Agensi Perintis Fasa 2
Tahun 2009
Sistem Pengurusan Aset
dan
Sistem Pengurusan Stor
Manual Pelaksanaan | SPA dan
Isi Kandungan
Pekara
Muka
Surat
Pengenalan 4
BAB A | Pengurusan Dan Kawalan Sistem
Pengurusan sistem SPA 6
Fungsi dan tanggungjawab pentadbir 8
Sistem Kod 13
BAB B | Pendaftaran Aset Alih Kerajaan
Aliran pendaftaran aset 17
Pengesahan data oleh Pegawai 19
BAB C | Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Penggunaan, penyimpanan dan pemeriksaan 20
Penempatan Aset 21
Carta alir proses kerja penempatan aset 22
Pergerakan aset 23
Carta alir proses kerja pergerakan aset 25
Pemeriksaan aset 26
Proses kerja pemeriksaan aset 28
BAB D | Penyelenggaraan aset alih
Penyelenggaraan aset 30
Proses kerja penyelenggaraan cegahan 32
Proses kerja penyelenggaraan pembaikan 33
Carta alir proses kerja aduan hingga pembaikan 34
Penambahan, penggantian dan naiktaraf 35
BAB E | Pelupusan dan Kehilangan
Pelupusan aset 35
BAB F | Pengurusan Stor.
Pengenalan dan kumpulan pengguna 60
Kawalan Stok 63
Paras Stok 65
Rekod Lajer Stok 67
Carta Alir Proses Penerimaan Barang 70
Permohonan Pengeluaran Barang 70
Kawalan dan verifkasi stok 74
Pelupusan dan Hapuskira 75
PANDUAN PENGURUSAN ASET ALIH DAN STOR BERDASARKAN
PENGGUNAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
1. Pendahuluan.
1.1 Manual perlaksanaan Sistem
SPA
ini diadakan bagimemudahkan pelaksanaan penggunaan sistem
SPA
di ke semua agensi perintis bagi Fasa 2. Panduan ini buat sejajar dengan dasar kerajaan dan memenuhi kehendak semua peraturan dan Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPA) dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dan agensi-agensi kerajaan yang lain yang masih berkuatkuasa.1.2 Adalah diharapkan panduan ini dapat membantu kakitangan kerajaan menjalankan tugas serta menjadi sumber rujukan Unit Pengurusan Aset dan stor di agensi masing-masing.
1.3 Panduan ini juga mengambil kira kesesuaian suasana dan persekitaran di setiap agensi yang melaksana sistem ini.
2. Latarbelakang SPA.
berkomputer. Ini dirasakan merupakan satu pendekatan yang terbaik bagi menggantikan sistem manual yang lambat dan rumit.
2.2 Sistem SPA ini terbahagi kepada dua komponen ia itu Sistem SPA dan Sistem SPS. Sistem SPA meliputi semua aspek pengurusan aset alih dan inventori berdasarkan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling-pekeliling yang berkaitan dengan pengurusan aset alih. Manakala sistem SPS meliputi semua aspek pengurusan stor berdasarkan Panduan Perbendaharaan | Tatacara Pengurusan Stor (TPS), Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan dengan pengurusan aset dan stor.
2.2.1. Modul Sistem SPA |Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
BAB A | PENGURUSAN DAN KAWALAN SISTEM.
3. Pengurusan Sistem SPA
3.1. Kuasa pelaksanaan keseluruhan sistem ini adalah dibawah kuasa Ketua Setiausaha , selaku Pegawai Pengawal. (PP 02/2007). Sistem ini memberi keutamaan keselamatan maklumat dan kebolehpercayaan data. Pada dasarnya, semua maklumat dan data yang terdapat di dalam sistem ini tidak boleh diubah, dipadam atau dipindahkan. Pengubahan, pemadaman dan perpindahan. maklumat dan data hanya boleh dilakukan oleh mereka yang diberi kuasa laluan sebagai Pentadbir SPA.
3.2. Bagi memastikan kesahihan dan keberkesanan pelaksanaan sistem ini, Pegawai Pengawal boleh melantik seorang pegawai kanan untuk mengetuai pelaksanaan Sistem SPA ini bagi memantau pelaksanaan sistem dan juga bagi menjaga keselamatan sistem ini, samada dari segi merekod, mengemaskini ‘editing’, penyimpanan dan penghapusan maklumat.
3.3. Fungsi dan tanggungjawab jawatankuasa tersebut adalah seperti berikut;
menentukan dasar dan melaksanakan pemantauan sepenuhnya perlaksanan sistem pengurusan aset dan stor di agensi kerajaan. JKPAK akan menjalankan fungsinya berdasarkan kehendak SPP 5 Tahun 2007. Di samping itu segala urusan berkenaan dengan pengurusan sistem SPA adalah tanggungjawab jawatankuasa ini. Sebarang perubahan dasar dan pelaksanaan perlu dirujuk dan mendapat kelulusan terlebih dahulu dari jawatankuasa ini.
3.3.2. Jawatankuasa ini (jika perlu) boleh membentuk jawatankuasa kecil bagi memastikan keberkesanan dan pelaksanaan pengurusan aset alih dan stor di cawangan atau bahagian masing-masing.
3.3.3. JKPAK juga boleh mencadangkan kepada Pegawai Pengawal untuk melantik mana-mana pegawai yang dianggap sesuai untuk menjadi “Pentadbir-Pentadbir” kepada sistem ini.
Pentadbir-Pentadbir kepada sistem ini dipanggil ; (a) Pentadbir SPA
(b) Pentadbir SPS (c) Pentadbir Kod (d) Pentadbir Lokasi
(e) Pegawai Pengesahan Daftar Aset (f) Pentadbir Penempatan
(g) Pentadbir Penyelenggaraan (h) Pegawai Pemeriksa.
(i) Pentadbir Pelupusan. (j) Pentadbir Kehilangan. (k) Pentadbir SPA (Cawangan)
Di mana semua ‘Pentadbir’ yang disebut di atas
mempunyai fungsi dan tanggungjawab seperti yang akan diterangkan di bawah.
4. Fungsi dan tanggungjawab pentadbir (‘Pentadbir)’ di dalam sistem SPA
adalah seperti berikut;
“Pentadbir SPA” merupakan pentadbir tertinggi yang mengurus sistem ini. “Pentadbir SPA” boleh terdiri dari seorang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi kuasa
untuk:-(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir SPA”
(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan “Pentadbir-Pentadbir” lain dalam sistem SPA. (c) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan
(akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan untuk menggunakan sistem ini.
(d) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini.
(e) Mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan maklumat di dalam sistem ini.
(f) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di dalam sistem ini.
4.1.1 Pelantikan “Pentadbir SPA”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 3 hingga 6 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset Alih dan Stor di agensi.
4.2. Pentadbir SPS
“Pentadbir SPS” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa penuh terhadap sistem SPS. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk
:-(a) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Pegawai Stor
(b) Melantik dan juga membatalkan pelantikan Penyelenggara Stor
(c) Boleh mengubah, menambah dan mambatalkan transaksi dan maklumat di sistem SPS sahaja.
4.2.1. Pelantikan “Pentadbir SPS”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir SPS”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan kerja dengan pengurusan stor di agensi.
4.3. Pentadbir Kod
4.3.1. Sistem Koding
Koding adalah merupakan elemen penting didalam Sistem ini. Koding digunakan sebagai pengenalan kepada sesuatu alat atau barang. Untuk mengujudkan satu sistem yang mantap dan sistematik, pemantuan dalam mewujudan dan penggunaan koding adalah perlu diutamakan. Kegagalan mengawasi pelaksanaan sistem koding boleh menjejaskan kelancaran sistem ini.
dalam sistem ini terdapat beberapa klasifkasi koding digunakan; ia itu kod pengenalan organisasi, kod aset alih dan inventori, kod stor dan kod lokasi.
4.3.2. Pentadbir Kod Aset Alih.
Pentadbir Kod Aset Alih akan bertanggungjawab;
(a) Memastikan kod yang terdapat didalam sistem kod SPA sama seperti yang terdapat di Perbendaharaan Malaysia.
(b) Menyimpan senarai Kod Aset Alih.
4.3.2.1. Kod aset alih boleh di muat turun daripada portal knowladgebase SPA atau sekiranya server di Kementerian mempunyai akses internet sistem akan mengemaskini kod secara auto.
