TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN & ALIRAN KERJA MODUL / SUBMODUL HRMIS

1

TAKLIMAT PENETAPAN PERANAN

& ALIRAN KERJA

PENETAPAN PERANAN

SUBMODUL ALIRAN KERJA



Klik Menu

Pentadbiran Sistem



Klik Menu

Sekuriti



Klik Menu

Selenggara Profil Pengguna



Klik Menu

Penetapan Tugas



Cari Pegawai untuk diberikan peranan/menu melalui

No KP

atau

Nama Pegawai



Tambah Peranan berdasarkan Peranan dan Tanggungjawab

pegawai sahaja



Rujukan

: Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul

Pentadbiran Sistem

Definisi:

Aliran kerja menunjukkan hubungan di

antara seseorang pengguna dengan

pengguna lain yang berkaitan bagi

menyempurnakan sesuatu tugasan.

Penghantar

Penerima



Memastikan hubungan di antara seseorang pengguna

(penghantar) dan pengguna lain (penerima)

dikonfigurasikan dengan betul bagi menyempurnakan

sesuatu tugas



Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan

kepada penerima yang dikehendaki

OBJEKTIF ALIRAN KERJA



Klik Menu

Pentadbiran Sistem



Klik Menu

Aliran Kerja



Klik Menu

Selenggara Aliran Kerja



Klik Menu

Selenggara Peraturan



Pilih Modul Penghantar Aliran Kerja =

PENGURUSAN REKOD PERIBADI



Taip Kod Aliran Kerja =

PR-003



Isikan

Maklumat

Kumpulan Penghantar, Penghantar, Penerima



Format Nama Kumpulan Penghantar: <Kod AliranKerja><Nama Bahagian><Nama

Sektor>. Contoh : LV-001 BPM SM3



Rujukan

: Nota Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Modul Pentadbiran Sistem



Rujukan :

Rules of Thumb

Untuk PENERIMA yg lebih dari seorang, setkan kumpulan

penerima = GROUP



Klik Menu

Pentadbiran Sistem



Klik Menu

Aliran Kerja



Klik Menu

Selenggara Kumpulan



Klik Menu

Hantar Maklumat Kumpulan



Cari Unit Organisasi dimana kumpulan/group ingin diwujudkan



Tambah/Isikan maklumat Kumpulan



Tambah Ahli Kumpulan



Rujukan

: Selenggara nama ahli kumpulan

16

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENGURUSAN REKOD PERIBADI

PENGURUSAN CUTI

PENGURUSAN PRESTASI

PERISYTIHARAN HARTA

PENGURUSAN SARAAN

PENGURUSAN GAJI

PENGURUSAN TUNTUTAN

PENAMATAN PERKHIDMATAN

PERTUKARAN

PENGESAHAN KUMPULAN

WF - 001

PENTADBIR

ALIRAN

KERJA

PENGESAH

KUMPULAN

Untuk membenarkan Pentadbir

Aliran Kerja mewujudkan

Kumpulan Penerima

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PR - 003

PEMILIK

KOMPETENSI

PENGESAH/

KUMPULAN

PENGESAH

REKOD

PERIBADI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar maklumat

pengemaskinian rekod peribadi

kepada Pengesah/Kumpulan

Pengesah bagi tujuan pengesahan

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PR - 005

PEMILIK

KOMPETENSI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar

maklumat Perisytiharan

Harta kepada Kumpulan

Urusetia untuk tujuan

pengesahan

3. PERISYTIHARAN HARTA

KUMPULAN

URUSETIA

PERISYTIHARAN

HARTA

PENGAMBIL

MAKLUM

[KETUA JABATAN]

USER SELECTION

Urusetia akan memilih Ketua

Jabatan yang telah diberi peranan

PEMILIK KOMPETENSI

PENGESAH

PELULUS

P

R

-

0

1 1

P

R

-

0

1 2

Land / Share

Endorser

Land / Share

Approver

Tanah?

Saham?

