1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
PT. Indah Karya (Persero) merupakan salah satu perusahaan konsultan teknik yang tetap eksis, bertahan, dan mampu terus berkembang dalam beragam dinamika dan tantangan di dunia jasa konsultan teknik dan manajemen. Ruang lingkup kegiatan usaha meliputi perencanaan pembangunan, perencanaan bangunan umum, pengawasan atas pelaksanaan bangunan, bertindak sebagai penasehat dalam arti luas dalam pembangunan dan kegiatan konsultasi bidang manajemen serta kegiatan bidang properti (tahap pengembangan). Pada PT. Indah Karya, penerimaan pegawai dan evaluasi kinerja pegawai dikelola pada bagian SDM (Sumber Daya Manusia). PT. Indah Karya memiliki 3 jenis pegawai yaitu pegawai tetap, pegawai khusus, dan pegawai kontrak [Lampiran F.1]
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan oleh Kepala Divisi SDM di PT. Indah Karya, dalam proses penerimaan pegawai yang dilakukan secara tidak berkala, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketika terjadi kekosongan jabatan atau membutuhkan tenaga kerja baru maka akan dilakukan prosedur penerimaan pegawai baru. Prosedur penerimaan pegawai dibagi menjadi tiga tahapan yaitu proses administrasi, tes tulis dan interview. Calon pegawai yang lulus seluruh tahapan seleksi kemudian diterima menjadi pegawai kontrak. Namun pada proses penerimaan pegawai baru terdapat beberapa kendala, Kepala Divisi SDM mengalami kesulitan dalam menentukan pegawai baru untuk penerimaan pegawai kontrak, karena masih sering terjadi ketidaksesuaian antara jumlah pegawai dan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, pada kualifikasi yang tidak sesuai membuat pekerjaan tersebut membutuhkan waktu lebih dalam menyelesaikan pekerjaan, sehingga pekerjaan tersebut selesai tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan. Pada tahun 2017 terjadi kelebihan penerimaan pegawai karena penentuan jumlah pegawai baru berdasarkan perkiraan kepala divisi atau direksi.
Hal ini tentunya menyulitkan Kepala Divisi SDM dalam menentukan keputusan untuk merekrut pegawai mana yang paling tepat untuk ditempatkan di jabatan yang
diperlukan. Hal tersebut dapat menimbulkan masalah kelebihan pegawai.
[Lampiran F.3]
Penilaian kinerja pegawai dilakukan dalam periode satu tahun sekali dengan cara mengisi form penilaian yang dilakukan oleh Kepala Unit Kerja setiap bagian, setiap pegawai akan dinilai satu persatu. Penilaian kinerja tersebut kemudian diberikan kepada Atasan untuk menindaklajuti hasil dari evaluasi tersebut, dari data penilaian hasil evaluasi kinerja, terdapat penilaian yang hasilnya besar namun tidak dipromosikan, sedangkan penilaian dengan skor yang hasilnya kecil dipromosikan.
Hal ini membuat Kepala Divisi SDM kesulitan dalam untuk menentukan pegawai mana yang akan mendapatkan promosi jabatan untuk pegawai tetap, serta pengangkatan pegawai kontrak ke khusus, dan khusus ke tetap. Pada periode awal tahun 2019, terdapat hasil evaluasi yang penilaiannya besar tetapi tidak dipromosikan atau diangkat jabatannya sedangkan hasil evaluasi yang penilaiannya kecil dipromosikan. [Lampiran F.4]
Oleh karena itu perlu adanya sistem informasi manajemen penerimaan dan evaluasi kinerja pegawai untuk membantu Kepala Divisi SDM dalam mengelola sumber daya manusia yaitu pada penerimaan pegawai baru dan penilaian kinerja pegawai. Dengan adanya sistem informasi penerimaan dan evaluasi kinerja pegawai diharapkan dapat memberikan kemudahan Kepala Divisi SDM dalam pengambilan keputusan.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang dijelaskan pada subbab 1.1, maka dapat diidentifikasi masalah yaitu:
1. Kepala Divisi SDM kesulitan dalam menentukan calon pegawai baru yang akan diterima sesuai dengan jumlah dan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.