4.3.2.2. Sekiranya terdapat kod yang masih tiada di dalam katalog MOF, pentadbir kod aset alih
4.3.3. Pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Kod Aset Alih”, yang mempunyai pengetahuan dengan pengurusan kod dan aset di agensi.
4.4. Pentadbir Lokasi
“Pentadbir Lokasi” merupakan individu atau sekumpulan
individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat kod lokasi penempatan aset.
.
(a) Mendaftar kod lokasi, mengemaskini dan mengawal kod lokasi yang telah didaftarkan.
4.4.1. Pelantikan “Pentadbir Lokasi”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Lokasi”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan hubungan kerja dengan pengurusan bilik dan pejabat di agensi.
4.5. Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Pegawai Pengesah). Aset yang didaftar perlu disemak dan disahkan oleh orang lain bagi menggelakan kesilapan kemasukan data ke dalam sistem. “Pegawai Pengesahan Daftar Aset” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengesahkan maklumat aset alih yang didaftarkan oleh
Pembantu Tadbir (Aset) atau sesiapa yang diberi kuasa
mendaftar aset . Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk :-(a) Membuat semakan kepada data dan aset yang
didaftarkan.
(b) Boleh membuat kemaskini dan memadam data yang telah dimasukkan oleh Kerani aset.
(d) Pegawai yang dilantik juga berhak membuat kemaskini dan memadam rekod yang telah disahkan.
4.5.1. Pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pegawai Pengesahan Daftar Aset” . Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah pegawai lebih tinggi dari pegawai yang memasukkan daftar aset.
4.6. Pentadbir Penempatan
“Pentadbir Penempatan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini maklumat penempatan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa bergantung kepada tapisan data atau maklumat yang dibenarkan untuk dikemaskini. Bidang kuasa Pentadbir penempatan adalah seperti
berikut;-(a) Mengemaskini rekod penempatan kepada aset
mengikut kepada perubahan fiikal aset atau pegawai bertanggungjawab.
(b) Mencetak rekod penempatan dan mengambil tandatangan pegawai bertanggungjawab kepada penempatan yang dibuat (KEW.PA-2).
(c) Mencetak KEW.PA-7 (Senarai Aset dilokasi).
4.6.1 Pelantikan “Pentadbir Penempatan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan Pelantikan “Pentadbir Penempatan”. Pegawai Pengesahan Daftar Aset” yang dilantik seboleh-bolehnya adalah pegawai aset di Jabatan/Bahagian/Pusat Tanggung Jawab.
“Pentadbir penyelenggaran” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk
:-(a) Membuat kemaskini rekod penyelenggaraan kepada aset yang dipertanggungjawab ke atasnya.
(b) Membuat cetakan rekod penyelenggaraan di kad KEW.PA-14
(c) Membuat pengistiharan dan pengumpulan data kepada aset-aset yang perlu penyelenggaraan (KEW.PA-13).
(d) Merekod aduan kerosakan peralatan (KEW.PA-9).
4.7.1. Pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Penyelenggaraan”, berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai pengetahuan dan menjalankan kerja dengan pengurusan penyelenggaraan di agensi.
4.8. Pegawai Pemeriksaan.
“Pentadbir pemeriksaan” merupakan individu atau sekumpulan individu yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod pemeriksaan. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk
:-(a) Membuat kemaskini rekod pemeriksaan kepada aset. (b) Cetak maklumat dan laporan pemeriksaan yang telah
dibuat.
4.8.1. Pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pemeriksaan”, kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa Aset di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
“Pentadbir pelupusan” merupakan pegawai pelupusan yang mempunyai laluan dan kuasa mengemaskini rekod pelupusan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk
:-(a) Mengumpul dan menyediakan senarai aset untuk tujuan pelupusan.
(b) Menyediakan dokumen-dokumen berkaitan pelupusan. (c) Mengemaskini keputusan pelupusan.
4.9.1. Pelantikan “Pentadbir Pelupusan”
Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa kepada mana-mana ahli “Pentadbir SPA” untuk membuat pelantikan “Pentadbir Pelupusan”, kepada Pegawai yang telah dilantik sebagai urusetia pelupusan, Ahli Lembaga Pemeriksa Pelupusan dan Pelulus Pelupusan di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.10. Pentadbir Kehilangan.
“Pentadbir kehilangan” merupakan urusetia kehilangan yang mempunyai laluan dan kuasa untuk mengemaskini rekod kehilangan aset. Ia bertanggungjawab dan di beri kuasa untuk
:-(d) Menerima dan merekod laporan kehilangan. (e) Menyediakan laporan awal dan laporan akhir
kehilangan.
(f) Mengemaskini semua dokumen yang berkaitan kehilangan.
(g) Mengemaskini keputusan hapuskira.
4.10.1. Pelantikan “Pentadbir Kehilangan”
Penyiasat dan Pelulus Kehilangan dan Hapuskira di Jabatan/ Bahagian/ Pusat Tanggungjawab.
4.11. Pentadbir SPA (Cawangan).
“Pentadbir SPA” boleh terdiri dari satu orang atau sekumpulan pegawai yang mempunyai akses penuh terhadap sistem ini. Ia bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan keselamatan sistem SPA dan diberi
kuasa:-(a) Memberi dan juga membatalkan kuasa laluan (akses) kepada mana-mana pegawai dan kakitangan di cawangannya.
(b) Menentukan peringkat laluan yang dibenarkan kepada mana-mana pegawai dan kakitangan yang diberi laluan menggunakan sistem ini di cawangannya .
(c) Menjaga keselamatan, kesahihan dan kebolehpercayaan maklumat di cawangannya.
4.11.1Pelantikan “Pentadbir SPA (Cawangan)”
Pegawai Pengawal berkuasa untuk melantik “Pentadbir SPA (Cawangan)”. Jumlah pelantikan hendaklah dihadkan kepada 1 hingga 3 orang sahaja. Pelantikan secara tetap boleh dibuat berdasarkan jawatan dan mereka yang mempunyai hubungan terus dengan tanggungjawab pengurusan Aset Alih dan Stor Cawangan-Cawangan di agensi.
5. Sistem Kod Aset
Contoh penerangan sistem kod yang digunakan.
5.1. Sistem Kod yang digunakan.
No Kod Defnasi Kod
1 KK Kod Kementerian Kewangan
2 JPPH Kod Jabatan
3 H / I H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4 07 Tahun perolehan aset
5.1.1 Susunan No Siri Pendaftaran Harta Modal.
KK/JPPH/H/07/123
5.1.2. Susunan No Siri Pendaftaran Harta Inventori.
KK/JPPH/I/07/123
Contoh Label:
Saii Label : 6cm x 3.5cm
5.2. Kod Aset (Harta Modal dan Inventori).
Kategori Sub Kategori Jenis
XXX XXX XXX
999 Kategori Kategori999 Sub 999 Jenis
** Rujuk lampiran kod aset. Contoh kod :
Kategori Sub Kategori Jenis
001 002 003
Peralatan/ Kelengkapan
Komputer Komputer
Komputer Peribadi
1
2
3
Klasifkasi Kod Jenis Aset
Klasifkasi Kod Kategori Aset Klasifkasi Kod Sub Kategori Aset
JABATAN PENILAIAN DAN
PERKHIDMATAN HARTA
HAK KERAJAAN MALAYSIA
KK/JPPH/H/07/123
Oleh Yang Demikian Kod Bagi Komputer Peribadi Acer ialah | 001002003
Keterangan | Kod Aset
5.2.1 Klasifkasi kod.
Sistem kod bagi pengkelasan aset yang digunakan adalah dengan menggunakan format 3 | 3 | 3 dimana agensi boleh mewujudkan 999 kategori kod,999 sub kategori bagi satu kod dan 999 jenis bagi setiap sub kategori.
5.2.2 Kawalan Kod.
Sistem kod yang diwujudkan dikawal secara pusat oleh Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Kementerian
Kewangan Malaysia. Pentadbir kod di agensi yang dilantik oleh Pentadbir SPA hanya sebagai Penyelaras kod.
Fungsi Pentadbir Kod rujuk perkara 4.3.2.
