Makalah Manajemen Farmasi Komunitas STUDI KELAYAKAN

Makalah Manajemen Farmasi Komunitas STUDI KELAYAKAN

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 6

Nur Marsetyo Putro NN 1306343990 Nuriza Ulul Azmi 1306344015 Okta Festi Amanda 1306344021

Putri Keme 1306344066

Rafika Fathni 1306344085 Rani Wulandari 1306344103 Raudhatur Rahmah 1306344116

PROGRAM PROFESI APOTEKER 78 FAKULTAS FARMASI

UNIVERSITAS INDONESIA DEPOK

2013

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Pendahuluan

Apotek adalah suatu jenis bisnis eceran (retail) yang komoditasnya atau barang yang diperdagangkan terdiri dari perbekalan kefarmasian, yang meliputiobat dan bahan obat, serta perbekalan kesehatan. Apotek juga merupakan tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan penyaluran perbekalan farmasi, perbekalan kesehatan lainnya kepada masyarakat. Apotek mempunyaidua fungsi yaitu pelayanan kesehatan dan bisnis atau perusahaan.

Apotek adalah bisnis, sedangkan profesi apoteker sebagai penanggungjawabnya adalah bentuk pelayanan kesehatan. Cara untuk mewujudkan sinergi yang baik dari segi bisnis dan pelayanan salah satunyaadalah dengan membentuk apotek sebagai tempat yang nyaman, leluasa, sertaramah dengan pasien atau customer. Ramah, leluasa, dan nyaman ini adalah sebuah personifikasi dari tata letak, pencahayaan, serta tata ruang apotek sehingga pengunjung,yang bisa saja bukan pasien atau customer, melainkan pengantar atau keluarga, menjadi betah dan merasa “diterima” dengan baik.

Perusahaan yang baik harus senantiasa memperhatikan manajemenperusahaannya untukmengimbangi perkembangan dunia bisnis yang semakinkompetitif. Perusahaan memerlukan sistem manajemen yang didesain sesuaidengan tuntutan lingkungan usahanya, karena dengan begitu perusahaan akanmampu bersaing dan berkembang dengan baik

Era globalisasi perdagangan antar negara telah terbuka sejak tahun 2003. Eraini memungkinkan customer untuk bebas memilih apotek mana yang mampumemberikan pelayanan yang memuaskan, profesional dengan harga bersaing,sehingga strategi dan kinerja apotek pun harus berorientasi pada

keinginan customer tersebut. Diterapkannya pengukuran kinerja dengan menggunakanperspektif keuangan dan customer diharapkan mampu menjawab tuntutan dantantangan zaman.

Evaluasi kinerja apotek dengan menggunakan perspektif customer dankeuangan merupakan suatu kerangka kinerja baru yang mewakili penilaian non keuangan dan keuangan. Ukuran financial untuk melihat kinerjaperusahaan dimasa lalu sedangkan untuk mendorong kinerja dimasa depansalah satunya digunakan ukuran customer. Ukuran financial tradisional hanyamenjelaskan berbagai peristiwa masa lalu dan tidak memadai untuk menuntundan mengevaluasi perjalanan yang harus dilalui perusahaan informasi dalammenciptakan nilai masa depan melalui investasi yang ditanamkan padacustomer.

1.2 Pentingnya Studi Kelayakan Apotek

Studi kelayakan apotek disebut juga analisis proyek apotek yaitu penelitian tentang layak atau tidaknya suatu apotek dilaksanakan dengan menguntungkan secara terus menerus.

Studi ini pada dasarnya membahas berbagai konsep dasar yang berkaitan dengan keputusan dan proses pemilihan proyek apotek agar mampu memberikan manfaat ekonomis dan sosial sepanjang waktu. Terdapat dua analisis yang dapat digunakan untuk mengetahui layak atau tidaknya suatu usaha apotek dimulai dan dikembangkan yaitu:

• Studi kelayakan (feasibility study)

• Analisis SWOT

Studi kelayakan apotek merupakan metode penjajakan gagasan suatu proyek mengenai kemungkinan layak atau tidaknya untuk dilaksanakan. Studi ini dilakukan agar apoteker pengelola apotek dapat menentukan alokasi sumber daya (resources) perusahaan sebaik mungkin ke dalam setiap kegiatan usaha yang akan dijalankan dalam apotek untuk

mendapatan output yang maksimal dan mengukur tingkat keuntungan sumber yang akan digunakan dalam menjalankan usaha apotek. Hasil studi kelayakan pada prinsipnya dapat digunakan untuk merintis usaha baru maupun dalam mengembangkan usaha yang sudah ada.

