SEKRETARIAT JENDERAL
KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN
Tempat : Ruang Tulip, Fave Hotel Premier Cihampelas, Bandung
Acara : Bimbingan Teknis Pengelolaan SIMPEG Kementerian Kelautan dan Perikanan Tahun 2014 Waktu : Rabu – Jumat, 26 – 28 Maret 2014
Pengarah : Kepala Biro Kepegawaian
Narasumber : 1. Erwyansyah, S.Pi., Auditor Inspektorat Jenderal III;
2. Catur Pramono Adi, S.Pi., M.Si., Kepala Subbagain Monitoring dan Evaluasi, Balitbang KP
3. Ir. Supriatna, M.M.Si., Kepala Subbagian Aplikasi Sistem Informasi Pusat Data Statistik dan Informasi, Setjen
Peserta :
Operator SIMPEG Unit Eselon I Lingkup KKP Operator SIMPEG UPT
√ √
JAWAB Rabu, 26 maret 2014
1. Laporan Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian
1. Bimtek Pengelolaan SIMPEG Tahun 2014 dilaksanakan pada tanggal 26 s.d. 28 Maret 2014 di Fave Hotel Premier Cihampelas, Jalan Cihampelas 129 Bandung;
2. Tujuan kegiatan Bimtek Pengelolaan SIMPEG Tahun 2014 adalah menyamakan persepsi dan mewujudkan keseragaman antar unit kerja dalam melaksanakan tugas pengelolaan dan pertanggungjawaban terhadap keakuratan data pegawai dan meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para pengelola kepegawaian (operator) terhadap aplikasi SIMPEG Online yang berbasis internet;
3. Sasaran dari kegiatan Bimtek Pengelolaan SIMPEG Tahun 2014 adalah terwujudnya data PNS Kementerian Kelautan dan Perikanan yang mutakhir dan terintegrasi;
4. Jumlah peserta yang diundang sebanyak 65 peserta yang hadir terdiri dari 21 orang dari unit eselon I pusat, 44 orang dari UPT dan 11 orang dari peserta tambahan sehingga jumlah keseluruhan peserta yang hadir adalah 76 orang;
5. Apresiasi peserta dalam kegiatan ini sangat tinggi bila dilihat dari jumlah peserta yang hadir, hal ini disebabkan bahwa pengelola kepegawaian/operator selalu berusaha mengetahui cara terbaik didalam melakukan peremajaan data yang benar agar dapat memperoleh data pegawai yang akurat karena aplikasi SIMPEG selalu berkembang sesuai kebutuhan;
6. Kegiatan ini mengambil tema Bimbingan Teknis Pengelolaan SIMPEG KK;
2. Arahan Kepala Biro Kepegawaian
1. Besok pagi akan ada penandatanganan Pakta Integritas antara Menteri KP dengan Ketua KPK dan penandatanganan peraturan bersama antara Menteri KP dengan Kepala BKN tentang Jabatan Fungsional Analis Pasar Hasil Perikanan;
2. Kementerian Kelautan dan Perikanan telah banyak mencapai prestasi-prestasi yang cukup menggembirakan seperti laporan keuangan KKP yang terakhir masuk kategori WTP (Wajar Tanpa Pengecualian) dengan paragraph penjelasan dari BPK terkait dengan pengelolaan asset (BMN), SAKIP KKP mendapat nilai A dimana satu-satunya kementerian teknis yang mendapat nilai A, dan prestasi-prestasi yang lain;
3. Banyak prestasi yang telah dicapai oleh KKP namun untuk memperbaiki hal-hal yang kurang perlu peran serta yang aktif dari seluruh pegawai di pusat maupun di UPT;
4. Terkait dengan kemajuan teknologi informasi, belum sepenuhnya berpengaruh positif terhadap kinerja pemerintah artinya kemajuan teknologi informasi belum sepenuhnya dimanfaatkan oleh instansi-instansi pemerintah bahkan termasuk KKP, walaupun beberapa waktu yang lalu KKP sempat dalam penilaian ranking kementerian/lembaga yang menerapkan e-government;
