petra Surabaya.
Rintiani Paarrang, memperoleh gelar S.T dari Universitas
Kristen Petra (Surabaya) tahun 2009. Saat ini bekerja sebagai karyawan perusahaan swasta di Surabaya.
Iwan Handoyo Putro, memperoleh gelar S.T dari Universitas
Gajah Mada (Yogyakarta) tahun 2002 dan M.Dig.Comm dari Monash University (Australia) tahun 2006. Saat ini bekerja sebagai Kepala Laboratorium Telematika dan juga Staf Pengajar Jurusan Teknik Elektro Universitas Kristen Petra Surabaya.
