9 Urusan Laporan Pengisytiharan Harta dan Kes-Kes Tindakan Surcaj 9.1Peraturan-peraturan pentadbiran Pengisytiharan Harta
tempoh 30 hari daripada tarikh berliau melaporkan diri
pengakuan mengenainya dengan menggunakan borang Lampiran A
9.2 Proses Kerja : - Laporan Perisytiharan Harta
Bil. Proses Kerja
1 Sediakan senarai kakitangan yang belum membuat Pengetua Pekeliling pengisytiharan harta. Keluarkan borang kepada semua Perkhidmatan pegawai mengikut jernis perisytiharan harta yang hendak Bil. 3 Tahun
dilaporkan . 2002 bertarikh
30 Julai 2002 Lampiran A
Borang Pengakuan Tiada Perubahan ke atas Pemilikan Harta.
Borang JPA(T)1/02 - Lampiran B
Bagi perisytiharan harta kali pertama dan harta tambahan
Borang JPA(T)2/02 - Lasmpiran C Bagi perisytiharan pelupusan harta Borang JPA(T)3/02 - Lampiran D
Bagi perisytiiharan syarikat/perniagaan persendirian
2 Menerima Borang-borang perisytiharan harta daripada Ketua Pembantui
pegawai. Tadbir
(Ahli J/K Urusetia) 3 Semak borang perisytiharan harta dan pastikan sama ada:- "
tiada perubahan
permohonan kali pertama permohonan tambahan pelupusan harta pemilikan syarikat
borang hendaklah lengkap diisi dan disertakan dengan dokumen sokongan.
4 Menyerahkan semua borang yang telah terkumpul kepada Penolong kanan ` Penolong Kanan (Pentadbiran) untuk diperakukan dan ( Pentadbiran )
ditandatangani sebagai Urusetia Urusetia
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
37
9.3 Carta Aliran :- Urusan Perisytiharan Harta
Edarkan borang perisytiharan harta mengikut jenis perisytiharan harta
semak borang perisytiharan harta yang diterima daripada pegawai.
lengkap semula borang
perisytiharan
harta Lengkap
tidak lengkap
serahkan borang kepada Pen. Kanan Pentadbiran
Pen Kanan Pentadbiran menurunkan tandatangan dan serahkan kepada Pengetua/Guru Besar untuk kelulusan Ketua Jabatan
Sediakan surat kelulusan Ketua Jabatan seoerti Lampiran F dan
ditandatangani oleh Pengetua/ Guru Besar. Serahkan 1 salinan surat kelulusan
bersama 1 salinan borang perisytiharan harta kepada semua pegawai.
Sediakan Lampiran H - Penyata Laporan Perisytiharan Harta dalam 4 salinan bersama dengan surat iringan. Hantar Lampiran H ke PPD dalam 2 salinan dan 1 salinan ke JPN (Unit Tatatertib). .
9.4 Senarai Semak : Urusan Perisytiharan Harta
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Kenalpasti senarai pegawai yang belum mengisytihar harta.
2 Tarikh borang dikembalikan oleh pegawai
3 Semak butir-butir diperlukan
4 Sediakan Surat Kelulusan Ketua Jabatan
5 Sediakan Penyata Laporan Perisytiharan Harta Lampiran H
6 Hantar 2 salinan Lampiran H ke PPD dan 1 salinan ke JPN
10.1 Peraturan-Peraturan Pentadbiran Awam Urusan Tatatertib dan Urusan yang berkaitan dengan Tindakan Tatatertib.
i Peraturan-peraturan pentadbiran
(a) Penyelenggaraan kes tindakan tatatertib biasa / surcaj. (b) Penyelenggaraan kes-kes jenayah.
(c) Penyelenggaraan kes-kes perintah tahanan dan sebagainya. (d) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas.
(e) Penyelenggaraan kes tidak hadir bertugas dan tidak dapat dikesan. ii Peraturan-peraturan pentadbiran
(a) Tentukan pegawai-pegawai yang hendak diambil tindakan tatatertib adalah pegawai yang tleah dilantik ke jawatan-jawatan tetap.
