NOTA TAKLIMAT
MODUL
OBJEKTIF
Memastikan Sistem Aplikasi
HRMIS dapat digunakan secara
SEKURITI
- Menetapkan peranan kepada setiap Pemilik Kompetensi dan tahap capaian bagi sesuatu modul. Cth: En. Abd Rahman Bin Ali –
Pengesah Rekod Peribadi & Penyokong Cuti
ALIRAN KERJA
- Menyenggara senarai peraturan aliran kerja yang terdapat di dalam sesuatu modul. Cth: Unit Kewangan – Rekod Peribadi akan
disahkan oleh En. Abd Rahman Bin Ali
SUBMODUL DALAM
PENTADBIRAN SISTEM
PENYENGGARAAN SISTEM
- Menyenggara jadual rujukan mengikut modul. Cth: Jadual Rujukan Universiti di Malaysia – UM, UPM, UUM, UKM dsb.
Definisi:
Sekuriti memberikan kawalan capaian kepada HRMIS
berdasarkan peranan yang diberikan kepada seseorang Pemilik
Kompetensi bagi membolehkan suatu proses sumber manusia
itu berlaku.
Contoh:
SUBMODUL SEKURITI
Peranan Capaian Menu Keterangan
Remuneration Administrator Penyediaan Penyata Perubahan [Submodul Pengurusan Saraan] Memproses Penyata
Perubahan Gaji @ Kew8 dan menghantar ke Submodul Pengurusan Gaji Resourcing Specialist Pengambilan Pemilik Kompetensi Membuat proses
Memastikan kebenaran capaian ke Aplikasi HRMIS
diberi hanya kepada pengguna yang sah
Bertujuan untuk menstandardkan dan mengawal
aktiviti pemilik kompetensi dalam Aplikasi HRMIS
Objektif
Terdapat 3 level Pentadbir Sekuriti
SUPERHRMIS
Pentadbir Sekuriti Agensi Level 1
Pentadbir Sekuriti Agensi Level 2
(Pemilik Kompetensi)
Setiap pemilik kompetensi akan mendapat 28
default
roles
secara automatik
Ciri-Ciri
PENTADBIR SEKURITI TERDIRI DARIPADA:
1.
PENTADBIR SEKURITI PUSAT @ SUPERHRMIS
–
Menentukan Pentadbir Sekuriti Level 1 di Kementerian
–
Mentadbir HRMIS secara keseluruhan
2.
PENTADBIR SEKURITI AGENSI LEVEL 1
–
Pentadbir Sekuriti yang dilantik oleh SUPERHRMIS di Kementerian
–
Melantik Pentadbir Sekuriti Level 2 di jabatan-jabatan bawah
Kementerian
–
Memberi penetapan peranan kepada pengguna HRMIS
3.
PENTADBIR SEKURITI AGENSI LEVEL 2
–
Pentadbir Sekuriti yang dilantik oleh pentadbir sekuriti agensi level
1,
selalunya di jabatan di bawah Kementerian
–
Memberi penetapan peranan kepada pengguna HRMIS di
PERBEZAAN CAPAIAN PERANAN
PENTADBIR SEKURITI AGENSI LEVEL 1/2
5 Selenggara Profil Pengguna 5 Papar Profil Pengguna
5 Set Parameter Kata Laluan 5 Set Semula Status Log
Masuk
5 Sejarah Log Masuk 5 Tukar Kata Laluan 5 Pengumuman 5 Laporan 5 Maklumbalas 5 Bantuan 5 Papar Profil Pengguna
5 Tukar Kata Laluan 5 Maklumbalas 5 Bantuan PEMILIK KOMPETENSI
PENTADBIR SEKURITI
SUPERHRMIS 5 Selenggara Modul 5 Selenggara Peranan5 Penetapan Capaian Peranan 5 Selenggara Profil Pengguna 5 Papar Profil Pengguna
5 Set Parameter Kata Laluan 5 Set Semula Status Log
Masuk
