BAB III PELAKSANAAN KERJA MAGANG

(1)

BAB III

PELAKSANAAN KERJA MAGANG

3.1 Kedudukan dan Koordinasi

Gambar 3. 1 Kependudukan Penulis dalam Struktur Organisasi

Sumber : Data Pribadi Penulis, 2021

Selama menjalani praktik kerja magang di PT. Pelabuhan Tanjung Priok Cabang Jambi, penulis ditempatkan sebagai Administrasi Sumber Daya Manusia dan Umum Intern. Dalam penugasannya, penulis berkoordinasi dan diberikan tanggung jawab tugas dari Bapak Rido Juliandi selaku pembimbing lapangan. Penulis juga melakukan koordinasi, memahami dan melakukan pekerjaan untuk membantu bagian DM. Bongkar Muat.

3.2 Tugas yang Dilakukan

Selama pelaksanaan kerja magang di PT. Pelabuhan Tanjung Priok Cabang Jambi yang berlangsung dari 16 Agustus 2021 hingga 16 November 2021, penulis mengerjakan

DM Pendukung Operasional (Iwan Andri Wijaya)

Koordinator Pemasaran, Keuangan, Administrasi Sdm & Umum

(Rido Juliandi)

Adm. Keuangan Sdm Umum, Pemasaran

Dan Layanan Pelanggan (Leni Herlina)

Adm. Sdm & Umum Intern (Aurora Felicia)

Adm. Sdm & Umum (Yunarsih Sutomo)

Pemasaran &

Pelayanan Pelanggan (Hasrizal Reza)

(2)

Tabel 3. 1 Jenis Pekerjaan Praktik Kerja Magang

No Pekerjaan Tujuan Koordinasi Rutinitas

1 Menarik laporan piutang costumer

Untuk menarik piutang costumer dan ditagihkan ke costumer.

Bapak Rido Juliandi

Rutin

2 Rekapitulasi tagihan perusahaan

Untuk mengetahui jumlah hutang di perusahaan

Bapak Rido Juliandi

Rutin

3 Pembuatan surat berita tanda terima barang.

Sebagai bukti tanda terima barang ke pekerja.

Bapak Andi M.

Sukri

Tidak Rutin

4 Melakukan monitoring

terhadap penerapan budaya kerja 5R

Menerapkan budaya kerja baru untuk meningkatkan produktivitas kinerja karyawan.

Bapak Rido Juliandi

Rutin

5 Kunjungan lapangan stockpile PTP Cabang Jambi

Untuk pengecekan kawasan stockpile batubara.

Bapak Iwan Andri Wijaya dan Bapak Hari Priyatna

Tidak Rutin

6 Kunjungan

lapangan pelabuhan kawasan Muara Sabak

Untuk pengecekan kawasan pelabuhan Muara Sabak.

Bapak Andi M.

Sukri dan Bapak Hari Priyatna

Tidak Rutin

7 Costumer visit dengan pimpinan perusahaan

Pengenalan Branch Manager baru dan mendengarkan keluhan

Bapak Andi M.

Sukri dan

Tidak Rutin

(3)

3.3 Uraian Pelaksanaan Kerja Magang 3.3.1 Proses Pelaksanaan

Selama periode pelaksaaan praktik kerja magang, penulis melakukan pekerjaan terkait Administrasi Sumber Daya Manusia & Umum dalam implementasinya terhadap Administrasi Sumber Daya Manusia dan Umum di PT.

Pelabuhan Tanjung Priok Cabang Jambi. Berikut adalah uraian pekerjaan penulis lakukan selama periode pelaksanaan kegiatan praktik kerja magang :

1. Menarik laporan piutang costumer

Penulis diberi tugas oleh Bapak Rido Juliandi selaku Koordinator Pemasaran, Keuangan, Administrasi SDM dan Umum untuk melakukan penarikan laporan piutang costumer dengan menggunakan software oracle dengan acuan pada iktisar piutang yang didapat dari transaksi pengguna jasa.

Dalam penggunaan software ini penulis diajarkan step by step dari awal hingga laporan tersebut dicetak. Penarikan laporan piutang ini untuk mengetahui jumlah rinci dari utang konsumen.