(b) Tindakan tatatertib hendaklah berdasarkan kepada prosedur-prosedur sebagaimana yang ditetapkan didalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993. Bab D.
(c) Keputusan tindakan tatatertib hendaklah direkodkan dalam Buku Rekod
Perkhidmatan (BRP). Jika pegawai ada mengemukakan rayuan, maka catatan hendaklah dibuat setelah keputusan rayuan diterima.
40
10.2.1 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah - Tahan Kerja
Bil. Proses Kerja
1 Menerima arahan daripada Pengetua / Guru Besar untuk Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 menyediakan laporan / perakuan mengenai tahan kerja Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
Pentadbiran 2 Sediakan draf laporan sebagai berikut :- Ketua Pembantu
2.1. Butir-butir peribadi pegawai (Nama, K.P, Gelaran Tadbir Jawatan/ Gred dan tempat bertugas ).
2.2. Latar belakang kes :
(a) Butir-butir mengenai pelanggaran kes jenayah yang dilakukan , tarikh, tempat dan peruntukan undang-undang. (b) Laporan Polis mengenai penangkapan,
Laporan Mahkamah.
2.3. Ulasan dan pengesyoran Ketua Jabatan mengenai Perintah Tahan Kerja.
3 Dapatkan salinan Kenyataan Perkhidmatan daripada " Jabatan Pelajaran Negeri.
4 Kemukakan draf Laporan perakuan kepada Pengetua / Pengetua/ G.Besar Guru Besar dan Penolong Kanan Pentadbiran. Pen. Kanan
Pentadbiran 5 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan "
Pentadbiran semak draf laporan, buat pindaan jika perlu dan luluskan.
6 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana " pindaan (jika ada).
7 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / " Guru Besar
8 Pengetua/Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran " tandatangani laporan Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan
Bil. Proses Kerja
9 Hantar laporan kepada :- Ketua Pembantu Tadbir
Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib.
10 Tindakan fail "
11 Bekalan dokumen-dokumen tambahan sekiranya mendapat " kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan.
12 Terima surat perintah tahan kerja daripada Lembaga Pengetua /
Tatatertib berkenaan. Guru Besar
NOTA
:-Perintah Tahan Kerja dikeluarkan oleh Lembaga Tatatertib apabila pegawai/anggota berkenaan ditangkap oleh polis sementara kes dibicarakan.
13 Serahkan surat perintah tahan kerja daripada Lembaga " Tatatertib berkenaan kepada pegawai /anggota berkenaan.
14 Serahkan salinan surat perintah tahan kerja kepada Pembantu Tadbir Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk menyediakan Perkhidmatan Penyata Perubahan Kew 8.
15 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib " dan tindakan fail.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
Tindakan Gantung Kerja
Bil. Proses Kerja
1 Terima surat daripada mahkamah mengenai keputusan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 perbicaraan iaitu pegawai disabitkan kesalahan tetapi Pen. Kanan P.U. (A) 395/93 mengemukakan rayuan. (Jika pegawai dibebaskan , Pentadbiran
sediakan perakuan kepada Lembaga Tatatertib supaya tarikh balik perintah tahan kerja dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula ).
2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu Gantung Kerja terhadap pegawai / anggota berkenaan. Tadbir 3 Kemukakan draf kepada Pengetua / Guru Besar " 4 Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua /
semak draf buat pindaan jika perlu dan luluskan. Guru Besar 5 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu
pindaan (jika ada) Tadbir
6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan " Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan
7 Pengetua / Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pengetua/ G.Besar
tandatangan perakuan. Pen. Kanan
Pentadbiran 8 Hantar Laporan kepada
:-Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib)
9 Bekalkan dokumen/ maklumat tambahan sekiranya JPN (Unit mendapat kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Tatatertib )
43
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / PeraturanBil. Proses Kerja
10 Terima surat perintah Gantung Kerja daripada Lembaga Pengetua / Tatatertib berkenaan. (Setelah pegawai / anggota Guru Besar dibicarakan dan sabit kesalahan tetapi rayuan belum
diputuskan oleh mahkamah maka perintah kerja dikeluarkan).
