1
PERBANDINGAN PENGOLAHAN DATA MENGGUNAKAN MYOB PREMIER
DAN JDS ACCOUNTING
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi syarat kelulusan Program Diploma III
Oleh:
FITRI OCTAVIANA 3110811035
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BATAM
2011
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Tugas Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Fitri Octaviana
NIM : 3110811035
Tanda Tangan :
Tanggal : Juni 2011
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PERBANDINGAN PENGOLAHAN DATA MENGGUNAKAN MYOB PREMIER
DAN JDS ACCOUNTING
Oleh:
FITRI OCTAVIANA 3110811035
Batam, Juni 2011 Dosen Pembimbing
Dwi Kartikasari, S.T 106039
Dosen Penguji I Dosen Penguji II
Sinarti, S.E., M. Sc., Akt Chici Ramdaniah, S.E
102024 111078
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli Madya pada Program Studi Akuntansi Politeknik Batam. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan tugas akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Priyono Eko Sanyoto, Direktur Politeknik Batam.
2. Ibu Ely Kartikaningdyah, selaku Kepala Prodi Akuntansi.
3. Bapak Muslim Ansori, selaku wali prodi Akuntansi.
4. Ibu Dwi Kartikasari, selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu dan tenaga serta pikiran untuk mengarahkan saya dalam penyusunan tugas akhir ini.
5. Direksi dan staf PT Karya Sukses Persada yang telah memberikan kesempatan kepada penulis dalam melakukan penelitian di perusahaan.
6. Keluarga saya (Ibu, Ayah, Kakak, dan Adik) yang telah banyak memberikan bantuan serta dukungan selama ini.
7. Sahabat saya Susanti dan Netti Verawati.
8. Teman-teman Hijabers Batam
Akhir kata, saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Semoga tugas akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.
Batam, Juni 2011 Penulis
Fitri Octaviana
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Sebagai sivitas akademik Politeknik Negeri Batam, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Fitri Octaviana
NIM : 3110811035
Program Studi : Akuntansi
Jenis Karya : Tugas Akhir/Skripsi/Karya Ilmiah
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Politeknik Batam Hak Bebas Royalti Noneksklusif (Nonexclusive Royalty-Free Right) atas karya ilmiah saya yang berjudul:
Perbandingan Pengolahan Data Menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalti Noneksklusif ini Politeknik Negeri Batam berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat, dan mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian penyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Batam Pada Tanggal : Juni 2011
Yang menyatakan
(Fitri Octaviana)
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Pernyataan Orisinalitas ... ii
Lembar Pengesahan ... iii
Kata Pengantar ... iv
Lembar Persetujuan Publikasi Tugas Akhir ... v
Daftar Isi ... vi
Daftar Tabel ... vii
Daftar Gambar ... viii
Daftar Lampiran ... ix
Abstrak ... x
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 2
1.3 Batasan Masalah ... 2
1.4 Tujuan Penelitian ... 3
1.5 Manfaat Penelitian ... 3
1.6 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Pengertian Akuntansi ... 6
2.2 Pengertian Laporan Keuangan ... 7
2.3 Akuntansi Berbasis Komputer ... 8
2.4 MYOB (Mind Your Own Business) ... 9
2.5 Fitur-Fitur MYOB Premier ... 10
2.6 JDS Accounting ... 14
2.7 Fitur-Fitur JDS Accounting ... 15
BAB III METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 18
3.1 Metodologi Penelitian ... 18
3.1.1 Objek Penelitian ... 18
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data ... 18
3.1.3 Metode Analisis Data ... 19
3.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 19
3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan ... 19
3.2.2 Visi dan Misi ... 21
3.2.3 Produk/Layanan Perusahaan ... 21
3.2.4 Perkembangan Pendapatan Perusahaan ... 22
3.2.5 Struktur Organisasi PT Karya Sukses Persada ... 23
3.2.6 Tugas Dan Tanggung Jawab ... 25
BAB IV PEMBAHASAN ... 30
4.1 Pengolahan Data Menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting ... 30
4.1.1 Membuat Account List ... 30
4.1.2 Transaksi Penarikan Bank Untuk Petty Cash ... 32
4.1.3 Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor ... 34
4.1.4 Transaksi Pendapatan Service ... 36
4.1.5 Transaksi Pembelian Material Untuk Renovasi Kantor ... 38
4.1.6 Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice ... 39
4.17 Transaksi Pembayaran Hutang Perusahaan ... 42
4.2 Rekapitulasi Perbandingan Pengolahan Data Menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting ... 45
BAB V PENUTUP ... 47
5.1 Simpulan ... 47
5.2 Saran ... 47 Daftar Pustaka
Lampiran
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Perbandingan Pengolahan Data ... 45
DAFTAR GAMBAR
Grafik 3.1 Grafik Jumlah Pendapatan Selama 2008-2010 ...
Gambar 4.1 New Account List di MYOB ...
Gambar 4.2 Account List di MYOB ...
Gambar 4.3 New Account List di JDS ...
Gambar 4.4 Account List di JDS ...
Gambar 4.5 Transaksi Receive Money Untuk Mencatat Transaksi Penarikan Bank di MYOB ...
Gambar 4.6 Transaksi Receive Money Untuk Mencatat Transaksi Penarikan Bank Untuk Kas Kecil di JDS ...
Gambar 4.7 Transaksi Spend Money Untuk Mencatat Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor di MYOB ...
Gambar 4.8 Pencatatan Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor di JDS ...
Gambar 4.9 Transaksi Sales Untuk Informasi Penjualan Service di MYOB ...
Gambar 4.10 Transaksi Sales Untuk Informasi Penjualan Service di JDS ...
Gambar 4.11 Transaksi Purchases Untuk Informasi Pembelian di MYOB ...
Gambar 4.12 Transaksi Purchases Untuk Informasi Pembelian di JDS ...
Gambar 4.13 Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice di MYOB ...
Gambar 4.14 Tampilan Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice di MYOB ...
Gambar 4.15 Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice di JDS ...
Gambar 4.16 Tampilan Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice di JDS ...
Gambar 4.17 Transaksi Pembayaran Hutang di MYOB ...
Gambar 4.18 Tampilan Transaksi Pembayaran Hutang di MYOB ...
Gambar 4.19 Transaksi Pembayaran Hutang di JDS ...
Gambar 4.20 Tampilan Transaksi Pembayaran Hutang di MYOB ...
ABSTRAK
Nama : Fitri Octaviana Program Studi : Akuntansi
Judul : Perbandingan Pengolahan Data Menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting
Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengetahui perbandingan pengolahan data menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting. Dalam penelitian ini, penulis melakukan pengumpulan data dengan metode observasi, wawancara dan dokumentasi serta menganalisis data dengan metode deskriptif. Perbandingan dilakukan pada pengolahan tujuh aktivitas/transaksi perusahaan mencakup pembuatan account list, pencatatan transaksi penarikan bank untuk petty cash, transaksi pembelian alat tulis kantor, transaksi penjualan service, transaksi pembelian material untuk renovasi kantor, transaksi penerimaan pembayaran invoice, dan transaksi pembayaran hutang perusahaan. Penelitian ini menyimpulkan bahwa MYOB Premier memiliki fitur yang lebih efisien dan membutuhkan proses yang lebih pendek (ringkas) dalam pengolahan data transaksi keuangan dibandingkan dengan JDS Accounting. Hal ini ditunjukkan oleh tampilan fitur JDS Accounting yang lebih lengkap, julah kolom yang harus di isi lebih banyak dan jumlah klik yang dibutuhkan untuk mengolah data ketujuh kegiatan di atas yaitu pada MYOB Premier 80 kali, sedangkan pada JDS Accounting sebanyak 120 kali.
Kata kunci : Pengolahan Data, MYOB Premier, JDS Accounting.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi saat ini semakin pesat dan telah mempengaruhi kemajuan berbagai bidang. Perkembangan teknologi semakin mempermudah manusia dalam melakukan berbagai aktivitasnya, khususnya bagi pelaku dunia bisnis. Teknologi sudah menjadi suatu kebutuhan primer yang tidak bisa lepas dari para pelaku dunia bisnis. Salah satunya adalah perkembangan teknologi informasi.
