BPM-LA-2020-1334 AUDIT/BPM/UKM/010/FBB/2020
Dikaji Ulang oleh:
Hari/Tanggal:
Ketua Auditor:
Anggota:
Diperiksa oleh:
Senin/09 Maret 2020
Andreas Widjaja, S.Si., M.Sc., Ph.D.
Daniel Jahja Surjawan, S.Kom., M.T.
Kepala BPM, Kepala Bidang Badan Penjaminan Mutu Rektor Universitas Kristen Maranatha
Rektor Universitas Kristen Maranatha
Prof. Ir. Sri Widiyantoro, M.Sc., Ph.D.
Bab I Latar Belakang
1. Penjelasan Singkat tentang Fakutas Bahasa dan Budaya
Fakultas Bahasa dan Budaya yang sebelumnya bernama Fakutas Sastra berdiri sejak tahun 1966 dan memiliki 5 (lima) program studi yaitu Program Studi Sarjana Sastra Inggris, Program Studi Sarjana Sastra Cina, Program Studi Sarjana Sastra Jepang, dan Program Studi Diploma III Bahasa Inggris (sampai dengan tahun 2017) serta Program Studi Diploma III Bahasa Mandarin. Seiring dengan banyaknya program studi baru baik di perguruan tinggi Indonesia dan dunia serta lapangan kerja yang semakin beragam, beberapa tahun terakhir terjadi penurunan peminat yang masuk ke Fakultas Bahasa dan Budaya. Oleh karena itu Fakultas Bahasa dan Budaya sampai saat ini terus mengembangkan diri agar keberadaannya tetap diperlukan oleh masyarakat luas dan dunia kerja.
Pengetahuan mengenai bahasa, sastra, dan budaya asing yang diajarkan dalam fakultas ini membantu mahasiswa membuka wawasan menghadapi perkembangan dunia yang semakin luas dan tanpa batas.
2. Tujuan Audit
Tujuan audit mutu internal adalah untuk membantu seluruh satuan pendidikan akademik dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing sehingga sasaran akademik yang telah ditentukan dapat tercapai. Hasil audit diharapkan dapat mendukung proses perbaikan dan pengembangan di fakultas agar dapat berjalan lebih efektif. Bagi Fakultas Bahasa dan Budaya, audit bertujuan untuk:
a. Untuk peningkatan kualitas akademik dan non-akademik berkelanjutan, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
b. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non- akademik yang efektif dan efisien.
c. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
d. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
3. Lingkup Audit
Lingkup audit mutu internal berdasar atas indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019 meliputi:
A. Kondisi Eksternal B. Profil Unit Pengelola
C. Kriteria Visi-Misi, Tujuan & Sasaran C1. Indikator Kinerja Utama
D. Analisis dan Penetapan Program Pengembangan D1. Analisis dan Capaian Kerja
D. Analisis SWOT atau analisis yang relevan didalam mengembangkan strategi institusi D1. Analisis SWOT atau analisis lain yang relevan
D3. Program Pengembangan D4. Program Keberlanjutan
4. Pihak-pihak Teraudit dan Auditee
Pihak yang teraudit adalah Fakultas Bahasa dan Budaya Universitas Kristen Maranatha. Auditee adalah pimpinan Fakultas Bahasa dan Budaya dan perwakilan tenaga kependidikan.
5. Rincian Dokumen Acuan
Rincian dokumen acuan yang digunakan sebagai berikut:
a. Dokumen visi dan misi.
b. Kompetensi lulusan.
c. Instruksi kerja.
d. Notulensi rapat.
e. Dokumen pendukung lainnya.
6. Rencana Audit
Jadwal Audit Internal FAKULTAS BAHASA DAN BUDAYA Hari/Tanggal: Senin, 09 Maret 2020
Waktu: 09.00-12.30
Ketua: Andreas Widjaja, S.Si., M.Sc., Ph.D.
Anggota: Daniel jahja Surjawan, S.Kom., M.T.
