KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA
WILAYAH VII
Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117
Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479
Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : info@kopertis7.go.id
Nomor : 2330 /K7/KP/2017 9 Oktober 2017
Lampiran : 1 (satu) berkas Hal : Pelaporan Presensi Dosen PNS Dpk
Secara On-Line
Yth. Rektor/Ketua/Direktur Perguruan Tinggi Swasta (yang memiliki Dosen PNS Dpk)
di Lingkungan Kopertis Wilayah VII
Dalam rangka mewujudkan efisiensi dan efektifitas layanan pelaporan presensi dosen, bersama ini kami sampaikan dengan hormat hal-hal sebagai berikut :
1. Pelaporan presensi dosen PNS Dpk Kopertis Wilayah VII yang semula disampaikan secara langsung melalui kantor Kopertis Wilayah VII, terhitung sejak tanggal 1 November 2017 akan dilakukan secara online melalui laman http://presensi.kopertis7.go.id, dengan panduan dan tata cara pelaporan sebagaimana terlampir;
2. Pelaporan Pengajuan presensi Dosen Dpk dilakukan pada periode pengusulan Reguler yaitu tiap awal bulan sejak tanggal 1 pukul 00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB. Setelah melewati masa periode pengusulan, sistem pelaporan akan non aktif. Konsekuensi atas keterlambatan pelaporan, dapat dilihat pada panduan;
3. Presensi Dosen Dpk yang dilaporkan pada periode yang sedang berjalan adalah presensi Dosen Dpk pada bulan sebelumnya.
Contoh : Pelaporan presensi yang dilaksanakan pada bulan Oktober 2017, yang dilaporkan adalah presensi dosen pada bulan September 2017.
4. Khusus pada bulan Oktober 2017 perguruan tinggi sudah dapat melakukan percobaan pelaporan presensi dosen Dpk secara online, dengan ketentuan sebagai berikut :
a. masa periode pengusulan presensi pada bulan Oktober 2017 dibuka sampai tanggal 20 Oktober 2017 pukul 23.59 WIB;
b. bagi perguruan tinggi yang telah melakukan pelaporan presensi dosen pada bulan Oktober 2017 secara online tidak perlu lagi menyampaikan laporan presensi Dosen Dpk secara langsung ke kantor Kopertis VII;
c. bagi perguruan tinggi yang telah menyampaikan laporan presensi pada bulan Oktober 2017 secara langsung ke kantor Kopertis VII, tidak perlu melakukan pelaporan presensi dosen secara online;
d. Apabila terdapat perguruan tinggi yang menyampaikan laporan presensi pada bulan Oktober 2017 secara online dan sekaligus juga menyampaikan langsung kepada Kopertis VII, maka dalam hal terdapat perbedaan data yang disampaikan, maka data yang akan digunakan adalah data yang disampaikan secara langsung;
Demikian untuk dilaksanakan. Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami sampaikan terima kasih.
KEMENTERIAN RISET TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
KOORDINASI PERGURUAN TINGGI SWASTA
WILAYAH VII
Jalan Dr. Ir. H. Soekarno, No. 177 Surabaya 60117
Telepon. (031) 5925418, 5925419, 5947473, Faks.(031) 5947479
Laman : http://www.kopertis7.go.id, Surel : info@kopertis7.go.id
PETUNJUK DAN TATA CARA PENGAJUAN LAPORAN PRESENSI
DOSEN PNS DPK KOPERTIS VII
1. Silahkan masuk pada laman (web) : http://presensi.kopertis7.go.id.
2. Selanjutnya akan tampak halaman login seperti dibawah.
3. Lanjutkan dengan login menggunakan akun dan password yang sama dengan akun pada layanan online Siladikti Kopertis VII.
5. Pada halaman Dashbord, terdapat menu pada bagian paling atas yaitu : a. Home, merupakan menu untuk kembali pada halaman dashboard
b. Presensi Dosen, di dalamnya akan terdapat menu untuk mengakses halaman manajemen pengajuan presensi dosen PNS Dpk
c. Data Dosen, merupakan menu untuk mengakses data Dosen PNS Dpk pada lembaga Saudara;
6. Untuk melakukan pelaporan, silahkan masuk pada menu “Presensi Dosen” pada
dashboard dan lanjutkan pada menu “Ajukan Presensi”
7. Selanjutnya akan tampak halaman pengajuan presensi Dosen Dpk seperti dibawah ini.
8. Pada halaman manajemen pengajuan presensi Dosen Dpk, terdapat beberapa keterangan yang perlu diperhatikan yaitu :
a. Tahun
di dalamnya terdapat pilihan tahun periode pengajuan
b. Periode (tertera dalam contoh : “Periode Oktober 2017”)
merupakan informasi periode pelaporan yang sedang aktif. Periode pelaporan aktif adalah periode yang sedang aktif untuk melaporkan presensi dosen pada bulan sebelumnya. Dalam contoh diatas, presensi yang dilaporkan adalah presensi bulan September 2017
c.
merupakan informasi tentang jenis periode yang sedang presensi. d. ...
9. Silahkan klik untuk melanjutkan dan selanjutnya akan nampak tampilan seperti dibawah ini
10. Untuk mengajukan laporan presensi Dosen Dpk, silahkan klik menu dan selanjutnya akan tampak halaman daftar nama Dosen PNS Dpk yang dapat diajukan laporannya seperti contoh dibawah ini.