Teknologi informasi dibuat untuk memudahkan para penggunanya dalam mencatat suatu transaksi, menyimpannya dalam bentuk data, mentransformasikannya menjadi informasi dan menyebarkannya kepada para pemakai informasi. Pada saat ini informasi menjadi hal yang sangat penting dalam kegiatan bisnis. Dengan dukungan teknologi informasi, informasi semakin mudah diperoleh tanpa dibatasi ruang dan waktu.
Penerapan dari kemajuan teknologi infomasi ini adalah berkembangnya software-software (perangkat lunak) yang semakin mempermudah proses pengolahan data informasi. Salah satunya adalah pengolahan data dalam sistem laporan keuangan. Software mampu memproses laporan keuangan dengan lebih cepat, akurat, sesuai dengan standar akuntansi keuangan (SAK) yang berlaku, serta efisien sehingga perusahaan dapat tampil adaptif serta mampu bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis bagi
organisasi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis (Arifin, 2001).
Ada beberapa software untuk mengolah data dalam penyajian laporan keuangan di antaranya adalah MYOB Premier dan JDS Accounting. Meskipun kedua software tersebut memiliki fungsi yang sama, namun masing-masing perangkat lunak memiliki kelebihan dan kekurangan. Oleh karena itu penulis tertarik untuk membahas perbandingan antara kedua software tersebut sehingga penulis mengambil judul “PERBANDINGAN PENGOLAHAN DATA MENGGUNAKAN MYOB PREMIER DAN JDS ACCOUNTING”.
1.2.Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, maka perumusan masalah yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir ini yaitu “Bagaimana perbandingan pengolahan data menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting ”.
1.3. Batasan Masalah
Agar penelitian ini lebih mengarah pada tujuan yang diharapkan, penulis membatasi ruang lingkup penelitian, yaitu:
a. Batasan Data
Data yang digunakan adalah data transaksi keuangan pada bulan Januari 2011. Data transaksi keuangan pada bulan Januari berjumlah lebih dari seratus buah transaksi. Untuk itu, yang dibahas secara detail proses pengolahan datanya pada TA ini adalah pencatatan 7 jenis transaksi yang berbeda yang paling banyak terjadi selama Januari 2011 saja.
b. Batasan Lapangan
Perusahaan yang diteliti adalah PT Karya Sukses Persada yang berlokasi di Komplek Ruko Permata Niaga Regency Blok AA No 9 Baloi Indah, Batam.
c. Batasan aspek
Aspek yang diteliti hanya pada pengolahan data transaksi keuangan yang sering terjadi selama bulan Januari 2011.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui perbandingan pengolahan data menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting.
1.5 Manfaat Penelitian
Penulis mengharapkan penelitian ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Adapun manfat dari penelitian ini adalah:
a. Bagi Perusahaan
Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi yang bermanfaat, khususnya dalam penerapan pengolahan data akuntansi menggunakan sistem keuangan yang lebih cepat dan efisien.
b. Bagi Penulis
Dapat memberikan kesempatan bagi peneliti untuk menambah atau memperoleh pengetahuan dan wawasan dalam bidang yang sesuai dengan pilihan jurusan kuliah penulis serta mengembangkan teori-teori yang telah diperoleh di bangku kuliah.
c. Bagi Akademis
Sebagai referensi serta informasi tambahan bagi peneliti lain untuk penerapan penelitian sejenis di masa yang akan datang.
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah memahami masalah yang akan dibahas oleh penulis, maka penulis membagi laporan ke dalam beberapa bab, dengan sistematika:
Bab I Pendahuluan
Bab ini menguraikan latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada bab ini membahas tentang pengertian akuntansi, pengertian laporan keuangan, akuntansi berbasis komputer, MYOB Premier dan JDS Accounting.
Bab III Metodologi Penelitian dan Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini berisikan tentang metode penelitian yang digunakan yaitu objek yang diteliti, teknik pengumpulan data, dan metode analisis data serta gambaran umum perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, visi dan misi, produk/layanan perusahaan, perkembangan pendapatan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab.
Bab IV Pembahasan
Bab ini menguraikan tentang jawaban dari pembahasan rumusan masalah mengenai perbandingan pengolahan data menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting.
Bab V Penutup
Bab ini merupakan bab penutup yang berisi kesimpulan dan saran yang diperoleh dari hasil penelitian yang diambil dari pembahasan yang ada pada bab empat.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Akuntansi
Menurut Sujarweni (2007), akuntansi adalah bahasa bisnis karena merupakan alat untuk menginformasikan peristiwa ekonomi kepada pihak-pihak yang membutuhkan. Aktivitas akuntansi meliputi:
a. Pencatatan
Terdiri dari menjurnal. Pengertian jurnal adalah buku harian untuk mencatat semua transaksi secara kronologis yang memuat nama akun bersama besarannya ke rekening debet maupun kredit.
b. Pengikhtisaran
Terdiri dari pembuatan buku besar, neraca saldo, dan penyesuaian. Jika pengikhtisaran dilakukan secara manual, maka dibuatlah buku besar, neraca saldo, dan penyesuaian untuk membuat laporan keuangan. Jika menggunakan komputerisasi, bagian akuntasi tidak perlu membuat buku besar dan neraca saldo, karena sudah diolah oleh sistem komputerisasi.
c. Pelaporan
Laporan keuangan terdiri dari neraca, laporan laba/rugi, dan laporan perubahan modal. Laporan keuangan adalah hasil akhir dari suatu proses akuntansi yang merupakan suatu ringkasan transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode akuntansi.
2.2 Pengertian Laporan Keuangan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (Depdiknas, 2006), laporan keuangan merupakan ringkasan dari suatu proses pencatatan; suatu ringkasan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Laporan keuangan ini dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugas yang dibebankan kepada manajemen oleh pemilik perusahaan. Adapun laporan keuangan tersebut terdiri atas:
a. Laporan Laba Rugi
Laporan yang menggambarkan hasil operasi perusahaan dalam suatu periode tertentu. Berisikan pendapatan dikurangi biaya-biaya yang terjadi.
b. Laporan Perubahan Modal
Laporan yang menunjukkan sebab-sebab perubahan modal pada awal periode menjadi jumlah tertentu pada akhir periode. Laba akan bertambah karena laba usaha, adanya tambahan investasi dari pemilik dan modal akan berkurang karena rugi yang diterima serta pengambilan aktiva oleh pemilik untuk keperluan pribadi.
c. Neraca
Laporan yang menggambarkan kekayaan atau keadaan perusahaan. Berisi sisi aktiva, kewajiban dan modal yang dimiliki perusahaan. Neraca harus balance atau seimbang karena menggambarkan persamaan dasar akuntansi, yaitu:
Aktiva = Kewajiban + Modal.
Hasil dan tujuan utama dari akuntansi adalah laporan keuangan, maka pembuatan laporan keuangan dapat dilakukan secara:
a. Manual, yaitu pembuatan laporan keuangan secara rinci melalui semua
proses akuntansi yaitu pencatatan, pengikhtisaran, dan pelaporan secara manual.
b. Sistem komputerisasi, yakni pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan bantuan komputer sehingga bagian akuntansi hanya melakukan pencatatan dengan menjurnal saja untuk selanjutnya diolah oleh komputer sehingga menghasilkan laporan keuangan. Program-program akuntansi yang mendukung sistem pelaporan keuangan berbasis komputer diantaranya Zahir, MYOB, Dea Payroll. Sistem komputerisasi akuntansi mempunyai manfaat memberikan kemudahan dan kepraktisan dalam membuat laporan keuangan (Sujarweni, 2007).
2.3 Akuntansi Berbasis Komputer
Revolusi dalam teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong kemajuan dalam teknologi, produk dan proses, serta terbentuknya masyarakat informasi.