Waktu Durasi
(menit) Uraian Kegiatan
09.00-09.30 30′ Pra audit:
Perkenalan tim auditor dan tim auditee
Ruang lingkup audit: lingkup proses
Deskripsi time schedule audit
Persiapan audit (5 menit)
09.30-10.30 60′ Wawancara dengan pihak terkait (selama 2 jam):
Dekan
Wakil Dekan
Perwakilan tenaga kependidikan 10.30-11.00 30′ Cek dokumen
11.00-12.00 60′ Penyusunan hasil audit
(Wrap up meeting tim auditor)
12.00-12.30 30′ Klarifikasi temuan tim auditor dan tim auditee
Penandatanganan hasil temuan
Penutupan
Bab II
Hasil Audit Mutu Internal
Hasil Audit Mutu Internal berisi:
1. Temuan Audit (Audit Finding)
A. Kondisi Eksternal
Fakultas Bahasa dan Budaya mampu:
1. Mengindetifikasi kondisi lingkungan yang relevan secara komprehensif dan strategis,
2. Menetapkan posisi relatif program studi terhadap lingkungannya,
3. Menggunakan hasil identifikasi dan posisi uang ditetapkan untuk melakukan analisis, (SWOT/ Metoda analisis lain yang relevan) untuk pengembangan program studi dan
4. Merumuskan strategi pengembangan program studi yang berkesesuaian untuk menghasilkan program-program pengembangan alternatif yang tepat.
B. Profil Unit Pengelola
Deskripsi profil Fakultas Bahasa dan Budaya:
1. Menunjukkan keserbacakupan informasi yang jelas dan konsisten dengan data dan informasi yang disampaikan pada masing-masing kriteria,
2. Menggambarkan keselarasan dengan substansi keilmuan program studi,
3. Menunjukkan iklim yang kondusif untuk pengembangan keilmuan program studi,
4. Menunjukkan reputasi sebagai rujukan di bidang keilmuannya.
C. Kriteria Visi-Misi, Tujuan & Sasaran C1. Indikator Kinerja Utama
Fakultas Bahasa dan Budaya memiliki:
1. Visi yang mencerminkan visi perguruan tinggi dan memayungi visi keilmuan terkait keunikan program studi serta didukung data konsistensi implementasinya,
2. Misi, tujuan, dan strategi yang searah dan bersinerji dengan misi, tujuan, dan strategi perguruan tinggi serta mendukung pengembangan program studi dengan data konsistensi implementasinya.
Ada mekanisme dalam penyusunan dan penetapan visi, misi, tujuan dan strategi yang terdokumentasi serta ada keterlibatan semua pemangku kepentingan internal (dosen, mahasiswa dan tenaga kependidikan) dan eksternal (lulusan, pengguna lulusan dan pakar/mitra/organisasi profesi/pemerintah).
Strategi efektif untuk mencapai analisis yang sistematis dengan menggunakan metoda yang relevan dan terdokumentasi serta pada pelaksanaannya dilakukan pemantauan dan evaluasi dan ditindaklanjuti.
D. Analisis dan Penetapan Program Pengembangan D1. Analisis dan Capaian Kerja
Fakultas Bahasa dan Budaya telah melakukan analisis capaian kinerja yang:
1. Analisisnya didukung oleh data/informasi yang relevan (merujuk pada pencapaian standar mutu perguruan tinggi) dan berkualitas (andal dan memadai) yang didukung oleh keberadaan pangkalan data institusi yang terintegrasi,
2. Konsisten dengan seluruh kriteria yang diuraikan sebelumnya,
3. Analisisnya dilakukan secara komprehensif, tepat, dan tajam untuk mengidentifikasi akar masalah institusi,
4. Hasilnya dipublikasikan kepada para pemangku kepentingan internal dan eksternal serta mudah diakses.
Temuan Ketidaksesuaian Minor:
Capaian kinerja Fakultas Bahasa dan Budaya belum dipublikasikan untuk dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal. Hal ini disebabkan karena lewajiban ini tidak ada pada IAPS lama (7 standar) BAN PT, tetapi ada di IAPS 4.0 yang baru (9 kriteria) BAN PT. Hasil verifikasi penyelesaian temuan ketidaksesuaian audit adalah Fakultas Bahasa dan Budaya menindaklanjuti
temuan KTS minor ini dengan melakukan tindakan perbaikan/koreksi (corrective action) dengan cara bekerja sama dengan Direktorat Informasi sampai dengan Agustus 2020 untuk mempublikasi capaian kinerja nya pada website Fakultas Bahasa dan Budaya sehingga dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal.
