Manajemen Kearsipan Materi Kuliah Kearsi

MATA KULIAH MANAJEMEN KEARSIPAN

SEMESTER IV JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

No .

Pokok Bahasan Sub Pokok Bahasan Materi (Garis Besar)

1 Pengurusan dan pengendalian surat menyurat

1. Penanganan surat masuk

 Penerimaan surat  Pembukuan surat  Pensortiran surat  Pendistribusian surat  Penyelesaian surat  Tata aliran surat masuk 2. Penanganan surat

keluar

 Penyiapan konsep  Persetujuan konsep  Registrasi dan pemberian

nomor

 Pengetikan konsep  Penandatanganan surat  Pengiriman surat keluar  Memasukkan surat ke dalam

amplop

 Tata aliran surat penting keluar

 Tata aliran surat biasa keluar  Tata aliran surat rahasia 3. Penggunaan kartu

kendali dan buku agenda

 Pengurusan surat dengan menggunakan buku agenda  Pengurusan surat dengan

menggunakan kartu kendali  Perbedaan buku agenda dan

kartu kendali

Praktek Workshop  Membagi kelompok praktek

menjadi 5

 Menyiapkan surat-surat untuk dimasukkan ke buku agenda dan kartu kendali

2. 1. Arsip/kearsipan 1. Pendahuluan  Pengertian arsip dan kearsipan  Peranan kearsipan

 Tujuan kearsipan  Nilai guna arsip  Macam-macam arsip  Pengorganisasian/atas

kearsipan

syarat-syarat petugas arsip 2. Penilaian dan

pemeliharaan arsip

 Prinsip-prinsip penilaian  Angka kehormatan  Angka pemakaian  Pengamanan dan pemeliharaan arsip  Peralatan

3. Peraturan mengindeks

 Mengindeks nama orang  Mengindeks perusahaan  Mengindeks instansi di badan

pemerintah

Praktek Workshop  Pada kelompok yang sama

 Memasukkan kartu indeks  Memasukkan data ke dalam

kartu indeks

3. Sistem

Penyimpanan Arsip 1. Prosedur penyimpanan 2. Sistem abjad 3. Sistem nomor

 Proses penyimpanan arsip  Prosedur penyimpanan sistem

abjad

 Prosedur penyipanan sistem nomor

4. Lanjutan Sistem

Penyimpanan 1. Sistem subjek2. Sistem kronologi 3. Sistem geografis

 Prosedur penyimpanan sistem subjek

 Prosedur penyimpanan sistem kronologi

 Prosedur penyimpanan sistem geografis

Praktek Workshop Pada kelompok yang sama

mahasiswa melakukan:

 Mempersiapkan proses penyimpanan

 Membuat guide yang diperlukan untuk masing-masing sistem penyimpanan  Mengelompokkan

berdasarkan sistem penyimpanan  Menyimpan ke filing  Menemukan kembali FINAL TEST

 KEARSIPAN KALI INI MERUPAKAN KEARSIPAN MANUAL

 ANALOGINYA, PAKAIAN KITA SUSUN DI LEMARI BERDASARKAN KESAMAAN KEGUNAANNYA.  BARANG-BARANG KITA YANG SUDAH TIDAK DIGUNAKAN, AKAN KITA LETAKKAN DI GUDANG  KORAN DISUSUN BERDASARKAN TANGGAL, DAN AKAN DIJUAL JIKA SUDAH TERLALU

MEMENUHI TEMPAT

 ADAPUN SYARAT SUATU BENDA DIKATAKAN SEBAGAI ARSIP YAITU:

o KUMPULAN WARKAT YANG BERNILAI GUNA

 SECARA ABJAD  TANGGAL  KRONOLOGIS  NOMOR  WILAYAH

o MUDAH DAN CEPAT DITEMUKAN BILA DIPERLUKAN

 BUKU-BUKU YANG MENGGUNAKAN SISTEM PEMBATAS BUKU, ADALAH GAMBARAN KEGIATAN KEARSIPAN. ADA PEMBATAS YANG BERUKURAN 1/3 BUKU, 1/5, DST.

 PRAKTEK AKAN DILAKUKAN SEPERTI SUSUNAN BUKU BERBATAS UNTUK MENYIMPAN SURAT  ARSIP YANG BAIK DITEMUKAN MAKSIMAL DALAM WAKTU 1 MENIT

 TIADA PERUSAHAAN YANG TIDAK MENGGUNAKAN SURAT, BAIK BERUPA EMAIL, FAX, DLL  SURAT TERDIRI ATAS 2 MACAM:

o SURAT SEKRETARIS: MISAL: SURAT PESAN TEMPAT, PENGINAPAN, SURAT KUASA, DLL SURAT YANG RINGAN

o SURAT STATUTER: SURAT BERDASARKAN PERATURAN, BERDASARKAN KEPUTUSAN, DAN MEMILIKI RESIKO YANG BESAR JIKA TERJADI KESALAHAN.