Dunia usaha dituntut untuk tampil adaptif terhadap perubahan yang terjadi dengan perbaikan strategi dan operasi perusahaan agar dapat bertahan dalam kompetisi dunia usaha yang semakin ketat. Salah satu unsur strategis bagi organisasi bisnis adalah olah data akuntansi secara cepat dan akurat untuk pengambilan keputusan bisnis (Arifin, 2001).
Penggunaan alat bantu komputer (computerized) sebagai pendukung dalam bidang akuntansi sudah merupakan kebutuhan mutlak. Dunia usaha tidak hanya
membutuhkan tenaga terampil dalam memahami konsep dasar akuntansi secara manual tapi juga penguasaan dengan alat bantu komputer. Perkembangan perangkat lunak (software) akuntansi berbasis komputer yang semakin canggih dan mudah dioperasikan merupakan iklim yang kondusif bagi dunia bisnis yang dinamis.
2.4 MYOB (Mind Your Own Business)
MYOB Accounting menurut Mahmudi (2009, hal. 6) adalah aplikasi akuntansi yang populer saat ini. MYOB Accounting memfokuskan pada perusahaan jasa dan dagang, di samping itu, jenis perusahaan yang lain pun juga bisa diterapkan.
Menurut Albertus Ong (2007), MYOB juga merupakan sistem manajemen terpadu yang mengintegrasikan modul-modul atau fungsi-fungsi buku besar, bank, penjualan, pembelian, persediaan, penggajian, serta time billing yang merupakan kebutuhan mendasar dalam menjalankan bisnis. MYOB mudah dimengerti dan dipelajari. Fungsi-fungsi yang dimilikinya terdefinisi dengan sangat jelas.
Program MYOB menyediakan modul-modul yang diperlukan untuk mengelola data akuntansi, sehingga kita dengan mudah dapat mengoperasikannya.
Menurut Sujarweni (2007, hal. 13) adapun keunggulan dari MYOB Accounting:
a. Sebagaimana software aplikasi lain, MYOB dari versi apapun dibuat berdasarkan Standar Akuntansi Keuangan (SAK).
b. Program ini dirancang untuk mudah digunakan.
c. MYOB telah mengalami uji coba dan uji kelayakan sehingga melepaskan ketergantungan pemakai kepada seorang pembuat program.
d. Pencatatan transaksi penjualan dan pembelian sampai 12 digit, sangat cukup untuk perusahaan kecil menengah. Fasilitas pembuatan laporan keuangan yang lengkap dan pembuatan analisis laporan keuangan yang bisa langsung dicetak maupun diaktifkan dengan program Excel.
2.5 Fitur-Fitur MYOB Premier
MYOB adalah sistem manajemen bisnis terpadu yang mengintegrasikan modul- modul atau fungsi-fungsi Buku Besar, Bank, Penjualan, Pembelian, Persediaan, Penggajian, dan Time Billing yang menyediakan informasi yang merupakan kebutuhan mendasar dalam menjalankan bisnis. Berikut ini adalah fitur-fitur MYOB:
a. Manajemen Akun-akun Buku Besar
1. Tersedia lebih dari 100 template Chart of Accounts berbagai jenis usaha yang dapat dipilih dan langsung digunakan.
2. Memulai secara cepat penggunaan premier dengan Easy Setup Assistant.
3. Melihat laporan-laporan Laba Rugi dan Neraca baik berbasis akrual maupun berbasis kas.
4. Memelihara kategori-kategori untuk berbagai divisi, departemen, properti, kantor atau lokasi.
5. Memelihara 4 level dari akun.
6. Membuat dan memelihara akun-akun untuk job dan sub-job.
7. Memodifikasi dan mengubah akun-akun.
8. Menggunakan deskripsi-deskripsi akun untuk membedakan akun-akun.
9. Memelihara sebuah akun historical balancing.
10. Menandai akun yang tidak digunakan sebagai nonaktif.
b. Manajemen Bank
1. Melihat saldo pergerakan (running balance) dan dengan seketika melihat status akun Bank dari Bank Register.
2. Mengakses transaksi-transaksi yang sudah dicatat dan membuat transaksi- transaksi baru dari Bank Register.
3. Mengimpor rekening koran online yang di-download ke MYOB Premier yang selanjutnya menyeimbangkan mereka untuk rekonsiliasi rekening koran secara cepat.
4. Memilih dana-dana yang akan dimasukkan pada sebuah setoran bank.
5. Mendapatkan sebuah laporan setoran bank yang baru.
6. Mendapatkan sebuah laporan untuk dana-dana yang belum disetorkan.
7. Membuka akun-akun tipe bank sebanyak yang diinginkan.
8. Menyimpan nomor rekening bank untuk akun-akun bank tersebut.
9. Secara otomatis mencantumkan sebuah menu pembayaran atau penerimaan, seperti sebuah nomor akun pada cek-cek perusahaan atau pada pembayaran-pembayaran pelanggan.
10. Menulis cek dalam mata-uang asing.
c. Manajemen Penjualan dan Piutang Dagang.
1. Menggunakan Sales Register untuk melihat status penjualan dan membuat faktur penjualan, order penjualan dan penawaran.
2. Menerima pembayaran, membayar refund, mengaplikasikan nota kredit dari Sales Register.
3. Mencantumkan waktu dan material pada sebuah faktur penjualan tunggal.
4. Menambahkan baris, judul, subtotal ke faktur-faktur penjualan.
5. Mendisain faktur-faktur penjualan secara profesional dengan penambahan kontak, bayangan, grafik latar belakang, logo dan lainnya.
6. Mengubah penawaran dan order menjadi faktur penjualan.
7. Memelihara sumber dari penjualan perusahaan.
8. Mencetak tanda terima untuk seseorang yang melakukan pembayaran.
9. Menjual barang dan jasa dalam mata-uang asing.
10. Membuat faktur tagihan untuk waktu yang dihabiskan dengan seorang klien atau pada sebuah proyek.
d. Manajemen Pelanggan
1. Mengkostumisasi penyajian data dan perhitungan-perhitungan untuk setiap pelanggan dan pemasok, termasuk termin pembayaran, format faktur penjualan, metode pengiriman, volume discount, denda terlambat bayar, harga dan lainnya.
2. Mencatat 5 alamat pengiriman dengan 3 nomor telepon, alamat email, alamat situs, dan nomor faksimili untuk setiap alamat dari alamat-alamat tersebut per pelanggan atau pemasok.
3. Mencetak label-label surat.
4. Mengelompokkan kontak sesuai identifier.
5. Melihat sebuah ringkasan catatan kontak e. Manajemen Pembelian dan hutang Dagang.
1. Menggunakan Purchase Register untuk melihat status penjualan dan membuat faktur penjualan dan membuat faktur pembelian, order pembelian, dan penawaran.
2. Membayar tagihan, menerima refund, mengaplikasikan nota debit dari purchase Register.
3. Membeli barang dan jasa dalam mata-uang asing.
f. Manajemen Penggajian
1. Memproses pembayaran secara mingguan, tengah-bulanan, bulanan untuk masing-masing karyawan.
2. Memasukkan jumlah jam kerja dan memproses penggajian menggunakan Timesheet.
3. Menyediakan penggajian berdasarkan upah atau gaji, lembur, bonus, komisi dan uang muka.
g. Manajemen Time Billing.
1. Memelihara penggunaan waktu yang ditagih sesuai dengan kerja profesional.
2. Penagihan berdasarkan karyawan, klien atau aktivitas.
3. Memelihara waktu yang dapat ditagih dan waktu yang tidak dapat ditagih.
h. Manajemen Persediaan.
1. Menggunakan Item Register untuk melihat sebuah audit trail persediaan sebagaimana didapatnya status persediaan kini.
2. Memelihara dan menyimpan item-item persediaan pada banyak lokasi penyimpanan.
3. Menerima item-item persediaan tanpa faktur tagihan pemasok.
i. Manajemen To do List.
1. Menggunakan sebuah jendela To Do List untuk melihat seluruh piutang, hutang dan tanggal jatuh temponya, serta transaksi-transaksi berulang.
Order-order penjualan dan pembelian yang belum dipenuhi, potongan yang masih berlaku, peringatan-peringatan kontak dan persediaan.
