BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Kerja Praktek Lapangan
Pada era globalisasi kegiatan yang dilakukan oleh masyarakat tentunya akan terus berhubungan dengan komputer, terutama pada teknologi informasi. Saat ini masyarakat dituntut untuk bergerak dengan cepat, begitu pula tuntutan masyarakat dalam mencari dan mendapatkan informasi yang akurat. Untuk mendapatkan informasi yang cepat dan akurat salah satunya adalah penggunaan komputer
Pada instansi pemerintah, komputer sudah menjadi alat yang sangat diperlukan dalam melakukan kegiatan. Terutama bagi Dishubkominfo yang bertugas untuk menyebarkan informasi secara elektronik. Akan tetapi penggunaan komputer masih sangat kurang optimal. Terutama dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar masih dilakukan secara manual, sehingga sering terjadi mengakibatkan terlambatnya informasi yang dihasilkan dan mengahmbat kegiatan yang ada di DIHUBKOMINFO, juga sering terjadi kesalahan dalam penataan dokumen surat masuk dan surat keluar dalam laporan tiap bulannya, selain itu juga tanpa adanya komputerisasi dalam instansi tersebut membutuhkan tempat penyimpanan dokumen surat masuk dan surat keluar membutuhkan tempat yang sangat besar, serta terjadi pemborosan kertas yang digunakan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar.
▸ Baca selengkapnya: surat keluar osis
(2)Oleh karena itu komputer sangat diperlukan untuk mengatasi masalah dalam hal pencatatan surat masuk dan surat keluar, proses pencatatan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi dapat menekan kesalahan atau kekeliruan yang terjadi, sehingga tidak terjadi penumpukan data dan pencarian data yang diperlukan akan sangat mudah ditemukan apabila sudah terkomputerisasi.
Penerapan pengembangan system ini bertujuan untuk mempermudah dalam penataan surat masuk dan surat keluar, karena pada saat pencatatan data-data surat masuk maupun surat keluar dapat disimpan ke dalam computer sehingga mengurangi kesalahan-kesalahan dalam penataan surat masuk dan surat keluar.
Untuk itu penulis menyusun sebuah sistem informasi untuk surat masuk dan surat keluar sebagai hasil kerja praktek pada Dishubkominfo Kota Cirebon, Maka penulis menetapkan judul “Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas, Perhubungan, Komunikasi,dan Informatika”.
1.2 Identifikasi Masalah
Masalah yang menjadi sorotan utama dalam kegiatan pencatatan surat masuk dan keluar disebuah instansi pemerintah, yaitu:
a. Kegiatan yang dilakukan masih secara manual mulai dari pencatatan surat masuk sampai dengan surat keluar. Sehingga menghambat kegiatan yang ada di instansi Dishubinfokom.
▸ Baca selengkapnya: contoh buku mutasi siswa masuk dan keluar
(3)c. Tempat penyimpanan dokumen surat masuk dan surat keluar yang membutuhkan tempat yang besar.
d. Pemborosan kertas yang digunakan dalam pencatatan surat masuk dan surat keluar.
Berdasarkan permasalahan yang sudah diidentifikasi, maka penulis dapat merumuskan masalah-masalah yang ada di Dishubkominfo sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang berjalan di Diskominfo
2. Bagaimana perancangan sistem yang diusulkan untuk penyimpanan data surat masuk dan keluar pada Dishubkominfo.
1.3 Maksud dan Tujuan Kerja Praktek Maksud dari Kerja Praktek ini adalah :
1. Untuk menyerap ilmu sekaligus mampu memberikan sumbangan pemikiran bagi dinas guna memperoleh pengalaman kerja dan memahami permasalahannya.
2. Untuk mengamati langsung sistem informasi yang sedang berjalan pada Dinas Perhubungan, Komunikasi, dan Informatika.
3. Meningkatkan dan menetapkan proses penerapan teknologi baru dari dunia kampus ke lapangan dan sebaliknya.
Sedangkan tujuan dilaksanakan kerja praktek ini adalah : 1. Mengetahui sistem surat masuk dan keluar yang berjalan.
2. Untuk membuat atau merancang sistem informasi surat masuk dan surat keluar pada Dishubkominfo.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada, maka penulis membatasi permasalahan pada:
1. Pembuatan sistem informasi surat masuk dan keluar
2. Pembuatan laporan harian dan bulanan. Hal ini mempermudah dalam pengarsipan.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek
Berikut rincian kerja praktek pada tabel di bawah ini :
No Aktivitas I II III IV
1 Orientasi
2 Wawancara dan Pengumpulan data 3 Pemahaman Cara
Kerja Sistem Yang Ada
4 Analisis
5 Pembuatan Laporan Hasil Analisis
BAB II
LANDASAN TEORI
Pada bab ini dijelaskan beberapa konsep dasar teori yang berkaitan dengan
permasalahan yang akan di bahas ke dalam semua kegiatan yang berhubungan
dengan sistem informasi yang akan dibuat.
1.1 Pengertian System
Dalam perancangan suatu sistem informasi diarahkan kepada pemanfaatan
teknologi secara maksimal yang terdiri dari beberapa elemen atau komponen yang
membentuk jaringan kerja dan mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Pendekatan
yang menekankan pada prosedur, mendefinisikan sebuah sistem menurut amsyah
sebagai berikut :
“Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk suatu
kesatuan atau organisasi”. (Amsyah (2000:4)).
Adapun pegertian sistem menurut Jogiyanto :
“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”. (Jogiyanto (2005:1)).
Dari pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa suatu sistem
merupakan elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam
1.1.1 Elemen System
Ada beberapa elemen yang membentuk sebuah sistem, yaitu :
tujuan,masukan, proses, keluaran, batas, mekanisme pengendalian dan
umpan balik serta lingkungan. Berikut penjelasan mengenai elemen-elemen
yang membentuk sebuah sistem :
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan (Goal), entah hanya satu atau mungkin
banyak. Tujuan inilah yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem.
Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali. Tentu saja,
tujuan antara satu sistem dengan sistem yang lain berbeda.
2. Masukan
Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam
sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diproses. Masukan dapat berupa
hal-hal yang berwujud (tampak secara fisik) maupun yang tidak tampak.
Contoh masukan yang berwujud adalah bahan mentah, sedangkan contoh
yang tidak berwujud adalah informasi (misalnya permintaan jasa pelanggan)
3. Proses
Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi
dari masukan menjadi keluaran yang berguna dan lebih bernilai, misalnya
berupa informasi dan produk, tetapi juga bisa berupa hal-hal yang tidak
berguna, misalnya saja sisa pembuangan atau limbah. Pada pabrik kimia,
proses dapat berupa bahan mentah. Pada rumah sakit, proses dapat berupa
4. Keluaran
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Pada sistem
informasi, keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan, dan
sebagainya.
