1
PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta dalam pengurusan ke tatausahaannya mengaturpelaksanaan administrasi agar berjalan dengan lancar dan dapat memberikanmanfaat yang dibutuhkan. Tata Usaha adalah segenap aktifitas menghimpun,mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan -keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie,1983:13).
arsip dan dokumen. Surat mempunyai peranan yang sangatpenting sebagai alat komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakatdewasa ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaianpesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip sertasebagai alat bukti. Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua suratdapat disebut sebagai warkat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebutsebagai warkat, arsip dan dokumen apabila surat tersebut berfungsi sebagaialat pengingat.
Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keteranganketerangan(keputusan atau pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dansebagainya secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain (Wursanto,1991:11). Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim olehsuatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangatpenting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai buktiotentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatukantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan suratmasuk dan keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapatdiikuti proses perkembangannya.
Dilihat dari prosedur pengurusan surat menurut Barthos dalambukunya “Manajemen Kearsipan” surat terbagi menjadi dua yaitu surat masukdan surat keluar. Didalam
menggunakan buku agenda, sedangkan surat keluarmenggunakan buku verbal. Buku agenda adalah buku (berukuran folio) yangdipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam jangka waktu tertentu.Buku Verbal adalah buku agenda yang khusus dipakai untuk mencatat suratsuratdinas resmi keluar (Tedjasutisna, dkk, 2000: 177).
Dinas Komunikasi dan Informatika ProvinsiJawa Barat adalah lembagaPemerintah Daerah Provinsi Jawa Barat yang berada di bawah Gubenur,dengan tugas pokok dan fungsinya membantu Gubenur dalam bidangpengawasan (Perda No. 8 Tahun 2001). Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat memiliki banyak kegiatan sesuai dengan bidang dan bagiannya masing-masing. Namun dalam hal ini penulis meneliti dibagian Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat yang berkaitandengan kegiatan surat-menyurat, sebab surat merupakan salah satu alatkomunikasi dan sumber informasi, dimana prosedur pengelolaannya punharus sesuai dengah kaidah yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Pusat.
mengagendakan,pengekspedisian dan pengiriman surat. Di sinilah letak pentingnya keberadaanbidang perkantoran atau kesekretariatan dalam menjalankan fungsinyasebagai salah satu urat nadi kelancaran suatu perusahaan untuk mencapaitujuan suatu organisasi. Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik gambaranbahwa menjalankan kegiatan surat-menyurat yaitu berdasarkan kaidah yangtelah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjukpelaksanaan tata laksana surat dan kearsipan, mengingat pentingnya peranansurat-menyurat dalam organisasi atau instansi maka peneliti tertarik untukmengkaji “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan
Informatika Provinsi Jawa Barat”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan pada latar belakang penulisan yang akan menjadi batasan untuk penulisan laporan ini, maka pengamatan yang akan dibatasi dengan identifikasi sebagai berikut :
1. Prosedur pengelolaan surat pada bagian arsip kurang tertata rapi 2. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat
Berdasarkan alasan pemilihan judul diatas permasalahan dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut :
1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Bagian Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
2. Bagaimana cara mengarsip surat (surat masuk dan surat keluar) pada Bagian Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat agar padasaat diperlukan dapat diketemukan kembali.
3. Kendala apa yang dihadapi oleh kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dalam pengelolaan surat masuk dan keluarnya.
1.3 Maksud dan Tujuan
Maksud dan tujuan Kerja Praktek yang penyusun lakukan adalah sebagai berikut:
1.3.1 Maksud Kerja Praktek
Maksud dilakasanakan Praktek Kerja Lapangan Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan.
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek
pada Bagian Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
2. Untuk mengetahui proses penyimpanan atau pengarsipan surat masuk dankeluar pada Bagian Kepegawaian Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.agar pada saat diperlukan dapat diketemukan kembali.
