1696
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK
PADA SMP NEGERI 9 MAKASSAR
1)
Bowasis Umar, 2)Murni, 3)Ninik Indriyani
1)
Program Studi Teknik Mesin Fakultas Teknik Universitas Islam Makassar
1,2)
Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Islam Makassar Jl.Perintis Kemerdekaan KM 9 NO 29 Kampus UIM, Tlpn 0411-588-167
Email : [email protected]
ABSTRAK
Sistem informasi akademik berperan penting dalam pendataan sehingga pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pertanggungjawaban denga cara yang tepat.Dalam penelitian ini akan dilakukan pengambilan data untuk mempermudah dan sistematis dalam pelaksanaanya dengan beberapa cara Pengamatan Langsung, yaitu dengan cara turun langsung kelapangan atau observasi untuk melakukan pengamatan dan identifikasi awal sebelum melakukan penelitian lanjutan. Dengan adanya sistem informasi ini diharapkan dapat membantu SMP Negeri 9 makassar dalam mengoptimalkan proses pendataan administrasi sekolah sehingga dapat memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat serta hemat dalam penggunaan waktu dan tenaga karena dengan mengklik beberapa tombol informasi yang dibutuhkan dengan mudah terpenuhi.
Kata Kunci: Perancangan Sistem, Sistem Informasi
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Dalam era globalisasi dan informasi yang makin pesat, maka kemajuan dan perkembangan ilmu teknologi dan informasi tidak dapat dielakan lagi. Untuk itu setiap Lembaga Pendidikan Khususnya Sekolah senantiasa dituntut untuk meningkatkan sistem akademik sekolahnya, demikian pula halnya pada SMP Negeri 9 Makassar.
Salah satu pekerjaan yang dilaksanakan di SMP Negeri 9 Makassar adalah menyimpan arsip atau dokumen sekolah dimana yang dikenal dengan sistem informasi akademik.
Sistem informasi akademik berperan penting dalam pendataan sehingga pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, penilaian dan pertanggungjawaban denga cara yang tepat.
Meskipun data pembuatan sistem informasi akademik amat berperan dalam pendataan administrasi sekolah, namun masih banyak sekolah yang belum menggunakan sistem infomasi akademik dengan baik sehingga apabila informasi akademik dibutuhkan sewaktu-waktu maka akan membutuhkan waktu lama untuk menemukan datanya, sehingga pelayanan menjadi tidak akurat dan lambat.
Berdasarkan hasil pengamatan di SMP Negeri 9 Makassar pendataan masih banyak mengalami kendala atau masalah dalam hal penulisan dan pengolahan data, sehingga informasi data akademik tidak efektif. Jika data tersebut sewaktu-waktu diperlukan maka harus melalui pegawai yang bersangkutan sehingga waktu tidak efisien.
1697 Pendataan data yang dimaksud belum maksimal karena masih menggunakan pencatatan pembukuan yang masih manual dalam proses pencatatan data administrasi pada SMP Negeri 9 Makassar.
Salah satu tugas dan fungsi lembaga pendidikan ( SMP )yang berhubungan dengan pihak luar maka sekolah ini membutuhkan sistem informasi akademik yang berbasis komputer. Untuk itu kami mengusulkan rancangan sistem informasi akademik yang berbasis komputer yang akan menangani permasalahan yang ada dan diharapkan dapat membatu kelancaran permasalahan tugas pelayanan informasi dan penemuan kembali data akademik yang dibutuhkan sehingga mudah dan cepat dibandingkan dengan cara yang sebelumnya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka pokok permasalahan dalam penelitian ini adalah: 1. Bagaimana merancang sistem informasi
akademik sekolah agar proses penilaian, laporan-laporan dan pencarian kembali data-data Akademik sekolah dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
2. Bagaimana sistem informasi ini dapat memberikan kemudahan dalam proses penilaian, laporan-laporan dan pencarian kembali data-data Akademik sekolah.
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang hendak dicapai dalam pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Merancang suatu sistem informasi akademik yang dapat membantu dalam menyelesaikan masalah – masalah yang dihadapi olehpihak sekolah.
2. Sistem informasi ini dapat membantu pengolahan data khususnya pengolahan data siswa, data guru, data pelajaran serta nilai sehingga
METODOLOGI PENELITIAN
2.1Waktu dan tempat penelitian
Perencanaan penelitian akan dilaksanakan pada bulan Desember 2015 s/d Februari 2016 di SMP Negeri 9 Makassar yang terletak di Kota Makassar Provinsi Sulawesi Selatan.
2.2Teknik Pengambilan Data
Dalam penelitian ini akan dilakukan pengambilan data untuk mempermudah dan sistematis dalam pelaksanaanya dengan beberapa cara yaitu :
Pengamatan Langsung, yaitu dengan cara turun langsung kelapangan atau observasi untuk melakukan pengamatan dan identifikasi awal sebelum melakukan penelitian lanjutan. Wawancara, yaitu dengan cara melakukan Tanya jawab dengan para staf atau guru tentang keadaan sekolah yang ada hubungannya dengan bahan penelitian serta melakukan sharing dengan siswa mengenai kegiatan kesiswaan dan belajar mengajar.
