FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

(1)

TINJAUAN MANAJEMEN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

(2)

Visi

Menjadi fakultas unggul berstandar internasional dan berjiwa entrepreneur di bidang sosial dan politik yang mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Misi

Dalam upaya mewujudkan visi tersebut FISIP UB memiliki Misi sebagai berikut. 1. Mewujudkan fakultas sebagai lembaga pendidikan yang bermutu dan

bereputasi;

2. Melaksanakan sistem pendidikan tinggi yang sehat dan relevan dengan dunia kerja, perubahan sosial, dan perkembangan global;

3. Melaksanakan sistem perkuliahan di bidang Sosiologi, Ilmu Komunikasi, Psikologi, Hubungan Internasional, Ilmu Politik, dan Ilmu Pemerintahan yang adaptif dan sensitif terhadap perkembangan ilmu dan teknologi; 4. Melaksanakan kegiatan penelitian ilmiah sesuai dengan perkembangan

fenomena sosial politik yang mampu berkontribusi secara nyata kepada peningkatan daya saing bangsa;

5. Memanfaatkan ilmu pengetahuan melalui pengabdian masyarakat dalam proses pembangunan nasional;

6. Mewujudkan keunggulan lulusan yang beriman, bertakwa, kompeten, cerdas, terampil, berjiwa entrepreneur dan mampu bersaing dalam bidang ilmu sosial dan politik di lingkup nasional dan internasional.

(3)

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen 2. Nama Unit : Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politk 3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak 5. Koordinator Penyusun : Siti Kholifah, Phd

6. Anggota Penyusun : 1) _{Anang Sujoko, S.Sos,MSi, D.Comm} 2) _{Akh. Muwafik Saleh, S.Sos, MSi}

3) _{Ni Komang Desy Setiawati AP, SIP, MSi} 4) _{Juwita Hayyuning, S.IP, M.IP}

5) _{Titi Fitrianita, S.Sos, MA} 6) _{Sutan Rachman, SE} 7) _{Nanik Puji Rahayu, SE} 8) _{Dwi Setyo Handoko, SP} 9) _{Anggiana Catur, S.Sos}

7. Periode : Januari s.d Desember Th. 2017

Malang, 10 November 2017 Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Prof. Dr. Unti Ludigdo, Ak NIP. 196908141994021001

(4)

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017

ii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ... i

I. PENDAHULUAN ... 1

II. LINGKUP BAHASAN ... 4

III. PELAKSANAAN ... 4

IV. HASIL ... 5

1. Hasil Audit Internal ... 6

2. Hasil Audit Eksternal ... 7

3. Umpan Balik Pelanggan ... 10

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ... 12

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ... 15

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ... 16

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ... 17

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ... 18

(5)

(6)

(7)

I. PENDAHULUAN

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Brawijaya didirkan pada tanggal 8 April 2009 berdasarkan Sk Dirjen Dikti Nomer 536/D/T/2008 tentang Penetapan Fakultas Ilmu Sosial yang Bersifat Mandiri. Berikutnya SK tersebut ditindaklanjuti oleh Rektor melalui SK Rektor tertanggal 8 April 2008 dengan nomor 090/SK/2008 tentang Pendirian Fakultas Ilmu Sosial Universitas Brawijaya dengan dua (2) jurusan dan empat (4) program studi. Tanggal 8 April inilah yang ditetapkan setiap tahunnya sebagai hari kelahiran FISIP. Selanjutnya pada tahun 2010, dibuka dua program stu baru yaitu Program Studi Ilmu Politik dan Ilmu Pemerintahan, dan program Pasca Sarjana pada tahun 2011.

Sebagai lembaga pendidikan, FISIP UB menyusun Visi, Misi dan Tujuan dengan melibatkan Pimpinan Fakultas, Pimpinan Jurusan dan Program Studi, Tenaga Pendidikan dan Perwakilan Mahasiswa dengan menggunakan mekanisme Rapat Kerja Pimpinan Fakultas/Jurusan/Program Studi yang menghasilkan konsep Visi, Misi dan Tujuan FISIP UB. Konsep tertulis tersebut kemudian disosialisasikan kepada para stakeholder di FISIP UB untuk mendapatkan umpan balik. Setelah mendapat persetujuan dalam forum Rapat Kerja Fakultas, konsep Visi, Misi, dan Tujuan FISIP UB disampaikan dalam rapat Senat Fakultas untuk disahkan menjadi dokumen fakultas.

