Petunjuk Operasional
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) Versi 3.5
Petunjuk operasional ini membahas langkah demi langkah yang harus dilakukan PPK di dalam
aplikasi. Pembuatan petunjuk operasional ini untuk membantu PPK menggunakan aplikasi SPSE Versi
3.5. Diharapkan dengan adanya petunjuk operasional ini, PPK lebih mudah dalam menggunakan aplikasi
dan dapat langsung melengkapi data‐data yang masih kurang ke dalam aplikasi SPSE.
Walaupun dalam menyusun petunjuk operasional ini penulis telah berusaha menyampaikan
materi secara lengkap dan terstruktur, tentunya setiap karya tidak ada yang benar‐benar sempurna
sehingga mungkin petunjuk operasional ini kurang dapat memenuhi kebutuhan para pengguna aplikasi
atau mungkin para pengguna aplikasi masih mengalami kesulitan atau masalah setelah membaca
petunjuk operasional ini. Penulis membuka kesempatan lebar‐lebar bagi para pengguna aplikasi untuk
melakukan konsultansi mengenai berbagai kesulitan yang dihadapi, khususnya mengenai apa yang telah
dijelaskan dalam petunjuk operasional ini melalui telepon/fax di 021‐7822803 ataupun email di
lpse@pertanian.go.id.
Semoga petunjuk operasional ini cukup membantu memudahkan pekerjaan Anda dalam
menggunakan aplikasi SPSE.
Jakarta, Januari 2014
Penulis
PENDAHULUAN
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 18 Tahun 2012
Tentang E‐Tendering mengatur mengenai keterlibatan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) terkait dengan
proses pengadaan secara elektronik menggunakan aplikasi SPSE. PPK menyerahkan rencana
pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang berisikan paket, spesifikasi teknis, Harga Perkiraan Sendiri
(HPS) dan rancangan umum kontrak kepada Kelompok Kerja Unit Layanan Pengadaan (Pokja ULP). Selain
itu PPK wajib untuk membuat kode akses (user ID dan password) pada aplikasi SPSE yang nantinya akan
digunakan PPK untuk mengupload dokumen Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) dan
setelah dokumen kontrak sudah ditandatangani oleh kedua belah pihak (PPK dan pemenang penyedia
barang/jasa) diakhir proses pengadaan barang/jasa secara elektronik.
I. Hierarki Pembuatan Kode Akses ke SPSE
Pembuatan kode akses untuk aplikasi SPSE berjenjang. Untuk pembuatan kode akses panitia
pengadaan barang/jasa dan PPK diproses oleh Admin Agency.
Admin PPE
(Pusat Pelayanan Elektronik)
(PUSDATIN)
Admin Agency
(PUSDATIN)
Verifikator
(Biro Keuangan
dan
Perlengkapan)
Auditor
(Itjen, BPK, dll)
Panitia
(Pokja ULP
Instansi)
PPK
(PPK Instansi)
Helpdesk
(PUSDATIN)
Rekanan /
Penyedia
Pengadaan Barang / Jasa
II. Alur Pembuatan Kode Akses ke SPSE
melampirkan SK PPK serta surat permintaan pembuatan kode akses yang ditujukan kepada
Ketua LPSE Kementerian Pertanian.
Gbr 2.2 Formulir Pembuatan Kode Akses PPK
III. Menu Aplikasi Untuk PPK
III.1 Menu Login
Untuk mengunggah SPBJ dan kontrak, PPK harus login terlebih dahulu ke dalam aplikasi
SPSE (http://lpse.pertanian.go.id) dengan mengklik .
Gbr 3.1.1 Menu Login 1. Klik tombol Login
Non Penyedia
2. Isi User ID dan
password
3. Klik tombol
Gbr 3.1.2 Menu Home
Keterangan gambar:
1. Pencarian : digunakan untuk mencari pengadaan yang ada dalam akun PPK dengan
6. Kontrak : digunakan untuk mengunggah dokumen kontrak.
III.2 Unggah SPPBJ
Untuk mengunggah SPPBJ, PPK harus mengklik tombol pada menu
untuk masuk ke dalam Formulir Penunjukan Penyedia barang/Jasa (SPPBJ).
Informasi yang harus disiapkan oleh PPK adalah nomor SPPBJ, tanggal pembuatan SPPBJ
serta dokumen SPPBJ itu sendiri. Bila data tesebut sudah lengkap, PPK tinggal
memasukkan data yang ada kemudian mengklik tombol . Ketika tombol
sudah diklik, dokumen SPPBJ akan muncul dibagian Daftar Penunjukan Penyedia
Barang Jasa.
1.Isi Nomor SPPBJ
2. Isi tanggal
pembuatan SPPBJ
3. Klik
tombol
pada nama
pemenang
4. Klik tombol Pilih File untuk unggah
dokumen. Dokumen yang berhasil dilampirkan, akan muncul ukuran file
(file size).
5. Klik
tombol
Kirim
Gbr 3.2.1 Formulir Penunjukan Penyedia Barang Jasa (SPPBJ)
Keterangan gambar:
1. Kode Lelang : adalah kode lelang yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah
otomatis terisi.
2. Nama Paket : adalah nama pengadaan yang akan dimasukkan SPPBJ oleh PPK dan sudah
otomatis terisi.
4. Tanggal Buat : adalah tanggal SPPBBJ dibuat yang harus diisi oleh PPK dengan cara
mengklik kemudian pilih tanggal yang sesuai.
