WAT E S , 1 M A R E T 2 0 1 6
PENYUSUNAN PERENCANAAN
KEBUTUHAN SDM BERBASIS
ANALISIS BEBAN KERJA
UU KEPEGAWAIAN
U U 8 TAHUN
1974 U U 43 TAHUN 1999
U U 5 TAHUN 2014
COMFORT ZONE TO
PRINSIP DASAR UU ASN
Pengembangan “sistem merit ” dalam kebijakan dan manajemen ASN dengan ciri-ciri:
Seleksi dan promosi secara adil dan kompetitif
Menerapkan prinsip fairness
Penggajian, reward and punishment berbasis
kinerja
Standar integritas dan perilaku untuk
kepentingan publik
Manajemen SDM secara efektif dan efisien
Melindungi pegawai dari intervensi politik & dari
tindakan semena-mena.
SISTEM MERIT
Sistem Merit adalah kebijakan dan Manajemen ASN yang berdasarkan pada
kualifikasi,
kompetensi, dan
kinerja secara adil dan wajar
dengan tanpa membedakan latar belakang :
politik, ras,
warna kulit, agama,
asal usul,
jenis kelamin,
status pernikahan, umur, atau
TUJUAN UU ASN
melayani
masyarakat dan dunia usaha/ investasi.
MENCIPTAKAN BIROKRASI
BERSIH,
KOMPETEN
DAN
MELAYANI
kompeten
terhadap tugas dan tanggung jawab yang diemban
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
A
S
N
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1.Berstatus pegawai tetap
2.Memiliki NIP secara nasional;
3.Sebagai pembuat kebijakan;
4.Dapat menduduki jabatan pimpinan tinggi
pemerintahan;
PEGAWAI PEMERINTAH dengan PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1.Diangkat Dgn Perjanjian Kerja;
2.Dapat diberikan No Induk Pegawai Perjanjian Kerja;
HAK PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA
A
S
N
PEGAWAI NEGERI SIPIL (PNS)
1. Gaji, tunjangan, dan fasilitas; 2. Cuti;
3. Jaminan pensiun dan jaminan hari tua; 4. Perlindungan; dan
5. Pengembangan kompetensi.
PEGAWAI PEMERINTAH dengan PERJANJIAN KERJA (PPPK)
1. Gaji dan tunjangan; 2. Cuti;
3. Perlindungan; dan
JABATAN (UU ASN)
JABATAN ADMINISTRASI JABATAN FUNGSIONAL
PENYUSUNAN KEBUTUHAN
A.
ANALISIS JABATAN
B.
ANALISIS BEBAN KERJA
C.
FORMASI EKSISTING
D.
BELANJA PEGAWAI
E.
JUMLAH PENDUDUK
ANALISIS JABATAN
PROSES, METODE DAN TEKNIK UNTUK
MEMPEROLEH DATA JABATAN YG DIOLAH
MENJADI
INFORMASI
JABATAN
DAN
Analisis jabatan pada hakekatnya adalah
analisis organisasi.
Aspek pokok yang dianalisis adalah
pelaksanaan pekerjaan yang menjabarkan
fungsi yang ada di setiap unit kerja.
Penjabaran fungsi idealnya harus tercermin
pelaksanaan tugas oleh semua pegawai
yang berada di unit kerja tersebut.
Mandat
Mandat OrganisaDisain
si
Bisnis Analisis Analisis JabatanJabatan JabatanJabatanUraian Uraian
Spesifika si Jabatan
Spesifika si
Jabatan
=
Harmonisx
x OrganisasDisain i
Bisnis Analisis Analisis JabatanJabatan JabatanJabatanUraian Uraian SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan
=
Tidak Efektif
Mandat
Mandat
x
x
OrganisasStruktur iBisnis Analisis Analisis JabatanJabatan JabatanJabatanUraian Uraian SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan
=
SalahLangkahMandat
Mandat OrganisasDisain i
Bisnis Analisis Analisis JabatanJabatan JabatanJabatanUraian Uraian SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan
=
FrustasiProses ANALISIS JABATAN
1
Mandat OrganisasDisain i
Jabatan JabatanJabatanUraian Uraian SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan
=
Tidak Terarah
x
x
Mandat
Mandat OrganisasDisain i
Bisnis
x
x
xx JabatanJabatanUraian Uraian SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan=
BingungMandat
Mandat OrganisasDisain i
Bisnis Analisis Analisis JabatanJabatan
x
x
xx SpesifikasSpesifikasi Jabatani Jabatan=
“Chaos”Mandat
Mandat OrganisasDisain i
1. Adanya “lompatan proses” pada praktek yang dilakukan selama ini; 2. Tanpa melakukan pemetaan binis proses dan analisis jabatan terlebih
dahulu, cenderung menghasilkan uraian jabatan yang “seragam”;
3. Uraian jabatan yang “seragam” akan menyulitkan dalam
mengidentifikasi indikator kinerja (KPI) secara spesifik dan terukur;
Mandat
Mandat Disain
Organisasi
Disain
Organisasi OrganisasiOrganisasiStruktur Struktur Proses Proses BisnisBisnis JabatanJabatanAnalisa Analisa JabatanJabatanUraian Uraian Spesifikasi Spesifikasi JabatanJabatan =Harmonis
Prakte k Terbai
k
Mandat ? OrganisasiStruktur ? ? JabatanUraian Spesifikasi Jabatan = ?