2. Kepala Divisi SDM kesulitan dalam menentukan keputusan dalam penilaian kinerja untuk pengangkatan pegawai kontrak ke khusus, khusus ke tetap, dan promosi jabatan untuk pegawai tetap karena hasil evaluasi kinerja pegawai terdapat hasil penilaiannya besar tetapi tidak dipromosikan.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dari penelitian ini adalah untuk membangun Sistem Informasi Manajemen Penerimaan dan Evaluasi Kinerja Pegawai di PT. Indah Karya (Persero).
Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Membantu Kepala Divisi SDM dalam menentukan calon pegawai yang sesuai dengan jumlah dan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan.
2. Membantu Kepala Divisi SDM dalam menentukan keputusan dalam penilaian kinerja untuk pengangkatan pegawai kontrak ke khusus, khusus ke tetap, dan promosi jabatan untuk pegawai tetap.
1.4 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini sebagai berikut:
1. Pembangunan Sistem Informasi ini dikembangkan hanya pada sumber daya manusia yaitu pada penerimaan pegawai dan evaluasi kinerja pegawai di PT Indah Karya (Persero).
2. Penerimaan pegawai untuk pegawai kontrak.
3. Promosi jabatan untuk pegawai tetap.
4. Ruang lingkup yang dibatasi hanya pada proses penerimaan pegawai kontrak, evaluasi kinerja pegawai untuk pegawai kontrak, khusus, dan tetap, pengangkatan pegawai kontrak ke khusus, khusus ke tetap, dan promosi jabatan untuk pegawai tetap.
5. Sistem yang dirancang berbasis web.
6. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah HTML, PHP, Javascript.
7. Database management system yang digunakan adalah MySQL.
8. Model analisis yang digunakan analisis terstruktur yang meliputi ERD (Entity Relationship Diagram) dan DFD (Data Flow Diagram).
9. Model sistem yang digunakan adalah sesuai dengan proses yang berjalan di PT. Indah Karya.
10. Metode yang digunakan untuk proses penerimaan pegawai baru dan evaluasi kinerja adalah metode SMART (Simple Multi-Attribute Rating Technique).
11. Hasil evaluasi kinerja digunakan untuk pengangkatan pegawai kontrak ke khusus, khusus ke tetap, dan promosi jabatan untuk pegawai tetap.
12. Pengolahan data yang akan dibangun, yaitu:
a. Data Input
Data inputan pada sistem yaitu data calon pegawai, data kualifikasi calon pegawai, data kualifikasi penilaian, data penilaian kinerja, dan data pegawai.
b. Proses
Proses pengolahan data pada sistem yaitu:
1. Proses pengolahan data pegawai
2. Proses pengolahan data seleksi pegawai baru 3. Proses pengolahan data evaluasi kinerja pegawai
4. Proses pengangkatan kontrak ke khusus, khusus ke tetap.
5. Proses pemberian keputusan promosi jabatan untuk pegawai tetap.
c. Data Output
Data output pada sistem yaitu:
1. Informasi calon pegawai yang diterima 2. Informasi hasil penilaian kinerja pegawai
3. Informasi pengangkatan kontrak ke khusus, khusus ke tetap.
4. Informasi promosi jabatan
1.5 Metode Penelitian
Metode penelitian pada dasarnya merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan data dengan tujuan dan kegunaan tertentu. [1] Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode penelitian kuantitatif.
Metode penelitian kuantitatif dinamakan metode tradisional, karena metode ini sudah cukup lama digunakan sehingga sudah mentradisi sebagai metode untuk
penelitian. Metode ini disebut juga sebagai metode konfirmatif, karena metode ini cocok untuk pembuktian/konfirmasi. Metode ini disebut metode kuantitatif karena data penelitian berupa angka-angka dan analisis data bersifat kuantitatif/statistik.
