JURNAL DATA SCIENCE & INFORMATIKA (JDSI) Vol. 2 No. 1 (2022) ISSN Media Elektronik:

(1)

JURNAL DATA SCIENCE & INFORMATIKA (JDSI)

Vol. 2 No. 1 (2022) 26-30 ISSN Media Elektronik: 2808-9987

Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Berbasis Web Pada Fakultas Teknik Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon

Anton Andalla¹

1Manajemen Informatika, STMIK IKMI Cirebon

Abstract

In the era of increasingly sophisticated technology with very rapid development, almost all work of agencies or institutions use and utilize technology that can facilitate performance to run more effectively and efficiently. One of the technologies that can be utilized by an institution is a system that can facilitate performance in managing incoming and outgoing mail archives. Problems that occur at the Faculty of Engineering, Gunung Jati, are related to the processing of archiving incoming and outgoing letters which are still manual in the process of inputting and documentation written in the books, so that the storage of mail archives is stored in a large folder, there will be a risk of damage to the letter and delays in looking for letters that are piled up with a considerable amount. The method used is the waterfall method which has stages, namely requirements analysis (needs analysis), system design (system design), Coding & Testing, Program implementation and maintenance. The application of a web- based incoming and outgoing mail inventory system in the hope of facilitating the performance of the institution in processing mail archives..

Keywords:information system, archives, letters, waterfall Abstrak

Pada era teknologi yang semakin canggih dengan perkembangan yang sangat pesat, hampir dari semua pekerjaan instansi atau lembaga menggunakan dan memanfaatkan dengan teknologi yang dapat memudahkan kinerja agar berjalan lebih efektif dan efisien. Salah satu dari teknologi yang dapat dimanfaatkan suatu lembaga yaitu sebuah sistem yang dapat mempermudah kinerja dalam pengelolaan arsip surat masuk dan keluar. Permasalahan yang terjadi di Fakultas Teknik Swadaya Gunung Jati yaitu berkaitan dengan pengolahan pengarsipan surat masuk dan keluar yang masih manual dalam proses penginputan dan dokumentasi yang di tulis dalam pembukuan, sehingga penyimpanan arsip surat di simpan di dalam map besar akan beresiko terjadinya kerusakan pada surat serta terhambatnya dalam mencari surat yang tertumpuk dengan jumlah yang cukup banyak.

Metode yang digunakan yaitu metode waterfall yang memiliki tahapan yaitu analisis requirement (analisis kebutuhan), design sistem (system design), Coding & Testing, Penerapan Program dan pemeliharaan. Penerapan sistem inventory surat masuk dan keluar berbasis web dapat mempermudah kinerja pihak lembaga dalam pengolahan arsip surat.

Kata kunci: aplikasi , kearsipan, surat, waterfall

(2)

1. Pendahuluan

Pada era teknologi dan informasi yang semakin canggih dengan perkembangan yang sangat pesat, hampir dari semua pekerjaan instansi atau lembaga menggunakan dan memanfaatkan dengan teknologi yang dapat memudahkan kinerja agar berjalan lebih efektif dan efisien. Surat merupakan alat komunikasi informasi secara tertulis dari suatu pihak satu ke pihak lainnya. Kegiatan atau pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen surat masuk dan keluar disebut kearsipan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya proses organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Melihat arti pentingnya arsip dan kearsipan, Pemerintah Indonesia memberikan perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Ini terbukti dengan diberlakukannya beberapa peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Kearsipan Nasional[1]. Salah satu langkah mengatasi permasalahan pada pengarsipan surat masuk dan keluar yaitu dibutuhkanya sebuah sistem. Metode air terjun (waterfall) adalah salah satu pengembangan sistem perangkat lunak yang digunakan. Metode waterfall adalah “metode yang menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian dan pendukung (support)”[2].

Fakultas Teknik Swadaya Gunung Jati Cirebon yaitu berkaitan dengan pengarsipan surat, sehingga sebagai penunjang manajemen surat yang optimal dalam mengelola pengarsipan surat masuk dan surat keluar sangat diperlukan untuk mengindari dari penumpukan serta kehilangan dokumen – dokumen penting yang tersimpan pada map arsip.