“lompatan proses” “lompatan proses”
Kondisi Saat Ini
Kesenjangan
APA HASIL ANALISIS JABATAN
•
NOMEN KLATUR JABATAN
•
JENIS JABATAN
•
PETA JABATAN
•
URAIAN JABATAN
•
SYARAT JABATAN
•
RISIKO JABATAN
•
HARGA JABATAN
•
JENIS DAN SIFAT PEKERJAAN
ANALISIS
PERHITUNGAN KEBUTUHAN ASN
Pegawai setiap Tahun memiliki Jam Kerja Efektif 1250 Jam Kerja
PERMENPAN NO. 33 TAHUN 2011
PERMENPAN NO. 26 TAHUN 2011
5
HAN ASN KEKURAN
GAN
Pemerintah Daerah:
a. Rasio belanja pegawai;
b. Jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun;
c. Alokasi formasi CPNS tahun sebelumnya yang tidak terlaksana;
d. Jumlah pegawai yang ada pada saat ini;
e. Perbandingan jumlah pegawai ASN dengan jumlah penduduk.
f. Daerah baru pemekaran;
g. Alokasi formasi diutamakan jabatan fungsional;
h. Kebijakan yang mendukung percepatan pembangunan nasional;
i. Ruang lingkup instansi.
Pemerintah Daerah:
a. Rasio belanja pegawai;
b. Jumlah PNS yang mencapai batas usia pensiun;
c. Alokasi formasi CPNS tahun sebelumnya yang tidak terlaksana;
d. Jumlah pegawai yang ada pada saat ini;
e. Perbandingan jumlah pegawai ASN dengan jumlah penduduk.
f. Daerah baru pemekaran;
g. Alokasi formasi diutamakan jabatan fungsional;
h. Kebijakan yang mendukung percepatan pembangunan nasional;
i. Ruang lingkup instansi.
FAKTOR-FAKTOR
KEBIJAKAN KEBUTUHAN SDM APARATUR
PENATAAN ORGANISASI PENATAAN SDM APARATUR
PROFILING - K1-K2-K3 KEKURANGAN - DISTRIBUSI – REALOKASI – REKRUT BARU PENYELENGGARAAN PEMERINTAH AN EFETIF EFISIEN
Distribusi pegawai tidak
merata pegawai sejak
2012
Penurunan jumlah pegawai sejak
2012
Zero Growth secara Nasional Secara Instansional menggunakan
3 pola:
Growth, Zero Growth, Minus Growth
Batas Usia Pensiun (BUP)
2014-2018
Pengertian
1. Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat PNS
yang diperlukan dalam suatu satuan organisasi Negara untuk mempu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.
2. Persediaan pegawai adalah jumlah PNS yang dimiliki
saat ini. Persediaan pegawai disebut juga Bezetting.
3. Analisis kebutuhan pegawai adalah proses yang
dilakukan secara logic, teratur, dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan.
Analisis kebutuhan pegawai dilakukan agar pegawai memiliki pekerjaan yang jelas sehingga pegawai secara nyata terlihat sumbangan tenaganya terhadap pencapaian misi organisasi atau program yang telah ditetapkan.
4. Standar kemampuan rata-rata pegawai adalah standar kemampuan yang menunjukkan ukuran energi rata-rata yang diberikan seorang pegawai atau sekelompok pegawai untuk memperoleh satu satuan hasil.
5. Beban kerja adalah sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam satu satuan waktu
Aspek Pokok
1. Beban Kerja : Beban kerja merupakan aspek pokok
yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan.
