BAB 3
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Perancangan sistem informasi merupakan penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa dari beberapa elemen yang terpisah menjadi satu kesatuan yang utuh dan berfungi. Perancangan sistem informasi menentukan bagaimana suatu sistem akan dibentuk. Untuk Merancang sebuah sistem informasi sesuai dengan judul Tugas Akhir saya, maka saya membuat rancangan Sistem Informasi Nilai.
3.1 Diagram Konteks
Diagram konteks merupakan diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem, input dan output sistem dengan tujuan untuk memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Diagram konteks ini menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya, yaitu dengan entitas luar Administrator,Pegawai dan Masyarakat.
Diagram konteks merupakan arus data yang berfungsi untuk menggambarkan keterkaitan aliran-aliran data antara sistem dengan bagian-bagian luar (kesatuan luar). Kesatuan luar ini merupakan sumber arus data atau tujuan data yang berhubungan dengan sistem informasi tersebut.
Universitas Sumatera Utara Gambar 3.1 Konteks Diagram Sistem Informasi Pegawai
Berikut ini penjelasan diagram konteks sistem informasi diatas:
1. Administrator, seorang administrator melakukan input data ke dalam sistem serta melakukan update jika terdapat penambahan data baru, melakukan penghapusan dan juga edit data jika terdapat data yang salah. Seorang admin memiliki hak akses yang luas, sehingga admin juga diberikan laporan data tugas serta data absensi pegawai untuk dapat dicetak oleh admin sebagai arsip manual.
2. Pegawai, seorang pegawai diberi kewajiban untuk mengisi biodata lengkap pada sistem, sehingga admin bisa melakukan proses pada data siswa. Hak
Sistem Informasi Kepegawaian
Data Siswa Pegawai Data Kepling Data Bidang Penugasan
akses yang dimiliki pegawai yaitu melihat laporan data kerja absensinya berdasarkan tugas dan fungsi tertentu yang telah diinput oleh Admin yang sebelumnya telah diproses camat dan kepala seksi masing-masing.
3. Kepala Seksi (Kasi), seorang kasi diberikan tugas untuk menyerahkan hasil nilai siswa pada administrator, kemudian administrator melakukan input nilai pada sistem, sehingga camat mendapatkan laporan kerja dari sistem.
3.2 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi.
Universitas Sumatera Utara
Proses 1 ( Manajemen Data Akademik):
1. Administrator melakukan login dengan memasukkan username dan password. 2. Sistem akan merespon login user bila data login yang dimasukkan salah. Dan
bila login berhasil maka administrator dapat masuk kedalam sistem yang menampilkan menu-menu untuk entri data.
Manajemen - Laporan Jadwal
- Kelas
- Absen Siswa
Siswa
3. Administrator melakukan entri data mata pelajaran, data guru, data siswa dan data nilai kemudian disimpan ke dalam tabelSiswa, tabelGuru, tabelMapel dan tabelNilai serta melakukan update, edit, delete jika terdapat perubahan atau penambahan data.
Proses 2 (Manajemen Data Nilai):
1. Proses ini dilakukan oleh pengajar dengan menyerahkan nilai masing-masing mata pelajaran pada wali kelas siswa.
2. Wali kelas masing-masing akan melakukan proses pengumpulan nilai, kemudian menyerahkan pada administrator untuk dilakukan input data nilai. Proses 3 (Daftar Laporan):
Universitas Sumatera Utara Gambar 3.3 DFD Level 1 untuk Administrator
Penjelasan DFD Level 1, untuk melakukan proses Manajemen Data Akademik, Administrator melakukan proses manipulasi berupa perubahan, penghapusan dan penambahan data mata pelajaran, data pengajar, data siswa dan data nilai yang kemudian disimpan pada masing-masing data store yang kemudian dapat digunakan untuk proses pelaporan hasil manipulasi data.
