PENUMBUHKEMBANGAN TECHNOPRENEURSHIP
DAN ALIH TEKNOLOGI DALAM
MENINGKATKAN DAYA SAING NASIONAL
SEMINAR NASIONAL
TECHNOPRENEURSHIP
DAN ALIH TEKNOLOGI
PROSIDING
Didukung oleh :
Volume 1, Nomor 1, Februari 2016
P-ALTEK 17
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
ELEKTRONIK LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN
INDONESIA
Jimmy Abdel Kadar, Agus Fanar Syukri, Amelia Febri Ariani, Rahmi Kartika Jati
Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian, LIPI;
jimmy.abdel.kadar@lipi.go.id,agus.fanar.syukri@lipi.go.id,amelia.febri.ariani@lipi.go.id,rah mi.kartika.jati@lipi.go.id
ABSTRAK
Kemudahan penggunaan sistem manajemen mutu (SMM) dalam sebuah organisasi mutlak
diperlukan. Penggunaan pedoman mutu dalam bentuk kertas (hardcopy) masih banyak digunakan, dan dapat dipermudah dengan menggunakan SMM online. Makalah ini membahas tentang desain SMM online, yang penelitiannya dilakukan dengan mengunakan metoda
campuran (mix methods) dengan penyebaran kuisioner dan wawancara kepada responden. Hasil penelitiannya adalah bahwa kemudahan pengguna dalam mengakses informasi menjadi
jawaban yang dominan dengan ketentuan yaitu tata letak informasi yang terdapat sebuah situs
dapat membantu pengguna dalam mendapatkan informasi yang diinginkan, khususnya dalam
SMM online. Desain ini menekankan pada pengelolaan tata letak menu, informasi, kolom tanya jawab, kontak dan lainnya dalam SMM. Kemudahan lainnya yaitu sivitas dapat
mengakses SMM melalui navigasi situs yang dapat menuntun kebutuhan pengguna dalam
menjalankan SMM di organisasinya. Konten SMM yang informatif dan komunikatif akan
menuntun pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diharapkan. Tampilan yang lugas
dan mudah untuk dipahami (user friendly) menjadi nilai tambah dalam sebuah situs. Web SMM online untuk sivitas Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) sedang dilakukan
dalam taraf penelitian. Selanjutnya diupayakan agar dokumen SMM dapat diunggah di intra
LIPI dan penerapannya disesuaikan dengan kondisi, tugas dan fungsi satuan kerja
masing-masing. Sisi lainnya dengan terpasangnya infrastruktur yang stabil merupakan salah satu
bagian yang penting dalam SMM online, tetapi tidak dibahas dalam tulisan ini.
PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi khususnya di bidang teknologi informasi dan
komunikasi (TIK), memacu semua organisasi untuk menggunakan jasa TIK sebagai
kemudahan dalam berkomunikasi dengan semua orang. Organisasi yang menerapkan
TIK secara optimal, memudahkan semua kegiatan berjalan dengan baik, baik yang
bersifat internal maupun eksternal.
Pengelolaan manajemen suatu organisasi selalu menarik untuk dibahas.
Organisasi yang telah menerapkan standar manajemen berbasis ISO 9001 dan telah
diakui keberadaannya dengan diterbitkannya sertifikat dengan ruang lingkup tertentu,
sesuaikan dengan kebutuhan organisasi tersebut. Penerapan ISO 9001 memastikan
mutu organisasi selalu terukur dan memberikan informasi bagi manajemen puncak
bahwa proses organisasi berjalan dengan baik sesuai dengan yang didefinisikan
(Priede, 2012).
Sistem Manajemen Mutu di LIPI
Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) sebagai lembaga riset, tetap dan
terus berusaha mempertahankan mutu dan reputasinya dalam kancah nasional maupun
internasional. Di antara 50 satuan kerja (satker) di LIPI, telah ada 18 satker yang
memperoleh sertifikat ISO 9001. Sejalan dengan kegiatan penelitian, ke-18 satker
tersebut telah disurvei, terkait berbagi pengalaman dalam menjalankan ISO 9001 di
lingkungan kerja masing-masing. Responden merupakan penanggung jawab mutu di
setiap satker yaitu Wakil Manajemen (WM) dan atau Sekertaris Wakil Manajemen
(SWM).
