BALAI BIOTEKNOLOGI
DEPUTI BIDANG TEKNOLOGI AGROINDUSTRI DAN BIOTEKNOLOGI
PENERAPAN TEKNOLOGI
INFORMASI DALAM PELAYANAN
BALAI BIOTEKNOLOGI - BPPT
POKJA VIII
Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena hanya dengan rahmat-Nyalah kami akhirnya bisa menyelesaikan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi.
E-Government merupakan salah satu bentuk atau model sistem pemerintahan
yang berlandaskan pada kekuatan teknologi digital, dimana semua pekeraan administrasi, pelayanan terhadap masyarakat, pengawasan dan pengendalian sumber daya milik organisasi yang bersangkutan, keuangan, pajak, retribusi, karyawan dan sebagainya dikendalikan dalam satu sistem. E-Government merupakan perkembangan baru dalam peningkatan kualitas layanan publik yang berbasis pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi sehingga layanan publik menjadi lebih transparan, akuntabel, efektif dan efisien.
Balai Bioteknologi sudah mulai menerapkan beberapa teknologi informasi dalam pemberian pelayanan kepada pelanggan. Penerapan e-government dalam pemberian pelayanan kepada pelanggan merupakan wujud komitmen dari Balai Bioteknologi yang ingin memberikan pelayanan secara lebih efisien dan efektif.
Semoga Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi dapat memberikan manfaat bagi pihak – pihak yang berkepentingan dan menjadi bahan perbaikan untuk pelaksanaan ke depannya.
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Konsep e-government telah lama dicanangkan oleh pemerintah, hal tersebut ditandai dengan dikeluarkan Instruksi Presiden Republik Indonesia No 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government. Hal tersebut didasarkan pada perubahan yang tengah dihadapi oleh kehidupan berbangsa dan bernegara di Indonesia yang secara fundamental menuju ke sistem kepemerintahan yang demokratis transparan serta meletakkan supremasi hukum. Berdasarkan hal tersebut, pemerintah mengupayakan kelancaran komunikasi dengan pihak lainnya termasuk masyarakat untuk mengakomodir derasnya aliran ekspresi masyarakat serta sebagai sarana pertanggungjawaban dan keterbukaan kinerja serta mampu memberi tanggapan secara cepat dan efektif.
Melalui transformasi menuju e-government, pemerintah dapat mengoptimalkan pemanfaatan kemajuan teknologi untuk memberi pelayanan yang prima kepada masyarakat. Lebih dari itu, transformasi ini juga tentunya dapat mengeliminasi sekat – sekat organisasi birokrasi, serta membentuk jaringan sistem manaemen dan proses kerja yang memungkinkan instansi – instansi pemerintah bekerja secara terpadu untuk menyederhanakan akses ke semua informasi dan layanan publik yang harus disediakan oleh pemerintah. Dengan demikian, seluruh lembaga – lemabaga negara, masyarakat, dunia usaha dan pihak – pihak berkepentingan lainnya dapat setiap saatn memanaatkan informasi dan layanan pemerintah secara optimal.
Pemanfaatan teknologi informasi mencakup 2 aktivitas yang berkaitan yaitu pengolahan data, pengelolaan informasi, sistem manajemen dan proses kerja secara elektronis serta pemanfaatan kemajuan teknologi informasi agar pelayanan publik dapat diakses secara mudah dan murah oleh masyarakat di seluruh wilayah negara. Terdapat beberapa jenis dari penerapan government, yaitu budgeting,
procurement, audit, catalog, payment, controlling dan health. Penerapan e-government dapat dimanfaatkan untuk kegiatan operasional yang berupa pelayanan
Balai Bioteknologi, sebagai salah satu unit kerja di BPPT yang berhubungan langsung dengan pihak lainnya terkait dengan layanan yang diberikan telah menerapkan teknologi informasi untuk mengakomodir hal tersebut. Teknologi informasi yang dimaksud memanfaatkan website resmi milik BPPT dan Balai Bioteknologi. Pada website resmi milik BPPT yang bernama https://layanan.bppt.go.id dapat diperoleh informasi mengenai layanan yang diberikan, SOP pelaksanaan kegiatan serta fasilitas yang dimiliki. Sedangan pada website resmi milik Balai Bioteknologi yaitu https://balaibiotek.bppt.go.id/, informasi tentang Balai Bioteknologi secara lengkap dapat diperoleh, diantaranya profil Balai Bioteknologi, layanan yang diberikan, SOP pelaksanaan kegiatan/ layanan, info mengenai PP Tarif, produk hukum hingga pada laporan sebagai bahan pertanggungjawaban Balai Bioteknologi selaku badan publik dalam bentuk LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintahan), RENSTRA (Rencana Strategi) dan PENKIN (Penilaian Kinerja) serta informasi dan fasilitas lainnya guna memberika pelayanan prima. Balai Bioteknologi juga mulai menggunakan teknologi informasi untuk survey kepuasan pelanggan.