Administrator
Pengajar/Guru
Data Siswa
Data Guru
Data Mata Pelajaran
Gambar 3.4 DFD Level 1 untuk proses Laporan
3.3 Entity Relational Diagram
Entity Relational Diagram (ERD) adalah sebuah diagram yang mengambarkan suatu relasi dari suatu objek yang memiliki atribut. Dari ERD ini kemudian dapat menjadi suatu table dalam database. Adapun symbol dan keterangan ERD sebagai berikut:
File Data Siswa
File Data Guru
File Data Mapel
File Nilai Siswa
Universitas Sumatera Utara Tabel 3.1 Simbol Entity Relational Diagram
No. Simbol Keterangan
1. Menandakan sebuah relasi antar entitas
2. Menandakan sebuah objek/entitas
3. Menandakan kardinalitas suatu relasi
3.
Menandakan sebuah atribut yang dimiliki oleh suatu entitas atau relasi.
3.4 Perancangan Struktur Database
Perancangan Database adalah proses untuk menentukan isi dan pengaturan data yang dibutuhkan untuk mendukung berbagai rancangan sistem. Database adalah kumpulan dari data yang berhubungan satu sama lain yang tersimpan secara sistematik dalam perangkat komputer. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam membuat sebuah Program Sistem Informasi. Untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data dan ukuran data, dirancang dengan menggunakan bahasa pemograman visual basic 6.0 dan perancangan database menggunakan Microsoft Access 2003.
BAB 4
IMPLEMENTASI SISTEM
4.1 Pengertian Implementasi Sistem
Implementasi sistem adalah prosedur yang dilakukan untuk menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui, agar siap untuk dioperasikan sebagai sistem yang baru.
4.2 Tujuan Implementasi Sistem Tujuan dari implementasi sistem adalah:
1. Membuat atau menerapkan desain sistem yang telah disiapkan selama penelitian.
2. Menyelesaikan desain sistem yang ada dalam dokumen desain sistem yang disetujui.
3. Menulis, menguji dan mendokumentasikan program-program dan prosedur-prosedur yang dilakukan oleh dokumen desain sistem yang disetujui.
4. Memastikan bahwa personil dapat menggunakan sistem baru yaitu dengan mempersiapkan pemakai dan melatih personal.
4. Memperhitungkan bahwa desain sistem memenuhi permintaan pemakai yaitu dengan menguji sistem secara keseluruhan.
4.3 Komponen Utama dalam Implementasi Sistem
Untuk mengolah data menggunakan komputer haruslah mempunyai tiga komponen utama, yaitu sebagai berikut:
1. Hardware
Hardware (perangkat keras) merupakan komponen fisik dalam rangkaian komputer, Penggunaan perangkat keras yang baik akan mempengaruhi cepat lambatnya proses program dijalankan dan dihasilkan. Adapun spesifikasi komponen hardware yang digunakan oleh penulis yaitu:
1. Intel core 2 duo processor
Software (perangkat lunak) merupakan intruksi program yang dapat digunakan dalam komputer dan memberikan fungsi serta menampilkan seperti yang diinginkan, Untuk mendukung sistem kerja dari hardware maka diperlukan juga software di dalamnya. Untuk sistem ini diperlukan spesifikasi perangkat lunak yaitu:
1. Sistem Operasi Windows XP
2. Aplikasi bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 3. Microsoft Acces 2007
Merupakan faktor manusia yang menangani fasilitas komputer, yang dibutuhkan adalah:
a. Sistem Analis, orang sedang membangun fasilitas rancangan sistem.
b. Programmer, orang yang mengerti bahasa pemrograman dalam membuat dan membangun program.
c. Operator, orang yang menangani langsung dalam pengolahan data mulai dari mempersiapkan data sampai dengan pengertian data ke dalam komputer.
4.4 Implementasi Database
Dalam implementasi database sesuai dengan perancangan sistem pada bab sebelumnya menggunakan perangkat lunak Microsoft Access, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klik tombol Start>Program>Microsoft Access 2003, jika tidak ada bisa menggunakan Microsoft Access 2007.
