Inventaris van het archief van de
gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge
Regering) van de Verenigde Oostindische
Compagnie en taakopvolgers, 1612-1812
Louisa Balk en Frans van Dijk, medewerkenden: mw. Dra. Dwi Mudalsih, mw. Dwi
Nurmaningsih, mw. Dra. Esti Kartikaningsih, mw. Dra. Euis Shariasih, mw. Isye Djumenar, mw. Iyos Rosidah, mw. Dra. Kris Hapsari, hr. Drs. Langgeng Solistyo Budi, mw. Mira Puspita Rini, mw. Drs. Risma Manurung, mw. Sutiasni, mw. Triana Widyaningrum, hr. Drs. Sunarto, hr. Syarif Usman en mw. Dra. Widiyanti
I N H O U D S O P G A V E
BESCHRIJVING VAN HET ARCHIEFINHOUD EN STRUCTUUR VAN HET ARCHIEF ...7
Aanwijzingen voor de gebruiker ...9
Openbaarheidsbeperkingen...9
Beperkingen aan het gebruik...9
Materiële beperkingen...9
Aanvraaginstructie...9
Citeerinstructie ...9
Archiefvorming ...11
Geschiedenis van de archiefvormer ...11
1. De organisatie van de Verenigde Oostindische Compagnie ...11
Inleiding ...11
De stichting van de VOC - het octrooi ...13
Bewindhebbers en participanten ...15
Het 'generaal bestuur': taken en werkwijze van de Heren Zeventien ...19
Het bestuur en beheer in de kamers ...24
De organisatie van de VOC in Indië ...26
Batavia als administratief centrum ...28
Het einde van de VOC ...33
Geschiedenis van het archiefbeheer ...34
De volledigheid ...36
Inhoud en structuur van het archief...39
Verantwoording van de bewerking ...39
Verwant materiaal ...41
Beschikbaarheid van kopieën...41
Publicaties ...41
BESCHRIJVING VAN DE SERIES EN ARCHIEFBESTANDDELEN ...57
Besluitvorming ...58
Voorbereiding ...58
Vaststelling ...59
Generale notulen...59
Secrete notulen ...73
Generale resoluties...74
Bijlagen generale resoluties ...98
Secrete resoluties ...119
Generale besognes ...122
Secrete besognes...124
Toegangen ...126
Bekendmaking ...135
Plakkaten ...135
Toegangen ...140
Codificering ...141
Verslaglegging ...145
Dagregisters ...145
Bijlagen dagregisters...153
Briefwisseling en andere stukken. ...154
Intern ...154
Ingekomen missiven. ...157
Uitgaande missiven ...165
Toegangen ...180
Instructies ...181
Ter kennisname ingekomen stukken ...181
Instellingen en particulieren Batavia ...184
Ingekomen en uitgaande missiven. ...184
Toegangen ...185
Hoge Commissie (commissarissen-generaal) ...185
Inlandse vorsten ...186
Ingekomen en uitgaande missiven ...186
Toegangen ...188
Verdragen en contracten ...188
Buitenkantoren ...190
Algemeen ...190
Ingekomen en uitgaande missiven. ...190
Toegangen ...194
Instructies ...194
Bijzonder ...196
Ambon...196
Banda ...197
Banjermassing ...197
Bantam ...197
Bengalen ...198
Canton ...199
Ceylon ...200
Cheribon ...202
Coromandel...202
Japan ...204
Java's Noordoostkust ...205
Algemeen ...205
Bosbeheer ...207
Overige stukken. ...208
Kaap de Goede Hoop ...209
Macassar ...209
Malabar ...210
Malacca ...211
Palembang en Jambij...213
Perzië ...213
Pontiana ...213
Siam ...213
Souratte ...214
Sumatra's Westkust ...215
Taiwan (Formosa) ...215
Ternate ...215
Timor ...216
Landen buiten het octrooigebied. ...216
Algemeen ...216
Bijzonder ...217
Mauritius ...217
Philippijnen ...217
Bijzondere onderwerpen ...218
Ceremonie ...218
Chinezen ...219
Defensie ...219
Algemeen ...219
Bijzonder ...220
Leger ...220
Marine ...225
Eigendom van land en gebouwen ...228
Financiën ...230
Handel...234
Justitie ...236
Kerkelijke zaken...238
Munten, maten en gewichten ...238
Rechten ...239
Scheepvaart ...239
Staat en verval van de Compagnie. ...243
Verpachting van rechten...247
Overige stukken ...247
Facilitering ...249
Organisatie ...249
Personeel ...249
Stukken niet behorende tot het archief ...251
Oude inventarissen ...255
B E S C H R I J V I N G V A N H E T A R C H I E F
Naam archiefblok:
Inventaris van het archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers
Hoge Regering
Periode:
1612 - 1811
Archiefbloknummer:
Omvang:
500 meter
Taal van het archiefmateriaal:
Het merendeel der stukken is in het Nederlands.
Soort archiefmateriaal:
Archiefbewaarplaats:
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)
Archiefvormers:
gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers
Samenvatting van de inhoud van het archief:
AANWIJZINGEN VOOR DE GEBRUIKER
OPENBAARHEIDSBEPERKINGEN
Alle archiefbescheiden behorend tot het archiefblok zijn volledig openbaar.
BEPERKINGEN AAN HET GEBRUIK
Reproductie van originele bescheiden uit dit archief is, behoudens de algemene regels die gelden voor het kopiëren van stukken, niet aan beperkingen onderhevig. Er zijn geen beperkingen krachtens het auteursrecht.
MATERIËLE BEPERKINGEN
AANVRAAGINSTRUCTIE
De originele archiefstukken, beschreven in deze inventaris, kunnen worden aangevraagd, middels een aanvraagbriefje, in de studiezaal van het ANRI
CITEERINSTRUCTIE
Bij het citeren in annotatie en verantwoording dient het archief tenminste éénmaal volledig en zonder afkortingen te worden vermeld. Daarna kan worden volstaan met verkorte aanhaling.
VOLLEDIG:
Arsip Nasional Republik Indonesia, Archief van de gouverneur-generaal en raden van Indië (Hoge Regering) van de Verenigde Oostindische Compagnie en taakopvolgers, 1612-1811, inv.nr. ...
VERKORT:
ARCHIEFVORMING
GESCHIEDENIS VAN DE ARCHIEFVORMER
1. DE ORGANISATIE VAN DE VERENIGDE OOSTINDISCHE COMPAGNIE F.S. Gaastra
INLEIDING
De in 1602 opgerichte Verenigde Oostindische Compagnie (VOC) is van alle
handelscompagnieën uit de zeventiende en achttiende eeuw ongetwijfeld de meest succesvolle geweest. De VOC slaagde er spoedig na haar oprichting in de Portugezen, die al een eeuw eerder hun handelsimperium in Azië gevestigd hadden, ver terug te dringen en als mededinger in de Europees-Aziatische handel nagenoeg uit te schakelen. De voornaamste concurrent van de VOC, de in 1600 in Londen gevormde East India Company (EIC), ontbrak het
aanvankelijk aan financiële draagkracht, organisatorisch vermogen en steun van de overheid om voldoende tegenspel te bieden aan de Nederlandse Compagnie. Pas aan het einde van de zeventiende eeuw werd de EIC een werkelijk geduchte concurrent, die vervolgens in de loop van de achttiende eeuw de VOC op verschillende terreinen voorbij zou streven. Toch bleef de VOC als handelsorganisatie tot aan het einde van haar bestaan in 1800 de grootste van de Aziatische compagnieën.
Voor de snelle groei van de Nederlandse Compagnie is een aantal factoren aan te wijzen. Allereerst verschafte de kapitaalrijkdom in de Republiek de VOC een forse voorsprong. De VOC kon daardoor de kostbare militaire operaties financieren die nodig waren om het wereldmonopolie op de handel in fijne specerijen te verwerven. De verovering van de
Banda-eilanden in 1622 gaf de Compagnie het monopolie in nootmuskaat en foelie. Meer tijd kostte de verwerving van het monopolie in kruidnagelen. Door vernietiging van
kruidnagelbomen op diverse eilanden in de Molukken slaagde de VOC erin de teelt van deze specerij op Ambon te concentreren. De verovering van Makassar in 1667 bracht de laatste haven waar Europese en Aziatische kooplieden 'gesmokkelde' - dat wil zeggen de buiten de VOC om aangevoerde - kruidnagelen konden opkopen, in handen van de VOC. Het
monopolie in de kaneelhandel tenslotte werd verkregen door de verdrijving van de Portugezen van Ceylon. Die geschiedde in twee fasen: tussen 1627 en 1642 en van 1654 tot 1658.
De activiteiten van de VOC betroffen niet alleen het vervoer van Aziatische producten naar de Europese markten. De VOC slaagde erin om in Indië (zoals het gehele handelsgebied van de Compagnie indertijd werd genoemd) kapitaal te accumuleren om een handelsnetwerk tussen de diverse factorijen op te bouwen. Deze intra-Aziatische handel heeft de Compagnie
gedurende de zeventiende en achttiende eeuw grote inkomsten bezorgd. Tussen circa 1635 en 1690 waren deze inkomsten groter dan de uitgaven; het Indisch bedrijf van de VOC maakte toen dus winst en daarvan profiteerde ook het bedrijf in Nederland. Bovendien had de Nederlandse Compagnie vanaf 1639 als enige Europese handelaar toegang tot Japan. Deze handelsbetrekking was in de zeventiende eeuw zeer winstgevend en bood de Compagnie de gelegenheid om goedkoop zilver te verwerven. Alle Europese kooplieden in Indië hadden zilver nodig om textiel in India en peper in de Indonesische Archipel te kopen. De VOC kon door haar 'Japanse connectie' in de zeventiende eeuw met een betrekkelijk geringe
zilveruitvoer uit Europa volstaan.
