Manual Book. Andal PayMaster2014. Manual Book _1400.doc Page 1 of 125

(1)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 1 of 125

Manual Book

Andal PayMaster2014

PT. Andal Software Sejahtera

Roxy Mas Blok D1 No. 28 Jl. KH. Hasyim Ashari Jakarta 10150, Indonesia

Tel 62 21 6386 4339 Support 62 21 6385 8510 Fax 62 21 6385 8511

(2)

TRANSAKSI PERSONALIA.

A. Memasukkan Data Karyawan Baru.

Terdapat 3 tahapan yang harus dilakukan untuk memasukkan data karyawan baru pada Andal Paymaster, yakni :

1. Memasukkan data personal karyawan baru.

2. Memasukkan data hak atas benefit (tunjangan, potongan, claim dan cuti tahunan) karyawan baru.

3. Membuatkan kalendar kerja karyawan baru.

A. 1. Memasukkan Data Kepegawaian.

Terdapat 2 cara untuk memasukkan data personal karyawan baru, yakni : 1. Memasukkan data dengan cara satu per satu.

2. Memasukkan data dengan cara menggunakan template import.

A. 1. 1. Memasukkan data dengan cara satu per satu.

A. 1. 1. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Master Employee.

*Jika tampilan yang muncul setelah memilih Master Employee seperti dibawah, klik OK, kemudian klik New pada bagian kiri atas.

(6)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 6 of 125 A. 1. 1. 2. (langkah 2 dari 4) Pilih New.

A. 1. 1. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian terdapat pada tabel pada bagian A. 1. 2. 2.

A. 1. 1. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save.

Hasil penambahan karyawan baru bisa dilihat pada Navigation, jumlah karyawan akan bertambah atau lihat menu Find Employee.

Jika saat di Save tidak bisa, lihat warning yang muncul maka field tersebut wajib diisi. Setelah diisi, coba Save lagi.

(7)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 7 of 125 *) Utamakan diisi field-field yang bersifat mandatory (wajib).

A. 1. 2. Memasukkan data dengan cara menggunakan template import.

Template Import dapat digunakan untuk menginput karyawan baru dalam jumlah banyak. Jadi Data karyawan baru cukup input di dalam template import yang tersedia (xml, sejenis excel), kemudian dapat di import ke dalam system Andal PayMaster.

A. 1. 2. 1. (langkah 1 dari 6) Pada menu Human Resources – Employee, pilih Export.

A. 1. 2. 2. (langkah 2 dari 6) Pilih Data Source Employee, klik OK.

(8)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 8 of 125 Contoh pengisian data karyawan baru menggunakan template import :

Panduan pengisian/penjelasan setiap Kolom :

Nama Kolom Keterangan Wajib Format Cell

Number Diisi dengan NIK Karyawan. Ya Text

Card ID Diisi ID sesuai dengan finger absensi. Ya Text

NPWP Diisi dengan Nomor NPWP Karyawan Ya Text

NPWP Date Diisi dengan tanggal diterbitkan/didaftarkan NPWP Ya Date

Full Name Diisi dengan Nama Karyawan Ya Text

Address Diisi dengan alamat rumah (KTP) Tidak Text

Address1 Diisi dengan alamat rumah (Domisili) Tidak Text

Address2 Diisi dengan alamat rumah (alamat lainnya) Tidak Text

Phone Diisi dengan nomor telepon rumah Tidak Text

HandPhone Diisi dengan nomor telepon selular Tidak Text

Contact Diisi dengan nama alamat yang bisa dihubungi jika

dalam keadaan darurat.

Tidak Text

Contact1 Diisi dengan nama alamat yang bisa dihubungi jika

Tidak Text

Contact2 Diisi dengan nama alamat yang bisa dihubungi jika

(9)

Employee Tax Status Diisi dengan Status menurut Perundangan Pajak: jika Pegawai Tetap (WPDN) diisi 0;

jika ExpatriateDN diisi 1; jika Expatriate (WPLN) diisi 2;

jika Pegawai Tidak Tetap Harian diisi 3; jika Dewan Komisaris diisi 4;

jika Tenaga Ahli (1 pemberi kerja) diisi 5;

jika Tenaga Ahli (lebih dari 1 pemberi kerja) diisi 6; jika Pegawai Tidak Tetap Bulanan diisi 7;

jika Bukan Pegawai (1 pemberi kerja) diisi 8;

jika Bukan Pegawai (lebih dari 1 pemberi kerja) diisi 9.

Ya Text

Place of Birth Diisi dengan tempat kelahiran Tidak Text

Date of Birth Diisi dengan tanggal kelahiran Tidak Date

Join Date Diisi dengan tanggal bergabung/masuk bekerja Ya Date

Working Effective Date

Diisi dengan tanggal pengangkatan karyawan tetap, jika status karyawan adalah Tetap

Ya Date

End Contract Date/End Probation Date

Diisi tanggal masa percobaan/kontrak berakhir, jika status karyawan adalah Percobaan/Kontrak

Ya Date

Employee Status Diisi dengan status karyawan: jika Percobaan, diisi 0; jika Tetap, diisi 1; jika Kontrak, diisi 2.

Ya Text

Tax Status Diisi PTKP karyawan (Penghasilan Tidak Kena Pajak): jika T/0 (lajang dan tidak mempunyai tanggungan), diisi 1;

jika T/1 (lajang dan mempunyai 1 tanggungan), diisi 2;

jika K/0 (menikah dan tidak mempunyai tanggungan) diisi 5 ;

jika K/1 (menikah dan mempunyai 1 tanggungan), diisi 6 ;

jika K/2 (menikah dan mempunyai 2 tanggungan), diisi 7 ;

jika K/3 (menikah dan mempunyai 3 tanggungan), diisi 8.

(10)

OverTime Status Diisi Jenis Overtime karyawan:

jika SPL (lembur dibayar sesuai Surat Perintah Lembur), diisi 0;

jika Automatic (dianggap lembur otomatis tanpa SPL, dengan melihat selisih jam kerja, antara schedule kerja dengan actual absensi), diisi 1;

jika NonEntitle (karyawan tidak berhak lembur), diisi 2.

Ya Date

Id Number Diisi No KTP Karyawan Tidak Text

Id Number Expire Diisi tanggal kadaluarsa KTP Karyawan Tidak Date

Driving License A Diisi No SIM A Karyawan Tidak Text

Driving License A Expire

Diisi tanggal kadaluarsa SIM A Karyawan Tidak Date

Driving License B Diisi No SIM B Karyawan Tidak Text

Driving License B Expire

Diisi tanggal kadaluarsa SIM B Karyawan Tidak Date

Driving License C Diisi No SIM C Karyawan Tidak Text

Driving License C Expire

Diisi tanggal kadaluarsa SIM C Karyawan Tidak Date

Driving License B1 Diisi No SIM B1 Karyawan Tidak Text

Driving License B1 Expire

Diisi tanggal kadaluarsa SIM B1 Karyawan Tidak Date

Driving License B2 Diisi No SIM B2 Karyawan Tidak Text

Driving License B2 Expire

Diisi tanggal kadaluarsa SIM B2 Karyawan Tidak Date

Gender Diisi Jenis Kelamin karyawan:

jika Perempuan, diisi 0 ; jika Laki-laki, diisi 1.