Permasalahan yang sering terjadi pada Fakultas Teknik Swadaya Gunung Jati Cirebon yaitu dengan pengolahan pengarsipan surat masuk dan keluar yang masih manual dalam proses penginputan dan dokumentasi yang di tulis dalam pembukuan, sehingga penyimpanan arsip surat di simpan di dalam map besar akan beresiko terjadinya kerusakan pada surat serta terhambatnya dalam mencari surat yang tertumpuk dengan jumlah yang cukup banyak pertahunnya.

2. Metode Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif. Dimana menjelaskan suatu data atau kejadian dengan kalimat-kalimat penjelasan secara kualitatif. Metode yang digunakan didalam pengembangan perangkat lunak adalah metodologi

terstruktur dengan salah satu model SDLC (System Development Life Cycle) yaitu model waterfall[3].

Analisis Desain Pengkodean Pengujian Pemeliharaan

Gambar 1. 1 Proses tahapan waterfall

Tahapan – tahapan metode waterfall sebagai berikut:

2.1. Analisa

Pada tahapan ini peneliti menganalisis permasalahan pada objek penelitian, permasalahan yang diamati peneliti bahwa sistem pengolahan pengarsipan surat di Fakultas Teknik Universitas Swadaya Gunung Jati Cirebon masih belum terkomputerisasi dengan baik dalam mengelola data arsip sehingga dibutuhkannya suatu sistem yang dapat memudahkan kinerja staff administrasi dalam mengelola data arsip surat.

2.2. Desain

Dalam merancang sistem yang dibuat, penulis menggunakan perancangan sistem yaitu Flowmap, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Dikarenakan program yang dibuat merupakan program terstruktur, yang menggambarkan suatu aliran data pada sistem.

2.3. Codingan

Pada tahapan ini peneliti membahas perlu adanya proses penterjemahan data kedalam bahasa pemrogramman. Dalam tahapan kodingan ini penulis menggunakan tools Sublime Text, dengan bahasa pemrograman HTML, CSS, PHP, MySQL dan XAMPP sebagai server lokal.

2.4. Testing

Testing sistem ini digunakan oleh user perlu adanya pengujian untuk mengetahui apakah program yang dibuat sudah sesuai atau belum. Metode pengujian yang digunakan yaitu BlackBox Testing. BlackBox Testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada fungsi, khususnya pada input dan output program yang dibuat.

2.5. Support

Pada tahapan ini membahas support sistem perangkat lunak yang sedang dioperasikan oleh user.

support ini pengembang bertujuan untuk melakukan perbaikan pada sistem apabila terjadi kesalahan pada tahapan sistem sebelumnya, pemeliharaan yang dimaksud yaitu perbaikan apabila terjadi kesalahan

(3)

pada sistem dan meningkatkan penyesuaian sistem sesuai dengan kebutuhan.

3. Hasil dan Pembahasan

3.1. Analisa

Hasil dari analisa permasalahan yang ditemukan di tempat penelitian bahwa sistem kinerja pengarsipan surat masuk dan keluar di Fakultas Swadaya Gunung Jati Cirebon bertujuan untuk mengevaluasi sistem yang sedang berjalan serta membuat rancangan sistem baru berikut implementasi sistem:

Admin

Dekan Kepala Urusan

KTU Input Data Bagian

View Data Jabatan Cetak Data Bagian

Input Surat Masuk

Cetak Laporan Surat Keluar

Input Surat Keluar Arsip Cetak Surat Disposisi

Verifikasi Surat Disposisi Input Data Jenis Surat

Input Data Jabatan Input Data Pegawai

View Data Pegawai View Data Jenis Surat

Sistem Informasi Kearsipan

Cetak Laporan Surat Masuk

View Surat Keluar View Surat Disposisi

View Laporan Surat Masuk View Laporan Surat Keluar

Gambar 1. 2 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan simbol aliran dari entitas pada sistem bertujuan menggambarkan suatu interaksi alur pada sistem yang sedang dirancang pada aplikasi kearsipan surat masuk dan keluar di Fakultas Teknik Swadaya Gunung Jati.