3. Zie voor deze cijfers: Ibidem, deel I (voor scheepvaart, handel en personeel) en J.P. de Korte, De jaarlijkse financiële verantwoording in de Verenigde Oostindische Compagnie. Werken uitgegeven door de vereeniging Het Nederlandsch Economisch-Historisch Archief 17 (Leiden 1984) (voor handel en financiën).
sterk in omvang toe. Textiel uit India, koffie uit Arabië en later ook uit Java en thee uit China veroverden de Europese markt. Deze groei van de handel was algemeen; ook andere Europese compagnieën profiteerden ervan. De VOC verloor gaandeweg haar unieke positie. Het
monopolie in de fijne specerijen werd relatief van minder belang. De inkomsten uit de intra-Aziatische handel wogen niet langer op tegen de mede onder invloed van de kosten van bestuur hoog opgelopen uitgaven. Het gevolg was dat het Indisch bedrijf van de VOC in de achttiende eeuw jaar op jaar verlies maakte. Bovendien schrompelde de handel met Japan ineen; deze was na 1700 nog maar van geringe betekenis. De opbrengsten van de verkopen van 'Indische' goederen in patria waren nog wel voldoende om de omvangrijke
scheepsuitrustingen naar Indië te betalen en de ieder jaar terugkerende verliezen in Indië op te vangen, maar de financiële reserves werden geringer.
Deze structurele veranderingen hadden tot gevolg dat de VOC steeds sterker op de
verkoopresultaten in de Republiek ging steunen. De financiering van het bedrijf was aan die verkoopresultaten gekoppeld en dat maakte de Compagnie kwetsbaar: toen na het uitbreken van de Vierde Engelse Oorlog in 1780 geen retouren meer binnenkwamen en geen veilingen van betekenis konden worden gehouden, was de Compagnie in één klap haar krediet kwijt en zat zij diep in de schulden. Na deze oorlog raakte de Compagnie in dermate grote problemen dat zij slechts met steun van de overheid overeind kon blijven. De komst van de Fransen en de val van de oude Republiek bezegelden het lot van de VOC. In begin 1796, kort na de stichting van de Bataafse Republiek, moest de directie terugtreden en de leiding overdragen aan een 'Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen'. De VOC was
genationaliseerd. Met ingang van 1 januari 1800 verloor het octrooi van de VOC, de
wettelijke basis van de onderneming, zijn geldigheid. Hoewel de oorlogsomstandigheden in Europa geen drastische wijziging in de scheepvaart en handel op Indië toestonden, betekende dit het einde van de Compagnie.
De totaalcijfers van twee eeuwen Compagniesbedrijvigheid, van handelsomzet, scheepvaart en personeel, zijn indrukwekkend. Ondanks de dalende rendementen was het bedrijf in de achttiende eeuw veel omvangrijker dan in de zeventiende. Zo rustte de VOC in totaal zo'n 4700 schepen naar Indië uit, waarvan bijna 1700 in de zeventiende en ruim 3000 in de achttiende eeuw. Op deze schepen verlieten tussen 1602 en 1700 317.000 mensen Europa, van 1700 tot 1795 was dat aantal 655.000. Cijfers over de handel bevestigen de groei van het bedrijf na 1700. De uitgaven van de equipages, dat wil zeggen de scheepsbouw en
5. Het originele octrooi bevindt zich in de VOC-archieven (inv. nr. 1). Het octrooi van 1602 en de bij de verlengingen gewijzigde teksten zijn op verscheidene plaatsen afgedrukt, onder andere in C. Cau, Groot Placcaetboek I (Den Haag 1658) 530 e.v. en Pieter van Dam, Beschryvinge van de Oostindische Compagnie. F.W. Stapel en C.W.Th. van Boetzelaer ed. Rijks geschiedkundige publicatiën, grote serie 63, 68, 74, 76, 83, 87, 96 (7 delen; 's-Gravenhage 1927-1954) eerste boek, deel I, 43.
DE STICHTING VAN DE VOC - HET OCTROOI
De VOC kwam in 1602 voort uit een fusie van zes kleine compagnieën. Direct nadat de door de Amsterdamse Compagnie van Verre georganiseerde eerste schipvaart van 1595-1597 de mogelijkheid van de vaart op Azië had aangetoond, werden in Amsterdam, Rotterdam en in Zeeland compagnieën opgericht. Kapitaal werd door deze compagnieën steeds voor één expeditie bijeengebracht. Wel was er continuïteit in de directie; de leidinggevende kooplieden of bewindhebbers droegen zorg voor elkaar opeenvolgende expedities. Telkens na terugkeer van de schepen uit Indië kregen de investeerders, waaronder behalve de bewindhebbers ook andere aandeelhouders of participanten, het oorspronkelijk ingelegde kapitaal terug, uiteraard vermeerderd met een aandeel in de winst. Deze compagnieën beconcurreerden elkaar fel, wat de winstmarges onder druk zette. Het afnemende rendement dreigde de investeerders af te schrikken en bracht de voortgang van de vaart op Indië in gevaar.
De bewindhebbers waren niet blind voor deze ontwikkeling en al spoedig ontstond op lokaal niveau samenwerking. In 1600 gingen de Amsterdamse compagnieën op in één Geünieerde Amsterdamse Oostindische Compagnie, die van de Amsterdamse burgemeesters het
monopolie voor de vaart vanuit Amsterdam op Azië kreeg. Ook in Zeeland werd samengewerkt. Verder reikte de samenwerking niet. De Zeeuwen voelden bijvoorbeeld weinig voor een samengaan met de Hollandse compagnieën; zij vreesden dat in één
gezamenlijke onderneming Amsterdam een overwicht zou krijgen. Bovendien ontstonden in andere steden - Hoorn, Enkhuizen en Delft - nieuwe compagnieën. Zo leek ook na 1600 de onderlinge concurrentieslag te zullen voortduren.
De uiteindelijke vereniging in één Compagnie kwam niet spontaan tot stand, maar werd door de overheid afgedwongen. De Nederlandse Republiek was in oorlog met de koning van Spanje en Portugal. De bestaande compagnieën, tegenwoordig meest voorcompagnieën genoemd, konden geen rol in de strijd tegen Spanje en Portugal vervullen. Eén vereende Compagnie zou in die oorlog een krachtig militair èn economisch wapen kunnen zijn. De Staten van Holland, onder leiding van Johan van Oldenbarnevelt, en vervolgens ook de
Staten-Generaal stuurden op een fusie aan. Tenslotte konden, na interventie van de stadhouder prins Maurits, ook de Zeeuwen zich daaraan niet langer onttrekken. Op 20 maart 1602
vaardigden de Staten-Generaal het octrooi uit waarbij de 'Generale Vereenichde
geoctroyeerde Compagnie' in het leven werd geroepen.[5] Het octrooi gold voor de duur van
21 jaar. Van concurrentie was geen sprake meer: in het octrooi was bepaald dat niemand behalve de VOC vanuit Nederland schepen mocht zenden of handel mocht drijven met het gebied ten oosten van Kaap de Goede Hoop en ten westen van de Straat van Magallanes. (Zie bijlagen 2, 3 en 4 voor kaarten van het octrooigebied van de VOC.)
Vele van de overige artikelen van het octrooi hadden betrekking op de organisatie van de Compagnie, op de positie van de bewindhebbers en participanten en op de wijze van
Volgens het octrooi werden de voorcompagnieën afdelingen of kamers in de verenigde Compagnie. Het waren er zes: Amsterdam, Zeeland (gevestigd in Middelburg), Delft, Rotterdam, Hoorn en Enkhuizen. Over het aandeel dat de kamers in de gemeenschappelijke vaart en handel op Indië zouden genieten, was betrekkelijk snel overeenstemming bereikt. Aan de kamer Amsterdam werd de helft van alle activiteiten gegund, aan Zeeland een kwart en aan de vier kleine kamers elk een zestiende deel. Met deze in het octrooi opgenomen verdeelsleutel waren de Zeeuwen gerustgesteld; zij hadden gevreesd dat wanneer de
kapitaalinleg bij de kamers als grondslag voor het aandeel in de bedrijfsvoering zou worden genomen, Amsterdam meer dan de helft daarvan naar zich toe zou trekken.
Uiteraard werden de bewindhebbers van de voorcompagnieën de bewindhebbers van de kamers. Boven die kamers kwam een generaal college te staan, dat met het opperbestuur werd belast en dat zou bestaan uit vertegenwoordigers van de bewindhebbers van de kamers. Een groot probleem was echter hoe de eenmaal vastgelegde verhouding tussen de kamers in het opperbestuur moest worden weergegeven. Omdat Zeeland wenste dat in het generaal college kamergewijs zou worden gestemd - zodat iedere kamer evenveel gewicht in de schaal kon leggen - ketste overeenstemming aanvankelijk af. Uiteindelijk namen de Zeeuwen genoegen met stemming per hoofd in een college dat uit zeventien personen zou bestaan. Amsterdam zou daarin met acht bewindhebbers vertegenwoordigd zijn, Zeeland met vier en de kleine kamers ieder met één, terwijl het zeventiende lid afwisselend door één van de kamers buiten de Amsterdamse zou worden aangewezen. De Amsterdammers waren ervan uitgegaan dat dit college, de Heren Zeventien, in Amsterdam bijeen zou komen, maar op dit punt werd een concessie aan de Zeeuwen gedaan. Besloten werd een cyclus van acht jaar in te stellen. Amsterdam zou daarvan zes jaar achtereen vergaderplaats zijn en dan zou deze kamer ook als presidiale kamer optreden; daarna werd Middelburg voor twee jaar zetel van de Heren
Zeventien en viel het presidium aan de kamer Zeeland toe.