5. KPK mengumumkan nilai integritas pelayanan publik di KKP yang salah satu komponen penilaian mendapat peringkat ke-3 dari bawah. Nilai KKP mengalami kenaikan dibandingkan tahun kemarin tetapi ternyata kementerian/lembaga lain jauh melampaui KKP dan ini menjadi tantangan bagi KKP khususnya bagi pengelola pelayanan publik. Ini merupakan salah satu hal yang harus diperbaiki oleh KKP dan kemajuan teknologi harus masuk didalamnya dan harus dimanfaatkan semaksimal mungkin;
JAWAB
6. Tahun lalu Biro Kepegawaian telah melakukan evaluasi terhadap kelengkapan data kepegawaian dengan metode sampling dari pejabat eselon I s.d. eselon V. Hasil sampling menunjukkan bahwa data yang ada di SIMPEG kurang akurat, masih ada yang belum diupdate dengan benar. Para operator sudah mengetahui bahwa Permen KP Nomor 17 Tahun 2011 tentang Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan mewajibkan para operator SIMPEG melakukan entry data setiap ada perubahan data segera dilakukan updating data;
7. Data adalah kunci didalam pengambilan keputusan. Pada DSS (Decision Support Systems) salah satu kunci sistem pendukung pengambilan keputusan adalah data. Artinya jika data lemah atau tidak valid maka hasil keputusan yang diambil akan salah;
8. Data pegawai pada SIMPEG lebih spesifik, jika data yang disajikan tidak sesuai dengan yang seharusnya, maka pimpinan dapat salah memberikan rekomendasi dan salah mengambil keputusan. Data yang disajikan dalam SIMPEG harus selalu valid dan akurat karena data SIMPEG menjadi salah satu bahan pertimbangan pimpinan dalam memberikan rekomendasi dan pengambilan keputusan;
9. Para pengelola SIMPEG harus lebih kreatif, inovatif dan terbuka dalam hal pengembangan SIMPEG KKP;
10. Hal-hal baru yang berkaitan dengan SIMPEG seperti adanya SKP merupakan menjadi bagian dari tugas pengelola SIMPEG untuk mengembangkan SIMPEG yang berkaitan dengan data pegawai;
11. SKP KKP dalam perkembangannya ternyata tidak sepenuhnya bisa mencerminkan target-target yang harus dicapai oleh KKP, unit kerja KKP dan pegawai KKP. Ada beberapa target-target atau kegiatan yang bisa diakomodir dalam SKP dan ada kegiatan yang tidak bisa diakomodir dalam SKP. KKP sudah mengembangkan peta strategi yang menggunakan instrument balanced scorecard. Menpan sebagai pembina SAKIP mendorong agar Kementerian/Lembaga untuk membangun suatu sistem yang bisa digunakan untuk menilai kinerja pegawai. Kebutuhan ini yang melatarbelakangi terbangunnya SIPKINDU (Sistem Penilaian Kinerja Individu). Penilaian kinerja pegawai ada dua model yaitu SKP dengan penilaian kinerja pertahun sesuai PP 46 Tahun 2011 dan Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013 serta SIPKINDU dengan penilaian kinerja pertriwulan. Harus ada sistem yang dapat mengkombinasikan antara SIPKINDU dan SKP yang tidak bisa dilepaskan dari pemanfaatan SIMPEG. Hal ini menjadi peran pengelola SIMPEG untuk mengembangkan SIMPEG agar bisa terintegrasi dengan hal-hal baru seperti SKP, SIPKINDU, presensi elektronik dan hal baru lainnya;
12. Peran SIMPEG sangat penting karena SIMPEG memberikan informasi yang dibutuhkan seperti untuk SKP, SIPKINDU, tunjangan kinerja, kehadiran dan lain-lain. Jika SIMPEG tidak didukung oleh sumber daya manusia yang baik, maka tidak akan optimal manfaat SIMPEG;
13. Selaku pembina pengelolaan SIMPEG, menghimbau kepada para pengelola SIMPEG untuk melaksanakan tugas sesuai Permen KP Nomor 17 Tahun 2011, yaitu memasukkan data, penyajian data, verifikasi, klarifikasi merupakan tugas dari operator SIMPEG.
