Fail Meja Ketua Pembantu Tadbir N22

(1)

(2)

KANDUNGAN

Bil

Perkara

Muka Surat

1 Senarai Tugas 1

2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2

3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3

Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan Senarai Semak

:-4 Menyelenggara Buku Vot 4 - 7

5 Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa 8 - 11

6 Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengureus. 12 - 15

7 Urusan Pinjaman Peruamahan Perbendaharaan 16 - 19

8 Urusan Pinjaman Pembelian Komputer 20 - 23

9 Urusan Pinjaman Kenderaan 24 - 27

10 Menyelia Urusan Kewangan 28 - 31

11 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan 32- 35 12 Urusan Perisytiharan Harta dan Tindakan Surcaj 36 - 39 13 Urusan Kes-Kes Tindakan Tatatertib / Surcaj 40 - 51

14 Menyelia Urusan Perkhidmatan 52 - 55

15 Menyelia Urusan Keceriaan 56 - 59

16 Menyelia Urusan Keselamatan 60 -63

19 Urusan Penyerahan Tugas 64 - 67

20 Urusan Menduduki Rumah Kerajaan 68 - 71

21 Urusan Pengurusan Fail 72 - 75

22 Senarai Undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh 76 Ketua Pembantu Tadbir

23 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir 76

24 Norma kerja bagi tugas-tugas 77

(3)

SENARAI TUGAS

Nama Anggota :

Jawatan :

KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

No. Kad Pengenalan :

Tarikh mula bertugas di sekolah ini :

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 5.00 ptg Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 5.00 ptg

Sabtu "

KEWANGAN

1 Menguruskan Pusat Tanggungjawab Sekolah.

2 Menyemak dan menyediakan tuntutan Elaun Lebih Masa.

3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Pusat Tanggungjawab dan PCG. 4 Menguruskan Pinjaman Perumahan Perbendaharfaan.

5 Menguruskan Pinjaman Pembelian Komputer

6 Menguruskan dan menyelnggara Lejer Pinjaman Kenderaan. 7 Menyelia Pembantu Tadbir Kewangan.

8 Menyelia Penyelia Asrama bagi urusan Terimaan dan Bayaran Akaun Asrama. PERKHIDMATAN

1 Menguruskan Borang Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan. 2 Menguruskan Laporan Pengisytiharan Harta.

3 Menguruskan Tindakan Tatatertib.

4 Menyelia Pembantu Tadbir Perkhidmatan dan Tadbiran. 5 Menyelia Urusan Keceriaan dan Kebersihan Sekolah. 6 Menyelia Urusan Keselamatan Sekolah dan Asrama. 7 Menguruskan Serah Menyerah Tugas.

8 Menguruskan Permohonan dan lain-lain berkaitan Menduduki Rumah Kerajaan. 9 Menguruskan Daftar Fail Sekolah.

(4)

1 KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA :

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 5 PENYELIA PETANG

6 GURU KANAN M/PEL BAHASA

7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL

9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 10 GURU MEDIA

11 KAUNSELOR

12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 13 GURU PENOLONG

JUMLAH GURU :- 0 0 0

14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 17 PEMBANTU TADBIR GRED N17

18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 20 JURUTEKNIK KOMPUTER

21 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 22 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 23 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 24 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1

(5)

26 PEKERJA RENDAH AWAM

JUMLAH BUKAN GURU :- 0 0 0

JUMLAH BESAR :-

0 0 0

(6)

PENGURUSAN KEWANGAN

1 Menyelenggara Buku Vot

1.1. Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Mermpastikan permohonan peruntukan Belanja Mengurus dikemukakan

ii Mempastikan catatan dalam Buku Vot sentiasa kemaskini.

iii Mempastikan Laporan Prestasi Perbelanjaan bulanan dihantar ke Pusat Pembayaran (Unit Kewangan JPN ) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

iv Menyediakan Laporan Perbelanjaan Vot berdasarkan kepada terimaan Laporan C231 (Laporan Perbelanjaan Vot ).

v Menyediakan Laporan Lewat Bayar Bil pada setiap bulan untuk dihantar

ke KPM (Bahagian Kewangan ), JPN (Unit Kewangan) dan PPD (Unit Kewangan) pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

(7)

1.2. Proses Kerja : - Penyelenggaraan Buku Vot

Bil. Proses Kerja

1 Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus sebelum Pengarah Pelajaran

30hb November. Negeri

2 Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot Pengetua 3 Sediakan Baucar Kelompok Kew 302. Catat nombor Ketua Pembantu

kelompok mengikut siri (4 angka), dapatkan pengesahan Tadbir Pengetua/ Guru Besar dan hantar ke Pusat Pembayaran

(AG Negeri).

4 Sediakan Borang TW1 (3 salinan) sebagai Akuan Terima " Waran.

Hantar 1 salinan kepada KPM (Bhg Kewangan) dan 1 salinan fotostat waran yang diterima.

Hantar 1 salinan kepada JPN (Unit Kewangan) dan 1 salinan Fail Sekolah.

5 Merekod segala perbelanjaan dan pembayaran yang " dilakukan ke dalam Buku Vot.

6 Menyedia dan menghantar Laporan Prestasi " Perbelanjaan bulanan kepada JPN setiap bulan pada atau

sebelum 3hb bulan berikutnya.

7 Terima laporan C231 (flimsi) dari AG Negeri / Pusat Pengetua Pembayaran.

8 Menyediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot Ketua Pembantu

hantar ke :- Asal ke AG Negeri. Tadbir

1 salinan JPN

1 salinan Fail Sekolah.

dikehendaki hantar dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima.