4. PERMOHONAN KEBENARAN UNTUK MEMILIKI TANAH

KERAJAAN/ SAHAM

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

LV - 001

PENYOKONG

CUTI

5. PENGURUSAN CUTI

(CUTI REHAT)

LV - 002

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar

permohonan

Cuti Rehat

kepada

Penyokong cuti

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar permohonan

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

LV - 003

PENYOKONG

CUTI

6. PENGURUSAN CUTI

(CUTI SAKIT)

LV - 004

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi /Pengguna menghantar

permohonan

Cuti Sakit

(panel/kerajaan/swasta)

kepada

Penyokong cuti

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi menghantar

permohonan

Cuti Sakit

(panel/kerajaan/swasta)

kepada

Pelulus cuti

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

LV - 014

PENYOKONG

CUTI

7. PENGURUSAN CUTI

(CUTI HAJI)

LV - 018

PELULUS

CUTI

PEMILIK

KOMPETENSI

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi /Pengguna menghantar

permohonan

Cuti Haji

kepada

Penyokong cuti.

Untuk membenarkan Pemilik

Kompetensi /Pengguna menghantar

permohonan

Cuti Haji

kepada Pelulus

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PM – 016

PEGAWAI

PENILAI

KEDUA

KUMPULAN

URUSETIA

PENGURUSAN

PRESTASI

Untuk membenarkan

Pegawai Penilai Kedua

menghantar maklumat

prestasi kepada Kumpulan

Urusetia Pengurusan Prestasi

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENTADBIR

SARAAN

9. PENGURUSAN SARAAN

PENYEMAK

SARAAN

PENGESAH

SARAAN

Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang

telah disahkan kepada Pentadbir Gaji

REM

- 027

REM - 028

PENTADBIR

GAJI

Untuk membenarkan Penyemak Saraan menghantar

Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak

kepada Pengesah Saraan Untuk membenarkan

Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji [Kew8]

kepada Penyemak Saraan

REM - 026

REM - 049

Untuk membenarkan Pengesah Saraan menghantar makluman kepada Pentadbir Saraan bahawa Penyata Perubahan Gaji [Kew8] telah disahkan

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENTADBIR

SARAAN

PENYEMAK

SARAAN

PENGESAH

SARAAN

Untuk membenarkan Penyemak atau Pengesah Saraan menghantar

semula Penyata Perubahan Gaji [Kew8] yang telah disemak kepada

Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan.

REM - 034

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENTADBIR

POTONGAN

PERIBADI

PENGESAH

POTONGAN

PERIBADI

PENTADBIR

GAJI

Penghantaran pembatalan potongan

peribadi dari Pentadbir Potongan Peribadi

kepada Pengesah Potongan Peribadi

PY - 301

PY – 302

Untuk membenarkan Pentadbir

Potongan Peribadi menghantar

permohonan potongan peribadi untuk

tujuan pengesahan kepada Pengesah

Potongan Peribadi

PY – 303

Untuk membenarkan Pengesah

Potongan Peribadi menghantar

potongan peribadi kepada

Pentadbir Gaji

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

PENTADBIR

GAJI

PENYEMAK GAJI

Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar semula Kew8 kepada Pentadbir Saraan untuk

tujuan pembetulan

PY – 401

PENGESAH

GAJI

PY – 411

PY

–

403

PY

–

425

Untuk membenarkan Pentadbir Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji untuk disemak

oleh Penyemak Gaji

Untuk membenarkan Penyemak Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang telah disemak kepada

Pengesah Gaji Untuk membenarkan

Pengesah Gaji menghantar Penyata Perubahan Gaji yang

perlu pembetulan kepada Penyemak Gaji

Untuk membenarkan Pentadbir Saraan menghantar Penyata Perubahan Gaji kepada Pentadbir

Gaji untuk tujuan pengiraan emolumen

12. PENGURUSAN GAJI

PENTADBIR

SARAAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

13. PENGURUSAN TUNTUTAN [PERJALANAN DLM NEGERI]

PENGESAH

TUNTUTAN

PENYEMAK

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

Pemilik Kompetensi (CO) menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah

Tuntutan (Ketua Seksyen CO)

CL - 066

PENGESAH

PEMBAYARAN

TUNTUTAN

CL - 004

CL

01

1

CL - 016

Pentadbir TNT akan menyemak dan memastikan amaun TNT betul,

menyediakan ringkasan Baucar serta senarai semak. Kemudian,

dihantar ke Pengesah TNT utk pengesahan.