3 Maret 14

PENANGANAN SURAT MASUK

1. PENERIMAAN SURAT 2. PEMBUKAAN SURAT 3. PENCATATAN SURAT 4. PENYORTIRAN SURAT 5. PENDISTRIBUSIAN SURAT

ADA LEMBAGA YANG LANGSUNG DALAM HAL PENERIMAAN SURAT, ADA LEMBAGA YANG MEMILIKI BAGIAN KHUSUS UNTUK MENERIMA SURAT, MISAL KPA DI POLSRI.

PERTAMA KALI SURAT DITERIMA, KITA LIHAT ALAMAT PERTAMA KALI, DEMI MEMASTIKAN SURAT ITU BENAR2 UNTUK KITA ATAU SALAH KIRIM.

SURAT DIBAGI MENJADI 3 KELOMPOK: SURAT BISNIS, SURAT PRIBADI, DAN SURAT LAINNYA (MISALNYA SURAT KABAR, MAJALAH, DLL

BEDANYA SURAT BISNIS DENGAN SURAT PRIBADI:

 SURAT PRIBADI LANGSUNG KEPADA NAMA ORANG YANG DITUJU  SURAT BISNIS BIASANYA LANGSUNG KEPADA NAMA JABATAN

 SURAT PRIBADI TERKADANG BERSIFAT RAHASIA, DICERMINKAN DENGAN PENGGUNAAN AMPLOP BERGANDA

TERDIRI DARI 3 JENIS, HURUP PADA MESIN KETIK. YAKNI PIKA, ELITE, DAN MICRON. PIKA UNTUK 10 KARAKTER PER INCI, DAN 12 SERTA 15 KARAKTER UNTUK ELITE DAN MICRON.

(HURUP TEBAL MERUPAKAN FUNGSI AMPLOP)

SUATU AMPLOP YANG ISINYA TELAH DIAMBIL, TIDAK BOLEH DIBUANG. KITA GUNAKAN STAPLES UNTUK MENEMPELKAN AMPLOP DI BELAKANG SURAT YANG TELAH DIBUKA. GUNA AMPLOP TERSEBUT IALAH UNTUK INFORMASI TANGGAL PENGIRIMAN ATAU ALAMAT PENGIRIM SURAT YANG TERKADANG TIDAK TERSEDIA DI DALAM SURAT.

SURAT YANG TIDAK BERIDENTITAS, DISEBUT SURAT KALENG. KITA BOLEH MENYERAHKANNYA KEMBALI KEPADA PIHAK POS, DSB. JIKA DATANG SECARA BERKETERUSAN, KITA BISA SAJA MEMBACANYA. MUNGKIN BERISI KRITIK TERHADAP PERUSAHAAN KITA.

ADA LAGI, SURAT YANG ALAMATNYA HANYA TERCANTUM DI AMPLOP SURAT.

BILA ADA PERBEDAAN YANG JAUH ANTARA TANGGAL SURAT DENGAN TANGGAL PADA AMPLOP. KESALAHAN MUNGKIN TERJADI KARENA KELALAIAN DALAM MENGETIK ATAU MENGIRIMKAN SURAT. DAMPAK BURUK BISA TERJADI PADA SURAT YANG DEMIKIAN JIKA ISINYA BERUPA PERJANJIAN. PERUSAHAAN BISA SAJA TERPAKSA MENGGANTI RUGI ATAS KELALAIAN TERSEBUT;

KESALAHAN LAIN: TIDAK ADA LAMPIRAN PADA SURAT, PADAHAL DALAM TULISAN MENGATAKAN BAHWA SURAT MEMILIKI LAMPIRAN.

SETIAP SURAT YANG DITERIMA HARUS DICATAT DI BUKU AGENDA SURAT MASUK. BISA JUGA DIGUNAKAN KARTU KENDALI UNTUK MENERIMA SURAT.

PENGGUNAAN BUKU AGENDA ADALAH CARA LAMA DALAM HAL PENERIMAAN SURAT. CARA YANG LEBIH MODERN ADALAH KARTU KENDALI.

DARI MANA, TANGGAL, NOMOR SURAT, TANGGAL SURAT, DAN NOMOR BERKAS, MERUPAKAN KETERANGAN YANG BIASA DICATAT DI BUKU AGENDA.

