RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA
SDIT AL BINA’ PANGKALPINANG
DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
Oleh : YUSRAH 0822300024
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
JULI 2011
RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA
SDIT AL BINA’ PANGKALPINANG
DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
TUGAS AKHIR
Diajukan sebagai syarat meraih Gelar Ahli Madya
Oleh :
YUSRAH
ABSTRAKSI
SDIT AL BINA’ berada di bawah naungan SIT (Sekolah Islam Terpadu) yang beralamat di Jl. Km. Melayu, kelurahan. Tua Tunu Indah Kec. Gerunggang Pangkalpinang merupakan sekolah dasar yang menerapkan perpaduan pengetahuan umum dan pengetahuan agama untuk menjadi satu kesatuan umun sebagai proses pembelajaran yang tidak terpisahkan dari suri tauladan yang melekat dalam kehidupan di sekolah maupun di luar sekolah. Pengarsipan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu kegiatan yang berlangsung pada suatu lembaga penting yang secara rutin dilakukan pedataan, dimana dalam hal ini informasi yang dimilki, haruslah akurat, cepat dan tepat. Dalam hal ini, berpengaruh pada proses kegiatan ataupun kinerja suatu lembaga, termasuk dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan oleh SDIT AL BINA’ Pangkalpinang, mulai dari proses surat masuk, proses disposisi, dan surat keluar.
Pengolahan data secara manual yang dilakukan oleh SDIT AL BINA’
dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar memerlukan informasi yang akurat sehingga dapat diproses dengan baik. Masalah yang ada sekarang yaitu pendataan instansi kurang jelas sehingga memerlukan waktu yang lama dalam pengiriman surat keluar, tidak adanya pembuatan disposisi sampai dengan pembuatan laporan tiap bulannya mengenai surat masuk dan surat keluar. Dari permasalahan yang terjadi, penulis ingin memberikan solusi dengan dibuatkannya sistem yang terkomputerisasi, dengan harapan dapat membantu proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dilakukan oleh petugas Tata Usaha dengan akurat, tepat dan berjalan dengan baik dalam pengolahan data. Dari sistem terkomputerisasi ini manfaat yang dapat diambil yaitu berupa penyimpanan data instansi dan guru, proses pembuatan data surat masuk dan surat keluar, surat disposisi, dan laporan yang dapat dicetak terarsip dengan rapi.
KATA PENGANTAR
Segala puja dan puji hanyalah milik Allah SWT, Tuhan seru sekalian alam. Atas segalah rahmat yang telah diberikan-Nya jualah sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini sampai selesai. Shalawat serta salam yang senantiasa tercurah kepada Nabi Muhammad Shallallahu’ alaihi wasallam.
Laporan Tugas Akhir ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat yang harus ditempuh untuk menyelesaikan program studi Diploma tiga (D3) Jurusan Manajemen Informatika STMIK Atma Luhur.
Pada kesempatan ini penulis mengambil pembahasan tentang Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar.
Dalam proses penyusunan Tugas Akhir ini, tentunya penulis banyak mendapatkan bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menghaturkan rasa hormat dan terimakasih banyak kepada :
1. Untuk kedua orang tua, Ibu yang selalu menjadi penyemangat dan do’a yang tulus menyertaiku.
2. Keluarga tercinta yang yang selalu memberikan dukungan, Mala, Acak, Yuk Darma, Kak Man, Yuk Nisa, Kak Anto, Yuk Tirta, Ulis, dari kalian saya banyak belajar.
3. Bapak Dr. Moedjiono, M.Sc, selaku ketua STMIK Atma Luhur Pangkalpinang.
4. Bapak Ibnu Choirul Awwal, M.Kom, selaku ketua program studi manajemen informatika STMIK Atma Luhur.
5. Ibu Hilyah Magdalena, M.Kom selaku pembimbing TA, yang bersabar memberi bimbingan, dukungan dan do’a hingga selesai Tugas Akhir ini.
6. Untuk Ibu Sri Nurhayati yang banyak memberikan pengertian.
7. Untuk Romi Rhomadoni, yang rela menghabiskan waktu dalam bimbingan program.
8. Teman–teman yang selalu memberi semangat, Kak Eti, Yuni, Tri, Ayu, Dwi, Upu, metta, weni, Devi, dan lainya.
9. Bapak Nardi Pratomo yang telah membantu dalam penulisan dan terima kasih atas motivasinya.
10. Teman-teman Lembaga Dakwah Kampus yang menjadi motivasi 11. Teman–teman seperjuangan di STMIK Atma luhur semasa kuliah.