Komitmen FISIP untuk melaksanakan evaluasi secara berkelanjutan diejawantahkan melalui i sistem penjaminan mutu. Sistem Penjaminan Mutu di Fakultas dibangun berdasarkan kebijakan penjaminan mutu ditingkat Universitas. Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB membangun sistem penjaminan mutu pada tahun 2006-2009 yang disebut dengan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA). System ini standar mutunya berdasarkan penggabungan system Program Hibah Kompetisi (PHK) dan dari Dikti. Mulai tahun 2010 sampai sekarang system penjaminan mutu UB disebut Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Sistem ini menggabungkan model system Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Dikti, PHK dan BAN-PT, dengan tujuan agar system ini bisa

(8)

2

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 secara fleksibel diimplementasikan dalam berbagai keperluan, sehingga system ini efisien dan efektif. Dapat digunakan dalam penjaminan mutu internal maupun eksternal (sertifikasi ISO dan akreditasi nasional maupun internasional) Sejalan Guna mewujudkan sistem manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politikyang akuntabel sebagai salah satu prinsip Good Governance, dan mengingat ketentuan mengenai prinsip pertanggung-jawaban Dekan atas penyelenggaraan institusi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik telah membentuk sistem monitoring dan evaluasi. Tujuan tim ini adalah untuk membantu pimpinan dalam memonitor dan mengevaluasi apakah program yang dijalankan telah sesuai dengan yang direncanakan dan hasil yang dicapai telah sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen perencanaan serta memberi masukan untuk mengatasi persoalan-persoalan yang dihadapi dalam pelaksanaan program-program yang direncanakan.Untuk memenuhi tuntutan paradigma baru pengelolaan perguruan tinggi yang mengutamakan perbaikan mutu secara berkelanjutan.

Sistem penjamian mutu dikatakan berjalan dengan baik jika telah dilaksanakannya proses audit. SPMI UB telah melakukan audit system dan audit kepatuhan. Pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2009 sistem audit di UB disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). Pada tahun 2010 sampai sekarang menjadi Audit Internal Mutu (AIM). Sistem Penjaminan mutu dan sistem audit dilingkup FISIP merupakan bagian dari proses audit dan penjaminan mutu Universitas Brawijaya.

Dengan demikian UB telah melakukan audit sebanyak 15 siklus penjaminan mutu internal terhadap Fakultas dan Jurusan/program studi. Dampak dari implementasi SPMI adalah diperolehnya sertifikasi ISO 9001:2008 di Unit PJM, Perpustakaan, Hubungan Masyarakat dan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan pada tahun 2010. Pada tahun 2011 sertifikasi ISO 9001:2008 dilakukan di Universitas melingkupi unit kerja di UB. Sistem Penjaminan Mutu UB dapat diunduh di laman pjm.ub.ac.id dan di Fakultas di laman fisip.ub.ac.id.

(9)

Penjaminan mutu akademik internal tingkat fakultas, jurusan, program studi dan unit-unit pelaksana lainnya dilakukan untuk menjamin: a. Kepatuhan terhadap standar akademik, kebijakan akademik, peraturan akademik serta manual mutu akademik di bidang pendidikan; b. Kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan kompetensi lulusan yang ditetapkan di setiap program studi; c. Kepastian bahwa setiap mahasiswa memiliki pengalaman belajar sesuai dengan spesifikasi program studi; d. Relevansi program pendidikan dan penelitian dengan tuntutan masyarakat dan stakeholders lainnya.

Pelaksana penjaminan mutu di lingkup FISIP dilaksanakan oleh Gugus Jaminan Mutu (GJM) dan dilingkup Program Studi dinamakan Unit Jaminan Mutu (UJM). GJM mempunyai tugas dan fungsi untuk memonitor dan meningkatkan mutu akademik/ pendidikan FISIP UB secara berkelanjutan dalam rangka mencapai visi dan misi yang ditetapkan serta memenuhi kebutuhan stakeholder (kebutuhan masyarakat, kebutuhan dunia kerja dan kebutuhan profesional) melalui penyelenggaraan Tridharma Perguruan Tinggi. Melalui kegiatan yang berkelanjutan dalam menyusun dokumen-dokumen (Manual Prosedur, Mutu Akademik, dan lain-lain) sebagai fondasi yang diharapkan akan menjadi bagian sistem dan mekanisme kerja (kelembagaan) di FISIP UB sebagai penunjang bagi implementasi melalui Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang berpayung pada Universitas Brawijaya.