Suatu usaha apotek yang dinyatakan layak dalam studi kelayakan belum tentu berhasil, karena keberhasilan apotek akan dipengaruhi oleh faktor eksternal maupun internal apotek.

Namun, apotek yang dalam studi kelayakan dinyatakan tidak layak, maka akan mengalami risiko rugi yang sangat besar sehingga sangat riskan bila dijalankan. Faktor internal adalah variabel yang dapat dikendalikan oleh apotek, seperti manajemen, SDM, pembelian, penjualan, dan keuangan, sedangkan faktor eksternal tidak dapat dikendalikan apotek dan berasal dari luar, misalnya pola pembelian dari pelanggan, perubahan gaya hidup, kondisi sosial masyarakat, dan peraturan pemerintah terkait apotek.

Pihak-pihak yang memerlukan dan berkepentingan terhadap studi kelayakan adalah:

1. Pihak wirausaha (pemilik perusahaan), memerlukan studi kelayakan untuk menghindari kegagalan yang mungkin terjadi dimasa yang akan datang dan dapat memberikan keuntungan sepanjang masa.

2. Pihak investor dan penyandang dana, memerlukan studi kelayakan untuk memilih jenis investasi yang paling menguntungkan dan untuk menjamin bahwa pinjaman atas modal aman dalam investasi tersebut.

3. Pihak kreditor, memerlukan studi kelayakan untuk dapat mengkaji apakah proyek tersebut pantas diberikan kredit atau tidak. Meskipun ada faktor-faktor lain yang dijadikan pertimbangan seperti : besarnya nilai jaminan, bonafiditas pengusahanya, tingkat hubungan kedua belah pihak.

4. Pihak masyarakat dan pemerintah, bagi masyarakat apakah usaha yang didirikan memberikan manfaat atau merugikan bagi masyarakat sekitaarnya. Sedangkan bagi pemerintah untuk mempertimbangkan pemberian izin atau penyediaan fasilitas.

BAB II ISI

2.1 Proses Pembuatan Studi Kelayakan

Dalam membuat studi kelayakan pendirian suatu apotek, terdapat 5 tahapan berantai, yaitu:

- Penemuan gagasan - Penelitian lapangan - Evaluasi

- Rencana - Pelaksanaan

2.1.1 Penemuan Gagasan

Tahapan pertama yang dilakukan adalah proses penemuan gagasan.

Gagasan merupakan pemikiran dari keinginan atau angan-angan yang akan dilaksanakan. Gagasan yang baik harus memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:

- Gagasan tersebut sesuai dengan angan-angan dan keinginan agar pelaksanaan gagasan tersebut tetap terfoku dan memiliki visi dan misi yang jelas.

(contohnya: pembukaan sebuah praktek bersama praktek dokter dalam pembuatan klinik sehingga harus pintar dalam pembagian tugas (pofresi)).

- Gagasan tersebut harus mengutungkan baik pihak kita maupun pihak lain yang akan bekerjasama.

- Gagasan harus sesuai dengan sumber daya yg dimiliki - Gagasan sebisa mungkin aman dan beresiko kecil

Gagasan dapat muncul atau di hasilkan melalui media cetak yang sesuai dengan bidang usaha dan profesi yang digeluti, sebagai contoh media cetak untuk apoteker dan farmasis di Indonesia adalah Medisina dar IAI, atau yang berasal dari Amerika seperti US Pharmacistm Pharmacy Times dan lain lain. Gagasan juga dapat muncul melalui survey skala kecil yang secara personal kita buat untuk mendapatkan gagasan-gagasan yang lain. Gagasan juga dapat muncul meelalui pengalaman kerja misalnya pada saat melihat suatu sistem dalam pekerjaan kita tidak berjalan dengan baik sehingga menimbulkan gagasan untuk memperbaiki kondisi tersebut. Dan yang terakhir adalah, gagasan dapat muncul melalui diskusi dan bertuker pikiran dengan rekan-rekan sejawat satu profesi maupun lain profesi.

