Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar

Sistem Informasi Pengarsipan Data Surat Masuk Dan Surat Keluar

Winda Larasati

winda.larasati@raharja.info

Abstrak

Pada bagian administrasi, surat adalah sarana penting informasi-informasi penting dan rahasia terkait dengan perusahaan tersebut. Ketepatan waktu dalam penerimaan surat baik surat keluar maupun surat masuk juga harus diperhatikan, oleh karena itu manajemen surat masuk dan keluar harus dilaksanakan dengan tepat. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem informasi pengarsipan surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan laporan. Aplikasi kearsipan ini mempunyai kemampuan seperti aplikasi kearsipan ini dijalankan pada jaringan personal komputer pada bagian administrasi, petugas administrasi dapat mengakses aplikasi kearsipan ini dengan memasukkan login user yang benar, dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan menyimpan surat masuk dan keluar, dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat keluar berdasarkan pengirim dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan berdasarkan id surat atau tanggal surat, dapat mencetak laporan berdasarkan hasil pencarian berdasarkan id surat atau tanggal surat.

Kata Kunci : manajemen surat, sistem informasi, pengarsipan surat

Pendahuluan

Salah satu kebutuhan yang sangat besar akan teknologi informasi sekarang ini adalah kebutuhan akan sistem informasi. Berkembangnya teknologi informasi dan sistem informasi yang demikian pesat di era sekarang ini telah membuat hampir semua aspek kehidupan tidak dapat terhindar dari penggunaan perangkat komputer.

Penggunaan komputer yang umum adalah penggunaan komputer di suatu perusahaan.

Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip. Salah satu pertimbangan perusahaan dalam penggunaan komputer diantaranya adalah dapat tersedianya data yang dapat memberikan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Cara-cara manual mungkin masih saja dapat dipergunakan bila data yang diolah masih sedikit. Tetapi bagaimana kalau data yang diolah jumlahnya sudah ratusan, atau bahkan ribuan, tentu saja SDM yang mengolahnya akan merasakan kejenuhan dan lama - kelamaan informasi yang dihasilkan mungkin menjadi tidak akurat lagi. Selain itu, keterlambatan informasi yang diperlukan dapat menyebabkan tertundanya pencapaian tujuan perusahaan dan akhirnya akan mengganggu perkembangan perusahaan. Makin lama dirasakan bahwa pengolahan data dengan cara manual semakin banyak menunjukkan kelemahan. Karena itu maka diperlukan suatu pengolahan data yang lebih canggih dengan menggunakan komputer.

Hal ini diperlukan untuk merealisasikan perolehan informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu.

Saat ini, prosedur yang diterapkan pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan, pembuatan, penyimpanan, pendokumentasian, hingga verifikasi surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar dan penyimpanannya dokumen masih hardcopy.

Pada pencarian dokumen lama sulit sebab harus membuka terlebih dahulu data - data lama dan mencarinya satu persatu, kesuliatan dalam laporan surat masuk dan surat keluar, hilang dan rusaknya dokumen, status surat yang belum dapat dimonitor oleh

pemohon surat, membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.

Berdasarkan uraian tersebut, perlu diadakan pembangunan sistem informasi pengarsipan data surat masuk dan surat keluar sehingga permasalahan tersebut diatas dapat diselesaikan.

Pembahasan

1. Flow Map

Dalam pembuatan sistem informasi pengarsipan surat ini mempunyai dua buah flowmap yaitu flow map surat masuk dan surat keluar. Dimana flow map ini mendefinisikan dari sebuah sistem pengarsipan surat dimulai dari datangnya surat sampai dengan surat keluar (balasan).

a) Flow Map Surat Masuk

Pada flow map proses surat masuk ini mempunyai fungsinya masing - masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

 User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat masuk yang didalamnya berupa data surat masuk kemudian akan melalui proses penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

 Surat masuk, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada poses tambah lalu setelah semua proses telah selasai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

 Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat masuk kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

Gambar Flow Map Surat Masuk

b) Flow Map Surat Keluar

Pada flow map proses surat keluar ini mempunyai fungsinya masing – masing dan terdiri 3 fungsi yaitu :

 User, dalam fungsi pertama yaitu user mempunyai dokumen berupa surat keluar yang didalamnya berupa data surat keluar kemudian akan melalui proses isi surat

keluar dan penyimpanan surat masuk kemudian proses edit jika ada kesalahan input.

 Surat keluar, setelah mendapatkan dokumen berupa surat maka dilakukan proses tambah yang didalamnya berupa penginputan data isi surat kemudian data disimpan. Proses selanjutnya adalah pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan penginputan pada proses tambah lalu setelah semua proses telah selesai data surat dapat ditampilkan lewat proses preview.

 Sistem Database, dalam fungsi sistem database operator ini mempunyai tugas menyimpan data dari proses isi data surat keluar kemudian menjadi dokumen data yang telah di olah.

Gambar Flowmap surat keluar

2. Perancangan Basis Data

a) Entity Relationship Diagram (ERD)

Gambar Entity Relationship Diagram (ERD)

b) Aliran Informasi

Diagram konteks atau disebut juga dengan model sistem fundamental merepresentasikan seluruh elemen sistem sebagai sebuah bubble tunggal dengan data input output yang ditunjukkan oleh anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.

