PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA BAGIAN ADMINISTRASI
KELURAHAN PASAR BARU BERBASIS WEB PROPOSAL
Disusun Oleh : NIM : 1812492333
NAMA : Amanda Septia Kosa
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
KATA PENGANTAR
Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Tujuan penulisan Skripsi ini adalah, sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi Konsentrasi Business Intelligence pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Po Abas Sunarya, M.Si., selaku Rektor Universitas Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
3. Ibu Desy Apriani, S.Kom., M.T.I., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
4. Bapak Padeli, M.Kom., selaku Dosen Pembimbing I yang senantiasa memberikan waktunya untuk membantu dan memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
5. Bapak Dr. Ir. Mochamad Heru Riza Chakim,M.M., selaku Dosen Pembimbing II yang senantiasa memberikan waktunya untuk membantu dan memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Bapak dan Ibu Dosen Universitas Raharja yang telah memberikan wawasan dan ilmu yang sangat bermanfaat.
7. Bapak Sugiharto,S.I.P. selaku stakeholder yang telah memberikan kesempatan bagi
penulis untuk melakukan penelitian di Kelurahan Pasar Baru Tangerang.
8. Para pegawai Kelurahan Pasar Baru yang senantiasa memberikan informasi yang dibutuhkan.
9. Kedua orang tua dan keluarga besar yang telah memberikan dukungan, baik moral, materi dan doa kepada penulis.
10. Kekasih penulis, Irfan Hidayat yang senantiasa menemani, memberi semangat kepada penulis sehingga dapat terselesainya skripsi ini dengan baik.
11. Teman-teman yang telah memberikan dukungan dan masukan yang sangat berarti bagi penulis.
12. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu. Sehingga penulisan laporan ini dapat terwujud.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian laporan Skripsi ini masih mempunyai kekurangan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun, agar dapat menjadi acuan bagi penulis untuk dapat membuat yang lebih baik dimasa yang akan datang.
Tangerang, Oktober 2021
(Amanda Septia Kosa)
NIM. 1812492333
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR TABEL ... iv
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 3
1.3 Ruang Lingkup ... 3
1.4 Tujuan Penelitian ... 4
1.5 Manfaat Penelitian ... 4
1.6 Metode Penelitian ... 5
1.6.1 Metode Pengumpulan Data...5
1.6.2 Metode Analisa ... 6
1.6.3 Metode Perancangan ... 6
1.7 Sistematika Penulisan ... 7
1.8 Jadwal Pelaksanaan Penelitian ... 10
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Penelitian ... 10
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Teknologi dan ilmu pengetahuan berjalannya waktu mengalami perubahan dan perkembangan yang sangat signifikan sehingga memberi perubahan yang sangat berdampak dalam kehidupan manusia. Seiring dengan terus berkembangnya teknologi menuntut manusia terus berlomba-lomba untuk meningkatkan kualitas diri dalam dunia kerja. Mendukung perkembangan teknologi yang semakin hari mengalami peningkatan, manusia dituntut memiliki kemampuan yang memadai untuk tidak tertinggal. Penerapan teknologi dalam dunia kerja ter update baik perusahaan swasta maupun pemerintahan terutama dalam bidang sistem informasi.
Menurut Arifin dan Yusapril Eka (2016:8) “Kelurahan sebagai pondasi dasar pelayanan publik dan menjadi pintu gerbang untuk pengolahan administrasi hingga tingkat pemerintahan diatasnya.” Kemajuan Teknologi Informasi Komputer sangat mendukung dalam meningkatkan kinerja untuk menganalisa kebutuhan stakeholder, merumuskan visi misi ke depan serta meningkatkan mutu pelayanan pemerintah kepada masyarakat.
Proses pendataan surat adalah hal dasar dan menjadi hal
utama yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan swasta atau instansi
pemerintah. Terjaminnya penyimpanan surat harus terjaga utuh dan dilakukan secara efisien serta memudahkan pegawai dalam melakukan penggajian
Segala macam jenis surat yang diterima maupun surat yang dikirim ke instansi lain memegang peran penting sebagai sumber informasi yang dibutuhkan sewaktu-waktu. Maka dari itu, pengolahan surat masuk dan surat keluar pada bagian administrasi haruslah terintegrasi dan tertata dengan baik.
Didalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor Kelurahan Pasar Baru menggunakan sistem buku agenda, lembar disposisi, dan kartu surat keluar. Pada kantor Kelurahan Pasar Baru masih bisa dikatakan kurang optimal karena setiap surat masuk dan surat keluar masih menggunakan cara manual.
Sebagai contohnya di surat masuk dan surat keluar masih dicatat
dengan memakai buku rencana yang bisa menimbulkan surat
tersebut mampu terjadi kerusakan, cara pengarsipan surat masuk
serta surat keluar pada kantor kelurahan pasar baru ini masih tidak
beraturan disimpan didalam lemari. Maka dari itu peran personal
komputer sangat penting dalam pengelolaan surat masuk serta
surat keluar serta bisa memerikan dukungan pada sistem supaya
menjadi lebih baik.
Sehubungan dengan paparan diatas maka penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Bagian Administrasi Kelurahan Pasar Baru Berbasis Web”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka yang menjadi permasalahan diantara lain adalah :
1. Bagaimana keefektifan dan keefisienan proses pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kelurahan Pasar Baru Kota Tangerang yang berjalan saat ini ?
2. Bagaimana membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar agar dapat meningkatkan kinerja pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Kelurahan Pasar Baru ?
3. Bagaimana mengatasi permasalahan Pengolahan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Kelurahan Pasar Baru Kota Tangerang ?
1.3 Ruang Lingkup
Batasan masalah dari penelitian ini meliputi, surat yang
dikelola adalah surat masuk dan surat keluar pada Kantor
Kelurahan Pasar Baru surat masuk dan surat keluar yang dapat
diagendakan menggunakan sistem informasi ini berupa surat
dari instansi pemerintahan di Kelurahan Pasar Baru. Maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas yaitu perancangan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian administrasi pada Kantor Kelurahan Pasar Baru dimulai dari proses pengumpulan data pada Kantor Kelurahan Pasar Baru Tahun 2021, informasi yang disajikan meliputi proses :
1. Proses surat masuk dan surat keluar 2. Proses pengisian disposisi
3. Proses pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Membuat sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar pada bagian administrasi Kelurahan Pasar Baru yang terintegrasi dan tertata dengan baik.
b. Membuat sistem informasi pengolahan surat masuk dan surat keluar pada bagian administrasi Kelurahan Pasar Baru yang tepat guna.
c. Agar penulis dapat mengimplementasikan ilmu yang sudah
1.5
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Pengolahan surat masuk dan surat keluar pada bagian administrasi Kelurahan Pasar Baru menjadi lebih tertata dan terintegrasi dengan baik.
b. Agar dapat mempermudah pegawai kelurahan dalam penanganan surat masuk dan surat keluar di Kelurahan Pasar Baru sehingga sistem informasi tepat guna dan tepat sasaran.
c. Dapat menjadi referensi bagi mahasiswa atau mahasiswi untuk melakukan penelitian-penelitian selanjutnya, terutama dalam sistem informasi sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar.
1.6 Metode Penelitian
1.6.1 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang dipakai pada penelitian ini yaitu dengan cara langsung turun ke lapangan untuk mendapatkan data yang relevan dan akurat. Dalam pengumpulan data ini, penulis memakai 3 (tiga) cara, yaitu :
1. Metode Observasi (Observasi Research)
Di metode ini penulis melakukan analisa terhadap
masalah yang ada pada Kantor Kelurahan Pasar Baru yaitu
perihal pengolahan surat. Penulis mengumpulkan beberapa data seperti dokumen, catatan-catatan, dan laporan untuk kelanjutan observasi.
2. Metode Wawancara (Interview Research)
Di metode ini penulis mengumpulkan data dengan cara melakukan tanya jawab langsung kepada kepala kelurahan, maupun bagian umum pada Kantor Kelurahan Pasar Baru. Yang berhubungan dengan bagian sistem pengolahan surat masuk dan surat keluar dan paham hal yang akan diteliti oleh penulis.