11 Serahkan surat perintah Gantung kerja daripada Lembaga " Tatatertib berkenaan kepada pegawai / anggota berkenaan.
12 Serahkan salinan surat perintah gantung kerja kepada " Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan
menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.
13 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib Pembantu Tadbir
dan tindakan fail. "
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
10.2.3 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Kes-Kes Jenayah
Bil. Proses Kerja
1 Terima surat keputusan daripada mahkamah iaitu rayuan Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 Pen. Kanan P.U. (A) 395/93 Pentadbiran
NOTA
:-Jika rayuan pegawai diterima, perakukan kepada Lembaga Tatatertib supaya perintah gantung kerja dihentikan dan mengarahkan pegawai kembali bertugas semula.
2 Sediakan draf perakuan Ketua Jabatan mengenai Ketua Pembantu tindakan tatatertib terhadap pegawai berkenaan. Tadbir 3 Kemukakan draf perakuan kepada Pengetua / Guru Besar. Pengetua / G.Besar
Pen. Kanan 1 4 Pengetua / Guru Besar dan Penolong Kanan semak draf "
buat pindaan jika perlu dan luluskan.
5 Membuat pembetulkan sewajarnya sebagaimana Ketua Pembantu
pindaan (jika ada). Tadbir
6 Kemukakan perakuan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua/ G. Besar Pengetua/ Guru Besar dan Pen. Kanan Pentadbiran Pen Kanan 1
7 Hantar perakuan kepada :- Ketua Pembantu
Tadbir Jabatan Pelajaran Negeri
(Unit Tatatertib)
8 Terima surat pemberitahuan keputusan rayuan tindakan tatatertib daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. 9 Sediakan surat pemberitahuan keputusan tindakan
tatatertib kepada pegawai/anggota sokongan berkenaan.
45
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / PeraturanBil. Proses Kerja
10 Serahkan salinan keputusan tindakan tatatertib kepada Pengetua / Pembantu Tadbir (Perkhidmatan) untuk tindakan Guru Besar menyediakan Penyata Perubahan Kew 8.
11 Kemaskinikan Buku Daftar Kes tindakan tatatertib. Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)
Pegawai yang
Kes Tidak Hadir Bertugas.
Bil. Proses Kerja
1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran
2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan " terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang
diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.
3 Menerima kad akuan terima yang ditandatangani oleh " pegawai / anggota sokongan.
4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru jika " pegawai /anggota sokongan tidak kembali bertugas setelah
tamat tempoh 7 hari yang diberikan (dari tarikh
penrimaan surat) "
5 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor
Ketua Jabatan tanpa mengira sama ada pegawai kembali bertugas atau tidak.
6 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan daripada " Jabatan Pelajaran Negeri
7 Kemukakan draf laporan kepada Pengetua / Guru Besar Pengetua / Guru Besar 8 Pengetua / Guru Besar menyemak draf laporan dan buat
pindaan (jika perlu).
9 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana " pindaan jika perlu.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
47
Bil. Proses Kerja
10 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /
Guru Besar. Guru Besar
11 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. " 12 Hantar perakuan kepada
:-Jabatan Pelajaran Negeri. Jabatan Pelajaran
(Unit Tatatertib ) Negeri
(Unit Tatatertib ) Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan
10.2.5 Proses Kerja : - Penyelenggaraan Tindakan Tatatertib
Kes Tidak Hadir Bertugas dan Tidak Dapat Dikesan.
Bil. Proses Kerja
1 Terima arahan daripada Pengetua / Guru Besar supaya Pengeuta / G.Besar Peraturan 44 & 45 keluarkan surat arahan kembali bertugas kepada pegawai / Pen. Kanan P.U. (A) 395/93
anggota sokongan berkenaan. Pentadbiran
2 Hantar surat arahan kembali bertugas secara akuan " terima berdaftar ke alamat terakhir sebagaimana yang
diberikan oleh pegawai / anggota sokongan.
3 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh " pihak pos.
4 Hantar surat arahan kembali bertugas yang baru " sekali lagi.
5 Menerima surat yang dikembalikan tidak terserah oleh " pihak pos. (Jika surat tidak dikembalikan tetapi pegawai
tidak melaporkan diri untuk bertugas kes diselenggarakan mengikut proses kerja, kes tidak hadir bertugas biasa ).