Proses evaluasi kinerja lembaga fakultas secara periodik dilakukan oleh Dekanat dan Senat Fakultas. Sedangkan evaluasi kegiatan akademik dilaksanakan oleh Dekanat dan Gugus Jaminan Mutu (GJM) di tingkat fakultas, serta oleh Pimpinan Jurusan/PS dan Unit Jaminan Mutu (UJM) di tingkat jurusan/PS. Anggota GJM dan UJM selain berasal dari unsur dosen juga berasal dari unsur mahasiswa. Selain itu, mulai tahun 2008 secara berkala Pusat Jaminan Mutu (PJM) atas permintaan Rektor juga mengadakan audit internal mutu akademik untuk mengevaluasi kinerja akademik jurusan/PS dan fakultas.

Dalam melaksanakan proses penjaminan mutu Fakultas, GJM dan UJM telah membuat acuan standar mutu fakultas antara lain dokumen Standar

(10)

4

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Akademik Fakultas, Kebijakan Akademik, Peraturan Akademik, Manual Mutu, Manual Prosedur (MP Pendidikan dan Pengajaran, MP Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, MP dan SOP untuk masing-masing unit kerja, ) serta Evaluasi Kinerja (evaluasi proses belajar mengajar, evaluasi DP3, evaluasi EWMP). Dalam rangka melakukan peningkatan standar mutu, GJM dan UJM di lingkup FISIP melaksanakan evaluasi standar mutu secara rutin, 2x dalam 1 tahun yang berkoordinasi dengan Pusat Jaminan Mutu Universitas. Dokumen yang mendukung dan menunjang peningkatan standar mutu Fakultas telah dibuat dan disosialisasikan kepada civitas akademika melalui rapat sosialisasi, pemasangan banner, publikasi melalui laman www.fisip.ub.ac.id

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka FISIP melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit

2. Umpan balik pelanggan

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi 5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal) 7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Pelaksanaan tinjauan manajemen di FISIP dilakukan bersamaan dengan Rapat Pimpinan Fakultas yang dilaksanakan setiap akhir tahun. Dimana tinjauan manajemen biasanya dilakukan ketika pimpinan dari masing-masing unit kerja memaparkan capaian kinerja unit kerja dalam satu tahun yang kemudian

(11)

dilanjutkan dengan mekanisme evaluasi melalui pemberian masukan atas capaian masing-masing unit kerja.

Peserta dari Rapat Pimpinan FISIP ini adalah seluruh pimpinan unit kerja di lingkup Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang meliputi : Dekan, Wakil Dekan Bidang Akademik, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan, Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan, Kepala Tata Usaha, Kasubag Umum dan Keuangan, Kasubag Akademik dan Kemahasiswaan, Ketua Jurusan, Ketua Program Studi, Ketua Gugus Jaminan Mutu, Ketua Unit Jaminan Mutu, serta Ketua Laboratorium-laboratorium di FISIP. (Notulensi terlampir) Berikut adalah dokumentasi pelaksanaan tinjauan manajemen dan rapat kerja akhir tahun FISIP UB :

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

(12)

6

1. Hasil Audit Internal

Mekanisme audit internal di level universitas dikelola oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) melalui AIM UKPA (Audit Internal Mutu Unit Kerja Pelaksana Akademik) yang dilaksanakan secara rutin setiap tahun. Hingga tahun ini AIM UKPA telah dilaksanakan hingga siklus ke 16. Sejak tahun 2016, PJM telah mendelegasikan pengelolaan AIM UKPA kepada Gugus Jaminan Mutu (GJM) masing-masing fakultas dengan melibatkan auditor internal di fakultas yang bersangkutan. Hasil audit baik di level program studi, jurusan maupun fakultas kemudian digunakan sebagai mekanisme evaluasi kinerja dan umpan balik bagi masing-masing unit kerja.