[1] Adapun bagan metodologi yang akan dipakai pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 1.1:
Gambar 1.1 Metodologi Penelitian
1. Identifikasi Masalah
Tahap yang pertama dalam penelitian yaitu peneliti mengidentifikasikan masalah atau suatu kendala yang ada pada PT. Indah Karya agar masalah yang terjadi menjadi lebih jelas.
2. Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan wawancara (interview), observasi (pengamatan), dan studi literatur. Berikut teknik pengumpulan data yang digunakan pada penelitian ini:
a. Wawancara
Metode pengumpulan data dengan cara sesi tanya jawab secara langsung, dalam hal ini wawancara dilakukan di PT. Indah Karya (Persero).
b. Observasi
Observasi adalah pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung ke instansi yang bersangkutan yaitu PT. Indah Karya (Persero).
c. Studi Literatur
Pengumpulan data yang sifatnya berupa teori dengan cara mengumpulkan literatur, jurnal, dan bacaan-bacaan yang ada kaitannya dengan topik penelitian.
3. Analisis sistem
Tahap selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dibangun. Tahapan ini dilakukan untuk memberikan gambaran sistem apa yang akan dibangun nantinya. Adapun tahapan-tahapan analisisnya adalah sebagai berikut:
a. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
1. Analisis prosedur perencanaan jumlah dan kualifikasi 2. Analisis prosedur perekrutan /penerimaan pegawai baru 3. Analisis prosedur evaluasi penilaian kinerja pegawai
4. Analisis prosedur pengangkatan pegawai kontrak ke khusus 5. Analisis prosedur pengangkatan pegawai khusus ke tetap.
6. Analisis prosedur promosi jabatan untuk pegawai tetap.
b. Analisis Aturan Bisnis
Analisis aturan bisnis merupakan suatu identifikasi dan pencatatan terhadap aturan-aturan yang tertulis maupun tidak, yang nantinya terdiri dari aturan bisnis yang sedang berjalan atau aturan bisnis yang diusulkan
c. Analisis Model SIM Penerimaan dan Evaluasi Kinerja Pegawai 1. Analisis manajemen perekrutan/penerimaan pegawai
Proses penerimaan pegawai menggunakan metode SMART (Simple Multi Attribute Rating Technique).
2. Analisis evaluasi kinerja pegawai
Analisis ini bertujuan untuk mengetahui tingkatan kinerja pegawai dengan menggunakan metode SMART (Simple Multi Attribute Rating Technique).
3. Analisis manajemen pengangkatan pegawai kontrak ke khusus
4. Analisis ini bertujuan untuk mengatur pegawai kontrak mana saja yang berhak diangkat menjadi pegawai khusus.
5. Analisis manajemen pengangkatan pegawai khusus ke tetap
Analisis ini bertujuan untuk mengatur pegawai khusus mana saja yang berhak diangkat menjadi pegawai tetap.
6. Analisis promosi jabatan untuk pegawai tetap.
Analisis ini bertujuan untuk mengatur pegawai tetap mana saja yang berhak untuk dipromosikan.
d. Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis non-fungsional merupakan analisis yang dibutuhkan untuk menentukan kebutuhan spesifikasi sistem.
1. Analisis kebutuhan pengguna
Analisis pengguna yang akan menggunakan sistem yang telah dibangun.
2. Analisis perangkat keras
Analsis perangkat keras yang ada di PT. Indah Karya Persero apakah memenuhi kebutuhan perangkat keras untuk penerapan sistem yang akan dibangun.
3. Analisis perangkat lunak
Analsis perangkat lunak yang digunakan di PT. Indah Karya Persero apakah memenuhi kebutuhan perangkat lunak untuk penerapan sistem yang akan dibangun.
e. Analisis Kebutuhan Fungsional
Analisis kebutuhan fungsional merupakan analisis terhadap kebutuhkan secara fungsional baik dalam aliran data ataupun infromasi yang mencakup penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sktesa atau pengaturan dari beberapa elemenyang terpisah ke dalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Adapun yang terdapat pada kebutuhan fungsional yaitu:
1. Diagram Konteks
Merupakan penggambaran sistem yang akan dibangun secara keseluruhan.