6 Sediakan draf laporan Ketua Jabatan bagi tujuan untuk Ketua Pembantu mengambil tindakan tatatertib yang mengandungi butir - Tadbir butir pegawai, latar belakang kes serta ulasan dan syor
Ketua Jabatan supaya ketidakhadiran yang tidak dikesan " diberitahu dalam Warta Kerajaan.
7 Dapatkan Kenyataan Perkhidmatan pegawai daripada Jabatan Pelajaran Negeri
8 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua /
Guru Besar. Guru Besar
9 Pengetua / Guru Besar semak draf laporan buat pindaan (jika perlu) dan luluskan.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
Bil. Proses Kerja
10 Membuat pembetulan sewajarnya sebagaimana Pengetua /
pindaan jika ada Guru Besar
11 Kemukakan untuk dapatkan tandatangan Pengetua / " Guru Besar.
12 Pengetua / Guru Besar tandatangan laporan. "
13 Hantar perakuan kepada :- JPN
Jabatan Pelajaran Negeri. Unit Tatatertib (Unit Tatatertib )
14 Bekalkan dokumen/maklumat tambahan jika mendapat Pengetua / kuiri daripada Lembaga Tatatertib berkenaan. Guru Besar. 15 Terima salinan Warta Kerajaan.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
Bil. Proses Kerja
Pengeuta / G.Besar
1 Terima surat rayuan daripada pegawai berkenaan. Pen. Kanan Peraturan 44 & 45 P.U. (A) 395/93 2 Sediakan draf ulasan Ketua Jabatan mengenai asas-asas Ketua Pembantu
rayuan sama ada asas-asas yang diberikan boleh Tadbir diterima atau tidak. Jika asas -asas tidak munasabah,
buktikan mengenainya.
3 Kemukakan draf ulasan kepada Pengetua / Guru Besar.
4 Pengetua / Guru Besar semak draf buat pindaan jika perlu Pengetua / G. Besar. 5 Membuat pembetulan sewajarnya (jika ada ). Ketua Pem Tadbir 6 Kemukakan untuk mendapatkan tandatangan Pengetua / Pengetua / G. Besar
Guru Besar.
7 Pengetua / Guru Besar tandatangani surat.
8 Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri (Unit Tatatertib) JPN
9 Terima surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib Pengetua / G.Besar kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.
10 Serahkan surat pemberitahuan keputusan tindakan tatatertib kepada pegawai / anggota sokongan berkenaan.
11 Serahkan salinan surat keputusan tindakan tatatertib Pembantu Tadbir kepada Pembantu Tadbir (Perkhidmatan ) untuk tindakan Perkhidmatan menyediakan Laporan Perubahan ( Kew 8)
12 Kemaskinikan Buku Daftar Kes Tindakan Tatatertib " dan tindakan fail.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
11.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran
i Memastikan setiap kakitangan mempunyai rekod fail masing-masing.
ii Memastikan sekiranya berlaku sebarang perubahan kepada perjawatan :-kerana bertuikar, memangku, bersara, disahkan ke dalam jawatan, diberi taraf berpencen dan sebagainya. Borang Penyata Perubahan (Kew 8 ) hendaklah disediakan.
iii Memastikan semua salinan Penyata Perubahan (Kew 8) yang disahkan oleh pihak Jabatan Pelajaran Negeri , dikumpul dan dihantar ke
52
11.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Perkhidmatan
Bil. Proses Kerja
1 Memastikan rekod / fail bagi kakitangan Pengetua / G.Besar Penolong Kanan 2 Memastikan semua urusan perjawatan seperti :- Pentadbiran dan Ketua Pembantu
i Lantikan. Tadbir
ii Pengesahan dalam jawatan. iii Pemberian Berpencen dan Opsyen. iv Pertukaran
v Pemangkuan atau Tanggung Kerja vi dan laio-lain mengenai perkhidmatan diselesaikan dengan segera
3 Memastikan setiap penyata perubahan (Kew 8) dimasukkan ke dalam fail peribadi dan dihantar ke Pusat Rekod. Pegawai yang meluluskan / Dirujuk Seksi Undang-Undang / Peraturan
11.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan
semak 'senarai semak' mengenai
Kembalikan urusan perkhidmatan yang telah
kepada disediakan oleh Pembantu Tadbir.
