TUGAS 01
RINGKASAN ORGANISASI PROYEK
UNTUK JABATAN LEVEL-2 (PROJECT
ENGINEER MANAGER/PEM)
OLEH :
ALDIAN WINATA
F/AK-TS/0002/90
RINGKASAN ORGANISASI PROYEK UNTUK JABATAN LEVEL-2 PROJECT ENGINEERING MANAGER (PEM)
Disusun oleh : Aldian Winata NPP : F/AK-TS/0002/90
Email Address : [email protected]
HP : 085736755628
I. Definisi/Pengertian
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang unik, kompleks, sifatnya tidak rutin, memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Dengan adanya keterbatasan-keterbatasan dalam mengerjakan suatu proyek, maka sebuah organisasi proyek sangat dibutuhkan untuk mengatur sumber daya yang dimiliki agar dapat melakukan aktivitas-aktivitas yang sinkron sehingga tujuan proyek bisa tercapai. Organisasi proyek juga dibutuhkan untuk memastikan bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang efisien, tepat waktu dan sesuai dengan kualitas yang diharapkan.
Struktur organisasi proyek secara umum dapat diartikan dua orang atau lebih yang melaksanakan suatu ruang lingkup pekerjaan secara bersama–sama dengan kemampuan dan keahlianya masing–masing untuk mencapai suatu tujuan sesuai yang direncanakan. Dengan adanya organisasi kerja yang baik diharapkan akan memberikan hasil efisien, tepat waktu serta dengan kualitas tinggi.
Project Engineering Manager (PEM) adalah jabatan di suatu proyek yang berada
di bawah posisi Project Manager (PM) atau bila dilihat dari bagan struktur organisasi merupakan jabatan level-2 di proyek. PEM memiliki tugas di bidang
II. Tujuan/Sasaran
Tujuan dari tugas membuat ringkasan organisasi proyek untuk jabatan level-2 (PEM) adalah:
1. Mengetahui dan memahami struktur organisasi proyek khususnya untuk jabatan level-2 (PEM),
2. Mengetahui dan memahami tugas dan job description untuk PEM,
3. Meningkatkan dan menstandarisasi kompetensi peserta FGDP dan OJT 2015 dalam posisi yang nanti akan dijalani sebagai jabatan level-2 PEM,
4. Proyek dapat berjalan lancar, efektif, dan efisien dengan adanya jabatan level-2 PEM yang bekerja secara baik pula.
III. Analisa
1. Struktur Organisasi Proyek
Dalam suatu proyek perlu adanya organisasi yang di dalamnya terdapat orang-orang yang memiliki peran dan tugas masing-masing guna terciptanya tujuan proyek sesuai dengan perhitungan yang diinginkan.
Bentuk organisasi sendiri diwujudkan berupa bagan yang menunjukkan level, posisi, dan tugasnya dalam proyek. Selain itu bagan struktur organisasi proyek juga memperlihatkan hubungan antar posisi dan perannya dalam mendukung rangkaian struktur di atasnya. Hal tersebut ditunjukkan pada Gambar 1.
Untuk posisi Project Engineering Manager (PEM) pada suatu proyek jasa konstruksi berada pada level-2 setara dengan Project Finance Manager (PFM) dan Project Production Manager (PPM) bertanggung jawab langsung pada
Project Manager (PM) yang merupakan posisi level-1 di proyek. Selain itu PEM
masih membawahi 2 level posisi yaitu posisi level-3 dan level-4.
Gambar 2. Lingkup Struktur Organisasi Proyek Jasa Konstruksi Jabatan Level-2
Project Engineering Manager
Gambar 2 menunjukkan posisi PEM dan posisi level-3 yang dibawahinya seperti posisi Planning Implementation, Scheduler and Progress, Cost Control, Quantity
Surveyor, dan Project Procurement. Untuk posisi atau jabatan level-4, untuk
Project Engineering Manager Planning Implementation Drafter Scheduler and Progress Cost Control Quantity Surveyor Project Procurement
Planning Implementation di bawahnya adalah Drafter, sedangkan untuk Project Procurement di bawahnya adalah logistik dan gudang.
2. Job Description, Peran, dan Fungsi Struktur Organisasi Proyek Jabatan Level-2 Project Engineering Manager (PEM)
Secara umum tugas PEM adalah mengoordinasi dan mengarahkan proses implementasi perencanaan dan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek, termasuk penyusunan laporan kinerja proyek berikut evaluasi dan tindak lanjut penyempurnaan pengendalian proyek, agar dapat mendukung pelaksanaan proyek secara efektif dan efisien yang tentunya bertujuan untuk mendapatkan laba sesuai dengan yang telah diperhitungkan.
Tugas :
a) Menyusun Buku Perencanaan Proyek antara lain cost plan, metode kerja,
procurement plan kebutuhan bahan dan alat, schedule pelaksanaan, ITP,
b) Melakukan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek,
c) Mengoordinir kegiatan ke-engineering-an proyek antara lain pelaksanaan gambar kerja, pelaksanaan procurement, memperbarui WBS, schedule,
variation order, sub kontraktor,
d) Mengoordinir kegiatan administrasi proyek dan menyusun laporan kinerja proyek mingguan/ bulanan, berikut evaluasi dan tindak lanjut penyempurnaan pengendalian proyek (waktu, biaya, mutu) dan penyusunan administrasi serah terima proyek.
Kemudian di bawah PEM terdapat 5 posisi level-3, yang pertama adalah Planning
Implementation (PI). PI dibantu oleh jabatan level-4 yaitu Drafter dalam
menjalankan tugas-tugasnya. Tugas PI yang utama adalah mengoordinasi proses perencanaan serta mengarahkan proses implementasi perencanaan yang berkaitan dengan penyusunan Implementasi Metode dan segala proses Drawing sesuai dengan Buku Perencanaan Proyek serta membuat gambar As built Drawing.
Kemudian yang ke-2 adalah posisi Scheduler (SCH). SCH merupakan jabatan level-3 dibawah PEM sama seperti bagian PI. Tugas SCH adalah melakukan
perencanaan dan pengendalian waktu dalam pelaksanaan proyek, sesuai dengan metode kerja. Lebih lengkapnya tugas yang dilakukan SCH adalah sebagai berikut:
a) Menyusun tahapan aktivitas proyek sebagai dasar menyusun jadwal pelaksanaan proyek,
b) Membuat baseline schedule dengan Microsoft Project,
c) Mampu memberikan rekomendasi usulan perbaikan schedule dengan pendekatan modifikasi metode, sumber daya dan durasi,
d) Mampu membuat laporan-laporan pengendalian waktu secara komprehensif, evaluasi dan analisis untuk dasar rencana tindak lanjut.
Selanjutnya posisi level-3 di bawah PEM yang ke-3 adalah Cost Control (CC). Fungsi CC adalah pengendalian biaya di lingkungan proyek berdasarkan Project
Plan Book (PPB). Tugas yang dilakukan CC lebih lengkapnya adalah sebagai
berikut:
a) Menyusun master cost control sesuai RAB dan RAP yang telah ditetapkan, b) Verifikasi biaya proyek (lonstad),
c) Melakukan entry biaya proyek,
d) Verifikasi permintaan bahan dengan cek sisa RAP, e) Membuat laporan over/minder pengendalian biaya proyek f) Membuat laporan evaluasi dan rekomendasi pengendalian biaya.
Posisi yang ke-4 pada level-3 di bawah PEM adalah Quantity Surveyor (QS). Fungsi QS adalah melkukan perhitungan volume pekerjaan di proyek. Review dan analisis perhitungan dilakukan agar proyek tetap berjalan efektif dan efisien. Tugas yang dilakukan QS diantaranya:
a) Menghitung volume RAB dan RAP dari awal hingga akhir pekerjaan,
b) Menyiapkan measurement serta payment method untuk vendor dan sub kontraktor,
c) Cek hasil opname dari bagian Project Production Manager (PPM) yaitu
Supervisor,
e) Identifikasi dokumen serta mengelola perubahan termasuk mengajukan usulan measurement payment method ke owner,
f) Membuat proposal claim ke pihak-3 dan owner.
Posisi yang ke-5 pada level-3 di bawah PEM yaitu Project Procurement . Project
Procurement dibantu oleh jabatan level-4 yaitu Logistik dan Gudang. Project Procurement mengoordinasi serta mengontrol kegiatan pada masa penawaran dan
terlaksananya kegiatan pembelian material, penentuan jasa angkutan dari vendor atau subkontraktor terpilih berdasarkan spesifikasi yang ditetapkan serta efektif dan efisien. Tugas yang dilakukan oleh jabatan ini adalah:
a) Mengatur pemenuhan kebutuhan administratif dan teknis tender/fase penawaran agar memenuhi persyaratan yang ditentukan,
b) Melaksanakan kegiatan pengadaan material berikut pengiriman maupun penentuan vendor/subkontraktor yang memenuhi persyaratan dan dalam kondisi yang paling menguntungkan perusahaan,
c) Melaksanakan kegiatan administrasi dan pengendalian atas pengadaan dan pengiriman barang,
d) Melaksanakan kegiatan administrasi dan pengendalian atas pengelolaan barang/alat proyek.
e) Melakukan kegiatan evaluasi atas semua proses pengadaan dan pengendalian barang/alat.
3. Kompetensi, Unjuk Kerja, dan Manajemen Proyek Organisasi Proyek Jabatan Level-2 Project Engineering Manager (PEM)
PEM melakukan koordinasi dan kontrol segala kegiatan yang dibantu oleh jabatan level-3 dan level-4 sehingga tujuan proyek dapat berjalan dengan baik. Tabel 1. menunjukkan elemen kompetensi dan unjuk kerja apa yang menjadi tugas dari organisasi proyek jabatan level-2 PEM termasuk peran posisi level-3 dan level-4 dalam membantu PEM.
Tabel 1. Elemen Kompetensi dan Unjuk Kerja untuk struktur organisasi PEM.
No. Elemen Kompetensi Unjuk Kerja Keterangan
1. Menetapkan lingkup pekerjaan proyek berdasarkan pada dokumen kontrak dan perubahannya.
1. Menetapkan lingkup pekerjaan proyek
berdasarkan pada dokumen kontrak dan perubahannya
Dibantu oleh QS
2. Me-review tabel ketelusuran berdasarkan
dokumen kontrak. Dibantu oleh QS 3. Melakukan review
terhadap adanya perubahan dokumen kontrak.
4. Memvalidasi scope. 5. Mengintegrasikan dampak dan perubahan berkaitan dengan time, cost, quality
plan.
2. Mengoordinasi penyusunan jadwal proyek berdasarkan metode dan dokumen kontrak.
1. Mengoordinasi pembuatan metode kerja Dibantu oleh PI 2. Mengoordinasi penyusunan sequence berdasarkan metode kerja.
Dibantu oleh PI, QS, SCH. 3. Mengoordinasi penyusunan kebutuhan sumber daya. 4. Mengoordinasi penetapan durasi setiap pekerjaan. 5. Mengoordinasi penetapan jadwal pelaksanaan proyek termasuk jadwal kebutuhan
Dibantu oleh SCH
sumber daya dan sub kontraktor.
3. Mengoordinasi penyusunan rencana biaya proyek
berdasarkan dokumen kontrak.
1. Memerikas analisis pekerjaan setiap item sesuai dengan metode, scope, dan dokumen kontrak.
Dibantu oleh QS 2. Me-review analisis
pekerjaan berdasarkan perubahan scope dan dokumen kontrak. 3. Mengintegrasikan
perencanaan biaya (RAB dan RAP) disesuaikan dengan metode, scope, dan dokumen kontrak serta sasaran
perusahaan. 4. Mengoordinasi penyusunan
PQP
1. Mengidentifikasi
spesifikasi berdasarkan pada dokumen kontrak dan perubahannya. Dibantu oleh QS dan Procurement 2. Menyusun PQP 3. Menyusun ITP 4. Pengendalian Kualitas. 5. Manajemen Komunikasi Proyek. 1. Mengoordinasi penyusunan dokumen perubahan scope pekerjaan dan waktu pelaksanaan proyek (addendum, VO)
Dibantu oleh QS 2. Mengendalikan dokumen
dokumen control. 3. Memeriksa laporan (harian, mingguan, bulanan) untuk kebutuhan internal dan eksternal.
4. Menyusun dokumen dalam rangka tagihan
progress.
5. Menyusun dokumen penutupan proyek (BAST I& II), buku kuning, kontrak
close out, baik kontrak induk
maupun pihak ketiga.
Kemudian dari segi cost control mulai dari membuat master, pengoperasian, serta evaluasi dan rekomendasi PEM memercayakan secara penuh ke jabatan level-3 yaitu CC proyek, peran PEM di sini adalah memantau dan tetap berkoordinasi dengan bagian keuangan dan akuntansi.
Manajemen proyek oleh PEM tetap mengacu dengan Project Management Body
of Knowledge atau PMBOK. Untuk alur manajemen proyek dari PMBOK dapat
dilihat pada Gambar 3.
Diawali dengan initiating process (proses inisiasi) kemudian menuju planning
process (proses perencanaan) dan dilanjutkan dengan executing process (proses
eksekusi) yang kemudian dikontrol dengan controlling process (proses control). Bila hasil dari proses control terjadi kesalahan akan ditinjau kembali pelaksanaan perencanaan dan proses eksekusi sampai diperoleh output proyek yang efisien dan efektif karena segala aspek dibatasi oleh aspek biaya, mutu, waktu, dan sumber daya. Setelah didapatkan output proyek sesuai yang diperhitungkan maka tahap terakhir adalah closing process.
IV. Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan
a. Project Engineering Manager (PEM) merupakan jabatan struktural organisasi proyek level-2 yang memiliki tugas di bidang engineering di bawah Project
Manager (PM),
b. Tugas PEM adalah mengoordinasi dan mengarahkan proses implementasi perencanaan dan pengendalian proyek sesuai buku rencana proyek, termasuk penyusunan laporan kinerja proyek berikut evaluasi dan tindak lanjut penyempurnaan pengendalian proyek, dengan dibantu oleh staf proyek level-3 yaitu Planning Implementation, Scheduler and Progress, Cost Control,
Quantity Surveyor, dan Project Procurement.
c. Kompetensi yang harus dimiliki seorang PEM adalah menetapkan lingkup pekerjaan proyek berdasarkan pada dokumen kontrak dan perubahannya, mengoordinasi penyusunan jadwal proyek berdasarkan metode dan dokumen kontrak, mengoordinasi penyusunan rencana biaya proyek berdasarkan dokumen kontrak, mengoordinasi penyusunan PQP, manajemen Komunikasi Proyek.
d. Proses manajemen proyek yang dilakukan oleh organisasi jabatan level-2 PEM dengan Project Management Body of Knowledge (PMBOK).