2. Standar kemampuan rata-rata : Standar kemampuan
rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil.
3. Waktu Kerja : Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah
waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja.
Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF (kalender – libur) dan JAM KERJA EFEKTIF (30% dr jam kerja formal).
Penghitungan beban kerja
Beban kerja ditetapkan melalui program unit
kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan
Volume beban kerja merupakan jumlah satuan
Merupakan ukuran yang menunjukkan
kemampuan menyelesaikan satu tugas
jabatan atau sekelompok tugas dalam periode
waktu tertentu.
Standar kemampuan yang diukur dari satuan
waktu disebut dengan Norma Waktu.
Norma waktu adalah satu satuan waktu
yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh.
Rumus:
Norma waktu = orang x waktu Hasil
Standar Kemampuan Rata-Rata
Pegawai
• Standar kemampuan yang diukur dari satuan
hasil disebut dengan Norma hasil.
Norma Hasil adalah satu satuan hasil
dapat
diperoleh dalam waktu berapa lama
Rumus:
Norma Hasil = Hasil orang x waktu
Contoh:
Waktu kerja efektif adalah waktu kerja yang secara
efektif digunakan untuk bekerja.
Waktu kerja efektif terdiri atas: 1. Hari Kerja Efektif
2. Jam Kerja Efektif
Hari Kerja Efektif
5 hari kerja
• 1 Tahun = 365 hari
• Hari Minggu= 52 hari
• Hari Sabtu = 52 hari
• Hari libur lain = 14 hari
• Cuti Tahunan = 12 hari Hari kerja efektif = 365 – 130
= 235 hari
Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti.
6 hari kerja
• 1 Tahun = 365 hari
• Hari Minggu = 52 hari
• Hari libur lain= 14 hari
• Cuti Tahunan = 12 hari Hari kerja efektif = 365 – 78
Jam kerja
efektif
adalah jumlah jam kerja
formal dikurangi dengan waktu kerja yang
hilang karena tidak bekerja
(allowance)
seperti
makan, sholat, dan sebagainya
.
Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya
digunakan ukuran dalam 1 minggu.
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 Jam dengan rincian:
- Senin s.d. Kamis:
pukul 7.30 – 12.00 WIB = 4,5 jam pukul 12.00- 13.00 WIB = istirahat pukul 13.00- 16.00 WIB = 3 jam
7,5 jam x 4 (hari) = 30 jam
- Jum’at:
pukul 7.30 – 11.30 WIB = 4 jam pukul 11.30 -13.00 WIB = istirahat pukul 13.00 -16.30 WIB = 3,5 jam
7,5 jam
Perhitungan jam kerja efektif
Jumlah jam kerja formal 1 minggu = 37,5 jam
5 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam •Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5 = 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
= (25 : 5) = 5 jam
6 hari kerja
•Allowance 30% = 12,5 jam •Jam kerja efektif 1 Minggu
= 37,5 – 12,5 = 25 jam
•Jam kerja efektif 1 hari
Konversi waktu kerja efektif
(5 hari kerja)
JAM HARI MINGGU BULAN TAHUN
JAM - 5 25 110 1250
HARI 5 - 5 22 235
MINGGU 25 5 - 4/5 52
BULAN 110 22 4/5 - 12
TAHUN
-Prinsip Penyusunan Formasi Pegawai
Dalam penyusunan formasi pegawai
hendaknya memperhatikan prinsip-prinsip
sebagai berikut
:
Setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai
dengan beban kerjanya;
Setiap perpindahan dalam posisi jabatan baik
karena adanya mutasi atau promosi, dapat
dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong;
Selama beban kerja organisasi tidak berubah,
TEKNIK PERHITUNGAN BEBAN KERJA
Dalam penyusunan/perhitungan formasi
pegawai dilakukan beberapa tahapan yaitu,
Analisis Jabatan
Perkiraan persediaan pegawai,
Perhitungan kebutuhan pegawai,
Analisis Jabatan
Persediaan pegawai adalah jumlah pegawai yang dimiliki oleh suatu unit kerja.
Perkiraan persediaan pegawai tahun yang akan datang adalah perkiraan yang terdiri atas pegawai yang ada dikurangi jumlah yang pensiun pada tahun yang bersangkutan.
Langkah-langkah menetapkan persediaan pegawai adalah sebagai berikut:
Menyusun daftar jabatan
Menyusun daftar jabatan beserta ringkasan uraian tugasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat
pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain yang bukan menjadi syarat mental.