Admin

KTU Form Data Master Proses 1.0

Input Data Pegawai Akun Pegawai Data Pegawai

Id_pegawai

Proses 2.0

Input Surat Masuk Form Surat Masuk Menunggu Verifikasi

Data Surat Masuk Dekan

Verifikasi Surat

Proses 3.0 Verifikasi Surat

Masuk

Didisposisikan Data Surat Disposisi Surat_masuk

disposisi

Proses 4.0 Input Surat Keluar Kepala Urusan

Verifikasi Surat Disposisi

Surat Keluar Data Surat Arsip

Gambar 1. 3 DFD level 0

a) Proses 1.0 Admin melakukan aktivitas input data master yaiu input data jenis surat, data jabatan, data bagian dan data user.

b) Proses 2.0 KTU melakukan aktivitas input data surat masuk.

c) Proses 3.0 Dekan melakukan aktivitas memverifikasi surat masuk dan membuat surat disposisi kepada kepala urusan yang ditujukan.

d) Proses 4.0 Kepala Urusan menerima surat masuk dari pengirim dan mencetak surat disposisi setelah itu kepala urusan input surat keluar sebagai surat balasan disimpan sebagai arsip.

tb_surat_kel uar

tb_pegawai

tb_jenis_sura t tb_surat_ma

suk

tb_bagian id_bagia

n

bagian

memiliki tb_disposisi id_dispo

sisi id_bagia

n isi_dispo

sisi sifat tgl_disp osisi catatan

id_surat _masuk

memiliki asal_sur

at no_sura

t id_surat _masuk

memiliki no_sura

t id_bagia

n tujuan

isi_singk at

id_jenis _surat

perihal tgl_sura

t tgl_arsip id_surat

_keluar

kode

jenis_su rat

alamat no_hp

tgl_lahir tempat_

lahir

jk nama

niap

id_jabatan_p egawai

id_bagian_p nip egawai

memiliki

tb_jabatan

tb_user id_user

nip_user userna me

passwor d

level_us er

jabatan id_jabat

an isi_singk

at id_jenis _surat perihal

tgl_sura t

tgl_arsip keteran

gan status_d

isposisi

id_jenis _surat

Gambar 1. 4 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram merupkan kumpulan komponen - komponen entitas berisi dengan atribut- atribut yang menggambarkan seluruh fakta dengan menghubungkan antara entity-entity yang ada dengan atribut-atributnya seperti hubungan many to many, one to many, one to one.

3.2. Desain Implementasi Sistem

Gambar 1. 5 Halaman login

Gambar 1. 6 Dashboard admin

(4)

Gambar 1. 7 Dashboard KTU

Gambar 1. 8 Dashboard dekan

Gambar 1. 9 Dashboard keparus

3.3. Black Box Testing

Tabel 1. 1 Hasil pengujian form tambah data surat masuk N

o

Skenario Pengujia n

Test Case

Hasil yang Diharapkan

Hasil Pengujia n

Kesimpul an

1 Tidak menginp ut data surat masuk kemudia n klik tombol simpan

Mengkli k tombol simpan

Sistem menampilk an pop up

“Please fil out this field”

Sesuai harapan

Valid

2 Input Salah satu kolom pengisia n kemudia n klik tombol simpan

Sesuai harapan

Valid

3 Input semua form surat masuk kemudia n klik tombol Simpan

Sistem akan menampilk an data surat masuk

Sesuai harapan

Valid

Tabel 1. 2 Hasil pengujian cetak laporan surat masuk N

o

Skenario Pengujia n

Test Case

Hasil Pengujia n

Kesimpula n

1 Apabila tanggal tersebut tidak ada data surat masuk kemudia n klik tombol search

Mengkli k tombol Search

“No data available in table”

Sesuai harapan

Valid

2 Apabila input tanggal ada laporan surat masuk kemudia n klik tombol search

“Data laporan surat yang masuk”