Nu kon in het octrooi, dus op papier, wel exact worden vastgelegd hoeveel invloed en zeggenschap iedere kamer zou krijgen, het zou toch op de praktijk aankomen hoe deze ingewikkelde structuur vorm zou krijgen. Gaandeweg ontwikkelde zich in de zeventiende eeuw eenzelfde bestuurspraktijk die de bewindhebbers, veelal als regent, kenden van het bestuur van de Republiek. De verhouding tussen de bewindhebberscolleges van de kamers en de vergadering van de Heren Zeventien, die immers uit afgevaardigden uit deze
bewindhebberscolleges bestond, werd in veel opzichten vergelijkbaar met de verhouding tussen bijvoorbeeld de vergaderingen van de Staten van Holland of Zeeland en de steden, die hun bestuurders naar de Statenvergaderingen afvaardigden. Voor iedere vergadering van de Heren Zeventien kregen de kamers door de presidiale kamer de agenda toegezonden. Vervolgens werd aan hun gedeputeerden een lastgeving voor stemmingen meegegeven. Wanneer bij de Heren Zeventien belangrijke zaken aan de orde kwamen die niet op de agenda waren geplaatst, vond ruggespraak plaats.
Ook in een ander opzicht vormde het octrooi een compromis. Dat betrof het kapitaal. Doordat het octrooi een geldigheidsduur van 21 jaar was gegeven, was de VOC geen
6. . J.G. van Dillen, Het oudste aandeelhoudersregister van de Kamer Amsterdam der Oost-Indische Compagnie. Werken uitgegeven door de vereeniging Het Nederlandsch Economisch-Historisch Archief 14 ('s-Gravenhage 1958) 20-45, behandelt uitvoerig de problemen die gedurende de eerste tien jaar rezen en de frustratie bij de kapitaalverschaffers
terugkrijgen, met de tot op dat moment behaalde winst, en zou opnieuw kapitaalinschrijving mogelijk zijn voor de volgende tien jaar. Bovendien werd bepaald dat zodra na verkoop van uit Indië binnengekomen retourgoederen vijf procent van de oorspronkelijke inleg weer in de Compagnieskas was teruggevloeid, een dividenduitkering aan de aandeelhouders zou volgen.
Deze bepalingen maakten kapitaalaccumulatie onmogelijk. Dat was niet te rijmen met het streven dat bij oprichting van de VOC had voorgestaan: het geven van een hechte en solide basis aan de handel op Azië. De bewindhebbers hebben zich dan ook niet aan deze
voorschriften gehouden. De participanten hebben lang op een dividenduitkering moeten wachten en na tien jaar vond er geen teruggave van kapitaal plaats. De oorspronkelijke inleg is gedurende het bestaan van de Compagnie ongewijzigd gebleven. De Staten-Generaal, die het octrooi hadden uitgevaardigd, hebben de bewindhebbers in het niet nakomen van deze bepalingen gesteund.[6]
In 1622/23 werd het octrooi voor eenentwintig jaar verlengd. Na klachten van de participanten werd hun iets meer zeggenschap gegeven, maar wezenlijke veranderingen werden niet aangebracht. Bij de latere octrooiverlengingen ontstonden vaak politieke verwikkelingen: diverse steden en provincies zagen dan hun kans schoon om in ruil voor steun aan verlenging voorrechten af te dwingen, zoals buitengewone bewindhebbersplaatsen in één van de kamers. Ook werd soms bij die gelegenheden door de Staten-Generaal geld of navale steun gevraagd in oorlogsomstandigheden. Pas laat in de achttiende eeuw ontstond twijfel over het reilen en zeilen van de Compagnie en werd bij verlenging de situatie in Indië in de besprekingen betrokken. Maar tot wezenlijke kritiek kwam het ook toen niet: over het algemeen heeft de Compagnie steeds de steun van de Staten-Generaal ontvangen en heeft de overheid het monopolie van de VOC strikt gehandhaafd.
BEWINDHEBBERS EN PARTICIPANTEN
De 76 bewindhebbers die in 1602 aan het hoofd van de voorcompagnieën stonden, kregen na oprichting van de VOC de leiding over de nieuwe onderneming. Het octrooi met het
monopolie en de, zij het voorlopig tot 21 jaar beperkte, duur van de onderneming gaf de bewindhebbers een andere positie dan voorheen. Zij vormden nu een werkelijke directie, een 'managerial group' met een eigen, van de participanten onderscheiden doelstelling. Weliswaar waren zijzelf ook belangrijke investeerders en als zodanig verschilden hun positie en belangen niet van die van de andere aandeelhouders. Maar als directie streefden zij naar groei van de omzet, en naar continuïteit en consolidatie, meer dan naar een winst op korte termijn die de kapitaalverschaffers snel rendement op hun investering zou kunnen bieden. De
bewindhebbers genoten daarbij de bescherming van het octrooi. Zij hoefden pas na tien jaar, dus na afloop van de eerste tienjarige kapitaalrekening, de boeken te openen en aan de participanten verantwoording af te leggen.
wanbeheer of fraude kon een bewindhebber worden aangesproken. Overigens werd in het octrooi vastgelegd dat bewindhebbers voor schulden die door de Compagnie waren
aangegaan, niet persoonlijk aansprakelijk waren. Aan bepalingen in het octrooi ten gunste van de participanten - de spoedige dividenduitkering uit de opbrengsten van de retouren en de liquidatie van het kapitaal na tien jaar - werd zoals gezegd door de bewindhebbers niet de hand gehouden. Kortom, tegenover het recht dat het octrooi aan de bewindhebbers gaf om de VOC te besturen stonden maar weinig verplichtingen, en daar werd dan nog de hand mee gelicht.
Het octrooi stelde het aantal bewindhebbers op zestig: twintig in de kamer Amsterdam, twaalf in Zeeland en zeven in elk van de kleine kamers. Aangezien bij de oprichting van de VOC in alle kamers behalve die van Hoorn, meer bewindhebbers waren, zou voorlopig bij het
openvallen van een plaats geen nieuwe aanstelling volgen. De benoemingsprocedure die in 1602 was voorgeschreven, gaf aan de Staten van Holland, en voor de kamer Zeeland aan de Staten van Zeeland, het recht een kandidaat te kiezen uit een nominatie van drie personen, opgesteld door de nog zittende bewindhebbers van de desbetreffende kamer. Dit voorschrift was op aandringen van de Zeeuwen in het octrooi opgenomen. In Holland is het echter nooit toegepast. Enkele dagen voordat het octrooi werd uitgevaardigd, namen de Staten van Holland op voorstel van de stad Amsterdam een resolutie aan waarin de keuze uit de
nominatie van drie aan de burgemeesters van de betrokken steden werd overgelaten. Immers, de burgemeesters hadden, zo argumenteerden de Amsterdammers, 'vaste kennisse' van de kwaliteiten van de kandidaten.
Het Zeeuwse streven om de keuze aan de Staten over te laten was mogelijk ingegeven om problemen in eigen kring te voorkomen. De situatie was er ingewikkelder dan in Holland. In de Zeeuwse voorcompagnieën hadden ook inwoners uit Veere en Vlissingen belangen gehad en deze steden wensten hun aandeel in de vaart op Azië na 1602 niet prijs te geven. Tenslotte wisten beide steden na veel ruzie ieder twee bewindhebberszetels in de Zeeuwse kamer te bemachtigen. Reeds in 1603 verloor Veere zijn zetel, doordat de bewindhebber Balthasar de Moucheron uit Veere zijn zetel opgaf. Herbezetting was toen niet aan de orde omdat er nog dertien bewindhebbers in functie waren, één meer dan in het octrooi was bepaald. Veere slaagde er naderhand niet meer in de tweede zetel terug te winnen, ondanks hardnekkige strijd die bij iedere benoeming weer terugkeerde. Middelburg hield vast aan de eenmaal verworven negen plaatsen en vond de Staten van Zeeland aan zijn zijde. De Staten van Zeeland hebben tot 1646 aan hun benoemingsrecht vastgehouden; daarna hebben de steden dit recht
overgenomen, waarbij elke stad de eigen plaatsen mocht opvullen.
Het gevolg was dat er een nauwe relatie ontstond tussen de stedelijke regenten en de
bewindhebbers. Partijstrijd, politieke tegenstellingen en 'cabalen' konden zo gemakkelijk de bewindhebberscolleges binnendringen. Uit de nauwe band tussen stedelijke regenten en VOC-bewindhebbers mag niet geconcludeerd worden dat kooplieden gaandeweg plaats moesten maken voor bestuurders; zeker in Amsterdam werd erop gelet dat handelskennis in het college behouden bleef. Een uitvloeisel van het gehanteerde benoemingsstelsel is overigens, dat in stedelijke archieven veelvuldig informatie te vinden is over de aanstelling van bewindhebbers.
8. Over de benoeming, salariëring enz. van de bewindhebbers: Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 156-229. Zie voorts Femme Gaastra, Bewind en beleid bij de VOC. De financiële en commerciële politiek van de bewindhebbers, 1672-1702 (Zutphen 1989) 25-33.
('als eerste en voorsittende stad' in Holland) het recht ieder een bewindhebber aan te stellen. Dordrecht had al in 1602 gepoogd om via een georganiseerde kapitaalinleg van een groot aantal ingezetenen invloed in de VOC te krijgen. Dit streven kon de stad dus in 1614 verwezenlijken. In 1647, bij de tweede octrooiverlenging, kregen ook Overijssel en Stad en Lande zo'n post.