Hal ini membuka wawasan sudut pandang sehingga dapat melihat dari bebrbagai sudut pandang dan kacamata orang lair yang akan menghasilkan suatu gagasan.

Setelah memutuskan gagasan apa yang diinginkan untuk dilakukan, tindak lanjut yang perlu dilakukan adalah dengan melakukan penelitian lapangan.

Gagasan yang telah diputuskan atau didskusikan akan memberikan gambaran prespektif usaha yang perlu dilanjuti dengan penelitian lapangan. Dalam melakukan penelitian lapangan dibutuhkan data-data berupa data ilmiah dan data non ilmiah. Data ilmiah merupakan analisis data bisnis mengenai kondisi lingkungan eksternal (sesuai hasil survey), seperti nilai strategis sebuah lokasi harus sesuai fakta (kepadatan penduduk, tingkat ekonomi, daya beli, pelayanan

kesehatan lain di sekitar lokasi), data kelas konsumen, peraturan yg berlaku di daerah tersebut dan tingkat persaingan Sedangkan data non ilmiah adalah intuisi atau feeling yang diperoleh setelah melihat lokasi dan kondisi lingkungan di sekitarnya.

2.1.2 Evaluasi

Dalam melakukan evaluasi terhadap data hasil penelitian di lapangan, dapat dilakukan dengan cara:

1. Memperhatikan beberapa faktor yang berpengaruh, yang terdiri dari:

a. Data lingkungan disekitar lokasi (faktor eksternal): apakah hasil analisis terhadap data eksternal yang ada saat ini perspektif yang baik atau tidak bagi perusahaan di masa mendatang?, seperti:

• Tipe konsumen yang akan dilayani (pemukiman, perkantoran)

• Tingkat keuntungan yang akan diperoleh

• Peraturan tentang pengembangan tata kota (pelebaran jalan) di lokasi yang ditetapkan

• Kondisi keamanan di sekitar lokasi yang ditetapkan

• Contoh: Lokasi apotek dekat kantor polisi setempat

b. Data kemampuan sumber daya yang dimiliki (faktor internal): apakah sumber daya yang ada saat ini mempunyai kemampuan untuk merealisasi gagasan pada lokasi yang ditetapkan?, seperti:

• Kemampuan keuangan

• Ketersediaan tenaga kerja

• Ketersediaan produk

• Kemampuan pengelolaan (manajemen)

2. Membuat usulan proyek, yang meliputi:

a. Pendahuluan, mengenai:

• Latar belakang, munculnya gagasan

• Tujuan merupakan sesuatu yang akan dicapai dari rencana pelaksanaan suatu gagasan tersebut

b. Analisis teknis, mengenai:

• Peta lokasi dan lingkungan sekitarnya:

 Lokasi-lokasi yang menjadi target pendirian apotek baru

 Situasi lingkungan yang ada di sekitar lokasi yang menjadi target seperti:

situasi fasilitas transportasi, jenis konsumen, jumlah praktik dokter, apotek pesaing

• Disain interior dan eksterior:

Warna, bentuk gedung, dan billboard harus dapat memberikan identitas tersendiri yang dapat membedakannya dengan apotek pesaing dan dapat menarik perhatian konsumen.

Lingkungan fisik suatu apotek merupakan faktor utama yang mempengaruhi kesuksesan. Rancangan dan suasana apotek, jasa yang diberikan, dan pajangan barang-barangnya dan pembagian tempat untuk golongan barang semuanya perlu agar apotek mendapat laba dalam operasionalnya. Karakteristik fisik apotek yang digunakan untuk mengembangkan image dan menarik konsumen terdiri dari beberapa elemen mencangkup: desain bagian luar, desain bagian dalam, rancangan apotek berantai (istilah mudahnya terutama untuk apotek umum/besar), penyajian barang dagangan.