D. Analisis SWOT atau analisis yang relevan didalam mengembangkan strategi institusi
D1. Analisis SWOT atau analisis lain yang relevan
Fakultas Bahasa dan Budaya melakukan analisis SWOT atau analisis lain yang relevan, serta memenuhi aspek-aspek sebagai berikut:
1. Melakukan identifikasi kekuatan atau faktor pendorong, kelemahan atau faktor penghambat, peluang dan ancaman yang dihadapi institusi dilakukan secara tepat,
2. Memiliki keterkaitan dengan hasil analisis capaian kinerja,
3. Merumuskan strategi pengembangan institusi yang berkesesuaian, dan 4. Menghasilkan program-program pengembangan alternatif yang tepat.
D3. Program Pengembangan
Unit pengelola menetapkan prioritas program pengembangan berdasarkan hasil analisis SWOT atau analisis lainnya yang mempertimbangkan secara komprehensif:
1. Kapasitas institusi,
2. Kebutuhan institusi di masa depan, 3. Rencana strategis institusi yang berlaku,
4. Aspirasi dari pemangku kepentingan internal dan eksternal, dan 5. Program yang menjamin keberlanjutan
D4. Program Keberlanjutan
Unit pengelola program studi memiliki kebijakan dan upaya yang diturunkan ke dalam berbagai peraturan untuk menjamin keberlanjutan program yang mencakup:
1. Alokasi sumber daya,
2. Kemampuan melaksanakan,
3. Rencana penjaminan mutu yang berkelanjutan, dan 4. Keberadaan dukungan stakeholders eksternal.
Penjaminan Mutu di tingkat Fakultas Bahasa dan Budaya sudah dilakukan oleh unsur pimpinan fakultas dengan dibantu oleh Tim Penjaminan Mutu Fakultas (TPMF) sehingga siklus PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian Pelaksanaan dan Peningkatan Standar) berjalan pada aras fakultas dan program studi.
2. Tanggapan Hasil Audit oleh Teraudit
Pihak auditee yaitu unsur pimpinan Fakultas Bahasa dan Budaya telah menyampaikan hasil temuan periode sebelumnya (2018) yang telah terverifikasi. Pada audit di tahun 2020 ini, hasil temuan dijadikan sebagai acuan untuk melakukan perbaikan yang berkelanjutan (continuous improvement) pada penyelenggaraan pendidikan tinggi, khususnya pada tingkat Fakultas.
3. Ringkasan Temuan Audit
Berdasarkan hasil audit mutu internal dengan berdasar atas indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019, tim auditor menyimpulkan terdapat 1 (satu) temuan ketidaksesuaian (KTS) minor yaitu capaian kinerja Fakultas Bahasa dan Budaya belum dipublikasikan untuk dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal. Hal ini disebabkan karena lewajiban ini tidak ada pada IAPS lama (7 standar) BAN PT, tetapi ada di IAPS 4.0 yang baru (9 kriteria) BAN PT. Hasil verifikasi penyelesaian temuan ketidaksesuaian audit adalah Fakultas Bahasa dan Budaya menindaklanjuti temuan KTS minor ini dengan melakukan tindakan perbaikan/koreksi (corrective action) dengan cara bekerja sama dengan Direktorat Informasi sampai dengan Agustus 2020 untuk mempublikasi capaian kinerja nya pada website Fakultas Bahasa dan Budaya sehingga dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Bab III Simpulan
Simpulan merupakan pertimbangan Tim Audit Mutu Internal yang berisikan:
1. Kepatuhan Pihak Teraudit terhadap Sistem Mutu yang telah ditetapkan di Lingkungan Universitas Kristen Maranatha
Berdasarkan hasil audit, tim audit auditor menyatakan bahwa Fakutas Bahasa dan Budaya, pada saat audit, belum patuh pada sistem mutu yang didasarkan pada indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019. Hal ini dikarenakan adanya 1 (satu) temuan ketidaksesuaian (KTS) minor. Namun pada saat verifikasi, ketidaksesuaian (KTS) minor tersebut dapat diselesaikan (correctiove action) sehingga tim audit auditor menyatakan bahwa Fakutas Bahasa dan Budaya sudah patuh pada sistem mutu yang didasarkan pada indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019.