5. Batas
Yang disebut batas (boundary) sistem adalah pemisah antara sistem dan
daerah di luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi,
ruang lingkup, atau kemampuan sistem. Sebagai contoh, tim sepakbola
mempunyai aturan permainan dan keterbatasan kemampuan pemain.
Pertumbuhan sebuah toko kelontong dipengaruhi oleh pembelian pelanggan,
gerakan pesaing dan keterbatasan dana dari bank. Tentu saja batas sebuah
sistem dapat dikurangi atau dimodifikasi sehingga akan mengubah perilaku
sistem. Sebagai contoh, dengan menjual saham ke publik, sebuah perusahaan
dapat mengurangi keterbasatan dana.
6. Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik
Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan
menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan
balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses.
Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
7. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem. Lingkungan
bisa berpengaruh terhadap operasi sistem dalam arti bisa merugikan atau
harus ditahan dan dikendalikan supaya tidak mengganggu kelangsungan
operasi sistem, sedangkan yang menguntungkan tetap harus terus dijaga,
karena akan memacu terhadap kelangsungan hidup sistem.
1.1.2 Karakteristik System
Suatu system mempunyai karakteristik atau sifat-sifat
tertentu,diantaranya :
1. Komponen-komponen (Components)
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
a. Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem,
misalkan sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras,
perangkat lunak dan manusia.
b. Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem.
Misalkan bila perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub
sistem CPU, perangkat I/O dan memori, maka supra sistem perangkat
keras adalah sistem komputer.
2. Batas sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu
sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem
3. Lingkungan luar sistem (Environtment)
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem
yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan
luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi
input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukkan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem
itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan
menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa
bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang
jadi.
8. Sasaran atau tujuan informasi (Object)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu
sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada
gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan
sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan
1.1.3 Klasifikasi System
Sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang
terjadi, oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa
sudut pandang, yaitu:
1. Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, misalnya: sistem teologia, yaitu sistem yang
berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan.
2. Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem
komputer, sistem akuntansi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi melalui
proses alam, misalnya: perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (human made sistem) adalah sistem yang
dirancang manusia. Sistem yang melibatkan interaksi antara manusia
dengan mesin disebut human-machine sistem/man-machine system,
misalnya: sistem informasi.
5. Sistem Tertentu (deterministic sistem) adalah sistem yang beroperasi
dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, misal: sistem
computer.
6. Sistem Tak Tentu adalah sistem yang kondisinya masa depannya tidak
dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
7. Sistem Tertutup (closed sistem) merupakan sistem yang tidak
berhubungan dengan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan
8. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi ibaratnya darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi.
Suatu system yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan
akhirnya berakhir. Informasi (information) dapat didefinisikan menurut jogiyanto
sebagai berikut :
“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi yang menerimanya”.(Jogiyanto (2005:8)).
Adapun pegertian Informasi menurut Susanto :
“Informasi adalah data yang telah diolahyamg mempunyai nilai guna atau
manfaat bagi sipemakai dalam proses pengambilan keputusan atau informasi
atau output dari proses transformasi dimana data tersebut berfungsi sebagai
input”.(Susanto (2004:40)).
Dari pengertian dua diatas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi
merupakan suatu hasil (output) dari suatu dari yang diolah dengan cara tertentu
terlebih dahulu
a. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal pokok yaitu :
1. Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak
menyesatkan,dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat . Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi
merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan dimana
bila pengambilan keputusan terlambat maka akan berakibat fatal untuk
organisasi.
3. Relevan (Relevance)
Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana
relevansi informasi untuk tiap–tiap individu berbeda tergantung pada
yang menerima dan yang membutuhkan.
b. Nilai Informasi
Nilai Informasi (Value Of Information) ditentukan oleh dua hal yaitu
manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya
lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
c. Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum begitu berguna,
sehingga diperlukan proses yang lebih lanjut. Data diolah melalui suatu
model untuk dihasilkan informasi
d. Konsep Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan
1. Blok Masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik
yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data
dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang
diinginkan.
3. Blok Keluaran
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi.
5. Blok Basis Data
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras dan
digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti misalnya
bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan,
kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri , kesalahan-kesalahan, ketidak
diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal tersebut dapat dicegah dan
dapat langsung cepat diatasi.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi dalam sebuah system meliputi pemasukan data (input)
kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi
akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnyasehunnga membentuk
siklus informasi yang dapat diperoleh dari system informasi sebagai system
khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut. Sistem informasi
didefinisikan menurut Jogiyanto.
“Suatu system dalam sebuah suatu organisasi yang mempertemukan
kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi bersifat manajerial
dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihakluar tertentu
dengan laporan-laporan yang diperlukan”. (Jogiyanto (2005:11)).
Adapun kegiatan sistem informasi adalah sebagai berikut :
1. Input, yaitu menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan
data untuk proses
2. Proses, yaitu menggambarkan bagaimana suatu data diproses
untuk mengsilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Save, yaitu suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
4. Output, yaitu kegiatan untuk mengsilkan laporandari suatu proses
informasi.
5. Check, yaitu suatu aktifitasuntuk menjamin bahwa system
Sedangkan komponen system informasi terdiri dari :
1. Perangakat keras (hardware) terdiri dari : komputer, printer,
jaringan.
2. Perangkat lunak (software).
3. Data : merupakan komponen dasar informasi.
4. Manusia (user).
2.4Metode pendekatan System
Metode pendekatan sistem merupakan suatu bentuk pemodelan yang
membawa kepada suatu spesifikasi lengkap dari persyaratan dan representasi
desain yang komperehensif bagi perangkat lunak yang akan di bangun. Bentuk
pemodelan ini sebenarnya merupakan serangkaian model yang
mengrepresentasikan sistem secara teknis untuk yang pertama.
Sampai saat ini ada dua pendekatan pemodelan sistem atau analisis sistem
yang banyak dipakai,yaitu analisis terstruktur (berorientasi data),dan analisis
berorientasi objek. Dalam bahasan ini pendekatan yang berorientasi terhadap data
/analisis terstrukur yang digunakan karena dengan pendekatan yang berorientasi
data diharapkan terciptanya model-model yang menggambarkan aliran informasi
yang jelas.
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem Terstruktur
Metode pendekatan Sistem terstruktur pada umumnya mengacu
pada strategi yang dapat menghasilkan sistem informasi yang baik. Untuk
menjabarkan sistem yang sedang berjalan . diantaranya prosedur sistem
(flowmap),diagram kontek,diagram alir data,kamus data.
2.4.2 Alat Bantu Analisis
1) Flow Map
Bagan alir dokumen merupakan bagan alir yang menunjukan arus
dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.
