BAB II
KAJIAN TEORI
2.1 Standart Operating Procedure (SOP) 2.1.1 Pengertian SOP
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di
implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku.
Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.
2.1.2 Tujuan dan Manfaat SOP
a. Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
b. Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
d. Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
e. Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
f. Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis
2.1.3 Tahapan Penyusunan SOP
a. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
b. Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.
c. Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.
d. Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
f. Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan.
Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.
g. Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
h. Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses pembahasan.
i. Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.
j. Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP. 2.1.4 Cara Menyusun SOP
c. Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis dikirim kepada supplier“
d. Gunakan kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“. e. Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami. f. Buat bagan alurnya (flow chart).
g. Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.
h. Buat dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).
i. Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
j. Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
k. Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.
2.1.5 Standar Operating Procedure Layanan Unggulan sebagai prioritas Kementrian Keuangan
Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedure)
Layanan Unggulan Kementerian Keuangan yang selanjutnya
disebut SOP Layanan Unggulan, adalah kegiatan atau rangkaian
kegiatan yang dibakukan dalam rangka pemenuhan kebutuhan
pelayanan eksternal dan/atau internal sesuai dengan peraturan
perundang-undangan untuk kepentingan masyarakat atau para
pemangku kepentingan lainnya atas jasa dan/atau pelayanan
Dalam organisasi pemerintah, SOP diperlukan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Pelayanan publik yang optimal dipercaya dapat meningkatkan kepercayaan
masyarakat kepada pemerintah. Kondisi ini memotivasi partisipasi sukarela masyarakat pada program pemerintah.
Kementerian Keuangan memandang bahwa SOP dapat memberikan kepastian hukum dan transparansi bagi stakeholder. Bagi internal organisasi SOP memperjelas persyaratan dan target pekerjaan dalam format yang siap diaplikasikan pada pekerjaan, serta memberikan informasi dengan detail apa yang diharapkan oleh organisasi untuk dilakukan oleh pegawai dalam situasi yang dialami/ dihadapi. Sementara, bagi pimpinan Kementerian Keuangan SOP dapat menyediakan informasi bagi perumusan strategi, dan menyediakan informasi implementasi peraturan perundang-undangan. Sejalan dengan pengembangan organisasi, SOP bermanfaat sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian serta meningkatkan akuntabilitas.
SOP Layanan Unggulan disusun oleh masing-masing unit
Eselon I di lingkungan Kementerian Keuangan guna memberikan
kepastian pelayanan, antara lain terhadap proses, jangka waktu
penyelesaian, biaya atas jasa pelayanan, dan persyaratan
SOP Layanan Unggulan digunakan sebagai acuan bagi
seluruh unit Eselon I, baik di kantor pusat maupun instansi vertikal
dan unit pelaksana teknis di lingkungan Kementerian Keuangan
dalam rangka pelaksanaan pelayanan publik.
Kementerian Keuangan pada saat ini telah berhasil
menyusun 6.820 SOP, dengan 35 SOP diantaranya dipilih menjadi SOP unggulan (quick win). Untuk menjaga mutu pelayanan kepada masyarakat, pelaksanaan SOP akan terus dimonitor, dievaluasi, dan disempurnakan secara berkesinambungan, sehingga terwujud pelayanan prima.
2.2 Dokumen CK-1
Dokumen CK-1 adalah dokumen yang digunakan oleh pengusaha untuk pemesanan pita cukai tertentu. Pengusaha yang telah mengajukan dokumen PPPPC dapat mengajukan CK-1 kepada Kepala Kantor untuk mendapatkan pita cukai. Jumlah pita cukai yang dipesan dengan CK-1 disesuaikan dengan jumlah persediaan pita cukai yang ada di kantor atau kantor pusat. Unit pelaksana untuk melakukan proses dokumen CK-1 ini adalah petugas loket pondok, seksi pelayanan kepabean dan cukai, seksi perbendaharaan, dan subbagian umum.
2.3 Fasilitas dan Pelayanan a. Portal Pengguna Jasa
manapun, kapanpun berada asalkan terhubung dengan internet. Sistem ini berbasis web sehingga user cukup menggunakan browser saja.