Audit Internal yang dilakukan di FISIP dilaksanakan melalui mekanisme AIM UKPA Siklus 15 pada 25 November 2016 di Ruang Sidang Dekanat Lantai 6 FISIP UB. FISIP diaudit oleh Prof. Dr. Hartutik, MP dan Prof. Dr. Sanggar Kanto, MS dari Pusat Jaminan Mutu. Ruang lingkup auditnya meliputi implementasi Standar Mutu Universitas Brawijaya, Tinjauan Manajemen, Website dan Klarifikasi hasil AIM UKPA tahun sebelumnya. Terdapat beberapa temuan dalam audit tersebut diantaranya adalah :

 Perlunya FISIP mendorong peningkatan jumlah dosen yang memiliki kepangkatan fungsional dan percepatan guru besar.

 Masih terbatasnya jumlah dosen yang mengakses dana hibah baik penelitian maupun pengabdian masyarakat

 FISIP UB telah memiliki pedoman dalam perekaman data dan informasi akan tetapi masih belum secara mudah dapat dilacak dan digunakan secara efektif.

 Persentase publikasi artikel ilmiah dosen pada jurnal internasional bereputasi adalah masih kurang dari 25% per tahun.

 Persentase publikasi buku dosen yang diterbitkan oleh penerbit masih kurang dari 25% per tahun.

 Persentase dosen yang berperan sebagai invited speaker pada pertemuan ilmiah internasional masih kurang 10% per tahun

(13)

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik dilakukan oleh BAN PT dala rangka akreditasi program studi. Selama kurun waktu 1 tahun terakhir FISIP telah mendamping 3 (tiga) program studi yang melaksanakan akreditasi yaitu, Prodi Ilmu Politik, Prodi Hubungan Internasional dan Prodi Psikologi

a. Akreditasi Prodi Ilmu Politik

Audit eksternal Prodi Ilmu Politik dilaksanakan pada tanggal 10-11 Juni 2016 dengan dipimpin oleh Ketua Program Studi Ilmu Politik Dr Hilmy Mochtar dan Sekretaris Prodi Ilmu Politik Maratul Mahmudah, S.IP, MIP. Asesor dari BAN PT dipimpin oleh Prof. Dr Maswadi Rauf, MA dan Dr. Dudi Heriyadi dengan temuan sebagai berikut :

 Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional

 Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian masyarakat belum proporsional

Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Ilmu Politik FISIP UB :

(14)

8

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 b. Akreditasi Prodi Hubungan Internasional

Audit eksternal Prodi Hubungan Internasional dilaksanakan pada 3 Desember 2016 dengan asesor Dr. Adi Suryadi, MA dan Dr. Drs. Edi Santosi, SU. Sementara Prodi HI dipimpin langsung oleh Ketua Program Studi Dian Mutmainah, MA dan Sekretaris Program Studi Yusli Effendi, MA. Hasil visitasi tersebut adalah akreditasi Prodi HI nilainya B. Adapun dalam visitasi tersebut terdapat beberapa temuan diantaranya :

 Adanya rasio dosen mahasiswa yang cukup tinggi

 Kurangnya dosen yang memiliki kepangkatan fungsional  Kurangnya dosen yang berpendidikan Doktor (S3)

 Prestasi mahasiswa di kancah internasional cukup banyak namun terbatas pada Model United Nations (MUN) perlu ditingkatkan prestasi mahasiswa yang mengikuti kompetisi yang berbasis pada penalaran dan karya ilmiah.

 Perlu mempertimbangkan untuk mengadakan mata kuliah yang benar-benar diturunkan dari visi dan misi program studi.

(15)

Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Hubungan Internasional FISIP UB :

c. Akreditasi Prodi Psikologi

Audit eksternal Prodi Psikologi dilakukan pada tanggal 3 Maret 2017 dengan dipimpin langsung oleh Ketua Program Studi Psikologi Ilhamuddin, MSi dan Sekretaris Program Studi Psikologi Nur Hasanah, MSi. Bertindak sebagai asesor dari BAN PT Dr. Maria Goretti Adiyanti, MS dan Dr. Nanik Prihartanti, MSi. Dari hasil akreditasi diperoleh peningkatan nilai akreditasi Prodi Psikologi dari yang awalnya C meningkat menjadi B yang ditetapkan melalui SK Akreditasi 1020/SK/BAN-PT/Akred/S/III/2017. Terdapat beberapa temuan dalam visitasi ini diantaranya adalah :

 Jumlah dosen yang memiliki kepangkatan fungsional masih rendah

 Prestasi dosen dalam meraih hibah penelitian maupun pengabdian masyarakat belum proporsional

 Masa studi mahasiswa belum optimal

 Prestasi mahasiswa dalam kancah internasional belum berkesinambungan.