9 Mengemaskini dan merekod bil dan baucar didalam " Daftar Bil. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(8)

5

1.3. Carta Aliran :- Penyelenggaraan Buku Vot

Memohon Waran Peruntukan Belanja Mengurus kepada JPN.

Terima Waran Peruntukan dan rekodkan dalam Buku Vot

Sediakan baucar kelompok dan hantar bersama 1 salinan Waran (Kew 308) ke AG Negeri / Pusat Pembayar.

Sediakan Borang TW 1 - 3 salinan. Hantar 1 salinan Borang TW1 dan 1 salinan fotostat ke KPM (Bhg Kew). 1 salinan Borang TW1 ke JPN. 1 salinan Fail Sekolah.

Merekodkan segala perbelanjaan dan Pembayaran yang dilakukan ke dalam Buku Vot.

Menyediakan Laporan Perbelanjaan bulanan Vot pada atau sebelum 3hb bulan berikutnya.

Terima Laporan C231 - flimsi dari AG Negeri.

Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot.

…. Salinan asal ke AG Negeri. …. Salinan pendua ke JPN

(9)

1.4 Senarai Semak : Penyelenggaraan Buku Vot

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak Waran Peruntukan yang dituntut adalah betul.

2 Sediakan baucar Kelompok (Kew 302)

3 Sediakan Borang TW 1

4 Rekod segala perbelanjaan dan pembayaran didalam Buku Vot.

5 Pastikan Laporan Perbelanjaan bulanan dihantar ke JPN

6 Terima Laporan C231 flimsi.

7 Sediakan Penyata Penyesuaian Perbelanjaan Vot

8 Pastikan wang semak baki pada setiap Perbelanjaan Vot ditandatangani oleh pegawai penyemak yang diberi kuasa

(10)

(11)

2.1. Peraturan Pentadbiran Urusan Tuntutan Elaun Lebih Masa.

i Borang tuntutan Elaun Lebih Masa perlu diedarkan kepada kakitangan yang layak menuntut ELM.

ii Butir-butir di borang perlu disemak dan mendapat kelulusan Pengetua / Guru Besar.

iii Menyediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

iv Menyediakan baucar Kew 304 dan baucar kelompok (Kerw 302). bagi Sekolah PTJ hendaklah direkod dalam Buku Vot

(12)

8

2.2. Proses Kerja : - Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

1 Semak butir-butir tercatat pada borang tuntutan adalah Pengetua / betul dan dapatkan kelulusan daripada Pengetua / Guru Besar Guru Besar.

2 Dapatkan surat sokongan daripada pegawai berkenaan Ketua Pembantu dan menyemak Buku Log Knederaan bagi Pemandu Tadbir 3 Memastikan peruntukan mencukupi dalam Buku Vot " 4 Menyediakan baucar bayaran , borang kelompok. " 5 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar Pengetua /

Penolong Kanan Pentadbiran. Guru Besar

6 Asingkan baucar dan Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Ketua Pembantu mengikut keperluan dan hantar ke AG Negeri / Pusat Tadbir Pembayar untuk proses pembayaran.

Susunan baucar

:-Set 1 2 salinan kew 302. Set 2 Salinan asal Kew 304.

Salinan asal Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa.

Set 3 Salinan Pendua Kew 304.

Salinan {Pendua Penyata Tuntutan ELM. Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa.

Set 4 Salinan Ketiga Kew 304

Salinan Surat Pengesahan Telah Menjalankan Tugas Lebih Masa.

Set 1 hingga Set 3 ditebuk dan diikat dengan tali hijau. Set 4 untuk salinan Fail Sekolah.

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk

Seksi Undang-Undang / Peraturan

(13)

2.3 Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Memberi borang tuntutan untuk

dilengkapkan oleh pegawai berkenaan. minta pegawai lengkapkan semula tidak Lengkap lengkap

Pasrtikan butir-butir yang diperlukan terdapat dalam borang

Sediakan baucar bayaran , kelompok dan baucar berasingan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

Hantar borang tuntutan dan baucar kelompok dan baucar berasingan bersama dengan surat sokongan ke Pejabat Pembayar.

Masukkan satu salinan ke dalam fail sekolah

(14)

10

2.4. Senarai Semak : Urusan Menyediakan Tuntutan Elaun Lebih Masa

1 Tarikh borang tuntutan diterima daripada pegawai berkenaan

2 Pastikan semua surat sokongan disertakan

3 Lengkapkan pengisian borang dengan betul

4 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / G. Besar

5 Sediakan Baucar Bayaran Kew 304 dan baucar kelompok Kew 302.

6 Sediakan surat pengesahan menjalankan tugas lebih masa.

7 Dapatkan tandatangan Pengetua /Guru Besar dan Penolong Kanan

8 Hantar borang kepada AG Negeri / Pusat Permbayaran

(15)

(16)

3 Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

3.1 Belanjawan yang perlu disenaraikan

i Bantuan Pelajaran dan Bantuan Makanan Asrama. ii Emolumen Guru dan Anggota Khidmat Sokongan iii Anggaran Alat Ganti dan penyelenggaraan Bangunan

iv Anggaran Perbelanjaan Elektrik, Telefon, Air dan Permbentungan dibawah PK 23000 (PTJ) dan LPBT / LPBT Asrama bagi peruntukan PCG Bukan Matapelajaran.

v Elaun Waden , Elaun BISP, Elaun Kritikal, Elaun Pemandu (jika ada) dan lain-lain elaun jika ada.

vi Penyelenggaraan Bangunan & kawasan Sekolah

vii Penyelenggaraan Bangunan & Kawasan Asrama (jika ada) viii Anggaran Projek-Projek Kecil dan Naik Taraf.

ix Anggaran Penyelenggaraan Kenderaan Bas dan Van (jika ada), dibawah PK 26000 (alat ganti & minyak kenderaan) dan PK 28000 bagi peruntukan membaiki dan menyenggara kenderaan.

x Anggaran Tuntutan Perjalanan, Elaun Pertukaran dan Perpindahan. xi Anggaran untuk Pakaian Seragam kakitangan sokongan yang layak. xii Anggaran Perbelanjaan Bekalan Pejabat, Program Kursus Dalaman

(17)

3.2 Proses Kerja : - Urusan menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

1 Semak bilangan pelajar dan kelas, bilangan hari Ketua Pembantu persekolahan, gaji bagi kakitangan serta bilangan Tadbir waden yang layak dilantik.