De perikelen die aan de tweede octrooiverlenging (in 1642) voorafgingen, gaven ook aan verscheidene Hollandse steden een mooie gelegenheid een bewindhebberspost te
bemachtigen. Al in 1636 was er ruzie geweest tussen Dordrecht, Amsterdam en Haarlem. Het buitengewone bewindhebberschap van de eerstgenoemde stad was namelijk min of meer officieus overgegaan in een gewone, omdat de Dordtse vertegenwoordiger Elias Trip gedurende zijn ambtsperiode naar Amsterdam was verhuisd en vervolgens tot de gewone Amsterdamse bewindhebbers werd gerekend. Na Trips overlijden wenste Dordrecht deze situatie te continueren, maar Haarlem meende op grond van de rangorde van de steden in de Staten van Holland aan de beurt te komen en maakte derhalve aanspraak op de voorheen door Dordrecht bezette bewindhebbersplaats. Bij de discussie over continuering van het octrooi die spoedig daarop losbarstte, werd het de Compagnie duidelijk dat de steden in ruil voor steun aan verlenging iets moest worden aangeboden. Haarlem en Leiden kwamen er het beste vanaf; deze steden sleepten een gewone bewindhebbersplaats in de kamer Amsterdam in de wacht, die zij overigens pas in 1648 konden bezetten. Dordrecht kreeg naast het
buitengewoon bewindhebberschap in de kamer Amsterdam een dergelijke plaats in één der kamers van het Zuiderkwartier (Delft en Rotterdam), later alleen in Rotterdam. Alkmaar mocht een bewindhebber aanstellen, die afwisselend in Hoorn en Enkhuizen zitting kreeg. Gouda kwam wat achteraan, maar wist tenslotte in 1665 een post te bemachtigen in de kamer Amsterdam. Veel later, in 1696, sleepte de Ridderschap van Holland nog twee gewone bewindhebbersplaatsen in de wacht in de kleine Hollandse kamers. Deze plaatsen werden boven het bestaande getal van zestig geteld.
Naar goed gebruik in de Republiek was de bestuursstructuur dus uiterst ingewikkeld
geworden. Bovendien hielden de kleine kamers zich niet aan de formele regels. In de kamers van het Noorderkwartier, Hoorn en Enkhuizen, werd de buitengewoon bewindhebber van Alkmaar als een 'ordinaris' beschouwd. Deze bewindhebber nam steeds in die kamer zitting waar een plaats was vrijgekomen. Het betekende dat de kamer Hoorn dan wel Enkhuizen soms slechts zes bewindhebbers uit de eigen stad telde. Hetzelfde gebeurde na 1696 met de bewindhebber van de Ridderschap in de kamers van het Zuiderkwartier.[8]
Niet alleen in het aantal bewindhebbers, maar ook in hun beloning en verkiezing, en in de rol van de participanten werd in de loop van de zeventiende eeuw het een en ander gewijzigd. Bij de participanten heerste grote ontevredenheid over het niet nakomen van de in 1602
vastgelegde verplichtingen ten aanzien van dividendbetaling en de afwikkeling van het kapitaal, en over de geringe openheid van de bewindhebbers in financiële zaken. Bovendien ontstond bij participanten het vermoeden dat bewindhebbers zich ten koste van de Compagnie verrijkten. Dit leidde gedurende de termijn van het eerste octrooi tot felle ruzies. Bij de
9. Sedert 1648 hoefden bewindhebbers van de kamers Delft en Rotterdam ook nog slechts voor f 3000 in hun kamer te participeren. De functies die door de hoofdparticipanten konden worden waargenomen, zijn helder uiteengezet door F.W. Stapel in diens uitgave van Van Dam, Beschryvinge eerste boek, deel I, 295 noot 5.
10. Over de achtergronden van de aanstelling van Willem IV tot opperbewindhebber, zie Isaac de Pinto, 'Anecdotes historiques touchant le Stadhoudérat des Indes dans l'illustre maison d'Orange en 1748 et 1749'. A.J. Veenendaal jr. ed. in: Nederlandse historische bronnen uitgegeven door het Nederlands Historisch Genootschap III (Amsterdam 1983) 125-145.
van f 3100 per jaar voor de bewindhebbers van de kamer Amsterdam, f 2600 voor die van Zeeland en f 1200 voor de bewindhebbers in de kleine kamers. Voorts werd in 1623 het bewindhebberschap aan een termijn van drie jaar gebonden, maar die maatregel werd al snel onder tafel gewerkt: ook later bleven bewindhebbers in de meeste gevallen tot hun overlijden hun plaats behouden.
In 1623 werd tevens via een ingewikkelde weg enige controle en zeggenschap aan de
participanten toegekend, door de instelling van drie commissies van hoofdparticipanten - dat wil zeggen zij die, zoals ook voor de bewindhebbers was vereist, voor minstens f 6000 in de kamers Amsterdam of Zeeland en voor f 3000 in de kleine kamers participeerden.[9]
Eén college, dat van de rekeningopnemers, zou samen met de bewindhebbers de 'generale rekeninge' controleren, die voor het eerst na afloop van het octrooi in 1622 moest worden gepresenteerd. Sedert 1647 vond deze financiële verantwoording om de vier jaar plaats, niet alleen ten overstaan van de rekeningopnemers, maar ook van een commissie uit de
Staten-Generaal.
Het tweede college van hoofdparticipanten fungeerde per kamer en werd bijeengeroepen bij het openvallen van een bewindhebbersplaats. Bij 'affixie van biljetten' werd dan een gelijk aantal hoofdparticipanten opgeroepen als er nog zittende bewindhebbers waren;
bewindhebbers en hoofdparticipanten vormden dan te zamen het kiescollege dat een
nominatie van drie personen mocht opstellen. In de praktijk volgden de kamers ook daar weer eigen regels. Zo kwamen in Zeeland twee keer zoveel hoofdparticipanten bijeen als er
bewindhebbers waren. In Amsterdam daarentegen was de animo voor deze bijeenkomsten onder de hoofdparticipanten gering; meestal kwamen maar enkele participanten opdagen.
Tenslotte werden uit de kamers negen hoofdparticipanten aangewezen die aan de
vergaderingen van de Heren Zeventien en de diverse commissies van de Zeventien deelnamen en daarin een adviserende stem konden uitbrengen. Vier van hen kwamen uit Amsterdam, twee uit Zeeland en drie uit de overige kamers, hetgeen dus inhield dat deze kleine kamers het beurtelings zonder zo'n hoofdparticipant als afgevaardigde moesten stellen. De verkiezing ging min of meer zoals bij de bewindhebbers: participanten stelden een nominatie van drie personen op, waaruit de plaatselijke burgemeesters de electie deden. Omdat deze
participanten na hun verkiezing een eed aflegden ten overstaan van de burgemeester (zoals ook de bewindhebbers deden) werden zij 'beëdigde hoofdparticipanten' genoemd.
11. G.J. Schutte, De Nederlandse Patriotten en de koloniën. Een onderzoek naar hun denkbeelden en optreden, 1770-1800 (Gronin-gen 1974) 50-54, 96.
In 1786 tenslotte, toen de Compagnie voor financiële steun op de overheid was aangewezen, werd op voorstel van de Staten van Holland het bewindhebberscollege van de kamer
Amsterdam met zes personen uitgebreid. Aan deze uitbreiding was een politieke strijd
voorafgegaan. Het was aanvankelijk de bedoeling van de Staten van Holland geweest dat ook in Zeeland enkele bewindhebbers zouden worden benoemd. Deze hervormingsgezinde directieleden, die door het door de patriotten beïnvloede bestuur werden aangesteld, zouden zich vooral met het Indisch bedrijf moeten bezighouden. Maar Zeeland verzette zich en derhalve bleef de uitbreiding van het bewindhebberscollege tot Amsterdam beperkt. De nieuw benoemde bewindhebbers vormden in die kamer het departement 'tot de Indische zaken', ook wel het Vijfde Departement genoemd. Aangezien de anti-Oranjegezinde patriotten in Holland de overhand hadden, geschiedde de aanstelling aanvankelijk niet door de stadhouder, doch door de Staten-Generaal op voordracht van de Staten van Holland. Toen in 1788 de politieke verhoudingen zich wijzigden en de stadhouder zijn oude positie herwon, werd hij ook in dit opzicht in zijn rechten hersteld. In 1790 ging uiteindelijk ook de kamer Zeeland met de instelling van dit bestuurslichaam akkoord, dat sedertdien de naam Preparatoir Besogne kreeg.[11]
De komst van de Fransen en de stichting van de Bataafse Republiek maakten in 1795 een einde aan het bewind van de oude directie. Volgens het decreet van de Staten-Generaal van 24 december 1795 werden de bewindhebbers per 1 maart 1796 van hun functie ontheven. Het bestuur over de Compagnie werd gegeven aan het 21 leden tellend Comité tot de zaken van de Oost-Indische handel en bezittingen.
HET 'GENERAAL BESTUUR': TAKEN EN WERKWIJZE VAN DE HEREN ZEVENTIEN
Al spoedig na 1602 ontstond een vast patroon in de werkwijze van de Heren Zeventien. In de zeventiende eeuw kwam dit college meestal drie keer in het jaar gedurende één of meer weken in vergadering bijeen. Soms echter waren er slechts twee vergaderingen en dat werd na 1751 regel. Tussen deze vergaderingen door vonden bijeenkomsten plaats van commissies van bewindhebbers die voor de Heren Zeventien beleidsvoorbereidend werk verrichtten of controle uitoefenden op het beheer bij de kamers. Deze commissies, die niet in het octrooi waren genoemd en die in de eerste helft van de zeventiende eeuw ontstonden, bestonden evenals de vergadering van de Heren Zeventien uit afgevaardigden uit de
bewindhebberscolleges van de kamers.
De volgende commissies waren werkzaam:
1. Een commissie voor het opmaken van de jaarlijkse staat.
2. Een commissie voor het bijwonen en controleren van de veilingen van de kamers. 3. Een commissie voor het controleren van de boekhouding van de kamers.