12. Kepala Sekolah yaitu Ust.Indra Yasin dan staf SDIT AL BINA yang telah banyak membantu tanpa mempersulit penulis dalam menyesaikan Tugas Akhir ini.
13. Semua pihak yang telah membantu penulisan Tugas Akhir ini, serta teman- teman yang lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu.
Akhir kata penulis memohon maaf atas segala kesalahan dalam penulisan ini, Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini mempunyai banyak kekurangan, karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun, sehingga berguna sebagai bahan masukan guna meningkatkan mutu dari Tugas Akhir ini. Penulis berharap semoga laporan ini berguna bagi para pembaca umumnya dan teman–teman mahasiswa STMIK Atma Luhur khususnya.
Pangkalpinang, Juli 2011
Penulis
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar III-1 Struktur Organisasi SIT Al BINA’………34
Gambar III-2 Gambar Activity Diagram Surat Masuk………37
Gambar III-3 Gambar Activity Diagram Proses Disposisi………. 38
Gambar III-4 Gambar Activity Diagram Surat Keluar………38
Gambar III-5 Gambar Use Case Diagram...43
Gambar IV-1 Gambar Entity Relationship Diagram(ERD)……… 48
Gambar IV-2 Gambar Transformasi Diagram ER ke LRS………... 49
Gambar IV-3 Gambar Logical Record Struktur(LRS)………....50
Gambar IV-4 Struktur Tampilan……… .59
Gambar IV-5 Rancangan Layar Menu Utama……….60
Gambar IV-6 Rancangan Layar File Master ………...61
Gambar IV-7 Rancangan Layar Entry Data Instansi ………..62
Gambar IV-8 Rancangan Layar Entry Data Guru………...63
Gambar IV-9 Rancangan Layar File Transaksi………...64
Gambar IV-10 Rancangan Layar Entry Data Surat Masuk………...65
Gambar IV-11 Rancangan Layar Entry Data Surat Keluar………...66
Gambar IV-12 Rancangan Layar Entry Disposisi ………....67
Gambar IV-13 Rancangan Layar Cetak Surat Disposisi……….. .68
Gambar IV-14 Rancangan Layar File Laporan……… .68
Gambar IV-15 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Masuk……… 69
Gambar IV-16 Rancangan Layar Cetak Laporan Surat Keluar……… 69
Gambar IV-17 Sequence Diagram Entry Data Instansi……… 70
Gambar IV-18 Sequence Diagram Entry Data Guru……… 71
Gambar IV-19 Sequence Diagram Entry Data Surat Masuk……… 72
Gambar IV-20 Sequence Diagram Entry Data Surat Keluar ……….. 73
Gambar IV-21 Sequence Diagram Entry Disposisi ……….. 74
Gambar IV-22 Sequence Diagram Cetak Surat Disposisi………. 75
Gambar IV-23 Sequence Diagram Cetak Laporan Surat Masuk……… 76 Gambar IV-24 Sequence Diagram Cetak Laporan Surat Keluar……… 77 Gambar IV-25 Rancangan Class Diagram………..………… 78
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran A : Dokumen Keluaran Sistem Berjalan ...82
Lampiran A-1 : Daftar Surat Masuk ...83
Lampiran A-2 : Daftar Surat Keluar ...84
Lampiran B : Dokumen Masukan sistem Berjalan...85
Lampiran B-1 : Surat Masuk...86
Lampiran B-2 : Surat Keluar...87
Lampiran C : Rancangan Keluaran Sistem Usulan ...88
Lampiran C-1 : Laporan Surat Masuk ...89
Lampiran C-2 : Surat Disposisi...90
Lampiran C-3 : Laporan Surat Keluar ...91
Lampiran D : Rancangan Masukan Sistem Usulan ...92
Lampiran D-1 : Data Instansi ...93
Lampiran D-2 : Data Guru ...94
Lampiran D-3 : Data Surat Masuk ...95
Lampiran D-4 : Data Disposisi...96
Lampiran D-5 : Data Surat keluar ...97
Lampiran E : Surat Keterangan Riset...98
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel IV.1 Relasi Instansi...51
Tabel IV.2 Relasi Guru...51
Tabel IV.3 Relasi Surat Masuk...51
Tabel IV.4 Relasi Disposisi ...51
Tabel IV.5 Relasi Detil Minta...51
Tabel IV.6 Relasi Surat Keluar...52
Tabel IV.7 Spesifikasi Basis Data Instansi...52
Tabel IV.8 Spesifikasi Basis Data Guru ...53
Tabel IV.9 Spesifikasi Basis Data Surat Masuk ...53
Tabel IV.10 Spesifikasi Basis Disposisi ...54
Tabel IV.11 Spesifikasi Basis Data Minta...54
Tabel IV.12 Spesifikasi Basis Data Surat Keluar ...55
1. Activity Diagram
DAFTAR SIMBOL
Activity Diagram
Start State
Menggambarkan awal dari suatu aktivitas yang berjalan pada sistem.