2. Menetapkan preferensi file data perusahaan untuk menampilkan jendela To Do List pada waktu file data perusahaan tersebut diaktifkan.
j. Manajemen Job.
1. Memelihara job dan sub-job.
2. Memelihara beban job, biaya langsung, beban-beban dan laba/rugi.
3. Menggunakan sampai dengan 15 digit untuk nomor-nomor job k. Manajemen Laporan-laporan.
1. Mengakses lebih dari 170 laporan, termasuk laporan arus kas, laporan laba/rugi, dan laporan neraca sisa.
2. Melihat laporan-laporan sesuai dengan akuntansi berbasis akrual atau akuntansi berbasis kas.
3. Mengkustomisasi dan menyimpan laporan-laporan.
2.6 JDS Accounting
JDS Accounting merupakan software rancangan sebuah perusahaan yang bernama JDS Infotek & Telecommunication Solution yang di-design menggunakan Visual Basic Script dan pengolahan datanya menggunakan Microsoft Access. JDS Accounting dapat dimodifikasi sesuai dengan permintaan penggunanya sehingga
dapat menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pengguna software tersebut (JDS Infotek Solution, 2009).
2.7 Fitur-Fitur JDS Accounting
Berikut adalah Fitur-Fitur JDS Accounting menurut JDS Infotek Solution (2009) adalah:
a. Master File. Fitur ini memiliki fungsi:
1. Menambah dan mengedit account list yang diperlukan dalam transaksi keuangan perusahaan.
2. Mendaftarkan mata uang yang digunakan dalam transaksi.
3. Mendaftarkan tarif-tarif pajak yang berlaku.
4. Mendaftarkan data barang baik jenis maupun satuannya.
5. Set Account penting untuk menentukan hubungan antara satu account yang punya hubungannya dengan sistem secara otomatis seperti account laba/rugi tahun berjalan, laba/rugi ditahan dan lain-lain.
b. Jurnal Transaksi.
1. Mengelompokkan pencatatan transaksi penerimaan dan pemasukan kas yang berkaitan dan tidak berkaitan dengan customer dan supplier.
2. Mencatat hutang dan piutang perusahaan.
3. Mencatat transaksi penjualan perusahaan.
4. Mencatat transaksi pembelian dan penerimaan barang perusahaan.
5. Terdapat jurnal umum yang berfungsi untuk pencatatan transaksi penyusutan, jurnal pembebanan uang muka asuransi dan transaksi di luar dari kas/bank dan jual beli.
c. Proses
1. Posting transaksi yang berfungsi untuk menghitung semua transaksi yang sesuai dengan pos-pos account yang sesuai dengan setting yang sudah ditentukan sebelumnya.
2. Un-posting yang memproses pembalikan data yang telah di-posting pada posisi semula atau pembatalan posting.
3. Revaluasi mata uang asing yang berfungsi menghitung ulang nilai mata uang asing disesuaikan dengan tarif kurs yang baru, di mana proses ini pada akhirnya akan menampilan Laba/Rugi selisih kurs.
4. Dapat mengganti periode bulan akuntansi sesuai dengan keinginan tetapi tidak dapat mengganti tahun, karena tahun akan berubah saat proses tahunan.
5. Proses tahunan berfungsi untuk menutup semua transaksi tahun berjalan yang selanjutnya memindahkan saldo-saldo baik A/R, A/P, Stock dan saldo semua account ke tahun berikutnya.
6. Pengisian saldo awal untuk masing-masing account pada saat memulai penggunaan program ini, proses pengisian cukup denganmengetikkan jumlah saldonya untuk yang bersaldo kredit harus di isi dengan nilai minus (-).
7. Pengisian saldo awal hutang.
8. Pengisian saldo awal piutang.
d. Laporan-laporan.
1. Laporan transaksi kas/bank.
2. Laporan penjualan bulanan dan harian.
3. Laporan piutang yang belum dibayar.
4. Laporan umur piutang dengan ketentuan 30, 60 dan 90 hari.
5. Laporan rekening customer.
6. Laporan saldo hutang.
7. Laporan rekening supplier.
8. Laporan data barang.
9. Laporan stock barang.
10. Laporan penyesuaian barang.
11. Laporan jurnal umum.
12. Daftar perkiraan Chart of Account.
13. Laporan buku besar.
14. Laporan neraca saldo.
15. Laporan laba/rugi.
16. Laporan neraca
\
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN DAN GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Metodologi Penelitian 3.1.1 Objek Penelitian
Adapun objek yang diteliti oleh penulis yaitu pengolahan data transaksi dengan program MYOB Premier dan JDS Accounting di PT Karya Sukses Persada yang beralamat di Komplek Ruko Permata Niaga Regency Blok AA No 9 Baloi Indah, Batam
3.1.2 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Observasi.
Hadi (2004) mengemukakan bahwa observasi merupakan suatu proses yang kompleks, suatu proses yang tersusun dari berbagai proses biologis dan psikologis. Dua di antara yang terpenting adalah proses-proses pengamatan dan ingatan. Pada penelitian ini penulis melakukan observasi di PT Karya Sukses Persada pada bagian Accounting untuk mengetahui data transaksi keuangan pada perusahaan tersebut.
b. Wawancara.
Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang digunakan apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam (Sugiono, 2008). Dengan metode ini maka penulis akan melakukan wawancara dengan
bagian Accounting untuk mengetahui pencatatan transaksi keuangan pada perusahaan tersebut.
c. Dokumentasi.
Hajar (1999) menyatakan bahwa dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data berupa file atau dokumen yang terkait dengan objek penelitian. Metode ini digunakan untuk memperoleh data yang lengkap dengan cara mengumpulkan dokumen pencatatan transaksi keuangan selama bulan Januari 2011.
3.1.3 Metode Analisis Data
Data yang diperoleh kemudian disajikan secara deskriptif yaitu penulis menceritakan proses penerapan pencatatan akuntansi menggunakan program MYOB dan JDS Accounting untuk transaksi-transaksi yang terjadi selama bulan Januari 2011.
3.2 Gambaran Umum Perusahaan 3.2.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Perusahaan PT Karya Sukses Persada didirikan pada hari Rabu tanggal 17 Januari 1999. Perusahaan ini mulanya hanya mempunyai satu kantor yang berpusat di Kota Batam, setelah mengalami perkembangan baru membuka beberapa cabang baik di Surabaya, Jakarta dalam maupun di Singapura. PT Karya Sukses Persada adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa shipping dan pelayanan pengurusan dokumen yang juga merupakan perusahaan induk PT Kaesfape Jaya Shipping.
Pimpinan perusahaan melihat bahwa Pulau Batam letaknya sangat strategis karena berada pada lintasan selat Malaka yang lalu lintasnya terletak paling ramai di dunia. Batam juga merupakan pintu gerbang hubungan regional dan internasional. Sejak didirikan sampai sekarang PT Karya Sukses Persada Batam cukup sukses dalam bidang usahanya, terlihat dari perkembangan perusahaan yang semakin hari semakin maju, serta jumlah pelanggan yang semakin tahun semakin bertambah. Artinya perusahaan banyak mendapat kepercayaan dan mendapat tempat di hati pengguna jasa pelayaran samudera.
Namun demikian perjalanan PT Karya Sukses Persada sarat dengan halangan dan rintangan. Tetapi dengan semangat yang tinggi yang dimiliki pengelola akhirnya perusahaan dapat bertahan sampai sekarang selama kurang lebih 12 tahun.
Berkat pengalaman itulah perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan- perusahaan sejenis yang cukup banyak bergerak di Pulau Batam. Dan dengan konsentrasi dari para pengelola, perusahaan ini telah dikenal di berbagai kota, sehingga mempunyai pelanggan yang cukup banyak. Demikian sejarah singkat PT Karya Sukses Persada yang merupakan asset bangsa yang telah memberikan kontribusi harumnya nama baik bangsa dan negara, karena perusahaan ini cukup dikenal di dunia internasional khususnya dalam lingkup pelayaran samudra.
