29
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Tinjauan Perusahaan
3.1.1 Sejarah Institusi/Perusahaan
Yayasan Bina Daya Wanita Kowani adalah gabungan dari 2 (dua) Yayasan
KOWANI yaitu Yayasan Daya Wanita dan Yayasan Bina Kerta yang mendapat
persetujuan dari Departemen Hukum dan HAM Republik Indonesia Direktorat
Jenderal Administrasi Hukum Umum No:AHU.1123.AH.01.03 Th.2009, tanggal
6 april 2009. Salah satu tugas YBDW adalah mengelola Panti Werdha Wisma
Mulia yang didirikan oleh Yayasan Daya Wanita pada tanggal 23 April 1961
dengan tujuan untuk membantu menyediakan tempat bagi wanita lansia yang
memerlukan tempat tinggal, kasih sayang, peratian dan perawatan.
Panti Werdha Wisma Mulia terletak di Jl.Hadiah No. 14-16 Kel. Jelambar
Grogol Jakarta Barat pada awal berdirinya dihuni 6 (enam) orang wanita lansia,
satu pimpinan panti, satu orang perawat dan satu orang juru masak. Sejalan
berkembangnya masalahasosial DKI Jakarta, Panti Werdha Wisma Mulia semakin
dikenal dan terbuka bagi masyarakat umum sehingga saat ini penghuni panti
berjumlah 73 orang, 5 orang pengurus, 19 perawat dan karyawan yang menempati
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
A. Struktur Organisasi Panti Werdha Wisma Mulia
KETUA :
ANITA.Y.RUMAGIT.S,Sos,SH WAIL KETUA:
Dra.Hj.CHOLIDA SJAHRIR T.MM
KOORDINATOR PANTI Dra. SRI HARTATI SEKERTARIS ADEE JACOB S.Th BENDAHARA TITI .S DERMAWAN STAFF Adm M. FRANSNEDY,S.Pd PENGASUH + KARYAWAN
Sumber : Panti Werdha Wisma Mulia
Gambar III.1 Struktur Organisasi Panti Werdha Wisma Mulia
B. Fungsi
1. Ketua Yayasan
a) Bertugas sebagai pimpinan yayasan dan bertanggung jawab atas
pencapaian visi misi, rencana kerja yayasan, pencarian sumber dana
untuk yayasan, memimpin rapat koordinasi dan evaluasi karyawan.
b) Bertugas memberikan pengawasan fungsional dan administrasi di
mengadakan kerja sama dengan lembaga, badan instalasi baik
pemerintah maupun swasta.
2. Wakil Ketua
Diharapakan mampu hadir dalam acara tertentu jika ketua berhalangan,
selain itu pekerjaan wakil ketua juga membantu mengawasi
kegiatan-kegiatan para lansia baik secara fisik dan non-fisik serta keamanan panti.
3. Sekertaris
Bekerja sebagai pelaksana dalam bidang administrasi dan inventarisasi data,
pengawasan dan pekerjaan pada tata usaha, dan mengecek dalam pengerjaan
keuangan di dalam panti werdha.
4. Bendahara
Sebagai pelaksana pendistribusian keuangan baik harian, bulanan dan
tahunan. Dan bertanggung jawab akan pemasukan dan pengeluaran di dalam
panti dengan sepengetahuan dan persetujuan ketua.
5. Koordinator panti
Mengkoordinasi karyawan mengenai semua kegiatan yang dilakukan panti.
6. Staff Adm
Melayani bagian pendaftaran penghuni panti dan penerimaan sumbangan
serta membuat laporan data penghuni panti.
7. Pengasuh
Memantau dan menjaga manula
Memastikan manula tetap aktif dengan menciptakan beberapa
program aktifitas
Membantu dan merawat manula yang kesulitan
Mengurus dan merawat segala keperluan panti
C. Visi dan Misi Panti Werdha Wisma Mulia
Visi :
Pelayanan Prima menuju terciptanya kesejahteraan jasmani, rohani, aman
dan nyaman bagi lanjut usia.
Misi :
1. Menyelenggarakan pelayanan jasmani dan rohani serta fasilitas
kesejahteraan lanjut usia yang sebaik-baiknya.