End State
Menggambarkan akhir dari suatu aktivitas yang berjalan pada sistem.
Activity
Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada sistem.
Swimlane
Menggambarkan pembagian/pengelompokan berdasarkan tugas dan fungsi tersendiri.
Transition to self
Menggambarkan hubungan antara state atau activity yang kembali kepada state atau
sendiri.
Transition State
Menggambarkan hubungan antara dua state, dua activity ataupun antara state dan activity.
Decision
Menggambarkan kondisi dari sebuah aktivitas yang Menggambarkan awal dari suatu aktivitas yang
Menggambarkan akhir dari suatu aktivitas yang
Menggambarkan aktivitas yang dilakukan pada
Menggambarkan pembagian/pengelompokan berdasarkan tugas dan fungsi tersendiri.
Menggambarkan hubungan antara state atau atau activity itu
Menggambarkan hubungan antara dua state, dua activity.
Menggambarkan kondisi dari sebuah aktivitas yang
2. Use Case Diagram
3. Class Diagram
bernilai benar/salah.
State
Menggambarkan kondisi, situasi ataupun tempat untuk beberapa aktivitas
Use Case Diagram
Actor
Menggambarkan orang atau sistem yang menyediakan atau menerima informasi dari sistem atau menggambarkan pengguna software aplikasi (user).
Use Case
Menggambarkan fungsionalitas dari suatu sistem, sehingga pengguna sistem paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem yang akan dibangun.
Association
Menggambarkan hubungan antara actor dengan use case.
Menggambarkan kondisi, situasi ataupun tempat
Menggambarkan orang atau sistem yang menyediakan atau menerima informasi dari sistem atau menggambarkan pengguna software aplikasi
Menggambarkan fungsionalitas dari suatu sistem, sistem paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem yang akan dibangun.
Menggambarkan hubungan antara actor dengan use
4. Sequence Diagram
dimiliki oleh property tersebut.
Method menggambarkan implementasi dari layanan yang dapat diminta dari beberapa object
yang mempengaruhi behaviour.
Association
Menggambarkan mekanisme komunikasi suatu objek dengan objek lainnya. Atau dapat juga menggambarkan ketergantungan antar
Aggregate
Menggambarkan bahwa suatu objek secara fisik dibentuk dari objek-objek lain, atau secara logis mengandung objek lain.
Multiplicity
Menggambarkan banyaknya object yang terhubung satu dengan yang lainnya. Contoh :
1 0..*
1..*
0..1 5..8 4..6,9
Tepat satu Nol atau lebih Satu atau lebih Nol atau satu range 5 s.d. 8 range 4 s.d. 6 dan 9
Sequence Diagram
Actor
Menggambarkan seseorang atau sesuatu (seperti perangkat, sistem lain) yang berinteraksi dengan sistem.
menggambarkan implementasi dari layanan object dari class ,
Menggambarkan mekanisme komunikasi suatu objek dengan objek lainnya. Atau dapat juga
kelas.
Menggambarkan bahwa suatu objek secara fisik objek lain, atau secara logis
yang terhubung
Menggambarkan seseorang atau sesuatu (seperti perangkat, sistem lain) yang berinteraksi dengan
Boundary
Menggambarkan interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian dari sistem yang bergantung pada pihak lain disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar.