Langkah ini dapat dinyatakan dalam tabel berikut
Contoh :
TABEL I : DAFTAR JABATAN UNIT KERJA : Bagian Kepegawaian
No. Nama
ikan Diklat Penga-laman Keahlian Keteram-pilan
1 Kepala Bagian
Kepegawaia n
Memimpin dan mengkoordinasi kan kegiatan perencanaan Isi sesuai ringkasan urairan tugasnya
No. Nama
kan Diklat Penga-laman Keahlian Keteram-pilan
3 Kapala
Subbagian .. …… dst …… S1 dst dst dst dst
4 Pemroses mutasi
No. Nama Jabatan
Ikhtiar Tugas
Syarat Jabatan
Pendidi
kan Diklat Penga-laman Keahlian Keteram-pilan
6 Penata arsip kepegawaia n
Menata arsip
kepegawaian SMA Kearsipan Administrasi persurata n
Pengelola an arsip
7 Dst dst dst dst dst dst dst
Menyusun daftar pegawai menurut jabatan.
No. Nama Jabatan
Pegawai Kualifikasi Pegawai
Nama
Diang-kat Pensiun Pendidikan Diklat Penga-laman Keahlian Keteram-pilan
1. Kepala Bagian Ke-pegawaian
Drs. Eko, M.M
1980 2008 S2 Pim III Kasub-bag
Kepeg Adm. Kepeg
Daftar pegawai menurut jabatan memuat nama jabatan, nama pegawai, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan kualifikasi pegawai yang bersangkutan. Daftar pegawai menurut jabatan dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 2)
No
. JabatanNama Pegawai Syarat Jabatan
Nama
Diang-kat Pensiun Pendidikan Diklat Penga-laman Keahlian m-pilanKetera
3. Kepala Subbagian ………..
Maman,
S.H. 1979 2009 S1 Pim IV Kearsiapan Kearsiapan
4. Pemroses mutasi
1990 2022 D III Teknis
Kepeg Adm Kepeg Adm Kepeg
5 Penyusun formasi pegawai
1. Erna 2. ……. 3. ……
1995 2029 SMA Teknis
Kepeg Adm Kepeg Adm Kepeg
6. Penata
1991 2005 SMA Kearsiapa
Membuat perkiraan perubahan komposisi
Pensiun Promosi Mutasi
2015 2016 2017 201 5
2016 2017 2015 2016 2017
1. Kabag
Membuat perkiraan perubahan komposisi pegawai yang akan pensiun dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi pegawai dalam jabatan. Perkiraan ini
dapat disusun dalam tabel berikut (Tabel 3).
Contoh :
No. Nama Jabatan
Pegawai Yang ada
Pensiun Promosi Mutasi
2015 2016 2017 201
5 2016 2017 2015 2016 2017
5 Penyusunan Formasi Pegawai
3 - - - 1
6 Penata ArsipKe-pegawaian
2 - - - 1
-7 dst dst dst dst dst dst dst dst dst dst dst
Membuat perkiraan persediaan pegawai
Membuat perkiraan persediaan pegawai untuk waktu yang ditentukan dengan inventarisasi pegawai yang sudah bersih yaitu inventarisasi yang sudah tidak mencantumkan lagi pegawai yang pensiun dalam waktu
sampai penyusunan perencanaan.
Perkiraan ini dapat disusun dalam tabel berikut (tabel 4)
Contoh :
Tabel 4 : PERKIRAAN PERSEDIAAN PEGAWAI Tahun 2015 s.d. 2017 Unit Kerja : Bagian Kepegawaian
No. Nama
Jabatan
Pegawai Yang ada
Persiaan
2015 2016 2017
1. Kabag Kepegawaian 1 1 1
-2. Kasub Bag 1 1 1 -3. Kasub Bag 1 1 1
-4. Pemroses mutasi pegawai 5 5 3 2
5. Penyusun formasi pegawai 3 3 3 2
6. Penata arsip kepegawaian 2 2 1 1
7. dst dst dst dst dst
Perhitungan Kebutuhan Pegawai
Perhitungan dengan metoda umum/ metoda beban kerja
Perhitungan kebutuhan pegawai untuk jabatan fungsional umum/non struktural menggunakan acuan dasar data pegawai yang ada serta peta jabatan dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang digunakan dalam menghitung
kebutuhan pegawai adalah uraian jabatan. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan pegawai adalah mengidentifikasi beban kerja melalui/dari:
Hasil kerja Objek kerja Peralatan kerja
Tugas per tugas jabatan
Pendekatan Hasil Kerja
Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan menggunakan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang dipergunakan adalah :
Wujud hasil kerja dan satuannya
Jumlah beban kerja yang tercermin dari target hasil kerja yang
harus dicapai
Standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja.