ADA PULA PERUSAHAAN YANG MENCATAT NOMOR, TANGGAL TERIMA, DARI, PERIHAL, TANGGAL, NOMOR SURAT, NOMOR PETUNJUK. ADA YANG DICATAT SECARA LENGKAP, TERMASUK NAMA PENGIRIMNYA SERTA INSTANSI PENGIRIMNYA.

NOMOR PETUNJUK ADALAH KODE ARSIP DIMANA SEBUAH SURAT DISIMPAN. BUKU AGENDA DIKATAKAN SEBAGAI PROSEDUR PERMULAAN ARSIP.

PENYIMPANAN BISA JUGA MENGGUNAKAN URUTAN NAMA PENGIRIM

KARTU INDEKS YANG DIGABUNG DENGAN BUKU AGENDA MERUPAKAN FUNGSI DARI KARTU KENDALI.

(KARTU INDEKS+BUKU AGENDA = KARTU KENDALI)

SURAT PRIBADI, LANGSUNG DIBERIKAN PADA YANG BERSANGKUTAN. TIDAK PERLU PROSES PENCATATAN SEPERTI YANG DI ATAS.

SURAT DIBAGI ATAS TUJUANNYA, MISALNYA KEPADA PIMPINAN, BAGIAN LAIN, DAN UNTUK DIRI SENDIRI.

JIKA KITA MENERIMA SURAT SEBELUM PIMPINAN DATANG, KITA BISA MELETAKKANNYA DI ATAS MEJA PIMPINAN SECARA RAPI.

ADA JUGA BUKTI BAHWA SURAT TELAH DIBERIKAN DI BAGIAN LAIN, DINAMAKAN BUKTI EKSPEDISI INTERN.

ADA JUGA BUKTI JIKA PIMPINAN MENGHENDAKI ORANG LAIN YANG MENANGANI SUATU SURAT.

PENULISAN DAN PENGENDALIAN SURAT MENYURAT

Penanganan Surat Masuk

Kegiatan dalam Penanganan Surat Masuk 1. Penerimaan surat

2. Pembukaan surat

3. Pencatatan waktu penerimaan surat 4. Penyortiran surat

5. Pendistribusian surat

Alat bantu yang diperlukan untuk penanganan surat masuk: 1. Pembuka sampul surat

2. Staplelr 3. Klip 4. Pensil

5. Stempel tanggal 6. Pita perekat (selotip)

7. Buku agenda atau kartu kendali

1. Penerimaan surat

a. Teliti nama dan alamat surat yang tercantum pada setiap surat b. Kelompokkan surat menjadi 3 kelompok:

i. Surat bisnis adalah surat-surat yang ada hubungannya dengan kegiatan perusahaan seperti dari pelanggan, instansi dan lain-lain

ii. Surat pribadi adalah surat yang dialamatkan langsung pada pribadi tertentu dan biasanya sampul surat diberi tanda pribadi atau rahasia (confidential) iii. Surat lain yaitu surat kabar, majalah, brosur, iklan, dll

2. Pembukaan surat

b. Guna sampul surat:

i. Bila suratnya tidak beralamat pengirim gunakan alamat yang tercantum pada sampul

ii. Bila suratnya tidak bertanggal, tanggal stempel ps yang tertera di atas sampul dipakai sebagai tanggal surat, dan bila surat tidak dikirim melalui pos maka tanggal penerimaan dipakai sebagai tanggal surat

iii. Bila terdapat perbedaan tanggal antara tanggal surat dengan tanggal

penerimaan, bandingkan tanggal stempel pos dengan tanggal surat, bila jauh maka terlambat mengeposkan surat dan bila dekat maka pihak pos yang terlambat mengirimkannya.

iv. Bila ada lampiran yang hilang, sampul surat dapat diperiksa kembali. 3. Pencatatan waktu penerimaan surat

Setiap surat yangmasuk perlu dibubuhi waktu penerimaaannya dengan tulisan

tangan/stempel atau mesin pencatat waktu (time stamp machine). Tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Terutama untuk surat2 berharga dimana batas waktu penerimaan merupakan suatu syarat berlakunya suatu perjanjian, penawaran dsb 2. Sebagai tanda bukti tertulis bila ada klien yang mengadu telah mengirim

surat satu bulan yang lallu padahal surat baru diterima 3. Surat dikirim mungkin tidak ada tanggalnya

4. Untukmembalas surat selengkapnya jika tanggal penerimaan diperlukan 5. Surat biasanya berisi permintaan yang harus dipenuhi pada tanggal

penerimaan yang telah ditentukan oleh si penulis.