2 Semak dan anggarkan perbelanjaan bagi bayaran bil Ketua Pembantu elektrik, air, telefon dan pembentungan serta kerja-kerja Tadbir baikpulih kenderaan.

3 Hantar borang yang telah dilengkapi ke JPN setelah JPN ditandatangani oleh Pengetua. Hantar satu salinan ked ( Unit Kewangan ) Pejabat Pelajaran Daerah (Unit Kewangan ).

4 Simpanan satu salinan didalam fail sekolah.

(18)

13

3.3. Carta Aliran :- Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus.

Menerima Anggaraan Perbelanjaan dari pegawai yang berkaitan

Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar tentang Anggaran yang diterima

minta pegawai menyemak

semula tidak

Setuju setuju

Lengkapkan Borang Anggaraqn Perbelanjaan

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang Anggaran ke JPN (Unit Kewangan) dan satu salinan ke PPD (Unit Kewangan)

Masukkan satu salinan kedalam fail sekolah.

(19)

3.4 Senarai Semak : Urusan Menyediakan Anggaran Belanja Mengurus

1 Semak bilangan pelajar dan hari persekolahan

2 Semak bilangan guru dan kakitangan serta gaji dan emolumen lain

3 Semak bilangan waden

4 Anggarkan bayaran elektrik, air dan kerja-kerja kewangan serta baikpulih kenderaan

5 Kemukakan Anggaran kepada Pengetua / Guru Besar

(20)

(21)

4.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Perumahan

i Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan.

ii Pastikan borang-borang telah diisi dengan lengkap serta ditandatangani oleh pemohon.

iii Pastikan dokumen-dokumen penting yang bersangkutan dilampirkan bersama.

iv Pastikan Pengetua menandatangani semua borang berkenaan

sebelum dipanjangkan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk kelulusan dan tindakan selanjutnya.

(22)

16

4.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

1 Berikan borang yang betul mengikut jenis pinjaman Ketua Pembantu

yang hendak dipohon oleh peminjam Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan " terakan cop Pengetua

3 Sediakan surat iringan dan pengesahan bahawa pegawai Pengetua / telah layak memohon pinjaman perumahan dan dapatkan Guru Besar tandatangan Pengetua / Guru Besar.

4 Hantar borang-borang dan dokumen sokongan bersama Bhg Pinjaman surat iringan ke Bahagian Pinjaman Perumahan Perumahan Perbendaharaan Malaysia untuk tindakan selanjutnya. Perbendaharaan

(23)

4.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

Memberikan borang kepada pemohon mengikut jenis rumah yang dipohon

Semak borang yang telah diisi bersama

minta peminjam dengan dokumen sokongan yang

menyemak dikehendaki

semula

tidak

Betul - Sediakan surat lampiran dan

betul pengesahan bahawa pegawai telah

disahkan dalam jawatan dan beliau belum membuat pinjaman perumahan atau pinjaman kedua.

Hantar borang-borang peminjam berserta dokumen-dokumen sokongan dan kiriman wang / cek bagi bayaran proses kepada Bahagian Pinjaman Perumahan Perbendaharaan Malaysia.

Masukkan 1 salinan kedalam fail sekolah

(24)

18

2.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Perumahan Perbendaharaan

1 Semak kelayakan pemohon sama ada telah disahkan dalam jawatan atau belum

2 Tentukan borang-borang berkenaan mencukupi sebelum diedar kepada pemohon dan jenis borang

3 Tentukan dokumen-dokumen sokongan berkenaan ada bersama.

4 Semak balik semua borang-borang yang dikembalikan.

5 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar ke atas borang-borang berkenaan.

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke Bahagian PPP

(25)

(26)

5 Urusan Permohonan Pinjaman Pembelian Komputer

5.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Komputer

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am )

(27)

5.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu

layak memohon. Tadbir

2 Edar borang kepada pemohon.: "

3 Semak borang permohonan berserta dengan " dokumen berikut

:-i 1 salinan slip gaji pemohon.

ii 1 salinan asal Sebutharga Komputer. iii 1 salinan Kad Pengenalan pemohon.

4 Terakan cop Pengetua/ Guru Besar dan sediakan surat " lampiran untuk dihantar ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

5 Dapatkan tandatangan pengesahan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar Guru Besar

6 Hantar borang permohonan berserta dengan dokumen- Ketua Pembantu dokumen sokongan diatas ke JPN (Unit Pentadbiran Am) Tadbir 7 Setelah permohonan diluluskan dan cek diperolehi oleh JPN

pemohon, JPN akan mengeluarkan surat arahan potongan gaji.

8 Sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji Ketua Pembantu

Pinjaman Pembelian Komputer. Tadbir

9 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer bagi pegawai " berkenaan sehingga selesai pinjaman dibayar balik.

10 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman, hantar " laporan lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan

memberhentikan potongan gaji bagi pinjaman komputer.

(28)

21

5.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan

disahkan dalam jawatan.