Dasar Hukum
1. Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
2. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
3. UU No. 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas UU Informasi dan Transaksi Elektronik atas UU No 11 Tahun 2008 atau UU ITE yang mengatur tentang informasi serta transaksi elektronik atau teknologi informasi secara umum
4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No 82 Tahun 2012 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
5. UU No 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 6. UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
7. Instruksi Presiden No.3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government Indonesia
Maksud dan Tujuan
Maksud penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi adalah sebagai bentuk pertanggungjawaban Balai Bioteknologi-BPPT. Adapun tujuan penyusunan Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi adalah untuk memberikan informasi mengenai penerapan teknologi informasi dalam pelayanan Balai Bioteknologi yang selama ini dilakukan.
PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PELAYANAN BALAI BIOTEKNOLOGI
I-PROS Biotek (Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT)
I-PROS Biotek atau Inventory Procurement System Balai Bioteknologi – BPPT merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh Balai Bioteknologi BPPT untuk membantu dalam proses pengadaan barang maupun jasa. Aplikasi ini bersifat internal yang dapat memudahkan dalam mengorganisir proses pengadaan barang/jasa.
Gambar 1 Halaman login aplikasi I-Pros Biotek
Gambar 2 menunjukkan tampilah halaman dashboard aplikasi I-Pros Biotek. Pada halam ini terlihat alur proses pengadaan yang diajukan diproses. Masing-masing tahapan tersebut memiliki pihak yang bertanggungjawab. Selain itu, pada bagian di samping kiri terdapat menu aplikasi I-Pros Biotek ini yang terdiri dari homepage,
create data dan inbox revisi pengadaan. Di bagian bawah halaman juga terdapat
tombol “Lihat Semua Data” yang berisi data seluruh pengadaan barang/jasa, baik yang baru diajukan, masih dalam proses ataupun sudah selesai yang tersusun menjadi bentuk database.
Gambar 3 Halaman form create data
Saat klik menu “create data”, maka akan langsung diarahkan ke form “create data”. Disini, calon pihak yang ingin mengajukan pengadaan barang/jasa harus mengisi beberapa data antara lain tanggal input, kegiatan, detil kegiatan, nama pengaju dan unggah nota dinas atau dokumen pendukung jika diperlukan. Pada menu “inbox revisi pengadaan” terdapat informasi mengenai revisi atau perbaikan data pengadaan barang/jasa daari pihak terkait.
SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel)
Gambar 4 Tampilan awal aplikasi "SILARIS"
SILARIS merupakan inovasi teknologi informasi yang dibangun untuk pelayanan pada jasa pengujian. Seluruh kegiatan jasa pengujian dari awal hingga akhir proses memanfaatkan teknologi informasi ini, sehingga setiap tahapan kegiatan dapat dipantu via SILARIS.
Aplikasi ini akan meringkas alur kerja pelayanan penerimaan sampel yang berlaku selama ini di Balai Bioteknologi, misalnya pembayaran akan dilakukan di awal, bendahara akan mendapatkan email ketika input data sampel (Pengajuan Sampel), pelanggan dapat tracking progress pengerjaan sampel, proses pembayaran sudah langsung ke negara, tidak ada pembayaran ke unit kerja lagi, mengurangi kemungkinan pengujian yang overload, feedback pelanggan akan tercatat jelas, karena ada fitur survei kepuasan pelanggan, pelanggan tidak perlu bolak-balik ke Balai Bioteknologi (akan menghemat biaya pelanggan). Maka pengoperasian aplikasi ini sangat jelas berhubungan langsung dengan budaya kerja dan pola pikir di lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta merupakan bentuk nyata perwujudan Wilayah Bebas Korupsi.
Berikut merupakan alur proses penerimaan sampel berdasarkan proses yang disusun pada SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel):
1. Pelanggan melakukan login 2. Pelanggan melakukan input form 3. Bendahara memasukkan “Kode Billing” 4. Pelanggan melakukan transfer pembayaran 5. Bendahara melakukan verifikasi pembayaran
6. Pelanggan mengirim sampel ke alamat Balai Bioteknologi 7. Bahan sampel diserahkan ke laboratorium
8. Pengujian sampel di laboratorium 9. Pembuatan sertifikat
10. Pelanggan mengisi survei kepuasan layanan 11. Pengambilan sertifikat
Gambar 5 Tampilan dashboard aplikasi "SILARIS"
Pada tampilan dashboard, terlihat beberapa menu antara lain form sampel yang juga terdiri dari submenu “input permintaan sampel” dan “lihat permintaan sampel”, update kode billing, verifikasi pembayaran, pengujian sampel dan survey kepuasan pelanggan. Selain itu, di bagian atas terdapat ikon lonceng yang berisi notifikasi permintaan pengecekkan sampel menunggu untuk dikonfirmasi.