5 Sejarah Log Masuk 5 Tukar Kata Laluan 5 Pengumuman 5 Laporan
PERANAN-PERANAN YANG
TERLIBAT DALAM PAKEJ 1
Pentadbir Sekuriti Level II di agensi Pentadbiran Sistem Data Perjawatan Rekod Peribadi Profil Perkhidmatan
PERANAN-PERANAN TERLIBAT
Modul: Pentadbiran Sistem
i. (292/028) - Security Administrator Level 1/ Level 2
Mengaktifkan dan menyahaktifkan ID Pengguna serta menentukan
peranan bagi seseorang Pemilik Kompetensi di Agensi
[12] > [1201] > [292/028]
ii. (026) - Workflow Administrator (Personal Record)
Mengenalpasti Penghantar dan Penerima di agensi bagi
Penghantaran Data Peribadi Untuk Pengesahan di Modul Pengurusan Rekod Peribadi
[12] > [1202] > [026]
iii. (162) - Workflow Administrator (Workflow)
Mengenalpasti Penghantar dan Penerima di agensi untuk
mewujudkan kumpulan pengesah rekod peribadi bagi agensi yang memerlukan hubungan many to many
PERANAN-PERANAN TERLIBAT
Modul: Pentadbiran Sistem
iv. (468) – Workflow Group Verifier
pengesahan kumpulan pengesah
[12] > [1202] > [468]
v. (389) – Helpdesk Agency
Berperanan sebagai meja bantuan di agensi [12] > [1201] > [389]
PERANAN-PERANAN TERLIBAT
Modul: Data Perjawatan
i. (006) - Organizational Development Specialist
Melihat struktur Organisasi dan menyenggara data-data sesuatu Unit Organisasi, Aktiviti atau fungsi yang dijalankan oleh sesebuah Unit Organisasi
[11] > [006]
ii. (008) - Manpower Analyst
Menyenggara data-data mengenai jawatan sebenar dalam sesebuah organisasi
[11] > [008]
iii. (386) – Report Administrator
Menjana laporan berkenaan perjawatan
[11] > [386]
iv. (432) - Personal Record Viewer
Memaparkan maklumat rekod peribadi dan profil perkhidmatan Pemilik Kompetensi dalam Papar Struktur Unit Organisasi
PERANAN-PERANAN TERLIBAT
Fungsi: Profil Perkhidmatan
i. (176) - Service Profile Administrator
Mewujudkan Profil Perkhidmatan baru untuk Pemilik Kompetensi,
menyunting dan memansuhkan data Profil Perkhidmatan yang sediada
[12] > [1204] > [176]
ii. (062) - Engagement Administrator
Mewujudkan Penyandangan baru untuk seseorang Pemilik
Kompetensi, menyenggara data Penyandangan, mengemaskini tarikh Penyandangan masa lampau seseorang Pemilik
Kompetensi dan mengemaskini status Penyandangan
PERANAN-PERANAN TERLIBAT
Modul: Pengurusan Rekod Peribadi
i. (002) - Record Verifier
Mengesahkan rekod-rekod yang telah dikemaskini oleh ‘Record
Editor’ dan mencari Pemilik Kompetensi yang dibenarkan untuk
dikemaskini
[09] > [002]
ii. (017) - HR Administrator
Mewujudkan dan menghapuskan rekod Pemilik Kompetensi yang
dibenarkan
Definisi:
Aliran kerja menunjukkan hubungan di antara
seseorang pengguna dengan pengguna lain yang
berkaitan bagi menyempurnakan sesuatu tugasan
.