3. Metode Study Pustaka (Library Research)
Di metode ini penulis mengumpulkan pengumpulan data dengan membaca dan mempelajari teori dari beberapa buku dan sumber lainnya di internet, yang berhubungan dengan judul yang dibahas dalam laporan ini.
1.6.2 Metode Analisa
Analisa merupakan salah satu langkah penting dalam
memperoleh temuan hasil penelitian . Melalui analisa data, kita
dapat memperoleh temuan ilmiah, bila di analisis dengan teknik-
teknik yang tepat. Analisa sistem dilakukan menggunakan
Metode Analisa SWOT ( strengths, weakness, opportunities,
berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT.
1.6.3 Metode Perancangan
Dalam Skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancangan terstruktur melalui tahapan pembuatan UML pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan administrasi pada elisitasi. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan adalah MySQL, sedangkan software pendukung yang digunakan dalam mendesain dan membuat program ini adalah Macromedia dreamweaver CS3. Dan model designnya dengan menggunakan UML dan menggunakan tools Visual Paradigm 6.4.
1.6.5 Metode Pengujian
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode
pengujian black box testing. Menurut Padli
,Sarjan M & Qashlim
A dalam kutipan journal Peqguruang: Conference Series (2020,
May) ”Blackbox testing adalah pengujian yang dilakukan hanya
mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa
fungsional dari perangkat lunak.” Bagaimana input dan output
yang dihasilkan, dan mengamati User Interface dari software
tersebut.
1.7 Sistematika Penulisan
Pada garis besarnya masalah yang akan dibahas dalam penulisan laporan Skripsi ini dibagi menjadi beberapa bab, sistematika penulisan Skripsi yang digunakan adalah sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini menjelaskan secara umum mengenai latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi beberapa teori dan definisi yanng berkaitan dengan judul dari Skripsi, yang diambil dari beberapa kutipan buku dan beberapa literatur review yang berhubungan dengan judul penelitian.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Bab ini berisikan tentang sejarah pada Kantor Kelurahan Pasar Baru,
visi dan misi, struktur organisasi, penjelasan tugas, wewenang dan
tanggung jawab, prosedur sistem yang berjalan, analisa sistem
berjalan, analisa piranti sistem, permasalahan yang dihadapi,
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini merupakan penjabaran hasil rancangan yang diusulkan, yang menerangkan tentang : usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML (Unified Modelling Language), rancangan basis data, flowchart sistem yang diusulkan,
rancangan sistem yang diusulkan, rancangan program yang dibuat, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan, instansi pemerintah atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisikan pencapaian yang berkaitan dengan tujuan yang sudah dipaparkan sebelumnya serta, tentang kesimpulan dan saran yang dapat diberikan dari hasil penelitian yang dilakukan untuk sistem yang sedang berjalan.
DAFTAR PUSTAKA
Berisi tentang referensi-referensi yang didapat selama penelitian yang dilakukan.
LAMPIRAN
Daftar yang memuat keseluruhan data dan dokumentasi pekerjaan
yang pernah dilakukan selama penelitian, untuk melengkapi laporan
Skripsi yang dibuat.
1.8 Jadwal Pelaksanaan Penelitian
Tabel 1.1 Jadwal Pelaksanaan Penelitian
NO Kegiatan Target output
2021 2022
Okt Nov Des Jan Feb Mar
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1. Pengumpulan Data
1. Studi Pustaka 2. Wawancara 3. Observasi
- Konteks Permasalahan - Tujuan Penelitian - Permasalahan
Penelitian
2. Perancangan Sistem Usulan
1 Membuat design fungsional &
basis data 2 Pembahasan
terhadap design sistem yang diusulkan
- Model sistem yang di usulkan (Diagram UML) - Design input
output sistem usulan - Keunggulan
sistem yang diusulkan
3. Pembuatan Sistem
1 Pembahasan terhadap aplikasi
- Website sistem yang diusulkan
4. Pengujian Sistem
1. Pembahasan terhadap hasil pengujian
- Bukti hasil pengujian
5. Dokumentasi Laporan penelitian Bab 1 – Bab 5