(16)

10

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 Berikut adalah dokumentasi visitasi akreditasi program studi Psikologi FISIP UB

3. Umpan Balik Pelanggan

Secara berkala FISIP telah berupaya untuk mengumpulkan umpan balik dari pelanggan/pengguna jasa sebagai salah satu sarana untuk mengevaluasi dan memperbaiki kinerja institusi. Mekanisme umpan balik ini didapat melalui IKM (Indeks Kepuasan Masyarakat). Berikut beberapa hal yang dapat diidentifikasi dari Survey IKM FISIP :

Dari hasil kuisioner yang diberikan kepada pelanggan (pengguna) pelayanan FISIP UB tahun 2016 sebagian besar merasa puas terhadap apa yang telah diberikan oleh FISIP baik dari segi SDM, Sarana dan prasarananya. Akan tetapi masih ada harapan, kritik dan saran dari para pengguna untuk peningkatan pelayanan yang diberikan. Diantaranya sebagai berikut :

(17)

 Pengurusan Skripsi dan Administrasi yang masih rumit  Karyawan akademik lebih ramah lagi.

 Penambahan kuota kelas untuk KRS  Bagian akademik selalu standby

 Penjaga perpus FISIP walaupun lagi masa UTS/UAS diharapkan tetap buka

 Permudah dalam pelayanan pembebasan beasiswa bidik misi mahasiswa akhir

 Jika ada informasi penting seperti jadwal kompre, plotingan dosen pembimbing harap diberitahukan kepada mahasiswa dari jauh-jauh hari sehingga mahasiswa dapat melakukan persiapan.

 Pelayanan publik harus berorientasi pada layanan kemahasiswaan serta realisasi yang cepat atas kritik dan saran yang telah masuk

 Jam istirahat dan jam kembali bekerja sesuai waktu yang ditentukan terutama pada petugas perpustakaan

b. Bagian Umum dan Perlengkapan

 Sebaiknya Kualitas Pelayanan harus lebih baik, dan Birokrasi harus lebih mudah dan tidak ribet, papan tulis, spidol, white board dan Stop Kontak lebih diperbanyak disetiap meja , wifi yang masih lemah

 Fasilitas pembelajaran seperti papan, spidol harap diperbaruhi, pengadaan komputer di setiap kelas untuk mempermudah pembelajaran di kelas, wifi masih sangat lambat.

 Sarana dan prasarana diperbaiki, toilet, WIFI, ruang kelas, AC. Pelayanan administrasi pelayanan prima

 Untuk prosedur pelayanan diharapkan lebih mudah dan paperless sehingga meringankan mahasiswa dan karyawan juga petugas

 Semoga FISIP lebih canggih lagi karena udah banyak teknologi digital jadi segala sesuatu yang berbentuk kertas maupun birokrasi dikurangi, terutama soal persyaratan

c. Bagian Teknologi Informasi dan Komputer  Wifi kadang-kadang agak lemah  Peningkatan layanan on line

 Harapannya dari segi layanan pengembangan perbaikan jaringan internetnya

(18)

12

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017  Pelayanan disusaikan dengan mekanisme yang ada, karyawan dan dosen mentaati dan menjalankan ketentuan dan aturan yang sudah ada

 Mempercepat / Memudahkan proses mahasiswa untuk lulus tepat dengan penyesuaian terhadap kemampuan mahasiawa. Mahasiswa butuh dosen sebagai tempat belajar dan bertukar pendapat, tanpa ada lagi kekakuan (namun tetap ada tata krama yang diterapkan)

 SDM yang memberi pelayanan agar lebih ramah lagi  FISIP lebih meningkatkan kinerja pada SDMnya

 Pelayanan mahasiswa benar-benar dipisahkan antara emosional pribadi dengan tugas Pendidik profesional (diperuntukan bagi dosen dan karyawan)

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Salah satu mekanisme yang digunakan untuk mengukur capaian kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik adalah dengan melihat indikator hasil kinerja. Berikut adalah rekap hasil kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik hingga Triwulan IV :

Tabel 4.1. Hasil Kinerja Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik hingga Triwulan IV

No Indikator Kinerja Target

Fakultas Triwulan IV Tahun 2017 Capaian Akhir Tahun 2017 Ketersediaan Dokumen Pendukung 1 Jumlah Dosen Berkualifikasi S3 ₂₀ ₂₁ _ADA