Gambar 6 Tampilan halaman permintaan sampel
Pada halaman permintaan sampel, terlihat adanya daftar permintaan pengujian sampel dari beberapa pelanggan. Adapun informasi yang tertera antara lain tanggal pengajuan, no penerimaan sampel, nama pelanggan, perusahaan/instansi pelanggan berasal, alamat pelanggan, email dan nomor telepon pelanggan.
Gambar 7 Tampilan detil permintaan pengujian sampel
Pada tampilan detil permintaan pengujian sampel, terdapat beberapa informasi diantaranya data pelanggan/customer, keterangan mengenai jasa pengujian yang dilakukan serta biaya pengujian.
Gambar 8 Halaman permintaan sampel
Pada halaman “Input Permintaan Sampel”, pelanggan harus mengisi data-data seperti nama, perusahaan/instansi, alamat, kode pos, email, telepon, nama sampel, jenis sampel, bentuk sampel, tempat sampel dan keterangan tambahan lainnya yang mungkin harus diketahui oleh pihak penguji.
Gambar 9 Halaman lihat permintaan sampel
Pada halaman “lihat permintaan sampel” terdapat daftar permintaan/order pengujian dari pelanggan kepada Balai Bioteknologi.
Untuk saat ini, sebagian fitur aplikasi SILARIS sudah berjalan. Namun, untuk kedepannya perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut supaya aplikasi ini berjalan dengan optimal.
SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai Bioteknologi)
Gambar 10 Halaman login aplikasi "Sigabbi"
SIGABBI merupakan teknologi informasi yang memfasilitasi para pegawai Balai Bioteknologi untuk menyimpan dokumennya secara online. Hal ini untuk memudahkan kegiatan atau urusan – urusan yang menggunakan dokumen – dokumen terkait, diantaranya SK Pengangkatan PNS, SK Fungsional, KTP, Ijazah, Jurnal, hasil karya ilmiah dan lainnya.
Aplikasi ini akan memudahkan para pegawai Balai Bioteknologi untuk menyimpan dan mencari berkas kepegawaian mengingat banyaknya berkas kepegawaian yang harus diarsipkan. Aplikasi ini memungkinkan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja baik dari segi waktu maupun tenaga, memudahkan ketelusuran data, mendukung program ramah lingkungan dengan tidak menggunakan kertas (paperless). Maka pengoperasian aplikasi ini sangat jelas berhubungan langsung dengan budaya kerja dan pola pikir di lingkungan kerja Balai Bioteknologi serta merupakan bentuk nyata perwujudan Wilayah Bebas dari Korupsi.
Gambar 11 Halaman dashboard aplikasi "Sigabbi"
Pada halaman dashboard, ditampilkan informasi dari pemilik akun yang terdiri dari nama, NIP dan pangkat/golongan. Pada tombol “tampilkan selengkapnya”, informasi rinci dari pemilik akun dapat ditampilkan, seperti yang tertera pada Gambar 12.
Gambar 12 Tampilan rinci data pegawai
Selain itu, pada dashboard ini juga terdapat menu lainnya yang terdiri dari mutasi satker, pendidikan, keluarga dan golongan. Menu mutasi satker memperlihatkan informasi mutasi satker yang pernah dilakukan oleh pemilik akun, menu pendidikan memperlihatkan pendidikan yang pernah ditempuh oleh pemilik akun, menu keluarga berisi data keluarga dari pemilik akun dan menu golongan berisi data golongan dari pemilik akun.
Website Balai Bioteknologi (https://balaibiotek.bppt.go.id/)
Balai Bioteknologi juga memiliki website resmi miliknya sendiri, yaitu https://balaibiotek.bppt.go.id/. Website ini secara langsung dikelola oleh Balai Bioteknologi. Informasi yang tertera pada website ini sudah lengkap, mulai dari profil Balai Bioteknologi, berita terkini terkait kegiatan Balai Bioteknologi, jurnal ilmiah, layanan jasa yang diberikan, SOP dalam pelaksanaan kegiatan/ layanan, PP Tarif layanan Balai Bioteknologi, produk hukum yang dikeluarkan oleh Kedeputian TAB dan Balai Bioteknologi, serta laporan pertanggungjawaban dari Balai Bioteknologi sebagai salah satu kewajibannya dalam melaporkan kinerjanya kepada publik dalam bentuk LAKIP, RENSTRA dan PENKIN.