1.4 Batasan Masalah
Agar pembahasan ini tidak terlalu luas dan dapat terarah maka penyusun membuat batasan masalah yaitu mengenai :
1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Bagian Kepegawaian di dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat
2. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.
1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek 1.5.1. Lokasi Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini telah dilaksanakan pada Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat. Yang beralamat di JL. Tamansari No.55 Adapun waktu pelaksanaanya berlangsung 1 bulanmulai tanggal tanggal 5 Juli s/d 31 Juli 2010.
1.5.2. Waktu Kerja Praktek
kerja kantor tersebut, yaitu:
Waktu : Hari Senin - Jumat : 07:30 - 16:00 Hari Sabtu Libur
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Kerja Praktek
No Kegiatan
Juli 2010
1 2 3 4
7
LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr pengertian Sistem adalah :
“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang salingberhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatanatau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”
(Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr) Sistem suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.Definisi Sistem menurut W.Gerald Cole dalam bukunya Sistem Penyusunan Prosedur dan Metode (1998:3)
2.1.1. Elemen Sistem
2.1.2. Karakteristik Sistem
Karakteristik sistem dapatlah digambarkan sebagai berikut : Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yangartinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistematau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian darisistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandungkomponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifatdari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi prosessistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem adasubsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistemtersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak sehingga
dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai. Batas Sistem (boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
Lingkungan Luar Sistem(environments)
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luaryang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harustetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahandan dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup darisistem.
Penghubung (interface) Sistem
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengansubsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber dayamengalir dari satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistemakan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yanglainnya membentuk satu kesatuan.
Masukan (input) Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukandapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signalinput). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebutdapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkankeluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenanceinput yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signalinput untuk diolah menjadi informasi.
Keluaran (output) Sistem
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistemkomputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakanhasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
Pengolah (process) Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupabahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistemakuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan danlaporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
Sasaran (objectives) atau Tujuan (goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidakmempnyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistemsangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akandihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atautujuannya.
tergantung dariruang lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dansasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
2.1.3. Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya sebagaiberikut ini :
1. Abstract Sistem (Abstrak Sistem) dan Physical Sistem (Sistem Fisik).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidaktampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisikmerupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
2. Natural Sistem (SistemIlmiah) dan Human Made Sistem (Buatan Manusia).
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuatmanusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalahsistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan
3. Sistem Tertentu (Deterministic Sistem) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic Sistem).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehinggakeluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh darisistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan programprogramyang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masadepannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Tertutup (Closed Sistem) dan Sistem Terbuka (Open Sistem)
2.2.Pengertian Informasi
Definisi informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi”, adalah sebagai berikut: ”Informasi adalah data
diproses sehingga memiliki arti dan berguna bagi pemakai”.
Definisi informasi menurut Jogiyanto HM dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer”,yaitu : ”Informasi adalah data yang
diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang memakainya”. Dari uraian di atas penyusun dapat mengambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keputusan tertentu agar dapat menghasilkan sesuatu yang lebih berguna bagi pemakainya dan dapat dijadikan sebagai pengambilan keputusan.
2.3. Pengertian Sistem Informasi
Definisi sistem informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi”adalah : ”Sistem Informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”.
Berdasarkan definisi-definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi adalah perancangan dari rangkaian-rangkaian prosedur yang saling berhubungan satu sama lain untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh para pemakai.
2.4. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur
Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturandan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni ataudisiplin lainnya
Metode adalah :
Suatu cara/teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh :
- Penulis buku - Peneliti - Konsultan - Sistems house - Pabrik software
Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan
1.Metodologi Pemecahan Fungsional (Functional Decomposition Methodologies)
Yang termasuk dalam kelompok metodologi iniadalah : - HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)
- SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) - Information-Hiding
2. Metodologi Orientasi Data (Data Oriented Methodologies) Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses.
Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu : a. Data-flow oriented methodologies
Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem kedalam modul-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-lakulogika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara
logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar
fungsinya di dalam modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologiini adalah
- SADT (Structured Analisys and Design Techniques) - Composite Design
- SSAD (Structured Sistems Analysis and Design) b. Data structure oriented methodologies
Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Strukturini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya.
Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian
- JSD (Jackson’s Sistems development) - W/O (Warnier / Orr)
3. Prescriptive Methodologies Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :
- ISDOS (Information Sistems Design and Optimization Sistem)
Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistemInformasi.
2.4.1. Flow Map
Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif-alternatif lain dalam pengoperasian.
PEDOMAN-PEDOMAN DALAM MEMBUAT FLOWMAP
Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowmap, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti : 1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harusdapatdimengertiolehpembacanya.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar. 5. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harus ditelusuri denganhati-hati.stem.
6. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.
2.4.2. Diagram Kontek
Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem.
Ia akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagram konteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”
2.4.3. Data Flow Diagram (DFD)
simbol ini untukmenggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistemmatematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekaliuntuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson. Pada tahap analisis, penggunaannotasi ini sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakai sistem untukmemahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untukmenggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arusdata (data flow diagram, DFD).DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkanlingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dansebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya filekartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alatyang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalamsistem dengan terstruktur dan jelas. Lebih lanjut DFD juga merupakan dokumentasidari sistem yang baik.
Komponen DFD
Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksu mewakili :
1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. Data flow (arus data)
4. Data store (simpanan data)
2.4.4. Kamus Data
Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi darisuatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangiredudansi, juga dapat digunakan untuk:
1. Memvalidasi diagram aliran data dalam hal kelengkapan dan keakuratan 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan
laporan-laporan
3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file
4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data
KD dibuat pada tahap analisis sistem dan digunakan baik pada tahap analisis maupun padatahap perancangan sistem. Pada tahap analisis sistem, KD dapat digunakan sebagai alat komunikasiantara analisis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di sistem, yaitu tentangdata yang masuk ke sistem dan tentang informasi yang dibutuhkan oleh pemakai sistem. Pada tahapperancangan sistem, KD digunakan untuk merancang input, merancang laporan-laporan dandatabase. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DADKD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:
- Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan data dalam DFD
- Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data
- Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran
21
PROFIL PERUSAHAAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
Kantor Pengolahan Data Elektronik (KPDE) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat adalah kelanjutan dari organisasi sejenis yang semula sudah ada di lingkungan Pemerintah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dengan nama Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Keberadaan PUSLAHTA di Jawa Barat dimulai pada tahun 1977, yaitu dengan adanya Proyek Pembangunan Komputer Pemerintah Provinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat. Proyek tersebut dimaksudkan untuk mempersiapkan sarana prasarana dalam rangka memasuki era computer. Dalam perkembangan selanjutnya, pada tanggal 8 April 1978 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 294/Ok.200-Oka/SK/78 diresmikan pembentukan/pendirian Kantor Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat yang berkedudukan di jalan Tamansari
No. 57 Bandung.
berperan, khususnya dalam melaksanakan kebijaksanaan Gubernur Kepala Daerah di bidang komputerisasi. Akan tetapi keberadaan kedua Peraturan Daerah tersebut tidak mendapat pengesahan dari pejabat yang berwenang dalam hal ini Menteri Dalam Negeri, sehingga keberadaan PUSLAHTA di lingkungan Pemerintah Daerah Tingkat I Jawa Barat kedududkan organisasi menjadi non structural. Akan tetapi dengan keberadaan Puslahta Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat pada masa itu telah banyak dirasakan manfaatnya selain oleh lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Barat juga oleh instansi lain dalam bentuk kerja sama penggunaan mesin computer IBM S-370/125 seperti :
IPTN (Industri Pesawat Terbang Negara) PJKA (Perusahaan Jawatan Kereta Api) ITB (Institut Teknologi Bandung) Dan pihak Swasta lainnya.