2. Sistem Mutu yang telah Ditetapkan dapat Mencapai Tujuan Mutu
Berdasarkan hasil audit, tim audit auditor menyatakan bahwa Fakutas Bahasa dan Budaya, pada saat audit, belum dapat mencapai tujuan mutu yang didasarkan pada indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019. Hal ini dikarenakan adanya 1 (satu) temuan ketidaksesuaian (KTS) minor. Namun pada saat verifikasi, ketidaksesuaian (KTS) minor tersebut dapat diselesaikan (correctiove action) sehingga tim audit auditor menyatakan bahwa Fakutas Bahasa dan Budaya sudah dapat mencapai tujuan mutu yang didasarkan pada indikator kinerja BAN PT sesuai IAPS 4.0 2019.
3. Rekomendasi Tim Auditor
Berdasarkan ringkasan temuan hasil audit, maka rekomendasi yang dapat diberikan oleh tim auditor yaitu sebagai berikut:
Fakutas Bahasa dan Budaya perlu untuk mempertahankan apa yang sudah berjalan baik sesuai kriteria, dan melakukan peningkatan berkelanjutan (continuous improvement).
Fakutas Bahasa dan Budaya perlu untuk merealisasikan secepatnya website fakultas sehingga dapat diakses oleh pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Lampiran 1
Daftar Distribusi Laporan Audit
1. Rektor Universitas Kristen Maranatha
2. Sekretaris Umum Universitas Kristen Maranatha 3. Wakil Rektor I Universitas Kristen Maranatha 4. Wakil Rektor II Universitas Kristen Maranatha 5. Wakil Rektor III Universitas Kristen Maranatha 6. Wakil Rektor IV Universitas Kristen Maranatha 7. Badan Penjaminan Mutu (BPM)
8. Dekan Fakutas Bahasa dan Budaya
9. Ketua Auditor Fakutas Bahasa dan Budaya 10. Tim Audit Mutu Internal (2 orang)
Lampiran 2
Form A1: Daftar Periksa Audit Mutu Internal Unit Kerja (Auditee)
Lampiran 3
Form A2: Jadwal Audit Mutu Internal
Ketua Auditor: Andreas Widjaja, S.Si., M.Sc., Ph.D. Auditor:
Tanggal:
Waktu Uraian Kegiatan Auditor Interviewee Standard Chapter
Pra audit:
- Perkenalan tim auditor dan tim auditee
- Ruang lingkup audit: lingkup proses
- Deskripsi time schedule audit
- Persiapan audit (5 menit)
- Wawancara dengan pihak terkait (selama
2 jam):
* Dekan Anton Sutandio, S.S.,
M.Hum., Ph.D.
* Wakil Dekan Henni, S.S., M.Hum.
* Perwakilan tenaga kependidikan
10.30-11.00 Cek dokumen
Penyusunan hasil audit (Wrap up meeting tim auditor)
- Klarifikasi temuan tim auditor dan tim
auditee
- Penandatanganan hasil temuan
- Penutupan
11.00-12.00
12.00-12.30
AW&DJ
Daniel jahja Surjawan, S.Kom., M.T.
09.00-09.30
09.30-10.30
FORM A3 : JADWAL AUDIT MUTU INTERNAL
Tujuan : 1. Untuk peningkatan kualitas akademik dan non akademik berkelanjutan, bukan untuk mencari-cari kesalahan.
2. Untuk memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik dan non akademik yang efektif dan efisien.
3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat secara berkesinambungan.
4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggung jawab (accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
Ruang Lingkup: 1. Organisasi: Universitas Kristen Maranatha 2. Objek: Fakultas Bahasa dan Budaya
3. Tingkat Kepatuhan pada: BAN PT, ISO 9001 : 2008, Manual Mutu, UU No.12 Tahun 2012, PP 32 Tahun 2013: SNP, Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDPT)
Auditee: Anton Sutandio, S.S., M.Hum., Ph.D.
Henni, S.S., M.Hum.