Tidak Text

Religion Diisi agama karyawan:

jika Moslem, diisi 0 ; jika Catholic, diisi 1 ; jika Christian, diisi 2 ; jika Buddha, diisi 3 ; jika Hindu, diisi 4 ; jika Others, diisi 5.

(11)

Marital Status Diisi Status Pernikahan karyawan : jika Single, diisi 0,

jika Married , diisi 1, jika Janda, diisi 2, jika Duda, diisi 3.

*) Wajib bagi karyawan yang ikut program Jamsostek JPK (Jaminan Pemeliharaan Kesehatan)

3% untuk Single 6 % untuk Married

Ya Text

Blood Type Diisi dengan type darah karyawan:

jika tidak ada data, diisi 0; jika A, diisi 1;

jika B, diisi 2; jika AB, diisi 3; jika O, diisi 4

Tidak Text

Height Diisi dengan tinggi badan karyawan Tidak Text

Weight Diisi dengan berat badan karyawan Tidak Text

Nationality Diisi dengan kewarganegaraan karyawan Tidak Text

Ethnic Diisi dengan suku karyawan Tidak Text

EMail Diisi dengan email karyawan Tidak Text

Branch Diisi kode Branch dimana karyawan akan

ditempatkan.

*) Kode Branch harus sesuai dengan field Name pada Master Branch.

Ya Text

Job Position Diisi kode Jabatan dimana karyawan akan diposisikan. *) Kode JobPosition harus sesuai dengan field Name pada Master Job Position.

Ya Text

Job Position Level Diisi kode Pangkat dimana karyawan akan diposisikan.

*) Kode JobPositionLevel harus sesuai dengan field Name pada Master Job Title.

Ya Text

Division Diisi kode Divisi dimana karyawan akan ditempatkan.

*) Kode Divisi harus sesuai dengan field Name pada Master Organization level 1.

Ya Text

Departement Diisi kode Departemen dimana karyawan akan

ditempatkan.

*) Kode Departemen harus sesuai dengan field Name pada Master Organization level 2.

Ya Text

Section Diisi kode Bagian dimana karyawan akan

ditempatkan.

*) Kode Bagian harus sesuai dengan field Name pada Master Organization level 3.

(12)

Grade Diisi kode Grade dimana karyawan akan diposisikan.

*) Kode Grade harus sesuai dengan field Grade pada Master Class.

Ya Text

Class Diisi kode Class dimana karyawan akan diposisikan.

*) Kode Class harus sesuai dengan field Name pada Master Class.

Ya Text

Resignation Date Diisi dengan Tanggal Resign karyawan jika karyawan sudah resign

Ya Date

JamSosTek No Diisi Nomor Jamsostek Karyawan. Ya Text

JamSosTek Date Diisi Tanggal Jamsostek Karyawan di daftarkan. Ya Date

JKK Diisi kelompok JKK dari Jamsostek (Jaminan

Kecelakaan Kerja):

jika Kelompok 1 : 0.24%, diisi 1; jika Kelompok 2 : 0.54%, diisi 2; jika Kelompok 3 : 0.89%, diisi 3; jika Kelompok 4 : 1.27%, diisi 4; jika Kelompok 5 : 1.74%, diisi 5.

Ya Text

JPK Date Jika mengikuti program JPK dari Jamsostek (Jaminan

Pemeliharaan Kesehatan), maka diisi tanggal daftarnya.

Ya Date

Pension No Jika mengikuti Program Iuran Pensiun, isi nomor kepesertaannya.

Ya Text

Pension Date Diisi dengan tanggal keikutsertaan Pensiun Tidak Date

Beg Balance Salary Netto

Jika terdapat karyawan baru yang masuk

dipertengahan tahun berjalan, maka diisi Penghasilan Neto yang diperoleh dari Pemberi Kerja sebelumnya.

Lihat form 1721 A1 Perusahaan Lama Point 14

Tidak Number

Beg Balance PPH21 Jika terdapat karyawan baru yang masuk

dipertengahan tahun berjalan, maka diisi Pajak yang sudah dibayar oleh Pemberi Kerja sebelumnya.

Lihat form 1721 A1 Perusahaan Lama Point 24

Tidak Number

NPP Jamsostek Diisi dengan Nomor Pendaftaran Peserta Jamsostek, dimana karyawan di daftarkan.

(13)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 13 of 125 A. 1. 2. 3. (langkah 3 dari 6) Pilih Import.

A. 1. 2. 4. (langkah 4 dari 6) Pilih Data Source Employee, lalu OK.

A. 1. 2. 5. (langkah 5 dari 6) Pilih file xml yang sudah disave pada Point A. 1. 2. 2.

(14)

A. 2. Memasukkan Data Hak atas Benefit (tunjangan, potongan, claim dan cuti

tahunan).

A. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih Find pada Master Employee.

A. 2. 2. (langkah 2 dari 4) Pilih Karyawan yang akan diset hak tunjangan, potongan, claim dan cuti, lalu OK.

(15)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 15 of 125 A. 2. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih jenis Salary Component, Leave, dan Claim sesuai hak karyawan tersebut dengan mencentang kemudian klik Apply.

Set Salary Component (Tunjangan & Potongan) :

Set Leave (Cuti) :

(16)

A. 3. Membuat Kalendar Kerja.

A. 3. 1. (langkah 1 dari 3) Pilih menu Attendance – Roster.

(17)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 17 of 125 A. 3. 3. (langkah 3 dari 3) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah, setelah selesai klik Save.

B. Memasukkan Data Transaksi Karyawan Mutasi/Promosi/Demosi.

Terdapat 2 cara untuk melakukan penginputan mutasi atau promosi karyawan, seperti pindah cabang, pindah divisi, pindah departemen, pindah bagian dan naik/turun jabatan.

1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

B. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

1. Import ini dapat digunakan jika jumlah karyawan yang akan dimutasi atau dipromosi dalam jumlah banyak.

2. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel (menggunakan fungsi vlookup).

(18)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 18 of 125 B. 1. 2. (langkah 2 dari 6) Memperoleh template import dengan klik Export.

B. 1. 3. (langkah 3 dari 6) Panduan Pengisian terdapat pada tabel dibawah.

Contoh pengisian data Mutasi/Promosi/Demosi karyawan pada template import :

(19)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 19 of 125 B. 1. 5. (langkah 5 dari 6) Pilih file xml yang tadi di save pada Point B. 1. 3, lalu OK.

B. 1. 6. (langkah 6 dari 6) Selesai.

B. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi – Untuk menginput karyawan mutasi/promosi secara satu per satu karyawan. B. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Transaction Employee Transfer.

(20)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 20 of 125 B. 2. 2 (langkah 2 dari 4) Pilih New.

B. 2. 3 (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

(21)

C. Memperpanjang/Mengubah Status Kepegawaian (Percobaan, Tetap,

Kontrak).