Pembantu Tadbir berkenaan untuk dilengkapkan tridak Lengkap lengkap
Cop dan dapatkan kelulusan dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar Kemukakan ke pihak yang berkenaan Jabatan Pelajaran Negeri
Kenalpasti sebab-sebab tidak diluluskan
Diluluskan
Beritahu kepada Pembantu Tadbir tindakan selanjutnya harus diambil mengenai urusan berkenaan.
54
11.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Perkhidmatan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
Semak "Senarai Semak" Pembantu Tadbir 1 (Perkhidmatan) berkenaan mengenai tindakan
yang telah diambil.
2 Kemukakan semula jika tidak teratur
3 Cop dan dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar
Setelah dilulkuskan, maklumkan semula kepada Pembantu Tadbir berkenaan mengenai tindakan 4 sewajarnya yang harus diambil seterusnya.
12 Menyelia Urusan Keceriaan
12.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran
i Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan mengenai peralatan yang diperlukan.
ii Sediakan Borang Pesanan Tempatan dalam 3 salinan.
iii Terima barang-barang seperti yang dipesan dan serahkan kepada Guru Keceriaan.
12.2. Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keceriaan
Bil. Proses Kerja
1 Dapatkan maklumat dari Guru Keceriaan dengan Pengetua / G.Besar Borang Permintaan
persetujuan Pengetua / Guru Besar. dan Borang
Pesanan Tempatan 2 Sediakan borang-borang pesanan tempatan dalam Ketua Pembantu
3 salinan dan dapatkan tandatangan Pengetua /G.Besar. Tadbir
3 Hantar 2 salinan kepada pembekal. "
4 Failkan satu salinan. "
5 Setelah barang-barang diterima ambil pelaksanaan " projek yang telah diluluskan.
6 Maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar mengenai Pengetua /
pelaksanaan projek. Guru Besar.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
57
12.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Perkhidmatan
Sediakan perancangan keceriaan untuk tahun berkenaan dan dapatkan maklumat peruntukan yang ada
baikpulih alatan Pastikan peralatan dan tenaga yang ada
yang mengalami kerosakan kecil tidak mencukupi mencukupi
sediakan (gambarajah) lanskap dan sediakan jugam anggaran dan tenaga yang diperlukan untuk suatu projek. dapatkan kelulusan Pengetua /G.Besar sediakan semula
projek dan anggaran baru
tidak
lulus lulus
sediakan borang pesanan tempatan
terima barang dan laksanakan projek yang telah diluluskan.
12.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keceriaan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak Kad Laporan Kebersihan Kawasan dan Tandas di setiap Bilik Air dan Koridor banfgunan
2 Semak senarai keperluan keceriaan yang dipesan
3 Sediakan Anggaran Belanja Mengurus khusus bagi projek keceriaan
Rancang kerja -kerja pembersihan kawasan yang 4 dibuat pekerja-pekerja kontrak (penswastaan)
13.1 Peraturan -peraturan Pentadbiran
i Pastikan Pengawal Keselamatan menjalankan tugas-tugasnya pada waktu yang telah ditetapkan.
ii Laporan-laporan yang disediakan oleh Pengawal Keselamatan perlu diperiksa setiap hari iaitu pada masa-masa yang telah dipersetujui oleh Pengetua / Guru Besar.
iii Memeriksa "Watchman Clock" dua kali seminggu bagi memastikan
60
13.2 Proses Kerja : - Menyelia Urusan Keselamatan
Bil. Proses Kerja
1 Berbincang dengan pihak Pengurusan Syarikat Pengetua / Senarai tugas Kawalan Keselamatan (kontrak dengan kerajaan) mengenai Guru Besar yang Jadual Tugas Pengawal Keselamatan dan mengenalpasti dan Penolong Kanan dipersetujui oleh kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian. Pentadbiran Pengetua /
Guru Besar atau
Berbincang dengan Jaga Sekolah mengenai jadual tugas kawalan /rondaan dan mengenalpasti kawasan dan bangunan yang perlu diberi perhatian.