Beberapa simbol yang digunakan dibagian alir dokumen antara
lain :
a. Dokumen
Simbol ini menunjukan dokumen input dan output baik
untuk proses manual, mekanik atau komputer.
b. Kegiatan manual
Simbol ini menunjukan pekerjaan manual yang dikerjakan
oleh orang.
c. Simpanan offline
Simbol ini menunjukan file non – komputer yang
diarsipkan
d. Proses
Simbol ini menunjukan kegiatan proses dari operasi
program komputer.
e. Simpanan data
f. Penghubung
Simbol ini menunjukan penghubung kehalaman yang masih
sama atau kehalaman lain.
2) Diagram Kontek
Suatu perancangan proses dalam pembuatan sistem informasi
meliputi beberapa kegiatan diantaranya pembuatan Diagram Konteks.
Diagram Konteks merupakan alat untuk struktur analisis. Pendekatan
struktur ini untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau
secara keseluruhan. Pada diagram konteks ini dapat kita ketahui
sumber informasi yang dibutuhkan dan tujuan informasi yang
dihasilkan dari sistem informasi yang dibuat.(Ladajamudin
(2005:64)).
Diagram konteks meliputi beberapa system antara lain :
1. Kelompok pemakai, organisasi atau pihak lain.
2. Data yang diterima oleh sistem dari lingkungan.
3. Data dihasilkan oleh sistem.
4. Penyimpanan data.
5. Batasan antara sistem yang dirancang denagan lingkungan
3) Data Flow Diagram
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang
telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika
tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data itu mengalir.
sistem yang terstruktur. DFD merupakan alat yang cukup popular saat
ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam system dengan
terstruktur dan jelas. DFD juga merupakan dokumentasi sistem yang
baik. Simbol yang digunakan DFD (Pohan (2000:11-21)).
a. Kesatuan Luar
Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan dilingkungan
luar system yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya
yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem,
disimbolkan dengan suatu kotak.
b. Arus Data
Arus data (data flow) diberi simbol suatu panah. Arus data ini
mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan
kesatuan luar (externalentity). Arus data ini menunjukan arus data
yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses
sistem.
c. Proses
Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh
orang,mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk
kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol empat persegi
panjang bersudut-sudut tumpul atau sebuah lingkaran.
Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi:
1. Identifikasi proses
Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang
menunjukkann nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian
atas simbol.
2. Nama proses
Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses
tersebut.
d. Simpanan Data
Merupakan simpanan dari data.
Langkah-langkah penyusunan DFD :
1. Identifikasikan terlebih dahulu semua kesatuan luar yang
terlibat di sistem.
2. Identifikasikan semua input dan output yang terlibat dengan
kesatuan luar.
3. Gambarkan terlebih dahulu suatu diagram context.
4. Gambarkan bagan berjenjang untuk semua proses yang ada di
system terlebih dahulu.
5. Gambarkan sketsa DFD untuk overview diagram (level 0)
berdasarkan proses di bagan berjenjang.
6. Gambarkan DFD untuk level-level berikutnya, yaitu level satu
dan seterusnya untuk tiap-tiap proses yang dipecah-pecah sesuai
7. Setelah semua level DFD digambar, berikutnya adalah
menggambar DFD untuk pelaporan manajemen yang digambar
terpisah. Setelah semua level DFD dan DFD untuk pelaporan
manajemen digambar, maka semua DFD ini dapat digabungkan
dalam satu diagram
4) Kamus Data
Kamus data dapat merupakan hasil property dari data. Dengan
menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mendefinisikan data
yang mengalir di system dengan lengkap. Kamus data dibuat pada
tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun
pada tahap perancangan sistem. Pada tahap analisis, kamus data dapat
digunakan sebagai alat komunikasi antara analisis sistem denagn
pemakai sistem tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai
system. Pada tahap perancangan system kamus data digunakan untuk
merancang input, merancang laporan-laporan dan database.(Jogiyanto
(2005:725)).
5) Perancangan Basis Data
Perancangan basis data dibutuhkan agar diperoleh suatu sistem
yang sesuai dengan apa yang diinginkan, dimana dapat melalui
tahapan berikut:
a) Normalisasi
Normalisasi merupakan tahapan perancangan dalam
basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan
model data, tetapi dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria
standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal.(Pohan
(2000:48-56)).
Adapun langkah-langkah untuk menghasilkan struktur tabel
yang normal, diantaranya yaitu :
1. Bentuk Normal Pertama / 1 NF ( First Normal Form)
Bentuk Normal pertama terpenuhi jika sebuah tabel tidak
memiliki atribut bernilai banyak (Multivalued Atribute) atau lebih
dari satu atribut dengan domain nilai yang sama.
2. Bentuk Normal Kedua / 2 NF ( Second Normal Form)
Bentuk Normal Kedua terpenuhi jika pada sebuah tabel semua
atribut yang tidak termasuk dalam key primer memiliki
ketergantungan fungsional pada key primer secara utuh.
3. Bentuk Normal Ketiga / 3 NF (Third Normal Form)
Bentuk Normal Ketiga terpenuhi jika dan hanya jika semua atribut
bukan kunci memiliki dependensi transitif terhadap kunci primer.
b) Tabel Relasi
Pengertian Table Relasi menurut (Fathansyah, 2001,p23)
adalah “Data yang menggambarkan hubungan antara table yang
satu dengan table yang lainnya”.
Model basis data relational sering pula disebut sebagai
Data ini ditemukan atau diperkenalkan pertama kalinya oleh
E.F Codd. Model basis data menunjukan suatu cara atau
mekanisme yang digunakan untuk mengelola atau
mengorganisasi data secara fisik dalam memori sekunder yang
berdampak pula pada bagaimana kita mengelompokan dan
membentuk keseluruhan data yang terkait dalam sistem yang
sedang ditinjau.
2.5. Pengertian Surat
Surat adalah lembaran kertas yang memuat suatu informasi yang hendak
disampaikan oleh seseorang pada orang lain baik dinas maupun pribadi. Informasi
tersebut dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, laporan peringatan dll. Surat
kerap kali menghendaki tanggapan / balasandengan demikian terjadilah hubungan
surat menyurat / korespondensi.
Sebagai alat komunikasi , surat juga berfungsi sebagai :
a. Alat bukti tertulis, misalnya surat perjanjian,keputusan dsb.
b. Alat pengingat , misalnya surat yang telah di arsipkan
c. Dokumen histories misalnya surat dalam arsip lama yang digunakan
kembali untuk penyelidikan mengenai keadaan masa lalu.
2.5.1 Pengertian Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang diterima oleh suatu instansi pemerintahan
organisasi,perusahaan maupun pihak lain yang berasal dari pihak intern
maupun extern. Misalnya surat ijin,permohonan naik gaji,cuti.