5.2.3 Permohonan Kod Baru.
Semua kod baru yang ingin diwujudkan oleh pendaftar aset perlu dirujuk kepada Pentadbir kod. Permohonan kod baru perlu di salurkan terus kepada Pentadbir kod yang di lantik untuk ditapisdan dipanjangkan ke
Bahagian Kawalan dan Pemantauan, kementerian Kewangan Malaysia .
5.3. Koding lokasi.
Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan yang tetap bagi memudahkan penyenaraian aset mengikut lokasi,
pemeriksaan aset dan pemantauan aset. Oleh itu satu kod lokasi yang tetap perlu diadakan. Kod lokasi yang sistematik akan memastikan pencarian , pemeriksaan dan pengurusan aset lebih mudah dan teratur.
“Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut dipatuhi;
a. Satu lokasi satu kod
b. Setiap bilik, ruang, kawasan perlu didaftarkan. .
5.3.1. Bangunan.
Kod Defnasi Kod
BS Blok Selatan
01 Aras 1
011 Bilik Gimnasium
Contoh : Bilik Ketua Pengarah | 160101/BGN/BS/01/011
5.3.2. Kawasan.
Kod Defnasi Kod
160101 Kod Cawangan (tidak boleh diubah) KAW Kod Kawasan (tidak boleh diubah) P001 Lot Parking 01
Contoh : Lot Parking 01 I 160101/KAW/P001
Keterangan | Kod Lokasi
5.3.3 Klasifkasi kod Lokasi.
Kod lokasi di kelaskan mengikut kod di dalam bangunan seperti di perenggan 5.3.1 dan kod di kawasan seperti diperenggan 5.3.2. Oleh yang demikian pengawal dan pendaftar kod lokasi perlu memberi pecahan kod yang sesuai seperti yang telah ditetapkan.
5.3.4 Kawalan Kod Lokasi.
BAB B | PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN.
6 Penerimaan
6.1 Penerimaan aset hendaklah dilakukan oleh Pegawai Penerima. Pegawai Penerima ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
6.2 Pegawai Penerima perlu mematuhi peraturan penerimaan, ia itu;
(a) Aset yang diterima menenuhi spesifkasi seperti yang terdapat dalam kontrak.
(b) Bagi pemeriksaan teknikal jka perlu hendaklah dilakukan oleh Pegawai Bertauliah yang memiliki kepakaran dan pengetahuan mengenai aset tersebut.
(c) Langkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa menerima aset:
Semak butiran dalam dokumen.
Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta
sebelum sahkan penerimaan.
(d) Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan, Pegawai Penerima/ Pegawai Aset hendaklah menyediakan Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
Ketua Jabatan menandatangani borang tersebut
Kemuka kepada agen penghantaran/syarikat pembekal
(e) Pegawai Penerima pastikan aset diterima beserta Surat Jaminan daripada pembekal.
(f) Pegawai Penerima pastikan aset diterima bersama manual penggunaan dan penyelenggaraan.
6.3 Arahan kepada pendaftar Laporan PenerimaanAset |
a.
Pastikan hanya perselisihan penerimaan dan kerosakan sahaja yang perlu mengisi Borang KEW-PA1.b. Borang KEW-PA1hendaklah dihantar serta-merta kepada pembekal.
6.4 Langkah mendaftar Laporan Penerimaan Aset – KEW-PA1.
Langka
h Proses Tempoh Masa
1 Penerimaan aset daripada pembekal. 2 Semak butiran dalam dokumen
3 Tentukan aset yang diterima menenuhi spesifkasi
4 Pemeriksaan teknikal jka perlu oleh Pegawai Bertauliah dan Berkelayakan
5 Periksa, kira, ukur, timbang atau uji serta merta sebelum sahkan penerimaan.
6 Pengesahan penerimaan oleh Pegawai
7
Jika terdapat kerosakan/perselisihan semasa penerimaan sediakan
Borang Laporan Penerimaan Kew. PA-1 (2 salinan )
8 Cetak KEW.PA-1.
9 Dapatkan tandatangan Ketua Jabatan
10 Kemuka kepada Pembekal serta merta
7 Pendaftaran Aset Alih.
7.1. Aset Alih terbahagi kepada dua (2) kumpulan iaitu:-7.1.1. Harta Modal
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM1,000 (Ringgit
Malaysia Satu Ribu) dan ke atas setiap satu; atau (b) Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual
tanpa mengira harga perolehan asal. Penyelenggaraan secara
berjadual merujuk kepada aset yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disyaratkan di dalam
7.1.2. Inventori
(a) Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada
RM1,000 (Ringgit Malaysia Satu Ribu) setiap satu dan tidak
memerlukan penyelenggaraan berjadual.
(b) Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga perolehan asal. 7.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran dibuat seperti berikut;
7.2.1. Aset yang dibeli.
(a) Pesanan Rasmi Kerajaan; (b) Nota Serahan;
(c) Invois;
(d) Dokumen Kontrak; (e) Kad Jaminan;
(f) Manual Pengguna; dan
(g) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. 7.2.2. Aset yang disewa
beli:-(a) Surat Ikatan Perjanjian; dan
(b) Dokumen-dokumen lain yang berkaitan. 7.2.3. Aset yang diterima daripada sumber lain:
(a) Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan; (b) Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang
sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset berkaitan;
(c) Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah. 7.2.4. Aset yang belum berdaftar:
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 7.2.1, 7.2.2 dan 7.2.3,
pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fiikal aset berkenaan
atau sumber-sumber lain yang berkaitan.
a. Pastikan semua dokumen yang berkaitan diterima sebelum pendaftaran dibuat.
b. Semua pendaftaran kepada aset-aset yang diterima hendak dilakukan dalam tempoh kurang dari 2 minggu.
Rajah 1 | Aliran pendaftaran aset.
7.3. Langkah pendaftaran aset alih.
Langka
h Proses Tempoh Masa
1 Penerimaan aset daripada pembekal.
3 Tentukan kumpulan Aset
2 hari 4 Daftar Aset
5 Pengesahan data oleh Pegawai 3 hari
6 Cetak KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
1 hari 7 Cetak Label Aset
8 Cetak KEW.PA-7.
9 Buat Penempatan Aset 1 hari
Perincian Pendaftaran.
7.3.1. Penerimaan dokumen perolehan aset.
Sebelum membuat pendaftaran aset dibuat, pendaftar perlulah menerima semua dokumen berkaitan seperti di dalam perkara 7.2 untuk mengelakkan pendaftaran tidak lengkap.
7.3.2. Penentuan kumpulan aset.
Pendaftar perlu membuat kelas aset yang betul dari aspek;
(a). Kumpulan aset harta modal atau inventori. Rujuk
perkara 7.1 dan;
(d). Klasifkasi keterangan aset iaitu kod kategori, sub kategori dan kod jenis yang akan digunakan. Sekiranya tidak terdapat kod yang tidak sesuai semasa pendaftaran aset, pendaftar perlu membuat permohonan penambahan kod dan dirujuk terus kepada Pentadbir kod di ibu pejabat.
7.3.3. Daftar aset di dalam sistem SPA menggunakan kaedah pendaftaran kontrak atau pendaftaran biasa.
7.3.4. Pengesahan data oleh Pegawai Aset. (Pegawai Pengesahan Daftar Aset)
7.3.4.1 Semua rekod pendaftaran aset yang
Pegawai Aset atau Pegawai Pengesahan Daftar Aset (Perkara 4.5) . Pegawai Aset perlu;
(a) Memastikan aset yang di daftarkan telah diterima dalam keadaan baik dan mengikut spesifkasi.
(b) Memastikan maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem SPA adalah betul.
7.3.4.2. Apabila Aset yang didaftar telah disahkan, sistem akan menjana no. siri pendaftaran (label aset) secara automatik.
7.3.5. Cetak KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-7 dan label aset. 7.3.5.1. Pendaftar aset perlu membuat cetakan
kepada kad-kad kewangan iaitu;
(a) KEW.PA-2 | Kad daftar Harta Modal jika anda mendaftar harta modal.
(b) KEW.PA-3 | Kad daftar inventori jika anda mendaftar inventori.
(c)KEW.PA-7 | Senarai aset di lokasi.
7.3.5.2. Cetak label aset seperti di perkara 5.1.3. 7.3.5.3. Semua kad yang dicetak perlu
ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau Pegawai yang beri tanggungjawab mengesahlkan kesahihan kad tersebut dan pegawai bertanggungjawab
terhadap barang di penempatan yang telah dibuat.