2 Menyerahkan Jadual Tugas Pengawal / Jaga berkenaan Ketua Pembantu dan arahan-arahan bertulis mengenai kawalan. Tadbir 3 Memastikan Laporan Harian dikemukakan oleh "
Pengawal Keselamatan / Jaga.
4 Memeriksa kawasan dan tugas-tugas yang dilaksanakan " oleh Pengawal Keselamatan / Jaga dari masa ke
semasa.
5 Membuat laporan kepada Pengetua/Guru Besar dan Pengetua/ G.Besar Polis mengenai kes-kes yang berlaku jika ada. Pen. Kanan
Pentadbiran dan Polis 6 Berbincang dengan Pengawal Keselamatan dari masa
ke semasa mengenai tugas-tugas mereka. 7 Membuat rondaan mengikut bit-bit yang sedia ada
dengan mengunci jam (watchman clock) dari point pertama sehinga akhir setiap 2 jam sekali.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
13.3 Carta Aliran :- Menyelia Urusan Keselamatan
Berbincang dengan Pengetua / G. Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan
Mednyerahkan Jadual Tugas kepada Jaga / Pengawal Keselamatan
Menerima Laporan Harian daripada Jaga / Pengawal Keselamatan
Mengemukakan laporan kes-kes kepada Pengeuta/ Guru Besar dan Polis jika perlu
Memastikan pelaksanaan tugas pengawalan yang dilaksanakan oleh Jaga /
Pengaswal Keselamatan dari masa ke semasa
62
13.4 Senarai Semak : Menyelia Urusan Keselamatan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Berbincang dengan Pengetua / Guru Besar mengenai Jadual Tugas dan Kawasan Keselamatan
2 Serahkan Jadual Tugas dan arahan kepada Jaga / Pengawal Keselamatan
3 Memeriksa laporan dan mengesahkan laporan harian.
4 Melaporkan kepada Pengetua/ Guru Besar dan Polis jika perlu
5 Memeriksa pelaksanaan tugas - tugas yang dillaksanakan oleh Jaga/Pengawal Keselamatan dari masa ke semasa.
14 Urusan Penyerahan Tugas
14.1 Peraturan=perasturan Pentadbiran
14.1.1 Surat Arahan penempatan / pertukaran mesti dirujuk.
14.1.2 Borang Lampiran A 1.1 - 1.8 hendaklah disediakan dalam 5 salinan seperti berikut
:-(a) Surat Penyerahan tugas dan akuan terima tugas. (b) Senrai tugas jawatan.
(c) Kedudukan terakhir tugas-tugas yang belum selesai. (d) Senarai harta benda/ peralatan pejabat.
(e) Kedudukan kewangan/ akaun dan laio-lain. (f) Fail Meja.
(g) Manual Prosedur Kerja (h) Sasran Kerja Tahunan (i) Lain-lain.
14.2 Proses Kerja : - Urusan Penyerahan Tugas
Bil. Proses Kerja
1 Menyerahkan Borang "A.1.1 hingga 1.8 kepada pegawai yang akan bertukar.
2 Dapatkan balik borang-borang tersebut dari pegawai berkenaan untuk disemak.
3 Sediakan surat iringan.
4 Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar 5 Merekod dan mengemukakan kepada
Pengarah Pelajaran Negeri.
6 Mengepos dan dfailkan 1 salinan kedalam fail peribadi pegawai yang bertukar.
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
65
14.3 Carta Aliran :- Urusan Penyerahan Tugas
Menerima arahan pertukaran pegawai dan maklumkan kepada pegawai berkenaan.
Maklum kepada pegawai untuk mengisi borang-borang Lampiran A.1.1 hingga 1.8
Bantu sediakan dimana perlu bagi Lampiran A 1.1. hingga 1.8
Sediakan surat iringan
Kemukakan semula kepada
pegawai berkenaan untuk dilengkapkan
tidak
Semak kesemua butir-butir
lengkap yang diperlukan
Kemukakan ke Pejabat Pelajaran Daerah / Jabatan Pelajaran Negeri dan satu salinan difailkan.