Pengertian surat masuk Dinas perhubungan komunikasi dan informatika
adalah surat yang datang dari pihak luar yang kemudian diterima,di olah dan
di catat oleh bagian umum ke dalam buku agenda kendali surat masuk untuk
selanjutnya diberikan ke sub dinas pengawasan sebagai bukti bahwa surat
tersebut telah diterima.
2.5.2 Pengertian Surat Keluar
Surat keluar yang di keluarkan/dikirim oleh suatu instansi
pemerintah,organisasi,perusahaan maupun pihak lai yang berasal dari intern
maupun extern. Contoh surat peringatan , penggajian, pemberitahuan.
Pengertian surat keluar Dinas perhubungan komunikasi dan informatika
adalah surat yang diberikan kepada pihak yang besangkutan baik sebuah
peusahaan,organisasi atau pihak lain yang bersangkutan dengan surat masuk
yang dikirimkan.
2.5.3 Bentuk Surat
Yang di maksud dengan bentuk surat adalah tata letak atau posisi
bagian-bagian surat. Setiap bentuk surat mempunyai kelebihan dan kekurangan .
penggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi atau kantor dewasa ini
Full block style (bentuk lurus penuh)
Block style (bentuk lurus)
Semi block style(bentuk lurus sebagian)
Idented style (bentuk lekuk)
Hanging paragraph (bentuk alinea menggantung
Dinas pemerintah
2.5.4 Syarat – syarat surat yang baik
singkat
Sistematis susunan isi surat
Jelas kepada siapa,dari mana,tentang apa
Lengkap isinya
Sopan bahasanya
Menarik wujud fisiknya.
2.5.5 Pengolahan Data Surat Masuk
Pengolahan data surat masuk yang sedang berjalan di Dishub masih
dilakukan secara manual,oleh sebab itu penulis akan membahas tentang
pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Dishub
Tahapan mengelola surat masuk :
Surat masuk pertama kali diterima di bagian pegawai lalu diberikan ke
bagian umum.
Bagian umum mengisi kartu surat masuk dan kartu disposisi yang
masing-masing dua rangkap unuk diberikan ke bagian admin untuk
diperiksa serta diberikan instruksi / informasi pada kartu penerus untuk
mengetahui di bagian mana surat tersebut harus di proses.
Kartu surat masuk dan disposisi yang telah diperiksa dan di
tandatangani disimpan masing-masing satu lembar dan sisanya
diberikan ke bagian umum untuk di catat sebagai bahan untuk
pembuatan laporan.
Surat masuk ke pegawai sesuai dengan instruksi yang terdapat pada
kartu penerus/disposisi
Bagian umum membuat laporan dari agenda surat masuk untuk
diberikan kepada kepala bagian pengarsipan.
Tahapan mengelola surat keluar :
Bagian umum surat keluar sesuai dengan data yang di terima dari
pegawai.
Surat yang telah dibuat lalu di cap dan di tandatangani oleh pegawai
yang bersangkutan.
Bagian umum mencatat data surat keluar dalam suatu agenda sebagai
Pembuatan laporan untuk diberikan kepada kepala bagian
BAB III
PORFIL PERUSAHAAN
1.1 Tinjauan Umum Perusahaan
Penyelenggaraan perhubungan yang semula sesuai dengan Peraturan
Pemerintah Nomor : 22 tahun 1990 hanya diserahkan sebagian urusan
pemerintah dibidang lalu lintas dan angkutan jalan kepada Kabupaten / Kota,
maka dengan ditetapkannya Undang – Undang Nomor 22 tahun 1999 tentang
Pemerintah Daerah, sebagai kewenangan perhubungan yang merupakan
kewenangan pemerintahan pusat diserahkan kepada Kabupaten/ Kota secara
luas, nyata dan bertanggung jawab, termasuk kewenangan pada sub
Perhubungan Laut, Perhubungan Udara, Pos dan Telekomunikasi.
Sebagai tindak lanjut pelaksanaan otonomi daerah sesuai dengan Undang –
Undang Nomor 22 tahun 1999, maka Pemerintah Kota Cirebon untuk
melaksanakan kewenangan perhubungan secara nyata dan bertanggung jawab
telah menetapkan Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 05 tahun 2001
tentang Perubahan Pertama Atas Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 04
Tahun 2000 tentang Rincian Kewenangan Yang Dilaksanakan Pemerintah
Kota Cirebon.
Selanjutnya di dalam penyelenggaraan kewenangan tersebut dibentuk
organisasi perangkat daerah pada pemerintah Kota Cirebon sesuai dengan
Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 06 Tahun 2001 tentang Perubahan
Pertama Atas Peraturan Daerah Kota Cirebon Nomor 05 Tahun 2000. Untuk
organisasi tata kerja Perhubungan Kota Cirebon yang ditetapkan dengan
Keputusan Walikota Cirebon Nomor 36 Tahun 2001.
Pergeseran sistem masyarakat akibat adanya reformasi yang menuntut
demikrasi, supremasi hukum dan penegakan hak asasi manusia untuk seluruh
penyelenggaraan pemerintahan, maka dituntut pula penyelenggaraan
pemerintahan yang bersih ( good governance) dan memberikan pelayanan
yang sebaik-baiknya kepada masyarakat. Sejalan dengan itu tentunya
penyelenggaraan perhubungan harus memberikan pelayanan prima kepada
masyarakat.
Untuk mencapai hal tersebut dan memberikan gambaran kinerja Dinas
Perhubungan Kota Cirebon, tentunya perlu disusun suatu buku profil Dinas
Perhubungan Kota Cirebon, sebagai gambaran tentang pedoman umum dan
arahan dalam penyelenggaraan perhubungan, pengelolaan pembangunan
perhubungan, serta pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat.
Selama kurun waktu tiga puluh dua tahun pelaksanaan pembangunan di
bidang perhubungan bertumpu pada kebijaksanaan yang kurang memberikan
peluang bagi daerah untuk berkembangnya inisiatif dan tanggung jawab
masyarakat terhadap pembangunan perhubungan. Hal ini ditunjukkan dalam
menetapkan kebijaksanaan pusat lebih tertumpu pada pembangunan
perhubungan yang sentralistik, sehingga memyebabkan ketergantungan
masyarakat daerah terhadap pusat dalam memprakarsai pembangunan
Reorientasi pembangunan masa reformasi perlu dilakukan dalam
menyiasati tuntutan perubahan yang harus memposisikan potensi diluar
instansi Dinas Perhubungan sebagai pelaku dan penentu kebijakan
pembangunan perhubungan di kota Cirebon. Untuk itu berbagai unjuk kerja
yang menyangkut beberapa bidang pembangunan yang tidak menggembirakan
perlu dijadikan cermin dan bahan kajian penataan kembali kebijaksanaan
pembangunan daerah di Kota Cirebon.