JAWAB
2. Paparan Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian
1. Latar belakang pelaksanaan kegiatan Bimtek SIMPEG 2014 merupakan salah satu tugas dan fungsi yaitu penyediaan data dan informasi kepegawaian;
2. Tujuan SIMPEG adalah mengoptimalkan pemanfaatan data dan informasi kepegawaian, menyediakan data dan informasi kepegawaian kepada pimpinan, dan mengoptimalkan data belanja pegawai;
3. Manfaat SIMPEG adalah dapat digunakan dalam pengambilan keputusan terkait dengan Baperjakat, formasi pegawai, mutasi, SKP dan usulan tunjangan keluarga;
4. Manajemen kepegawaian merupakan upaya untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan derajat profesionalisme penyelenggaraan tugas, fungsi, dan kewajiban kepegawaian;
5. Peserta Bimtek SIMPEG adalah operator aplikasi SIMPEG KKP yang merupakan pelaksana yang ditunjuk membantu pejabat Pengelola SIMPEG KKP dan pejabat Pengelola Kepegawaian dalam pengelolaan SIMPEG KKP;
6. Data pada aplikasi SIMPEG terkait dengan hal lain diantaranya SAPK (Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian) dari BKN untuk kenaikan pangkat, pensiun, perpindahan PNS dan lain-lain, serta TUKIN untuk data cuti/izin pegawai, presensi pegawai, penilaian prestasi kerja;
7. Setiap PNS wajib menyusun SKP. SKP akan berkaitan dengan SIMPEG dimana SKP membutuhkan informasi yang dimiliki oleh SIMPEG.
Kamis, 27 Maret 2014
1. Paparan Auditor, Inspektorat Jenderal III
1. Pada tanggal 2 Januari setiap pegawai sudah harus menandatangani kontrak kinerja dengan atasan langsung karena terkait dengan indikator kinerja pegawai selama setahun kedepan; 2. Dasar penentuan kontrak kinerja pegawai adalah adanya Indikator
Kinerja Utama (IKU) yang jelas dan memiliki output;
3. Perencanaan target kinerja pegawai dimulai dari RPJMN yang merupakan indikator kinerja, kemudian diturunkan ke Kementerian/Lembaga menjadi RENSTRA yang bersifat 5 tahun yang dijabarkan pertahun dalam bentuk RKT/RENJA yang disesuaikan dengan anggaran (RKA-KL) menjadi penetapan kinerja (PK), dan dijabarkan ke Rencana Aksi. Indikator kinerja ini harus didukung oleh indikator kinerja individu;
4. KKP mendapatkan nilai A (sangat baik) untuk penilaian SAKIP dimana satu-satunya kementerian teknis yang mendapat nilai A. Salah satu alasan KKP mendapat nilai A dalam pengelolaan kinerja adalah indikator kinerja individu, dimana setiap pegawai memiliki ukuran kinerja dalam kontrak kinerja individu;
5. Komponen penilaian SAKIP adalah perencanaan kinerja termasuk SKP karena perencanaan kinerja tidak lepas dari kinerja individu yang setiap pegawai harus memiliki target kinerja tahunan, dimana rencana kinerja tersebut harus diukur, dilaporkan dan dievaluasi; 6. Meskipun KKP telah mendapatkan nilai A untuk penilaian SAKIP,
namun masih ada area perbaikan yang harus dilakukan oleh KKP, diantaranya tahun lalu kontrak kinerja individu belum diukur untuk seluruh pegawai, adapun kontrak kinerja individu yang telah diukur
JAWAB
belum menggunakan teknologi informasi, pemanfaatan belum terlihat, pemberian reward dan punishment belum ada. Diharapkan tahun ini KKP dapat meningkatkan perbaikan;
7. Menurut Menpan RB, peran SKP adalah terkait pemberian besaran tunjangan kinerja sesuai dengan harga jabatan dan pencapaian kinerja. Menurut Permen KP dasar pemberian, penambahan dan pengurangan tunjangan kinerja bagi pegawai adalah salah satunya capaian kinerja pegawai. Menurut Perpres 80 Tahun 2013, tunjangan kinerja diberikan dengan memperhitungkan capaian kinerja pegawai setiap bulannya;
