INF-938
PERANCANGAN PROGRAM PEMBAYARAN PASIEN RAWAT JALAN PADA POLIKLINIK RSIA ANUGRAH KUBU RAYA
Vembria Rose Handayani
AMIK BSI Pontianak [email protected]
ABSTRAK — RSIA Anugrah Kubu Raya merupakan salah satu rumah sakit yang menginginkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompeten dalam bekerja. Namun, beberapa bagian dalam kepengurusan karyawan di RSIA Anugrah Kubu Raya, salah satunya adalah karyawan pada bagian administrasi poliklinik pasien rawat jalan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan pekerjaan. Baik itu dari pencatatan pendaftaran pasien, sampai pada pembuatan laporan-laporan harian maupun bulanan yang memakan waktu cukup lama dalam penyelesaiannya. Salah satu contoh yaitu pada pembuatan laporan harian pasien rawat jalan yang baru bisa diselesaikan setelah semua kegiatan transaksi pembayaran selesai.
Kata Kunci: Program Penggajian Pembayaran, Pasien Raawat Jalan, RSIA Anugrah Kubu Raya.
PENDAHULUAN
Kemudahan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan menjadi keinginan setiap orang dalam memenuhi tugas dan tanggung jawabnya sebagai seorang karyawan atau pegawai baik yang bekerja disebuah perusahaan swasta maupun negeri. Hal ini secara langsung menuntut akan adanya sebuah peningkatan dan kemajuan dibidang teknologi yang sangat menunjang dalam penyelesaian pekerjaan tersebut. Didukung dengan kemajuan teknologi sekarang ini, hal tersebut bukanlah suatu keinginan yang mustahil untuk diwujudkan.
Perangkat komputer yang merupakan sarana informasi teknologi semakin banyak digunakan oleh para pelaku bisnis, pelajar, mahasiswa, dan pekerja. Hal ini tampak terlihat jelas dengan semakin banyaknya aplikasi- aplikasi yang siap pakai beredar dipasaran, salah satunya yang berkaitan dengan kebutuhan untuk mempermudah dalam menyelesaikan pekerjaan, misalnya aplikasi penjualan, aplikasi pembelian, aplikasi toko, aplikasi apotik dan lain sebagainya.Agar tercapai keinginan tersebut, tidak hanya didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana berupa sistem dan aplikasi yang baik tetapi juga ditunjang dengan kualitas sumber daya manusia yang kompeten.
RSIA Anugrah Kubu Raya merupakan salah satu rumah sakit yang menginginkan sumber daya manusia yang berkualitas dan berkompeten dalam bekerja. Namun, beberapa bagian dalam kepengurusan karyawan di RSIA Anugrah Kubu Raya, salah satunya adalah karyawan pada
bagian administrasi poliklinik pasien rawat jalan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan pekerjaan. Baik itu dari pencatatan pendaftaran pasien, sampai pada pembuatan laporan-laporan harian maupun bulanan yang memakan waktu cukup lama dalam penyelesaiannya.Salah satu contoh yaitu pada pembuatan laporan harian pasien rawat jalan yang baru bisa diselesaikan setelah semua kegiatan transaksi pembayaran selesai. Dimulai dari pencatatan pendaftaran pasien rawat jalan, pembayaran pasien rawat jalan, pemisahan kwitansi pembayaran pasien rawat jalan sesuai dengan poliklinik yang di tuju dan masing-masing dokter, setelah itu dibuat laporan harian penerimaan kas untuk masing-masing poliklinik dan dokter yang praktek pada hari tersebut..Maka dari itu, dalam upaya peningkatan kinerja bagian administrasi poliklinik pasien rawat jalan menjadi lebih mudah dan efisien diperlukan dukungan sarana dan prasarana berupa alat-alat komputer beserta aplikasinya untuk penginputan data-data dan penyelesaian pekerjaan administrasi lainnya.Berdasarkan hal tersebut, penulis melakukan riset pada poliklinik RSIA Anugrah Kubu Raya khususnya pada bagian administrasi untuk pasien rawat jalan yang dimulai dari proses pendaftaran pasien, sampai pada pembuatan laporan keuangan harian.
BAHAN DAN METODE Konsep Dasar Program
Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa
“Konsep pemrograman terstruktur merupakan peranan terpenting dalam merancang, menyusun, memelihara, dan mengembangkan suatu program, khususnya program aplikasi yang besar dan kompleks”.