Gambar 3. 2 Penarikan Laporan Piutang Customer

(4)

Setelah melakukan penarikan laporan piutang konsumen dari software oracle, penulis harus membuat tanda terima nota yang lunas dan belum lunas sebagai bukti bahwa nota tersebut sudah diterima oleh pengguna jasa juga untuk meminimalisir kesalahan karena dengan adanya nota ini maka kedua pihak setuju dengan nominal yang tertera pada nota tersebut. Tanda terima ini dibuat di excel dan dipisahkan berdasarkan nama perusahaannya. Yang diperlukan untuk pembuatan tanda terima ini adalah nomor nota, tanggal nota, uraian (nama kapal), jumlah muatan dan jumlah piutangnya.

Gambar 3. 3 Tanda Terima Nota Lunas dan Belum Lunas

Setelah melakukan penarikan laporan piutang dan pembuatan nota lunas dan belum lunas, penulis melakukan rekap nota lunas dan belum lunas. Dalam satu tanda terima harus dilampirkan invoice nya sesuai dengan jumlah yang tertera pada tanda terima tersebut, agar ketika mempermudah perusahaan ketika ingin mencari datanya dan seluruh rekapan itu dijadikan satu dalam sebuah map besar.

(5)

Gambar 3. 4 Rekapitulasi Nota Lunas dan Belum Lunas

Penulis diminta membuat surat konfirmasi piutang untuk ditagihkan ke perusahaan yang bersangkutan. Surat konfirmasi piutang dibuat bertujuan untuk mengingatkan bahwa konsumen memiliki sejumlah utang kepada perusahaan dan sebagai verifikasi konsumen terhadap piutang tersebut. Penulis harus membuat surat konfirmasi piutang untuk setiap debitur dan menuliskan jumlah piutangnya dengan sangat teliti untuk mengurangi kesalahan nominal.

(6)

Gambar 3. 5 Pembuatan Surat Konfirmasi Piutang

Sumber : Data Pribadi Penulis, 2021 2. Rekapitulasi tagihan perusahaan

Penulis melakukan rekapitulasi tagihan perusahaan dari surat untuk mengetahui rincian jumlah utang yang ada di perusahaan. Pembuatan rekapitulasi ini mencangkup nomor, tanggal surat, nomor surat, perihal dan jumlah uangnya.

(7)

Gambar 3. 6 Rekapitulasi Tagihan Perusahaan

Sumber : Data Pribadi Penulis, 2021 3. Pembuatan surat berita tanda terima barang

Penulis diminta mebuat surat berita tanda terima barang oleh Bapak Andi M. Sukri selaku Koordinator Operasi dan Teknik. Pembuatan surat berita tanda terima barang sebagai bukti bahwa perusahaan telah memberikan sejumlah barang untuk keperluan kerja kepada para pekerja. Pihak pertama adalah pihak yang memberi barang sedangkan pihak kedua adalah pihak yang menerima barang tersebut, juga disertai tanda tangan oleh kedua belah pihak.

(8)

Gambar 3. 7 Pembuatan Surat Berita Tanda Terima Barang

4. Melakukan monitoring terhadap penerapan budaya kerja 5R

Sesuai dengan judul yang penulis angkat untuk pembuatan laporan ini yaitu penerapan budaya kerja 5R maka penulis bertugas melakukan monitoring terhadap pengimpelementasian budaya kerja ini di PT. Pelabuhan Tanjung Priok Cabang Jambi. Penerapan budaya kerja ini dilakukan secara bertahap. Pada tahap awal, perusahaan menerapkan 3R terlebih dahulu yaitu Ringkas, Rapi dan Resik yang dimulai pada bulan September minggu pertama, pegawai diberikan sosialisasi mengenai budaya kerja ini dan waktunya pegawai melakukan beres- beres wilayah kerja mereka masing-masing dan minggu depannya wajib melakukan monitoring terhadap penerapan budaya kerja ini.