Hantar borang-borang pemohon berserta dokumen-dokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan 1 salinan kedalam fail sekolah

Setelah permohonan diluluskan dan cek diterima sediakan borang SG20 untuk pemotongan gaji pinjaman komputer Sediakan Lejer Individu bagi Pinjaman Komputer .

Kemaskini data pinjaman dan potongan gaji sehingga selesai pinjaman.

3 bulan sebelum tamat bayaran balik, hantar :Laporan Lejer ke JPN untuk mendapatkan surat arahan

(29)

4.4. Senarai Semak : Urusan Pinjaman Pembelian Komputer

2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Komputer

(30)

(31)

6.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Urusan Pinjaman Kenderaan

iii Pemohon dikehendaki menyertakan 1 salinan asal Sebutharga Kenderaan yang hendak dibeli.

iv Hantar permohonan ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

(32)

24

6.2 Proses Kerja : - Urusan Pinjaman Kenderaan

1 Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan dan Ketua Pembantu

layak memohon. Tadbir

2 Semak semua borang dan dokumen sokongan dan " terakan cop Pengetua / Guru Besar.

3 Hantar borang yang telah lengkap ke JPN " (Unit Pentadbiran Am ) berserta dengan dokumen berikut

:-i 1 salinan Sebutharga Kenderaan./ ii 1 salinan slip gaji.

4 Apabila terima arahan potongan gaji, sediakan Borang SG20 untuk pemotongan gaji bagi peminjam. 5 Dapatkan dokumen berikut untuk direkod kedalam

Lejer Pinjaman

:-i Sebutharga Kenderaan.

ii salinan fotostat Insuran 'Cover-Note'. iii salinan fotostat resit.

iv salinan fotostat invois.

v salinan geran kenderaan yang telah dicop

" HAK MILIK KERAJAAN DITUNTUT "

6 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan peminjam. 7 Kemaskini data pemohon dan potongan gaji sehingga

selesai.

8 Hantar laporan lejer setiap hujung tahun ke JPN (Unit Pentadbiran Am).

9 Dapatkan salinan fotostat geran kenderaan dan insuran cover-note' setiap kali cukai jalan kenderaan

diperbaharui sehingga selesai bayaran balik pinjaman.

(33)

6.3 Carta Aliran :- Urusan Pinjaman Kenderaan

Pastikan pemohon telah disahkan dalam jawatan. Berikan borang kepada pemohon.

semula

tidak Betul - Sediakan surat lampiran dan

disahkan dalam jawatan. Dapatkan tandakan Pengetua / Guru Besar

Hantar borang-borang permohon berserta dokumen sokongan kepada JPN (Unit Pentadbiran Am)

Masukkan kedalam fail 1 salinan

Terima arahan potongan gaji sediakan borang SG20 Dapatkan dokumen berikut

:-Salinan geran, insuran cover-note, resit bayaran, invois dari pembekal

Sediakan lejer individu dan kemaskini lejer sehingga selesai potongan gaji. Hantar laporan lejer individu pada setiap hujung tahun dan dapatkan salinan geran dan insuran cover-note bagi pengesahan cukai jalan telah diperbaharui.

Hantar laporan lejer 3 bulan sebelum tamat bayaran balik pinjaman ke JPN (Unit Pentadbiran Am) untuk mendapatkan surat arahan memberhentikan potongan pinjaman kenderaan.

(34)

26

6.4 Senarai Semak : Urusan Pinjaman Kenderaan.

2 Edarkan borang permohonan kepada pemohon

6 Majukan borang-borang permohonan berserta dengan dokumen - dokumen sokongan ke JPN

7 Sediakan Borang SG20 apabila arahan potongan gaji diterima

8 Sediakan Lejer Individu Pinjaman Kenderaan

(35)

(36)

7 Menyelia Urusan Kewangan

7.1 Peraturan- Peraturan Pentadbiran Penyeliaan Urusan Kewangan

i Memastikan urusan kewangan sentiasa dikemaskini dan mematuhi segala peraturan yang ada.

ii Perbankkan semua hasil kutipan pada hari berkenaan.

iii Pastikan Buku Tunai ditutup pada 30 /31 haribulan bulan berkenaan.

iv Pastikan penyata - penyata kewangan untuk diaudit dikemukakan tidak lewat daripada 28hb Februari tiap-tiap tahun.

(37)

7.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Kewangan

1 Semak maklumat-maklumat yang disediakan oleh Ketua Pembantu Pembantu Tadbir Kewangan & Penyelia Asrama Tadbir 2 Memastikan semua kutipan hasil sekolah dikeluarkan "

resit , dicatat dalam Buku Kutipan Harian dan dibankkan pada hari berkenaan atau keesokannya.

3 Memastikan semua pembelian diuruskan mengikut " peraturan yang ditetapkan seperti

:-i. Semak baki peruntukan. ii semak baki stok

iii keluarkan Borang Pesanan Tempatan (LO)

4 Memastikan setiap bayaran hendaklah mengikut " peraturan seperti

:-i Baucar Bayaran. ii Cek Berpalang

iii Dokumen-dokumen sokongan

5 Pastikan setiap bil dijelaskan tidak lewat satu bulan / " 30 hari dari tarikh penerimaan.

6 Memastikan semua peralatan direkodkan kedalam stok dan disemnak sekurang-kurangnya dua kali setahun. 7 Memastikan Penyata Audit dikemukakan

selewat-lewatnya pada 28hb Februari setiap tahun.