Menurut Yuswanto (2009:7), mendefinisikan bahwa
“Program merupakan kata, ekspresi, pernyataan atau kombinasi yang disusun dan dirangkai menjadi satu kesatuan prosedur, yang berupa urutan langkah untuk penyelesaikan masalah yang diimplementasikan dengan menggunakan bahasa pemrograman sehingga dapat dieksekusi oleh komputer”.
Sedangkan pemrograman merupakan proses mengimplementasikan urutan langkah untuk menyelesaikan suatu masalah dengan menggunakan suatu bahasa pemrograman.
Menurut Hengky (2011:1), mendefinisikan bahwa
“Microsoft Visual Basic 6.0 merupakan salah satu bahasa pemrograman visual yang menawarkan tentang Integrated
INF-939
DevelopmentEnvironment (IDE) visual untuk membuat program perangkat lunak berbasis sistem operasi Microsoft Windows”.
Microsoft Visual Basic 6.0 menyediakan fasilitas yang memungkinkan untuk menyusun sebuah program dengan memasang objek-objek dalam sebuah form.
Peralatan Pendukung (Tools Program)
Dalam pembuatan aplikasi program, ada beberapa peralatan pendukung yang digunakan.
Normalisasi
1. Pengertian Normalisasi
Menurut Frieyadie (2010:1), mendefinisikan bahwa
“Normalisasi merupakan rancangan tabel yang redundansi atau memiliki struktur atau nilai ganda”.
2. Field Kunci
Fieldkey yang digunakan:
a. Candidate Key (Kunci Calon)
Sebuah attribute atau lebih yang secara unit mengidentifikasi sebuah record. Attribute mempunyai nilai yang unik pada hampir setiap recordnya.
b. Primary Key (Kunci Utama)
Primary Key merupakan candidate key yang telah dipilih untuk mengidentifikasi setiap record secara unik. Primary Key harus merupakan field yang benar-benar unik dan tidak boleh ada nilai NULL.
c. Alternate Key (Kunci Alternatif)
Alternate Key adalah candidate key yang tidak terpilih
d. Foreign Key (Kunci Tamu)
Primary Key terhubung ke table/entity lain 3. Tahapan Normalisasi
a. Bentuk Tidak Normal (UnNormalize)
Bentuk tidak normal merupakan bentuk data yang direkam, tetapi tidak memiliki format tertentu.
b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF atau First Normal Form)
Bentuk normal kesatu merupakan atribut-atribut yang tepat dan memiliki nilai atomik membentuk suatu tabel yang flat dan disebut flat Table atau flat file.
c. Bentuk Normal Kedua (2 NF atau Second Normal Form)
Bentuk normalisai kedua adalah bahwa setiap field yang tidak bergantung sepenuhnya pada kunci primer harus dipindahkan ketabel lain. Sebuah tabel yang dinormalisasi berdasarkan pada aturan kedua disebut dengan istilah 2nd normal form (2 NF).
d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF atau Third Normal Form)
Sebuah tabel yg dinormalisasi berdasarkan pada ketiga disebut dengan istilah 3ST norma form (3 NF). Bentuk normalisasi ketiga adalah bahwa tidak boleh ada ketergantungan antara field-field yang bukan field kunci.
Flowchart 1. Pengertian
Menurut Soeherman dan Pinontoan (2008:133), mendefinisikan bahwa “Flowchart atau bagian alur merupakan metode untuk menggambarkan tahap-tahap penyelesaian masalah (prosedur) beserta aliran data dengan simbol-simbol standar yang mudah dipahami”.
2. Bentuk Flowchart
Beberapa bentuk flowchart, diantaranya:
a. Program Flowchart
Program Flowchart menggambarkan urutan- urutan intruksi dari suatu program komputer b. Sistem Flowchart
Sistem Flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, termasuk sistem multimedia.
3. Teknik Pembuatan
Flowchart memiliki teknik pembuatan, yaitu:
a. GeneralWay
Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini, lazim digunakan dalam menyusun logika suatu program yang menggunakan perulangan proses secara tidak langsung (non direct loop).
b. IterationWay
Teknik pembuatan flowchart dengan cara ini biasa dipakai untuk logika program yang cepat serta bentuk permasalahan yang kompleks, dimana proses secara langsung (direct loop).
HIPO (Hierarky Input Proses Output) 1. Pengertian
Menurut Al Fatta (2007:147) “HIPO merupakan teknik untuk mendokumentasikan perkembangan suatu sistem yang dikembangkan oleh IBM”.