2. Pada layar akan tampil kotak dialog Microsoft Access, seperti tampilan pada gambar 4.1.
Gambar 4.1 Kotak Dialog Utama Microsoft Access
Gambar 4.2 Kotak Dialog Blank Database
4. Pada File Name, isi nama database ‘dbSistemNilai’ sesuai dengan rancangan yang telah dibuat, untuk menentukan lokasi penyimpanan klik icon folder, kemudian pilih penyimpanan sesuai dengan yang diinginkan, dan nantinya bisa disatukan dengan program Visual Basic yang akan dibuat. Setelah selesai Klik Create.
5. Layar akan menampilkan halaman utama Microsoft Access 2007, Klik Desain View, akan muncul kotak dialog Table Name, isi nama tabel dengan nama ‘tabel_Siswa’, dapat dilihat pada gambar 4.3. Lalu klik Ok.
Gambar 4.3 Tampilan Kotak Dialog Save As 4.5 Implementasi Program
sistem. Selanjutnya akan dibahas prosedur membuat Sistem Informasi Nilai dengan Visual Basic 6.0.
4.5.1 Membuat Interface Sistem
Interface sistem adalah media komunikasi antara User dengan Sistem Informasi Nilai. Sistem Informasi Nilai ini terdiri dari beberapa interface. Langkah-langkah yang ditempuh untuk membuat Interface Sistem Informasi Nilai adalah sebagai berikut:
1. Buka aplikasi bahasa pemprograman Visual Basic 6.0, pada kotak dialog New Project Pilih Standard EXE.
2. Klik Menu Project, pilih References…, lalu centang beberapa pilihan Available References seperti gambar di bawah ini:
3. Selanjutnya aktifkan beberapa Controls pada Components dengan cara klik menu Project, pilih Components…, kemudian pada pilihan Components centang Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB), Microsoft Windows Common Controls 6.0 (SP6) dan Microsoft Windows Common Controls-2 6.0(SP4), klik Ok.
4.5.2 Implementasi Tampilan Sistem
Penulis membuat tampilan sistem pada Visual Basic 6.0 sesuai dengan isi struktur database yang telah dirancang. Sistem Informasi Nilai ini memiliki beberapa menu yang memiliki fungsi masing-masing. Tampilan dan menu tersebut berguna untuk mempermudah user atau pengguna dalam menjalankan sistem. Berikut ini gambar tampilan menu Sistem Informasi Nilai:
1. Menu Utama
Gambar 4.9 Tampilan Menu Utama
2. Menu Login
Menu Login merupakan menu yang pertama kali muncul saat program dijalankan. Menu ini berfungsi untuk pengamanan Sistem yang dilengkapi dengan Nama User Name dan Password, sehingga tidak akan bisa sembarangan orang bisa masuk ke sistem. Ketika User Name dan Password diisikan dengan benar maka sistem akan dan menampilkan Menu Utama Sistem sehingga user bisa melakukan pengolahan data didalamnya.
Tampilan Menu Login terlihat pada gambar 4.10.
3. Menu Data Pegawai dan Kepala Lingkungan
Menu data pegawai dan kepala lingkungan dibuat untuk menginput data pegawai kedalam tabel Pegawai pada database. Field yang terdapat pada menu data pegawai dan kepling adalah:
a. NIP f. Jenis Kelamin
b. Nama g. Alamat
c. Tempat Lahir h. Golongan
d. Tanggal Lahir i. Status
e. Agama j. Jabatan
Tampilan Menu data Siswa seperti pada gambar 4.11.
4. Menu Absen Pegawai Kantor Camat
Menu Absen berfungsi untuk mendata kehadiran pegawai kantor camat, baik yang honor maupun PNS. Data yang diinput pada menu ini akan tersimpan pada tabel Absen dalam database. Tampilan Menu Data Absen Pegawai seperti pada gambar 4.12.