Penghantar
Penerima
Memastikan hubungan di antara seseorang
pengguna (penghantar) dan pengguna lain
(penerima) dikonfigurasikan dengan betul bagi
menyempurnakan sesuatu tugas
Memastikan maklumat dari penghantar disalurkan
kepada penerima yang dikehendaki
Objektif
Penetapan aliran kerja terdapat pada semua modul dan
sub modul kecuali Modul Data Perjawatan, Direktori
Kerajaan dan Penerbitan Web
Fungsi aliran kerja hanya boleh dicapai oleh pemilik
kompetensi yang diberikan peranan sahaja yang ditentukan
oleh pentadbir sekuriti
Pentadbir Aliran Kerja bertanggungjawab untuk modul yang
diberikan kepadanya sahaja. Cth: Workflow Admin
(Personal Record) hanya bertanggungjawab untuk
membuat aliran kerja untuk Modul Pengurusan Rekod
Peribadi sahaja
Ciri-Ciri
PENTADBIR ALIRAN KERJA
Pentadbir Aliran Kerja
Dilantik oleh Pentadbir Sekuriti Agensi
Bertanggungjawab untuk menyediakan aliran kerja
sesuatu transaksi. Contoh:
Pentadbir Aliran Kerja boleh juga diberikan kepada
CO yang berlainan mengikut modul
Pemohon
Cuti
Penyokong
Cuti
Pelulus
Cuti
PR-003
Aliran Kerja Proses Pengesahan Rekod Peribadi
1) Tentukan Kumpulan Penghantar Rekod Peribadi
2) Tentukan Kakitangan Yang Akan Mengesahkan Rekod Peribadi 3) Wujudkan Aliran Kerja PR-003
PR-003
Aliran Kerja Proses Pengesahan Rekod Peribadi
1) Daftarkan Nama Kumpulan Pengesah 2) Daftarkan Ahli Kumpulan Pengesah 3) Sahkan Kumpulan Pengesah
4) Tentukan Kumpulan Penghantar Rekod Peribadi 5) Tentukan Kumpulan Pengesah
Peranan Workflow Administrator (Personal Record) ialah memberi Penetapan Aliran Kerja berikut :
BIL ALIRAN KERJA KOD ALIRAN KERJA
RINGKASAN 1. Penghantaran
Pengemaskinian Rekod Peribadi Untuk Pengesahan Penghantar:
Agency / BU / AP Penerima:
AP / Group
PR-003 Untuk membenarkan Pemilik Kompetensi (CO) menghantar
maklumat kepada Pengesah Rekod. Record Editor / CO kepada Record Verifier
PR-003
CO Verifier
BIL ALIRAN KERJA KOD ALIRAN KERJA RINGKASAN 2 Pengesahan Kumpulan Penghantar: Agency / BU / AP Penerima: AP / Group
WF-001 Untuk membenarkan Pentadbir Aliran Kerja mewujudkan Pengesah Rekod secara berkumpulan dan hantar untuk pengesahan.
Pentadbir Aliran Kerja kepada Pengesah Kumpulan @ Pentadbir Aliran Kerja
WF-001
Peranan Workflow Administrator (Workflow) ialah memberi Penetapan Aliran Kerja berikut :
PERBEZAAN CAPAIAN PERANAN PENTADBIR ALIRAN
KERJA DAN PEMILIK KOMPETENSI
PENTADBIR ALIRAN KERJA
5 Peti pesanan
5 Pengisytiharan keluar pejabat
5 Papar item dihantar 5 Papar peti pesanan
subordinat
5 Menjejaki aplikasi PEMILIK
KOMPETENSI 5 Peti Pesanan
5 Isytihar Keluar Pejabat 5 Papar Kalendar
5 Selenggara Aliran Kerja
5 Memantau Senarai Transaksi 5 Selenggara Sejarah Transaksi 5 Selenggara Kakitangan Luar 5 Paparan Senarai Keluar Pejabat 5 Selenggara Kumpulan
5 Papar Item Dihantar
5 Papar Peti Pesanan Subordinat 5 Selenggara Subordinat
5 Laporan
5 Menjejaki Aplikasi
PENTADBIR ALIRAN KERJA
PENTADBIR ALIRAN KERJA
PEMILIK KOMPETENSI
RINGKASAN LANGKAH-LANGKAH
AKTIVITI UTAMA/PENTING DALAM
LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN
PERANAN KEPADA CO
DARI LAMAN UTAMA HRMIS
Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Sekuriti
• Selenggara Profil Pengguna • Penetapan Tugas
Di skrin paparan
• Klik CARI untuk mencari Nama Pengguna
• Masukkan No. Kad Pengenalan atau nama CO yang hendak diberi peranan • Klik TERUSKAN
• Klik radio button (bulatan) di sebelah nama CO yang dicari • Klik TERUSKAN
* Nota : Senarai peranan semasa CO akan dipaparkan pada skrin (by default sistem beri 25 peranan kepada CO)
• Klik TAMBAH untuk menambah peranan CO
sambungan …..
LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN PERANAN KEPADA CO
BIL JENIS PERANAN KOD
1
>>(12) MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1201) SEKURITI
Security Administrator Level 2 (Agensi/Jabatan) (028)
2 3 4
>>(09) MODUL PENGURUSAN REKOD PERIBADI HR Administrator (Personal Record)
Record Verifier
Personal Record Viewer
(017) (002) (432) 5
6
>>(12)MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1202) ALIRAN KERJA Workflow Administrator (Personal Record)
Workflow Administrator (Workflow)
(026) (162) >>(12) MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>
(1204) PENYELENGGARAAN REKOD
Pilih senarai modul bertanda >> di bawah untuk memberi peranan kepada CO berkenaan. (>> bermaksud klik di sebelah kiri jenis MODUL)
sambungan…
LANGKAH-LANGKAH MENETAPKAN PERANAN KEPADA CO
CONTOH CARA MENETAPKAN PERANAN:
Di bawah Modul Pengurusan Rekod Peribadi, klik pada kotak Record Verifier (002), klik KELUAR untuk keluar dari skrin. Paparan pada skrin akan menunjukkan kekotak Record Verifier telah diaktifkan. Klik √ pada kotak di sebelah TAMBAH, KEMASKINI dan HAPUS untuk beri peranan sebagai Pengesah Rekod kepada CO.
• Klik SIMPAN, OK
• Klik BATAL untuk keluar dari skrin.
BIL NAMA PERANAN KOD
8 9 10 11 12
>> (11) MODUL DATA PERJAWATAN Manpower Analyst (ED)
Organizational Development Specialist (ED) Report Administrator (ED)
HR Administrator (Personal Record) Personal Record Viewer
(008) (006) (386) (017) (432) 13
>> (12) MODUL PENTADBIRAN SISTEM >>(1206) INTEGRASI
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA
UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI
KAEDAH 1
-
Ramai kepada Seorang (Many to One)
DARI LAMAN UTAMA HRMIS
Klik Menu
•
Pentadbiran Sistem
•
Aliran Kerja
•
Selenggara Aliran Kerja
•
Selenggara Peraturan
Di skrin paparan
•
Modul Penghantar – pilih Pengurusan Rekod Peribadi
•
Klik
hyperlink
tajuk PR-003
•
Klik TAMBAH
•
Di
tab
Penghantar – Peraturan 1: pilih
Business Unit
Klik CARI
(Nota: cari BU berkenaan serta cawangan/unit kecil jika ada)Klik TAMBAH
Klik OK
Sambungan …… LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK
PENGESAHAN REKOD PERIBADI
•
Di
tab
Penerima – Diterima Oleh: pilih
Actual Position
Klik CARI
(Nota: untuk mencari agensi Jawatan Sebenar yang dipilih)Klik
radio button
untuk memilih Jawatan Sebenar
(Nota: maklumat Jawatan Sebenar akan dipulangkan ke tab Penerima)
•
Klik HANTAR
Nota: Aliran Kerja yang telah diwujudkan akan dipaparkan mengikut bilangan Business Unit yang ada
KAEDAH 2
-
Ramai kepada Kumpulan (Many to Group)
(Nota: Aliran Kerja untuk pengesahan Kumpulan hendaklah diwujudkan terlebih dahulu sebelum kaedah ini boleh dibuat)