Terdapat 2 cara untuk melakukan perubahan status kepegawaian karyawan (tetap, kontrak dan percobaan), diantaranya :

1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

C. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

1. Dapat digunakan jika jumlah karyawan yang akan berubah status kepegawaiannya lebih dari satu orang atau banyak.

2. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel. C. 1. 1. (langkah 1 dari 6) Pilih menu Human Resources – Transaction Status Alteration.

(22)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 22 of 125 C. 1. 3. (langkah 3 dari 6) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

Contoh pengisian data transaksi untuk mengubah/memperpanjang status karyawan :

C. 1. 4. (langkah 4 dari 6) Setelah data diinput dan disave, pilih Import.

(23)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 23 of 125 C. 1. 6. (langkah 6 dari 6) Selesai.

C. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi adalah untuk melakukan perubahan status kepegawaian karyawan secara satu per satu karyawan.

C. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Transaction Status Alteration.

(24)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 24 of 125 C. 2. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

(25)

D. Memasukkan Data Transaksi Karyawan Mengunduran Diri/Pensiun.

Terdapat 2 cara untuk melakukan penginputan karyawan keluar, diantaranya : 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

D. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

1. Dapat digunakan jika jumlah karyawan yang mengunduran diri/pensiun dalam jumlah yang banyak.

2. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel. D. 1. 1. (langkah 1 dari 6) Pilih menu Human Resources – Transaction Resignation.

D. 1. 2. (langkah 2 dari 6) Memperoleh Template Import dengan klik Export.

D. 1. 3. (langkah 3 dari 6) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah. Contoh pengisian data transaksi :

(26)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 26 of 125 D. 1. 4. (langkah 4 dari 6) Setelah data diinput dan disave, pilih Import.

D. 1. 5. (langkah 5 dari 6) Pilih file xml yang sudah di save pada Point D. 1. 3.

(27)

D. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi adalah untuk menginput karyawan mengundurkan diri/pensiun secara satu per satu karyawan.

D. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Transaction Resignation.

D. 2. 2. (langkah 2 dari 4) Pilih New.

(28)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 28 of 125 D. 2. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save.

E. Menambahkan Master Divisi/Departemen/Bagian Baru.

E. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Master Organization Structure.

(29)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 29 of 125 E. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

E. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save dan selesai.

F. Menambahkan Master Pangkat Baru.

F. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Master Job Title.

(30)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 30 of 125 F. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

F. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save dan selesai.

G. Menambahkan Master Jabatan Baru.

G. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Human Resources – Master Job Position.

(31)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 31 of 125 G. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

(32)

H. Cara Mencetak Pelaporan.

H. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Reports - Daily Reports - Human Resources.

(33)

TRANSAKSI ABSENSI KEHADIRAN.

I. Pergantian Jadwal Shift Kerja.

Terdapat 2 cara untuk melakukan perubahan data shift kerja karyawan. a. Mengubah dengan cara menggunakan template import. b. Mengubah dengan cara satu per satu.

I. 1. Pergantian dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

a. Dapat digunakan jika jumlah karyawan yang akan melakukan perubahan shift kerja dalam jumlah banyak, dan tanggal perubahan shift kerja setiap karyawan bervariasi.

b. Untuk memudahkan user jika mempunya data pembanding dalam format excel.

c. Cara ini tepat jika pengaturan jadwal kerja dilakukan dari masing2 admin department / SPV / Team Leader. Jadi template dapat digunakan oleh admin department, dan nanti tinggal dikirimkan ke bagian HRD untuk diimport ke system.

I. 1. 1. (langkah 1 dari 7) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(34)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 34 of 125 I. 1. 3. (langkah 3 dari 7) Keluarkan template import – Klik kanan pilih Working Shift, lalu Export.

I. 1. 4. (langkah 4 dari 7) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

Contoh pengisian data transaksi untuk mengubah jadwal shift kerja karyawan:

Panduan Pengisian:

Nama Kolom Keterangan Wajib

ID Otomatis: Diisi dengan NIK karyawan Ya

Fullname Otomatis: Diisi dengan nama karyawan Tidak

Working Shift Otomatis: Nama jadwal kerja Tidak

Date Otomatis: Tanggal jadwal kerja Ya

Duty On Date Otomatis: Tanggal masuk pada hari tersebut Tidak

Duty On Time Otomatis: Jam masuk pada hari tersebut Tidak

Duty Off Date Otomatis: Tanggal keluar pada hari tersebut Tidak

(35)

New Working Shift Diisi dengan nama jadwal kerja yang baru Ya

Actual Duty On Date Dikosongkan Tidak

Actual Duty On Time Dikosongkan Tidak

Actual Duty Off Date Dikosongkan Tidak

Actual Duty Off Time Dikosongkan Tidak

Actual Attendance Code Dikosongkan Tidak

I. 1. 5. (langkah 5 dari 7) Setelah data diinput dan disave, kembali pada menu Roster. Klik kanan Working Shift – Import.

(36)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 36 of 125 I. 1. 7. (langkah 7 dari 7) Selesai. Cek perubahan jadwal shift kerja yang sudah diubah.

I. 2. Pergantian dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi adalah untuk melakukan perubahan shift kerja karyawan secara satu per satu karyawan per hari.

I. 2. 1. (langkah 1 dari 3) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(37)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 37 of 125 I. 2. 3. (langkah 3 dari 3) Pilih Tanggal yang akan diganti jadwal shift kerjanya.

Pada bagian kanan pilih Shift Kerja yang baru, lalu Apply pada bagian kanan bawah.

J. Memasukkan Data Absensi (Jam Masuk & Jam Keluar).

Terdapat 5 cara untuk melakukan penginputan data absensi/kehadiran karyawan yaitu dengan cara : a. Polling Attendance, yakni menarik data absensi dari mesin absen.

b. Add Daily, yakni cara manual per hari (khusus shift lewat hari).

c. Add Range Date, yakni cara manual per kisaran tanggal tertentu (khusus shift tidak lewat hari). d. Input satu per satu.

e. Menggunakan template import.

J. 1. Memasukkan dengan cara menarik dari mesin absen.

J. 1. 1. (langkah 1 dari 3) Pilih menu Process – Polling Attendance

(38)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 38 of 125 J. 1. 2. (langkah 2 dari 3) Pilih data type yang akan ditarik, lalu isi Run Date ketanggal berapa data absensi akan ditarik.

J. 1. 3. (langkah 3 dari 3) Pilih Process untuk memulai proses penarikan data absensi.

Penjelasan :

Last Run Date : 31 Desember 2013

Run Date : 20 Januari 2014

Maka Process Polling akan menarik data absensi atau kehadiran dari tanggal 31 Desember 2013 sampai dengan 20 Januari 2014.

(39)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 39 of 125 Jika ingin melakukan Polling ulang misalnya dari tanggal 29 Desember 2013, maka Last Run Date harus dimundurkan dahulu pada Menu File – Setting – General – Rollback – Polling Rollback Date.

(40)

J. 2. Memasukkan dengan cara manual per hari (khusus shift lewat hari).

Ketentuan Fungsi Add Daily :

a. Diperuntukan untuk shift kerja yang jam kerjanya lewat hari. b. Absensi per hari, tidak dalam range tanggal tertentu.

c. Jika jam masuk dan jam pulang beberapa karyawan sama bisa diinput secara bersamaan. J. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(41)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 41 of 125 J. 2. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

Nama Keterangan

From Date Pilih tanggal dimulainya shift kerja. Duty On Isi jam masuk mulainya bekerja.