Menurut Al Fatta (2007:150) “HIPO adalah teknik penggambaran modul-modul yang nantinya akan dikembangkan oleh programmer menjadi prosedur- prosedur dalam program sistem informasi.
Hipo dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan beberapa pengguna untuk kepentingan berbeda-beda, antara lain:
a. Seorang manajer dapat menggunakan dokumentasi HIPO untuk memperoleh gambaran umum sistem.
b. Seseorang programmer menggunakan HIPO untuk menentukan fungsi-fungsi dalam program yang dibuatnya.
c. Programmer juga dapat menggunakan HIPO untuk mencari fungsi-fungsi yang dimodifikasi dengan cepat.
Teknik ini mempunyai beberapa tujuan utama.
Pertama dapat dibuat sebuah struktur yang menggambarkan hubungan antar fungsi dalam program secara hierarkis.
2. Jenis Diagram HIPO
Paket HIPO terdiri dari 3 jenis diagram, yaitu diagram daftar isi (visual table of content). Diagram ringkas (overview diagram), dan diagram rinci (detail diagram).
INF-940
a. Daftar Isi Visual (DIV)
Diagram ini memuat semua modul yang ada dalam sistem berikut nama dan nomornya, yang nantinya akan diperinci dalam diagram ringkas dan diagram rinci. Dalam DIV juga bisa dilihat fungsi- fungsi utama yang menyusun sebuah sistem dan hubungan antar fungsi tersebut.
b. Diagram Ringkas
Diagram ringkas menerapkan input, proses, dan output dari sistem. Diagram ringkas menggambarkan input dan output dari fungsi- fungsi yang telah didefinisikan dalam daftar isi visual.
c. Diagram Rinci
Diagram rinci HIPO digunakan untuk memperinci input, proses, dan output yang telah digambarkan dalam diagram ringkas. Dalam input data dijelaskan field-field datanya secara detail.
Pengkodean
Digunakan untuk mengklasifikasi data, yang dimasukkan ke dalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi. Kode dapat terbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Pada saat penulis melakukan penelitian di poliklinik rawat jalan RSIA Anugrah Kubu Raya, sistem kerja yang digunakan khususnya untuk pembayaran pasien rawat jalan masih dilakukan secara manual dengan prosedur sebagai berikut:
1. Pasien yang datang untuk berobat menuju bagian pendaftaran/regitrasi yang akan langsung diterima oleh bagian admin yang merangkap kasir.
2. Admin/kasir akan menanyakan kepada pasien apakah sudah pernah berobat di poliklinik RSIA Anugrah Kubu Raya ataukah baru pertama kali datang.
3. Jika jawaban pasien iya, lalu admin/kasir akan meminta kartu berobat pasien yang akan digunakan sebagai tanda pengenal pasien untuk mencari berkas rekam medis pasien yang menjadi arsip RSIA Anugrah dibagian rekam medis rawat jalan.
4. Jika jawaban pasien tidak dan merupakan kunjungan pertama kalinya, maka admin/kasir akan mengeluarkan form isian rekam medis yang akan diisi dengan data-data pasien lalu membuatkan kartu berobat pasien.
5. Admin/kasir menanyakan kepada pasien akan poliklinik yang dituju.
6. Kemudian admin/kasir akan melakukan anamnese atau keluhan-keluahan yang dialami pasien dan mencatat keluhan tersebut pada dokumen rekam medis, beserta pembuatan kuitansi rawat jalan pasien.
7. Setelah itu, dokumen rekam medis tersebut akan diserahkan pada bidan yang bertugas mendampingi dokter praktek pada saat itu.
8. Setelah melakukan pemeriksaan, maka dokter akan mengisi dokumen rekam medis pasien dengan
diagnosa, terapi/tindakan dan mengeluarkan resep obat jika diperlukan oleh pasien.
9. Bidan yang mendampingi dokter akan mengisi kuitansi sesuai dengan biaya tindakan yang telah diberikan oleh dokter dan kemudian meneruskan kuitansi beserta resep obat apabila pasien mendapatkannya kepada admin/kasir.
10.Setelah admin/kasir menerima kuitansi dari bidan maka pasien akan melakukan pembayaran pada admin/kasir sebesar biaya yang telah tercantum pada kuitansitersebut.
11.Jika pasien mendapatkan resep obat, maka resep tersebut akan diteruskan ke apotik, kemudian pasien melakukan pembayaran di admin/kasir lalu menunggu diruang tunggu.
12.Setelah pasien melunasi pembayaran dan mendapatkan obat dari apotik maka pasien dipersilakan pulang.