Klik pada kolom/tanda kotak yang disediakan disamping masing-masing nama dosen
yang akan diajukan pelaporannya hingga muncul tanda
√
, atau Klik pada kolom/tandakotak yang paling atas untuk menandai seluruh nama dosen yang akan diajukan pelaporannya, kemudian tekan menu .
11. Kembalilah ke halaman manajemen pengajuan presensi dengan menekan menu
kemudian akan tampak daftar nama dosen yang telah ditambahkan pada tahap sebelumnya, yang saat ini berada pada menu “DRAFT”
Kemudian klik menu untuk melakukan input data presensi masing-masing dosen.
12. Selanjutnya akan nampak halaman input data presensi sebagaimana dibawah ini
Pada tampilan diatas terlihat keterangan Identitas Dosen berupa NIDN dan Nama, serta informasi hari efektif kerja pada bulan presensi yang sedang dilaporkan yang meliputi :
1. Jumlah Hari Efektif Kerja dalam sebulan,
Isikan rincian/detail presensi dosen yang bersangkutan dengan memasukkan data ketidakhadiran terlebih dahulu, yang meliputi jumlah hari cuti, jumlah hari ijin, jumlah hari Alpha, jumlah hari sakit, dan jumlah hari tugas. Kemudian tekan “ENTER”
Hari Efektif Kerja Dosen yang bersangkutan akan secara otomatis ditampilkan disesuaikan dari pengurangan jumlah hari cuti/jumlah hari ijin/jumlah hari Alpha/jumlah hari sakit/jumlah hari tugas/hari libur PT yang di inputkan.
Libur PT adalah libur khusus yang hanya berlaku di Perguruan Tinggi. Sedangkan hari libur seperti libur hari Sabtu, libur hari Jumat untuk perguruan tinggi bernuasa Islam, libur hari Minggu, atau libur hari besar nasional adalah hari libur umum. Penggunaan
Libur PT dapat dibaca pada klausul “Catatan” di bagian bawah.
Bila terdapat Dosen yang dilaporkan tidak masuk kerja karena
cuti/ijin/Alpha/sakit/tugas, lampirkan dokumen pendukung yang menerangkan ketidakhadiran yang bersangkutan pada menu upload dokumen. Misalnya bila terdapat dosen yang dilaporkan sakit, maka lampirkan surat keterangan sakit dari dokter, atau bila terdapat dosen yang dilaporkan tugas, maka lampirkan surat
dimungkinkan berbeda dengan jumlah hari kerja di Kopertis.
Untuk itu apabila hari efektif kerja di PTS ternyata lebih banyak daripada hari efektif kerja Kopertis VII maka jumlah hari kerja yang dihitung adalah jumlah hari kerja efektif Kopertis dan terhadap selisih hari kerja tersebut tidak dilakukan pembayaran uang makan.
13. Setelah input data Dosen selesai, klik kemudian lanjutkan klik menu untuk kembali pada halaman manajemen pengajuan presensi. Lakukan input data
kehadiran untuk tiap dosen yang akan diajukan laporan presensi’nya sesuai langkah pada angka 12 tersebut diatas.
14. Setelah melaksanakan input data kehadiran seluruh dosen, ajukan laporan data presensi masing-masing dosen dengan klik menu . Pastikan sebelum mengajukan laporan, seluruh data presensi dosen telah terisi seluruhnya dan telah terisi dengan benar.
16. Setiap pengajuan laporan presensi akan akan diverifikasi oleh Kopertis Wilayah VII, dimana status Pengajuan Laporan presensi Dosen dapat dilihat pada kolom KETERANGAN.
Contoh tampilan keterangan masih dalam proses / belum diperiksa Kopertis VII
Setiap laporan yang telah diverifikasi dan dinyatakan disetujui, maka daftar laporan dosen akan berpindah pada menu “DISETUJUI”.
Sedangkan apabila terdapat pengajuan laporan presensi yang berdasarkan verifikasi ternyata terdapat kekurangan, revisi, ataupun ditolak, maka status laporan Dosen yang
diajukan akan kembali pada menu “DRAFT” dan dapat diperbaiki sampai dengan batas
waktu yang ditentukan dalam keterangan.
Contoh tampilan Laporan yang ditolak / perlu direvisi disertai dengan keterangan dan batas waktu revisinya
17. Hal-hal yang perlu diperhatikan :
a. Masa pengajuan laporan presensi adalah setiap awal bulan pada tanggal 1 pukul 00.00 WIB s.d tanggal 7 pukul 23.59 WIB;
b. Verifikasi laporan akan dilakukan oleh Kopertis Wilayah VII setelah satu hari sejak dilakukan pelaporan sampai dengan selambat-lambatnya tanggal 10 pada bulan tersebut;
c. Apabila terdapat kekurangan/revisi yang harus dipenuhi oleh Perguruan Tinggi berdasarkan hasil verifikasi, PTS diberikan waktu untuk melengkapi kekurangan tersebut sampai dengan batas waktu yang ditampilkan pada halaman pada keterangan pada halaman pelaporan masing-masing dosen.
d. Keterlambatan pelaporan dan/atau keterlambatan melengkapi kekurangan akan menyebabkan dosen yang bersangkutan dianggap tidak mengisi presensi dan jumlah hari kehadiran dianggap nol (0). Konsekuensi atas hal tersebut yaitu menyebabkan tunjangan uang makan dosen yang bersangkutan tidak terbayarkan dan berpotensi mendapatkan sanksi disiplin sesuai ketentuan PP Nomor 53 tahun 2010.