Sistem Manajemen Mutu (SMM) yang telah dibuat dan masih berupa berkas
yang banyak, dengan sejumlah formulir, masih merupakan kendala tersendiri dalam
menjalankan SMM. Setiap organisasi manapun yang telah menjalankan SMM dan
masih menggunakan kertas sebagai media komunkasi akan mengalami masalah dalam
penerapan di lapangan. Sejumlah kendala yang sering muncul yaitu lupa, kertas
tercecer, kesulitan sivitas dalam membaca pedoman maupun prosedur dan lainnya.
Pada masa sekarang penggunaan teknologi merupakan salah satu solusi yang
dengan layanan dapat membaca pedoman mutu organisasinya di mana saja, dengan
penggunaan SMM online. Tentunya melibatkan orang-orang dengan kompetensi TIK
sebagai sarana pengelola khusus yang berhubungan dengan TIK.
Kemudahan pengguna dalam mengakses sebuah situs yang berhubungan
dengan SMM menjadi perhatian dalam tulisan ini. Beberapa reponden mengingkan
kemudahan navigasi dan kelancaran sistem yang akan dibangun. Tampilan akan
mempermudah pengguna untuk memperlancar kebutuhan informasi, dan jaringan
(perangkat keras) sebagai infrastruktur yang stabil akanmempermudah
keberlangsungan sistem informasi SMM online berlangsung.
Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian ini adalah meningkatkan efektivitas SMM dengan media
online, di mana salah satu bagian dari proses penelitian tersebut adalah
mengumpulkan data untuk referensi dalam pembuatan desain tata letak menu dalam
SMM online yang akan dikembangkan. Pengelolaan tata letak menu, informasi,
kolom tanya jawab, kontak dan lainnya dalam SMM yang mempermudah penguna
dalam mengkases informasi. Kemudahan menjalankan SMM melalui web SMM
online mejadi bahasan utama dalam tulisan ini. Membuat tampilan yang komunikatif
akan menuntun pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugas yang diharapkan.
Sistem Manajemen Mutu (SMM)
Pemahaman sistem manajemen mutu di ISO 9000:2000 menurut Sugian
(2006) adalah untuk mengarahkan dan mengendalikan suatu organisasi berkenaan
dengan mutu. Menurut Gaspersz, SMM hasil revisi ISO 9001:2008 menetapkan
persyaratan dan rekomendasi untuk desain dan penilaian dari suatu sistem manajemen
mutu, dan menjamin organisasi tersebut akan memberikan produk (barang/jasa) untuk
memenuhi persyaratan yang ditetapkan di organisasi tersebut. (Gaspersz, 2002).
Fungsi manajemen adalah sebagai perencanaan, pengorganisasian, pengadaan
dan pembinaan pekerja, pelaksanaan dan pengawasan (Simanjuntak, 2011). Dengan
Organisasi yang telah menerapkan SMM akan mempermudah kinerja karyawan
dengan mempunyai sasaran mutu yang jelas.
Desain Web Internet
Teknologi memungkinkan pengguna untuk "berperan lebih besar" dalam
memanfaatkannya untuk kehidupan yang lebih mudah dan nyaman. Dengan koneksi
infrastruktur yang memadai dan sekarang waktunya untuk memanfaatkan teknologi
untuk membuat website lebih cepat, dan belajar bagaimana untuk meningkatkan
pengalaman dan kepuasan pengguna (Bermes, 2015). Kemajuan teknologi membuat
semua orang dapat menikmati sajian informasi dengan relatif mudah. Teknologi web
atau yang sering disebut situs web umumnya menampilkan informasi untuk dinikmati
informasinya yang benar-benar memadai bagi pengguna. Cepat atau lambatnya dalam
menampilkan informasi di situ web tergantung dari komposisi teknis di server dan
juga infrastruktur perangkat keras. Komposisi teknis yang dimaksud adalah
penggunaan bahasa pemrograman yang ringkas dengan penempatan gambar dan
menu yang didesain sesederhana mungkin. Penempatan dan penggunaan menu dan
gambar akan mempermudah pengguna dalam memahami tampilan situs web yang
diperlukan.