(38)

29

7.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Kewangan

Menerima urusan-urusan kewangan daripada Pembantu Tadbir Kewangan N17 dan Penyelia Asrama N17/N22

minta peminjam menyemak

semula tidak Lengkap

lengkap

Cop dimana perlu dan kemukakan kepada Pengetua / Guru Besar untuk tindakan pengesahan dan tandatangan

Ambil tindakan sewajarnya

(39)

7.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Kewangan

1 Semak "Senarai Semak Pembantu Tadbir Kewangan dan Penyelia Asrama" berkenaan tindakan yang telah diambil 2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar.

Setelah diluluskan maklumkan semula kepada Pembantu 4 Tadbir dan Penyelia Asrama tentang tindakan yang

(40)

(41)

8 Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

8.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

i Tentukan pegawai yang hendak dinilai

ii Pastikan borang-borang yang hendak digunakan.

iii Rujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan mengenai tatacara Penilaian Prestasi.

(42)

32

8.2. Proses Kerja : - Urusan Penilaian Prestasi Tahunan Kakitangan

1 Edarkan borang mengikut kumpulan kakitangan :- Ketua Pembantu

i Borang JPA (Prestasi ) 3/2002. Tadbir

Kumpulan Profesional ii Borang JPA (Prestasi ) 4/2002.

Kumpulan Sokongan 1 iii Borang JPA (Prestasi) 5/2002

Kumpulan Sokongan II

2 Terima borang prestasi daripada semua kakitangan " 3 Semak borang-borang yang telah diisi. "

4 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Penolong Kanan Pentadbiran untuk dinilai sebagai Penilai Pertama Pentadbiran 5 Bagi pegawai-pegawai dari Gred DG48 termasuk semua Pengetua

Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Mata Pelajaran diohantar terus kepada Pengetua.

6 Borang prestasi yang telah dinilai oleh Penilai Pertama Pengetua hendaklah diserahkan kepada Penilai Kedua (Pengetua)

7 Borang prestasi yang telah siap dinilai markah-markah Penolong Kanan akan disatukan daripada penilai pertama dan kedua dan Pentadbiran kemudian dibahagi 2 untuk mendapatkan markah

purata

8 Markah yang siap hendaklah dimasukkan kedalamn data Penolong Kanan

komputer untuk dianalisa Pentadbiran /

Ketua Pembantu Tadbir 9 Cetak laporan prestasi dalam 4 salinan untuk dihantar ke "

` Pejabat Pelajaran Daerah.

10 Bagi kumnpulan DG48 akan dihantar terus ke PPD untuk Pegawai Pelajaran dinilai oleh PPD sebagai Penilai pertama Daerah 11 Bagi Penolong-Penolong Kanan dan Guru Kanan Pengetua /

Mata Pelajaran penilai pertama ialah Pengetua dan PPD PPD sebagai penilai kedua

(43)

8.3 Carta Aliran :- Urusan Penilaian Prestasi Tahunan kakitangan

Edarkan borang prestasi mengikut jenis kumpulan dan gred jawatan

Semak borang prestasi yang diterima lengkap semula borang prestasi tidak Lengkap lengkap

Serahkan borang-borang prestasi kepada Penolong Kanan /Pengetua

Markah prestasi yang telah siap disatukan dan dibahagikan hendaklah dimasukkan kedalam data Komputer Cetak Laporan Nilaian Prestasi dalam 4 salinan. Bagi kumpulan DG48 dihantar terus ke PPD bersama dengan surat iringan.

Hantar laporan Nilaian Prestasi tahunan ke PPD

Simpan semua borang prestasi dan salinan :Laporan Prestasi Tahunan didalam fail sekolah

(44)

34

8.4 Senarai Semak : Urusan Penilaian Prestasi Tahunan

1 Semak borang prestasi yang diterima

2 Sediakan senarai semak kakitangan yang telah hantar borang ke pejabat.

3 Serahkan borang prestasi kepada Penolong Kanan Pentadbiran / Pengetua

4 Masukkan data /laporan prestasi didalam data maklumat komputer prestasi.

5 Hantar laporan Nilaian Prestasi Tahunan ke PPD

(45)

(46)

9

Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj

9.1 Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta

dan Kes-kes Tindakan Surcaj.

i Semua pegawai dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya

ii Tempoh perisytiharan harta dikira dari tarikh terakhir perisytiharan harta dibuat. iii Seorang pegawai yang baru dilantik hendaklah mengisytiharkan hartanya dalam

iv Sekiranya dalam tempoh perisytiharan harta yang ditetapkan itu seseorang

pegawai tidak memperolehi apa-apa harta, maka pegawai berkenaan perlu membuat

v Semua pegawai dikehendaki mengisytiharkan segala harta yang dimiliki olehnya atau isteri atau suami atau anaknya atau yang dipegang oleh mana-mana orang bagi pihaknya atau bagi pihak isteri atau suaminya atau anaknya.

vi Ketua Jabatan bertanggungjawab meluluskan atau tidak meluluskan perisytiharan harta yang telah dibuat oleh seseorang pegawai.

vii Ketua Jabatan bertanggungjawab mengeluarkan surat kelulusan bertulis kepada

viii Bahan Rujukan Utama , Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002 berkuatkuasa mulai dari 30 Julai 2002. Dengan ini surat Pek. Perkhidmatan

Bilangan 8 Tahun 1995 dan Pek. Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1999 dibatalkan. sekali dalam tempoh lima (5) tahun.

tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri.

pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A

(47)

9.2 Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta

1 Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat Pengetua Pekeliling pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua Perkhidmatan pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak Bil. 3 Tahun

dilaporkan . 2002 bertarikh

30 Julai 2002 Lampiran A

Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas Pemilikan Harta.

Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B

Bagi perisytiharan harta kali pertama dan harta tambahan

Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C Bagi perisytiharan pelupusan harta Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D

Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian

2 Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada Ketua Pembantui

pegawai. Tadbir

(Ahli J/K Urusetia) 3 Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:- "

tiada perubahan

permohonan kali pertama permohonan tambahan pelupusan harta pemilikan syarikat

borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan dokumen sokongan.

4 Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong kanan ` Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ( Pentadbiran )

ditandatangani sebagai Urusetia Urusetia

(48)

37

9.3 Carta Aliran :- Urusan Perisytiharan Harta

Edarkan borang perisytiharan harta mengikut jenis perisytiharan harta

semak borang perisytiharan harta yang diterima daripada pegawai.

lengkap semula borang

perisytiharan

harta Lengkap

tidak lengkap

serahkan borang kepada Pen. Kanan Pentadbiran

Pen Kanan Pentadbiran menurunkan tandatangan dan serahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan Ketua Jabatan

Sediakan surat kelulusan Ketua Jabatan seoerti Lampiran F dan

ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar. Serahkan 1 salinan surat kelulusan

bersama 1 salinan borang perisytiharan harta kepada semua pegawai.

Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan Perisytiharan Harta dalam 4 salinan bersama dengan surat iringan. Hantar Lampiran H ke PPD dalam 2 salinan dan 1 salinan ke JPN (Unit Tatatertib). .

(49)

9.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta

1 Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytihar harta.

2 Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai

3 Semak butir-butir diperlukan

4 Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan

5 Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta Lampiran H

6 Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN

(50)

(51)

10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib.

i Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj. (b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.

(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya. (d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.

(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan. ii Peraturan-peraturan pentadbiran

(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.

(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.

(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod

Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.

(52)

40

10.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja

1 Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

Pentadbiran 2 Sediakan draf laporan sebagai berikut :- Ketua Pembantu

2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran Tadbir Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ).

2.2. Latar belakang kes :

(a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat dan peruntukan undang-undang. (b) Laporan Polis mengenai penangkapan,

Laporan Mahkamah.

2.3. Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai Perintah Tahan Kerja.

3 Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada " Jabatan Pelajaran Negeri.

4 Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Pengetua/ G.Besar Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pen. Kanan

Pentadbiran 5 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan "

Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perlu dan luluskan.

6 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana " pindaan (jika ada).

7 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / " Guru Besar

8 Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran " tandatangani laporan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(53)

9 Hantar laporan kepada :- Ketua Pembantu Tadbir

Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib.

10 Tindakan fail "

11 Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat " kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.

12 Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Pengetua /

Tatatertib berkenaan. Guru Besar

NOTA

:-Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis sementara kes dibicarakan.

13 Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga " Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.

14 Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan Perkhidmatan Penyata Perubahan Kew 8.

15 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib " dan tindakan fail.

(54)

(55)

Tindakan Gantung Kerja

1 Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi Pen. Kanan P.U. (A) 395/93 mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , Pentadbiran

sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula ).

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Tadbir 3 Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar " 4 Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua /

semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Guru Besar 5 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu

pindaan (jika ada) Tadbir

6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan " Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan

7 Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua/ G.Besar

tandatangan perakuan. Pen. Kanan

Pentadbiran 8 Hantar Laporan kepada

:-Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib)

9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya JPN (Unit mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Tatatertib )

43

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(56)

10 Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Pengetua / Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota Guru Besar dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belum

diputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja dikeluarkan).

11 Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga " Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.

12 Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada " Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan

menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

13 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib Pembantu Tadbir

dan tindakan fail. "

(57)

(58)

10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah

1 Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 Pen. Kanan P.U. (A) 395/93 Pentadbiran

NOTA

:-Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.

2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Tadbir 3 Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / G.Besar

Pen. Kanan 1 4 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf "

buat pindaan jika perlu dan luluskan.

5 Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu

pindaan (jika ada). Tadbir

6 Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ G. Besar Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pen Kanan 1

7 Hantar perakuan kepada :- Ketua Pembantu

Tadbir Jabatan Pelajaran Negeri

(Unit Tatatertib)

8 Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. 9 Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan

tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan berkenaan.

45

Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(59)

10 Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pengetua / Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan Guru Besar menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.

11 Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib. Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

Pegawai yang

(60)

(61)

Kes Tidak Hadir Bertugas.

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan " terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh " pegawai / anggota sokongan.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika " pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah

tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh

penrimaan surat) "

5 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali bertugas atau tidak.

6 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada " Jabatan Pelajaran Negeri

7 Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua / Guru Besar 8 Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat

pindaan (jika perlu).

9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana " pindaan jika perlu.

(62)

47

10 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar. Guru Besar

11 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. " 12 Hantar perakuan kepada

:-Jabatan Pelajaran Negeri. Jabatan Pelajaran

(Unit Tatatertib ) Negeri

(Unit Tatatertib ) Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(63)

(64)

10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib

Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.

1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93

anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran

2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan " terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang

diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.

3 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh " pihak pos.

4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru " sekali lagi.

5 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh " pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai

tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).

6 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor

Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan " diberitahu dalam Warta Kerajaan.

7 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada Jabatan Pelajaran Negeri

8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /

Guru Besar. Guru Besar

9 Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan (jika perlu) dan luluskan.

(65)

10 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Pengetua /

pindaan jika ada Guru Besar

11 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / " Guru Besar.

12 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "

13 Hantar perakuan kepada :- JPN

Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib (Unit Tatatertib )

14 Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat Pengetua / kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Guru Besar. 15 Terima salinan Warta Kerajaan.

(66)

(67)

Pengeuta / G.Besar

1 Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Pen. Kanan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93 2 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas Ketua Pembantu

rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh Tadbir diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,

buktikan mengenainya.