7.3.6. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5).
7.3.6.1. KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 akan dijana secara automatik oleh sistem sebaik sahaja pendaftaran KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
7.3.6.2. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 perlu di kumpul dan dikemukakan secara tahunan mengikut peringkat;
a) Kumpul Peringkat PTJ kemuka ke Jabatan b) Kumpul Peringkat Jabatan (termasuk PTJ)
kemuka ke Kementerian
7.3.7
Penempatan Aset.Serahkan atau tempatkan aset di penempatan yang telah di daftarkan di dalam sistem SPA.
7.3.8 Daftar aset hendaklah dikemaskini setaip kali terdapat perubahan atau berlaku perkara berikut;
a. Penambahan / Penggantian / Penaitarafan aset b. Pemerikasaan aset
c. Pelupusan; dan d. Hapus kira
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11 (d) PP bil. 5 Tahun 2007’
7.3.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8. a. Pegawai Aset hendaklah mencetak KEW.PA-8 mengikut
tahun.
b. KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
BAB C | PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
8. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan.
8.1. Objektif.
Semua aset Kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir
dan teratur bagi tujuan :
(a) Mengurangkan pembaiiran; (b) Menjimatkan kos;
(c) Mencapai jangka hayat;
(d) Mencegah penyalahgunaan; dan (e) Mengelakkan kehilangan.
8.2. Penggunaan
Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut
:-(a) Bagi tujuan rasmi sahaja;
(b) Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/buku panduan pengguna;
(c) Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; (d) Perlu direkodkan; dan
(e) Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 14 dan 15 PP bil. 5 Tahun 2007’
8.3. Tiga komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan; (a) Penempatan Aset.
(b) Pergerakan Aset. (c) Pemeriksaan Aset
9. Penempatan Aset.
9.1. Pegawai bertanggungjawab.
Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset dibawah
tanggungjawabnya.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 16.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
Dalam sistem SPA, Pegawai dan Pembantu(kerani) Penempatan aset dilantik oleh SPA Pentadbir. Dimana ia boleh terdiri dari pegawai aset atau daripada pegawai-pegawai lain.
9.1.1. Kretiria Pegawai dan kerani penempatan:
(a) Mahir mengenai lokasi di agensi masing-masing. (b) Pegawai penempatan mengikut bahagian atau
cawangan.
9.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(a) Mengawal kedudukan atau penempatan aset dibawah penjagaannya.
(b) Mengemaskini rekod-rekod penempatan aset.
(c) Mencetak rekod penempatan di kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3
(d) Mengambil tandatangan pegawai
bertanggungjawab ke atas penempatan yang telah dibuat.
(e) Memastikan rekod penempatan kedua dikemaskini. (f) Mencetak KEW.PA-7 sebagai rekod pengurusan dan
rekod di penempatan aset.
9.2Pemindahan aset.
9.2.1. Sebarang perubahan lokasi terhadap aset dan inventori hendaklah direkod samada perpindahan aset disebabkan; (a) Berpindah dari bilik ke bilik yang lain
(b) Berpindah dari unit/Bahagian ke Unit/bahagian lain (c) Berpindah milik kepada pegawai yang lain.
9.2.2. Pastikan tandatangan pegawai bertanggungjawab keatas penempatan baru yang dibuat di ambil (Di atas kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3).
9.2.3. Sekiranya penempatan dibuat ke atas cawangan lain atau tempat lain (Di luar kawasan) pastikan original kad
KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 diserahkan ke cawangan tersebut.
9.2.4. Pegawai yang berpindah atau berhenti perlu menyerahkan aset kepada pegawai aset yang bertanggungjawab. Oleh yang demikian pegawai penempatan perlu membuat kemaskini rekod
penempatan kepada pegawai baru yang akan mengambil alih atau bertanggungjawab ke atas aset tersebut.
9.3. Senarai Aset Di Lokasi
9.3.1. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disedaikan oleh Pegawai Aset
menggunakan KEW.PA7 dan disahkan oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset berkenaan. 9.3.2. Senarai ini hendaklah sentiasa dikemaskini sekiranya
ada perubahan.
Rajah 2 | Carta Alir Proses Kerja Penempatan Aset.
Tida k
Ya
Admin Penempatan | Uruskan Penempatan Semuala
Keputusan | keputusan aset alih di pindah atau tidak
Carian Sistem | Cari maklumat aset yang hendak dipindahkan. Pastikan aset betul
Kemaskini | Kemaskini rekod penempatan.
Cetak | Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3. Dan Cetak KEW.PA-7.
Failkan semula Kad KEW.PA-2 atau KEW.PA-3 dan KEW.PA-7 dan pamirkan KEW.PA-7 di lokasi penempatan.
Aset perlu penempatan semula |
Pemeriksaan aset.
Pemindahan lokasi atau pegawai Pegawai berhenti atau pindah.
*Semua pemindahan maklumat penempatan perlu mendapat pengesahan pegawai aset.
10. Pergerakan Aset.
Pada dasar, semua aset tidak dibenarkan berpindah/ bergerak dari tempat atau lokasi yang didaftarkan tanpa kebenaran dan
pengetahuan pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset tersebut..
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6)
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 11.3 PP bil. 5 Tahun 2007’
Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah
dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Arahan Perbendahaaran | ‘ Para 15.2 PP bil. 5 Tahun 2007’
10.1. Bagi memastikan setiap pergerakan| pinjaman aset diselia dengan baik, Jabatan perlu melantik pegawai aset yang perlu menyelenggara rekod pergerakan.
10.1.1Perlantikan pegawai yang akan menyelenggara rekod pergerakan.
Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan: (a) Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset.
(b) Pegawai bertanggungjawab kepada rekod pergerakan aset.
10.1.2. Fungsi dan tanggungjawab:
(b) Mencetak rekod pergerakan aset.
(c) Menyimpan fail pergerakan aset ditempat yang selamat.
(d) Memastikan rekod penyelenggaraan kedua dan seterusnya dikemaskini.
(e) Mencetak laporan pergerakan setiap bulan dan rekod pergerakan tahunan tahunan.
(f) Buat laporan sekiranya barang yang dipulangkan mengalami kerosakan atau berkeadaan tidak seperti semasa aset dipinjam.
(g) Menjaga, mengawal dan memastikan aset-aset di bawah seliaannya di simpan di tempat yang selamat.
10.2. Kawalan pergerakan aset.
10.2.1. Pinjaman aset perlu dilluskan oleh Pegawai Aset atau mana-mana Pegawai yang diberi kuasa meluluskan pinjaman aset.
10.2.2. Pegawai perlu menyelia aset-aset yang di pinjam mengikut tarikh pemulangan yang ditetapkan ( Aset yang belum dipulangkan).
10.2.3. Membuat pemerhatian kepada aset yang dipinjam. Sistem akan memaklumkan kepada pegawai mengenai aset yang belum dipulangkan mengikut tarikh yang ditetapkan.
10.2.4. Menyediakan laporan pergerakan aset.
10.2.5. Pegawai Aset perlu mengambil tindakan segera (memberi memo aset lewat dipulangkan) sekiranya aset yang dipinjam tidak dipulangkan mengikut tarikh yang ditetapkan.
10.2.6. Merekod terus ke sistem SPA.
Kaedah kedua ialah merekod terus rekod pergerakan. Proses awal kelulusan pengeluaran barang masih dibuat secara manual.
kaedah merekod terus digunakan peminjam terlebih dahulu perlu mendapat persetujuan pegawai aset untuk mengeluarkan barang tersebut.
Rajah 3 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Pergerakan Aset Secara Terus.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 31
| Proses Pemerhatian
Senarai Permohonan Lulus | Senarai permohonan yang telah diluluskan dan menunggu penyerahan oleh penyelenggara stor peralatan.
Kemaskini Rekod SPA| Kemaskini aset yang
diserahkan kepada pemohon
Cetak Borang|
Cetak Borang pergerakan untuk ditandatangani oleh pembawa
Pe
Pemulangan Barang| Barang yang dipulangkan hendaklah di periksa keadaan fiikalnya. Jika kuantiti barang yang dipulangkan tidak
11. Pemeriksaan Aset.
11.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke
atas:-| Proses Pemerhatian
11.1.1. Fiiikal; 11.1.2. Rekod; dan 11.1.3. Penempatan.
11.2 Tujuan pemeriksaan adalah
untuk:-11.2.1. Mengetahui keadaan dan prestasinya;
11.2.2. Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap,tepat dan kemaskini; dan
11.2.3. Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang
tercatat dalam daftar.