Portal ini terdiri dari berbagai sub sistem / modul yang terintegrasi satu sama lain. Mulai dari modul registrasi
kepabeanan, modul layanan seperti cukai online dan perijinan online, modul informasi seperti browse PIB dan PEB, sampai modul untuk melakukan pengaduan. Sistem dalam portal ini juga dilengkapi dengan publikasi data referensi yang digunakan dalam banyak sistem seperti data gudang, data satuan, dan lainnya.
Selain sebagai sistem layanan, portal ini adalah bentuk transparansi kepada User Pengguna Jasa di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai yaitu para user dapat secara realtime melihat status dari layanan yang diajukan. Seperti pada browse data PIB, user dapat langsung mengetahui status terakhir dari PIB yang diajukan. Pada layanan perijinan online, user dapat langsung mengetahui sudah sampai mana proses dokumennya, sudah selesai atau belum.
tidak diperlukan banyak user id dan password untuk masing-masing aplikasi.
b. Registrasi Kepabean
Registrasi Kepabeanan adalah kegiatan pendaftaran yang dilakukan pengguna jasa kepabeanan dan cukai (importir, eksportir, ppjk, pengusaha barang kena cukai, pengagkut, pengusaha kawasan berikat dan sejenisnya) ke Direktorat Jenderal Bea dan Cukai untuk mendapatkan nomor identitas kepabeanan. Nomor Identitas
Kepabeanan yang selanjutnya disingkat NIK adalah nomor identitas yang bersifat pribadi atau juga perusahaan, yang digunakan untuk mengakses atau berhubungan dengan sistem kepabeanan yang menggunakan teknologi informasi maupun secara manual. Tujuan registrasi kepabean adalah:
1. Untuk mendapatkan NIK sebagai identitas pengguna jasa kepabeanan dan cukai
2. Agar bisa bisa memiliki akses ke sistem kepabeanan dan cukai yang disediakan untuk kegiatan operasional kepabeanan dan cukai
3. Sebagai data awal untuk profiling pengguna jasa.
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai menyelenggarakan registrasi Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan dan Cukai ( PPJK ) secara online dalam rangka membuat sistem registrasi yang terpusat dengan tujuan mudah diaplikasikan khususnya oleh PPJK. Dan tentunya kemudahan bagi Bea Cukai untuk mendata secara nasional dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada market forces/pengguna jasa.
Seiring dengan perkembangan tekhnologi informasi yang semakin memudahkan pekerjaan dalam berbagai bidang, tidak berlebihan jika sistem registrasi PPJK kami adakan secara online internet. Melalui sarana seperti ini PPJK dapat melakukan
registrasi dari kantor masing-masing dengan terhubung ke website Direktorat Jenderal Bea dan Cukai yaitu di
http://www.regppjk.beacukai.go.id. Kemudian mengikuti dan menunggu hasil dari proses registrasi yang diajukan. Bila dalam proses registrasi terdapat kendala ataupun masalah melalui alamat yang sama dapat mengirimkan pertanyaan atau saran dan
mendapatkan replay juga secara online.
data-data PPJK yang telah teregistrasi sehingga mempermudah melakukan proses importsi barangnya yang pada akhirnya
meningkatkan kemudahan dalam melakukan kegiatan ekonominya.
d. Portal Internet Pegawai
Ini adalah aplikasi yang dikhususkan untuk Pegawai Direktorat Jenderal Bea dan Cukai yang digunakan untuk mengakses data-data dan informasi yang bersifat internal Bea Cukai seperti informasi mutasi, pemanggilan diklat, bea siswa dan sejenisnya yang sebelumnya dapat diakses di
website www.beacukai.go.id
Cara mengaktifkan user sangat mudah yaitu dengan mengisi form aktivasi kemudian membuat password. Sementara untuk pegawai yang sudah memiliki user id dan password tidak perlu melakukan aktivasi user, silahkan langsung sign in