Gambar 13 Tampilan Website Balai Bioteknologi
Website Balai Bioteknologi tidak hanya berisi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh publik/ pelanggan, namun juga dapat dimanfaatkan oleh para pegawai Balai
diberikan oleh pegawai Balai Bioteknologi serta Panduan Duper. Panduan Duper atau Daftar Usulan Angka Kredit Perekayasa memberi informasi kepada pegawai Balai Bioteknologi mengenai Konsep Duper dan Panduan/ Manual Duper yang berisi panduan menggunakan Aplikasi Duper. Hal ini tentunya sangat bermanfaat bagi para pegawai yang ingin mengajukan angka kredit kerekayasaan yang telah dilakukannya. Selanjutnya, informasi mengenai pelatihan yang pernah diadakan oleh Balai Bioteknologi untuk para pegawainya sebagai salah satu sarana untuk meningkatkan kompetensi para pegawai.
Pada website Balai Bioteknologi juga terdapat menu “Chatting”. Menu ini berupa ikon kecil berwarna biru yang terletak di pojok kanan bawah halaman depan website. Menu ini merupakan fasilitas untuk konsultasi, penyampaian saran hingga pada pengaduan klien. Jika pelanggan atau masyarakat ingin berkonsultasi terkait layanan Balai Bioteknologi, memberi saran atau melakukan pengaduan terkait layanan atau kerjasama yang telah dilakukan, dapat disampaikan via fasilitas tersebut. Konsultasi, saran ataupun pengaduan yang disampaikan nantinya akan ditanggapi oleh pegawai yang bersangkutan.
Survey Kepuasan Pelanggan
Gambar 15 Survey kepuasan pelanggan di website Balai Bioteknologi
Survey kepuasan pelanggan dapat diakses melalui website resmi Balai Bioteknologi. Dengan mengklik link survei kepuasan pelanggan tersebut, maka calon responden akan diarahkan ke form survei. Responden dapat memberikan persepsi terkait pelayanan yang diberikan oleh Balai Bioteknologi melalui form tersebut.
Teknologi informasi juga digunakan dalam melakukan survei kepuasan pelanggan. Survei kepuasan pelanggan ini menggunakan aplikasi berupa dekstop dan aplikasi survei. Fasilitas ini terletak di lobi Balai Bioteknologi. Fasilitas ini dapat digunakan oleh seluruh pelanggan atau klien Balai Bioteknologi, mulai dari kalangan mahasiswa, masyarakat umum, pegawai negeri dan pegawai swasta. Fasilitas ini merupakan salah satu sarana untuk menilai kualitas yang diberikan kepada pelanggan/ klien serta menjadi umpan balik tentunya untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan. Hasil dari surveinya dapat dilihat langsung melalui Menu “Result” yang ada pada layar.
PENUTUPAN
Balai Bioteknologi telah menerapkan teknologi informasi dalam pelayanan yang diberikan. Saat ini, teknologi informasi yang digunakan yaitu SILARIS (Sistem Informasi Layanan Penerimaan Sampel), SIGABBI (Sistem Informasi Pegawai Balai Bioteknologi) dan I-PROS (Inventory Procurement System) dan website resmi Balai Bioteknologi. Adanya aplikasi-aplikasi ini tentunya dapat memudahkan pekerjaan. Selain itu, dengan memanfaatkan teknologi informasi, masyarakat dapat mengakses beberapa informasi mengenai Balai Bioteknologi, diantaranya profil Balai Bioteknologi, layanan yang diberikan, fasilitas yang dimiliki, produk dan inovasi yang telah dihasilkan hingga pada laporan pertanggungjawaban kepada masyarakat terkait kinerja dan capaian Balai Bioteknologi (LAKIP, RENSTRA dan PENKIN).
Laporan Penerapan Teknologi Informasi Dalam Pelayanan Balai Bioteknologi ini disusun dengan harapan mampu memenuhi fungsinya sebagai sarana pertanggungjawaban dan akuntabilitas sesuai amanah yang telah diemban. Mengingat laporan ini berisi tentang penerapan teknologi informasi dalam pelayanan Balai Bioteknologi yang sifatnya kontinyu, maka laporan ini juga dapat menjadi sarana umpan balik bagi penyempurnaan penerapan untuk ke depannya. Laporan ini juga kami susun secara ringkas sebagai acuan dan pedoman dalam mengembangkan Teknologi Informasi dalam Pemberian Layanan Balai Bioteknologi ke depannya supaya dapat memberikan pelayanan prima.