Gambar 4.12 Tampilan Form Absen 4. Menu Daftar Gaji Pegawai Kantor Camat
Menu Mata Pelajaran berfungsi untuk menampilkan gaji PNS sesuai Golongan dan tunjangannya secara transparan. Data yang diinput pada menu ini akan tersimpan pada tabel daftar gaji dalam database.
a. NIP g. Gaji pokok m. Potongan pajak
b. Nama h. Tunjangan Keluarga n. Potongan askes c. Tanggal Lahir i. Tunjangan Fungsional o. Potongan iwp d. Golongan j. Tunjangan Beras p. Potongan taperum e. Status k. Tunjangan Pajak r. Hutang
Gambar 4.13 Tampilan Form Mata Pelajaran
6. Menu Bidang Penugasan.
Menu Input Bidang Penugasan didesain untuk menginput data tugas pegawai disetiap seksi yang nantinya akan tersimpan dalam tabel input bidang penugasan pada database. Menu input bidang penugasan merupakan dimana para seksi yang ada di kecamatan medan selayang saling berhubungan sesuai tugas dan fungsi masing – masing. Dalam bidang penugasan terdapat,
a. NIP b. Nama
c. Bidang Penugasan
Gambar 4.14 Tampilan Form Input Bidang Penugasan
7. Menu Nilai
Menu Jadwal merupakan jadwal pegawai kantor camat yang bertugas kapan jadi pike, libur kantor dan mengetahui dimana ruangan kerja tiap seksi. Data yang diinput pada menu ini akan tersimpan pada dalam database.
Dalam form jadwal terdapat,
a. Kode jabatan e. NIP
b. Hari f. Nama
d. Jam
Tampilan Menu Jadwal dapat dilihat pada gambar 4.15.
Gambar 4.15 Tampilan Jadwal
4.5.3 Membuat Menu Laporan
Laporan digunakan untuk menganalisis kegiatan dimasa mendatang. Laporan sangat penting bagi pimpinan untuk digunakan dalam pengambilan keputusan. Inilah bentuk laporan hasil kerja setip pns dan tiap seksi di kantor camat medan selayang. Pada form laporan terdapat
a. Laporkan b. Cancel c.
Gambar 4.16 Tampilan Form Laporan
4.5.4 Menu About Me
Menu about me adalah tampilan form untuk menginput kritikan dan saran agar kerja tiap seksi dapat lebih baik ke depannya.
Tampilan laporan data guru dapat dilihat pada gambar 4.17.
BAB 5 PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Dari penelitian yang penulis lakukan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Kantor Camat Medan Selayang belum memanfaatkan sistem komputerisasi sepenuhnya dalam pengolahan Sistem Informasi, dengan adanya sistem baru maka Kantor Medan Selayang akan lebih mudah dalam pengolahan database Pegawai, tugas dan pengolahan lainnya.
2. Dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dapat diciptakan sistem informasi kepegawaian pada Kantor Camat Medan Selayang dengan cepat, tepat, akurat dan mudah.
3. Dengan adanya perangkat lunak Sistem Informasi Kepegawaian, maka proses pengolahan dan informasi dari kantor yang akan dating dapat dilakukan dengan cepat, akurat, tepat mudah.
5.2 Saran
Penulis memiliki beberapa saran untuk Kantor Camat Medan Selayang:
1. Pada masa sekarang, dimana teknologi merupakan penunjang utama kemajuan administrasi, sebaiknya Kantor Camat Medan Selayang sudah selayaknya memiliki fasilitas komputer. Dengan memiliki fasilitas komputer, maka para pegawai tidak akan gaptek, karena telah diketahui sendiri saat ini bahkan sebagian sekolah telah menggunakan media teknologi untuk melakukan Ujian Nasional secara online. 2. Diharapkan agar seluruh pegawai dapat mempelajari dan mengerti tentang
perkembangan teknologi komputerisasi pegawai memiliki tenaga skill tentang teknologi untuk melayani masyarakat.