Nilai yang menjadi panutan Dinas Perhubungan Kota Cirebon dalam
melaksanakan kebijakan, program dan kegiatan adalah manganut pada nilai
masyarakat kota Cirebon yang dikenal sebagai masyarakat religius dan
perilaku sosial yang berlandaskan nilai peninggalan Wali Songo “Ingsun Titip
Tajug Ian Fakir Miskin”. Ini menunjukkan bahwa nilai masyarakat Cirebon
dalam pembangunan lebih mengedepankan kepada peningkatan kesejahteraan
masyarakat Cirebon yang berlandaskan pada falsafah religious yang dianut
masyarakat Cirebon.
Nilai-nilai Dinas Perhubungan Kota Cirebon dalam bekerja lebih
mengedepankan pula pada profesionalisme, taat hukum, rasional, inovatif,
integritas tinggi, moralitas, peningkatan kinerja, kerjasama, disiplin kelima,
pelayanan prima, menjunjung tinggi etika administrasi public dengan
landasan pada Lima Citra Manusia Perhubungan.
Bertitik tolak dare kondisi yang ada dan nilai-nilai yang dianut oleh
masyarakat kota Cirebon dan menjadi acuan nilai Dinas Perhubungan kota
pihak terkait (stakeholder) dan aparatur di Dinas Perhubungan Kota Cirebon
dalam beberapa diskusi, maka diformulasikan visi dan misi Dinas
Perhubungan Kota Cirebon.
Pembentukan Dinas Perhubungan Kota Cirebon merupakan konsekuensi
dare pemberlakuan Undang-Undang Nomor : 22 tahun 1999 dan Peraturan
Pemerintah No: 25 Tahun 2000, yang sebelumnya adalah Dinas Lalu Lintas
dan Angkutan Jalan Kota Cirebon sesuai dengan Peraturan Pemerintah
Nomor : 22 tahun 1990.
Dinas Perhubungan Kota Cirebon adalah unsur pelaksana pemerintah Kota
Cirebon di bidang Perhubungan yang di pimpin oleh Kepala Dinas yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris
Daerah.
Dinas Perhubungan Kota Cirebon mempunyai tugas pokok melaksanakan
kewenangan ekonomi daerah kota dalam rangka pelaksanaan tugas
desentralisasi bidang perhubungan di lingkungan Pemerintah Kota Cirebon,
berdasarkan kebijakan Walikota dan atau Sekretaris Daerah serta peraturan
perundang-undangan yang berlaku dan tugas pembantu yang ditugaskan
Pemerintah kepada Pemerintah Kota.
Visi
Terwujudnya pelayanan perhubungan informatika & komunikasi yang handal
Misi :
Meningkatkan ketertiban berlalu lintas
Meningkatkan penyebarluasan informasi pembangunan.
Meningkatkan pemenuhan kebutuhan sarana pendukung perkantoran.
Tujuan misi 1 :
Meningkatnya kondisi prasarana lalu lintas angkatan jalan dalam
rangka menurunkan jumlah pelanggaran & kecelakaan lalu lintas.
Meningkatnya keselamatan pelayaran bagi nelayan <GT7
Tujuan misi 2 :
Meningkatkan kesadaran & peran serta masyarakat / stakeholder
dalam penyelenggaraan bidang perhubungan,informatika dan
komunikasi.
Tujuan misi 3 :
Terwujudnya restrukturisasi (peraturan perundang-undangan /
regulatory reform ) di bidang perhubungan,informatika dan
komunikasi.
1.2 Struktur Organisasi
Berikut ini adalah struktur organisasi pada dinas perhubungan,
[image:34.595.116.510.210.589.2]komunikasi, dan informatika kota Cirebon :
Gambar 3.2 struktur organisasi
SEKSI MANAJEMEN DAN REKAYASA LALULINTAS DARAT SEKSI ANGKUTAN DARAT SEKSI PERHUBUNGAN UDARA SEKSI TEKNIK INFORMATIKA SEKSI PENGEMBA NGAN DAN PENGENDA LIAN MULTIMEDI A SEKSI BIMBINGAN KESELAMATAN DAN PENGENDALIAN OPERASIONAL SEKSI SARANA DAN PRASARANA DARAT SEKSI PERHUBUNGAN LAUT SEKSI MANAJEMEN
INFORMATIKA SEKSI DISERMINASI INFORMASI KELOMPOK JABATAN FUNGSIONA L
BIDANG ANGKUTAN DAN TEKNIK SARANA PRASARANA DARAT BIDANG LALU LINTAS DARAT BIDANG PERHUBUNGAN UDARA DAN LAUT
1.3 Deskripsi Kerja
Adapun fungsi – fungsi jabatan dari struktur organisasi
DISHUBKOMINFO adalah sebagai berikut :
1. Kepala DISHUBKOMINFO
a. Kepala dinas mempunyai tugas pokok mengoordinasikan,
merumuskan sasaran,mengarahkan, membina, mengendalikan,
mengevaluasi penyelenggaraan urusan otonomi daerah dalam
rangka pelaksanaan tugas desentralisasi di bidang perhubungan,
informatika dan komunikasi di lingkungan pemerintah kota,
berdasarkan kebijakan Walikota dan atau Sekretaris Daerah serta
tugas pembantuan yang ditugaskan Pemerintah kepada Pemerintah
Kota.
b. Sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Kepala dinas mempunyai
fungsi :
Perumusan kebijakan umum program kerja Dinas;
Pelaksanaan memimpin penyelenggaraan teknis operasional
dan fungsional tugas-tugas Dinas;
Pembinaan, pengendalian dan pengawasan penyelenggaraan
urusan otonomi daerah dibidang perhubungan, informatika,
dan komunikasi;
Pengoordinasian pelaksanaan kegiatan Dinas dan unit kerja
lain dibidang tugasnya;
Perumusan kebijakan teknis operasional dan fungsional di
bidang perhubungan, informatika, dan komunikasi;
Penyediaan bwahan dalam lingkup bidang tugasnya;
Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas Dinas;
Pelaporan pelaksanaan tugas Dinas; dan
pelaksanaan tugas lain berdasarkan kebijakan Walikota dan
atau sekretaris Daerah serta peraturan perundang –
undangan.
