Kad Kawalan Stok:
20. Permohonan dan Pengeluaran Barang
Tiap-tiap pengeluaran perlu mendapat kebenaran daripada Pegawai Stor atau seorang pegawai yang diwakilkan secara bertulis. Pengeluar dan penerima hendaklah menandatangani baucer pengeluaran barang tersebut. PP-TPS, Panduan 16.
Penyelenggara stor hanya perlu membuat pengeluaran mengikut barang dan kuantiti barang yang telah diluluskan oleh Pengawai Stor sahaja. PP- TPS, Panduan 17.
20.1. Kaedah Permohonan barang-barang stor menggunakan sistem.
20.1.1. Semua permohonan bagi pengeluaran barang-barang stor perlu melalui sistem SPA 20.1.2. Setiap bahagian akan melantik
pengguna sistem yang akan menjadi wakil permohonan pengeluaran barang.
Jika barang tidak cukup atau rosak| Maklumkan kepada pembekal dan mohon bekalkan kuantiti yang berselisih
Penerimaa Barang| Pastikan penerimaan barang beserta DO.
Rekod Penerimaan|
Barang yang telah di semak direkod dilam sistem. Pastikan kategori dan jenis barang dipilih dengan betul
20.1.3. Wakil bahagian akan mengagihkan barang kepada pengguna akhir.
20.1.4. Setiap permohonan bagi pengeluaran perlu mendapat pengesahan atau sokongan daripada pegawai stor di peringkat bahagian. 20.1.5. Barang-barang yang diluluskan
pengeluaran oleh pengawai stor
pusat/Kementerian/Jabatan sahaja yang dibenarkan untuk pengeluaran oleh penyelenggara stor dan diambil oleh pemohon barang.
20.2. Perkara-perkara yang perlu dipatuhi.
20.2.1. Pengguna DILARANG mengambil barang terus di stor tampa melalui proses permohonan on-line.
20.2.2. Penyelenggara stor DILARANG untuk membuat pengeluaran tampa melalui proses seperti dinyatakan di atas.
20.2.3. Pengguna dinasihati memohon barang-barang dengan betul untuk mengelakkan kesukaran dalam proses pengeluaran.
20.2.4. Hanya permohonan yang mempunyai sokongan daripada pegawai stor bahagian sahaja yang akan diproses untuk semakan pegawai stor Jabatan atau Kementerian. 20.2.5. Pegawai stor Kementerian/ Jabatan
akan meluluskan pengeluaran mengikut keperluan munasabah.
20.3. Rekod Pengeluaran.
20.3.1. Rekod pengeluaran barang perlu dilakukan oleh penyelenggara stor apabila barang dikeluarkan dari stor.
20.3.2. Penyelenggara perlu mencetak baucer pengeluaran sebagai rekod pengeluaran stok kepada pengguna.
20.3.3. Baucer pengeluaran WAJIB di
tandatangani oleh penerima atau pengambil barang.
20.3.4. Semua rekod pengeluaran perlu difailkan di fail khas pengeluaran barang.
20.4. Pengeluaran secara Manual
20.4.1. Langkah-langkah pengeluaran secara manual dijalankan.
1. Pengguna perlu mengisi borang
permohonan pengeluaran barang stor. 2. Permohonan perlu mendapat kelulusan
Bahagian.
3. Penyelenggara Stor mengeluarkan barang dan mengesahkan pengeluaran tersebut.
4. Penyelenggara Stor merekod pengeluaran di dalam sistem dan mencetak borang pengeluaran.
5. Pengguna mengesahkan pengeluaran barang.
20.5. Pengeluaran secara Online
Rajah 10| Carta Alir Proses Permohonan Barang.
Manual Perlaksanaan Sistem SPA Muka Surat | 86
Permohonan Semula
Permohonan Semula
Permohonan Bekalan Pejabat |
Permohonan daaripada pengguna atau wakil bahagian
Proses Kelulusan di Peringkat Bahagian |
Ketua bahagian perlu menyokong permohonan.
Senarai Permohonan Di sokong
|
Proses Kelulusan di Peringkat Pegawai Stor|
Pegawai stor perlu meluluskan permohonan.