8. Penyusunan SKP pada setiap kementerian menetapkan indikator kinerja individu sesuai dengan kebutuhan. Menpan membutuhkan adanya keterkaitan antara kinerja organisasi dengan kinerja individu. Setiap kontrak kinerja individu harus terkait dengan kinerja organisasi. Artinya indikator kinerja organisasi dapat tercapai jika indikator individu juga tercapai. AKIP memiliki dua kinerja yaitu kinerja organisasi dan kinerja individu;
9. Pengukuran kinerja sudah dikembangkan menggunakan teknologi informasi dimana Balitbang KP sudah mengenalkan aplikasi untuk memudahkan pegawai terkait pengukuran kinerja yaitu SIPKINDU. Aplikasi SIPKINDU sudah bisa diakses melalui web Biro Kepegawaian yaitu SIMPEG. Diharapkan SIPKINDU dapat mengakomodir semua kebutuhan terkait pengukuran kinerja yaitu SKP, BSC Individu, Kontrak Kinerja Individu;
10. Langkah-langkah penyusunan SKP++ adalah pengisian indikator yang berasal dari SKP, BSC Individu, Anjab, dan Tugas tambahan, yang disusun secara kumulatif triwulan dengan IKU yang bersifat kualitatif;
2. Paparan Kepala Subbagian Monitoring dan Evaluasi, Balitbang KP
1. KKP ingin memiliki penilaian kinerja yang dimulai dari kinerja organisasi dimana keberhasilan pencapaian kinerja organisasi diperoleh dari keberhasilan pencapaian kinerja pegawai. Sebelumnya KKP belum bisa melihat kontribusi pegawai terhadap keberhasilan organisasi. KKP memiliki SKP dengan PP 46 Tahun 2011 dan turunannya Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013, namun bahasa yang disampaikan bukan bahasa kinerja;
2. Tunjangan kinerja diberikan untuk pegawai yang memiliki kinerja. Pemberian tunjangan yang berdasarkan kehadiran pegawai merupakan bukan tunjangan kinerja, melainkan tunjangan kehadiran kerja. Tunjangan kinerja adalah tunjangan yang diberikan berdasarkan penilaian kinerja pegawai;
3. Output dari penilaian kinerja pegawai KKP adalah berupa nilai kinerja organisasi, nilai kinerja pegawai, dan nilai prestasi kerja pegawai. Input dari kegiatan KKP adalah IT kemampuan dalam mengetahui tentang informatika, anggaran yang akuntabel dan
good governance;
4. Perbedaan SKP dengan SIPKINDU adalah pada SIPKINDU terdapat balanced scorecard untuk mengetahui kinerja organisasi, selebihnya sama dengan SKP;
5. Pembuatan SKP dapat memberikan hasil pemantauan kinerja berupa informasi seperti penataan organisasi dan pegawai;
6. Setelah membuat SKP melakukan pengukuran kinerja, dimana tujuan pengukuran kinerja adalah menuju keberhasilan pencapaian tujuan reformasi birokrasi dan sejalan dengan good governance,
meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi, menjadi dasar penatan pegawai, dan menjadi dasar pertimbangan pemberian penghargaan bagi pegawai;
JAWAB
7. SIPKINDU terintegrasi dengan SIMPEG, maka perubahan-perubahan data informasi pegawai pada SIMPEG mempengaruhi SIPKINDU;
8. Masukkan untuk Biro Kepegawaian terkait dengan
a. Perlu kejelasan perhitungan tunjangan kinerja yang jelas meliputi penentuan grade, mekanisme penambahan dan pemotongan tunjangan kinerja;
b. Penentuan target yang belum pasti (misalnya kegiatan yang tergantung dengan pihak lain). Hal ini perlu diperjelas dengan adanya pedoman yang lebih teknis;