To Date Pilih tanggal selesainya shift kerja (keesokan harinya) Duty Off Isi jam keluar selesainya bekerja

Working Shift Pilih shift kerja yang akan diinput data kehadirannya Attendance Code Pilih kode kehadiran

Employee Pilih nama karyawan yang akan diinput data absensinya. J. 2. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save.

(42)

J. 3. Memasukkan dengan cara manual per kisaran tanggal tertentu (khusus shift

tidak lewat hari).

Ketentuan Fungsi Add Range Date :

a. Tidak diperuntukan untuk jam shift yang jam kerjanya lewat hari. b. Absensi bisa dilakukan dalam range tanggal tertentu.

J. 3. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(43)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 43 of 125 J. 3. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah.

Start Date Pilihan range tanggal (mulai) End Date Pilihan range tanggal (berakhir)

Actual Duty Base On - Custom : dapat input jam masuk dan jam pulang yang ditentukan. - Working Shift : jam masuk dan jam pulang mengikuti jadwal shift

seharusnya, meskipun sudah ada SPL.

- Schedule : jam masuk dan jam pulang mengikuti jadwal yang sudah ada, dan akan menyesuaikan dengan schedule SPL.

Working Shift Pilih jenis working shift yang akan diinput data absensi

Attendance Code Pilih Attendance Code yang akan di replace. Jika Attendance Code masih kosong, maka pilih Attendance Code BLANK.

Replace by Attendance Code Pilih Attendance Code yang akan diinput (biasanya H)

Actual Duty On Isi jam masuk selesainya bekerja. (jika Actual Duty Base On : Custom) Actual Duty Off Isi jam keluar selesainya bekerja. (jika Actual Duty Base On : Custom) J. 3. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save.

(44)

J. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi :

Diperuntukan untuk menginput absensi satu per satu karyawan per hari. J. 4. 1. (langkah 1 dari 6) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(45)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 45 of 125 J. 4. 3. (langkah 3 dari 6) Pilih tanggal yang akan diinput absensinya. Pada bagian kanan Set To pilih Attendance.

Code Pilih kode kehadiran

From Date Pilih tanggal jam masuk (default mengikuti jadwal)

Duty On Isi dengan jam masuk

To Date Pilih tanggal jam keluar (default mengikuti jadwal)

Duty Off Isi dengan jam keluar

Notes Isi dengan keterangan (optional)

(46)

J. 5. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

J. 5. 1. (langkah 1 dari 7) Pilih menu Attendance – Transaction Roster.

(47)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 47 of 125 J. 5. 3. (langkah 3 dari 7) Klik kanan pilih Attendance – Export.

J. 5. 4. (langkah 4 dari 7) Panduan Pengisian ada pada tabel dibawah. Contoh pengisian data transaksi untuk menginput data absensi karyawan:

Nama kolom Keterangan Wajib

ID NIK karyawan Ya

Fullname Nama karyawan Tidak

Working Shift Shift kerja Tidak

Date (schedule) Tanggal absensi Ya

Duty On Date (schedule) Tanggal jam masuk Tidak

Duty On Time (schedule) Jam masuk Tidak

Duty Off Date (schedule) Tanggal jam keluar Tidak

Duty Off Time (schedule) Jam keluar Tidak

New Working Shift Shift kerja baru (jika ganti shift) Tidak

Actual Duty On Date (actual) Tanggal jam masuk Ya

Actual Duty On Time (actual) Jam masuk Ya

Actual Duty Off Date (actual) Tanggal jam keluar Ya

Actual Duty Off Time (actual) Jam keluar Ya

Actual Attendance Code Kode kehadiran Ya

(48)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 48 of 125 J. 5. 5. (langkah 5 dari 7) Setelah data diinput dan disave. Kembali ke Menu Roster, klik kanan piliih Attendance – Import.

J. 5. 6. (langkah 6 dari 7) Pilih file xml yang sudah di save pada Point G. 5. 4. diatas.

J. 5. 7. (langkah 7 dari 7) Pada Import Summary jika ada yang failed dengan keterangan “no transaction” artinya pada tanggal-tanggal tersebut tidak ada data absensi yang diinput.

(49)

K. Memasukkan Surat Perintah Lembur.

Terdapat 3 cara untuk melakukan penginputan Surat Perintah Lembur karyawan.

a. Memasukkan Surat Perintah Lembur untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama dan jam lembur yang sama.

b. Memasukkan Surat Perintah Lembur untuk satu karyawan pada satu tanggal.

c. Memasukkan Surat Perintah Lembur untuk beberapa karyawan pada tanggal yang berbeda-beda dan jam lembur yang berberbeda-beda-berbeda-beda dengan cara menggunakan template import. d. Memasukkan Surat Perintah Lembur karyawan dengan cara satu per satu.

K. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama dan jam

lembur yang sama.

Menu terletak di Attendance – Master Roster – klik kanan – Overtime Request – Add by Duration. Ketentuan Fungsi Add by Duration :

a. Diperuntukan untuk menginput lembur untuk beberapa karyawan, dalam waktu yang bersamaan.

b. Untuk penginputan Lembur Bersama bisa memanfaatkan fungsi ini. K. 1. 1. (langkah 1 dari 5) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(50)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 50 of 125 K. 1. 3. (langkah 3 dari 5) Pilih Overtime Request – Add By Duration

K. 1. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Nama kolom Keterangan

Start Date Pilih tanggal awal lembur End Date Pilih tanggal akhir lembur Working Shift Pilih shift kerja

Duty On (akan muncul jika shift kerja yang dipilih adalah shift kerja hari libur). Dapat diisi dengan jam masuk mulainya lembur

Duration Diisi dengan lamanya melakukan lembur.

Before Duty On Artinya lembur dilakukan sebelum bekerja (sebelum jam masuk) After Duty Off Artinya lembur dilakukan setelah pulang bekerja (setelah jam pulang)

Break Diisii dengan potongan jam ditengah jam lembur atau dapat diartikan potongan istirahat lembur. Employee Diisi dengan karyawan-karyawan yang akan melakukan lembur.

Note Diisi dengan keterangan kerja lembur K. 1. 5. (langkah 5 dari 5) Save dan selesai.

(51)

K. 2. Memasukkan untuk satu karyawan pada satu tanggal (menggunakan

keyboard).

Menu terletak di Attendance – Master Roster – klik kanan – Overtime Request – Add by Time. Ketentuan Fungsi Add Global adalah untuk menginput lembur dengan hanya menggunakan keyboard.

K. 2. 1. (langkah 1 dari 5) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(52)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 52 of 125 K. 2. 3. (langkah 3 dari 5) Pilih Overtime Request – Add By Time

K. 2. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Date Pilih tanggal lembur

Employee Number Diisi dengan NIK karyawan.

Duty on Diisi jika karyawan melakukan lembur sebelum jam masuk. SPL Time Diisi dengan jam mulai karyawan lembur sebelum kerja Break Diisi dengan durasi istirahat karyawan saat lembur. Duty off Diisi dengan lamanya melakukan lembur.