Dalam perjalanan waktu yang cukup panjang, yaitu lebih kurang 14 tahun sejak PUSLAHTA didirikan, pada tanggal 27 Juni 1992 dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 21 Tahun 1992 Organisasi PUSLAHTA Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dibubarkan. Di dalam salah satu pasal Surat Keputusan Gubernur No. 21 tahun 1992 dinyatakan bahwa tugas dan wewenang PUSLAHTA dialihkan ke Kantor Bappeda Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia.
Sebagai tindak lanjut dari Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor : 5 Tahun 1992 tentang Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik, pada tanggal 30 Juni 1993 keluar persetujuan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) dengan Nomor : B-606/I/93 perihal Persetujuan Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik untuk Propinsi Daerah Tingkat I Kalimantan Selatan, Jawa Barat, Sumatera Barat dan Daerah Istimewa Yogyakarta.
Dengan keluarnya Surat Persetujuan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Menpan) tersebut, maka untuk mengukuhkan Keputusan Gubernur Nomor 22 Tahun 1992 diajukan Rancangan Peraturan Daerahnya, dan akhirnya pada tanggal 21 Juni 1994 berhasil ditetapkan Peraturan Daerah Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat Nomor : 4 tahun 1994 tentang Pengukuhan Dasar Hukum Pembentukan Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat dan Nomor 5 tahun 1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Pengolahan Data Elektronik Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat.
Selanjutnya kedua Peraturan Daerah tersebut diajukan ke Menteri Dalam Negeri untuk mendapat pengesahan, dan pada tanggal 10 Juli 1995 keluar Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 59 Tahun 1995 tentang Pengesahan Peraturan Daerah Nomor : 4 dan Nomor : 5 Tahun 1994, dengan demikian KPDE Propinsi Daerah Tingkat I Jawa Barat secara resmi menjadi salah satu Unit Pelaksana Daerah yang struktural.
12 Desember 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat telah ditetapkan Badan Pengembangan Sistem Informasi dan Telematika Daerah disingkat BAPESITELDA sebagai pengembangan dari Kantor Pengolahan Data Elektronik yang dibentuk berdasarkan Keputusan Gubernur Nomor : 22 Tahun 1992 dan dikukuhkan dengan Peraturan Daerah Nomor : 5 Tahun 1994. Sedangkan Kantor Pengolahan Data Elektronik itu sendiri merupakan pengembangan dari Pusat Pengolahan Data (PUSLAHTA) Propinsi Jawa Barat yang berdiri pada tanggal 8 April 1978 melalui Surat Gubernur KDH Tingkat I Jawa Barat No. 294/OK.200-Oka/SK/78, dan keberadaannya dikukuhkan dengan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1981 tanggal 29 Juni 1981.
Dasar Hukum :
1. Keputusan Presiden RI Nomor 50 Tahun 2000 tentang Tim Koordinasi Telematika Indonesia
2. Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat No. 16 Tahun 2000 tentang Lembaga Teknis Daerah Propinsi Jawa Barat.
Nomenklatur :
BAPESITELDA adalah singkatan dari Badan Pengembangan Sistem Informasi dan
Telematika Daerah. Telematika singkatan dari Telekomunikasi, Multimedia dan Informatika.
Perubahan ini merupakan kenaikan tingkat dan memiliki ruang lingkup serta cakupan kerja lebih luas. Sasarannya tidak hanya persoalan teknis, tapi juga kebijakan, baik hubungannya kedalam maupun menyentuh kepentingan publik khususnya dibidang teknologi informasi. Dengan platform dinas, maka Diskominfo dapat mengeluarkan regulasi mengenai teknologi informasi dalam kepentingan Provinsi Jawa Barat, terutama pencapaian Jabar Cyber Province Tahun 2012.