c. Perlu dijelaskan tata cara pengisian tugas tambahan atau kreativitas. Contoh kasus: tergabung dalam 3 (tiga) buah SK akan dinilai 1 atau perlu dipecah;
d. Menurunkan PP 46 Tahun 2011 untuk panduan bagi penilai dan pegawai yang dinilai yang belum diakomodir pada aturan di PP 46 Tahun 2011 maupun pada Perka BKN Nomor 1 Tahun 2013. 3. Tanya Jawab Tanya
a. Umar Fauzi (SKIPM Kelas I Pekanbaru)
Banyak operator SIMPEG yang ditugaskan melakukan entry data SKP namun masih banyak yang belum memahami tentang BSC, mohon penjelasan terkait entry BSC di SIPKINDU. Saat melakukan entry SKP, untuk pergantian nama harus log out, bagaimana jika saat entry nama yang berbeda tidak perlu log out dan log in kembali; b. IVA (SKIPM Luwuk Banggai)
Pada jabatan pranata computer ada kegiatan melakukan perekaman data tanpa validasi dengan kuantitas satuan karakter dan target 1 juta karakter sedangkan di SIPKINDU hanya tersedia 5 digit, mohon
arahan. Apakah penilaian kegiatan untuk jabatan PHPI berdasarkan DUPAK yang diusulkan atau berdasarkan PAK yang sudah ditetapkan. Jika berdasarkan PAK adalah per satu tahun sedangkan di SIPKINDU per triwulan;
c. Lasmaria (Sekretariat BPSDMKP)
Dilihat dari data yang disampaikan, BPSDMKP memiliki jumlah pegawai paling banyak namun hasil input data di SIPKINDU jumlah pegawai paling kecil. Kendala pada BPSDMKP khususnya di balai UPT pendidikan seolah-olah rangkap jabatan yang sebenarnya tidak rangkap jabatan, karena pimpinan perguruan tinggi akademi maupun SUPM adalah harus pejabat fungsional, sehingga jabatan direktur atau kepala sekolah adalah dosen atau guru yang diberi tugas tambahan sebagai direktur atau kepala sekolah. Pada proses input nama struktur akan mempengaruhi data SIMPEG, mohon ada perbaikan untuk aplikasi SIPKINDU, selama ini BPSDMKP tidak bisa memasukkan data karena terkendala dengan nama jabatan struktural. Pada aplikasi SIPKINDU penilaian per triwulan namun pada kumulatif keseluruhan belum dapat terlihat. BPSDMKP sudah memberikan pemahaman pembuatan SKP adalah kesepakatan masing-masing pegawai dengan atasan, namun di UPT masih ada yang membuat SKP adalah bagian kepegawaian, sedangkan yang bertanggungjawab adalah pegawai yang bersangkutan dengan atasan langsungnya. Mohon penjelasan terkait penegasan siapa yang membuat dan bertanggungjawab pembuatan SKP;
d. Trianto (Sekretariat BKIPMKHP)
Terkait pejabat yang mengalami mutasi sudah dilakukan updating data pada SIMPEG, namun masih ada tumpang tindih jabatan pada SIPKINDU. Beberapa pegawai sudah mulai melakukan entry data pada SIPKINDU, namun statusnya masih kosong. Mohon arahan;
JAWAB
Jawab
a. Terkait log out pada SIPKINDU, proses input data menggunakan nama atasan sehingga harus keluar dahulu pada aplikasi, namun saran akan kami tampung dulu menunggu hasil kesepakatan dengan tim. Pada BSC menggunakan indikator kinerja utama berbeda dengan uraian tugas. Perlu ada kesepakatan pimpinan terkait poin-poin apa saja yang dapat digunakan dari IKU pada BSC dan poin-poin apa saya dari uraian tugas untuk dimasukkan ke SKP; b. Pada SIPKINDU hanya tersedia 5 digit, sedangkan jabatan Pranata Komputer membutuhkan jutaan karakter, nanti akan didiskusikan dengan tim terkait penambahan digit atau akan diakomodir dengan perubahan satuan menjadi juta karakter. Untuk fungsional hasil akhir adalah penilaian akhir di tahun akhir berdasarkan yang dikerjakan, untuk sementara sesuai kesepakatan dengan pimpinan. Penilaian yang harus diukur adalah SKP yang sudah diperjanjikan oleh pejabat fungsional, SKP belum tentu sesuai dengan DUPAK karena belum ada kesepakatan pada SKP akan digunakan dari uraian tugas, analisis jabatan, peta jabatan, DUPAK atau yang lain;