Gambar Diagram Konteks

3. Data Flow Diagram (DFD)

Terdapat 2 proses utama yaitu : proses daftar hadir masuk dan proses daftar hadir keluar.

a) DFD Level 1 1 : Surat Masuk

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang masuk untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

2 : Surat Keluar

Proses ini adalah proses pendataan yang dilakukan oleh user dengan data dari surat yang akan keluar untuk diarsipkan untuk keperluan tertentu.

Gambar DFD Level 1

b) DFD Level 2 Proses Surat Masuk 1.1 : Tambah

User menginputkan data isi surat masuk berupa tanggal agenda, asal surat, tanggal surat, no surat, perihal, keterangan.

1.2 : Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat masuk jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

1.3 : Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat masuk yang sudah di input dan tersimpan di database.

1.4 : Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Gambar DFD Level 2 Proses Surat Masuk

c) DFD Level 2 Proses Surat Keluar 2.1 : Tambah

User menginputkan data isi surat keluar berupa tanggal agenda, no. agenda, ditujukan kepada, perihal, keterangan.

2.2 : Edit

Proses ini merupakan proses pengeditan data surat keluar jika ada kesalahan input data pada proses tambah.

2.3 : Cari

Proses ini merupakan proses pencarian data surat keluar yang sudah di input dan tersimpan di database.

2.4 : Preview

Proses ini merupakan proses pencarian untuk menampilkan surat yang sudah masuk dalam jangka waktu tertentu dalam bentuk laporan.

Gambar DFD Level 2 Proses Surat Keluar

4. Perancangan Arsitektur Menu

Perancangan arsitektur menu aplikasi pengarsipan surat menggunakan arsitektur network.

5. Perancangan Skema Relasi

Gambar Skema Relasi

6. Perancangan Antarmuka

Gambar Perancangan Antarmuka Menu Utama

Gambar Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Masuk

Gambar Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Masuk

Gambar Perancangan Antarmuka Laporan Surat Masuk

Gambar Perancangan Antarmuka Pengolahan Data Surat Keluar

Gambar Perancangan Antarmuka Edit Data Surat Keluar

Gambar Perancangan Antarmuka Laporan Surat Keluar

7. Perancangan Pesan

Gambar Perancangan Pesan Input Data Dibatalkan

Gambar Perancangan Pesan Keluar

Penutup

Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data surat diharapkan menjadi lebih cepat karena adanya fasilitas cari data di dalam sistem informasi ini. Diharapkan dengan adanya sistem informasi ini, pencatatan data yang tersimpan dalam database menjadi lebih mudah dan cepat, maka tidak dibutuhkan penggunaan buku besar. Dengan data yang tersimpan di dalam database, maka tidak membutuhkan ruang penyimpanan surat yang terlalu besar dan dapat meminimalisir kehilangan serta kerusakan data.

Referensi

https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://eprints.dinus.ac.id/

12691/1/jurnal_12858.pdf&ved=0ahUKEwjE59qB0pnSAhVJM48KHT8pD20QFggaM AA&usg=AFQjCNH1Pa3uEEig14zYQcJjO22i4caZQg

FOTO

https://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&rct=j&url=http://222.124.203.59/file s/disk1/428/jbptunikompp-gdl-jeririanto-21394-7-babiii-

n.pdf&ved=0ahUKEwjE59qB0pnSAhVJM48KHT8pD20QFghOMAg&usg=AFQjCNG9 mfibFA_EIqC-qXZw2iv2CqH2Gw

http://googleweblight.com/?lite_url=http://blog-pns.blogspot.com/2014/02/aplikasi- agenda-surat-masuk-dan-surat.html?m%3D1&ei=EAtcZZoO&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1AhgOJX59n Pnl0ab7GuRDKJSoxQZg&lite_refresh=1487426615295

http://googleweblight.com/?lite_url=http://komanganombudiutama.blogspot.com/2013/

01/aplikasi-pengarsipan-surat-masuk-dan.html?m%3D1&ei=h5t9buLP&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1CB0QZsu_f ew4Tw27_Ih6PdeYmZIg

http://googleweblight.com/?lite_url=http://anantha88.blogspot.com/2014/12/aplikasi- surat-masuk-dan-keluar-30-full.html?m%3D1&ei=JXXlkBJ8&lc=id-

ID&s=1&m=408&host=www.google.co.id&ts=1487426078&sig=AJsQQ1Clw4cmK7 o9fSKgoW1kCeaTUYBVPQ

Biografi

Hai! Nama saya Winda Larasati, mahasiswa semester 6 jurusan Sistem Informasi konsentrasi Manajemen Sistem Informasi. Saat ini saya sibuk kuliah, menyusun kkp dan bekerja. Saya memiliki hobi mendalami ilmu yang baru dan sedang fokus belajar ilmu java, tetapi saya masih pemula dalam mempelajari ilmunya. Untuk lebih banyak tahu tentang saya, silahkan kunjungi twitter : @windoolll, facebook : Winda Larasati dan instagram : @hfwlarasati atau bisa kunjungi windalarasati.ilearning.me. Terimakasih, semoga bermanfaat