PT Karya Sukses Persada didirikan dan berkantor di Komplek Graha Sulaiman. Kemudian setelah 9 bulan berjalan, volume penjualan meningkat pesat, kemudian PT Karya Sukses Persada pindah kantor ke kawasan Jodoh-Batam, tepatnya di Komplek Citra Permai Blok D no. 7 (ruko milik pribadi). Selanjutnya karena perkembangan perusahaan menuntut aktivitas yang tinggi, maka pada
tahun 2009, perusahaan pindah kantor di kawasan Baloi tepatnya di Ruko Permata Niaga Regency Blok A nomor 9 (milik pribadi). Mengingat perkembangan jaringan usaha, perusahaan juga membuka cabang di Surabaya, Jakarta dan Singapura.
3.2.2 Visi dan Misi Visi perusahaan adalah:
a. Menjadi perusahaan terbaik dalam bidang kelautan internasional dan logistic service yang mementingkan kepuasan pelanggan.
b. Perusahaan yang memiliki SDM (Sumber Daya Manusia) yang optimal.
c. Menjadi perusahaan yang memiliki pelayanan cepat, akurat, tepat waktu dan terpercaya.
Sedangkan misi perusahaan adalah:
a. Memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan solusi yang terbaik untuk mendapatkan hasil yang memuaskan.
b. Menyediakan pelayanan yang cepat.
c. Berusaha untuk terus meningkatkan profesionalisme dalam bekerja untuk mendapatkan hasil yang terbaik bagi karyawan dan pemegang saham.
3.2.3 Produk/Layanan Perusahaan
Berikut ini adalah jasa yang ditawarkan PT Karya Sukses Persada:
a. Shipping And Forwarding Agency.
b. Application of Work Permit.
c. Logistic Service Provider.
d. Freight Forwarding Clearance Services.
e. Chartering Vessel and Clearance at Port Authority.
f. Mobilization Crew Handling and Supervision
3.2.4. Perkembangan Pendapatan Tiga Tahun Terakhir
Setiap tahunnya perusahaan mengalami peningkatan pendapatan seiring dengan berkembangnya perusahaan. Mulai tahun 2008 sampai dengan tahun 2010, omset perusahaan meningkat pesat. Hal ini disebabkan pada tahun tersebut perusahaan mulai berkembang dan memiliki kantor-kantor cabang yaitu di Surabaya, Jakarta dan Singapura.
Gambar 3.1 Grafik Jumlah Pendapatan Selama Tahun 2008-2010
3.2.5 Struktur Organisasi PT Karya Sukses Persada
Dalam kegiatannya, semua perusahaan baik yang berskala besar maupun kecil selalu memerlukan organisasi, agar tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.
Organisasi merupakan suatu wadah atau tempat bekerja sama antar dua orang atau lebih untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
Agar organisasi dapat berfungsi dengan baik, maka perlu ditetapkan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab secara jelas dan tegas, yang dituangkan dalam suatu struktur. Struktur ini merupakan antarmuka bermacam- macam fungsi atau aktivitas dalam organisasi bersangkutan.
Jadi struktur organisasi adalah merupakan kerangka antara hubungan satu satuan organisasi yang didalamnya terdapat pejabat-pejabat, tugas serta wewenang, yang masing-masing mempunyai peranan tertentu dalam satu kesatuan organisasi.
PT Karya Sukses Persada juga telah menetapkan struktur organisasinya agar dalam menjalankan tugasnya tidak saling tumpang tindih. Adapun struktur PT Karya Sukses Persada sesuai surat keputusan direksi Nomor: 300/SKD/JKT/X/97 tanggal 15 Oktober 1997 dapat terlihat seperti Gambar 3.2.
Pada gambar tersebut dapat dilihat secara jelas hubungan tugas wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian, yang seluruhnya akhirnya berpusat pertanggung jawabannya kepada Kepala kantor perusahaan tersebut. Dan masing- masing bagiannya bertanggung jawab kepada Kepala Bagian masing-masing.
Seperti bagian unsur costumer bertanggung jawab penuh kepada kepala bagian komersial dan operasional, demikian juga unsur unit pelaksanaan teknis, urusan
imigrasi dan urusan kesejahteraan, semuanya bertanggung jawab kepada kepala bagian komersial dan operasi. Demikian juga halnya bagian kasir, bagian akuntansi, bagian administrasi dan bagian umum semunya bertanggung jawab penuh kepada kepala bagian keuangan dan administrasi.
Dilihat dari teori organisasi, pemakaian struktur organisasi yang demikian yang hirarkis mempunyai banyak keuntungan, diantaranya para unsur pimpinan dapat melakukan pengawasan dan dapat melakukan semua pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya, dapat secara langsung memberikan perintah kerja kepada setiap bagian bawahannya, spesialisasi pekerjaan dapat tumbuh dan berkembang dengan baik serta biaya organisasi biasanya menjadi relatif lebih murah sehingga tingkat efesiensi kerja dapat menjadi lebih baik.
Gambar 3.2 Struktur organisasi PT Karya Sukses Persada Sumber : PT Karya Sukses Persada
3.2.6 Tugas dan Tanggung Jawab.
Dari struktur organisasi di atas dapat dijelaskan uraian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang penulis uraikan seperti di bawah ini:
a. Kepala Kantor
Uraian Tugas dan Tanggung jawab:
1. Menetapkan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan perusahaan sesuai kondisi dan potensi serta sesuai rencana strategi jangka panjang (corporate plan) perusahaan.
Kepala Kantor Q.A.R
Kabag Komersial
Kabag Keuangan &
Administrasi
Urs. Costumer
Urs. UPT
Urs. Imigrasi
Ur. Kes
Kasir
Akuntansi
Adm. Perus
Umum
2. Melakukan usaha pemasaran jasa perusahaan dan perusahaan usaha sesuai dengan renncana strategi jangka panjang (corporate plan) perusahaan dan perkembangan lingkungan/peluang usaha yang terjadi di daerah tersebut.
3. Melakukan perundingan/negosiasi dengan mitra kerja perusahaan dalam/luar negeri, instansi pemerintah terkait serta pihak luar lainnya untuk perluasan dan pemeliharaan aktivitas usaha cabang serta memutuskan suatu tindakan untuk kepentingan operasional sehari-hari sesuai dengan kebijakan manajemen.
4. Melaksanakan kegiatan handling kapal-kapal, baik kapal milik sendiri maupun kapal keagenan secara efektif.
5. Memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas operasional dan mengkonsultasikan kepada kepala Divisi sesuai bidangnya untuk setiap permasalahan yang terjadi di kantor pusat sebelum dilakukan suatu tindakan.
6. Mewakili perusahaan dalam melakukan suatu perjanjian dan penandatanganan kontrak kerja sama dengan pihak luar atau di pengadilan untuk kepentingan perusahaan.
7. Membina dan mengarahkan para bawahan dalam pelaksanaan kegiatan operasi kantor pusat sehari-hari agar selaras dengan kebijaksanaan perusahaan.
8. Melakukan kerjasama dengan perusahan lain dalam/luar negeri serta instansi terkait untuk kelancaran aktivitas perusahaan.
b. Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi Uraian tugas dan tanggung jawab:
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan Bagian Keuangan dan Administrasi sesuai dengan rencana perusahaan.
2. Membina dan mengarahkan para bawahan lingkungan Bagian Keuangan dan Administrasi dalam kegiatan di bidangnya agar selaras dengan kebijaksanaan perusahaan.
3. Memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas operasional kantor pusat dan cabang dan mengkonsultasikan kepada kepala kantor untuk setiap permasalahan yang terjadi di bagian keuangan dan administrasi sebelum dilakukan suatu tindakan.
4. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan sistem administrasi keuangan, disbursment, akuntansi kepegawaian, pelayanan umum intern serta pemeliharaan asset perusahaan yang terdapat di kantor pusat dan cabang.
5. Membina dan mengarahkan para bawahan di lingkungan bagian keagenan dan administrasi dan kegiatan di bidangnya agar selaras dengan kebijaksanaan perusahaan.