2 Jumlah Dosen Bergelar

Guru Besar ₃ ₃ _ADA

3 Jumlah Dosen Asing

1 1 ADA

4 Jumlah Dosen Terlibat

(19)

dengan Institusi Luar Negeri

5 Jumlah Dosen dan Tendik

yang Meningkat

Kompetensinya 10 42 ADA

6 Jumlah Mahasiswa Asing

3 0 TIDAK ADA

7 Jumlah Student Exchange

Inbound ₅ ₉ _ADA

8 Jumlah Student Exchange

Outbound ₄ ₁ _{TIDAK ADA}

9 Jumlah Kelas dengan

Fasilitas Teknologi

Pembelajaran Maju 3 0 TIDAK ADA

10 Jumlah Prodi Terakreditasi

Internasional ₀ ₀ _{TIDAK ADA}

11 Peringkat Institusi di Level

Internasional

12 Persentase Jumlah Prodi

Terakreditasi Unggul

13 Jumlah

Penghargaan/Akreditasi dan Sertifikasi Institusi

14 Jumlah Kerjasama

Nasional, Lembaga Pemerintah/Swasta,

(20)

14

Dunia Usaha/Pendidikan

15 Jumlah Kerjasama

Internasional ₅ ₉ _ADA

16 Jumlah Mahasiswa yang

Berwirausaha ₂₀ ₇₂ _ADA

17 Persentase Jumlah

Lulusan Bersertifikat

Kompetensi 90% 100 ADA

18 Persentase Lulusan yang

Langsung Bekerja _10% _9.72% _ADA

19 Jumlah Mahasiswa Peraih

Juara I Kompetisi Tingkat

Internasional 1 11 ADA

20 Jumlah Publikasi

Internasional ₁₀ ₅ _ADA

21 Jumlah HKI yang

Didaftarkan ₁ ₅ _ADA

22 Jumlah Komersialisasi

Produk Inovasi, Penelitian

dan Paten 0 0 TIDAK ADA

23 Rasio Pendapatan PNBP

24 Rasio Afirmasi

(21)

25 Prestasi Mahasiswa

5 23 ADA

26 Waktu tunggu rata-rata

4.5 10 ADA 27 Produktifitas Publikasi Internasional ₁₀ ₅ _ADA 28 Pengabdian Masyarakat 10 57 ADA 29 Produktifitas Hak

Kekayaan Intelektual ₁ ₀ _{TIDAK ADA}

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

FISIP selalu melakukan tindakan pencegahan dan perbaikan dari setiap ketidaksesuaian kinerja dan masukan dari pelanggan yang mengacu pada SOP Tindakan Korektif dan Preventif. Namun harus selalu dilakukan evaluasi secara berkala. Salah satu mekanisme untuk memetakannya adalah dengan melihat hasil e-complaint sehingga unit kerja terkait dapat memetakan tindakan koreksi dan pencegahan yang seringkali muncul dalam e-complaint. Berikut adalah rekapitulasi hasil e-complaint FISIP : Hasil ecomplaint pengguna layanan FISIP 2017

1. Lamanya Proses penerbitan SK Yudisium dikarenakan birokrasi. Terjadi pergantian pejabat namun administrasi belum tuntas sehingga menyebabkan terhambatnya proses yudisium mahasiswa.

2. Penggunaan sarana dan prasarana yang kurang maksimal. Untuk ruang kelas yang sudah ada AC tidak perlu menggunakan 2 kipas angin. Selain itu penggunaan AC yang sudah terpasang menjadi tidak maksimal dikarenakan hanya kipas angina yang dinyalakan.

3. Diharapkan ada perhatian khusus bagi mahasiswa lama yang kuliah melebihi waktu 4 tahun agar cepat lulus

(22)

16

Laporan Tinjauan Manajemen Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Tahun 2017 4. Petugas administrasi di akademik sudah sangat maksimal memberikan layanannya namun kurang ramah. Terutama petugas akademik untuk Ilmu komunikasi.

5. Tenaga administrasi bekerja kurang professional, ada yang tertidur saat jam kerja, saat pelayanan sambil menggunakan handphone dan bermain game. Tidak mengedepankan pelayanan kepada mahasiswa.

6. Dosen pembimbing yang sulit dihubungi dan sulit ditemui. Manajemen ploting dosen pembimbing yang tidak disesuaikan dengan kondisi dosen & mahasiswa.