13.Setelah pemeriksaan semua pasien selesai, maka admin/kasir akan memilah kuitansi pembayaran terebut sesuai dengan poliklinik yang dituju dan dokter yang menangani pasien pada saat itu, dan kemudian admin/kasir akan membuat sebuah laporan penerimaan kas sesuai dengan data kuitansi.
Dari uraian prosedur pembayaran pasien rawat jalan di atas, terdapat beberapa kendala yang sering terjadi dan menghambat dalam pelaksanaan pelayanan pada poliklinik.
Sebagai contoh, apabila terjadi kendala dimana pasien tidak membawa kartu berobat, maka akan dibutuhkan waktu yang cukup lama oleh bagian admin/kasir untuk mencari data pasien tersebut. Dimana admin/kasir harus menanyakan dengan jelas nama pasien, alamat pasien, tanggal terakhir datang berobat dan dengan dokter siapa yang praktek pada saat itu.
Hal ini jelas akan memakan waktu untuk mencari data pasien tersebut, dan secara langsung menghambat pelayanan bagi pasien lain yang juga datang berobat pada saat itu dikarenakan semua pelayanan baik pasien yang baru datang maupun pasien yang telah selesai diperiksa oleh dokter, semuanya tertumpu pada admin/kasir.
Dengan dibuatnya perancangan program pembayaran pasien rawat jalan ini, diharapkan pelayanan yang diberikan oleh poliklinik RSIA Anugrah akan lebih efektif dan efisien. Dimulai dari pendaftaran pasien baru yang akan langsung diinput datanya oleh bagian registrasi melalui komputer, sedangkan untuk pasien lama akan dilakukan pengecekan status berdasarkan kartu berobat pasien. Seandainya terjadi kehilangan kartu berobat atau pasien lupa membawanya bisa teratasi dengan pencarian data oleh bagian registrasi melalui komputer.
Setelah bagian registrasi selesai dengan penginputan data maupun pengecekan status pasien maka dokumen rekam medis akan diserahkan kepada bidan selaku asisten dokter yang praktek pada saat itu. Selesai pemeriksaan pasien yang dilakukan oleh dokter, maka dokumen rekam medis diisi oleh dokter sesuai dengan diagnosa, tindakan/terapi yang diberikan, lalu dokter akan memberikan resep obat jika diperlukan.
INF-941
Bidan selaku asisten dokter akan menyerahkan dokumen rekam medis tersebut ke kasir untuk pembuatan kuitansi biaya berobat pasien rawat jalan. Apabila pasien mendapatkan resep obat, maka setelah melunasi biaya dikasir pasien bisa langsung ke bagian apotik untuk mendapatkan obat sesuai dengan resep yang dokter
berikan. Setelah mendapatkan obat dan penjelasan pemakaian obat dari staf apoteker maka pasien dipersilakan pulang. Setelah semua kegiatan pemeriksaan selesai, kasir akan membuat sebuah laporan keuangan harian dengan pemanggilan data transaksi registrasi pada saat itu melalui aplikasi yang digunakan pada komputer.
No_rm * Nama_pasien Tgl_lahir Agama Alamat Kategori Jenis_kelamin No_telp Pendidikan Pekerjaan Gol_darah
Id_penanggungjawab**
Tabel Pendaftaran
Tgl Id_reg * Obat No_rm **
Kode_poli **
Kode_tindakan **
Kode_imun **
Kode_dokter**
Tabel Registrasi
Kode_poli * Nama_poli
Tabel Poli
Kode_dokter * Nama_dokter Alamat No_telp jasa
Kode_tindakan * Jenis_tindakan Biaya
Username * Nama_admin Password Alamat No_telp
Status_pengguna
Kode_imun*
Biaya_imun Jadwal_imun Biaya_Reg Biaya_tindakan Biaya_imun Biaya_obat Diskon Total_bayar Id_reg **
Tabel Dokter
Tabel Tindakan
Tabel Imunisasi
Tabel Admin
Tabel Pembayaran
Id_penanggungjawab*
Nama_penanggungjawab Tgl_lahir
Jenis_kelamin Pekerjaan Agama Pendidikan No_telp
Tabel Penanggung Jawab
Hari_praktek Jam_praktek Kode_dokter**
Tabel Jadwal Praktek
Gambar 1. Rancangan Basis Data Dengan Normalisasi
0.0 Menu Utama