(9)

Gambar 3. 8 Timeline Implementasi Budaya Kerja 5R

Sumber : Dokumen Perusahaan, 2021

Dapat dikatakan Ringkas ketika pegawai bisa memilah benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan serta bagaimana cara menyimpan agar dapat mudah diakses sesuai dengan petunjuk yang telah diberikan sebelumnya saat sosialisasi. Dan penulis merincikan yang dimaksud oleh budaya kerja Ringkas sebagai berikut :

 Pilah dokumen dan barang yang masih digunakan dan sudah jarang atau tidak digunakan.

 Dokumen yang masih atau sedang digunakan disimpan didalam box organizer.

 Dokumen yang sudah jarang digunakan disimpan di dalam lemari arsip (diurutkan dan dikategorikan berdasarkan waktu dan kegiatan).

 Barang/alat yang sering digunakan ditata dalam wadah.

 Barang/alat yang belum atau jarang digunakan disimpan di laci bagian atas.

 Barang pribadi seperti jaket, sandal, perlengkapan ibadah, dll disimpan dalam laci bagian bawah.

 Stok/kelengkapan barang/alat tersedia dalam jumlah yang tidak berlebihan.

(10)

Gambar 3. 9 Contoh Ringkas

Dapat dikatakan Rapi ketika menyimpan barang sesuai tempatnya.

Kerapian dapat mengenai sebagaimana cepat kita meletakan barang dan mendapatkannya kembali saat diperlukan dengan mudah. Kaidah tata letak barang diarea meja kerja sebagai berikut :

 Monitor komputer/laptop berada ditepi tengah meja.

 Kalender, tumblr dan tanaman (kalau ada) berada di pojok sebelah kiri computer.

 Dokumen yang sedang/masih digunakan ditata di pojok sebelah kanan komputer.

 Tisu (kalau ada), wadah alat tulis kantor berada di sebelah kanan komputer.

 Kabel di kolong meja diikat dan tidak menganggu.

(11)

 Sticky notes (bila ada) ditemptel di papan dengan rapi.

 Barang personal (seperti foto dan hiasan) dapat diletakan di atas meja dengan tetap memperhatikan keestetikaan dan tidak menggangu.

Gambar 3. 10 Contoh Rapih

Dapat dikatakan Resik ketika pegawai bisa ikut menjaga kebersihan diruangan kerja meskipun bersih-bersih adalah tugas Office Boy. Agar lingkungan kerja menjadi nyaman dan bersih maka tingkat produktivitas pegawai meningkat. Tata letak barang di area meja kerja adalah sebagai berikut:

 Membuang sampah pada tempatnya.

 Segera membersihkan peralatan makan setelah selesai digunakan.

 Tidak membiarkan piring/gelas kotor diatas/kolong meja dan sekitarnya.

 Tidak terdapat noda/tumpahan makanan/tumpahan minuman di meja dan

(12)

Gambar 3. 11 Contoh Resik

Monitoring penerapan budaya kerja ini dilakukan 2 minggu sekali yaitu pada minggu pertama dan minggu ketiga, tepatnya pada hari kamis. Penulis melakukan monitoring kantor dengan memberikan penilaian pada google form yang sudah disediakan perusahaan dan penilaian tersebut sesuai dengan parameter yang telah diberikan seperti contoh dibawah ini.

(13)

Gambar 3. 12 Parameter Penilaian

Pada saat penilaian, penulis harus berada didepan meja pegawai yang akan dinilai serta memperhatikan area meja dan sekitarnya agar dapat mengisi form penilaiannya dan di submit satu per satu sesuai dengan jumlah pegawai yang ada. Form penilaian ini mencakup nama dan jabatan yang dinilai, bulannya, minggu ke berapa, wajib melampirkan foto sebagai bukti, lalu variabel yang dinilai dapat dilihat seperti parameter penilaian yang telah penulis lampirkan sebelumnya pada Gambar 3.12.

(14)

Gambar 3.13 Form Penilaian Penerapan Budaya Kerja

Sumber : Dokumen Perusahaan, 2021 5. Kunjungan lapangan stockpile PTP Cabang Jambi

Melakukan kunjungan ke lapangan stockpile (tempat penumpukan) batubara. Selain melakukan kunjungan, penulis juga diajak untuk melakukan pengecekan kebersihan dan kelayakan tempat penimbangan mobil truk, kerusakan alat conveyor dan pengecekan kebersihan dan kelayakan tempat istirahat untuk karyawan. Dan hasilnya tempat penimbangan mobil truk yang terbuat dari kontainer itu kacanya buram dan kotor, ac nya juga kurang dingin, dan kabel yang sedikit berantakan. Alat conveyor yang rusak salah satunya adalah belt sehingga pekerja merasa terganggu kerjanya.