2. Data Flow Diagram (DFD)
Digunakan untuk mempresentasikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada beberapa level yaitu turunan dari penggambaran diagram konteks.
3. Spesifikasi Proses
Merupakan penjelasan dari setiap proses yang ada pada data flow diagram.
4. Kamus Data
Merupakan penjelasan data apa saja yang digunakan pada sistem yang terdapat pada data flow diagram.
4. Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem yang mana tahap ini dilakukan setelah tahap analisis sistem yang akan dibangun telah dilakukan, maka dengan begitu analisis sistem yang akan dibangun tersebut sudah mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang harus dilakukan.
a. Perancangan tabel relasi
Merupakan gabungan antar file yang mempunyai kunci yang sama untuk menghasilkan susunan tabel entitas apa saja yang digunakan dan hubungan antar tabel dari sistem yang akan dibangun.
b. Perancangan struktur tabel
Merupakan value dari setiap atribut yang ada pada setiap tabel entitas, sehingga menghasilkan batasan value dari field yang digunakan.
c. Perancangan struktur menu
Merupakan rancangan menu dan submenu yang bertujuan untuk mempermudah pengguna dalam menggunakan sistem.
d. Perancangan antarmuka
Merupakan rancangan tampilan dari sistem yang akan dibangun sehingga mempermudah dalam penerapan saat membangun sistem tersebut.
e. Perancangan pesan
Merupakan rancangan dimana pesan apa saja yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun.
f. Perancangan jaringan semantik
Merupakan rancangan keterhubungan tampilan yang dirancangan pada antarmuka.
5. Implementasi Sistem
Pada tahap ini dilakukan implementasi dari analisis dan perancangan yang telah dibuat sebelumnya.
6. Pengujian Sistem
Pada tahap ini dilakukan untuk menilai apakah sistem yang telah dibangun sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan, dan untuk mengevaluasi keunggulan sistem yang dibangun dengan sistem yang lama. Adapaun pengujian yang digunakan yaitu:
a. Pengujian Blackbox
Merupakan pengujian yang dilakukan dengan mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsional dari perangkat lunak tersebut.
b. Pengujian Beta
Dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui sejauh mana kualitas dari perangkat lunak yang dibangun, apakah sudah sesuai dengan harapan atau belum.
7. Sistem Informasi Manajemen Penerimaan dan Evaluasi Kinerja Pegawai Tahap ini merupakan tahap akhir dari penelitian yang merupakan sistem yang telah dibangun.
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari pembuatan penulisan tugas akhir ini disusun dalam lima bab dengan penyusunannya sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Dalam bab ini menjelaskan berbagai penjelasan mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan laporan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu tinjauan umum tempat penelitian dan landasan teori. Tinjauan perusahaan tempat penelitian berisi tentang profil dan struktur organisasi PT Indah Karya (Persero). Sedangkan landasan teori berisi teori- teori pendukung yang berkaitan dengan judul penelitian.
BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada bab ini menjelaskan mengenai analis dan rancangan sistem, mulai dari analisis sistem, analisis masalah, analisis sistem yang sedang berjalan, analisis basis data, analisis kebutuhan non fungsional dan fungsional serta perancangan antarmuka untuk aplikasi yang akan dibangun.
BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN
Bab ini meliputi hasil implementasi dari analisis dan perancangan yang telah dilakukan. Implementasi yang dilakukan mulai dari implementasi sistem terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan, implementasi basis data dan
implementasi antarmuka. Selain itu dilakukan juga tahap-tahap pengujian terhadap sistem yang dibuat.
BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan penutup yang berisikan kesimpulan dan saran atas sistem yang telah selesai dibangun.