Satu salinan Nota Serah Menyerah Tugas hendaklah diberi kepada pegawai yang menyerah dan pegawai baru yang menerima jawatan tersebut.
14.4. Senarai Semak : Urusan Penyerahan Tugas
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Semak surat arahan pertukaran daripada JPN mengenai pertukaran pegawai berkenaan.
2 Sediakan borang-borang Lampiran A 1.1 hingga 1.8
3 Serahkan borang berkenaan kepada pegawai yang akan bertukar untuk dipenuhi
4 Semak semula borang-borang berkenaan sebelum diedarkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri dan Pejabat Pelajaran Daerah
5 Serahkan satu salinan kepada pegawai yang menyerah tugas dan satu salinan pegawai baru yang menerima tugas.
15.1 Peraturan-peraturan Pentadbiran
i Tentukan kelayakan menduduki rumah.
ii Tentukan tanggungjawab pegawai yang mendiami Rumah Kerajaan (Perintah Am Bab E).
iii Tentukan syarat -syarat bayaran dan kadar sewa (Perintah Am Bab E).
iv Tentukan adsa nombor rumah dari JKR dan nombor akaun dari Kementerian Pelajaran Malaysia , Bahagian Kewangan.
v Memastikan borang-borang yan digunakan seperti berikut :-(a) Borang Pindah / Masuk / Keluar (Borang Am 73). (b) Lampiran C.
(c) Lampiran E (Perintah Am Bab E). (d) Lampiran F (Perintah Am Bab E)
68
15.2. Proses Kerja : - Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan.
Bil. Proses Kerja
1 Menerima surat permohonan dari pegawai untuk Pengetua /
menduduki rumah kerajaan Guru Besar
2 Menyemak syarat-syarat sewa, jenis dan kekosongan rumah. Menyediakan borang-borang untuk menduduki rumah kerajaan dengan secukupmya.
3 Dapatkan tandatangan Pengetua "
4 Terima surat kelulusan dari Pengetua/ Guru Besar dan beri kepada pemohon.
5 Pegawai berkenaan dikehendaki mengisi borang
6 Sediakan Kew 8- masuk kuarters dan hantar ke JPN Ketua Pembantu Unit Perkhidmatan bersama dengan salinan surat Tadbir kelulusan menduduki kuarters dan satu salinan
Lampiran E.
7 Setelah terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Pembantu Tadbir
Borang SFG20 dan SG14 (Kew 319). Kewangan
8 Hantar 1 salinan SG20, SG14, Lampiran E dan Surat " Kelulusan / Tawaran Menduduki Rumah kerajaan.
9 Failkan 1 salinan didalam Fail Gaji. "
Pegawai yang meluluskan / Dirujuk
Seksi Undang-Undang / Peraturan
15.3 Carta Aliran :- Urusan Permohonan Menduduki Rumah Kerajaan
Menerima permohonan
menyemak syarat sewa, jenis dan
dapatkan kekosongan rumah dan mengisi borang maklumat
tambahan
tidak lengkap
lengkap
dapatkan persetujuan dan kelulusan
semak sebab- Pengetua / Guru Besar.
sebab tidak dilulkuskan
tidak
diluluskan diluluskan
terima surat kelulusan
serahkan surat kelulusan kepada pemohon bersama dengan
Sijil Menduduki Rumah - Lampiran E
Sediakan Kew 8 dan hantar ke JPN bersama dengan Lampiran E dan surat kelulusan menduduki kuarters
Terima kelulusan Kew 8 dari JPN sediakan Borang SG20 dan SG14 Hantare ke AG Negeri.
70
15.4. Senarai Semak : Urusan Menduduki Rumah Kerajaan
Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan
1 Tarikh menerima permohonan dan mengedarkan borang
2 Semak syarat sewaan
3 Dapatkan persetujuan Pengetua / Guru Besar
4 Setelah diluluskan , maklumkan kepada pemohon
5 Maklumkan kepada Pembantu Tadbir Kewangan