Daripada Pengesah Tuntutan terus kepada Penyemak Pembayaran Tuntutan di Unit

Tuntutan. (Sekiranya tiada penyemak tuntutan)

Setelah Pengesah mengesah TNT, permohonan akan kembali

kepada kump Pentadbir TNT utk dimasukkan ke sistem

eSPKB

PEMILIK

KOMPETENSI

PELAKSANA

TUNTUTAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

14. PENGURUSAN TUNTUTAN [BAYARAN LEBIH MASA]

PENGESAH TUNTUTAN

PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN Pemilik Kompetensi (CO)

menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah

Tuntutan (Ketua Seksyen )

PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN

CL - 824

Daripada Pengesah Tuntutan Kedua terus kepada Unit

ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada

penyemak tuntutan) Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen

CO) mendapati tuntutan tersebut melebih 1/3 gaji pokok, menghantar

permohonan kepada Pengesah Tuntutan Kedua (TSUB CO)

Setelah Pengesah mengesah ELM, permohonan akan kembali kepada kump

Pentadbir ELM utk dimasukkan ke sistem eSPKB PEMILIK KOMPETENSI PELAKSANA TUNTUTAN PENGESAH TUNTUTAN 2 CL - 804 CL 831 CL - 811 CL - 814

Pentadbir ELM akan menyemak dan memastikan amaun ELM

betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta senarai

semak. Kemudian, dihantar ke Pengesah ELM utk pengesahan Daripada Pengesah Tuntutan

(sekiranya permohonan tIdak melebihi 1/3 gaji pokok) terus kepada Unit ELM, Seksyen Kewangan. (Sekiranya tiada

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

15. TUNTUTAN [BAYARAN SAGU HATI PENSYARAH, PENCERAMAH DAN

FASILITATOR SAMBILAN]

PENGESAH TUNTUTAN [UNIT ORGANISASI PEMOHON]

PENYEMAK PEMBAYARAN

TUNTUTAN [PENGANJUR] Pemilik Kompetensi (CO)

menghantar permohonan Tuntutan kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Pemohon) PENGESAH PEMBAYARAN TUNTUTAN [PENGANJUR] CL - 304

Selepas Penyelia menyemak permohonan, permohonan akan dihantar kepada Pengesah Tuntutan (Ketua Unit Organisasi Penganjur)

Setelah Pengesah Tuntutan (Ketua Seksyen CO) mengesahkan tuntutan,

permohonan tuntutan akan terus kepada Penyemak Tuntutan (Penyelia di Unit Organisasi yang menganjurkan

ceramah tersebut)

Setelah Pengesah mengesah BIL, permohonan akan kembali kepada kump

Pentadbir BIL utk dimasukkan ke sistem eSPKB PELAKSANA TUNTUTAN [PENGANJUR] PENYEMAK TUNTUTAN [PENGANJUR] CL - 352 CL 314 CL - 324

Pentadbir BIL akan menyemak dan memastikan amaun BIL betul dan menyediakan ringkasan Baucar serta

senarai semak. Kemudian, dihantar ke

Pengesah BIL utk pengesahan. PENGESAH TUNTUTAN [PENGANJUR] CL - 319 Setelah Pengesah Tuntutan Unit Organisasi yang menganjurkan mengesahkan, permohonan akan dihantar kepada Unit

BIL, Seksyen Kewangan.

PEMILIK KOMPETENSI

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

16. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN WAJIB HAD UMUR]

PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN LINE MANAGER Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan

SP - 312

SP - 301

Pemberitahuan untuk

mendapatkan maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN PENTADBIR SARAAN

SP - 308

Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan

untuk menyediakan Penyata Perubahan Gaji Penamatan Perkhidmatan

SP - 304

SP - 310

SP-304

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 310

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan

SP - 777

Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan, Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender

Tak perlu penetapan

Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan

Hantar untuk memperoleh maklumat logistik *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

17. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PERSARAAN PILIHAN]

PEMILIK KOMPETENSI SP - 001 Memohon Persaraan Pilihan PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN Hantar permohonan untuk perakuan SP - 005

Hantar untuk pelepasan ikatan kontrak pengajian

OBLIGATION ADMIN

SP - 018

Hantar untuk perakuan pelepasan Ikatan PERAKU PENAMATAN PERKHIDMATAN PENTADBIR TUNTUTAN S P 002 LINE MANAGER