Berdasarkan Perda tersebut, Dinas Komunikasi dan Informatika berada diperingkat 20 dengan sruktur organisasi sebagai berikut di bawah ini :
1. Kepala
2. Sekretariat, membawahkan :
a. Sub.Bagian Perencanaan dan Program b. Subbagian Keuangan
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum
3. Bidang Pos Dan Telekomunikasi, membawahkan : a. Seksi Pos Dan Telekomunikasi
b. Seksi Monitoring dan Penetiban Spektrum Frekuensi c. Seksi Standarisasi Pos Dan Telekomunikasi
4. Bidang sarana Komunikasi Dan Diseminasi Informasi, membawahkan : a. Seksi Komunikasi Sosial
b. Seksi Komunikasi Pemerintah Dan Pemerintah dareah c. Seksi Penyiaran Dan Kemitraan Media
c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika 6. Bidang Pengolahan Data Elektronik, membawahkan: a. Seksi Kompilasi Data
b. Seksi Integrasi Data
c. Seksi Penyajian Data dan Informasi 7. Balai LPSE
a. Tata Usaha LPSE
b. Layanan Informasi LPSE
Visi : “ Terwujudnya masyarakat informasi Jawa Barat melalui penyelenggaraan komunikasi dan informatika yang efektif dan efisien “
Misi :
1. Meningkatkan sarana dan prasana dan profesionalismesumber daya aparatur bidang Komunikasi dan Informatika.
2. Mengoptimalkan pengelolaan pos dantelekomunikasi.
3. Mengoptimalkan pemanfaatan saranaKomunikasi dan Informasi pemerintah dan masyarakat, serta melaksanakandiseminasi informasi.
4. Mewujudkan layanan online dalampenyelenggaraan pemerintah berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi
Seiring dengan pesatnya laju kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat Jawa Barat maka dengan ini Pemerintah Provinsi Jawa Barat berkewajiban untuk mengfasilitasi kebutuhan tersebut yang sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Meneg PAN) Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003, memberikan pengertian pelayanan publik yaitu segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara pelayanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima pelayanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Dengan demikian Dinas Komunikasi dan Informatika (DISKOMINFO) Provinsi Jawa Barat menyediakan pelayanan publik bagi masyarakat Jawa Barat yang terdiri dari :
1. LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) Regional Jawa Barat 2. M-CAP (Mobile Community Acces Point)
3. Internet Publik 4. Perijinan Jasa Titipan 5. Hotspot 3 Titik
Menurut Peraturan Daerah Propinsi Jawa Barat Nomor 21 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Jawa barat telah ditetapkan Struktur organisasi Dinas komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Provinsi Jawa Barat terdiri atas :
1. Kepala dinas
2. Sekretariat membawahkan :
a. Subbagian Perencanaan dan Progrgam b. Subbagian Keuangan
c. Subbagian Kepegawaian dan Umum
3. Bidang Pos dan Telekomunikasi membawahkan: a. Seksi Pos dan Telekomunikasi
b.Seksi Monitoring dan Penertiban Spektrum Frekuensi c. Seksi Standarisasi Pos dan Telekomunikasi
4. Bidang Sarana Komunikasi dan diseminasi Informasi membaewahkan: a.Selsi Komunikasi Sosial
b. Seksi Komunikasi Pemerintah dan Pemerintah Daerah c. Seksi Penyiaran dan Kemitraan Media
5. Bidang Telematika membawahkan : a. Seksi Pengembangan Telematika b. Seksi Penerapan Telematika
c. Seksi Standarisasi dan Monitoring Evaluasi Telematika 6. Bidang Pengolahan Data Elektronik membawahkan :
a. Seksi Kompilasi Data b. Seksi Integrasi Data
31 BAB IV
ANALISIS KERJA PRAKTEK
4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan 4.1.1 Analisis Dokumen
Analisa dokumen yang menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat.
Untuk itu, analisa dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya.
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar 1. Prosedur Pengelolan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkahlangkah
sebagai berikut: a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk, 2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
diterima. b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut Buku Agenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris
(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut.
(Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk sebagai berikut:
4.1.2.1 Flow Map Surat Masuk
4.1.2.2 Diagram Kontek Surat Masuk
Gambar 4.2 Diagram Kontek Surat Masuk
4.1.2.3 Data Flow Diagram ( DFD ) Surat Masuk
2. Prosedur Surat Keluar
Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar
2) Dikirim melalui sarana jasa
Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/ pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain:
a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu : 1) Konsep surat dibuat oleh pimpinan
Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:
1) Persetujuan konsep surat.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.
4) Penandatanganan surat
yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain : 1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan. 2) Pengetikan amplop atau sampul surat
Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran. 3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi: (1) alamat surat
(2) alamat pengirim apabila perlu (3) tanggal
(7) jumlah lampiran b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.
6) Menempelkan prangko
Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.
4.1.2.4 Flow Map Surat Keluar
4.1.2.5 Diagram Kontek Surat Keluar
Gambar 4.5 Diagram Kontek Surat Keluar
4.1.2.6 Data Flow Diagram Surat Keluar
4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan
Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat masih sangat sederhana sekali. Karena dalam penggunaan sistem informasi di Diskominfo masih menggunakan Borland Delphi dimana tata letak dan pengaturan interface masih rancu.
Selain itu masih terdapat kekurangan yang signifikan, yaitu : 1. Interface masih terlihat monoton dan sederhana.
2. Terlalu banyak memakan waktu dalam proses sistem informasi yang sedang berjalan.
3. Masih terdapat error dalam aplikasi sistem informasi tersebut. 4. Masih menggunakan proses manual apabila ada surat yang masuk.
5. Untuk mengatasi permasalahan - permasalahan tersebut, maka perlu adanya suatu aplikasi yang dapat memudahkan kinerja dari pegawai administrasi dimana sistem informasi tersebut dapat meminimalisir permasalahan - permasalahan yang terdapat di Bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat
4.2 Usulan Perancangan Sistem 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
dibuat suatu perancangan program aplikasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Setelah penyusun melaksanakan Kerja Praktek menganalisis dan mengevaluasi di bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat
4.2.2.1 Flow Map Usulan
4.2.2.2 Diagram Kontek Usulan
Gambar 4.8 Diagram Kontek Usulan
4.2.2.3 Data Flow Diagram ( DFD ) Usulan
4.2.2.4 Kamus Data
1. Arus Data : Data_Surat
Aliran : F.Surat – Proses1 – F.Surat Alias : -
Atribut : no_surat, jenis_surat, jumlah_surat 2. Arus Data : Data_Penyortir
Aliran : F.Arsip – Proses2 - F.Arsip Alias : -
Atribut : no_penyortir, nama_penyortir 3. Arus Data : Agenda_Masuk
Aliran : Proses3 – F.Arsip – Proses2 Alias : -
Atribut : no_agenda, judul_agenda
Normalisasi
UnNormal : no_surat, jenis_surat, jumlah_surat, nama_penyortir, no_penyortir, no_agenda, judul_agenda
Normal1 : no_surat, jenis_surat, jumlah_surat, nama_penyortir, no_penyortir,
4.2.3 Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan
Sebagai tindak lanjut dari aplikasi sistem informasi yang sedang berjalan pada bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, aplikasi ini yang diusulkan untuk penyelesaian masalah dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
47 5.1Kesimpulan
Berdasarkan kajian-kajian dan penelitian yang dilakukan penyusun pada saat kerja praktek mengenai Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, maka penyusun dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaan suratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar Dan Tata Naskah Pada Dipenda Provinsi Jateng.
Pada Kantor Dinas Komuniokasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dalam pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan surat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada.