(15)

Gambar 3. 13 Kunjungan Lapangan Stockpile PTP Jambi

6. Kunjungan lapangan pelabuhan kawasan Muara Sabak

Kunjungan kali ini, penulis diikut sertakan oleh Branch Manager dan Koordinator Operasi dan Teknik yaitu Bapak Hari Priyatna dan Bapak Andi M.

Sukri untuk melakukan pengecekan pelabuhan seperti pengecekan kebersihan kantor, dermaga, mess (tempat tinggal pekerja) dan pengecekan alat berat yang rusak. Pelabuhan kawasan Muara Sabak ini masih belum sepenuhnya beroperasi, baru ada beberapa kegiatan seperti TBS (Tandan Buah Segar/Kelapa Sawit), Aspalth Cair, Garam dan Batu Split yang masih diawasi oleh security dan juga melakukan koordinasi dengan PTP Cabang Jambi. Rencananya pelabuhan kawasan Muara Sabak akan sepenuhnya dioperasikan sehingga ada beberapa pegawai dari PTP cabang Jambi yang akan dimutasikan ke kawasan Muara Sabak.

(16)

Gambar 3. 14 Kunjungan ke Pelabuhan Muara Sabak

Sumber : Data Pribadi Penulis, 2021 7. Costumer visit dengan pimpinan perusahaan

Penulis diajak costumer visit bersama dengan Bapak Hari Priyatna dan Bapak Andi M. Sukri. Hal ini dilakukan sekalian pengenalan Branch Manager baru yaitu Bapak Hari Priyatna kepada pimpinan PT. Metalik Bara Sinergi, selain itu juga membahas mengenai keluhan alat muat conveyor yang sering bermasalah dibagian OGF (alat penampung cargo batubara), kurangnya lampu penerangan diarea jalan stockpile batubara serta kondisi alur howling yang kurang memadai dikala hujan (kegiatan pengantaran batubara menggunakan truk dari tambang ke stockpile batubara).

(17)

Gambar 3.16 Customer Visit dengan Pimpinan Perusahaan

3.3.2 Kendala yang Ditemukan

Penulis menemukan beberapa kendala yang terjadi selama periode pelaksanaan praktik kerja magang. Berikut uraian kendala yang terjadi : 1. Kurangnya penerapan budaya 5R antar pegawai

Penerapan budaya kerja 5R diperusahaan belum sepenuhnya diterapkan oleh seluruh pegawai, berdasarkan petunjuk teknis penerapan budaya kerja 5R diperusahaan yang diberikan oleh kantor pusat masih tidak sesuai seperti masih terdapat barang-barang atau dokumen yang tidak diperlukan diatas meja.

2. Sistem pengarsipan data masih kurang rapi

Ketika penulis diminta mencari nomor invoice untuk membuat surat konfirmasi piutang, invoice yang berada dilemari penyimpanan masih berantakan menyebabkan penulis harus mencari satu per satu invoicenya dan hal ini membutuhkan waktu untuk mencarinya. Invoice tidak disusun rapi berdasarkan nomor invoice nya dan invoice setiap perusahaan masih ada yang terselip ke invoice perusahaan lain.

3.3.3 Solusi atas Kendala yang Ditemukan

Berdasarkan kendala yang ditemukan penulis selama periode

(18)

1. Melakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai

Baiknya melakukan sosialisasi berkala kepada seluruh pegawai agar mereka lebih memahami bagaimana menerapkan budaya kerja 5R dikantor sehingga pegawai juga bisa mengeluarkan saran dan pendapatnya masing- masing.

2. Memisahkan invoice dengan rapi

Alangkah baiknya jika invoice disusun dengan rapi berdasarkan urutan nomor invoice dan perusahaannya. Jadi ketika ingin membuat surat konfirmasi piutang, pegawai dapat dengan mudah mencarinya sesuai dengan nomor invoice dan perusahaannya.