4. Een commissie die de uit Indië overgekomen correspon-dentie en stukken doorlas en vervolgens een concept-missive voor het bestuur in Indië opstelde. Deze commissie, gevormd door vier bewindheb-bers uit Amsterdam, twee uit Zeeland en één uit elk der kleine kamers, kwam in Den Haag bijeen en werd het Haags Besogne genoemd. 5. In oorlogstijd werden voor de vloten geheime routes en seinen voorgeschreven. Deze
werden door een een 'secrete commissie' opgesteld.
werden grotendeels door de handel- en scheepvaartseizoenen gedicteerd. Als eerste
vergadering in de jaarlijkse cyclus kan de 'najaarsvergadering' worden aangemerkt, die na de thuiskomst van de retourvloot uit Indië, omstreeks eind augustus, werd bijeengeroepen. Op deze vergadering werd over de volgende zaken besloten:
1. De data van de veilingen bij de zes kamers, de hoeveelheid ter verkoop aangeboden goederen en de condities die bij verkoop zouden gelden. Dit punt moest al snel, aan het begin van de vergadering, worden afgedaan opdat de veilingbiljetten tijdig naar de grote Europese handelssteden konden worden gezonden. Ook de veilingen zelf mochten niet te laat in de herfst plaatsvinden, om te voorkomen dat de kooplieden de gekochte goederen door het invallen van de winter niet naar hun afnemers in binnen- en buitenland zouden kunnen transporteren. Het kwam dan ook veelvuldig voor dat de najaarsvergadering voor enige tijd op reces ging om de veilingen te doen plaatsvinden en de commissie voor de veilingen gelegenheid te geven haar werk te doen. De tweede termijn van de najaarsvergadering viel in zulke gevallen zeer laat in het jaar; soms zaten de Heren Zeventien zelfs tot Kerstmis of nieuwjaar bijeen.
2. De hoeveelheid naar Indië uit te zenden schepen en manschappen. Het betrof de schepen die vanaf september - dus nog tijdens de vergadering - tot in de zomer van het daaropvolgende jaar uit patria moesten vertrekken. Omdat de kamers uiteraard de eerste schepen van deze equipage al ver voor september zeilree hadden moeten maken, was al eerder een voorlopig besluit op dit punt genomen. In het najaar werd de definitieve lijst van schepen opgemaakt.
3. De hoeveelheid naar Indië te zenden goederen. Dit besluit was een antwoord op de van de Hoge Regering in Batavia ontvangen 'eis der behoeften'.
4. De hoeveelheid naar Indië te zenden goud en zilver, gemunt of ongemunt, en de hoeveelheid kopergeld. Dit was een antwoord op de uit Batavia ontvangen 'eis der contanten'. Het besluit over het te verzenden edel metaal en kopergeld was voorlopig of 'provisioneel'. In het voorjaar werd vervolgens bezien of aanvulling nodig was.
5. Het opstellen van een zogenaamde 'eis van retouren', een lijst van produkten die de bewindhebbers met de eerstvolgende retourvloot uit Indië wensten te ontvangen. Veelal werd eerst een voorlopige lijst opgesteld; de definitieve 'eis' werd pas gemaakt na afloop van de veilingen. Behalve de verkoopresultaten van de eigen veilingen wogen de
bewindhebbers ook die van de verkopingen in Londen mee. Wanneer de najaarsvergadering was onderbroken voor het houden van de veilingen kon een definitief besluit in de tweede termijn van de najaarsvergadering vallen. Soms echter werd het aan de bewindhebbers die de veilingen bijwoonden overgelaten om in
samenspraak met bewindhebbers uit de kamer Amsterdam de eis definitief op te maken. In een enkel geval gaven de verkopen van specerijen in het voorjaar aanleiding om ook op deze definitieve lijst toch weer aanvullingen te maken.
6. De samenstelling van de Hoge Regering of Raad van Indië in Batavia en de promotie van hoge ambtenaren op de kantoren overzee. Het recht iemand te benoemen tot lid van de Raad van Indië en tot gezaghebber op één van de factorijen van de Compagnie was voorbehouden aan de Heren Zeventien. Dikwijls waren de besluiten op dit punt niet meer dan een bekrachtiging van een reeds in Indië verrichte aanstelling. Voorts gaf dit agendapunt de bewindhebbers van de diverse kamers de gelegenheid deze of gene gunsteling voor promotie voor te dragen.
7. In alle vergaderingen van de Heren Zeventien, dus ook in het najaar, werd opgave gedaan van de financiële situatie bij de kamers: de geldvoorraad in kas, het saldo op de wisselbank, de uitstaande schulden en vorderingen. Bovendien werd in de herfst of soms ook in het voorjaar de voorraad kanonnen geïnventariseerd.
werd gegeven van de commerciële, financiële en politieke situatie van de VOC in Indië. Zaken die spoed vereisten of die naar het oordeel van de Heren Zeventien direct
afgehandeld konden worden, werden in een brief naar Batavia samengevat. De overige zaken werden met de rest van de omvangrijke verzameling stukken uit Indië naar het Haags Besogne doorverwezen.
De eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien vond in het vroege voorjaar plaats, vaak al in februari, anders in maart. In deze vergadering werden besluiten genomen over de voorjaarsveiling, waar de VOC meestal uitsluitend specerijen ter verkoop aanbood. De bijeenkomst verschafte de bewindhebbers voorts de gelegenheid de lopende uitrusting van schepen te controleren. Nu ook werd de definitieve verzending van de hoeveelheid 'contanten' vastgesteld. Tevens kwam in het voorjaar de 'liquidatie en egalisatie van de retouren en van de timmeringhe van schepen' aan de orde. Op grond van de gegevens van de kamers bekeken de bewindhebbers in hoeverre de in het octrooi vastgestelde verdeelsleutel was gehandhaafd. Ten aanzien van de retouren kon dat betekenen dat de ene kamer de ander van een bepaald
produkt moest voorzien of dat financiële vereffening plaatsvond om de verhoudingen recht te trekken. Bij de bouw van schepen kon dat niet. Wel werd bij het vaststellen van het
nieuwbouwprogramma, later in het jaar, rekening gehouden met de uitkomsten van de
vergelijking en met eventuele onevenwichtigheden in de bouwactiviteiten tot op dat moment.
Opmerkelijk is dat vaak al op de voorjaarsvergadering over een dividenduitkering werd besloten. Dat gebeurde dus voordat de veiling van specerijen in maart had plaatsgevonden en nog voor het einde van het boekjaar, dat half of eind mei werd afgesloten. De uitkering werd derhalve nog in de boeken van het lopende boekjaar verwerkt. Weliswaar was in 1669 op voorstel van de kamer Amsterdam besloten met vaststelling van het dividend te wachten tot na het afsluiten van de boeken en het opmaken van de balans, maar al omstreeks 1684 keerde de oude praktijk terug.
Tenslotte werd op de voorjaarsvergadering de datum bepaald waarop het Haags Besogne bijeen zou komen. De bewindhebbers die door hun kamers naar deze bijeenkomst werden afgevaardigd, moesten er rekening mee houden dat zij heel wat tijd in Den Haag moesten doorbrengen. Soms was het Haags Besogne wel drie maanden bijeen. Met de retourschepen was namelijk niet alleen een generale missive van de gouverneur-generaal en raden aan de Heren Zeventien aangebracht, maar tevens afschriften van de correspondentie tussen Batavia en de overige vestigingen in Indië. Deze correspondentie werd, per kantoor geordend en samen met de relevante passages uit de generale missiven en uit eerder namens de Heren Zeventien geschreven brieven, door het Haags Besogne gelezen en beantwoord. Het verslag van het Besogne, het zogenoemde Haags Verbaal, is in hoofdzaak een opsomming van gelezen brieven met een verwijzing naar de concept-missive, die vrijwel altijd achter het Verbaal is gevoegd. Soms werden korte opmerkingen ingelast, soms werd een uitgebreider commentaar gegeven, bijvoorbeeld in gevallen waarin de bewindhebbers in Den Haag van een uit Indië overgekomen dienaar mondeling inlichtingen hadden ingewonnen.
had lopen bij het Hof van Holland te bespoedigen of tot een einde te brengen. Tenslotte namen de bewindhebbers in Den Haag de gelegenheid te baat de gang van zaken bij de lopende equipage te bespreken. Wanneer de Amsterdamse bewindhebbers dat in de
voorjaarsvergadering nog niet hadden gedaan, dan kwamen zij veelal in het Haags Besogne met een voorstel om alvast edel metaal met schepen van de lopende equipage te verzenden als voorschot op de komende eis vanuit Batavia. Behalve op dat laatste punt nam het Haags Besogne geen besluiten. Alle zaken waarover het Besogne zich boog werden vervolgens ter overweging aan de eerstvolgende vergadering van de Heren Zeventien voorgelegd.
In juni kwam voorts de commissie bijeen die was belast met het controleren van de boeken en opmaken van de jaarlijkse staat. Niet alleen de bewindhebbers van deze commissie - twee uit Amsterdam, één uit Zeeland en drie uit de overige kamers (één kamer was dus niet
vertegenwoordigd) - maar ook de boekhouders van de zes kamers togen dan naar het
Oostindisch Huis van de kamer Amsterdam. Daar gaven de boekhouders, ieder op zijn beurt, de commissie inzage in de boeken en financiële bescheiden. Tenslotte formeerde de
commissie uit de zes staten of balansen de generale staat van de VOC in patria. Tot de stukken die de commissie verzamelde, behoorden onder andere de lijsten van de verkochte goederen bij iedere kamer, de voorraden, de uitstaande schulden en vorderingen, de
geldvoorraad in kas en het saldo op de wisselbank. Eens in de vier jaar, wanneer volgens de regels van het octrooi financiële verantwoording moest worden afgelegd aan
vertegenwoordigers van de Staten-Generaal en aan de hoofdparticipanten, werd na afsluiting van de boeken per kamer nog eens inzage in de boeken gegeven.