11.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
11.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan
Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan.
11.5 Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai
Pengawal.
11.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
11.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan
mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi
Sistem SPA.
11.8. Pegawai Pemeriksa ialah Pegawai bertanggungjawab untuk membuat pemeriksaan dan membuat kemaskini laporan pemeriksaan. Ia terdiri daripada pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal Kementerian atau Jabatan. (Para 18.3 PP Bil. 5 Tahun 2007).
11.8.1Kaedah Perlantikan:
Pegawai yang telah dilantik sebagai Pegawai Pemeriksa perlu didaftarkan ke dalam sistem bagi membolehkan pegawai berkenaan menjana laporan menggunakan sistem SPA.SPA Pentadbir mempunyai kuasa untuk mendaftar Pegawai Pemeriksa.
Terdapat dua kategori pegawai pemeriksa iaitu:
(a) Pengawai yangboleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori mengikut tapisan data .
(b) Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu sahaja mengikut tapisan data.
11.9. Fungsi dan tanggungjawab:
11.9.1. Pemeriksaan perlu dibuat sekurang-kurangnya satu tahun sekali. Pegawai Pemeriksa perlu merancang dan membuat jadual supaya setiap aset dapat diperiksa satu tahun sekali.
11.9.2. Mengemaskini rekod-rekod pemeriksaan aset. 11.9.3. Mencetak rekod pemeriksaan pada kad KEW.PA-2
dan KEW.PA-3.
11.9.4. Tandatangan pada bahagian rekod yang dikemaskini
11.9.5. Memastikan rekod pemeriksaan kedua dan seterusnya dikemaskini.
11.9.6. Menyediakan jadual pemeriksaan aset dan stor. 11.9.7. Menyediakan laporan KEW.PA-10, KEW.PA-11 dan
No
. Perkara Tindakan atau PegawaiMelulus/rujuk.
1 Sediakan surat perlantikan
pegawai pemeriksa aset Pegawai Pengawal
2 Serahkan surat perlantikan
kepada Pegawai Pemeriksa (Pegawai Aset/Ketua Jabatan)
3 Sediakan jadual pemeriksaan
aset Pegawai Pemeriksa
4 Pegawai Pemeriksa
menjalankan pemeriksaan aset mengikut jadual
Pegawai Pemeriksa
5 Sediakan laporan pemeriksaan aset
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori
Cetak dan Tandatangan
2 dan KEW.PA-3.
Pegawai Pemeriksa
6 Semak, Kaji Laporan dan Sediakan Jawapan Teguran Pemeriksa Aset
Pegawai Aset/Ketua Jabatan
7 Kemuka Laporan ke Kementerian
Ketua Jabatan/Pengarah
8 Terima Jawapan daripada Kementerian
Pengarah
9 Ambil tindakan berdasarkan
syor dan kelulusan. Pegawai Aset
10 Failkan Laporan pemeriksaan
aset Pegawai Aset
11 KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Rajah 4 | Carta Alir Proses Kerja Pemeriksaan harta Modal dan Inventori.
BAB D | PENYELENGGARAAN ASET ALIH.
Task Pemeriksaan | Pegawai Pemeriksa perlu
menjana task kerja pemeriksaan daripada jadual yang disediakan.
Pilih aset yang hendak diperiksa |
Kumpulkan senarai aset yang hendak diperiksa.
Jana dan cetak laporan |
KEW.PA-10 |Laporan
Pemeriksaan Harta Modal.
KEW.PA-11| Laporan
Pemeriksaan Inventori.
KEW.PA-12 | Sijil Pemeriksaan
Tahunan.
Buat Pemeriksaan Aset | Lakukan pemeriksaan aset dan kemaskini hasil pemeriksaan ke Sistem SPA.
Jana Laporan mengikut status aset yang diperiksa.
Cetak kad |
KEW.PA-2 |Pemeriksaan Harta
Modal.
KEW.PA-3| Pemeriksaan
12.
Penyelenggaraan Aset .12.1.
Objektif PenyelenggaraanPenyelenggaraan aset Kerajaan
bertujuan:-(a) Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan;
(b) Memelihara dan memanjangkan jangka hayat; (c) Meningkatkan keupayaan;
(d) Mengurangkan kerosakan;
(e) Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan; (f) Menjamin keselamatan pengguna;
(g) Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif; dan (h) Memelihara imej Kerajaan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 19 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.2. Jenis Penyelenggaraan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti
berikut:-(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fiikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan; dan
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance) ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fiikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
‘Arahan Perbendahaaran | Para 20 PP Bil. 5 Tahun 2007’
12.3. Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan
sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
Sistem SPA
Empat komponen utama yang akan diterangkan di dalam bab ini ialah kaedah menggunakan sistem di dalam menguruskan;
(a) Aduan Kerosakan.
(b) Penyelenggaraan Pencegahan
(c) Penyelenggaraan Pemulihan (Pembaikan) (d) Naiktaraf, Penggantian dan
Mengikut tatacara yang ditetapkan di dalam PP 5 Tahun 2007.
Rekod penyelenggaraan dan naik taraf perlu diselenggara menggunakan SPA di dalam modul penyelenggaraan. Dimana
pegawai-pegawai yang bertanggungjawab perlu mengemaskini rekod penyelenggaraan dan naik taraf di dalam sistem SPA.
Contoh penyelenggaraan :
Membaik pulih kerosakan pada komputer- Diisi di dalam borang KEW.PA-14.
Contoh Menaiktaraf:
Menukar perkakasan utama di dalam aset - Diisi di dalam borang KEW.PA-2A. Contoh : Processor atau RAM.
12.4 Kaedah Perlantikan:
Pegawai penyelenggaraan adalah pegawai-pegawai yang dilantik oleh Jawatankuasa pengurusan aset Kementerian/ Jabatan. Terdapat dua kategori pegawai iaitu :
12.4.1Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk semua kategori (mengikut tapisan data)
12.4.2Pengawai yang boleh membuat kemaskini rekod untuk kategori tertentu sahaja (mengikut tapisan data)
12.5. Kretiria Pegawai dan Pembantu (kerani) penempatan:
12.5.1. Dilantik oleh Jawatankuasa Pengurusan Aset. 12.5.2. Pegawai yang mahir dan mempunyai kepakaran
12.6. Aduan Kerosakan
12.6.1. Pengguna hendaklah memaklumkan kepada Pegawai Aset mengenai sebarang kerosakan Aset 12.6.2. Pegawai Aset hendaklah melaporkan kerosakan
dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 dengan memberi syor serta ulasan mengenai aduan tersebut.
12.6.3. Ketua Jabatan dikehendaki meluluskan permohan tersebut sebelum pembaikan /peyelenggaraan dijalankan.
12.7. Penyelenggaraan Pencegahan
12.7.1. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dandisenaraikan mengikut KEW.PA-13.
12.7.2. Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan
disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
12.7.3. Melaksanakan Program Penyelenggaraan Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.
12.8. Pemulihan (Pembaikan)
12.8.1. Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14.
12.8.2. Menilai Program Penyelenggaraan Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan
(b) Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti,bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa; Mengenal pasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan
(c) Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakanyang sesuai ke atas aset berkenaan.
Rajah 5 | Penyelenggaraan Aset.
12.9. Proses Kerja Penyelenggaraan Cegahan (Preventive Maintenance).
No
. Perkara Tindakan atau Pegawai
Melulus/rujuk.
1 Mewujudkan senarai aset yang
perlu diselenggara (KEW.PA-13) Pegawai Aset
2 Membuat penilaian kepada penyelenggraan sama ada boleh dibuat sendiri atau perlu di lakukan oleh kontraktor
Pegawai Aset
3 Jana jadual penyelenggaraan
cegahan. Pegawai Aset
4 Laksana penyelenggaraan mengikut jadual dan Kemaskini rekod penyelenggraan KEW.PA-14 di dalam sistem SPA
Penyelenggara Aset
5 Cetak Laporan KEW.PA-13 dan
kemaskini KEW.PA-14 Pegawai Aset Daftar Aduan di dalam
Borang KEW.PA-9
Terdapat 2 jenis penyelenggaraan iaitu
corrective dan preventive
corrective preventiv
e
Siap Dalam
12.10.Proses Kerja Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).