6. Melaksanakan koreksi voucer biaya-biaya pelabuhan dan semua advent- advent.
7. Melakukan kerja sama dengan instansi terkait untuk kelancaran aktivitas di bidangnya sesuai dengan arahan kepala kantor pusat.
8. Melakukan evaluasi terhadap prestasi bawahannya secara berkala serta melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi di lingkungan bagian Keuangan dan Administrasi.
9. Memantau dan mengkoordinasikan kegiatan di bidangnya agar dapat memberikan pelayanan yang terpadu serta memuaskan baik intern maupun ekstern.
10. Mengatur, mengendalikan dan mengawasi cash flow cabang, laporan akuntansi/disbursment, administrasi kepegawaian dan umum.
11. Menyusun laporan kegiatan yang berkaitan dengan tugas-tugasnya secara berkala (setiap bulan) atau apabila dibutuhkan pemimpin.
c. Kepala Bagian komersil dan Operasi Uraian tugas dan tanggung jawab :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan bidang komersil dan operasi sesuai kondisi dan potensi kantor pusat serta kebijakan pimpinan.
2. Mengarahkan semua fungsi-fungsi tugas tugas bagian komersil dan operasi dalam melaksanakan kegiatan clereance in/out, penyandaran kapal-kapal konvensional/kontainer, pemantauan pergerakan container dan pemantauan dokumen-dokumen ekspor impor.
3. Melaksanakan perundingan/negosiasi dengan mitra kerja perusahaan dan instansi terkait serta pihak luar lainnya untuk kelancaran kegiatan operasional.
4. Mengikuti dan monitor agar semua kapal-kapal konvensional dan container yang dilayani kegiatan bongkar muatnya berjalan lancar.
5. Memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan aktivitas operasional di bagian komersil dan operasi serta mengkonsultasikan kepada kepala cabang untuk permasalahan yang terjadi sebelum dilakukan suatu tindakan.
6. Melakukan kerja sama dan melakukan hubungan baik dengan semua pihak pemakai jasa, shipper, adpel, perumtel, INSA, dan instansi-instansi terkait demi kelancaran, efesiensi dan aktivitas kerja.
7. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan di bagian komersial dan operasi serta evaluasi terhadap prestasi bawahannya secara berkala dan melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.
8. Memantau dan mengkoordinasikan kegiatan operasional termasuk di pelabuhan agar dapat memberikan pelayanan yang terpadu serta memuaskan kepada mitra usaha perusahaan.
9. Memantau dan mempelajari situasi dan lingkungan agar dapat mengetahui perkembangan operasional / usaha untuk dilaporkan kepada kepala kantor.
10. Membuat laporan kegiatan yang berkaitan tugas-tugasnya secara berkala (setiap bulan) untuk dilaporkan kepada kepala kantor atau sesuai permintaan pemimpin.
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Pengolahan Data Menggunakan MYOB Premier Dan JDS Accounting 4.1.1 Membuat Account List
Account list berfungsi sebagai pos-pos perkiraan untuk mencatat transaksi pada perusahaan yang biasanya berisikan Asset, Liabilities, Equity, Revenue, dan Expenses. Untuk membuat Account List pada MYOB Premier di gunakan fitur Account kemudian Account List klik tombol New dan kemudian isi pada kolom Account Type, Account Number dan Account Name sesuai dengan account yang dibutuhkan. Berikut tampilan fitur untuk membuat Account List pada MYOB Premier.
Gambar 4.1 New Account List di MYOB
Tampilan New Account List pada MYOB Premier:
Kemudian, untuk membuat Account List pada JDS Accounting klik Fitur Master File klik Chart of Account kemudian klik Details dan isi kolom Kode Rekening, Nama Rekening, General Rekening, Valuta, Jenis Rekening. Berikut tampilan fitur untuk membuat Account List pada JDS Accounting.
Gambar 4.3 New Account List di JDS Gambar 4.2 Account List di MYOB
Tampilan Details Account List di JDS Accounting:
Gambar 4.4 Account List di JDS Accounting
Dari perbandingan di atas dapat disimpulkan bahwa MYOB Premier memiliki fitur yang lebih mudah, cepat dan efisien dalam membuat Account List karena hanya perlu mengisi 3 kolom saja.
4.1.2 Transaksi Penarikan Bank Untuk Petty Cash
Transaksi yang akan dicatat berikut ini adalah transaksi penarikan uang dari Bank BNI pada tanggal 3 Januari 2010 oleh bagian clerk sejumlah Rp. 10.000.000,- uang tersebut digunakan untuk dana kas kecil.
Untuk mencatat transaksi penarikan bank pada MYOB Premier digunakan fitur Banking yaitu pada Receive Money. Isikan kolom sesuai dengan tanggal, Pilih Deposit to Account yang diperlukan, isi keterangan, memo kemudian pilih account untuk sisi kredit dan isi nominal penarikan pada bank untuk petty cash kemudian klik Ok.
Berikut ini tampilan Receive Money pada fitur Banking.
Gambar 4.5 Transaksi Receive Money Untuk Mencatat Transaksi Penarikan Bank Di MYOB
Pada JDS Accounting, untuk mencatat transaksi penarikan bank digunakan fitur Jurnal Transaksi. Kemudian klik Jurnal Kas/Bank Non-Trading dan klik pada Jenis Transaksi. Pilih Jenis Transaksi Penerimaan Kas/Bank kemudian klik kas, pilih Rekening Kas/Bank kemudian isikan kolom sesuai dengan tanggal, keterangan kemudian Pilih Departement dan nominal penarikan bank. Untuk mencatat pada sisi kredit klik Tambah baris pilih kode account isi keterangan jumlah dan klik pada kolom rate sehingga akan balance pada sisi debit dan kredit kemudian klik Simpan. Berikut ini tampilan penerimaan kas dari bank pada JDS Accounting:
Gambar 4.6 Pencatatan Transaksi Penarikan Bank untuk Kas Kecil Di JDS
Dari perbandingan di atas dapat disimpulkan antara MYOB Premier dan JDS Accounting memiliki cara yang sama dalam pencatatan data transaksi yaitu harus mengisi tanggal, jenis transaksi, nominal dan keterangan hanya pada JDS Accounting terdapat lebih banyak kolom yang harus diisi dan lebih banyak jumlah klik.
4.1.3 Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor
Transaksi yang digunakan untuk mengilustrasikan transaksi pembelian alat tulis kantor adalah transaksi pembelian secara tunai pada tanggal 3 Januari 2011 oleh bagian Purchasing sejumlah Rp. 500.000,-. Untuk mencatat pembelian alat tulis kantor pada MYOB Premier digunakan fitur Bank yaitu Spend Money dan isikan kolom sesuai dengan tanggal, pilih nama Supplier keterangan dan nominal, kemudian klik Record, sehingga diperoleh tampilan sebagai berikut:
Gambar 4.7 Transaksi Spend Money Untuk Mencatat Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor Di MYOB
Untuk mencatat transaksi pembelian alat tulis kantor pada JDS Accounting, tahap yang digunakan sama seperti transaksi penarikan di bank yang telah dijabarkan sebelumnya. Perbedaannya hanya pada kolom Jenis Transaksi diganti menjadi Pengeluaran Kas/Bank. Setelah itu isi kolom sesuai dengan tanggal, keterangan dan nominal kemudian Simpan. Tampilan yang diperoleh sebagai berikut:
Gambar 4.8 Pencatatan Transaksi Pembelian Alat Tulis Kantor Di JDS
Dari perbandingan di atas dapat di simpulkan ada kesamaan antara MYOB Premier dan JDS Accounting dalam pencatatan data transaksi seperti tanggal, jenis transaksi, nominal dan keterangan tetapi perbedaan tetap terlihat dari fitur, jumlah kolom dan klik JDS Accounting yang lebih banyak.