1.1 Form Data Dokter
4.0 Log In 2.0
Data Imunisasi 3.0
Pencarian Data Pasien 1.0
Data Dokter RSIA Anugrah
5.0 Keluar
2.1 Form Imunisasi
4.1 Form Log In 3.1
Form Pencarian Data Pasien
4.1.5.0 Laporan Harian
4.1.5.2 Laporan Tiap
Dokter 4.1.5.1
Laporan Bulanan 4.1.3.2
Input Poli
4.1.3.3 Input Imunisasi 4.1.3.0
Input Dokter
4.1.3.4 Input Tindakan
4.1.3.5 Input Data
Admin
4.1.6 Log Out 4.1.0
Halaman Administrasi
4.1.1 Form Pasien
4.1.2 Form Pendaftaran
4.1.4 Form Manajemen
Data
4.1.5 Laporan
4.1.3.6 Input Ganti
Password
4.1.5.3 Laporan Imunisasi 4.1.3
Form Pembayaran
4.1.3.1 Input Jadwal
Praktek
Gambar 2. Rancangan HIPO
INF-942
Mulai
Menu Utama 1. Dokter 2. Pasien 3. Imunisasi 4. Login 5. Keluar
Dokter
Pasien
Imunisasi
Login
Keluar
Data Dokter Praktek
Form Pencarian Data Pasien
Form Login Halaman
Administrasi Y
T
Y
Y Y Y
T T T
Data &
Jadwal Imunisasi
Selesai T
Gambar 3. Flowchart Menu Utama KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dari latar belakang, permasalahan serta pembahasan yang sudah disampaikan sebelumnya, pada kesempatan ini penulis dapat mengambil kesimpulan bahwa:
1. Meningkatkan pelayanan jasa di bagian registrasi menjadi lebih cepat dan efisien, karena minimnya akan kendala-kendala. Dengan kata lain, kendala yang biasa dialami pada saat sistem kerja yang masih manual bisa teratasi dengan adanya penggunaan sistem aplikasi.
2. Dengan adanya penggunaan program registrasi, mempermudah bagian registrasi dalam pencarian data pasien. Dengan menginputkan nama pasien, maka program secara otomatis akan mencari data pasien seperti yang di input oleh registrator. Lain halnya pada saat masih menggunakan sistem manual, dimana memakan waktu dikarenakan harus menanyakan terlebih dahulu data pasien berupa nama lengkap, alamat, nomor telpon dan terakhir kali kunjungan ke rumah sakit, setelah itu baru akan mencari data tersebut dibuku catatan pendaftaran pasien.
3. Mempermudah kinerja karyawan dibagian administrasi pembayaran/kasir dalam pembuatan
laporan harian dengan pemanggilan data yang telah di input-kan oleh bagian registrasi dan disesuaikan dengan poliklinik yang dituju serta nama dokter yang praktek pada saat itu. Hal ini jelas lebih praktis dan efisien dibanding dengan penggunaan sistem registrasi yang masih manual, dimana sebelum pembuatan laporan harus menghitung kuitansi terlebih dahulu apakah jumlahnya sesuai dengan jumlah pasien registrasi yang tercatat dalam buku registrasi, setelah itu baru memindahkan data pasien yang tertera pada masing-masing kuitansi ke dalam buku pencatatan laporan harian sampai selesai.
4. Dengan adanya penggunaan aplikasi yang sudah terkomputerisasi dapat membantu kinerja karyawan menjadi lebih baik dan efisien.
REFERENSI
Frieyadie. 2010. Mudah Belajar Pemrograman Database MySQL dengan Microsoft Visual Basic 6.0.
Jakarta: Andi.
Hanif Al Fatta. 2007. Analisa & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
Marlinda, Linda, 2004. Sistem Basis Data. Andi Ofset Yogyakarta
Kadir Abdul. 2008. Belajar DATABASE menggunakan MySQL. Yogyakarta: PT. Andi.
Riana Deny. 2008. HARDWARE DAM SOFTWARE. Jakarta:
Citraunggul Laksana.
Supardi Yuniar. 2005. Analis dan Desain Objek dengan Visual FoxPro 8.0. Jakarta: PT. Alex Elex Media Komputindo.
Suryanto Muhammad. 2005. MULTIMEDIA Alat untuk Meningkatkan Keunggulan Bersaing. Yogyakarta:
C.V. ANDI OFFSET.
Sutana Edhy. 2004. SISTEM BASIS DATA. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Yuswanto. 2008. ALGORITMA & PEMROGRAMAN dengan Visual Basic.Net 2005. Jakarta: Cerdas Pustaka Publisher.