No
. Perkara Tindakan atau Pegawai
Melulus/rujuk.
1 Mengemukkan permohonan / aduan kerosakan (KEW.PA-9) Rekod aduan kerosakan
Aduan Pengguna Pegawai Aset.
2 Melakukan proses penilaian , ujian dan pentauliahan untuk samada pembaikan sendiri atau perlu pembaikan oleh kontraktor. Dapatkan kelulusan di borang KEW.PA-9
Pegawai Aset
3 Kelulusan Penyelenggaraan/
Pembaikan Aset Ketua Jabatan
4 Melaksanakan proses perolehan sebutharga sekiranya perlu
- tidak dapat melakukan pembaikan sendiri dengan sempurna atau
-
mengesyorkan prosespelupusan atau pengeluaran sijil / surat tidak ekonomi untuk di perbaiki (jika perlu)
Pegawai Aset
5 Kemaskini rekod penyelenggraan
di dalam sistem SPA (KEW.PA-14) Penyelenggara Aset
6 Mengawasi kerja-kerja oleh
kontraktor Penyelenggara Aset
7. Menyediakan laporan pembaikan dan rekod penyelenggaraan di dalam system SPA
Penyelenggara Aset
8. Cetak kad KEW.PA-14 Penyelenggara Aset
sukuan dan tahunan.
Rajah 6| Carta Alir Proses Kerja Aduan hingga Pembaikan
Rajah 7 | Carta Alir Proses Kerja Merekod Penyelenggaraan Pembaikan (Corrective Maintenance).
12.11 Kaedah kawalan.
a. Pengawai perlu menyelia aset-aset yang diselenggara. ( Aset yang belum siap).
b. Membuat pemerhatian kepada kekerapan
penyelenggaraan dibuat kepada satu-satu aset. (Membuat pemerhatian kekerapan penyelenggaraan dibuat bagi satu-satu aset)
c. Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang perlu dilupuskan. (Menyediakan laporan dan syor kepada aset-aset yang tidak ekonomi dibaiki dan perlu di
cadangkan dilupuskan.) Didaftarkan oleh
pegawai penyengggara aset
Borang Disahkan oleh Pegawai
11.12.Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
11.12.1. Sekiranya berlaku Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf terhadap sesuatu aset, rekod aset hendaklah dikemaskini menggunakan KEW.PA2 Bahagian B
11.12.2. Maklumat Penting semasa pendaftaran penambahan, penggantian dan naik taraf aset dibuat seperti berikut;
(a) Tarikh penambahan, penggantian dan naik taraf (b) maklumat penambahan, penggantian dan naik taraf (c) Tempuh jaminan
(d) Harga penambahan, penggantian dan naik taraf (e) Nama dan tandatangan pegawai yang mengesahkan.
Rajah 8 | Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
Terima bahan/barang untuk Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf
Buat carian di SPA dan kenalpasti aset indul@asal
Kemaskini KEW.PA 2 Bahgian B
BAB E | PELUPUSAN DAN KEHILANGAN.
12. Pelupusan Aset.
“Pelupusan” ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan.
12.1. Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupus berdasarkan justifkasi berikut:-12.1.1. Tidak Ekonomi Dibaiki;
12.1.2. Usang/obselete;
12.1.3. Rosak dan tidak boleh digunakan; 12.1.4. Luput tempoh penggunaan;
12.1.5. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum; 12.1.6. Tiada alat ganti;
12.1.7. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan; 12.1.8. Disyor selepas pemeriksaan aset;
12.1.9. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan; 12.1.10. Perubahan teknologi; dan 12.1.11. Melebihi keperluan.
12.2. Kuasa Melulus.
12.2.1. Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000; dan (b) Semua kaedah pelupusan tanpa mengira nilai
perolehan asal seperti berikut:-A. Hadiah;
B. Pindahan dari Jabatan Persekutuan ke Negeri; C. Tukar Beli (trade-in);
D. Tukar Barang (barter-trade); dan
12.2.2. Kementerian/Jabatan
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000; dan
(b) Pindahan aset di antara Jabatan Persekutuan bagi nilai perolehan asal tidak melebihi RM50,000 setiap satu atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi
RM500,000.
12.2.3. Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah Seksyen 17, Akta
Acara Kewangan 1957 tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya
kepada mana-mana pegawai lain sebagaimana Arahan Perbendaharaanyang sedang berkuatkuasa.
Aliran kerja keseluruhan Modul Pelupusan.
Lulus, tidak lulus atau kuiri
Pegawai Aset Mengumpul Aset
untuk lupus (Dapatkan dpd Lembaga
Cetak rekod Aset Dilupuskan dan Syor J/Kuasa
Kemas kini maklumat Kelulusan
Laksana Pelupusan
12.3. Modul Pelupusan di dalam sistem SPA: Proses kerja Pegawai Aset | SPA.
Task Pelupusan MULA Pegawai Aset
Wujudkan Task Pelupusan
Carian Data
Senarai Cadangan Pelupusan Pilihan
Senarai Aset Untuk Pelupusan
Modul Pemeriksaan
Penyediaan Dokumen Sokongan
Kemaskini KEW.PA-16
Pilihan
Senarai Aset (Dokumen
Lengkap)
Pilih Urusetia
Urusetia
Hantar dan Simpan Dokumen Senarai
Dokumen DIhantar
12.3.1. Fungsi Pegawai Aset.
12.3.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Pegawai Aset . Setiap Pegawai Aset yang dilantik dan mempunyai kuasa untuk memilih aset yang akan dilupuskan boleh mewujudkan task untuk tujuan itu.
12.3.1.2. Pegawai Aset boleh membuat pelupusan mengikut kriteria seperti berikut ;
a. Membuat pilihan daripada usia aset. b. Melihat daripada rekod penyelenggaraan
yang tidak sesuai.
c. Melihat kepada rekod niali semasa aset. d. Cadangan pelupusan daripada laporan
Pegawai Pemeriksa.
12.3.1.3. Menyediakan dokumen sokongan pelupusan. 12.3.1.4. Mengemaskini rekod perakuan pelupusan (PEP)
KEW.PA-16 yang diterima daripada pegawai yang boleh memperakukan pelupusan aset. 12.3.1.5. Menandakan dokumen yang dikumpulkan
lengkap dan memilih Urusetia yang akan menguruskan pelupusan.
12.3.1.6. Pengguna boleh menghantar data pelupusan kepada Urusetia dan disusuli dengan dokumen sokongan (hard copy).
12.3.1.7. Pegawai Aset mempunyai senarai task yang dihantar kepada Urusetia.
12.4. Urusetia Pelupusan | SPA
Task Pelupusan MULA Urusetia
Wujudkan Task Pelupusan
Pelupusan Baru Pilihan (Kemaskini)Kelulusan
Keperluan Tambahan Lihat Senarai
Cadangan Pelupusan
Semak dan pilih untuk pelupusan
Sediakan Format KEW.PA-17
Task dokumen sokongan
diterima
Lembaga
Pemeriksa Pegawai Pelulus
Sediakan dokumen
Dokumen Lengkap
Alert : Dokumen tambahan telah dihantar kepada LP atau pelulus Hantar ke
Lembaga Pemeriksa atau
Pelulus Tamat
Tamat
12.4.1. Fungsi Urusetia Pelupusan.
12.4.1.1. Mewujudkan Task Pelupusan Urusetia . Hanya pegawai yang dilantik sahaja yang boleh mewujudkan task pelupusan.
12.4.1.2. Task Urusetia:
Lihat senarai cadangan pelupusan daripada semua Pegawai Aset.
Urusetia boleh membuat semakan dan memilih aset yang sesuai untuk di masukkan ke dalam senarai aset cadangan pelupusan.
Urusetia boleh membatalkan
permohonan/ senarai aset yang tidak sesuai dilupuskan.
Menyediakan format laporan KEW.PA-17 untuk dikemaskini oleh Lembaga
Pemeriksa.
Membuat pendaftaran Lembaga Pemeriksa mengikut kepada lantikan yang telah dibuat oleh Pegawai Pengawal. Hantar dokumen pelupusan untuk
semakan dan kemaskini Lembaga Pemeriksa.