Desain web dapat dibagi dalam beberapa faktor signifikan yang berbeda yaitu
efisiensi, hiburan, masyarakat, drivenness, privasi, keramahan pengguna, efisiensi dan
dilayari diidentifikasi menjadi signifikan untukkualitas layanan dari situs jaringan
sosial (Ellahi, 2013). Dengan demikin jelas lah bahwa layanan yang dihadirkan dalam
sebuah website seyogyanya dapat memenuhi faktor-faktor tersebut.
METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian menggunakan dua pendekatan metoda, yaitu kuantitatif dan
kualitatif, atau yang disebut mix methods. Pendekatan penelitian ini melibatkan
asumsi-asumsi filosofis, aplikasi serta pencampuran (mixing) dalam satu metoda
penelitian (Sheperis et al., 2010). Pendekatan ini lebih kompleks dari sekadar
mengumpulkan dan menganalisis dua jenis data; tetapi juga melibatkan fungsi dari
secara keseluruhan lebih besar daripada masing-masing penelitian kualitatif dan
kuantitatif itu sendiri (Creswell, 2010).
Prosedur Penelitian
Langkah-langkah dalam melakukan penelitian ditunjukkan di gambar 1, dengan
penjelasan sebagai berikut:
1. Pembuatan kuisioner/wawancara kebutuhan SMM online
Kuisioner disusun untuk memotret kondisi pelaksanaan SMM pada 18
Satker di LIPI yang telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008.
Kuisioner/wawancara yang spesifik dengan pertanyaan tentang keberterimaan dan
pemahaman dalam mejalankan SMM secara rutin pada satker masing-masing dari
sisi tampilan situs dan kemudahan menjalankan SMM.
Hipotesis dibangun sebagai framework dan konstruksi hubungan satu
bagian dengan yang lainnya. Dalam penelitian ini kebutuhan tampilan dan
substansi dari website SMM didasarkan pada hipotesis sepeti pada gambar 2.
Hipotesis dibangun sebagai kemudahan antarmuka, interaksi dengan pengguna
Kemudahan pengoperasian
Tampilan
Konten Jaringan Stabil
Web desain
Gambar 2. Hipotesis awal desain situs web SMM
2. Kebutuhan situs SMM/Peta situs
Tampilan yang informatif dan aplikatif dengan konten yang mudah dipahami. Peta
situs yang memudahkan reponden/pengguna dalam menjalankan SMM. Desain
tampilan yang disesuaikan dengan karakter satuan kerja tersebut.
3. Pengumpulan bahan dan data web
Pengisian kuisioner oleh responden menghasilkan jawaban yang nantinya akan
digunakan dalam pembuatan desain SMM online. Bahan dan kebutuhan yang
disesuaikan dengan satker dingunakan sebagai bahan masukan pembuatan web
SMM dan dengan pengambilan data dengan substansi yang komprehensif. Data
diperlukan dalam mendukung kelengkapan material dari sebuah prosedur atau
SOP tertentu.
4. Desain tata letak/peta situs
Desain tata letak memudahkan penempatan menu dari prosedur-prosedur yang ada
di SMM. Penempatan tata letak disesuaikan dengan spesifikasi konten, dan
keunikan satuan kerja/organisasi yang akan memanfaatkannya.
5. Desain tata letak SMM di web
Kemudahan penempatan tata letak menu SMM dalam sebuah disitus akan
memudahkan pengguna dalam menjalankan SMM.
6. Desain teknis pengkodean dan pengembangan situs
Pelaksanaan desain dilakukan dan di sesuaikan dengan permintaan dari satuan
penempatan menu dan variabel lainnya, ikut menyesuaikan dengan kebutuhan
organisasi tersebut.