7. Jadwal Wisuda yang tidak pasti.

8. Dosen Pembimbing yang tidak konsisten dalam membimbing sehingga menyebabkan mahasiswa mengulang pengajuan judul & proses bimbingan dari awal.

Hasil e-complaint ini diidentifikasi oleh Tim Perencanaan Sistem Informasi, Kehumasan dan Kerjasama (PSIK) FISIP dan kemudian didistribusikan ke masing-masing unit kerja yang dituju oleh keluhan tersebut. Sebagian besar keluhan adalah berupa pelayanan akademik dan kemahasiswaan serta sarana dan prasarana perkuliahan. Bentuk tidak lanjut dari penanganan keluhan ini adalah melalui himbauan langsung oleh pimpinan unit kerja terkait. Mekanisme tindakan koreksi dan tindakan pencegahan termuat dalam SOP Tindakan Koreksi dan Pencegahan FISIP UB.

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Beberapa catatan dari Tinjauan Manajemen sebelumnya adalah FISIP sudah melaksanakan poin-poin yang dilaporkan ke dalam tinjauan manajemen namun diperlukan ketertiban dalam pelaporan kegiatannya. Kedua, laporan tinjauan manajemen belum dibuat sesuai template dari PJM.

No . Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan Kendala yang dihadapi Rencana selanjutnya

(23)

1. Perlunya tertib dokumen agar setiap pelaksanaan yang dilakukan di FISIP dapat terdokumentasik an dengan baik Penataan sistem dokumenta si Mendokumentasik an kegiatan-kegiatan yang dilakukan di ruang lingkup fakultas Belum adanya sistem dokumenta si FISIP sedang berupaya untuk mengembangk an sistem dokumentasi yang integratif dan kompatibel dengan semua jenis audit. 2.

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

a. Terdapat perubahan Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) yang

disahkan pada bulan Maret 2017 dimana terdapat beberapa perubahan status program studi menjadi jurusan yaitu Prodi Psikologi menjadi Jurusan Psikologi. Kemudian terdapat 3 program studi yaitu : ilmu politik, ilmu pemerintahan dan hubungan internasional yang kemudian bergabung menjadi jurusan PPHI (Politik, Pemerintahan dan Hubungan Internasional).

b. Adanya perubahan manajemen kelembagaan yang tadinya berada di

level prodi yang kemudian beralih ke level jurusan.

c. Terdapat perubahan struktur laboratorium dimana kini

laboratorium-laboratorium prodi dan jurusan tidak lagi berada di bawah wewenang prodi/jurusan namun dibawah Lab Terpadu FISIP.

d. Adanya perubahan struktur UKPPA dimana Kepala tata Usaha kini

membawahi dua Sub bagian yaitu : (1) Sub bagian Umum dan Keuangan; (2) Sub bagian Akademik dan Kemahasiswaan.

e. Perubahan Sistem Penjaminan Mutu Internal dimana terdapat

beberapa penyesuaian standar mutu yang ditetapkan di level uiversitas.

(24)

18

f. Selain itu dari sisi eksternal terdapat perubahan mekanisme

pengajuan akreditasi melalui SAPTO (Sistem Akreditasi Perguruan Tinggi Online).

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Berikut adalah beberapa masukan dan saran untuk perbaikan SMM ke depannya :

a. Perlunya masing-masing unit kerja untuk melaksanakan tertib dokumen. Hal ini diperlukan bukan semata-mata untuk kepentingan audit internal dan persiapan akreditasi namun juga sebagai bagian dari tata kelola dokumen yang baik. Penataan sistem dokumentasi yang baik akan merupakan salah satu sarana penting dalam menunjang keberhasilan sistem penjaminan mutu baik di level program studi, jurusan maupun fakultas.

b. Perlunya mengembangkan sistem dokumentasi yang integratif yang compatible dengan seluruh jenis audit. Sehingga unit kerja tidak perlu lagi menyesuaikan penataan sistem dokumentasi setiap kali pelaksanaan audit internal.

V. PENUTUP

Secara umum pelaksanaan tinjauan manajemen di Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik sudah dilakukan dengan teratur setiap tahunnya. Namun diperlukan kesadaran bersama untuk tertib dokumen sehingga kedepannya diharapkan hasil tinjauan manajemen ini dapat menjadi masukan dan bahan evaluasi bagi perbaikan FISIP kedepannya.