Urusetia akan menerima alert daripada Pegawai Pelulus atau Lembaga Pemeriksa sekiranya dokumen tambahan diperlukan. Urusetia boleh mengemaskini dokumen
yang diperlukan (yang melibatkan data sistem SPA sahaja).
Menghantar dokumen sokongan yang diperlukan (data yang melibatkan data sistem SPA sahaja) kepada untuksemakan Lembaga Pemeriksa atau Pegawai Pelulus.
12.5.Proses permohonan pelupusan | SPA
MULA Urusetia
Senarai Task Pelupusan
Pilih Task Untuk Hantar Kelulusan
Sistem membuat semakan dan memaklumkan
12.5.1. Proses permohonan pelupusan | Urusetia Pelupusan.
12.5.1.1. Urusetia menerima laporan Lembaga Pemeriksa (Format KEW.PA-17) untuk semakan dan
menghantar permohonan kepada kuasa melulus.
12.5.1.2. Sistem akan membuat semakan secara auto bagi proses kelulusan mengikut kepada kuasa melulus yang telah dibenarkan.
12.5.1.3. Hantar data dan permohonan kelulusan kepada kuasa melulus yang telah ditetapkan.
12.5.1.4. Sistem mewujudkan senarai permohonan yang dihantar kepada kuasa pelulus.
12.5.1.5. Data yang dihantar merangkumi;
Senarai KEW.PA-16.
Senarai Semak Permohonan Pelupusan.
12.6. Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | SPA
* Kaedah Pelupusan
Kemaskini Kaedah Pelupusan
Auto Update jika kaedah lupus
Mohon Ubah Kaedah Diluluskan
Sediakan Kaedah Dicadangkan
Mohon Kelulusan
Hantar ke Ibu
Ubah status kepada sedang
digunakan Tidak Lulus
12.6.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | Urusetia Pelupusan.
12.6.1.1. Urusetia akan menerima alert apabila pegawai telah mengemaskini keputusan kelulusan.
12.6.1.2. Urusetia akan membuat pengemaskinian kepada keputusan yang telah diberikan.
Keputusan merujuk kepada tidak diluluskan dan diluluskan.
12.6.1.3. Jika keputusan diterima tidak diluluskan pegawai aset dalam cadangan pelupusan akan diubah status boleh digunakan
12.6.1.4. Jika Urusetia mengemasikini kaedah keputusan secara musnah, sistem secara auto akan menjana laporan KEW.PA-18 untuk
dikemaskini dan dicetak.
12.6.1.5. Sistem akan menjana Sijil Pelupusan KEW.PA-19 mengikut kepada kaedah yang telah
dikemaskini.
12.6.1.6. Sistem akan menjana dan mengumpulkan laporan Urusetia untuk dijana dalam laporan KEW.PA20 untuk JKPAK.
12.6.1.7. Sekiranya Urusetia tidak berpuashati dengan kaedah pelupusan yang dicadangkan Urusetia boleh membuat permohonan mengubah kaedah pelupusan kepada Kuasa Melulus. Urusetia perlu membuat cadangan kepada kaedah pelupusan yang diperlukan.
12.6.1.8. Sistem akan memberi alert sekiranya
Urusetia tidak mengemaskini kelulusan pelupusan selepas 1 bulan dan 3 bulan keputusan diterima. 12.6.1.9. Sistem akan menjana laporan kaedah
12.7.Urusetia Kelulusan Pelupusan | Modul Eksekutif
Senarai dokumen tambahan diperlukan
Semak Dokumen Diterima
Dokumen Menunggu Mesyuarat Perlu Dokumen
Tambahan Alert kepada
pemohon
Pilih Dokumen untuk dibawa ke
Mesyuarat Wujudkan Task
Mesyuarat Dokumen akan
dibawa ke Mesyuarat Alert kepada Ahli
Mesyuarat
Senarai dokumen menunggu
kelulusan
12.7.1. Proses Kemaskini kelulusan dan kaedah pelupusan | Urusetia Kelulusan Pelupusan.
12.7.1.1. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan menerima permohanan daripada Urusetia pelupusan. Menandakan terima untuk memberi alert kepada pemohon
12.7.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan permohonan daripada Agensi untuk permohonan
Permohonan baru.
Permohonan kelulusan semula.
Permohonan kelulusan pertukaran kaedah pelupusan.
12.7.1.3. Pegawai Penyelaras akan merekod di dalam senarai menunggu mesyuarat.
12.7.1.4. Pegawai Penyelaras akan mewujudkan task mesyuarat dan memilih dokumen permohonan yang akan dibawa ke mesyuarat.
12.8. Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 | Modul Eksekutif
MULA Urusetia Kelulusan
Task Mesyuarat
Semak Dokumen Cadangan Pelupusan
Perlu Dokumen Tambahan Alert kepada
pemohon
Kemaskini Status Kelulusan Pelupusan
Senarai Permohonan Tidak Diluluskan
Kemaskini Kaedah Pelupusan yang
diluluskan
Hantar Keputusan kepada Pemohon
Alert kepada pemohon
Tamat
12.8.1. Keperluan Pengguna Proses Mesyuarat kelulusan pelupusan peringkat Kuasa Melulus P.U 197 |Urusetia Kelulusan Pelupusan.
12.8.1.2. Mengemaskini syor mesyuarat dan keputusan yang telah dibuat.
12.8.1.3. Cetak laporan mesyuarat untuk ditandatangani oleh pegawai pelulus.
12.9. Proses tender dan sebutharga Pelupusan Aset | Modul SPA
MULA Urusetia Kelulusan
Senarai Aset Perlu Lupus
secara jual
Wujudkan Tawaran Tender KEW.PA-21
TAMAT
Senarai mengikut task pelupusan yang diwujudkan
Tender Sebutharga
Daftar syarikat yang menghantar tawaran
Kemas kini tawaran mengikut syarikat yang menghantar
tawaran KEW.PA-22
Cetak Jadual Tender Pelupusan Aset Alih
KEW.PA-23
Kemas kini rekod hasil jualan aset
Selesai Kemaskini
Wujudkan Tawaran Sebutharga KEW.PA-24
Daftar syarikat yang menghantar tawaran
Kemas kini tawaran mengikut syarikat yang menghantar
tawaran KEW.PA-25
Cetak Jadual Sebut harga Pelupusan
Aset Alih KEW.PA-26
Kemas kini rekod hasil jualan aset
Selesai Kemaskini
12.9.2. Tugas Urusetia.
Urusetia sahaja yang dibenarkan mewujudkan
dokumen tawaran sebutharga atau tender (KEW.PA-21 dan KEW.PA24)
Jumlah aset dan item yang hendak dijual hendaklah dijana secara auto mengikut kepada kaedah pelupusan yang telah diluluskan.
Urusetia perlu mendaftar syarikat yang menghantar dokumen tawaran harga.
Urusetia perlu mengemaskini rekod tawaran syarikat dan mengemaskini KEW.PA-23 atau KEW.PA-24.
Kemaskini rekod hasil jualan.
“Kehilangan” bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan
oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
“Hapus kira” ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.
“Pegawai Pengawal” ialah Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua
Pengarah Jabatan.
“Ketua Jabatan” termasuk ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil,
pejabat atau pejabat wilayah.
13.1. Kuasa Melulus
13.1.1. Peringkat Perbendaharaan
(a) Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM500,000. (b) Semua kehilangan yang melibatkan peralatan
Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal
iaitu:-i. Telefon Bimbit; ii. Walkie-Talkie; iii. Kamera Digital; iv. Kamera Video; v. Komputer Riba; vi. Palmtop/ Pocket PC;
vii. Personal Digital Assistant (PDA); viii. LCD projector;
ix. Pemain CD/DVD; dan x. Smartphone.
kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.
13.1.2. Peringkat Pegawai Pengawal
(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000.
(b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
‘ Arahan Perbendaharan | Para 38 PP bil. 5 Tahun 2007’
13.2. Modul Kehilangan dan Hapuskira di dalam sistem SPA. 13.2.1. Senarai Pengguna terlibat:
(a) Urusetia Kehilangan. (b) Ketua Bahagian (c) Pegawai Pengawal
(d) Pegawai yang mempunyai kuasa melulus. 13.3. Proses kerja Urusetia kehilangan dan hapuskira | SPA
Pilih aset yang hilang MULA Urusetia
Daftar Laporan Kehilangan
Hantar Laporan Awal Ke Pegawai
Pengawal dan BKP-MOF
Tamat Kemaskini Laporan Awal
KEW.PA-28
Senarai menggu pengesahan ketua bahagian
Terima laporan ketua bahagian
13.3.1.1. Daftar kehilangan aset.
13.3.1.2. Menyediakan laporan awal KEW.PA-28 untuk disahkan oleh Ketua Bahagian .
13.3.1.3. Menghantar laporan awal kepada Pegawai Pengawal dan salinan kepada
PERBENDAHARAAN.