7. Tampilan web yang informatif
Satuan kerja/organisasi sebagai pemilik kepentingan dari konten yang akan dibuat.
Substansi mencerminkan isi SMM yang dibangun oleh satuan kerja/organisasi
tersebut, dan mempermudah pengguna maupun pelaksana SMM.
8. Umpan balik
Tahapan ini yang akan memperbaiki kekurangan sistem dan sebagai
pengembangan untuk penambahan fitur yang diperlukan.
Obyek dan Responden Penelitian
Seperti telah dijelaskan di 1.1. bahwa di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia
(LIPI), yang terdiri dri 50 satuan kerja, yang telah tersertifikasi SNI ISO 9001:2008
adalah 18 satuan kerja. Responden satuan kerja setingkat eselon 2 untuk pusat
penelitian dan biro, dan juga satuan kerja teknis setingkat eselon 3.
Responden penelitan adalah yang bertanggung jawab dalam menjalankan roda
sistem manajemen mutu di organisasi tersebut. Wakil manajemen (WM) dan atau
Sekertaris Wakil Manajemen (SWM) dari satker-satker di LIPI yang menjadi
responden penelitian dengan menjawab beberapa pertanyaan dalam wawancara.
Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pengumpulan data kuantitatif dilakukan dengan survei kepada para responden.
Menurut Kerlinger dalam Rochaety (2009), penelitian survei merupakan penelitian
yang dilakukan pada ukuran populasi besar maupun kecil. Penelitian ini mempelajari
data yang didapatkan dengan mengambil sampel dari responden, mewakili
satker.Hasil penelitian kuantitatif biasanya berupa pola atau tipologi atau pola
mengenai fenomena yang dibahas.Sedangkan, pengumpulan data kualitatif
dilaksanakan dengan metode Focus Group Discussion (FGD), pesertanya adalah WM
atau SWM satker-satker yang telah mengimplementasikan SMM berbasis SNI ISO
9001:2008 di LIPI.
Strategi pengumpulan data adalah dengan bertahap/sekuensial (sequential
dengan melakukan survei wawancara kepada para responden untuk memperoleh hasil
umum atas pelaksanaan SMM di satker responden, hasilnya dikuantisasi dari seluruh
responden; kemudian dilanjutkan dengan metode kualitatif melalui FGD terlebih
dahulu untuk mendapatkan penjelasan-penjelasan yang memadai atas hasil survei.
Pengumpulan data kuantitatif telah dilaksanakan bulan Maret dan April 2015
dengan mendatangi para responden, sedangkan data kualitatif didapatkan melalui
FGD yang dilaksanakan 16 April 2015 di Jakarta.
Metoda Analisis dan Validasi
Analisis data dilakukan berdasarkan pendekatan kuantitatif, yaitu dengan
menganalisis angka-angka secara deskriptif dan inferensial; dan dengan pendekatan
kualitatif pula, yaitu dengan cara menganalisis pernyataan responden atau teks dan
atau dokumen yang diberikan oleh responden, sehingga diperoleh gambaran secara
tematik atas masalah-masalah implementasi SMM di satker-satker LIPI yang telah
mengimplementasikan SNI ISO 9001:2008, khususnya masalah desain SMM yang
dibahas di makalah ini.
Data divalidasi dengan metode triangulasi data, yaitu dari hasil survei, hasil
FGD dan dokumen SMM satker-satker LIPI yang menjadi responden.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Hasil Survei
Hasil survei tentang requirement (kebutuhan) SMM online dari 18 satker yang
menjadi responden, 14 satker (76%) menyatakan setuju untuk menggunakannya,
Gambar 3. Potret usulan pembuatan SMM online
14 satuan kerja di LIPI yang telah tersertifikasi SNI ISO 9001:2008 menjawab bahwa
setuju menggunakan metode “paperless”, dengan pengelolaan tergabung dalam intra
LIPI dan hanya 4 responden yang menyatakan pengelolaan web SMM berdiri sendiri
di satker mereka/terpisah dari Intra LIPI yang ada.