SPL Time Diisi dengan jam mulai karyawan lembur sesudah jam kerja Break Diisi dengan durasi istirahat karyawan saat lembur.

Note Diisi dengan keterangan kerja lembur

(53)

K. 3. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang berbeda-beda dan

jam lembur yang berbeda-beda dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

a. Dapat digunakan jika jumlah karyawan yang mengajukan lembur dalam jumlah banyak, dan tanggal cuti setiap karyawan bervariasi.

b. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel.

c. Cara ini tepat jika pengisian data SPL (Surat Perintah Lembur) dilakukan dari masing2 admin department / SPV / Team Leader. Jadi template ini dapat digunakan oleh admin

department, dan nanti tinggal dikirimkan ke bagian HRD untuk diimport ke system. K. 3. 1. (langkah 1 dari 7) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(54)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 54 of 125 K. 3. 3. (langkah 3 dari 7) Keluarkan template untuk mengisi SPL (Surat Perintah Lembur)

karyawan.

K. 3. 4. (langkah 4 dari 7) Untuk mengisi data SPL karyawan, harap diperhatikan font Bold pada kolom Nama Kolom.

Contoh pada template Transaksi : Lembur sebelum masuk bekerja.

Contoh pada template Transaksi : Lembur setelah pulang bekerja.

Contoh pada template Transaksi : Lembur hari libur.

(55)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 55 of 125 Panduan Pengisian: Nama Kolom Keterangan Kolom yang wajib diisi Contoh Lembur sebelum masuk bekerja Contoh Lembur setelah pulang bekerja Contoh Lembur di hari libur ID NIK karyawan Ya TR-010 TR-108 TR-117

Fullname Nama karyawan Drajat

Sudrajat Dendi Akhmad Moh Yamin Working Shift

Shift kerja Ya N N National

Holiday Date Tanggal shift kerja Ya 15-Jan-14 15-Jan-14 14-Jan-14 Duty On

Date

Tanggal jam masuk shift kerja

15-Jan-14 15-Jan-14 14-Jan-14

Duty On Time

Jam masuk shift kerja 08:00 08:00 00:00

Duty Off Date

Tanggal jam keluar shift kerja

15-Jan-14 15-Jan-14 15-Jan-14

Duty Off Time

Jam keluar shift kerja 17:00 17:00 00:00

SPL On Date Tanggal lembur (BeforeDutyOn) Ya 15-Jan-14 14-Jan-14 SPL On Time

Jam masuk awal lembur Ya 06:00 09:00

SPL On Duration

Durasi Lembur Optional

SPL On Break

Diisi jika pakai Master Break

SPL On Break Duration

Diisi dengan jam istirahat lembur (satuan menit)

Optional SPL Off Date Tanggal lembur (AfterDutyOff) Ya 15-Jan-14 14-Jan-14 SPL Off Time

Jam keluar akhir melakukan lembur

Ya 19:00 13:00

SPL Off Duration

Durasi Lembur Optional

SPL Off Break

Diisi jika pakai Master Break

SPL Off Break Duration

Diisi dengan jam istirahat lembur (satuan menit)

(56)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 56 of 125 K. 3. 5. (langkah 5 dari 7) Setelah selesai Save As ke folder yang mudah dicari, format dalam xml.

K. 3. 6. (langkah 6 dari 7) Import balik dengan memakai data yang di save pada Point H. 2. 5. diatas.

(57)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 57 of 125 K. 3. 7. (langkah 7 dari 7) Selesai.

K. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

Menu terletak di Attendance – Master Roster – klik kanan - select – Employee. Ketentuan Fungsi :

Diperuntukan untuk menginput Lembur satu per satu karyawan per hari. K. 4. 1. (langkah 1 dari 3) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(58)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 58 of 125 K. 4. 2. (langkah 2 dari 3) Input range tanggal yang akan diubah dan pilih karyawan.

K. 4. 3. (langkah 3 dari 3) Sesuaikan data, dan Apply.

Panduan pengisian:

Nama Kolom Keterangan

Date Pilih tanggal yang akan diinput SPL lembur

Set To Pilih Overtime Request

Duration Before Duty On Diisi dengan lamanya melakukan lembur, untuk lembur sebelum masuk bekerja. Duration After Duty Off Diisi dengan lamanya melakukan lembur, untuk lembur setelah pulang bekerja Break Diisi dengan potongan jam ditengah jam lembur atau dapat diartikan dengan

(59)

L. Memasukkan Data Cuti.

Terdapat 3 cara untuk melakukan penginputan data cuti karyawan, termasuk cuti tahunan dan cuti khusus.

a. Memasukkan data cuti untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama (cuti massal). b. Memasukkan data cuti untuk satu karyawan pada satu tanggal (menggunakan keyboard). c. Memasukkan data cuti karyawan dengan cara menggunakan template import.

d. Memasukkan data cuti karyawan dengan cara satu per satu.

L. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama (cuti massal).

Ketentuan Fungsi Add Global :

a. Diperuntukan untuk menginput Cuti untuk beberapa karyawan, dalam waktu yang bersamaan.

b. Untuk penginputan Cuti Bersama bisa memanfaatkan fungsi ini. L. 1. 1. (langkah 1 dari 5) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(60)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 60 of 125 L. 1. 3. (langkah 3 dari 5) Pilih Leave Request – Add Daily.

L. 1. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Leave Name Pilih kode cuti

From Date Pilih tanggal dimulainya cuti To Date Pilih tanggal berakhirnya cuti

Reason Diisi dengan alasan cuti

Employee Cari dan tambahkan karyawan-karyawan yang mengajukan cuti L. 1. 5. (langkah 5 dari 5) Save dan selesai.

(61)

L. 2. Memasukkan untuk satu karyawan pada satu tanggal (menggunakan

keyboard).

Diperuntukan untuk menginput Cuti satu per satu karyawan per hari menggunakan keyboard. L. 2. 1. (langkah 1 dari 5) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(62)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 62 of 125 L. 2. 3. (langkah 3 dari 5) Pilih Leave Request – Add by Time.

L. 2. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Date Pilih tanggal cuti karyawan

Employee Number Diisi NIK karyawan yang akan cuti.

Leave Type Pilih kode cuti

Include day off [INFORMASI] Checklist jika dayoff akan dihitung sebagai hari cuti. From Date [INFORMASI] tanggal dimulainya cuti

Duration Diisi durasi cuti karyawan

To Date [INFORMASI] tanggal berakhirnya cuti

Reason Diisi dengan alasan cuti

(63)

L. 3. Memasukkan karyawan dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

a. Dapat digunakan jika jumlah karyawan yang mengajukan cuti dalam jumlah banyak, dan tanggal cuti setiap karyawan bervariasi.

b. Untuk memudahkan user jika mempunya data pembanding dalam format excel. L. 3. 1. (langkah 1 dari 7) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(64)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 64 of 125 L. 3. 3. (langkah 3 dari 7) Keluarkan template untuk mengisi Permohonan Cuti Karyawan.