Sesuai harapan

Valid

3 Jika laporan surat masuk sudah muncul kemudia n klik tombol Print

Mengkli k tombol Print

Sistem akan menampilk an halaman print pada sistem

Sesuai harapan

Valid

Tabel 1. 3 Hasil pengujian laporan surat keluar N

o

Skenario Pengujia n

Test Case

Hasil Pengujia n

Kesimpula n

1 Apabila tanggal tersebut tidak ada data surat keluar kemudia n klik tombol search

“No data available in table”

Sesuai harapan

Valid

2 Apabila input tanggal ada laporan surat keluar kemudia n klik tombol search

“Data laporan surat yang keluar ”

Sesuai harapan

Valid

3 Jika laporan surat keluar sudah muncul

Mengkli k tombol Print

Sistem akan menampilk an halaman print pada sistem

Sesuai harapan

Valid

(5)

kemudia n klik tombol Print

Tabel 1. 4 Hasil pengujian form input surat disposisi N

o

Skenario Pengujia n

Test Case

Hasil Pengujia n

Kesimpula n

1 Input form disposisi kemudia n klik tombol Kirim

Mengkli k tombol Kirim

Sistem akan menampilk an hasil input surat disposisi

Sesuai harapan

Valid

Tabel 1. 5 Hasil pengujian form input surat keluar N

o

Skenario Pengujia n

Test Case

Hasil Pengujia n

Kesimpul an

1 Tidak menginp ut data surat keluar kemudia n klik tombol simpan

Sesuai harapan

Valid

2 Input Salah satu kolom pengisia n kemudia n klik tombol simpan

Sesuai harapan

Valid

3 Input semua form surat keluar kemudia n klik tombol simpan

Sistem akan menampilk an data surat keluar

Sesuai harapan

Valid

Hasil dari pengujian sistem menggunakan metode Blackbox oleh pihak ahli media di Fakultas Teknik Swadata Gunung Jati Cirebon, bahwa hasil pengujian tersebut tidak ada terjadi kesalahan atau error pada system sesuai dengan harapan. Rangkaian hasil penelitian berdasarkan urutan/susunan logis untuk membentuk sebuah cerita. Isinya menunjukan fakta/data dan jangan diskusikan hasilnya. Dapat menggunakan Tabel dan Angka tetapi tidak menguraikan secara berulang terhadap data yang sama dalam gambar, tabel dan teks. Untuk lebih memperjelas uraian, dapat mengunakan sub judul.

Pembahasan adalah penjelasan dasar, hubungan dan generalisasi yang ditunjukkan oleh hasil. Uraiannya menjawab pertanyaan penelitian. Jika ada hasil yang meragukan maka tampilkan secara objektif.

4. Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari penerapan metode penyelesaian masalah yang dikaitkan dengan rumusan masalah dan tujuan penelitian setelah melalui tahapan – tahapan membuat rancangan, implementasi dan pengujian aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis web ini dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem dapat berjalan lancar sesuai dengan tahapan perancangan yang telah dibuat.

Sehingga aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis web ini dapat memudahkan kinerja pegawai di Fakultas Teknik Swadaya Gunung Jati Cirebon dalam mengelola arsip surat masuk dan keluar yang terkomputerisasi.

Daftar Rujukan

[1] G. Farell, H. K. Saputra, and I. Novid, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat (Studi Kasus Fakultas Teknik Unp),” J. Teknol. Inf. dan Pendidik., vol. 11, no. 2, pp. 56–62, 2018.

[2] A. Suryadi, “Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall (Studi Kasus : Kantor Desa Karangrau Banyumas),” J. Khatulistiwa Inform., vol. 7, no. 1, pp. 13–21, 2019, doi: 10.31294/jki.v7i1.36.

[3] E. W. Fridayanthie and A. Fauzi, “Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Perusahaan,” Paradig. - J. Komput. dan Inform., vol. 21, no. 1, pp. 43–48, 2019, doi: 10.31294/p.v21i1.4942.