De commissie kon in Amsterdam slechts summier controle op de boekhouding uitoefenen. Daarom werd er zo nu en dan ook een commissie ingesteld die ter plaatse boeken moest nalopen en inspecteren. Een grote fraude in de kamer Hoorn in 1670 had tot instelling van een dergelijke commissie aanleiding gegeven. De inspectie van de kamers was niet aan een vast tijdstip gebonden. Soms bleven bewindhebbers na een vergadering van de Heren Zeventien in Zeeland daar achter om dit werk te verrichten. Op de terugreis naar Amsterdam werd dan tevens inspectie gehouden in de kamers Delft en Rotterdam, en later in het jaar werden Amsterdam, Hoorn en Enkhuizen bezocht.
De derde vergadering van de Heren Zeventien vond plaats in de zomer, meestal in juli en soms pas in augustus. Dan kwam de concept-missive van het Haags Besogne ter tafel. Na goedkeuring en eventueel amendering kon deze missive met de eerste schepen van de nieuwe equipage in september naar Batavia worden gezonden. In de zomer werden ook voorlopige besluiten genomen over uit te zenden schepen, manschappen en goederen voor het komend seizoen. Bovendien werd besloten hoeveel edel metaal met de in september vertrekkende schepen zou worden verstuurd; ook dit besluit was dus een voorschot op de eis die pas eind augustus ontvangen zou worden en op een definitief besluit later in het jaar. In de achttiende eeuw werd een voorlopige 'eis van retouren' opgemaakt opdat Batavia zo snel mogelijk kon beginnen met het bijeenbrengen van de goederen voor patria; de besluiten die later in het najaar door de Heren Zeventien daarover werden genomen kregen steeds meer het karakter van aanvulling.
Een enkele keer kwam het voor dat onder druk van bijzondere omstandigheden de tijd ontbrak om een voltallige vergadering van de Heren Zeventien bijeen te roepen. Dan werd volstaan met de bijeenkomst van de 'halve Zeventien'. Zo werd na het uitbreken van de oorlog met Engeland en Frankrijk in juli 1672 een extra vergadering van de halve Zeventien in Den Haag belegd, voor slechts één dag, 'om geen éclat te geven of in 't oog te lopen'. Ook
13. Over de Chinase Commissie: C.J.A. Jörg, Porcelain en the Dutch China Trade (Den Haag 1982) 34-38.
Den Haag, een halve Zeventien bijeenriep om de voorjaarsveilingen te regelen. Dergelijke bijeenkomsten raakten echter veel gevoeligheden. De bewindhebbers in Zeeland vreesden dat de andere kamers maar al te gauw omstandigheden zouden aangrijpen om tijdens het Zeeuwse presidium de vergadering naar Den Haag te verplaatsen. En Amsterdam had bezwaren tegen een halve Zeventien omdat die was samengesteld uit vier Amsterdamse bewindhebbers, twee Zeeuwen en vier (soms ook twee) afgevaardigden uit de kleine kamers. Amsterdam was dan met slechts vier afgevaardigden ondervertegenwoordigd. Bovendien konden door het even aantal aanwezigen de stemmen staken. Amsterdam wenste dan ook een kamergewijze stemming, waarbij de vier Amsterdammers acht stemmen zouden mogen uitbrengen en de twee Zeeuwen vier of - als de kamer Zeeland het presidium bezat - vijf stemmen.
De groei van het bedrijf en de daarmee gepaard gaande toename van het werk van de Heren Zeventien bracht de bewindhebbers in de loop van de achttiende eeuw steeds meer in tijdnood. Vooral door de langdurige beraadslagingen in Den Haag kwam het schema in de knel. De zomervergadering kon soms pas laat in augustus beginnen en dan kwam de retourvloot al binnen. De bewindhebbers hadden in die tijd veel werk in de kamers te verrichten en moesten dan ook nog hun aandacht geven aan de voorbereiding van de najaarsvergadering van de Heren Zeventien. Daarom werd in 1751 besloten de
zomervergadering te laten vervallen. De vele 'provisionele besluiten' over equipage en dergelijke werden aan het Haags Besogne overgelaten; de concept-missive van het Haags Besogne werd nu direct bij aanvang van de najaarsvergadering behandeld opdat vertraging bij verzending minimaal zou zijn.
Kort na het midden van de achttiende eeuw werd nog een wijziging in de organisatie van het 'generaal bestuur' doorgevoerd. In 1755 werd besloten de handel en scheepvaart op China op andere leest te schoeien en schepen direct vanuit patria naar Kanton te consigneren. De rol van Batavia als organisator van het scheepvaartverkeer in Indië werd daarmee aangetast. Bovendien werd de handel en scheepvaart op China aan een aparte commissie opgedragen. Deze 'Chinase commissie', gevormd door bewindhebbers uit de diverse kamers, stelde de equipage naar Kanton vast, bepaalde hoeveel thee, porselein en andere goederen moesten worden ingekocht, en correspondeerde met de VOC-dienaren in China. In de vergaderingen van de Heren Zeventien kwam de handel op China nog slechts summier ter sprake. Deze organisatie, waarbij de handel en scheepvaart op één gebied aan een speciaal bestuurslichaam werden toevertrouwd, bleef echter een unicum binnen de Compagnie en werd niet voor andere gebieden nagevolgd.[13]
Al met al was het 'generaal bestuur' zwak gestructureerd. De vergadering van de Heren Zeventien was niet permanent bijeen. De samenstelling van de vergadering was steeds verschillend en de Heren Zeventien bezaten geen eigen administratieve staf. Toch had het bestuur dank zij de gegroeide praktijk een behoorlijke daadkracht. De besluiten van de Heren Zeventien waren bindend voor de kamers; omdat elke kamer in de Zeventien was
vertegenwoordigd, voerden de bewindhebbers in de kamers de besluiten ook uit. Bij afvaardiging naar de Heren Zeventien golden bij de kamers Amsterdam en Zeeland, en waarschijnlijk ook bij de overige kamers, bepaalde ongeschreven regels. In Amsterdam gingen burgemeesters en oud-burgemeesters onder bewindhebbers voor, vervolgens werd op anciënniteit gelet. Ook in Zeeland gold een dergelijke regel. Lang niet altijd maakten
14. Gaastra, Bewind en beleid, 268-272, geeft de namen van de Amsterdamse en Zeeuwse afgevaardigden naar de vergadering van de Heren Zeventien van 1672-1701.
een vergadering van de Zeventien hebben bijgewoond; een aantal bewindhebbers kwam zo geregeld in de vergadering, dat er ondanks de vele wisselingen toch een zekere mate van continuïteit ontstond.[14]
De kamer Amsterdam oefende een grote invloed uit op het centraal bestuur. De voorbereiding en begeleiding van de vergaderingen van de Heren Zeventien was een zaak die de
Amsterdammers grondig aanpakten. Bij de bespreking van de agenda van de vergaderingen van de Zeventien maakten de Amsterdamse bewindhebbers voor de belangrijke punten als de equipage of eis van Indische goederen al uitgewerkte voorstellen op, die aan de delegatie werden meegegeven. Werd tijdens de vergaderingen door andere kamers kritiek op het Amsterdamse standpunt geleverd, dan pleegde de Amsterdamse delegatie ruggespraak met de andere bewindhebbers in de kamer - iets dat uiteraard minder goed mogelijk was wanneer in Middelburg vergaderd werd; dan was men aangewezen op schriftelijk overleg.
Tenslotte werd de continuïteit in het bestuur bevorderd door de werkzaamheden van de advocaten van de Compagnie. Deze advocaat er was een eerste en een tweede advocaat -fungeerde als secretaris van de directie en was derhalve de enige permanente ambtenaar van hoog niveau die in het 'generaal bestuur' een functie had. De advocaat assisteerde de
presidiale kamer bij het opstellen van de agenda voor de vergaderingen van de Heren Zeventien en hij was zowel bij deze vergaderingen als bij de bijeenkomsten van de commissies van de Heren Zeventien aanwezig. Daarnaast was hij werkzaam in de kamer Amsterdam. De meest bekende advocaat van de Compagnie is Pieter van Dam, die meer dan vijftig jaar, van 1652 tot 1706, zijn ambt bekleedde en omstreeks 1700 de belangrijke
'Beschryvinge van de Oostindische Compagnie' opstelde. (Zie bijlage 5 voor een organisatieschema van de VOC.)
HET BESTUUR EN BEHEER IN DE KAMERS
Als bestuurders van de kamers hadden de bewindhebbers tot taak de besluiten van de vergadering van de Heren Zeventien uit te voeren. De kamers kregen al spoedig in de zeventiende eeuw de faciliteiten voor dit werk. In alle kamersteden kwam een Oostindisch Huis, waar bewindhebbers vergaderden, waar boekhouders, kassiers en klerken hun administratieve werkzaamheden verrichtten en waar soms ook opslag van goederen
plaatsvond. Voorts waren er de nodige pakhuizen en etablissementen voor bouw en uitrusting van schepen: werven, zeilmakerijen, touwslagerijen, smederijen en ook slachthuizen,
apothekerswinkels en tal van andere zaken. De interne organisatie van de diverse kamers verschilde onderling wel enigszins. De kamers Amsterdam en Zeeland waren tenslotte
respectievelijk acht en vier maal groter dan een kleine kamer en dat stelde andere eisen aan de organisatie.