2. Sekretariat
a. Sekretariat sebagai unsur staf atau administrasi mempunyai tugas
pokok merencanakan, mambagi tugas, memberi petunjuk,
mengatur, mengevaluasi, dan melaporkan pelaksanaan urusan
keorganisasian dan ketatalaksanaan, umum, kepegawaian,
perlengkapan, program dan pelaporan, serta keuangan dalam
rangka mendukung mekanisme kerja dinas.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), sekretariat mempunyai fungsi :
Perencanaan operasional sekretariat dinas
Pembagian tugas penyelenggaraan sekretariat meliputi
urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan umum
dan kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan,
Pemberian petunjuk penyelenggaraan skretariat meliputi
urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan dan
kehumasan, urusan kepegawaian, urusan perlengkapan,
urusan keuangan, dan penyusunan program dinas
Pengaturan penyelenggaraan sekretariat meliputi urusan
keorganisasian dan ketatalaksanaan, urusan dan kehumasan,
urusan kepegawaian, urusan perlengkapan, urusan
keuangan, dan penyusunan program dinas
Pemfasilitasian penyelenggaraan tugas dinas
Pengendalian dan pengevaluasian pelaksanaan tugas
sekretariat.
Pelaporan pelaksanaan tugas sekretariat dan dinas dan
pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan
atasan dalam lingkup bidang tugasnya.
3. Sub Bagian Umum
a. Sub bagian umum sebagai pembantu unsur staf atau administrasi
mempunyai tugas pokok memberi petunjuk, membagi tugas,
membimbing, memeriksa, mengoreksi, mengawasi dan
merencanakan kegiatan pengelolaan urusan keorganisasian,
ketatalaksanaan, ketatausahaan, kehumasan, umum,
kerumahtanggaan dan administrasi kepegawaian.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
Perencanaan kegiatan kerja sub bagian umum meliputi
pengelolaan urusan keorganisasian dan ketatalaksanaan,
kehumasan, umum, administrasi kepegawaian dan rumah
tangga.
Pemberian petunjuk pengelolaan urusan keorganisasian dan
ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi
kepegawaian dan rumah tangga.
Pembagian tugas pengelolaan urusan keorganisasian dan
ketatalaksanaan, kehumasan, umum, administrasi
kepegawaian dan rumah tangga.
Pembimbing pelaksanaan tugas sub bagian umum.
Pemeriksaan dan pengawasan pengelolaan urusan
keorganisasian dan ketatalaksanaan, kehumasan, umum,
administrasi kepegawaian dan rumah tangga.
Pengoreksian pelaksanaan tugas sub bagian umum.
Pengawasan bawahan dalam lingkup bidang tugasnya.
Pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian umum.
Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan arahan
4. Sub bagian keuangan
a. Sub bagian keuangan sebagai pembantu unsur staf atau
administrasi mempunyai tugas pokok memberi petunjuk,membagi
tugas,mengawasi,membimbing,memeriksa,mengoreksi,merencana
kan urusan pengelolaan keuangan dan perlengkapan dinas.
b. Untuk menyelenggarakan tugas pokok sebagaimana dimaksud
pada ayat (1), Sub bagian keuangan mempunyai fungsi :
Perancanaan kegiatan sub bagian keuangan
Pemberian petunjuk urusan pengelolaan keuangan dan
perlengkapan dians
Pembagian tugas pengelolaan keuangan dan perlengkapan
dinas
Pembagian tugas pengelolaan keuangan dan perlengkapan
dinas
Pembimbingan pelaksaan tugas sub bagian keuangan
Pemeriksaan dan pengawasan urusan pengelolaan keuangan
dan perlengkapan dinas
Pengoreksian pelaksanaan tugas sub bagian keuangan
Pengawasan bawahan dalam lingkup bidang tugasnya
Pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian keuangan dan
Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya berdasarkan atasan
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Analisis sistem ini memberikan gambaran tentang sistem yang saat ini sedang
berjalan dan bertujuan mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem
tersebut selain untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan digunakan juga
untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahan,kesempatan, hambatan
yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
suatu perbaikan. Analisis yang dilakukan sistem pengelolaan surat masuk dan
surat keluar didapatkan data seperti dibawah ini.
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen terdiri dari fungsi, sumber, rangkap, distribusi, data
periode dan isi. Adapun analisis dokumen yang ada pada absensi pegawai :
A. Form Kendali surat masuk
Fungsi : Untuk mencatat surat masuk
Sumber : Pengirim
Rangkap : 1 (Satu)
Distribusi : Sub bagian Umum
Periode : Setiap surat masuk diterima
Isi :Indeks,kode,no_urut,perihal,isi
ringkas,dari,tgl_surat,no_surat,lampiran,tgl_diteruskan,tanda
B. Form kartu disposisi
Fungsi : Sebagai perintah atau instruksi
Sumber : Sub bagian umum
Rangkap : 1 (Satu)
Distribusi : Sekdis,kadin,kasubag umum
Periode : Setiap surat masuk diterima
Isi :
indeks,tgl_penyelesaian,dari,perihal,tgl_surat,no_surat,instruksi,
diteruskan kepada.
C. Form surat keluar
Fungsi : Permohonan pembuatan surat keluar
Sumber : Subag umum
Rangkap : 1 (Satu)
Distribusi : Sekretaris,Sekdis,Kadin,Kasubag umum
Periode : Setiap pembuatan surat keluar
Isi :
Indeks,kode,no_urut,perihal,isi_ringkas,kepada,pengolah,tgl_sur
at,lampiran,catatan.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan adalah penguraian dari
suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang di harapkan sehingga dapat di usulkan perbaikan-perbaikan.
1.1.2.1FlowMap
Surat masuk
[image:42.595.132.493.170.738.2]Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag arsip
Gambar 4.1.2.1 flowmap surat masuk yang berjalan
SM SM
Surat keluar
Pegawai Bagian
umum
Sekretaris Kepala dinas Kasubag
umum
penerim a
T
Y
T
1.1.2.2Diagram Konteks
Pengolahan data surat
pegawai
pengirim Bagian umum
penerima
Bagian kearsipan Data surat masuk
Data surat masuk
Data surat masuk Data surat keluar
Data surat keluar
Laporan surat masuk
1.1.2.3Data Flow Diagram
4.1.2.3.1 DFD level 0
Pengolahan surat masuk
Pengirim Bagian umum
Pegawai Bag
pengarsipan
Penerima Pengolahan
surat keluar
Data surat masuk Data surat masuk
Data surat masuk
Data surat keluar Data surat keluar
4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1
4.1.2.3.3 DFD Level 1 Proses 2
2.1 Membuat Surat
Keluar Pegawai
2.2 Memeriksa surat keluar untuk acc
2.4 Mencatat data
SK
2.5 Membuat laporan Surat
keluar
Bagian umum Data surat keluar
Data surat masuk
Laporan surat keluar Data surat keluar
2.3 Memeriksa surat keluar untuk acc
Data surat keluar
1.1.3 Evaluasi sistem yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan pada pengolahan surat masuk dan surat
keluar belum terkoordinasi dengan baik karena pelaksanaannya dan peralatan
yang digunakan masih manual sehingga terdapat arsip yang sulit ditemukan
dan belum terdapatnya laporan yang menyeluruh. Kelemahan –kelemahan
yang ada pada sistem yang sedang berjalan yaitu :
Dalam proses pencatatan surat masuk dan surat keluar supaya tidak
terjadi keterlambatan dalam pencatatannya dan dalam membuat
laporan surat masuk dan keluar.