a) WUJUDKAN ALIRAN PENGESAHAN KUMPULAN
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Aliran Kerja
• Selenggara Aliran Kerja • Selenggara Peraturan Di skrin paparan
• Modul Penghantar – pilih Aliran kerja • Klik hyperlink tajuk WF-001
• Klik TAMBAH
• Di tab Penghantar – Peraturan 1: pilih Business Unit
Klik CARI (Nota: cari BU berkenaan serta cawangan/unit kecil jika ada)
Klik TAMBAH
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK
PENGESAHAN REKOD PERIBADI
•
Di
tab
Penerima – Diterima Oleh: pilih
Actual Position
Klik CARI
(Nota: untuk mencari agensi Jawatan Sebenar yang dipilih)
Klik
radio button
untuk memilih Jawatan Sebenar
(Nota: 1. Jawatan Sebenar yang dipilih akan mengesahkan kumpulan yang dibentuk) 2. Maklumat Jawatan Sebenar akan dipulangkan ke tab Penerima)
•
Klik HANTAR
(Nota: Aliran Kerja untuk pengesahan kumpulan akan dipaparkan)
SELESAI
Sambungan ……LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA
b) WUJUDKAN KUMPULAN
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Aliran Kerja
• Selenggara Aliran Kerja • Selenggara Kumpulan Di skrin paparan
• Klik CARI(Nota: Cari BU bagi kumpulan yang hendah dibentuk)
• Klik TERUSKAN
• Klik TAMBAH untuk membentuk kumpulan
• Isikan maklumat Mandatori (Contoh Jenis Kod Kumpulan :pilih Business Unit Team)
• Klik SIMPAN
• Klik YES untuk menambah ahli kumpulan (Message Box)
• Klik TAMBAH untuk menambah ahli kumpulan Klik TERUSKAN
(Nota: ahli kumpulan boleh dipilih berdasarkan Melalui Paparan Hierarki atau Melalui Senarai)
• Klik BATAL untuk ke skrin sebelumnya
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI (SAMB..)
c) PENGESAHAN KUMPULAN
(Nota: Pengesahan Kumpulan dilaksanakan oleh pegawai penerima yang telah ditetapkan di langkah a)
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Aliran Kerja
• Selenggara Aliran Kerja • Selenggara Kumpulan
• Pengesahan Maklumat Kumpulan Di skrin paparan
• Klik hyperlink Pengesahan Kumpulan • Di Status Pengesahan pilih Diluluskan • Klik HANTAR
SELESAI
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI (SAMB..)
d) MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA RAMAI KEPADA KUMPULAN
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Aliran Kerja
• Selenggara Aliran Kerja • Selenggara Peraturan Di skrin paparan
• Modul Penghantar – pilih Pengurusan Rekod Peribadi • Klik hyperlink tajuk PR-003
• Klik TAMBAH
• Di tab Penghantar – Peraturan 1: pilih Business Unit
Klik CARI
(Nota: cari BU berkenaan serta cawangan/unit kecil jika ada)
Klik TAMBAH Klik OK
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI (SAMB..)