5. SPPBJ ditujukan kepada : adalah informasi nama rekanan dan alamat email pemenang.
Informasi ini sudah otomatis terisi bila ketua panitia pengadaan barang/jasa sudah
memproses tahapan menetapkan pemenang dan mengumumkan pemenang.
6. Dokumen SPPBJ : adalah dokumen SPPBJ dengan tipe file PDF. Dokumen diunggah
dengan cara mengklik tombol dan pilih file SPPBJ yang akan
diinputkan.
Permasalahan!
1. Tanya :
Bagaimana bila nama pemenang tidak muncul?
Jawab :
PPK dapat meminta ketua panitia untuk memproses terlebih dahulu tahapan
penetapan pemenang dan pengumuman pemenang.
3. Tanya :
Bagaimana bila ukuran file tidak muncul ketika tombol sudah
diklik?
Jawab :
1. Cek nama file. Nama file yang terlalu panjang akan mengakibatkan dokumen tidak
dapat diunggah.
2. Coba dengan browser lain. Aplikasi paling compatible dengan browser Google
Chrome.
4. Tanya :
Bagaimana bila SPPBJ ada dokumen revisi?
Jawab :
PPK dapat mengunggah SPPBJ revisi dengan cara yang sama dengan cara unggah
dokumen SPPBJ. Dokumen SPPBJ yang sudah diunggah tidak dapat dihapus. Semua
dokumen yang sudah diunggah akan disimpan pada Daftar Penunjukan Penyedia
Barang Jasa. Pada Daftar Penunjukan Penyedia Barang Jasa terdapat informasi Nomor
SPPBJ, Dokumen (nama file SPPBJ), tanggal kirim SPPBJ ke dalam aplikasi dan status
PPK dapat meminta ketua panitia untuk memproses terlebih dahulu tahapan
penetapan pemenang dan pengumuman pemenang.
6. Tanya :
Apakah tipe file selain PDF bisa diupload untuk SPPBJ?
Jawab :
Tidak. Tipe file yang dapat diterima oleh aplikasi hanya tipe file PDF. Aplikasi akan secara
otomatis memberikan notifikasi saat pengguna mengunggah file dengan tipe file selain
PDF.
III.3 Unggah Kontrak
3.Isikan informasi singkat
terkait proses pengadaan
yang berjalan
4. Klik tombol Pilih File untuk
unggah file kontrak dengan
tipe file PDF.
5.Klik tombol
Simpan
Gbr 3.3.1 Halaman Menu Unggah Kontrak
Keterangan gambar:
Form Informasi Paket
1. Kode Lelang : informasi mengenai kode pengadaan.
2. Nama Paket : informasi nama pengadaan.
3. Lokasi : informasi lokasi pengadaan akan dilaksanakan.
4. Anggaran : informasi tahun anggaran dan sumber dana anggaran pelaksanaan
pengadaan.
5. Satuan Kerja : informasi penyelenggara pengadaan barang/jasa.
6. Pagu : informasi dana pagu pengadaan.
7. HPS : informasi HPS pengadaan.
Form Informasi Kontrak
1. Nomor Kontrak : diisi dengan nomor kontrak yang sudah dibuat oleh PPK.
2. Nomor Rekening : diisi dengan nomor rekening milik penyedia barang/jasa yang
memenangkan pengadaan barang/jasa.
3. Nilai Kontrak : diisi dengan nilai kontrak yang sudah disepakati.
7. Informasi Lainnya : diisi informasi singkat mengenai proses pengadaan secara
elektronik.
8. Dokumen : dokumen kontrak harus dalam tipe file PDF. Dokumen kontrak yang
diunggah minimal dokumen kontrak tanpa lampiran dan jaminan
penawaran/jaminan pelaksanaan.
Permasalahan!
1. Tanya :
Bagaimana bila dokumen kontrak yang diunggah salah? Apakah bisa diubah?
Jawab :
Dokumen kontrak dapat diubah dengan menghapus dokumen lama kontrak terlebih
dahulu. Cara mengupload dokumen kontrak baru :
Gbr 3.3.2 Kotak Pesan Notifikasi Pengahapusan Dokumen Kontrak
c. Setelah kontrak berhasil dihapus, proses penginputan dokumen kontrak
dapat dilakukan kembali.
III.4 Menu Log Akses
Menu merupakan catatan akses terakhir yang dilakukan oleh pengguna.
Pada menu ini terdapat keterangan waktu pengguna login dan logout aplikasi serta
keterangan lokasi tempat aplikasi diakses dalam bentuk alamat IP.
menggunakan password pengguna sehingga disarankan agar pengguna segera
mengganti password awal.
III.5 Menu Ganti Password
Bila pengguna ingin mengubah password awal yang diberikan oleh Admin Agency,
penguna dapat menggunakan menu . Pengguna harus menginputkan
password lama, password baru dan mengetikkan ulang password baru kemudian klik
dengan panjang password minimal 6 karakter.
3. Ulangi Password : ketikkan ulang password baru yang diinginkan oleh pengguna.
Tips membuat password yang aman:
1. Panjang password minimal 12 karakter dengan kombinasi huruf dengan angka, misal
p455w0rd 4dm1n.
III.6 Menu Logout
Menu digunakan sudah selesai melakukan proses yang
dilakukannya. Sebaiknya menu
bila pengguna
tetap dipergunakan meskipun komputer