Kepustakaan, yaitu dengan membaca
beberapa buku, majalah, Koran dan internet yang ada hubungannya dengan penelitian ini sebagai referensi penguat dalam penulisan sehingga dapat mengurangi kesalahan dalam pengambilan data dilapangan.
2.3Langkah – langkah Penilitian
Adapun tahap – tahap selama kegiatan penilitian sebagai berikut :
1. Pengumpulan Data
Tahap ini merupakan awal dari pembuatan program dengan menyelenggarakan penelitian dengan menggunakan metode wawancara secara langsung ke lapangan dan juga melakukan survey.
2. Analisi Sistem
Penguraian dari suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifisakan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan
1698 3. Perancangan Sistem
Prosedur pengolahan data dan pembuatan model aplikasi secara manual.Dimana pembuatan model tersebut berdasarkan data – data yang diperoleh dari analisis
kegiatan, dilakukan dengan
menyelenggarakan penilitian secara tuntas terhadap semua aspek yang berlangsung dalam aplikasi, lalu dituangkan dalam desain sebuah sistem.
3 Pembangunan Sistem
Pembangunan sistem merupakan tahap yang sebenarnyadalam proses pembuatan aplikasi, yaitu dengan mendesain webmenggunakan bahasa program yang telah disiapkan sampai dengan menuangkan semua data-data yang telah dirancang dan diolah kembali sehingga menjadi sebuah web dinamis yang dapat mempermudah pengolah data yang akan diinput ke dalam database.
4 Implementasi
Implementasi adalah proses untuk memastikan terlaksananya suatu kebijakan dan tercapainya dan kebijakan tersebut. ANALISA DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Sistem
Hasil analisis sistem yang telah dilakukan digambarkan dalam bentuk bagan alir dokumen. Dengan bagan alir dokumem ini, dapat dijelaskan di mana dan kemana dokumen mengalir.
Selama melakukan analisis sistem ini, terdapat beberapa langkah yang dilakukan, yaitu:
1. Mengamati lingkungan kerja tempat penelitian.
2. Wawancara singkat dengan para guru dan staf.
3. Mengidentifikasi semua dokumen yang mengalir dalam suatu sistem.
4. Mengindentifikasi kesatuan luar yang berperan saat dokumen mengalir dalam sistem.
5. Membuat bagan alir dokumen sistem yang sedang berjalan.
6. Membuat bagan alir dokumen sistem yang diusulkan.
3.2 Bagan Alir Dokumen Yang Berjalan Adapun proses penyiapan laporan Akademik sekolah yang selama ini sedang berjalan pada SMP Negeri 9 Makassar adalah sebagai berikut:
a. Proses dimulai dari penginputan data manual menyangkut data guru,siswa, nilai dan mata pelajaran.
b. Setelah selesai pengimputan data manual, bagian staf menyediakan laporan manual setiap bulannya, hal ini bisa memperlambat terbitnya laporan serta tidak tervalidasinya data yang akurat , yang dibutuhkan oleh kepala sekolah.
Adapun gambaran tentang bagan Alir sistem yang berjalan tampak pada gambar 3.1 berikut ini:
Gambar.3.1 Bagan Alir Dokumen Yang Sedang Berjalan
3.3 Bagan Alir Dokumen Yang Diusulkan Berdasarkan analisis sistem yang sedang berjalan mengenai pengolahan data akademik sekolah pada SMP Negeri 9 Makassar, maka kami memberikan suatu solusi pemecahan masalah dan perancangan sistem pengolahan data secara terkomputerisasi yang dapat menangani permasalahan seputar kegiatan akademik sekolah pada SMP Negeri 9 Makassar.
Sistem komputerisasi ini dirancang sedemikian rupa sehingga memudahkan pihak pengolahan sekolah dapat mengolah data-data sekolah berupa mata pelajaran, nilai, biodata guru serta siswa yang diarsip dalam bentuk
1699
file yang terpusat pada komputer dan diproses secara komputerisasi sehingga menghasilkan output yang cepat, tepat dan akurat. Dengan penerapan sistem ini maka kendala-kendala yang dihadapi dapat teratasi antara lain yaitu: 1. Dengan sistem penyimpanan dalam bentuk
file dan database terpusat, selain proses pengarsipan terorganisasi dengan baik, juga proses untuk mengakses atau mencari data lebih cepat di bandingkan dengan cara manual.
2. Pembuatan laporan kepihak pengambilan keputusan dapat dengan cepat tersaji. 3. Manajemen pengarsipan file/ data lebih
professional.
Untuk lebih jelasnya mengenai cara kerja sistem yang dirancang dapat dilihat pada gambar berikut ini :
Gambar 3.2 Bagan Alir Dokumen Sistem Yang di usulkan
3.4 Desain Sistem Secara Umun
Tujuan dari rancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem yang baru. Rancangan sistem secara umum merupakan persiapan dari rancangan sistem secara terinci. Pada tahap rancangan sistem secara umun, komponen-komponen sistem
pengolahan dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pengguna.