Control
Menggambarkan “perilaku mengatur”,
mengkoordinasikan perilaku sistem dan dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan mengontrol alur kerja suatu sistem.
Entity
Menggambarkan informasi yang harus disimpan oleh sistem (struktur data dari sebuah sistem).
Object Message
Menggambarkan pesan/hubungan antar objek, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Message to Self
Menggambarkan pesan/hubungan objek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Menggambarkan interaksi antara satu atau lebih actor dengan sistem, memodelkan bagian dari sistem yang bergantung pada pihak lain disekitarnya dan merupakan pembatas sistem dengan dunia luar.
Menggambarkan “perilaku mengatur”,
mengkoordinasikan perilaku sistem dan dinamika dari suatu sistem, menangani tugas utama dan
Menggambarkan informasi yang harus disimpan oleh sistem (struktur data dari sebuah sistem).
Menggambarkan pesan/hubungan antar objek, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Menggambarkan pesan/hubungan objek itu sendiri, yang menunjukan urutan kejadian yang terjadi.
Object
Menggambarkan abstraksi dari sebuah entitas nyata/tidak nyata yang informasinya harus disimpan.
DAFTAR ISI
Halaman
Abstraksi ... i
Kata Pengantar….. ... ii
Daftar Gambar… ... iv
Daftar Lampiran... ... vi
Daftar Tabel………. ... vii
Daftar Simbol... ... viii
Daftar Isi ... xiii
BAB-I PENDAHULUAN... 1
1. Latar Belakang ... 1
2. Masalah ... 2
3. Tujuan Penulisan... 2
4. Batasan Masalah... 3
5. Metode Penelitian... 3
6. Sistematika Penulisan ... 5
BAB-II LANDASAN TEORI ... 7
1. Konsep Sistem Informasi ... 7
a. Konsep Dasar Sistem ... 7
4) Use Case Diagram... 15
5) Deskripsi Use Case………. 19
c. Perancangan Sistem Berorientasi Obyek ... 22
1) ERD... 22
2) Logical Record Structure (LRS) ... 24
3) Tabel/Relasi ... 24
4) Spesifikasi Basis Data... 25
5) Rancangan Dokumen Keluaran ... 25
6) Rancangan Dokumen Masukan ... 26
7) Rancangan Layar Program... 26
8) Sequence Diagram ... 26
9) Class Diagram (Entity Class)... 29
3. Teori Pendukung Rancangan Sistem Informasi Pengarsipan Surat masuk dan Surat Keluar ... 30
a. Pengertian Pengarsipan ... 30
b. Pengertian Surat ... 32
BAB-III ANALISA SISTEM ... 33
1. Tinjauan Organisasi ... 33
a. Sejarah Organisasi... 33
b. Struktur Organisasi ... 34
c. Pembagian Tugas dan Wewenang ... 35
2. Analisa Proses (Activity Diagram) ... 36
3. Analisa Keluaran... 39
4. Analisa Masukan... 40
5. Identifikasi Kebutuhan ... 41
6. Use Case Diagram... 43
7. Deskripsi Use Case ... 44
BAB-IV RANCANGAN SISTEM ... 48
1. Rancangan Basis Data... 48
a. Entity Relationship Diagram... 48
b. Transformasi Diagram ER ke Logical Record Structure ... 49
c. LRS (Logical Record Structure) ... 50
d. Tabel ... 51
e. Spesifikasi Basis Data... 52
2. Rancangan Antar Muka... 55
a. Rancangan Keluaran ... 56
b. Rancangan Masukan ... 58
c. Rancangan Dialog Layar... 59
1) Struktur Tampilan ... 59
2) Rancangan Layar... 60
d. Sequence Diagram ... 70
3. Rancangan Class Diagram (Entity Class) ... 78
BAB-V PENUTUP... 79
1. Kesimpulan... 79
2. Saran………...80
Daftar Pustaka ... 81
Lampiran-A, Keluaran Sistem Berjalan... 82
Lampiran-B, Masukan Sistem Berjalan ... 85
Lampiran-C, Rancangan Keluaran Sistem Usulan... 88
Lampiran-D, Rancangan Masukan Sistem Usulan ... 92
Lampiran-E, Surat Keterangan Riset ... 98