Rumus menghitung kebutuhan pegawai dengan pendekatan metoda ini adalah :
∑Beban kerja
Contoh :
Jabatan : Penyortir surat
Hasil kerja : Surat yang telah disortir
Beban kerja/target hasil : 2.500 surat setiap hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir : 450 surat per hari
Perhitungan kebutuhan pegawai : 2.500 surat
Pendekatan Objek Kerja
Objek kerja yang dimaksud adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Seperti pramu tamu/resepsionis, objek kerjanya adalah tamu.
Metoda ini memerlukan informasi:
Wujud objek kerja;
Jumlah beban kerja yang tercermin dari banyaknya obyek yang
harus dilayani;
Standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.
Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah
∑ Objek kerja
X 1 orang
Contoh:
Jabatan : Pramu tamu/resepsionis
Objek kerja : Tamu
Beban kerja : 150 orang tamu perhari
Standar kemampuan rata-rata
penerima tamu : 50 orang tamu perhari
Kebutuhan jabatan Pramu tamu adalah :
150 orang tamu
Pendekatan Peralatan Kerja
Peralatan kerja adalah peralatan yang dipergunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya
bergantung pada peralatan kerja, seperti pengemudi, beban
kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan.
Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:
Satuan alat kerja
Jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja Jumlah alat kerja yang dioperasikan
Rasio jumlah pegawai per jabatan peralatan kerja (RPK)
Rumus menghitung dengan metoda ini adalah:
∑Peralatan kerja
Contoh:
Kendaraan dinas
Satuan alat kerja : Kendaraan dinas (mobil) Jabatan yang diperlukan untuk
pengoperasian alat kerja : - Pengemudi - Montir
Jumlah alat kerja yang dioperasikan 20 mobil dinas
Rasio pengoperasian alat kerja : 1 Pengemudi 1 mobil dinas 1 Montir 5 mobil
Jumlah pegawai / pemegang jabatan yang diperlukan 1. Pengemudi
20 mobil dinas
x 1 Pengemudi = 20 Pengemudi 1 mobil dinas
2. Montir
20 mobil dinas
Pendekatan Tugas Pertugas Jabatan
Metoda ini adalah metoda menghitung kebutuhan
pegawai pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam, artinya hasil kerja dalam jabatan banyak
jenisnya.
Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung kebutuhan pegawai dengan metode ini adalah :
Uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas Waktu penyelesaian tugas
Jumlah waktu kerja efektif perhari rata-rata
Rumus metoda ini adalah :
∑ Waktu Penyelesaian Tugas ∑ Waktu Kerja Efektif
Contoh :
Jabatan : Pengadministrasian Umum
No. Uraian Tugas Beban Kerja
SKR WPT
1. Mengetik surat 70 lb/hari 12 mnt/lb 840 menit
2. Mengagendakan surat 24 srt/hari 6 mnt/srt 144 menit
3. Mengosep surat 24 srt/hari 5 mnt/srt 120 menit
4. Melayani tamu 4 tamu/hari 6 mnt/tm 24 meit
5. Menyusun laporan daftar
hadir 1 lap/hari 30 mnt/lap 30 menit
6. Mengadministrasi
kepegawaian 10 data/hari 60 mnt/data 600 menit
7. Mengadministrasi
Jumlah waktu kerja rata-rata perhari yang
ditetapkan waktu kerja efektif adalah 5 jam = 300 menit
Jadi jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk jabatan Pengadministrasi Umum adalah :
2208 menit
Perhitungan Kebutuhan Pegawai Dalam Jabatan Fungsional Tertentu Yang Standar Kebutuhan
Minimalnya telah ditetapkan, dilakukan oleh instansi pembinanya
Menghitung Keseimbangan Pegawai
No Nama
Jabatan Persediaan Kebutuhan Kelebihan Kekurangan
Tabel 5: KESEIMBANGAN KEBUTUHAN DAN PERSEDIAAN Unit Kerja: _______________________________
Perbandingan antara kebutuhan dengan