L. 3. 4. (langkah 4 dari 7) Untuk mengisi data Leave karyawan, harap diperhatikan font Bold pada kolom Nama Kolom.

Contoh template Transaksi : Cuti Tahunan

ID Diisi dengan Nomor Induk Karyawan (NIK)

Ya

FullName

Working Shift Diisi dengan Shift Ya

Date Diisi dengan tanggal cuti Ya

Permit/Leave Code Diisi dengan Leave Code Ya

Duty On Date

Duty On Time

Duty Off Date

Duty Off Time

(65)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 65 of 125 L. 3. 5. (langkah 5 dari 7) Setelah selesai Save As ke folder yang mudah dicari, format dalam xml.

L. 3. 6. (langkah 6 dari 7) Import balik dengan memakai data yang di save pada Point I. 2. 6. diatas.

(66)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 66 of 125 L. 3. 7. (langkah 7 dari 7) Selesai

(67)

L. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi :

Diperuntukan untuk menginput Cuti satu per satu karyawan per hari. L. 4. 1. (langkah 1 dari 4) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

L. 4. 2. (langkah 2 dari 4) Input range tanggal yang akan diubah dan pilih karyawan.

(68)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 68 of 125 Panduan Pengisian:

Date Pilih tanggal permohonan cuti

Set To Pilih Leave Request

Leave Name Pilih jenis cuti yang diajukan Duration Sesuaikan lamanya mengajukan cuti

Reason Diisi dengan alasan mengajukan cuti (bila diperlukan).

Replace by Diisi dengan karyawan yang menggantikan selama karyawan tersebut cuti (bila diperlukan).

Contact Nomor telpon atau alamat atau informasi yang dapat dihubungi selama karyawan tersebut cuti. (bilan diperlukan)

L. 4. 4. (langkah 4 dari 4) Selesai.

M. Memasukkan Data Ijin, Sakit, Dinas.

Terdapat 3 cara untuk melakukan penginputan data ijin karyawan.

a. Memasukkan data ijin, sakit, dinas untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama. b. Memasukkan data ijin, sakit, dinas untuk satu karyawan untuk satu tanggal (menggunakan

keyboard).

c. Memasukkan data ijin, sakit, dinas karyawan dengan cara menggunakan template import. d. Memasukkan data ijin, sakit karyawan dengan cara satu per satu.

M. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama.

Menu terletak di Attendance – Master Roster – klik kanan – Permit Request – Add.

(69)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 69 of 125 M. 1. 2. (langkah 2 dari 5) Input range tanggal yang akan diubah dan pilih karyawan.

(70)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 70 of 125 M. 1. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Diperuntukan untuk menginput Ijin, Sakit, Dinas untuk beberapa karyawan, dalam waktu yang bersamaan.

Penjelasan pengisian:

Type Pilih dengan kode ijin yang diajukan From Date Diisi dengan tanggal mulainya ijin To Date Diisi dengan tanggal selesainya ijin Duty On Diisi dengan jam masuk (schedule). *) Duty Off Diisi dengan jam keluar (schedule). *) Working Shift Diisi dengan shift kerja.

Notes Diisi dengan alasan ijin.

*) lihat contoh dibawah

Contoh 1 : Ijin datang terlambat

- Jam Kerja Standard adalah 08:00 – 17:00. - Karyawan akan masuk jam 10:00.

(71)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 71 of 125 Contoh 2 : Ijin pulang cepat

- Jam Kerja Standard adalah 08:00 – 17:00. - Karyawan akan pulang jam 15:00.

- Maka Duty On diisi 08:00, dan Duty Off diisi 15:00. M. 1. 5. (langkah 5 dari 5) Save dan selesai.

M. 2. Memasukkan untuk satu karyawan untuk satu tanggal (menggunakan

keyboard).

Menu terletak di Attendance – Master Roster – klik kanan – Permit Request – Add. M. 2. 1. (langkah 1 dari 5) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(72)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 72 of 125 M. 2. 3. (langkah 3 dari 5) Pilih Permit Request – Add by Time.

M. 2. 4. (langkah 4 dari 5) Sesuaikan data pilihan.

Date Diisi dengan tanggal ijin.

Employee Number Diisi dengan NIK karyawan yang akan ijin. Permit Type Diisi dengan tipe ijin yang diajukan. Duty On

Date Diisi dengan tanggal ijin datang terlambat Permit Duty On Diisi dengan jam masuk saat ijin (schedule). Duty Off

(73)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 73 of 125 Permit Duty Off Diisi dengan jam keluar ijin (schedule).

Working Shift Diisi dengan shift kerja. Notes Diisi dengan alasan ijin. *) lihat contoh dibawah

Contoh 1 : Ijin datang terlambat

- Jam Kerja Standard adalah 08:00 – 17:00 - Karyawan akan masuk jam 10:00

- Maka Duty On diisi 10:00, dan Duty Off diisi 17:00 Contoh 2 : Ijin pulang cepat

- Jam Kerja Standard adalah 08:00 – 17:00 - Karyawan akan pulang jam 15:00

- Maka Duty On diisi 08:00, dan Duty Off diisi 15:00 M. 2. 5. (langkah 5 dari 5) Save dan selesai.

(74)

M. 3. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

Template pengisian dapat diperoleh pada menu Attendance – Master – Roster – klik kanan – Permit Request - export.

Ketentuan Fungsi :

a. Import ini dapat digunakan jika jumlah karyawan yang mengajukan ijin dalam jumlah banyak, dan tanggal cuti setiap karyawan bervariasi.

b. Untuk memudahkan user jika mempunya data pembanding dalam format excel. M. 3. 1. (langkah 1 dari 6) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(75)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 75 of 125 M. 3. 3. (langkah 3 dari 6) Keluarkan template untuk mengisi Permohonan Ijin Karyawan.

Contoh template Transaksi : Sakit karyawan, Ijin Datang Telat dan Ijin Pulang Cepat.

ID Diisi dengan Nomor Induk Karyawan (NIK) Ya

FullName

Working Shift Diisi dengan Shift Ya

Date Diisi dengan tanggal cuti Ya

Permit/Leave Code Diisi dengan Leave Code Ya

Duty On Date

Duty On Time

Duty Off Date

Duty Off Time

Permit On Date Diisi dengan tanggal mulainya ijin Ya Permit On Time Diisi dengan jam masuk (schedule). *) Ya Permit Off Date Diisi dengan tanggal selesainya ijin Ya Permit Off Time Diisi dengan jam pulang (schedule). *) Ya *) lihat contoh pada Point J. 2. 4.

(76)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 76 of 125 M. 3. 4. (langkah 4 dari 6) Setelah selesai Save As ke folder yang mudah dicari, format dalam xml.

J. 3. 5. (langkah 5 dari 6) Import balik dengan memakai data yang di save pada Point I. 2. 6. diatas.

(77)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 77 of 125 M. 3. 6. (langkah 6 dari 6) Selesai.

(78)

M. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi :

Diperuntukan untuk menginput Ijin satu per satu karyawan per hari. M. 4. 1. (langkah 1 dari 4) Menu terletak pada menu Attendance Roster.

(79)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 79 of 125 M. 4. 3. (langkah 3 dari 4) Sesuaikan data, dan Apply.