Sedangkan syarat-syarat yang dikemukakan terkait paperless dapat dilihat pada tabel
1:
Tabel 1. Kebutuhan Tampilan Web SMM
Kebutuhan Web SMM Keterangan
Tampilan Menarik pandangan mata, tidak kaku, sederhana, ditambahkan
identitas satker sesuai dengan kultur, contoh: seperti KR Bedugul
bertema Bali.
Konten Informatif, aplikatif, ada forum diskusi, konten dapat diakses
manajemen dan sivitas, substansi komprehensif. Format menu
yang mudah, sosialisasikan secara konsisten ke semua satker.
Navigasi Mudah, tidak rumit (User friendly), interaktif seperti situs dari kementrian lain, dapat diakses lewat hp/gadget, fitur mudah dipakai.
Jaringan Stabil, Tidak lambat
Jangan sering ganti sistem, kapasitas penyimpanan mencukupi.
76% 24%
Setuju
Pembahasan
Hasil penelitian menunjukan bahwa 76% responden menginginkan
pengelolaan web SMM dikelola dan digabungkan ke intra LIPI. Data ini sangat
beralasan karena tidak setiap Satuan kerja mempunyai penanggung jawab Teknologi
Informasi dan Komunikasi (TIK) sendiri. Alasan lainnya karena adanya tugas dan
fungsi dari satuan kerja yang telah menggunakan intra LIPI sebagai “area kerja” yang
resmi dan fungsi utama intra LIPI dalam menyebarkan informasi terkait keperluan
LIPI telah diakui oleh para sivitas LIPI.
Masalah kualitas tampilan maupun varialbel situs web ditangani dari
perspektif 'suara pelanggan'. Langkah ini diadopsi sebagai kerangka kerja untuk
mengidentifikasi kualitas situs web yang diminta oleh pengguna (Barnes, 2000).
Adapun syarat tambahan yang dikemukakan oleh responden selain penyebaran
kuisioner, adalah dengan wawancara. Responden menyatakan bahwa faktor dominan
yang dikemukakan tentang syarat tambahan yaitu pengelolaan perangkat keras
(server) diserahkan pada LIPI Pusat selaku pemegang tanggung jawab jaringan
komputer dan internet dan sejalan dengan intra LIPI. Faktor yang dikemukakan oleh
reponden adalah terkait substansi dari SMM yang akan dibuat menjadi online.
Substansi yang dimaksud adalah SMM yang telah dibuat dapata diintegrasikan ke
dalam berkas elektronik, guna memudahkan sivitas dalam menjalankan SMM di
satkernnya masing-masing.
Kedepannnya dengan berdasarkan hasil dari peneltian ini dan manfaat yang
dirasakan dan kepercayaan untuk memprediksi dan menjelaskan perilaku
keberlanjutan pengguna dalam sebuah situs web (Liao, 2006).
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Requirement/kebutuhan pembuatan SMM online yang berbasis web
merupakan salah satu cara mempermudah sivitas organisasi dalam mengakses
SMM, termasuk di 18 satuan-satuan kerja di LIPI yang telah tersertifikasi SNI ISO
9001:2008.
Keberadaan SMM online atau SMM yang dibuat dalam bentuk elektronik
yang digabungkan dengan intra LIPI diharapkan dapat melingkupi satuan kerja yang
memang membutuhkan sarana tersebut sebagai pembelajaran tahap awal. Kebutuhan
SMM di setiap satuan kerja/organisasi berbeda-beda tergantung dari Tugas dan
Fungsi dari (TUSI) satker dan ruang lingkup yang menjadi penekanan dalam SMM di
organisasi tersebut. Tahap awal dari pembuatan web SMM online adalah menerapkan
SMM ke dalam bentuk elektronik. Dari hipotesis awal dapat dilihat bahwa data hasil
dari wawancara sejalan dengan kebutuhan saat ini.