Dalam tingkat yang beragam, semua apotek bergantung pada konsumen yang berkunjung dan keputusan untuk memasuki apotek bergantung sebagian pada kesan konsumen akan bagian luar apotek. Keunikan bagian depan apotek dan penggunaan kreatif dari pintu masuk, jendela pajangan, tanda-tanda khusus bagian luar, dapat membantu menciptakan kesan apotek yang menyenangkan.

Begitu konsumen berada dalam apotek, ada banyak elemen yang mempengaruhi persepsinya akan apotek tersebut. Elemen umum bagian dalam bertindak sebagai pemikat. Hal-hal yang menarik konsumen ke sebuah apotek mencakup perlengkapan tetap, tata cahaya, bahan untuk lantai, tata warna, bau, suara, suhu lebarnya lorong, kebersihan, moderinasi, bermacam-bermacam barang dagangan, pajangan harga dan pegawai.

c. Analisis pasar

d. Analisis manajemen e. Analisis keuangan

2.1.3 Rencana Pelaksanaan

Setelah usulan proyek disetujui, kemudian menetapkan waktu untuk memulai pekerjaan sesuai dengan skala prioritas:

• Menyediakan dana biaya investasi dan modal kerja

• Mengurus izin

• Membangun dan merehabilitasi gedung

• Merekrut karyawan

• Menyiapkan barang dagangan dan sarana pendukung

• Memulai operasional

2.1.4 Pelaksanaan

Dalam melaksanakan setiap jenis pekerjaan dibuat suatu format yang isinya mengenai:

• Jadwal pelaksanaan setiap jenis pekerjaan

• Mencatat setiap penyimpanan yang terjadi

• Membuat evaluasi dan solusi penyelesaiannya

2.2 Aspek-Aspek Penilaian Studi Kelayakan 2.2.1 Penilaian Aspek Manajemen

Penilaian terhadap aspek manajemen operasional antara lain dapat meliputi mengenai rencana :

1. Strategi manajemen

Strategi manajemen yakni suatu strategi yang akan digunakan untuk mengubah kondisi yang ada saat ini (current condition) menjadi kondisi di saat yang akan (future condition) datang dalam suatu periode waktu tertentu.

Strategi manajemen tersebut antara lain mengenai:

a. Visi: cita-cita, yang akan dicapai oleh pendiri atau pemiliknya b. Misi: beban tugas utamanya

c. Strategi: siasat untuk mencapai tujuan

d. Program kerja: cara-cara untuk memperoleh sasaran

e. Standar prosedur operasional (SPO): tata cara (langkah-langkah) melaksanakan suatu kegiatan dan berlaku sebagai peraturan

2. Bentuk dan tata letak bangunan

Dalam menetapkan bentuk dan tata letak bangunan, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

a. Bentuk

bangunan sebaiknya dapat menggambarkan:

1) Identitas perusahaan untuk membentuk opini konsumen

2) Nuansanya (physical evident) baik interior ataupun eksterior sesuai dengan target konsumen yang akan dilayani

3) Kemudahan untuk dikembangkan

b. Sistem tata

letak (lay out) dapat memberi:

1) Kemudahan dalam melakukan pengawasan dan pengendalian mutasi barang.

2) Kemudahan bagi konsumen untuk memperolehnya (untuk produk OTC).

c. Estetika, rapi ,teratur dan tersusun dengan baik.

d. Kesesuaian dengan peraturan yang berlaku dan sifat barang, karena dalam pengelolaan sediaan farmasi di apotek telah diatur oleh undang-undang dan adanya sifat obat yang mudah terpengaruh oleh berbagai macam keadaan.

Bentuk dan desain interior maupun eksterior apotek yang akan dibangun disesuaikan dengan target konsumen. Bentuk apotek dapat dibuat minimalis dan fasilitas tambahan tidak perlu jika tidak dibutuhkan. Untuk konsumen yang banyak membeli produk OTC dapat ditempatkan produk OTC lebih banyak dan mudah dilihat sehingga menunjukkan banyak variasi yang tersedia.

3. Jenis produk yang akan dijual

Persediaan merupakan elemen penting dalarn perusahaan retail.

Penilaian terhadap analisis produk yang akan dijual berkaitan dengan beberapa