Type Pilih kode iji yang diajukan

From Date Diisi dengan tanggal mulainya ijin. Duty On Diisi dengan jam masuk (schedule). *) To Date Diisi dengan tanggal selesainya ijin. Duty Off Diisi dengan jam keluar (schedule). *)

Notes Diisi dengan alasan ijin.

*) lihat contoh pada Point J. 2. 4. M. 4 4. (langkah 4 dari 4) Selesai.

(80)

N. Perpindahan Shift Group Kerja.

Ketentuan Fungsi :

Untuk perpindahan jadwal kerja karyawan yang berubah ditengah tahun berjalan, langkah awal yang dilakukan adalah menghapus jadwal kerja yang sudah dibuat sampai dengan akhir tahun, dan kemudian membuat jadwal yang baru mulai dari efektif perpindahan group shift.

N. 1. (langkah 1 dari 6) Pilih menu Attendance – Roster.  (Menghapus Jadwal Kerja Lama)

N. 2. (langkah 2 dari 6) Klik kanan, Roster – Delete

(81)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 81 of 125 N. 4. (langkah 5 dari 6) Klik kanan, Roster – Add.  (Menghapus Jadwa Kerja Baru)

(82)

O. Menambahkan Jadwal Shift Kerja Baru.

O. 1. (langkah 1 dari 3) Pilih Menu Attendance – Master Working Shift

O. 2. (langkah 2 dari 3) Pilih New

(83)

P. Membuat Kalender Kerja Baru.

Kalendar Kerja berperan sebagai kertas kerja untuk dapat penginputan data kehadiran, penginputan data cuti, penginputan data ijin, penginputan data sakit, penginputan data lembur dan sebagai dasar perhitungan proporsional Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap.

Jadi pada setiap tahun, Kalendar Kerja harus dibuat untuk semua karyawan.

P. 1. Menambahkan dengan menggunakan Pola Kerja Baru.

Membuat Kalender Kerja baru dengan menggunakan pola kerja yang baru. Langkah awal membuat Pola Kerja baru kemudian membuat Kalender Kerja baru. P. 1. 1. (langkah 1 dari 3) Pilih Menu Attendance – Master Working Pattern.

P. 1. 2. (langkah 2 dari 3) Pilih New.

(84)

# untuk membuatkan Kalendar Kerja dalam 1 tahun,lihat panduan point M.2 dibawah.

P. 2. Membuat Kalendar Kerja.

P. 2. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih Menu Attendance – Master Calendar.

P. 2. 2. (langkah 2 dari 4) Pilih New.

(85)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 85 of 125 # Penjelasan Start Day.

P. 2. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save dan selesai.

Q. Menambahkan Saldo Cuti Tahunan (diluar jatah Cuti Tahunan).

Ketentuan Fungsi :

Untuk menginput penambahan/ pengurangan cuti karyawan (leave adjustment) secara massal ataupun satu per satu karyawan (menggunakan template import).

Q. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Attendance – Transaction Leave Adjustment.

(86)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 86 of 125 Q. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada gambar dibawah.

Q. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save dan selesai.

R. Memperpanjang usia hangus Cuti Tahunan.

Untuk penambahan masa berlaku Cuti Tahunan karyawan (Leave Extension). R. 1. (langkah 1 dari 4) Pilih menu Attendance – Transaction Leave Extension.

(87)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 87 of 125 R. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan Pengisian ada pada gambar dibawah.

R. 4. (langkah 4 dari 4) Pilih Save dan selesai.

S. Cara Mencetak Pelaporan.

S. 1 (Langkah 1 dari 5) Pilih menu Reports.

Penjelasan reports dapat dilihat pada tabel dibawah.

Kelompok Reports Golongan Reports Fungsi

Analysis Pivot Table Untuk memeriksa hasil proses system ,contoh : Jam Overtime, Allowance & Deduction hasil proses, dsb.

Output File e-Banking Untuk generate file yang akan diupload ke system e-Banking. e-SPT Annually Untuk generate e-SPT tahunan.

e-SPT Periodic Untuk generate e-SPT periodik.

Daily Reports Attendance Mencetak laporan kehadiran harian, cth : laporan telat, lembur.

Human Resources Mencetak laporan HRD pada jangka waktu tertentu, cth : data training, data resignation, history mutasi karyawan, dsb.

Periodic Attendance Mencetak jadwal shift karyawan dalam periode 1 bulan

Cash & Transfer Mencetak laporan yang berhubungan dengan pembayaran gaji karyawan ke bank. Human Resources Mencetak report turn over karyawan dalam 1 periode

(88)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 88 of 125 Kelompok Reports Golongan Reports Fungsi

Payroll Mencetak laporan payroll, cth : laporan gaji, payslip.

Tax Mencetak laporan pajak bulanan, cth : SPT Masa, Bukti Potong. Annual Attendance Mencetak rekap kehadiran karyawan dalam scope tahunan.

Human Resources Mencetak laporan HRD dalam scope tahunan, cth : Rekapitulasi cuti, Balance cuti dan claim medical.

Jamsostek Mencetak laporan Jamsostek Tahunan Payroll Mencetak rekapitulasi report payroll tahunan.

Tax Mencetak laporan pajak tahunan. Cth : Form SPT Tahunan (1721A1), dsb. S. 2 (Langkah 2 dari 5) Pilih Daily Reports – Attendance.

(89)

TRANSAKSI PENGGAJIAN.

T. Kenaikan Pendapatan.

T. 1. Memasukkan dengan cara satu per satu.

Ketentuan Fungsi adalah untuk kenaikan gaji atas satu orang karyawan. T. 1. 1. (langkah 1 dari 4) Menu terletak di Payroll – Transaction.

T. 1. 2. (langkah 2 dari 4) klik tombol New pada kiri atas.

T. 1. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan pengisian data : Contoh :

Eri Setiawan (TR-099) menerima kenaikan gaji pada tanggal 1 Februari 2014 sebesar Rp. 2,400,000 menjadi Rp. 2,700,000.

(90)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 90 of 125 T. 1. 4. (langkah 4 dari 4) Jika sudah lengkap, klik tombol Save pada kiri atas.

T. 2. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

1. Import ini dapat digunakan jika jumlah karyawan baru yang diinput banyak. 2. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel. T. 2. 1. (langkah 1 dari 6) Menu terletak di Payroll – Transaction.

T. 2. 2. (langkah 2 dari 6) Klik tombol Export untuk memperoleh template import.

T. 2. 3. (langkah 3 dari 6) Lengkapi data.

Panduan pengisian dapat melihat table dibawah.

Number Diisi dengan nomor transaksi Yes

Description Keterangan Yes

Effective Date Tanggal efektif diberlakukannya gaji baru Yes

Date Tanggal input Yes

Employee ID ID karyawan Yes

New Class Golongan karyawan Yes

New Grade Grade karyawan Yes

New Basic Salary Tipe Basic Salary yang baru Yes

New Basic Salary Amount Jumlah gaji pokok yang baru Yes

Back Pay Date Tanggal effective kenaikan gaji. Jika berlakunya kenaikan gaji mundur maka dilakukan rapel.

(91)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 91 of 125 T. 2. 4 (langkah 4 dari 6) Setelah data terisi, lakukan Import.