Hasil penelitian tahap pengembangan desain ini adalah bahwa kemudahan
pengguna dalam mengakses informasi menjadi jawaban yang dominan dengan
ketentuan yaitu tata letak informasi yang terdapat di situs SMM online dapat
membantu pengguna dalam mendapatkan informasi yang diinginkan. Desain SMM
online menekankan pada pengelolaan tata letak menu, informasi, kolom tanya jawab,
kontak dan lainnya dalam SMM. Kemudahan lainnya yang diharapkan responden
adalah dapat mengakses SMM melalui navigasi situs yang dapat menuntun kebutuhan
pengguna dalam menjalankan SMM di organisasinya. Konten SMM yang informatif
dan komunikatif akan menuntun pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugas yang
diharapkan. Tampilan yang lugas dan mudah untuk dipahami (user friendly). Sisi
lainnya dengan terpasangnya infrastruktur yang stabil merupakan salah satu bagian
yang penting dalam SMM online, tetapi tidak dibahas dalam makalah ini.
Pengembangan Selanjutnya
Pengembangan selanjutnya yaitu dengan memperluas requirement/kebutuhan
untuk SMM online dengan beberapa fitur tambahan yang nantinya diperlukan dalam
Kemudahan pengoperasian
Efisiensi
Tampilan
Bantuan Teknis Jaringan Stabil
Keamanan data
Persepsi pengguna Web desain
Gambar 4. Usulan penelitian selanjutnya
Informasi pada Gambar 4 menyatakan bahwa penambahan beberapa fitur/kotak yang
diperlukan dalam mendesain web SMM online. Pada kotak yang bergaris putus putus
merupakan satu area dalam membangun web SMM online, sedangkan kotak persepsi
pengguna merupakan kotak tambahan yang nantinya merupakan fitur tambahan yang dapat
memberi masukan pada pengelola web SMM online, terkait substansi yang nantinya akan
diperlukan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penelitian ini dapat terselenggara atas biaya Daftar Isian Proyek Anggaran
(DIPA) Pusat Penelitian Sistem Mutu dan Teknologi Pengujian (P2SMTP) –Lembaga
Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) tahun 2015, sesuai dengan kontrak nomor
023/JI.2/SK.AP/I/2015 tentang Organisasi, Susunan Personalia, Tugas dan Tanggung
Jawab Pelaksana Kegiatan DIPA Persiapan Efektifitas Manajemen P2SMTP-LIPI
dengan Electronic Quality Management Systems (e-QMS). Para Penulis mengucapkan
terima kasih kepada para responden, yaitu para Wakil Manajemen dan atau Sekretaris
Wakil Manajemen di 18 satuan kerja di LIPI, yang telah mendapatkan sertifikat SNI
ISO 9001:2008 sebagai pengakuan implementasi Sistem Manajemen Mutu di satuan
DAFTAR PUSTAKA
Barnes. Stuart and Vidgen. Richard. 2000. WebQual: An Exploration of Website Quality. ECIS 2000 Proceedings. Paper 74
Bermes, Barbara. 2015, Lean Website: Beca use web performance simply matter, Published Site point.
Domínguez, Silvia.Hollstein, Betina. 2014.Mixed Methods Social Networks Research:Design and Applications. Cambridge University Press, New York.
Ellahi. A. et al. 2013. Key quality factors affecting users’ perception of social networking
website.Journal of Retailing and Consumer Services 20 (2013) 120–129.
Gaspersz, Vincent. 2002. ISO 9001:2000 and Continual Quality Improvement.Gramedia Pustaka Utama. Jakarta
Liao C. et al. 2006. The Roles of Habit and Web Site Quality in e-Commerce. International Journal of Information Management 26 (2006) 469–483
Priede, Janis. 2012. Implementation of Quality Management System ISO 9001 in the World and its Strategic Necessity. Social and Behavioral Sciences 58 (2012): 1466-1475
Rochaety, Eti. 2005. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan. Bumi Aksara. Jakarta
Sheperis et al. 2010.Counselling Research Quantitative, Qualitative, And Mixed Methods.Pearson Education, Inc
Simanjuntak. P.J.2011. Manajemen dan Evaluasi Kinerja. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta
