ISU DAN MASALAH DALAM PENGURUSAN ASET

(1)

OLEH :

MUSTAINAH BINTI ALWI

JABATAN AUDIT NEGARA NEGERI KEDAH 29 MEI 2013

ISU & MASALAH DALAM

PENGURUSAN ASET

(2)

TUJUAN

Proses pembayaran, terimaan/hasil dipungut dan diakaunkan dengan

betul

Rekod kewangan diselenggarakan dengan sempurna

Aset dan stor dikawal sewajarnya

(3)

KAWALAN BAJET KAWALAN TERIMAAN KAWALAN PERBELANJAAN KAWALAN AKAUN AMANAH/DEPOSIT ELEMEN KAWALAN ASET DAN STOR

KAWALAN PENGURUSAN

(4)

KAWALAN

(5)

 Aset dan Stor yang diperoleh untuk kegunaan pejabat perlu direkodkan, dikawal dan dipantau dengan sempurna bagi mengelakkan dari berlakunya pembaziran dan penyalahgunaan.

 Semakan Audit bertujuan menilai tahap pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan dalam Pekeliling/Surat Pekeliling Perbendaharaan yang berkenaan dan Tatacara Pengurusan Stor.

(6)

Analisis Audit terhadap purata peratus pematuhan setiap elemen kawalan Pengurusan Kewangan bagi tempoh tahun 2010 sehingga 2012 mendapati berlaku peningkatan peratus pematuhan bagi setiap elemen. Bagi tempoh yang sama didapati Pengurusan Aset & Stor adalah elemen paling lemah berbanding lain-lain kawalan.

79% 89% 79% 81% 65% 65% 81% 91% 73% 85% 71% _70% 85% 95% 81% 87% 82% 77% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2010 2011 2012

(7)

TAHAP PEMATUHAN PENGURUSAN KEWANGAN MENGIKUT KAWALAN BAGI JABATAN NEGERI

PADA TAHUN 2012 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pengurusan Bajet Terimaan Perbelanjaan Amanah Dan Deposit Aset Kerajaan 1 1 3 3 1 1 1 2 3 5 3 6 5 1 2 1 6 3 4 4 2

Sangat Baik Baik Memuaskan Tidak Memuaskan

Kawalan Utama B il an g an A u d iti

(8)

(9)

(10)

ASPEK UTAMA KAWALAN ASET DAN STOR KAWALAN UMUM PENERIMAAN PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN PENYENGGARAAN ASET PELUPUSAN KEHILANGAN DAN

(11)

TEGURAN

AUDIT

(12)



Mengelakkan pembaziran wang.



Menentukan kelemahan-kelemahan yang

berlaku tidak berulang.



Mengenalpasti masalah baru yang sedang dihadapi dan mengetahui perkara-perkara yang menyebabkannya berlaku serta memberi cadangan agar kelemahan dapat diperbaiki.



Menyerahkan pemerhatian audit dan cadangan-cadangan kepada pihak pengurusan.

(13)

(14)

KAWALAN UMUM

 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan tidak mengadakan mesyuarat mengikut kekerapan yang ditetapkan (tiga bulan sekali); tidak membincangkan perkara yang ditetapkan; urusetia lewat/tidak menyediakan minit mesyuarat; tindakan susulan terhadap masalah/isu pengurusan kewangan lewat diambil.

 Pegawai Aset tidak dilantik oleh Pegawai Pengawal.

 Pegawai Aset tidak berperanan sebagai Setiausaha Mesyuarat JKPAK

(15)

PENERIMAAN ASET

DAN STOK

 Pegawai penerima tidak dilantik/ bekalan diterima oleh pegawai tidak dilantik.

 Aset diterima oleh pegawai yang tiada kepakaran. Penerimaan aset yang dibuat oleh pegawai yang tidak mempunyai kepakaran serta pengetahuan boleh menyebabkan aset yang diterima tidak dapat disahkan ketepatannya dari segi spesifikasi, kualiti dan kuantiti serta penggunaan yang sebenar.

(16)

PENERIMAAN ASET

DAN STOK

 Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS-1 tidak diselenggara.

 KEW.PS-1 tidak disediakan oleh Pegawai Penerima.

(17)

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

 Aset tidak didaftar. Aset yang tidak didaftarkan akan menyebabkan rekod mengenai aset dan penempatan terkini aset sukar dikesan.

 Aset didaftarkan melebihi tempoh 2 minggu dari tarikh penerimaan.

 Cop pengesahan pendaftaran tidak dibuat ke atas punca maklumat.

(18)

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

 Daftar Aset tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan Daftar tidak difailkan dan disimpan di tempat berkunci.

 Kesilapan Kategori Inventori/Harta Modal. Perekodan aset yang tidak mengikut kategori

yang ditetapkan akan menyebabkan

pemeriksaan aset tidak dapat dibuat secara menyeluruh dan nilai Inventori/Harta Modal yang dilaporkan adalah terlebih nyata.

(19)

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

 Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) tidak disediakan bagi merekodkan pergerakan. Aset gunasama yang tidak direkodkan ke dalam Daftar KEW.PA-6 akan menyebabkan pergerakan dan kedudukan sebenar aset tidak dapat atau sukar untuk dikesan pada setiap masa serta risiko berlakunya kehilangan aset tersebut.

 Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) tidak digunakan.

(20)

PENDAFTARAN ASET/MEREKOD STOK

 Harta modal dan inventori tidak diberi nombor siri pendaftaran dan dilabel “HAK KERAJAAN MALAYSIA”.

 Kenderaan Jabatan tidak dilabelkan dengan Logo Jabatan

Aset yang tidak dilabel akan mengakibatkan kesukaran untuk mengenal pasti dan mengesahkan aset tersebut adalah milik Kerajaan. Selain itu, ia

(21)

Pelabelan

Kenderaan Proton Wira Sedan (WNH 4573) tidak mempunyai logo kenderaan atau tidak menunjukkan nama Jabatan.

Pandangan Sisi Kiri Proton WIRA WNH 4573

Pandangan Sisi Kanan Proton WIRA WNH 4573

(22)

 Kad (KEW.PS-3) dan Kad (KEW.PS-4) tidak diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

 Kad Petak (KEW.PS-4) bagi stok yang mempunyai tarikh luput tidak menggunakan kertas warna merah jambu.

 Baki stok fizikal adalah berbeza dengan baki di Kad Petak.

(23)

PENGGUNAAN/ PENGELUARAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN

(24)

(25)

(26)

Pembaziran : Tidak Menggunakan Input

Dengan Maksima

2 unit peti sejuk (RM1,585 setiap satu) untuk 2 tabika yang masih belum dibuka tersimpan di stor (pembelian Jun 2008). Kedua-dua

(27)

Aset yang tidak digunakan akan menyebabkan :

 Aset tidak dapat digunakan secara optimum

 Aset tersebut boleh menjadi usang serta rosak

 Tempoh waranti aset akan luput/ susut

(28)

 Aset disimpan di tempat yang tidak sesuai dan selamat. Aset yang tidak disimpan di tempat bersesuaian akan terdedah kepada risiko kehilangan atau kerosakan aset berkenaan.

(29)

 Stor digunakan untuk menyimpan barang rosak.

(30)

 Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/ Verifikasi Stor tidak dijalankan mengikut tempoh yang ditetapkan.

 Pengiraan stok tidak dilaksanakan.

 Pemeriksaan Aset/Pemeriksaan Stok/ Verifikasi Stor tidak menyeluruh ke atas semua aset/item stor yang dimiliki.

(31)

 KEW.PA-13 tidak disediakan bagi aset yang memerlukan penyenggaraan berkala.

 Jadual Program Penyenggaraan tidak disediakan dan dirancang bagi semua aset dan kenderaan Jabatan.

 KEW.PA-14 tidak disediakan/diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Rekod penyenggaraan yang tidak lengkap akan menyukarkan Jabatan menentukan sama ada aset rosak masih ekonomik untuk dibaiki atau untuk dilupuskan.

PENYENGGARAAN ASET

(32)

 Aset rosak tidak diambil tindakan pembaikan. Tindakan pembaikan yang tidak diambil terhadap aset rosak akan menyebabkan aset menjadi usang dan tidak dapat digunakan lagi seterusnya mendatangkan kerugian kepada Kerajaan.

(33)

 Tindakan pelupusan tidak dilaksanakan terhadap aset yang telah rosak dan tidak boleh dibaiki.

(34)

(35)

(36)

(37)

Tindakan pelupusan yang tidak diambil menyebabkan nilai aset/ bekalan pejabat akan susut, memerlukan ruang simpanan/ pejabat dan terdedah kepada risiko kehilangan.

(38)

(39)

 Kelulusan bagi pelupusan tidak mengikut peringkat Kuasa Melulus yang ditetapkan.

 Dokumen arahan daripada Jabatan tidak disediakan sebelum pemeriksaan pelupusan dilaksanakan.

 Pelupusan dilaksanakan melebihi tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan.

 Pelupusan aset elektronik tidak menggunakan kaedah e-waste.

 PEP (KEW.PA-16) tidak disediakan bagi pelupusan

(40)

 Laporan Polis tidak dibuat dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan.

 Laporan Awal (KEW.PA-28) tidak disediakan dalam tempoh 2 hari bekerja.

 Jawatankuasa Penyiasat tidak dilantik secara

bertulis oleh Pegawai Pengawal

menggunakan KEW.PA-29 dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal.

(41)

KESAN PENGURUSAN ASET/STOR TIDAK MENGIKUT PERATURAN YANG DITETAPKAN

 Kegagalan mematuhi undang-undang dan peraturan boleh menyebabkan kerugian, pengurusan aset tidak cekap, perolehan tidak ekonomik, pembaziran, penyelewengan dan kehilangan dalam pengurusan aset Kerajaan.

 Perkara Ini Boleh Di Ambil Tindakan Surcaj Di Bawah Seksyen 18 Akta Acara Kewangan 1957.

(42)

PUNCA KELEMAHAN

 Pekeliling/Peraturan berkenaan aset dan stor tidak difahami atau tidak dipatuhi sepenuhnya.

 Perancangan latihan secara berkala berkaitan Pengurusan Aset Dan Stor tidak dibuat bagi meningkatkan pemahaman dan kecekapan dalam melaksanakan tugas.

 Kurangnya pemantauan penyeliaan/pengawasan pegawai atasan terhadap pegawai dan kakitangan yang menguruskan aset dan stor.

(43)

 Pertukaran pegawai/kakitangan yang menguruskan aset dan stor.

 Mengetahui yang betul tapi sengaja tidak mahu buat. Antara sebabnya

Tidak pernah dikenakan hukuman.

Percaya bahawa amalan yang dibuat adalah

lebih baik.

Bila berlaku penyalahgunaan / penyelewengan,

tidak ada tindakan diambil.

(44)

 Mematuhi segala peraturan/pekeliling di samping mencari cara untuk penambahbaikan

 Mengambil tindakan pembetulan (corrective) dan pencegahan (preventive) untuk mengelakkan isu berulang

 Mewujudkan penyeliaan yang lebih rapi terhadap kerja pegawai bawahan.

 Memastikan tindakan susulan dilaksanakan terhadap perkara yang dibangkitkan bagi meningkatkan pematuhan terhadap prosedur kewangan

 Serah menyerah tugas perlu dibuat dengan sempurna bagi mewujudkan kesinambungan tugas.

SYOR

(45)

KESIMPULAN

Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengurusan Aset Dan Stor di PTJ diurus dengan baik. Pengurusan Aset Dan Stor yang baik boleh menghindarkan berlakunya amalan rasuah, pembaziran dan pemborosan.

Pengurusan Aset Dan Stor memerlukan semua pegawai yang terlibat memberi fokus yang jelas, perhatian yang serius serta melakukan perubahan minda dalam meningkatkan tahap pematuhannya.

(46)

TERIMA KASIH KERANA MENGIKUTI DAN MENGHAYATI CERAMAH INI