Dalam proses pencarian data arsip yang diperlukan supaya tidak
memerlukan waktu yang lama.
Pendistribusian surat dilaksanakan secara manual sehingga
memperlambat kerja pencatatan.
1.2 Usulan Perancangan Sistem
Pembuatan sebuah rancangan sistem yang digunakan untuk memperbaiki
atau membuat sistem baru sehingga dapat menutupi atau mengurangi
permasalahan yang ada pada sistem yang sedang dirancang berdasrkan analisis
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menganalisis perancangan
sistem surat masuk dan surat keluar di sub bagian umum DISHUBKOMINFO
kota Cirebon. Perancangan ini diusulkan merupakan langkah untuk lebih
mengefektifitaskan dan mengefisienkan waktu pengelolaan surat masuk dan
surat keluar.
1.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Pada tahapan perancangan prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan
perancangan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang
berbasis komputer. Perancangan proses yang dibuat tidak mengalami
banyak perubahan dari sistem informasi surat masuk dan surat keluar
yang masih manual menjadi sistem informasi yang berbasis komputer.
Adapun perancangan proses ini mencakup flowmap,diagram
kontek,data flow diagram,kamus data yang dapat menjelaskan aliran
data yang diproses hingga menghasilkan informasi yang diinginkan.
1.2.2.1Flowmap Surat masuk yang d usulkan
Pengirim Bagian umum Sekretaris Pegawai Bag
arsip
Data SM
Cetak kartu SM & Input data
surat masuk
Flowmap Surat keluar yang diusulkan
Pegawai Bagian
umum
Sekretaris Kepala dinas Kasubag
umum penerim a Y T Y dibuatkan laporannya Input data SK
Data SK Data SK
Membu at SK
SK SK
Memriksa SK utk di ACC
ACC
SK
1.2.2.2Diagram Konteks
1.2.2.3Data Flow Diagram
4.2.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1
4.2.2.3.3 DFD level 1 proses 2
2.1 Membuat Surat
Keluar Pegawai
[image:51.595.113.437.139.355.2]2.2 Input data
2.5 Membuat laporan Surat
keluar
Bagian umum Data surat keluar
Laporan surat keluar Data surat keluar
Data surat keluar penerima
Data surat keluar
4.2.2.4 Kamus Data
1. Nama Arus Data : Data surat masuk
Aliran data : Pengirim-proses 1.2
Proses 1.2-pegawai
Proses 1.1 - tabel surat masuk
Proses 1.1 – proses 1.2
Atribut : kode , no_urut, perihal, isi_ringkasan, dari,
tgl_masuk, no_surat masuk, lampiran, pengolah, tgl_diteruskan.
2. Nama Arus Data : Data surat keluar
Aliran data : Pegawai - proses 2.1
Proses 2.1 – proses 2.2
Proses 2.2 - tabel surat keluar
Atribut : kode , no_urut, perihal, isi_ringkasan,
penerima, tgl_kirim, no_surat keluar, lampiran.
3. Nama Arus Data : laporan surat masuk
Aliran data : Pengirim – tabel surat masuk
Tabel surat masuk – proses 1.2
Proses 1.2 – kepala bagian arsip
4. Nama Arus Data : laporan surat keluar
Aliran data : Pegawai – tabel surat keluar
Tabel surat keluar – proses 2.3
Proses 2.3 – bagian umum
Atribut :kode ,perihal, penerima, tgl_kirim,
no_surat keluar
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan
Setelah menganalisis sistem yang sedang berjalan, maka terdapat bahan
untuk dievaluasi pada sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar .
Evaluasi ini menitik beratkan dengan mengubah data tertulis menjadi data
elektronik. Dengan begitu dapat mempermudah petugas untuk melakukan
pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar perbedaan sistem yang lama
dan yang di usulkan sebagai berikut :
a. Dilihat dari segi keamanan data pada sistem lama diarsipkan dalam
bentuk kertas , sehingga akan mudah hilang dan rusak. Sedangkan
pada sistem yang di usulkan data yang disimpan dalam data base
yang ada di memory kemungkinan data yang hilang atu rusak dapat
di minimalisi.
b. Dari segi waktu sistem sistem yang di usulkan akan lebih cepat baik
dalam dalam pencarian data sekaligus pencetkan data di bandingkan
sistem yang lama. Adanya rancangan sistem yang terkomputerisasi
keamanan data akan lebih terjamin dan dapat meningkatkan
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis dapat menyimpulkan
1. System pengolahan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan
adalah sebagai berikut
a. masih bersifat manual dan membutuhkan waktu yang lama serta sering
terjadi kesalahan dalam penataan dokumen.
b. pemborosan kertas serta kebutuhan tempat penyimpanan dokumen
surat masuk dan surat keuluar yang membutuhkan tempat yang besar.
2. System pengolahan surat masuk dan surat keluar yag diusulkan adalah
sebagai berikut :
a. Dengan menggunakan sistem yang sedang diusulkan maka proses
pencarian data surat masuk dan surat keluar akan secara cepat karena
data-data tersimpan dengan aman dan terstruktur serta tidak terjadi lagi
keterlambatan dalam pencarian data.