4.1.4 Transaksi Pendapatan Service
Pada tanggal 3 Januari 2011, perusahaan mengeluarkan invoice no. 0046 kepada PT UMW untuk sewa kapal Tb Sindo 3 sebesar Rp. 15.000.000,-. Pada transaksi pendapatan service, fitur yang digunakan adalah Sales. Kemudian Enter Sales pada kotak di sudut kiri atas, pilih INVOICE, kemudian isikan kolom dengan nama customer, tanggal, customer PO, keterangan dan nominal, selanjutnya klik Record. Tampilan yang diperoleh sebagai berikut:
Gambar 4.9 Transaksi Sales untuk Informasi Penjualan Service di MYOB
Pada JDS Accounting, untuk mencatat transaksi penjualan digunakan fitur Jurnal Transaksi, kemudian Sales Service Invoice, isi nama customer, tanggal, pilih Departemen kemudian isi keterangan dan nominal kemudian untuk mencatat pada sisi kredit klik tambah baris isi nama account dan deskripsi kemudian isi kembali nominal Invoice kemudian klik Simpan.
Gambar 4.10 Transaksi Sales untuk Informasi Penjualan Service di JDS
Kesimpulan dari perbandingan di atas antara MYOB Premier dan JDS Accounting memiliki kesamaan fitur dalam pengolahan data hanya saja JDS Accounting memiliki kolom dan klik yang lebih banyak.
4.1.5 Transaksi Pembelian Material Untuk Renovasi Kantor
Pada tanggal 7 Januari 2011, perusahaan berhutang kepada PT Makmur Lestari untuk pembelian material untuk kebutuhan renovasi kantor dengan no invoice 0690 sebesar Rp.7.100.000,-. Untuk mencatat transaksi pembelian material kantor pada MYOB Premier digunakan fitur Purchases, kemudian klik tombol Enter Purchases. Pada kotak di sudut kiri atas pilih BILL kemudian isikan kolom dengan nama supplier, tanggal, supplier invoice, keterangan dan nominal kemudian klik Record. Tampilan yang diperoleh sebagai berikut:
Gambar 4.11 Transaksi Purchases untuk Informasi Pembelian di MYOB
Pada JDS Accounting, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan fitur Jurnal Transaksi, kemudian Purchases Sales Invoice, isi nama customer, tanggal, keterangan dan nominal kemudian klik Simpan.
Gambar 4.12 Transaksi Purchases untuk Informasi Pembelian di JDS
Kesimpulan dari pengolahan data di atas sama seperti ketika mengolah data pendapatan service bahwa JDS Accounting lebih memiliki banyak kolom dan klik.
4.1.6 Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice
Pada tanggal 27 Januari 2011, perusahaan menerima pembayaran invoice dari PT UMW untuk invoice no. 0046 yang dikeluarkan tanggal 3 Januari 2011 sebesar Rp. 15.000.000,-. Untuk mencatat transaksi penerimaan kas dari pembayaran invoice fitur yang dibutuhkan sama seperti ketika mencatat transaksi pendapatan service yaitu fitur Sales, berikut tahapan untuk pengolahan datanya adalah sebagai berikut:
a. Klik tombol Sales Register kemudian Open Invoices.
b. Klik tombol Payment seperti tampilan pada gambar 4.13
Gambar 4.13 Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice Di MYOB
c. Isi kolom sesuai dengan tanggal dan jumlah pembayaran invoice kemudian klik Record sehingga status invoice akan closed.
Gambar 4.14 Tampilan Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice Di MYOB
Sedangkan pada JDS Accounting dalam pencatatan transaksi penerimaan kas dari pembayaran invoice fitur yang dibutuhkan berbeda ketika mencatat transaksi pendapatan service, berikut adalah tahapan pengolahan data penerimaan pembayaran kas di JDS Accounting:
a. Klik tombol Jurnal Transaksi, kemudian klik Jurnal Kas/Bank Tranding dan klik tombol Penerimaan Dari Customer.
Gambar 4.15 Transaksi penerimaan pembayaran invoice di JDS
b. Isi kolom sesuai dengan nama customer, tanggal dan nominal pembayaran invoice kemudian klik simpan.
Gambar 4.16 Tampilan Transaksi Penerimaan Pembayaran Invoice Di JDS
Dari perbandingan diatas dapat disimpulkan bahwa MYOB Premier hanya membutuhkan satu fitur saja dalam transaksi penjualan dan pengolahan data penerimaan pembayaran invoice sedangkan pada JDS Accounting untuk mencatat transaksi penjualan dan penerimaan pembayaran invoice membutuhkan dua fitur yang di pisahkan.
4.1.7 Transaksi Pembayaran Hutang Perusahaan
Pada tanggal 30 Januari 2011 perusahaan membayar hutangnya kepada PT Makmur Lestari atas pembelian tanggal 7 Januari sebesar Rp. 7.100.000,- . Untuk mencatat transaksi pembayaran hutang perusahaan di MYOB Premier dibutuhkan fitur yang sama ketika mencatat transaksi pembelian yaitu fitur Purchases, berikut adalah langkah-langkah pengolahan data transaksi pembayaran hutang perusahaan di MYOB Premier:
a. Klik tombol Purchases Register kemudian Open Bills.
b. Klik tombol Payment seperti tampilan pada gambar 4.17.
Gambar 4.17 Transaksi Pembayaran hutang Di MYOB
c. Isi kolom sesuai dengan nama supplier, tanggal dan nominal pembayaran hutang kemudian klik Record sehingga status hutang akan closed.
Gambar 4.18 Tampilan Transaksi Pembayaran Hutang Di MYOB
Sedangkan dalam JDS Accounting langkah-langkah yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:
a. Klik tombol Jurnal Transaksi kemudian klik Jurnal Kas/Bank Tranding dan klik tombol Pembayaran Ke Supplier.
Gambar 4.19 Transaksi Pembayaran hutang Di JDS
b. Isi kolom sesuai dengan nama customer, tanggal dan nominal pembayaran invoice.
Gambar 4.20 Tampilan Transaksi Pembayaran hutang Di JDS Accounting
Sama seperti yang sudah dijelaskan pada pengolahan data penerimaan pembayaran invoice, pada transaksi pembayaran hutang kepada pihak supplier JDS Accounting membutuhkan dua fitur yang terpisah antara pengolahan data pembelian dan pembayaran hutang kepada pihak supplier sedangkan MYOB Premier hanya membutuhkan satu fitur saja.
4.2. Rekapitulasi Perbandingan Pengolahan Data MYOB Premier dan JDS Accounting
Berdasarkan uraian pembahasan di atas, penulis membuat rekapitulasi perbandingan pengolahan data atas ketujuh transaksi/aktivitas menggunakan MYOB Premier dan JDS Accounting. Perbandingan pengolahan data menggunakan indikator jumlah klik yang dibutuhkan untuk meng-entry data pada MYOB Premier dan JDS Accounting. Adapun perbandingan tersebut disajikan oleh tabel berikut:
Tabel 4.1 Perbandingan Pengolahan Data
Perbandingan Hasil Perbandingan
Fitur
MYOB Premier memiliki fitur yang lebih sedikit
JDS Premier memiliki fitur yang lengkap dari segi tampilan
Kolom
MYOB Premier memiliki kolom yang lebih sedikit
JDS Accounting memiliki kolom yang lebih banyak
Perbandingan Hasil Perbandingan
Jumlah Klik
MYOB Premier memiliki 80 klik dalam pengolahan data 7 transaksi
JDS Accounting memiliki 120 klik dalam pengolahan data 7 transaksi
Pegolahan data
MYOB Premier lebih cepat, ringkas dan mudah dalam pengolahan data sehingga informasi yang diperlukan lebih cepat untuk di sajikan
Berdasarkan tabel di atas, terlihat bahwa JDS Accounting memiliki fitur, kolom dan jumlah klik yang lebih banyak dalam pengolahan data dibandingkan dengan MYOB Premier, sehingga proses pengolahan data menjadi lebih panjang dan kurang efisien.