Diagram arus data digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut disimpan. Arus data merupakan salah satu simbol yang digunakan dalam diagram. 3.5 DFD Level 0 ( Diagram Konteks)
Diagram Konteks merupakan diagram yang menggambarkan secara keseluruhan dari sistem serta komponen-komponen yang terlibat langsung dalam sistem tersebut dan dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
Gambar 3.3 Diagram Konteks 3.6 Diagram Berjenjang
Diagram Berjenjang merupakan diagram yang menggabarkan urutan-urutan proses yang terdapat atau yang telah di gambarkan pada diagram konteks sistem. Berdasarkan gambar 4.4 di bawah ini sistem pada level 0 mempunyai satu proses utama yaitu Sistem Informasi Akademik SMP Negeri 9 makassar, dan proses level 1 memunyai 3 sub proses, yaitu proses Master Data, Proses Data dan Laporan, proses master data mempunyai 2 proses data yaitu data siswa dan data nilai, Proses data mempunyai 2 proses yaitu Mata Pelajaran dan Nilai Siswa, sedangkan untuk Proses Laporana memunyai 4 proses yaitu Laporan Data Guru, Laporan Data Siswa, Laporan Mata Pelajaran dan Laporan Nilai Siswa.
1700 Gambar.3.4 Diagram Berjenjang
3.7 Diagram Arus Data (DAD) Level 0
Gambar.3.5 Diagram Arus Data Level 0
3.8 Diagram Arus Data (DAD) Level 1 proses 1 yang sedang berjalan
Gambar.3.6 Diagram Level 1 proses 1 yang sedang berjalan
3.9 Diagram Arus Data (DAD) Level 1 Proses 2 yang sedang berjalan
Gambar. 3.7 Diagram Level 1 proses 2 yang sedang berjalan
Gambar. 3.8 Diagram Level 1 untuk proses 3
Staff Administ rasi Data Master 2 Proses Data 1 Proses Pemasuk an Data 3 Pencetakan Laporan-laporan Staff Adm Wali kelas Kepala sekolah
-Lap. Data Guru -Lap. Data Siswa -Lap. Data Pelajaran -Lap. Data Nilai
Laporan Akademik sekolah
Data siswa Data Guru Data Akademi k ak Penginputan Data Guru,Siswa Dan Mata Pelajaran
F 3 NILAI F 6 PELAJARAN F 5 GURU F 2 SISWA
1701 PENUTUP
4.1 Kesimpulan
1. Setelah perancangan sistem informasi Akademik sekolah ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengimputan data khususnya dalam pengimputan data siswa, data guru, nilai dan mata pelajaran sehingga menghasilkan informasi yang tepat, cepat dan akurat dibandingkan sistem manual sebelumnya. 2. Dengan adanya sistem informasi ini
diharapkan dapat membantu SMP Negeri 9 makassar dalam mengoptimalkan proses pendataan administrasi sekolah sehingga dapat memberikan pelayanan informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat serta hemat dalam penggunaan waktu dan tenaga karena dengan mengklik beberapa tombol informasi yang dibutuhkan dengan mudah terpenuhi.
4.2Saran
1. Melihat hasil penelitian di mana penggunaan sistem yang baru akan di uji, maka selayaknya SMP Negeri 9 Makassar meningkatkan sistem kerja dan kinerja dibidang informasi dan pelayanan yang berjalan saat ini.
2. Penerapan sistem yang baru sangat menuntut tenaga kerja yang mempunyai kemampuan yang baik dalam pengoperasian komputer, sehingga perlu pelatihan dan pendidikan dalam meningkatkan produktifitas tenaga kerja itu sendiri.
DAFTAR PUSTAKA
Edhy Sutana, 2003. Systen Basis Data, edisi I.
Graha Ilmu Yogyakarta
Firdaus, 2006. SQL Server Dengan Visual Basic 6.0 Untuk Orang Awam.
Maxikom, Palembang.
Fatharsyah, 1999. Basic Data, Bandung Harianto Kristanto, 1999. Konsep dan
Perancangan Database Cetakan Keempat.
Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto H. M., 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi Edisi II. Andi Offset, Yogyakarta.
_________________, 2003. Sistem Tegnologi Informasi Edisi II Andi Offset, Yogyakarta.
Kurniawan, Tcandra, 2005. Tip Trik Unik Visual Basic Buku Ketiga. PT. Elex Media Komputindo, Jakarta
Tata Sutabri, 2003. Sistem Teknologi Informasi Edisi II. Andi Yogyakarta. Ponco W. Sigit, 1999. Analisis dan
Perancangan Sistem. Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi Indonesia, Jakarta.
Yusmanto, 2003. Pemprograman Client-server Microsoft Visual Basic 6.0 Jilid I. Prestasi Pustaka, Jakarta.
http://semua tentang Microsoft visual basic 6.0.