2. menggalang peran serta masyarakat dalam keperdulian pada lanjut
usia.
3. Pemberdayaan peran serta wanita
3.2 Prosedur Sistem Berjalan 1. Prosedur Administrasi
Untuk mendaftarkan lansia ke Panti Werdha Wisma Mulia, pihak
keluarga yang menitipkan (penanggung jawab) terlebih dulu melakukan
registrasi dengan mengisi formulir pendaftaran penghuni panti yang berisi
data penanggung jawab dan data calon penghuni panti, kemudian pihak
penaggung jawab memilih kamar dan melakukan pembayaran iuran
bulanan. Penanggung jawab mendapatkan kwitansi sebagai bukti
pembayaran, dimana kwitansi lembar pertama diserahkan kepada
Sedangkan bagi donatur yang akan menyumbang, terlebih dahulu
mengisi formulir sumbangan yang berisi data diri donatur dan daftar
sumbangan. Formulir Sumbangan lembar pertama akan diserhakan kepada
donatur dan formulir sumbangan lembar kedua akan disimpan sebagai arsip.
2. Prosedur Pembayaran Kebutuhan Panti
Berdasarkan data sumbangan, data pembayaran iuran bulanan, data
penghuni panti dan daftar kebutuhan kemudian akan digunakan untuk
pembayaran kebutuhan panti, yang kemudian dibuatkan data pengeluaran
keuangan.
3. Prosedur Pembuatan Laporan
Berdasarkan pada data pengeluaran keuangan dan data penghuni panti
kemudian dibuatkan laporan data penghuni panti dan laporan keuangan
3.3 Diagram Alir Data Sistem Berjalan 1. Diagram Konteks
Penanggung Jawab Pengelolaan Data Sistem Informasi Pada Panti Werdha
Wisma Mulia Donatur Pengurus Formulir_Sumbangan_Lembar2 Laporan_Data_Penghuni Panti Laporan_Keuangan Kwitansi_Pembayaran Formulir_Pendaftaran Data_Pembayaran_Iuran_Bulanan Formulir_Sumbangan_Lembar1
2. Diagram Nol Penanggung Jawab Donatur Formulir_Pendaftaran Informasi_Data_Kamar Informasi_Daftar_Kebutuhan Data_Penghuni_Panti Data_Pembayaran_Iuran_Bulanan Data_Penanggung_Jawab Data_Sumbangan Data_Sumbangan Data_Penghuni_Panti Data_Pembayaran_Iuran_Bulana Data_Pengeluaran_Keuangan Pengurus Laporan_Data_Penghuni Panti Laporan_Keuangan Administrasi Proses 1 Data_Pengeluaran_Keuangan D6 Formulir_Sumbangan_Lembar1 Data_Pembayaran_Iuran_Bulanan Kwitansi_Pembayaran Formulir_Sumbangan_Lembar2 Data_Penghuni_Panti Pembuatan Laporan Proses 3 Pembayaran Kebutuhan Panti
Proses 2 Daftar_Kebutuhan Arsip Kamar D1 Arsip Kebutuhan D2
Arsip Penanggung Jawab D3
Arsip Penghuni Panti D4
Arsip Pembayaran Iuran Bulanan D5
Arsip Sumbangan D6
Arsip Penghuni Panti D4
Arsip Pengeluaran Keuangan D7
3. Diagram Detail Formulir_Pendaftaran Data_Pembayaran Informasi_Data_Kamar Data_Penghuni_Panti Data_Pembayaran Data_Penanggung_Jawab Data_Sumbangan Informasi_Daftar_Kebutuhan Administrasi Proses 1.1 Update_Daftar_Kebutuhan Update_Data_Kamar Data_Sumbangan Data_Pembayaran_Iuran_Bulana Data_Penghuni_Panti Data_Sumbangan
Arsip Penghuni Panti D4 Arsip Sumbangan D6 Penyerahan Bukti Sumbangan dan Pembayaran Proses 1.2
Update Daftar Kebutuhan dan Data Kamar
Proses 1.3
Formulir_Sumbangan_Lembar2
Arsip Kamar D1
Arsip Penanggung Jawab D3
Arsip Kebutuhan D2
Arsip Penghuni Panti D4 Arsip Pembayaran_Iuran_Bulanan D5 Arsip Sumbangan D6
3.4 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen masukan yang digunakan pada
sistem berjalan, yaitu :
1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran
Fungsi : Sebagai dokumen dasar pendaftaran penghuni
panti
Sumber : Penanggung Jawab
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 2 lembar
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran calon penghuni panti