BAB V PENUTUP
5.1 Simpulan
Berdasarkan pembahasan pada bab IV maka diperoleh kesimpulan bahwa MYOB Premier memiliki fitur yang lebih efisien dan membutuhkan proses yang lebih pendek (ringkas) dalam pengolahan data transaksi keuangan dibandingkan dengan JDS Accounting. Kesimpulan ini diperoleh berdasarkan pengolahan tujuh aktivitas/transaksi perusahaan mencakup pembuatan Account List, pencatatan transaksi penarikan bank untuk petty cash, transaksi pembelian alat tulis kantor, transaksi penjualan service,transaksi pembelian material untuk renovasi kantor, transaksi penerimaan pembayaran invoice, dan transaksi pembayaran hutang perusahaan. Fitur dan jumlah kolom yang harus diisi pada JDS Accounting lebih banyak dan juga jumlah klik yang dibutuhkan untuk mengolah data ketujuh kegiatan di atas pada MYOB Premier adalah 80 kali, sedangkan pada JDS Accounting sebanyak 120 kali.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis menyarankan agar perusahaan kembali menggunakan software MYOB Accounting karena lebih cepat dan efisien dalam pengolahan data.
LAPORAN MAGANG
1. Uraian Kegiatan Magang Selama Tiga Bulan.
Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT Karya Sukses Persada selama 3 bulan. Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan ada beberapa kegiatan yang penulis lakukan mulai dari awal hingga akhir pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan. Pada kegiatan Praktek Kerja Lapangan kali ini, penulis ditempatkan di Finance and Accouting Department. Adapun beberapa bagian yang pernah dijalani penulis selama masa PKL antara lain adalah cashier, invocing dan purchasing. Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT Karya Sukses Persada penulis melakukan kegiatan sebagai berikut:
a. Menulis form penerimaan dan pengeluaran kas.
b. Memeriksa nota penunjang sebagai bukti pengeluaran kas.
c. Memeriksa form penarikan bank.
d. Memeriksa Material Request dari setiap divisi.
e. Membuat Purchase Order.
f. Menginput total hutang ke vendor.
g. Mengecek kode customer yang tertera di invoice.
h. Menginput piutang customer sesuai dengan yang tertera di invoice.
2. Sistem dan Prosedur di Bagian Finance&Accounting
a. Data masuk melalui Work Order (Fax, Telpon, Internet, Email, Media Masa).
b. Data yang masuk diserahkan kepada divisi marketing untuk diperiksa kebenaranya.
c. Marketing Berhak mengeluarkan JOT ( Job Order Ticket ) sesuai dengan JOT yang valid.
d. JOT diberikan kepada pihak operasional agar diinput dan di catat dalam sistem dan operation berhak mengeluarkan UMK dengan No.
JOT yang sesuai.
e. UMK yang telah diinput oleh operation diserahkan kepada pihak Manager Operasional untuk diverifikasi, dan ditandatangani.
f. Dari Manager Operasional dikembalikan kembali ke bag. operation untuk menerima verifikasi dan signed.
g. UMK yang diserahkan oleh operation harus mendapat verifikasi dari pihak accounting dan signed.
h. Kasir berhak mengeluarkan uang apabila Manager Operational dan accounting telah memberikan signed pada UMK tersebut.
i. Operational atau masing-masing divisi berhak menerima uang yang diberikan oleh kasir, untuk digunakan pada masing-masing job.
j. Operational wajib mengeluarkan JCR ( Job Complete Report ) dari masing –masing divisi apabila project yang dilaksanakan telah selesai, dan memberikanya kepada INVOICE.
k. Invoice berhak menerima JOT, UMK, dan JCR dari Operational.
l. Invoice yang telah diinput sesuai bukti pengeluaran project ditagihkan kepada Customer.
3. Flowchart Sistem/Prosedur.
Flow chart prosedur pada bagian Finance & Accounting dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar Prosedur Pada Bagian Finance & Accounting Sumber: PT Karya Sukses Persada
4. Media, Dokumen, Peralatan, dan Data yang Diperlukan
Dalam melakukan kegiatan magang industri di New Furama Hotel Batam, penulis menggunakan media/peralatan, antara lain:
a. Komputer
Untuk memasukkan data transaksi.
b. Printer Hp Laser
Untuk mengeprint data-data yang telah di input di kumputer.
c. Telepon
Untuk berhubungan dengan karyawan, supplier, dan untuk memberikan informasi harga dan pemesanan kamar kepada pelanggan yang membutuhkannya.
d. Softwere MYOB Premier dan JDS Accounting.
e. Kalkulator, pena, pensil.
Dokumen dan data yang digunakan penulis untuk melaksanakan pekerjaan magang adalah:
a. Bukti kas masuk dan kas keluar.
b. Invoice dari supplier.
c. Outsanding piutang.
d. Material purchase order.
5. Identifikasi Permasalahan Magang
Selama kegiatan PKL, penulis hampir tidak mengalami kendala di Finance and Accounting Department. Sebaliknya, para staf di tempat penulis melakukan PKL sangat banyak membantu serta mengajari penulis selama proses PKL berlangsung bahkan tak jarang mereka memberikan solusi terhadap masalah yang kadang dialami penulis selama penyusunan laporan ini.
6. Resume Pekerjaan Selama 3 Bulan
Pelaksanaan magang yang dilakukan penulis selama 3 bulan di PT Karya Sukses Persada yang dimulai dari tanggal 1 April sampai dengan 30 Juni 2011, memberikan banyak pengetahuan dan manfaat kepada penulis. Untuk itu penulis akan menguraikan resume pekerjaan magang dalam tabel berikut.
Tabel I. RESUME PEKERJAAN MAGANG SELAMA TIGA BULAN PADA PT KARYA SUKSES PERSADA
Minggu ke- Uraian Kegiatan Tanda Tangan PIC
Minggu I (1 April 2011 s/d 7 April 2011)
Perkenalan terhadap rekan kerja, produk perusahaan dan menerima penjelasan terhadap kegiatan yang akan dikerjakan.
Minggu II (8 April 2011 s/d 15 April 2011)
Mengecek expenses request dan membuat form pengeluaran kas
Minggu III (16 April 2011 s/d 23 April 2011)
Mengecek kode customer pada invoices dan menginput piutang customer
Minggu IV (24 April 2011 s/d 30 April 2011)
Mengecek form penarikan bank dan membuat form penerimaan kas
Minggu V (1 Mei 2011 s/d 7 Mei 2011)
Pengarsipan file
Minggu VI (8 Mei 2011 s/d 15 Mei 2011)
Membuat purchase order sesuai dengan material request
Minggu VII (16 Mei 2011 s/d 23 Mei 2011)
Menginput penerimaan pembayaran invoice dari customer
Minggu VIII (24 Mei 2011 s/d 31 Mei 2011)
Menginput pembayaran hutang ke vendor
Minggu IX (1 Juni 2011 s/d 7 Juni 2011)
Mengecek expenses request dan membuat form pengeluaran kas
Minggu X (8 Juni 2011 s/d 15 Juni 2011)
Pengarsipan file
Minggu XI (16 Juni 2011 s/d 23 Juni 2011)
Membuat purchase order sesuai dengan material request
Minggu XII (24 Juni 2011 s/d 30 Juni 2011)
Menginput pembayaran hutang ke vendor
Mengetahui
Dosen Pembimbing Pembimbing Perusahaan
Dwi Kartika Sari,ST Kemal Aulia
DAFTAR PUSTAKA
Arifin, Johar. (2001) Mengupas Tuntang MYOB Accounting Multi Currency.
Jakarta : PT Elex Media Komputindo.
Departemen Pendidikan Nasional. (2006) Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Hadi, Sutrisno. (2004) Metodologi Research. Jilid 2. Yogyakarta : Andi Offset.
JDS Infotek Solution. (2009). Modul Manual JDS Accounting. Web site:
http://www.jds-itt.co.cc
Mahmudi, Ali. (2009) MYOB Accounting dan Premier. Edisi 2. Jakarta : Grasindo.
Ong, Albertus. (2007) Menggunakan MYOB Premier. Jakarta : Mitra Baca.
Sujarweni, V.Wiratna. (2007) Panduan Mudah Menggunakan MYOB Accounting.
Jakarta : Ardana Media.
Sugiyono. (2008). Metode Penelitian Bisnis. Bandung: Alfabeta.