c. Nama pegawai di SIPKINDU terintegrasi dengan SIMPEG, sehingga dalam melakukan input nama pegawai di SIPKINDU harus disesuaikan dengan nama pada SIMPEG, begitu juga dengan nama jabatan mengikuti data struktural di SIMPEG. Rencana kedepannya akan dibuat sistem aplikasi yang dapat membuka data yang tidak sesuai dengan SIMPEG, struktur di SIPKINDU akan diperbaharui. Seharusnya struktur organisasi di SIPKINDU tetap mengikuti struktur organisasi di SIMPEG. Akumulasi yang sah untuk disampaikan ke BKN adalah pada triwulan IV. Menurut PP pendelegasian yang membuat SKP adalah pegawai yang bersangkutan yang difasilitasi oleh bagian kepegawaian;
d. Mohon ada history tabel perubahan data pada SIMPEG, agar SIPKINDU dapat melakukan updating data berdasarkan history
tabel perubahan data pada SIMPEG. Status data adalah
berdasarkan pegawai sudah melakukan entry data target dan realisasi, bukan hanya mengisi indikator;
Kesimpulan Moderator Untuk mendapatkan hasil yang maksimal harus diperdayakan dari MSDM
Penyusunan SKP itu adalah kesepakatan antara pegawai dengan atasan langsungnya,
4. Paparan Kepala Sub Bidang Aplikasi Sistem Informasi, Pusat Data Statistik dan Informasi
1. Seluruh data yang dihasilkan oleh KKP menjadi terpusat, sehingga menghilangkan redundansi dan bias data, serta menghemat anggaran pembangunan aplikasi, karena masing-masing unit kerja KKP dapat berbagi data.
2. Dengan adanya database terpusat banyak aplikasi berkualitas yang dapat dibangun contohnya : Bussiness Intelligent.
3. Website kkp.go.id dapat menjadi portal krn mampu meng-query
seluruh data yang diinginkan oleh stakeholder
4. Unit Kerja KKP dapat berfokus untuk membangun aplikasi yang berfungsi meningkatkan kinerja dan meningkatkan fungsi layanan terhadap stakeholder KKP dan bukan website “company profile”
5. Form isian data dapat dibangun secara terintegrasi sehingga memudahkan operator di UPT/Dinas daerah
6. Mempermudah pemeliharaan database serta pengembangan aplikasi, karena seluruh data menjadi terpusat dan mengurangi kemungkinan manipulasi data
JAWAB
5. Tanya Jawab Tanya
Muzemmil Al Rasid (Biro Kepegawaian), yaitu;
Apakah Database Kepegawaian dlm hal ini Aplikasi SIMPEG akan dibutuhkan dalam data Warehouse/Dashboard KKP, serta regulasi Software/Aplikasi berada di tangan Pusdatin selaku Pembina SI KKP? Jawab
Untuk saat ini database kepegawaian belum dibutuhkan karena data warehouse hanya membutuhkan data teknis perijinan dll.
Pembuatan Aplikasi saat ini disarankan untuk koordinasi dengan Pusdatin, terkait dengan platform apa yang digunakan, kebutuhan, tingkat keamanan yang menjadi prioritas.
Kesimpulan Moderator Dukungan Pusdatin Terhadap Pengelolaan SIMPEG KKP, yaitu;
! Penyediaan dan pemeliharaan sarana seperti Jaringan Komputer (LAN), Jaringan Internet dan Server;
! Memfasilitasi penempatan (Co location) Server Aplikasi Kepegawaian (www.ropeg.kkp.go.id) yg ditempatkan di DC Pusdatin
! Memfasilitasi IP Publik untuk bisa akses internet
! Memberikan pengamanan dari serangan Hacker terhadap aplikasi-aplikasi yg ditempatkan di Pusdatin
! Memonitoring terhadap semua aplikasi yg di tempatkan di Pusdatin termasuk aplikasi Simpeg
Kepegawaian