5.2Saran
Berdasarkan data-data yang telah diperoleh selama melaksanakan kerja praktek, Penyusun dapat memberikan beberapa saran yang sifatnya membangun sebagai berikut :
1. Dalam upaya mengatasi terjadinya penumpukan surat masuk diharapkan Diskominfo untuk segera menambah personil dalam penanganan surat pada sub bagian umum
3. Mengingat pentingnya surat bagi suatu instansi atau organisasi maka diharapkan lebih memperhatikan lagi SDM yang dimilikinya agar didalam pelaksanaan pengelolaan suratnya mendapatkan hasil yang lebih
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi Syarat melakukan Praktek Kerja Lapangan Program strata satu jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dadang Hermawan
NIM 10507519
Rian Pramadita
NIM 10507554
Mohamad Kemal P
NIM 10507561
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
iii 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan... 1
1.2.Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 4
1.2.1 Identifikasi Masalah... 4
1.2.2 Rumusan Masalah... 5
1.3.Maksud dan Tujuan... 5
1.3.1 Maksud Kerja Praktek... 5
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek... 5
1.4.Batasan Masalah... 6
1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek... 6
1.5.1 Lokasi Kerja Praktek... 6
1.5.2 Waktu Kerja Praktek... 6
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem... 7
2.1.1. Elemen Sistem... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem... 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem... 11
2.2. Pengertian Informasi... 13
iv
2.4.2. Diagram Kontek... 17
2.4.3. Data Flow Diagram... 17
2.4.4. Kamus Data... 19
BAB III.PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan... 21
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan... 29
3.3. Deskripsi Kerja... 30
BAB IV. ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 31
4.1.1. Analisis Dokumen... 31
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 31
4.1.2.1. Flow Map Surat Masuk... 33
4.1.2.2. Diagram Kontek Surat Masuk... 34
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Surat Masuk... 34
4.1.2.1. Flow Map Surat Keluar... 40
4.1.2.2. Diagram Kontek Surat Keluar... 41
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Surat Keluar... 41
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan... 42
4.2. Usulan Perancangan Sistem... 42
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem... 42
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 43
4.2.2.1. Flow Map Prosedur Usulan... 43
4.2.2.2. Diagram Kontek Usulan... 44
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Usulan... 44
4.2.2.4. Kamus Data... 45
v
5.2. Saran... 48
Widjaja, A. W. (1990) Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali
Akhmad Agus, Dian Rahayu, M Iqbal S. (2001). “ Sistem Keamanan Pada Pengembangan Sistem Informasi “. Universitas Indonesia. Jakarta.
Barthos, Basir. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara Wursanto, Ignatius. (1991), Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. “ Definition of System “. England
Martin dan Estrin (1967). “The Using of Algorithm Program with Data Flow Diagram “. US
i Bismillaahirrahmaanirrohim
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Laporan Kerja Praktek ini merupakan hasil dari praktek di dunia kerja. Sebagai salah satu syarat yang harus ditempuh pada mata kuliah Kerja Praktek Lapangan di Jurusan Manajemen Informatika agar dapat menerapkan teori-teori yang ada dan telah diterima digunakan di dunia kerja.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannnya. Namun berkat bantuan bimbingan pembimbing dan pengarahan dari berbagai pihak, Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan dan menyajikan laporan ini.
Dengan segala rasa rendah hati, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Eddy Suryanto Soegoto ,Msc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
ii
4. Bapak Edri dan Ervin Yanuardi Effendi selaku pembimbing kami di lapangan.
5. Kedua Orang tua kami yang senantiasa memberikan dorongan moril dan materil.
6. Seluruh staf di Dinas komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat 7. Rekan-rekan Mahasiswa Manajemen Informatika.
8. Semua teman-teman MI 12 dan MI 2 yang telah memberikan bantuan dan dukungannya.
Semoga bantuan dan doa’a serta amal kebaikan yang telah diberikan mendapat
balasan dan ridho dari Alla SWT. Akhir kata mudah-mudahan laporan ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wabillahitaufiq wal hidayah
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Oktober 2010
Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dadang Hermawan
NIM 10507519
Rian Pramadita
NIM 10507554
Mohamad Kemal P
NIM 10507561
Bandung, ... 2010
Pembimbing Jurusan,
... NIP. 4127. 70. 26. ...
Pembimbing Lapangan,
...
NIP. ………
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