• Di tab Penerima – Diterima Oleh: pilih Group
Klik CARI
(Nota: untuk mencari agensi Group yang dipilih)
Klik radio button untuk memilih Group
(Nota: maklumat Group akan dipulangkan ke tab Penerima)
• Klik HANTAR
(Nota: Aliran Kerja akan dipaparkan) SELESAI
LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN ALIRAN KERJA UNTUK PENGESAHAN REKOD PERIBADI
MEWUJUDKAN ID PEMILIK KOMPETENSI BARU
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem
• Penyelenggaraan Rekod • Pengurusan Rekod Peribadi • Tambah Rekod Peribadi Di skrin paparan
• Masukkan kad pengenalan CO baru / masih belum wujud ID • Klik Teruskan, ikuti arahan yang dipaparkan
Pemilik kompetensi yang baru diwujudkan dalam sistem perlu disandangkan ke jawatan yang kosong. Ikuti langkah-langkah seperti di Slide 16
MEWUJUDKAN ID PEMILIK KOMPETENSI BARU
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem
• Penyelenggaraan Rekod • Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan
• Masukkan no. kad pengenalan CO • Klik TERUSKAN
• Klik YES pada mesej box • Isikan maklumat CO
• Klik HANTAR
• Klik YES pada mesej box
• Klik COID atau NIL untuk sandangkan CO • Klik TAMBAH
• Isi maklumat Mandatori
□ Klik CARI untuk Kod Jawatan Sebenar
□ Taip nama Bahagian/Unit pada kotak Unit Organisasi contoh : Bahagian*Pembangunan*
□ Klik TERUSKAN
□ Klik ‘radio button’ (Ọ)di sebelah kiri jawatan kosong yang hendak disandangkan CO berkenaan.
• Masukkan tarikh Mula Sandang. Tarikh luput sandangan tidak perlu. • Masukkan status sandangan, contoh TETAP
• Klik HANTAR • Klik OK
SELESAI
LANGKAH-LANGKAH MENYANDANGKAN PEMILIK KOMPETENSI
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Penyelenggaraan Rekod • Kemaskini Profil Pengguna Di skrin paparan
• Masukkan nombor kad pengenalan CO Keluar mesej Rekod Tidak Dijumpai. Tambah Rekod Baru? Pilih YA
• Masukkan nama CO, klik HANTAR
• Klik pada NIL disebelah kanan nama CO • Klik TAMBAH
Ikuti langkah-langkah seperti di Slide 15. NOTA:
Apabila telah selesai disandangkan, ID pemilik kompetensi tersebut perlu diaktifkan terlebih dahulu. Ikuti langkah seperti di nota Slide 17.
LANGKAH-LANGKAH MENGAKTIFKAN ID CO BARU
NOTA :
ID pemilik kompetensi yang baru diwujudkan perlu diaktifkan terlebih dahulu bagi
membolehkan CO berkenaan mengemaskini maklumat peribadi atau menggunakan lain-lain modul dalam aplikasi HRMIS.
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pentadbiran Sistem • Sekuriti
• Selenggara Profil Pengguna • Mengaktifkan ID Pengguna Di skrin paparan
• Klik radio button (Ọ) Warganegara
• Masukkan no. kad pengenalan CO pada ruangan ID Pengguna
• Klik TERUSKAN
Skrin akan memaparkan senarai ID Pengguna yang belum diaktifkan • Tandakan ruangan kotak pada ID Pengguna yang hendak diaktifkan
LANGKAH-LANGKAH MEMINDAHKAN SANDANGAN
DARI LAMAN UTAMA HRMIS
Klik Menu
• Pentadbiran Sistem
• Penyelenggaraan Rekod
• Kemaskini Profil Pengguna
Di skrin paparan
• Masukkan no. kad pengenalan CO berkenaan
• Klik TERUSKAN
• Klik
hyperlink
sandangan semasa
• Kemaskini tarikh luput sandangan (masukkan tarikh akhir
penyandang di jabatan/agensi)
• Klik TAMBAH
DARI LAMAN UTAMA HRMIS Klik Menu
• Pengurusan Rekod Peribadi • Kemaskini Rekod Peribadi
Pilih ELEMEN yang hendak dikemaskini iaitu dengan KLIK pada Data Peribadi, Keluarga, Bahasa, Lesen, Akaun, Pendidikan, Pengalaman Kerja, Pasport dll.
Contoh: Klik pada elemen Data Peribadi
• Masukkan maklumat pada semua ruangan yang disediakan. • Klik HANTAR, Yes, OK.
• Klik KELUAR. Ulang dengan elemen maklumat yang lain. NOTA:
Maklumat perlu disahkan terlebih dahulu oleh Pengesah Rekod yang dilantik oleh Bahagian/Unit.