3 Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.

4 Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Pengetua / G. Besar. 5 Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Ketua Pem Tadbir 6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / G. Besar

Guru Besar.

7 Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.

8 Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) JPN

9 Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib Pengetua / G.Besar kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.

11 Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib Pembantu Tadbir kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan Perkhidmatan menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)

12 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib " dan tindakan fail.

(68)

(69)

11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran

i Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.

ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan, diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan (Kew 8 ) hendaklah disediakan.

iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke

(70)

52

11.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan

1 Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Pengetua / G.Besar Penolong Kanan 2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :- Pentadbiran dan Ketua Pembantu

i Lantikan. Tadbir

ii Pengesahan dalam jawatan. iii Pemberian Berpencen dan Opsyen. iv Pertukaran

v Pemangkuan atau Tanggung Kerja vi dan laio-lain mengenai perkhidmatan diselesaikan dengan segera

3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8) dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke Pusat Rekod. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan

(71)

11.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

semak 'senarai semak' mengenai

Kembalikan urusan perkhidmatan yang telah

kepada disediakan oleh Pembantu Tadbir.

Pembantu Tadbir berkenaan untuk dilengkapkan tridak Lengkap lengkap

Cop dan dapatkan kelulusan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar Kemukakan ke pihak yang berkenaan Jabatan Pelajaran Negeri

Kenalpasti sebab-sebab tidak diluluskan

Diluluskan

Beritahu kepada Pembantu Tadbir tindakan selanjutnya harus diambil mengenai urusan berkenaan.

(72)

54

11.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan

Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir 1 (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan

yang telah diambil.

2 Kemukakan semula jika tidak teratur

3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar

Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan 4 sewajarnya yang harus diambil seterusnya.

(73)

(74)

12 Menyelia Urusan Keceriaan

i Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.

ii Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.

iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada Guru Keceriaan.

(75)

12.2. Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan

1 Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan Pengetua / G.Besar Borang Permintaan

persetujuan Pengetua / Guru Besar. dan Borang

Pesanan Tempatan 2 Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalam Ketua Pembantu

3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Tadbir

3 Hantar 2 salinan kepada pembekal. "

4 Failkan satu salinan. "

5 Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan " projek yang telah diluluskan.

6 Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai Pengetua /

pelaksanaan projek. Guru Besar.

(76)

57

12.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan

Sediakan perancangan keceriaan untuk tahun berkenaan dan dapatkan maklumat peruntukan yang ada

baikpulih alatan Pastikan peralatan dan tenaga yang ada

yang mengalami kerosakan kecil tidak mencukupi mencukupi

sediakan (gambarajah) lanskap dan sediakan jugam anggaran dan tenaga yang diperlukan untuk suatu projek. dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar sediakan semula

projek dan anggaran baru

tidak

lulus lulus

sediakan borang pesanan tempatan

terima barang dan laksanakan projek yang telah diluluskan.

(77)

12.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan

1 Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandas di setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan

2 Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan

3 Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus bagi projek keceriaan

Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang 4 dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan)

(78)

(79)

13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran

i Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya pada waktu yang telah ditetapkan.

ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar.

iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan

(80)

60

13.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan

1 Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Pengetua / Senarai tugas Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Guru Besar yang Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti dan Penolong Kanan dipersetujui oleh kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. Pentadbiran Pengetua /

Guru Besar atau

Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian.

2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan Ketua Pembantu dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Tadbir 3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh "

Pengawal Keselamatan / Jaga.

4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan " oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke

semasa.

5 Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Pengetua/ G.Besar Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada. Pen. Kanan

Pentadbiran dan Polis 6 Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa

ke semasa mengenai tugas-tugas mereka. 7 Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada

dengan mengunci jam (watchman clock) dari point pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.

(81)

13.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Keselamatan

Berbincang dengan Pengetua / G. Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan

Mednyerahkan Jadual Tugas kepada Jaga / Pengawal Keselamatan

Menerima Laporan Harian daripada Jaga / Pengawal Keselamatan

Mengemukakan laporan kes-kes kepada Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika perlu

Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan yang dilaksanakan oleh Jaga /

Pengaswal Keselamatan dari masa ke semasa

(82)

62

13.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan

1 Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan Keselamatan

2 Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga / Pengawal Keselamatan

3 Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.

4 Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis jika perlu

5 Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.

(83)

(84)

14 Urusan Penyerahan Tugas

14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran

14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.

14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan seperti berikut

:-(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas. (b) Senrai tugas jawatan.

(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai. (d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.

(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain. (f) Fail Meja.

(g) Manual Prosedur Kerja (h) Sasran Kerja Tahunan (i) Lain-lain.

(85)

14.2 Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas

1 Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8 kepada pegawai yang akan bertukar.

2 Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai berkenaan untuk disemak.

3 Sediakan surat iringan.

4 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar 5 Merekod dan mengemukakan kepada

Pengarah Pelajaran Negeri.

6 Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi pegawai yang bertukar.

(86)

65

14.3 Carta Aliran :- Urusan Penyerahan Tugas

Menerima arahan pertukaran pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.

Maklum kepada pegawai untuk mengisi borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8

Bantu sediakan dimana perlu bagi Lampiran A 1.1. hingga 1.8

Sediakan surat iringan

Kemukakan semula kepada

pegawai berkenaan untuk dilengkapkan

tidak

Semak kesemua butir-butir

lengkap yang diperlukan

Kemukakan ke Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri dan satu salinan difailkan.

Satu salinan Nota Serah Menyerah Tugas hendaklah diberi kepada pegawai yang menyerah dan pegawai baru yang menerima jawatan tersebut.

(87)

14.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas

1 Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenai pertukaran pegawai berkenaan.