Pilih task MULA Urusetia
Senarai task kehilangan
semasa
Cetak KEW.PA-29
Tamat Daftar Pegawai
Penyiasat
Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat tidak dilantik
dalam masa 2 minggu
13.3.2.1. Urusetia akan mendaftar Pegawai Penyiasat mengikut kepada lantikan yang dibuat oleh Pegawai Pengawal.
13.3.2.2. Mencetak KEW.PA-29.
13.3.2.3. Sistem akan memberi alert sekiranya Pegawai Penyiasat tidak dilantik dalam masa 2 minggu.
Pilih task MULA Urusetia
Senarai task kehilangan
semasa
Hantar Laporan Akhir ke Pegawai
Pengawal
Tamat Kemaskini Laporan Akhir
KEW.PA-30
Alert : 2 minggu sebelum tempoh 2 bulan (laporan akhir
tidak diterima)
Senarai Permohonan Syor Pegawai Pengawal dan
Kelulusan Senarai
Penyiasata semula
13.3.3.1. Senarai task menunggu laporan akhir daripada Pegawai Penyiasat akan dipaparkan
(penyiasatan baru atau penyiasatan semula). 13.3.3.2. Urusetia akan mengemaskini laporan akhir
mengikut laporan yang diterima daripada Pegawai Penyiasat - KEW.PA-30.
13.3.3.3. Mencetak KEW.PA-30 dan dokumen sokongan untuk dihantar kepada syor Pegawai Pengawal. 13.3.3.4. Sistem akan memaparkan di dalam senarai
menunggu syor Pegawai Pengawal dan kelulusan.
MULA
Siasatan Semula Kemaskini Kelulusan
Jana dan Cetak Laporan KEW.PA-31 Daftar Semula
Pegawai Penyiasat
Kemaskini laporan akhir
Hantar Laporan Akhir ke Pegawai
Pengawal
Tamat Senarai Permohonan
Syor dan Hapuskira Kuasa Melulus
Senarai Menunggu laporan Tatatertib
dan/atau Surcaj Kemaskini Data
di hapuskira
Kemaskini Tatatertib dan/
atau Surcaj
Hantar laporan ke Pegawai Pengawal dan
BKP-MOF
Tamat Kelulusan Daripada
Pegawai Pengawal
Kelulusan Daripada MOF
Alert Sila hantar Sijil Hapuskira
kepada MOF
Tempoh 1 Bulan
Alert Jika tidak terima laporan tatatertib dalam tempoh 3 bulan
13.3.4.1. Senarai task menunggu syor dan kelulusan hapuskira daripada Pegawai Pengawal dan senarai menunggu kelulusan daripada Kementerian Kewangan.
a. Siasatan semula.
Aktifkan atau daftar Pegawai Penyiasat yang baru.
Menunggu laporan penyiasatan.
Daftar laporan penyiasat (jika Pegawai Penyiasat tidak mempunyai akses kepada sistem).
Hantar laporan akhir kepada Pegawai Pengawal (lalui proses kelulusan semula). b. Diluluskan.
Kemaskini kelulusan yang diterima.
Sistem menjana Sijil Hapuskira (KEW.PA-31) dan hantar laporan kepada Pegawai Pengawal.
Sistem akan memberi alert kepada Urusetia sekiranya Sijil Hapuskira tidak dihantar kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan.
Sistem akan menjana senarai untuk menunggu laporan tatatertib dan surcaj.
Kemaskini laporan tatertib dan surcaj.
Hantar laporan kepada Pegawai Pengawal dan PERBENDAHARAAN.
MULA PP
Terima Task Penyiasatan
Kemaskini Hasil Penyiasatan
Perlu Dokumen Sokongan Alert Kepada
Urusetia Pelupusan
TAMAT PP
PP : Pegawai Penyiasat
13.4.1. Keperluan Pengguna Proses Jawatankuasa Penyiasat | SPA
13.4.1.1. Pegawai Penyiasat yang didaftar boleh mengemaskini laporan daripada task kehilangan yang di kendalikan oleh pegawai tersebut.
13.4.1.2. Pegawai Pemeriksa akan menerima dokumen penyiasatan yang diterima daripada Urusetia (mengikut daftar yang dibuat oleh Urusetia). 13.4.1.3. Pegawai Penyiasat boleh memberi alert
13.4.1.4. Pegawai Penyiasat menyediakan laporan akhir KEW.PA-30. Hantar kepada Urusetia pelupusan untuk mendapatkan syor daripada Pengawai Pengawal dan kelulusan hapuskira.
13.5. Permohonan Hapuskira dan Kelulusan | Modul Eksekutif Pegawai Pengawal
MULA Urusetia Kelulusan
Senarai Menuggu Dokumen Laporan Akhir
Hantar ke Pegawai Pelulus
untuk kelulusan
permohonan ke Kementerian
Kewangan Laporan Siasatan
Sediakan Dokumen Kelulusan Semak Dokumen
Permohonan Hapuskira
Dapatkan dan Kemas kini syor
dan ulasan Pegawai Hantar KE MOF
13.5.1. Keperluan Pengguna Proses syor dan kelulusan Hapuskira | Modul Eksekutif Pegawai PengawalSPA
13.5.1.1. Urusetia kelulusan kehilangan dan hapuskira (Pegawai Pengawal) akan menerima semua laporan kehilangan dan permohonan syor kelulusan.
13.5.1.2. Urusetia Kelulusan Pelupusan akan membuat semakan permohonan daripada agensi untuk permohonan
Permohonan baru.
Permohonan kelulusan semula.
13.5.1.3. Pegawai Penyelaras (Urusetia) akan merekod di dalam senarai menunggu syor Pegawai
Pengawal.
13.5.1.4. Mengemaskini syor Pegawai Pengawal. 13.5.1.5. Hantar laporan dan syor Pegawai Pengawal
kepada PERBENDAHARAAN atau proses kelulusan peringkat kuasa melulus .
13.5.1.6. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira mesti berpuas hati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak
melibatkan pegawai awam.
13.5.1.7. Urusetia akan mengemaskini kelulusan yang diterima dan memaklumkan kepada pemohon. 13.5.1.8. Jika kemaskini keputusan gagal - Sistem akan
menjana senarai menunggu penyiasatan semula. Proses penyiasatan dijalankan semula.
13.6. Ringkasan Proses Kerja dan Tugas Urusetia
13.6.1. Mendaftar laporan Kehilangan dan Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori melalui sistem SPA;
13.6.2. Menyediakan Laporan Awal KEW.PA-28 untuk pengesahan Ketua Jabatan;
13.6.3. Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal;
13.6.4. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29;
13.6.5. Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat dan mengemaskini laporan akhir ke dalam sistem SPA;
13.6.7. Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur;
13.6.8. Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi;
13.6.9. Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan kemaskini rekod daftar aset di dalam sistem SPA;
13.6.10. Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya;
13.6.11. Cetak Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 untuk
pengesahan Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira;
13.6.12. Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada
Perbendaharaan; dan
13.6.13. Menyedia, Mencetak dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke
‘ RujukArahan Perbendaharan | Para 39.2 PP bil. 5 Tahun 2007’ &
Perlaksanaan.
Sistem Pengurusan Stor
BAB F | Sistem Pengurusan Stor.
14. SPA merupakan satu Sistem Pengurusan Stor di dalam jabatan. Ia merangkumi proses penerimaan, penyimpanan, permohonan pengeluaran , kelulusan dan kawalan stor. Sistem ini dibangunkan
mengikut keperluan Panduan Perbedaharaan – Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) dan Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 5 Tahun 2007 dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 05 Tahun 2007- Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) serta lain-lain pekeliling yang masih berkuatkuasa.
15. Modul Keseluruhan Sistem SPA:
16.
Kumpulan Pengguna Sistem Stor.