PENTADBIR SARAAN PENTADBIR CUTI

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir saraan Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir cuti S P 017 SP-028

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk membuat penjadualan temu duga SP - 019

Pemberitahuan kepada Pentadbir untuk menyediakan surat akuan

SP – 019 SP – 028

PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

18. PENAMATAN PERKHIDMATAN [MATI DALAM PERKHIDMATAN]

PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN LINE MANAGER Penghantaran maklumat penamatan perkhidmatan untuk pengesahan

SP - 101

Hantar untuk pemberitahuan kepada pentadbir tuntutan

PENTADBIR SARAAN

SP - 103

Untuk memaklumkan kepada Pentadbir Saraan untuk menyediakan Penyata Perubahan

Gaji Penamatan Perkhidmatan

SP - 108

SP - 106

SP - 106

Hantar untuk semakan maklumat logistik SP – 108

Hantar untuk penyediaan Nota Serah Tugas *Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

PENTADBIR TUNTUTAN

SP - 107

PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

19. PENAMATAN PERKHIDMATAN [PELAKSANAAN]

PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan

SP - 314

PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN LINE MANAGER

SP - 024

Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik

Kompetensi

*Nilai Penghantar : BU/AP Pemilik Rekod

Pemberitahuan Maklumat Persaraan

telah dikemaskini.

SP - 315

SP - 777

Selepas pengesahan pemberitahuan penamatan/permohonan bersara pilihan,

Wf kemaskini maklumat alamat dan akaun type send back to sender

Tak perlu penetapan

Bersara pilihan : tindakan CO untuk kemaskini Mati dan wajib : tindakan pentadbir

SENARAI ALIRAN KERJA DALAM HRMIS

Untuk membenarkan Pemohon menghantar permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA PENYOKONG [PSM BAHAGIAN/CAWANGAN/DAERAH]

URUSETIA

PERTUKARAN JPA

PEMILIK KOMPETENSI

20. PERTUKARAN

Untuk membenarkan Penyokong menghantar sokongan permohonan pertukaran kepada Urusetia Pertukaran di JPA

R

S

- 1

10

Untuk membenarkan pemohon menghantar maklumat untuk sokongan permohonan pertukaran

Salinan Kepada

1. PSM HQ/Negeri/Agensi 2. PSM Kementerian/Induk

Untuk membenarkan Pemohon memaklumkan pembatalan permohonan pertukaran terus kepada Urusetia Pertukaran JPA

RS – 113

RS - 111

1)

Klik Menu

Pentadbiran Sistem

2)

Klik Menu

Aliran Kerja

3)

Klik Menu

Memantau Senarai Transaksi

4)

Masukkan

butiran

1)

Klik Menu

Pentadbiran Sistem

2)

Klik Menu

Aliran Kerja

3)

Klik Menu

Selenggara Aliran Kerja

4)

Klik Menu

Papar Profil Penghantar

5)

Masukkan

butiran

MENJEJAKI ALIRAN KERJA

1)

Klik Menu

Pentadbiran Sistem

2)

Klik Menu

Aliran Kerja

3)

Klik Menu

Selenggara Aliran Kerja

4)

Klik Menu

Menjejaki Aliran Kerja

KEMASKINI TRANSAKSI ALIRAN KERJA

1)

Klik Menu

Pentadbiran Sistem

2)

Klik Menu

Aliran Kerja

3)

Klik Menu

Selenggara Aliran Kerja

4)

Klik Menu

Kemaskini Transaksi Aliran Kerja

1)

Klik Menu

Pentadbiran Sistem

2)

Klik Menu

Penyelenggaraan Rekod

3)

Klik Menu

Pengurusan Rekod Peribadi

4)

Klik Menu

Menjejaki Rekod Transaksi

5)

Masukkan

No KP

Pemilik Rekod,

Kod Aliran Kerja

dan klik

Teruskan

.

43

TERIMA KASIH

Sebarang Masalah, Boleh Hubungi:



Unit Hrmis Agensi masing-masing



Email Ke

hrmis_helpdesk@jpa.gov.my



Sertakan sekali screen capture / lampiran/ No

Kad Pengenalan