2 Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8

3 Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan bertukar untuk dipenuhi

4 Semak semula borang-borang berkenaan sebelum diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah

5 Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima tugas.

(88)

(89)

i Tentukan kelayakan menduduki rumah.

ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiami Rumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).

iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa (Perintah Am Bab E).

iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia , Bahagian Kewangan.

v Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73). (b) Lampiran C.

(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E). (d) Lampiran F (Perintah Am Bab E)

(90)

68

15.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.

1 Menerima surat permohonan dari pegawai untuk Pengetua /

menduduki rumah kerajaan Guru Besar

2 Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki rumah kerajaan dengan secukupmya.

3 Dapatkan tandatangan Pengetua "

4 Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan beri kepada pemohon.

5 Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang

6 Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Ketua Pembantu Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat Tadbir kelulusan menduduki kuarters dan satu salinan

Lampiran E.

7 Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Pembantu Tadbir

Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Kewangan

8 Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat " Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.

9 Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji. "

(91)

15.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan

Menerima permohonan

menyemak syarat sewa, jenis dan

dapatkan kekosongan rumah dan mengisi borang maklumat

tambahan

tidak lengkap

lengkap

dapatkan persetujuan dan kelulusan

semak sebab- Pengetua / Guru Besar.

sebab tidak dilulkuskan

tidak

diluluskan diluluskan

terima surat kelulusan

serahkan surat kelulusan kepada pemohon bersama dengan

Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E

Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN bersama dengan Lampiran E dan surat kelulusan menduduki kuarters

Terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Borang SG20 dan SG14 Hantare ke AG Negeri.

(92)

70

15.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan

1 Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang

2 Semak syarat sewaan

3 Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar

4 Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon

5 Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan mengenai tindakan Payroll yang perlu dilakukan.

(93)

(94)

16 Menguruskan Pengurusan Fail

i Pastikan bahawa fail-fail disimpan dengan cara yang sistematik ii Setiap fail hendaklah diberi tajuk ringkas yang dapat membayangkan

isi kandungan.

iii Fail-fail hendaklah dikelaskan iaitu sama ada peringkat terhad , sulit, rahsia atau rahsia besar.

iv Pastikan fail-fail yang dibuka didaftarkan.

v Pastikan kertas minit digunakan. Dakwat biru untuk surat keluar. Dakwat merah untuk surat masuk dan diberi nombor berturutan.

vi Pastikan fail diberi dengan kandungan yang berpatutan. vii

"SERTA MERTA".

viii Pastikan pengeluaran fail direkod.

Fail yang memerlukan tindakan kemudian hendaklah direkod dalam buku SDP untuk failkan simpan dalam perhatian.

(95)

16.2 Proses Kerja : - Menguruskan Pengurusan Fail

1 Menyelaraskan keperluan fail mengikut pengurusan Pengetua / G. Besar 2 Menyerahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk komen "

persetujuan.

" 3 Menetapkan jenis fail terbuka, timbul dann sulit

4 Menetapkan nombor rujukan fail dan tajuk. "

5 Membuka sebuah buku rekod fail. Ketua Pembantu

Tadbir

6 Membuka sebuah buku rekod SDP (KIV) "

7 Mengambil tindakan menutup fail yang telah penuh " dan mengikat dengan tali.

8 Membuka fail barui menggunakan nombor rujukan Fail " dan tajuk yang sama dengan menambah "No Jilid"..

9 Menyimpan fail di tempat yang berkunci bagi fail sulit, " tempat yang selamat bagi fail terbuka dan tempat yang

mudah dirujuk bagi fail timbul.

(96)

73

16.3 Carta Aliran :- Menguruskan Pengurusan Fail

senaraikan keperluan fail mengikut penjenisan

dapatkan komen dari Pengetua/ Guru besar mengenai senarai yang dicadangkan

tetapkan jenis fail

Fail Timbul Fail Sulit Fail Terbuka

memberi nombor fail

menulis tajuk fail

melekatkan tali

melekatkan kertas minit

menguruskan fail

membuka buku rekod fail dan rekod fail SDP

mengambil tindakan menutup fail

membuka fail baru

(97)

16.4 Senarai Semak : Menguruskan Pengurusan Fail

1 Senarai keperluan fail mengikut penjenisan

2 Mewndapat komen Pengetua / Guru Besar

3 Tetapakan jenis fail : Fail Timbul, Fail Sulit, Fail Terbuka

4 Memberi nombor fail

5 Menulis tajuk fail

6 Melekat Kertas Minit (Am 4)

7 Menguruskan fail

8 Membuka Buku Rekod fail dan rekod fail SDP

9 Mengambil tindakan menutup fail

10 Membuka fail baru

(98)

(99)

17.1. Perintah Am Bab A - G 17.2. Aerahan Perbendaharaan 17.3. Arahan Perkhidmatan.

17.4. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam. 17.5 Pekeliling-pekeliling Perkhidmatan .

17.6. Pekeliling-pekeliling Kewangan. Yang dikeluarkan dari masa ke semasa 18 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai oleh Ketua Pembantu Tadbir

18.1. Setiausaha Jawatan Pengurusan Kewangan Sekolah. 18.2. Bendahari Jawatankuasa Keceriaan Sekolah.

18.3. Penolong Urusetia Pengisytiharan Harta.

18.4. Ahli Jawatankuasa Lembaga Sebutharga Sekolah.

(100)

76

19 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Bil Jenis Kerja Masa yang diambil Jumlah unit yang boleh dijalankan dalam seminggu.

(101)

20

Senarai Tugas Harian

JAWATAN :- KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22

NAMA : JAWATAN : TARIKH :

(102)