Disamping itu, pencatatan penerimaan surat masuk secara lengkap dapat digunakan:

a. Cara lama:

Buku agenda surat masuk

Contoh format buku agenda (terlampir) b. Cara baru:

Kartu kendali (contoh terlampir) 4. Pensortiran surat:

Setelah dicatat dalam buku agenda, bacalah surat2 satu persatu dengan teliti, kemudian:  Garis bawahilah kalimat atau kata-kata yang penting

 Berilah catatan pada margin surat sekiranya dapat membantu pimpinan dalam membahas surat itu

 Sediakan data yang berhubungan dengan surat misalnya surat terdahulu bila diperlukan dan lampirkan.

 Periksa apakah ada lampiran yang hilang. Bila ada, surat tersebut termasuk surat yang perlu perhatian. Kemudain beritahu pengirim surat bahwa lampirannya tidak ada

 Adakah surat yang perlu diteruskan p ada bagian lain di kantor

 Bila surat disertai cek, rekening atau pengiriman uang, harus mencocokkan jumlah uang diantara keduanya.

 Surat-surat yang harus disampaikan kepada pimpinan

 Surat-surat yang harus disampaikan kepada bagian lain di kantor  Surat-surat yang perlu mendapat perhatian sendiri

5. Pendistribusian surat

a. Penyampaian surat pada pimpinan

Dilakukan sebelum pimpinan datang. Surat disusun dengan urutan sebagai berikut:  Surat surat yang harus segera dipelajari seperti surat pengiriman uang  Surat-surat yang membutuhkan balasan

 Surat-surat yang harus dibalas oleh sekretaris

 Surat-surat yang perlu dibaca untuk memperoleh informasi seperti penerbitan, pengumuman

Bila pimpinan tidak ditempat:

 Bila ada surat yang penting hubungi pimpinan secepat mungkin  Bila pimpinan melakukan perjalanan, telepon pimpinan

 Simpan surat sekiranya dapat diselesaikan bila pimpinan kembali  Bila surat dapat diselesaikan pimpinan lain, buat salinan surat dan beri

catatan kepada siapa surat diserahkan. Dan kirimkan pada pimpinn salinan surat tersebut.

 Balas surat yang termasuk wewenang kita  Kumpulkan semua surat ke dalam map B. Penyampaian surat pada bagian lain

a. Dengan buku ekspedisi intern (sebagai bukti bahwa surat itu telah kita sampaikan) Digunakan untuk memudahkan pengawasan

b. Dengan slip pengedaran (routing slip) atau stempel distribusi (distribution stamp) Digunakan untuk surat yang perlu diedarkan (biasanya surat seperti ini tidak boleh difotokopi. (Suratnya hanya ada satu, dan dibacakan pada bagian2 yang dituju, setelah itu pembaca akan disuruh menandatangani slip pengedaran)

Contoh format buku ekspedisi intern:

No.

Slip Pengedaran

Dari:... Tanggal:...

Kepada: Paraf:

1. Kepala Bagian Produksi ... 2. Kepala Bagian Pemasaran ... 3. Kepala Bagian Keuangan ... 4. Kepala Bagian Personalia ... 5. Kepala Bagian Administrasi ...

Harap dikembalikan File:... Kepada:

DISTRIBUTION STAMP

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA

No. :

Lampiran : Perihal :

Isi surat

Hormat kami, Kepada: Paraf:

... ... ... ... ... ...

Bedanya routing slip dengan distribution stamp yakni hanyalah pada bentuknya. Routing slip

menempatkan tanda tangan pada lembar lain, sedangkan distribution stamp menempatkannya pada bagian bawah surat dengan stempel.

Distribution Stamp yang langsung menempel pada surat, tapi ada juga jenis lain yang

c. Dengan Action Slip (Disposisi)

Untuk menghemat waktu pimpinan dalam penyampaian informasi akan perintah, untuk melakukan sesuatu kepada bawahannya.

Contoh Action Slip: Action Slip

Kepada:... Tanggal:...

Dari : ...

 Untuk diketahui...  Utnuk ditandatangani...  Untuk diselesaikan...  Untuk dicatat...  Untuk disimpan ...  Untuk dikirim...

d. Dengan tembusan

Bila tembusan surat harus disampaikan kepada pejabat lain dalam lingkungan kantor di sudut sebelah kiri bagian bawah surat

Contoh: Tembusan:

 Kabag Administrasi  Kabag keuangan

C. Surat-surat untuk perhatian sendiri