b. Dengan adanya analisis system surat masuk dan surat keluar yang
berbasiskan komputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktifitas
kerja khususnya dari segi proses pencatatan surat masuk dan surat
5.2 Saran
SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DINAS PERHUBUNGAN, KOMUNIKASI, DAN INFORMATIKA
KOTA CIREBON
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program studi strata satu Sistem Informasi
Oleh :
Lilis Septiyani 10507307
Ahmad Fauzi 10507090
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
i DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR i
DAFTAR ISI iii
DAFTAR TABEL vi
DAFTAR GAMBAR vii
DAFTAR SIMBOL viii
BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan 1
1.2Identifikasi dan Rumusan Masalah 2
1.3Maksud dan Tujuan Kerja Praktek 3
1.4Batasan Masalah 4
1.5Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan 4
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem 6
2.1.1 Elemen Sistem 7
2.1.2 Karakteristik Sistem 9
2.1.3 Klasifikasi Sistem 12
2.2 Pengertian Informasi 13
2.3 Pengertian Sistem Informasi 16
2.4 Metode Pendekatan Sistem 17
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem Terstruktur 17
2.4.2 Alat Bantu Analisis 18
2.4.2.1 Flow Map 18
2.4.2.2 Diagram Kontek 19
2.4.2.3 Data Flow Diagram 19
2.4.2.4 Kamus Data 22
2.4.2.5 Perancangan Basis Data 22
2.4.2.5.1 Normalisasi 22
2.4.2.5.2 Tabel Relasi 23
2.5 Pengertian Surat 24
2.5.1 Pengertian Surat Masuk 25
2.5.2 Pengertian Surat Keluar 25
2.5.3 Bentuk Surat 25
2.5.4 Syarat-syarat Surat Yang Baik 26
2.5.5 Pengolahan Data Surat Masuk 26
BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan 28
3.2 Struktur Organisasi 33
ii
BAB IV ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 39
4.1.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan 39
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan 40
4.1.2.1 Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan 41
4.1.2.2 Diagram Kontek 43
4.1.2.3 Data Flow Diagram 43
4.1.2.3.1 DFD level 0 44
4.1.2.3.2 DFD level 1 Proses 1 44
4.1.2.3.3 DFD level 2 Proses 2 44
4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan 45
4.2 Usulan Perancangan Sistem 45
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem 46
4.2.2 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan 46
4.2.2.1 Flow Map Sistem Yang Diusulkan 47
4.2.2.2. Diagram Kontek 49
4.2.2.3 Data Flow Diagram 49
4.2.2.3.1 DFD Level 0 49
4.2.2.3.2 DFD level 1 Proses 1 50
4.2.2.3.3 DFD level 1 Proses 2 50
4.2.2.4 Kamus Data 51
4.2.3 Evaluasi Terhadap Sistem Yang Diusulkan 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan 53
5.2 Saran 54
DAFTAR PUSTAKA 55
iii
DAFTAR TABEL
iv
[image:60.595.116.504.146.330.2]DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.2 struktur organisasi 33
Gambar 4.1.2.1 Flowmap surat masuk yang berjalan 41
Gambar 4.1.2.1Flowmap surat keluar yang berjalan 42
Gambar 4.1.2.2 Diagram konteks 43
Gambar 4.1.2.3.1 DFD Level 0 43
Gambar 4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 1 44
Gambar 4.1.2.3.2 DFD Level 1 Proses 2 44
Gambar 4.2.2.1 Flowmap surat masuk yang diusulkan 47
Gambar 4.2.2.1 Flowmap surat keluar yang diusulkan 48
Gambar 4.2.2.2 Diagram konteks 49
Gambar 4.1.2.3.1 DFD Level 0 49
Gambar 4.2.2.3.1 DFD Level 1 Proses 1 50
v
DAFTAR SIMBOL
Daftar Simbol Sistem FlowMap (Bagan Alir Dokumen)
Simbol Keterangan
Multi Dokumen
Aliran / Arus
Proses Manual
Arsip
Proses Komputer
Input Data Menggunakan Keyboard
DataBase / HardDisk
Daftar Simbol Diagram Konteks dan Data Flow Diagram
( Diagram Alir Data)
Simbol Keterangan
Entitas luar
Proses / Entitas dalam
Arus data
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto Hartono.1999.Pengenalan Komputer.Andi.Yogyakarta.
Jogiyanto hartono.2005.Analisis dan desain sistem informasi : pendekatan
terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.Andi.Yogyakarta.
KATA PENGANTAR
Assalammu’alaikum Wr. Wb.
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT karena atas
rahmat, taufik dan hidayah-Nya serta memberikan karunia-Nya kepada kita semua
untuk menghirup kesegaran dan kesejukan alam raya ini, sehingga laporan Kerja
Praktek ini dapat selesai disusun untuk memenuhi syarat kelulusan mata kuliah
Kerja Praktek di Jurusan Manajemen Informatika, Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM).
Dalam penulisan laporan Kerja Praktek ini masih banyak kekurangan dan
kelemahan yang perlu diperhatikan dan diperbaiki mengingat keterbatasan
pengetahuan yang kami miliki maupun segala factor keterbatasan yang terjadi
dilapangan. Dalam penulisan laporan ini kami mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak baik berupa saran, bimbingan maupun dorongan moril dan materil. untuk
itu kami tidak lupa mengucapkan terima kasih sedalam-dalamnya kepada :
1. Bapak Prof.Dr. Eddy Soeryanto Soegoto,M.sc selaku rector universitas
computer Indonesia bandung.
2. Bapak Dadang Munandar, S.E.,M.Si selaku ketua jurusan prodi
Manajemen Informatika dan selaku Dosen Wali Mi-07, yang telah
memberikan masukan dan saran serta bimbingannya kepada kami dalam
3. Bapak Tono Hartono selaku Dosen Wali Mi-02, yang telah memberikan
masukan dan saran serta bimbingannya kepada kami dalam menyelesaikan
laporan kerja praktek ini.
4. Ibu Novrini Hasti,S.Si.,M.T selaku kordinator kerja praktek.
5. Seluruh staf dosen pengajar program studi Manajemen Informatika, yang
telah memberikan ilmunya kepada kami selama ini.
6. Kedua orang tua kami yang tiada henti-hentinya selalu memberikan
dorongan moril, spiritual serta materil yang sungguh memberikan
kekuatan dan energy lebih bagi kami dalam setiap langkah hidup yang
kami jalani.
7. Kepala Dishubkominfo yang telah mengizinkan kami untuk melaksanakan
kerja praktek dilingkungan kerjanya.
8. Ibu Yuliasih selaku kepala bagian umum, yang telah memberikan
pengarahan untuk melaksankan kerja praktek.
9. Bapak Sanuri dan seluruh pegawai staf bagian umum, yang telah
memberikan bantuan dan sarannya untuk melakukan kerja praktek.
10.Bapak Sutarjo selaku kepala bagian informatika yang telah berkenan
memberikan tempat pelaksanaan kerja praktek.
11.Bapak Indra dan bapak Iid yang berkenan menjadi pembimbing lapangan
kerja praktek.
12.Seluruh teman-teman yang telah memberikan semangat,dan dukungan
Akhirnya, semoga laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat khususnya
bagi penulis, Jurusan Manajemen Informatika dan umumnya bagi semua pihak
yang memerlukan.
Wassalam.
Bandung, Oktober 2010
RIWAYAT HIDUP PENULIS
DATA PRIBADI :
Nama : Lilis Septiyani
Tempat/ Tanggal Lahir : Cirebon / 23 September 1989
Agama : Islam
Alamat : Jl. BTN ABRI No.C25 RT 04 RW 04
Cirebon 45156
No. Tlp : +6285720092600
LATAR BELAKANG PENDIDIKAN :
Pendidikan : 1995 – 2001 SD Negeri 3 Klangenan
2001 – 2004 SMP Negeri 1 Palimanan
2004 – 2007 SMA Negeri 6 Cirebon
