BAB IV. ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.2. Usulan Perancangan Sistem
4.2.3. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan
Sebagai tindak lanjut dari aplikasi sistem informasi yang sedang berjalan pada bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, aplikasi ini yang diusulkan untuk penyelesaian masalah dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.
Selain itu, aplikasi dari sistem informasi ini lebih mempermudah petugas administrasi dalam melakukan Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat. Dengan begitu surat–surat pentingdapat tersusun rapih dan lebih mudah dalam proses penginputan.
47 5.1Kesimpulan
Berdasarkan kajian-kajian dan penelitian yang dilakukan penyusun pada saat kerja praktek mengenai Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat, maka penyusun dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaan suratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk/ Surat Keluar Dan Tata Naskah Pada Dipenda Provinsi Jateng.
2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika surat masuknya meliputi : penerimaan surat, Pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Sedangkan untuk penyimpanan suratnya Dinas Pendapatan Daerah menggunakan asas desentralisasi.
Pada Kantor Dinas Komuniokasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat dalam pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan surat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada.
5.2Saran
Berdasarkan data-data yang telah diperoleh selama melaksanakan kerja praktek, Penyusun dapat memberikan beberapa saran yang sifatnya membangun sebagai berikut :
1. Dalam upaya mengatasi terjadinya penumpukan surat masuk diharapkan Diskominfo untuk segera menambah personil dalam penanganan surat pada sub bagian umum
2. Pada Kantor Diskominfo Provinsi Jabar diharapkan memberikan kepelatihan pada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien, dan diharapkan dalam pengelolaan suratnya dilakukan berdasarkan pedoman petunjuk yang ada, selain itu diharapkan juga diterapkannya komputerisasi pada surat keluar agar dengan adanya komputerisasi diharapkan pengelolaan surat keluar dapt dilakukan secara efektif dan efisien.
3. Mengingat pentingnya surat bagi suatu instansi atau organisasi maka diharapkan lebih memperhatikan lagi SDM yang dimilikinya agar didalam pelaksanaan pengelolaan suratnya mendapatkan hasil yang lebih
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi Syarat melakukan Praktek Kerja Lapangan Program strata satu jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dadang Hermawan NIM 10507519
Rian Pramadita NIM 10507554
Mohamad Kemal P NIM 10507561
PRODI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
2010
iii LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... iii
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
DAFTAR SIMBOL... viii
DAFTAR LAMPIRAN... xi
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan... 1
1.2.Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah... 4
1.2.1 Identifikasi Masalah... 4
1.2.2 Rumusan Masalah... 5
1.3.Maksud dan Tujuan... 5
1.3.1 Maksud Kerja Praktek... 5
1.3.2 Tujuan Kerja Praktek... 5
1.4.Batasan Masalah... 6
1.5.Lokasi dan Waktu Kerja Praktek... 6
1.5.1 Lokasi Kerja Praktek... 6
1.5.2 Waktu Kerja Praktek... 6
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1.Pengertian Sistem... 7
2.1.1. Elemen Sistem... 7
2.1.2. Karakteristik Sistem... 8
2.1.3. Klasifikasi Sistem... 11
2.2. Pengertian Informasi... 13
iv
2.4.2. Diagram Kontek... 17
2.4.3. Data Flow Diagram... 17
2.4.4. Kamus Data... 19
BAB III.PROFIL PERUSAHAAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan... 21
3.2. Struktur Organisasi Perusahaan... 29
3.3. Deskripsi Kerja... 30
BAB IV. ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN 4.1. Analisis Sistem yang Berjalan ... 31
4.1.1. Analisis Dokumen... 31
4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang Berjalan... 31
4.1.2.1. Flow Map Surat Masuk... 33
4.1.2.2. Diagram Kontek Surat Masuk... 34
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Surat Masuk... 34
4.1.2.1. Flow Map Surat Keluar... 40
4.1.2.2. Diagram Kontek Surat Keluar... 41
4.1.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Surat Keluar... 41
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Berjalan... 42
4.2. Usulan Perancangan Sistem... 42
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem... 42
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan... 43
4.2.2.1. Flow Map Prosedur Usulan... 43
4.2.2.2. Diagram Kontek Usulan... 44
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD) Usulan... 44
4.2.2.4. Kamus Data... 45
v
5.2. Saran... 48
Widjaja, A. W. (1990) Administrasi Kearsipan. Jakarta : CV Rajawali
Akhmad Agus, Dian Rahayu, M Iqbal S. (2001). “ Sistem Keamanan Pada Pengembangan Sistem Informasi “. Universitas Indonesia. Jakarta.
Barthos, Basir. (1989). Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara Wursanto, Ignatius. (1991), Kearsipan I. Yogyakarta : Kanisius
Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. “ Definition of System “. England
Martin dan Estrin (1967). “The Using of Algorithm Program with Data Flow Diagram “. US
Jogianto Hartono, MBA, PhD.( 1999). “Pengenalan Komputer”. Andi. Yogyakarta.
i Bismillaahirrahmaanirrohim
Assalaamu’alaikum Wr. Wb.
Laporan Kerja Praktek ini merupakan hasil dari praktek di dunia kerja. Sebagai salah satu syarat yang harus ditempuh pada mata kuliah Kerja Praktek Lapangan di Jurusan Manajemen Informatika agar dapat menerapkan teori-teori yang ada dan telah diterima digunakan di dunia kerja.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannnya. Namun berkat bantuan bimbingan pembimbing dan pengarahan dari berbagai pihak, Alhamdulillah penulis dapat menyelesaikan dan menyajikan laporan ini.
Dengan segala rasa rendah hati, pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Dr. Eddy Suryanto Soegoto ,Msc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia.
2. Bapak Prof. Dr. Ir. Ukun Sastraprawira ,Msc., selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
ii
4. Bapak Edri dan Ervin Yanuardi Effendi selaku pembimbing kami di lapangan.
5. Kedua Orang tua kami yang senantiasa memberikan dorongan moril dan materil.
6. Seluruh staf di Dinas komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat 7. Rekan-rekan Mahasiswa Manajemen Informatika.
8. Semua teman-teman MI 12 dan MI 2 yang telah memberikan bantuan dan dukungannya.
Semoga bantuan dan doa’a serta amal kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dan ridho dari Alla SWT. Akhir kata mudah-mudahan laporan ini bermanfaat bagi pembaca pada umumnya dan penulis pada khususnya.
Wabillahitaufiq wal hidayah
Wassalaamu’alaikum Wr. Wb.
Bandung, Oktober 2010
Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada
Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Jawa Barat
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program strata satu Jurusan Manajemen Informatika
Oleh :
Dadang Hermawan NIM 10507519
Rian Pramadita NIM 10507554
Mohamad Kemal P NIM 10507561
Bandung, ... 2010 Pembimbing Jurusan, ... NIP. 4127. 70. 26. ... Pembimbing Lapangan, ... NIP. ………
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Dadang Munandar, S.E., M.Si. NIP. 4127. 70. 26. 019