In Amsterdam kwamen de bewindhebbers gewoonlijk twee keer per week, op maandag en donderdag, in vergadering bijeen. Tijdens vergaderingen van de Heren Zeventien en ook wel bij andere spoedeisende zaken werden buitengewone of 'extraordinaris' vergaderingen
16. De plaatsing in een commissie wordt bijna altijd in de resoluties van de kamer genoemd. Voor de praktijk van voor circa 1650, zie Noor Oosterhof, 'De politieke en bestuurlijke struktuur van de Verenigde Oostindische Compagnie' in: F.M. Wieringa ed., De Verenigde Oostindische Compagnie in Amsterdam; verslag van een werkgroep (Amsterdam 1982) 155-188.
17. Over de interne organisatie van de kamer Zeeland bevat het archief van de familie Radermacher (Algemeen Rijksarchief) vele stukken.
departementen. Bewindhebbers werden bij hun benoeming in een bepaalde commissie geplaatst, en bleven daar dan meestal hun hele ambtsperiode werkzaam.[16]
Onder deze commissies ressorteerden de verschillende administratieve afdelingen en bedrijfsonderdelen. De taakverdeling was als volgt:
1. Onder de commissie van de rekenkamer vielen de opperboekhouder, het
liquidatiekantoor, het soldijkantoor en het klerkenkantoor. De opperboekhouder formeerde het grootboek en het journaal van de kamer en hij administreerde de
overdracht van aandelen en de dividenduitkeringen. Op het liquidatiekantoor werden de boeken gehouden waarin de transacties met de kooplieden werden verantwoord. Het soldijkantoor was belast met de omvangrijke personeelsadministratie en daar berustten dan ook de scheepssoldijboeken. Het klerkenkantoor tenslotte fungeerde als secretarie. 2. De commissie van de ontvang hield, dikwijls samen met de rekenkamer, controle op de
kassier. Deze commissie was tevens belast met de inkoop van het zilver en goud bestemd voor verzending naar Indië. De kassier was met zijn assistenten werkzaam in de 'ontvangkamer'.
3. De 'heeren van 't pakhuis' of, zoals de deftiger naam later luidde, het departement van de commercie, hield toezicht op de boekhouders van het pakhuiskantoor. Daar werd
bijgehouden welke goederen werden ingekocht, wat daarvan naar Indië werd gezonden, welke retourgoederen uit Indië werden ontvangen en welke verkoopprijzen op de veilingen werden behaald. De bewindhebbers van deze commissie hadden daarnaast nog een geheel andere taak: zij moesten de predikanten horen die voor uitzending naar Indië in aanmerking wilden komen.
4. De commissie van de equipage was belast met het toezicht op alles wat met
scheepsbouw en uitrusting te maken had. Deze bewindhebbers hielden toezicht op de werf, zij waren aanwezig bij het vertrek en de aankomst van de schepen op de rede van Texel, en droegen zorg voor de aanmonstering van de zeelieden en soldaten.
In de kamer Zeeland hadden de bewindhebbers drie commissies gevormd: de commissie van de thesaurie, van de koopmanschappen, en van de equipage.[17] Ook daar werd een
bewindhebber direct bij aanstelling in één van de commissies geplaatst, maar omdat die van equipage en koopmanschappen aantrekkelijker werden geacht wegens de mogelijkheid om ambten te vergeven en emolumenten te verkrijgen, vonden veelvuldig wisselingen plaats: kwam een post in de equipage vrij, dan stapte er dikwijls iemand uit de commissie van de thesaurie naar de equipage over en werd een nieuw benoemde bewindhebber in de thesaurie geplaatst. De administratieve onderverdeling in Zeeland was identiek aan die van Amsterdam, zij het dat op de diverse kantoren minder personeel werkzaam was. Ook Zeeland kende een opperboekhouder, een kassierskantoor, een kantoor van de koopmanschappen en een
18. P.J.A.N. Rietbergen, De eerste landvoogd Pieter Both (1568-1615), gouverneur-generaal van Nederlands-Indië (1609-1615). Werken van de Linschoten-Vereeniging 86 en 87 (2 delen; Zutphen 1987) I, 15-56, geeft de achtergronden van de instelling van het gouverneur-generaalschap. Van Dam, Beschryvinge derde boek, geeft uitvoerig de organisatie in Azië weer.
DE ORGANISATIE VAN DE VOC IN INDIË
Zo duidelijk en uitvoerig als het octrooi van 1602 de organisatie van de VOC in de Republiek vastlegde, zo vaag was het over de bestuursstructuur in Indië. Het octrooi gaf de Compagnie overzee vergaande rechten: de VOC mocht in Indië forten bouwen, soldaten in dienst hebben, verdragen sluiten met Aziatische vorsten en rechters aanstellen. Deze rechten waren echter niet verder uitgewerkt; kennelijk voorzag men in 1602 nog niet welke vlucht de uitbreiding van het gezag van de VOC overzee zou nemen.
De eerste vloten die de VOC na 1602 uitzond, waren veel zwaarder bewapend dan de schepen van de voorcompagnieën. De bewapening was niet zozeer gericht op het veroveren van grondgebied in Azië, als wel om de Portugezen zoveel mogelijk schade te berokkenen. De Compagnie bleef aanvankelijk de praktijk van vóór 1602 volgen: de admiraal van de
uitgaande vloot kreeg het hoogste gezag in Indië en aan hem waren alle Compagniesdienaren ondergeschikt, ongeacht of zij zich in zijn nabijheid op de schepen bevonden of op een of andere handelsfactorij. Na enkele jaren bleek echter dat deze handelwijze grote nadelen met zich bracht en dat het Portugese voorbeeld een centraal gezag op één vaste plaats
-navolging verdiende.
In 1609 besloten de bewindhebbers het centraal gezag in Indië op te dragen aan een
gouverneur-generaal, die moest worden bijgestaan door een Raad van Indië.[18] In 1619 werd na veel strijd op de plaats van de Javaanse havenstad Jakatra Batavia gesticht. Het werd de residentie van de Hoge Regering, zoals gouverneur-generaal en raden al spoedig werden genoemd, en werd administratief centrum en het rendez-vous voor het scheepvaartverkeer van de Compagnie.
De gouverneur-generaal was niet oppermachtig; hij was de eerste persoon in rade, maar mocht buiten de Raad om geen belangrijke besluiten nemen. De directeur-generaal was de tweede persoon; hij had het oppertoezicht over de gehele handel van de Compagnie in Indië. Bij de verdeling van de overige posten in de Raad van Indië was aanvankelijk aan een zekere taakverdeling gedacht, waardoor veel dubbelfuncties ontstonden. Eén van de raden zou als visitateur-generaal controle op de boekhouding uitoefenen, één zou als president van de Raad van Justitie optreden, voorts zou één van de raden met militaire zaken worden belast, een ander zou zich met de scheepvaart bezighouden. In de praktijk bleek het echter moeilijk te zijn om een dergelijk schema te handhaven; door vertrek of overlijden ontstonden dikwijls vacatures. Tenslotte streefde men ernaar om naast de gouverneur-generaal zes raden in Batavia in functie te hebben, terwijl er daarnaast nog enkele buitengewone of extraordinaris raden waren, die slechts een adviserende stem hadden.
19. Deze indeling was al in vroeger tijd gemaakt, zo blijkt uit M.E. van Opstall ed., 'Laurens Reael in de Staten-Generaal. Verslag van Laurens Reael over de toestand in Oost-Indië, uitgebracht in de Staten-Generaal op 30 maart 1620' in: Nederlandse historische bronnen uitgegeven door het Nederlands Historisch Genootschap I ('s-Gravenhage 1979) 175-213.
overzee. Die dienden in de vergaderingen van de Heren Zeventien als leidraad voor de besluitvorming dienaangaande. In de 'generale eis' waren de bestellingen van de diverse kantoren opgenomen; de Hoge Regering was bevoegd om de afzonderlijke eisen naar eigen inzicht te korten en te vergroten. Slechts Ceylon was het gedurende enige jaren in de tweede helft van de zeventiende eeuw toegestaan een eigen eis bij de Heren Zeventien in te dienen. Omgekeerd fungeerde de Hoge Regering in Batavia als doorgeefluik voor de eisen die door de bewindhebbers uit patria aan de kantoren werd gesteld.
Tussen de vele kantoren of factorijen van de VOC in Indië bestonden grote verschillen in omvang, economisch belang en in staatkundige positie. In hun 'generale instructie' voor de gouverneur-generaal en raden van 1650 onderscheidden de bewindhebbers drie categorieën waarin de handel op de verschillende kantoren verdeeld kon worden, een verdeling die tevens het verschil in staatkundige positie aangaf.[19]
1. De handel die de Compagnie uit 'eigen conqueste' bezat, zoals op de Banda-eilanden en Formosa (Taiwan).
2. De handel, gedreven uit kracht van gemaakte exclusieve contracten, zoals met de vorst van Ternate en in Amboina (Ambon en omliggend gebied).
3. De handel, gedreven 'uit kracht van gemaakte accoorden' met Aziatische vorsten of naties, waarbij de VOC op min of meer gelijkwaardige basis met de Aziatische partner handel dreef.
Eerder, in 1620, had de uit Indië teruggekeerde gouverneur-generaal al zo'n driedeling gemaakt. Het onderscheid was wel enigszins kunstmatig. De 'exclusieve contracten' waren veelal met geweld afgedwongen, zodat bijvoorbeeld op de eilanden in de Molukken eerder van verovering dan van handel op contractbasis sprake was.