Bentuk : Lampiran A.1
2. Nama Dokumen : Formulir Sumbangan Lembar 2
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan sumbangan
Sumber : Donatur
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 2 rangkap
Frekuensi : Setiap ada donatur yang akan menyumbang
B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Bentuk spesifikasi dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem
berjalan, yaitu :
1. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran
Fungsi : Sebagai bukti pembayaran iuran bulanan
Sumber : Admin
Tujuan : Penanggung Jawab
Media : Kertas
Jumlah : 2 rangkap
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran penghuni panti baru atau
setiap ada pembayaran iuran bulanan
penghuni panti
Bentuk : Lampiran B.1
2. Nama Dokumen : Formulir Sumbangan Lembar 1
Fungsi : Sebagai bukti penyerahan sumbangan
Sumber : Admin
Tujuan : Donatur
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada donatur yang akan menyumbang
3. Nama Dokumen : Data Penanggung Jawab
Fungsi : Sebagai arsip data penanggung jawab
Sumber : Penanggung Jawab
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran penghuni panti baru
Bentuk : Lampiran B.3
4. Nama Dokumen : Data Penghuni Panti
Fungsi : Sebagai arsip data penghuni panti
Sumber : Penanggung Jawab
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada pendaftaran penghuni panti baru
Bentuk : Lampiran B.4
5. Nama Dokumen : Data Pembayaran Iuran Bulanan
Fungsi : Sebagai daftar penghuni panti yang telah
melakukan pembayaran iuran bulanan
Sumber : Penanggung Jawab
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
pembayaran iuran bulanan
Bentuk : Lampiran B.5
6. Nama Dokumen : Data Sumbangan
Fungsi : Sebagai arsip data sumbangan
Sumber : Donatur
Tujuan : Admin
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada donatur yang akan menyumbang
Bentuk : Lampiran B.6
7. Nama Dokumen : Data Pengeluaran Keuangan
Fungsi : Sebagai arsip data pengeluaran keuangan
Sumber : Admin
Tujuan : Pengurus
Media : Kertas
Jumlah : 1 lembar
Frekuensi : Setiap ada pengguanaan uang untuk pemenuhan
kebutuhan panti
Bentuk : Lampiran B.7
8. Nama Dokumen : Laporan Data Penghuni Panti
Fungsi : Sebagai laporan data penghuni panti
Sumber : Admin
Tujuan : Pengurus
Jumlah : Rata-rata 3 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran B.4
9. Nama Dokumen : Laporan Keuangan
Fungsi : Sebagai laporan keuangan mengenai seluruh
kegiatan opersional panti
Sumber : Admin
Tujuan : Pengurus
Media : Kertas
Jumlah : Rata-rata 3 lembar
Frekuensi : Setiap bulan
Bentuk : Lampiran B.8
3.5 Permasalahan Pokok
Pengelolaan data masih bersifat manual, dimana data masih disimpan di
dalam rak penyimpanan, seperti arsip-arsip data penghuni panti, arsip data
penanggung jawab, arsip sumbangan, laporan data penghuni panti dan laporan
keuangan.
Pencatatan data masih menggunakan media kertas, dimana saat proses
pendaftaran baik proses pendaftaran penghuni panti maupun proses penerimaan
sumbangan, yang bersangkutan masih mengisi formulir-formulir yang
dibutuhkan, serta pembuatan laporan keuangan masih bersifat manual dimana
3.6 Pemecahan Masalah
Agar data yang ada dapat di akses dengan mudah, dan pengelolaan data
menjadi lebih terkontrol, maka dibutuhkan adanya sistem terkomputerisasi pada
proses pengelolaan data pada panti werdha wisma mulia, yaitu dalam hal input
proses maupun output data pada bagian pendaftaran penghuni panti dan