Senarai Lulus|
Senarai permohonan yang
diluluskan menunggu pengeluaran barang
Pengeluaran Barang|
21. Verifkasi Stok dan Perkiraan. 21.1. Verifikasi Stok.
21.2. Pegawai Pemverifkasi Stok.
Pegawai Pemverifkasi stor adalah mereka yang dilantik oleh Pegawai Pengawal dan tidak terlbat secara lansung dengan pengurusan stor untuk membuat pemverifkasian barang-barang di stor.
21.3. Tugas-tugas Pemverifkasi Stok.
a. Membuat verifkasi stok mengikut masa yang sesuai
b. Barang Tidak menarik perlu diverifkasi dua tahun sekali.
c. Barang Menarik perlu diverifkasi setahun sekali. d. Barang sangat menarik perlu diverifkasi tidak
kurang 2 kali setahun.
e.
Menyediakan Laporan Verifkasi (Lampiran S, K , U1 dan U2)f. Mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan 21.4. Pemverifkasi Stok Menggunakan Sistem SPA
21.4.1. Untuk tujuan verifkasi, pegawai yang dilantik perlu membuat verifkasi seperti yang dinyatakan didalam sistem.
21.4.2. Seterunya perlu mencetak laporan- laporan pemeriksaaann/ verifkasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2.
21.4.3. Jika terdapat perselisihan ia perlu dirujuk untuk pertimbangan pegawai pengawal.
21.5. Peyelarasan Laporan Verifkasi
Sekiranya terdapat perselisihan, daripada laporan dan pertimbangan Pegawai Pengawal diterima, Pegawai Stor hendaklah membuat pembetulan pada kad lajer untuk mengimbangkan baki fiikal dengan baki semasa di dalam kad lejar dan sistem.
21.6. Perkiraan Stok
21.6.1. Pegawai stor hendaklah melaksanakan satu perancangan pusingan pengiraan stor yang formal seperti yang digariskan dalam PP. TPS Panduan 202 hingga 206. Perkiraan stok hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya setahun sekali
21.6.2. Pegawai Stor hendaklah menyediakan senarai barang-barang yang dikira. PP. TPS Panduan 205
21.6.3. Dalam sistem SPS pengiraan stok boleh dilaksanakan dengan membandingkan fiikal barang dengan senarai stok terkini. Sekiranya terdapat perselisihan pegawai stor perlu menyediakan atau mencetak Penyata penyesuaian Stok (KEW 300 K ) dan
dikemukakan kepada Pegawai Pengawal melalui Ketua Jabatan untuk kelulusan.
22.1. Pada dasarnya terdapat 2 kaedah pelupsan dan hapuskira bagi barang-barang stor ia itu;
(a) Kaedah pelupusan dan hapuskira yang sama dengan proses pelupusan aset alih kerajaan (TPA) bagi tindakap pelupusan biasa, dan
(b) Sekiranya terdapat barang usang dan perselisihan stor yang dilaporkan oleh pemverifkasi stok melalui laporan-laporan pemeriksaaann/verifkasi seperti lampiran S, K , U1 dan U2 dan diluluskan oleh Pegawai Pengawal.
22.2. Hanya Pegawai Stor sahaja yang dibenarkan untuk mengemaskini rekod pelupusan dan hapuskira stok. 22.3. Hanya barang-barang yang telah diluluskan oleh pegawai
pengawal atau Kementerian Kewangan sahaja yang dibenarkan untuk dilupuskan.
22.4. Keputusan pelupusan dan hapuskira hendaklah direkod dan diselaras ke dalam kad petak dan kad lejar/kawalan stok.
22.5. Pengawai Stor perlu mencetak laporan pelupusan dan hapuskira barang stok tiga bulan sekali (jika Perlu). 23. Laporan Stor
23.1.Berdasarkan pekeliling perbendaharaan 12 Tahun 1995 – Tanggungjawab Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan aset dan stor menyenarikan laoporan-laporan yang perlu
dikemukakan oleh Jabatan ke Kementerian Kewangan. 23.2.SPS telah mengadakan format-format laporan bagi
memudahkan pengguna mnjana laporan. Laporan-laporan tersebut boleh dibahagi kepada;
Laporan Bulanan Laporan Tahunan
23.3. Laporan Bulanan
23.4. Laporan Tahunan/Tetap
Kadar Pusingan Stok
Sijil Tahunan Pemeriksaan stok Sijil Verifkasi Stok