T. 2. 5 (langkah 5 dari 6) Pilih file xml yang tadi di save pada Point K. 2. 3 lalu OK.

T. 2. 6. (langkah 6 dari 6) Selesai

(92)

T. 3. Rapel

T. 3. 1. Rapel pendapatan per karyawan.

Apabila berlakunya kenaikan gaji mundur atau berlaku surut, maka perlu dilakukan Rapel. T. 3. 1. 1. (langkah 1 dari 4) Menu terletak di Payroll – Transaction.

T. 3. 1. 2. (langkah 2 dari 4) klik tombol New pada kiri atas.

Contoh :

Supriyanto (TR-083) menerima kenaikan gaji pada tanggal 1 Februari 2014 sebesar Rp. 3,119,000 menjadi Rp. 3,819,000, tetapi kenaikan gaji seharusnya berlaku sejak tanggal 1 Januari 2014.

Rapel yang akan diterima oleh Supriyanto adalah sebesar Rp. 700,000 pada penggajian bulan Februari 2014. T. 3. 1. 3. (langkah 3 dari 4) Panduan pengisian.

(93)

Manual Book 20140220_1400.doc Page 93 of 125 T. 3. 1. 4. (langkah 4 dari 4) Jika sudah terisi, klik tombol Save pada kiri atas.

T. 3. 2. Rapel pendapatan dengan menggunakan template import.

Ketentuan Fungsi :

1. Import ini dapat digunakan jika jumlah karyawan baru yang diinput banyak. 2. Untuk memudahkan user jika mempunyai data pembanding dalam format excel. T. 3. 2. 1. (langkah 1 dari 6) Menu terletak di Payroll – Transaction.

T. 3. 2. 2. (langkah 2 dari 6) Klik tombol Export untuk memperoleh template import.

T. 3. 2. 3. (langkah 3 dari 6) Lengkapi data.

Panduan pengisian dapat melihat table dibawah.

Number Diisi dengan No Transaksi. Yes

Description Diisi dengan Keterangan. Yes

Effective Date Diisi dengan Tanggal Efektif. Yes

(94)

Employee ID Diisi dengan NIK Karyawan. Yes

New Class Diisi dengan Class Baru. Yes

New Grade Diisi dengan Grade Baru. Yes

New Basic Salary Diisi dengan Number dari SalaryComponent BasicSalary. Yes New Basic Salary

Amount

Diisi dengan nominal Gaji Pokok Baru. Yes

Back Pay Date Diisi dengan Tanggal effektif kenaikan gaji, jika kenaikan gaji berlaku mundur.

No

T. 3. 2. 4. (langkah 4 dari 6) Setelah data terisi, lakukan Import.

T. 3. 2. 5. (langkah 5 dari 6) Pilih file xml yang tadi di save pada Point K. 3. 2. 3. lalu OK.

(95)

T. 4. Memberikan Tunjangan kepada karyawan yang sebelumnya belum dapat

tunjangan.

T. 4. 1. Tunjangan tsb belum ada di Master Salary Component.

Harus dibuat pada Master Salary Component.

T. 4. 1. 1. (langkah 1 dari 7) Menu Salary Component di Payroll – Master – Salary Component.

T. 4. 1. 2. (langkah 2 dari 7) klik new.

T. 4. 1. 3. (langkah 3 dari 7) Pengisian data berdasarkan keterangan dibawah.

Manual Book. Andal PayMaster2014. Manual Book _1400.doc Page 1 of 125

Manual Book

Andal PayMaster2014

Table of Contents

TRANSAKSI PERSONALIA.

A. Memasukkan Data Karyawan Baru.

A. 1. Memasukkan Data Kepegawaian.

A. 1. 1. Memasukkan data dengan cara satu per satu.

A. 1. 2. Memasukkan data dengan cara menggunakan template import.

A. 2. Memasukkan Data Hak atas Benefit (tunjangan, potongan, claim dan cuti

tahunan).

A. 3. Membuat Kalendar Kerja.

B. Memasukkan Data Transaksi Karyawan Mutasi/Promosi/Demosi.

B. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

B. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

C. Memperpanjang/Mengubah Status Kepegawaian (Percobaan, Tetap,

Kontrak).

C. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

C. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

D. Memasukkan Data Transaksi Karyawan Mengunduran Diri/Pensiun.

D. 1. Memasukkan transaksi dengan cara menggunakan template import.

D. 2. Memasukkan transaksi dengan cara satu per satu.

E. Menambahkan Master Divisi/Departemen/Bagian Baru.

F. Menambahkan Master Pangkat Baru.

G. Menambahkan Master Jabatan Baru.

H. Cara Mencetak Pelaporan.

TRANSAKSI ABSENSI KEHADIRAN.

I. Pergantian Jadwal Shift Kerja.

I. 1. Pergantian dengan cara menggunakan template import.

I. 2. Pergantian dengan cara satu per satu.

J. Memasukkan Data Absensi (Jam Masuk & Jam Keluar).

J. 1. Memasukkan dengan cara menarik dari mesin absen.

J. 2. Memasukkan dengan cara manual per hari (khusus shift lewat hari).

J. 3. Memasukkan dengan cara manual per kisaran tanggal tertentu (khusus shift

tidak lewat hari).

J. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

J. 5. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

K. Memasukkan Surat Perintah Lembur.

K. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama dan jam

lembur yang sama.

K. 2. Memasukkan untuk satu karyawan pada satu tanggal (menggunakan

keyboard).

K. 3. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang berbeda-beda dan

jam lembur yang berbeda-beda dengan cara menggunakan template import.

K. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

L. Memasukkan Data Cuti.

L. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama (cuti massal).

L. 2. Memasukkan untuk satu karyawan pada satu tanggal (menggunakan

keyboard).

L. 3. Memasukkan karyawan dengan cara menggunakan template import.

L. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

M. Memasukkan Data Ijin, Sakit, Dinas.

M. 1. Memasukkan untuk beberapa karyawan pada tanggal yang sama.

M. 2. Memasukkan untuk satu karyawan untuk satu tanggal (menggunakan

keyboard).

M. 3. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

M. 4. Memasukkan dengan cara satu per satu.

N. Perpindahan Shift Group Kerja.

O. Menambahkan Jadwal Shift Kerja Baru.

P. Membuat Kalender Kerja Baru.

P. 1. Menambahkan dengan menggunakan Pola Kerja Baru.

P. 2. Membuat Kalendar Kerja.

Q. Menambahkan Saldo Cuti Tahunan (diluar jatah Cuti Tahunan).

R. Memperpanjang usia hangus Cuti Tahunan.

S. Cara Mencetak Pelaporan.

TRANSAKSI PENGGAJIAN.

T. Kenaikan Pendapatan.

T. 1. Memasukkan dengan cara satu per satu.

T. 2. Memasukkan dengan cara menggunakan template import.

T. 3. Rapel

T. 3. 1. Rapel pendapatan per karyawan.

T. 3. 2. Rapel pendapatan dengan menggunakan template import.

T. 4. Memberikan Tunjangan kepada karyawan yang sebelumnya belum dapat

tunjangan.

T. 4. 1. Tunjangan tsb belum ada di Master Salary Component.