Het belang en de positie van de kantoren kwam ook tot uiting in de titulatuur en salariëring van de hoogste gezagsdragers. De grote vestigingen waar de VOC tevens territoriaal gezag uitoefende, stonden onder het gezag van een gouverneur. Omstreeks 1685 waren dat Ambon, Banda, de Molukken (Ternate), Coromandel, Ceylon en Malakka; een eeuw later kenden ook Kaap de Goede Hoop, Java's Noordoostkust en Makassar een gouverneur. Andere
economisch belangrijke kantoren als Bengalen, Surat en Perzië bezaten een directeur (een titel die in de Compagniesterminologie op handel betrekking had). In Malabar en op Sumatra's Westkust (Padang) stond een commandeur aan het hoofd. Cheribon, Banjarmasin en
Palembang bezaten residenten, in Japan en op Timor lag de leiding bij een 'opperhoofd'. Deze gezagsdragers stonden niet alleen; net als de gouverneur-generaal in Batavia waren zij eerste persoon in een raad; de belangrijke besluiten moesten door hen 'in rade' worden genomen. Ook in deze raden werd een zekere taakverdeling aan de leden toegedacht. De tweede
persoon, de 'secunde', was veelal opperkoopman en droeg zorg voor de handel. Voorts zouden een militair gezagdrager, het hoofd van de boekhouding en de fiscaal (belast met opsporing van fraude en misdrijven) deel uitmaken van de raad. In de praktijk varieerde de
BATAVIA ALS ADMINISTRATIEF CENTRUM
Alle VOC-kantoren in Indië (en ook de vestiging aan Kaap de Goede Hoop) waren
ondergeschikt aan de Hoge Regering in Batavia. Batavia was voorts de belangrijkste en in de zeventiende eeuw gedurende enige tijd de enige haven van aankomst en vertrek van de schepen van en naar Europa. De communicatie tussen bewindhebbers in de Republiek en de diverse vestigingen liep dus in hoofdzaak via de Hoge Regering en de onder haar gestelde administratie. Er was een aantal uitzonderingen op deze regel. Het VOC-kantoor in Gamron in Perzië en soms ook de kantoren in India correspondeerden via de landweg over de Levant met de bewindhebbers in patria. Daarnaast was er na de stichting van een nederzetting aan Kaap de Goede Hoop steeds een briefwisseling tussen de bestuurders aldaar en de
bewindhebbers in de Republiek. Tenslotte vond er, wanneer andere havens dan Batavia door de VOC in de Europees-Aziatische vaart werden opgenomen, tevens een rechtstreekse uitwisseling van brieven en rapporten tussen bewindhebbers en de betreffende factorijen plaats.
De Hoge Regering zag in de vaart op Europa buiten Batavia om een aantasting van haar positie. Zij meende voorts dat Batavia zijn rol als rendez-vous hierdoor minder goed kon vervullen. Het gaf de autoriteiten in Batavia dan ook voldoening toen de bewindhebbers de rechtstreekse vaart op Coromandel, Surat en Gamron, die al vóór de vestiging voor Batavia was begonnen, in 1636 stopzetten. In 1665 echter moesten gouverneur-generaal en raden erin berusten dat Ceylon als tweede haven naast Batavia in de scheepvaart op patria ging fungeren. De Heren Zeventien hadden in deze vaart toegestemd om aan de snel groeiende behoefte aan peper voor de Europese markt te kunnen voldoen - via Ceylon werd peper van Malabar aangevoerd. Bovendien had deze route het voordeel dat de kaneel van Ceylon sneller en zonder overladen en dus in betere kwaliteit in Europa werd aangevoerd.
Nadat Ceylon een rechtstreekse verband met patria had gekregen ontstond al spoedig een heftige concurrentiestrijd tussen de gouverneur van het eiland, Rijklof van Goens, en de Hoge Regering. Van Goens meende dat Ceylon, of meer precies de stad Galle, vanwaar de
VOC-schepen naar patria vertrokken, beter dan Batavia als rendez-vous voor de Indiase kantoren van de Compagnie kon dienen. Het gevolg van zijn inspanningen was dat de retourvloot uit Ceylon soms rijker was beladen dan de schepen uit Batavia. Daarop besloten de bewindhebbers deze 'directe vaart' uit te breiden tot Coromandel en Bengalen. Dat bleek echter geen succes, misschien mede omdat Batavia het beleid niet steunde en mogelijk zelfs saboteerde. In ieder geval wist de Hoge Regering stukje bij beetje het verloren terrein terug te winnen en rond 1700 had naast Batavia alleen Galle nog een directe verband met patria.
De verschuivingen in de handel in de achttiende eeuw brachten opnieuw veranderingen in het scheepvaartverkeer. Gedurende de eerste drie decennia vertrokken vanuit Mokka aan de Rode Zee geregeld schepen die via Galle naar patria voeren, de zogenoemde 'koffieschepen'. Van groter belang was dat, na een vinnige woordenstrijd tussen de Heren Zeventien en de Hoge Regering, in 1728 een directe verband tussen de Republiek en Kanton ontstond. Tot 1733 zonden de kamers Amsterdam en Zeeland in totaal dertien schepen naar Kanton, die Kanton echter niet aanliepen. Daarna werd de organisatie van deze vaart weer aan Batavia
overgelaten, met dien verstande dat van de twee of drie schepen die nu jaarlijks uit Batavia naar China voeren slechts één weer naar de hoofdplaats terugkeerde; de overige schepen zeilden met hun lading thee en porselein via Straat Sunda naar patria. In 1756 tenslotte werd mèt de oprichting van de Chinase commissie ook de vaart op China weer vanuit de Republiek bestuurd; de rechtstreekse retourvaart bleef bestaan.
21. Het grootste deel van deze alinea is van de hand van de samenstellers van deze inventaris. De gegevens zijn ontleend aan de Encyclopaedie voor Nederlandsch-Indië (Den Haag/Leiden, 1917; 2e druk) , Pieter van Dam, Beschrijvinge van de Oostindische Compagnie. Uitgegeven door F.W. Stapel. Derde boek (‘s-Gravenhage, 1943) en het archief van de Hoge Regering.
22. De taken van de diverse beambten en bestuursinstellingen in Batavia worden uitvoerig behandeld in Van Dam, Beschryvinge derde boek.
achttiende eeuw de derde haven met een rechtstreekse verband op patria. Vanaf 1734 voeren jaarlijks twee, en sedert 1742 vier schepen vanuit Bengalen naar Holland. Bovendien werd sinds 1750 één schip per jaar door de kamer Amsterdam naar Hooghly gezonden. In 1770 werd ook Coromandel in dit rechtstreekse scheepvaartverkeer opgenomen.
Toch betekende de rechtstreekse scheepvaartverband en de daarmee gepaard gaande correspondentie tussen patria en Indische kantoren niet dat er een principiële inbreuk werd gemaakt op de positie van Batavia als hoofdkantoor van de VOC in Indië. Administratief en boekhoudkundig bleef Batavia het centrum. Bovendien bleef de Hoge Regering in Batavia de correspondentie met alle aan haar ondergeschikte VOC-kantoren in kopie naar de
bewindhebbers in patria zenden, dus ook de briefwisseling met Ceylon, Kanton of Bengalen.
De Hoge Regering werd in haar werk bijgestaan door de generale secretarie.[21] De secretaris van de Hoge Regering, die aan de secretarie leiding gaf, woonde de vergaderingen van de Raad van Indië bij en maakte de resoluties op.[22] De secretaris werd ondersteund door een
eerste klerk die de rang van opperkoopman had, ordinaris klerken en extra-ordinaris klerken. De klerken ’dienden wel gesont, wel ter penne en van een gereguleert leven ... te wesen, dat juyst niet altijt tesamen concurreert...’. Het aantal klerken nam in de loop der jaren toe, van 14 in 1660 tot ca. 70 in 1799. Elke ordinaris-klerk kreeg één of meer specifieke onderdelen van de administatieve taak toebedeeld.: het dagregister bijhouden, het kopiëren van
resolutieboeken, het extraheren van resoluties of notulen of het registreren van ingekomen missiven. De hoeveelheid schrijfwerk was enorm en bereikte een aantal malen per jaar een hoogtepunt wanneer de retourschepen naar patria vertrokken. Deze waren niet alleen rijk beladen met goederen, maar ook met ‘droge’ brieven en papieren voor de Heren Zeventien en de Kamers in patria. In deze hoogtijdagen werden extra-ordinaris klerken aangetrokken om de reguliere bezetting van de secretarie te ontlasten. De administratie van de Hoge Regering zelf diende niet alleen bijgehouden te worden, maar ook de correspondentie met patria, de
buitenkantoren, de inlandse vorsten en de andere bestuurslichamen in Batavia was intensief van karakter. Teneinde functionarissen binnen de eigen organisatie, de Heren Zeventien, de Kamers, de buitenkantoren en de Bataviase bestuursorganen op de hoogte te houden van de besluiten van de Hoge Regering, werden bovendien allerlei administratieve stukken in veelvoud geheel of gedeeltelijk gekopieerd en verzonden. De zorg voor het archief van de Hoge Regering werd in 1735, nadat er dat er ‘defecten en gebreckelijkheden’ waren geconstateerd, overgedragen aan een ‘archivarius’. Voordien deden andere functionarissen van de secretarie dit werk erbij. Deze functie werd in 1808 weer afgeschaft door de
toenmalige gouverneur-generaal Daendels.
De directeur-generaal was verantwoordelijk voor de handel en scheepvaart van het gehele Indische bedrijf. Uiteraard diende hij belangrijke zaken zoals het opstellen van de 'eis' voor goederen en gelden uit patria in de raad te bespreken. In Batavia vielen de pakhuizen voor de handelsgoederen en de provisie, het soldijkantoor en de kas onder zijn toezicht. Hij werd bijgestaan door twee 'opperkooplieden van het Kasteel'. Sedert 1664 waren de taken van deze functionarissen zo verdeeld dat de eerste of oudste van hen uit de Indische kantoren
