PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN VI BPSDM PROVINSI JAWA TIMUR
TAHUN 2021
PEREKAMAN DAN PENGOLAHAN DATA DESA MELALUI “SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA”
IRA MADDA ZULAIKHA, SH, MH
Oleh karena itu diperlukan INOVASI untuk dapat melakukan perubahan sistem perekaman dan pengolahan data desa dari pelaporan manual (paper lased) menjadi pelaporan yang berbasis teknologi informasi, sehingga mengurangi penggunaan kertas (paperless). Melalui SIAP Desa, sebuah aplikasi yang terintegrasi dengan Sistem Keuangan Desa (Siskeudes) sehingga mampu menyediakan informasi yang dapat diakses secara luas terkait anggaran dan realisasi anggaran desa, sekaligus aplikasi yang memudahkan dilakukannya perekaman dan pengolahan data (yang saat ini meliputi: data BPD, Kepala Desa, Perangkat Desa dan produk hukum desa.
LATAR BELAKANG
T
ujuan pembentukan desa sebagaimana diatur dalam Pasal 7 ayat (3) Undang- Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa adalah: mewujudkan efektivitas penyelenggaraan Pemerintahan Desa, mempercepat peningkatan kesejahteraan masyarakat Desa, mempercepat peningkatan kualitas pelayanan publik, meningkatkan kualitas tata kelola Pemerintahan Desa dan meningkatkan daya saing Desa.Visi pembangunan daerah Kabupaten Bojonegoro untuk periode RPJMD 2018- 2023 adalah “Menjadikan Bojonegoro sebagai Sumber Ekonomi Kerakyatan dan Sosial Budaya Lokal untuk Terwujudnya Masyarakat yang Beriman, Sejahtera, dan Berdaya Saing”. Selanjutnya untuk mewujudkan visi tersebut salah satunya adalah dengan pelaksanaan misi yang ke-2 yaitu: “Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, transparan dan bertanggung jawab“.
Selaras dengan substansi Misi ke-2, sebagai implementasi Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun 2015 tentang Road Map Birokrasi 2015 – 2019, dilaksanakanlah penataan tatalaksana dan penguatan akuntabilitas. Penataan tatalaksana dalam hal ini berupa pembuatan sebuah aplikasi yang terintegrasi dengan beberapa aplikasi yang dibuat oleh Pemerintah Pusat dan/atau Pemerintah Provinsi terkait dengan desa, dimana untuk output dari Rancangan Aksi Perubahan ini adalah terintegrasi dengan Sistem Keuangan Desa (Siskeudes) yang saat ini sudah tersistem online. Sedangkan pada aspek penguatan akuntabilitas diwujudkan dengan adanya menu akses informasi pada aplikasi sistem informasi yang diintegrasikan dengan Siskeudes, sehingga tersaji Anggaran Pendapatan dan Belanja Desa (APB Desa) yang selalu terupdate (realtime).
PROJECT LEADER
IRA MADDA ZULAIKHA, SH, MH Kepala Bidang Bina Pemerintahan Desa Dinas PMD Kabupaten Bojonegoro
MENTOR
MACHMUDDIN, AP.,M.M.
Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Dinas PMD Kabupaten Bojonegoro
Berdasarkan Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Bojonegoro merupakan salah satu lembaga
pemerintahan yang bergerak dalam bidang pelaksana urusan pemerintahan daerah di bidang Pemberdayaan Masyarakat dan Desa, yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, khususnya di Bidang Bina Pemerintahan Desa masih terdapat berbagai
permasalahan dan kendala. Salah satunya dalam perekaman dan pengelolaan data desa, yang masih dilakukan secara manual belum tersistem. Lemahnya transparansi dan akuntabilitas Pemerintah Desa dalam tata kelola keuangan desa.
2 1
3 KONDISI
YANG ADA
Banyaknya permintaan data pada Pemdes yang sulit dipenuhi Komitmen Kades & Camat
yang cenderung lemah Keterlambatan pengiriman
data dari desa menghambat perekaman dan pengolahan data oleh DPMD
1 2
3
KONDISI YANG DIHARAPKAN
Adanya skala prioritas bagi Pemdes dalam mencukupi permintaan data
Kuatnya komitmen Camat & Kades terhadap keterpenuhan
permintaan laporan/data
Perolehan data/laporan secara cepat dan paperless
1
Data keuangan desa melalui Siskeudes sifatnya standar
Reka data desa masih manual belum tersistematis
1
3 4 5
Pengolahan data/laporan tanpa kendala
Rekap & olah data
tersistematis
MASALAH YANG DOMINAN
Banyaknya jumlah
permintaan data/laporan dari Pemerintah, Pemerintah Provinsi dan/atau OPD teknis /Instansi Vertikal terkait (dimana jumlah desa sebanyak 419 desa di 28 kecamatan).
Lemahnya komitmen Kades dan/atau Camat dlm
percepatan pelaporan dlm membuat prioritas
pemenuhan.
Keterlambatan pengiriman data/laporan, shg
menghambat percepatan perekaman dan pengolahan data/laporan.
Database desa yg tersedia baru terkait Siskeudes (keuangan desa), inipun output data/laporan sudah tertentu, shg saat perlu data/laporan di luar output yg ada harus mengolah manual.
Perekaman data/laporan dari Pemerintah Desa melalui Kecamatan dilakukan secara manual, shg butuh waktu dan terkadang hslnya kurang valid (data/laporan tdk sesuai cara pengisian).
Gambaran yang
diinginkan adalah adanya sebuah aplikasi pelaporan administrasi
Pemerintahan Desa yang terintegrasi dengan aplikasi alat kerja Pemerintah Desa (saat ini adalah dengan Siskeudes) dg output :
kemudahan pelaporan adm Pemerintahan Desa dengan cepat serta valid (secara paperless).
Penyajian data pengelolaan keuangan desa secara realtime : pagu pendapatan APB Desa, realisasi belanja, pagu anggaran kegiatan
prioritas dan
realisasinya.
Dari permasalahan yg ada dilakukan analisa masalah dg
metode AKPL shg diperoleh 4 masalah
tertinggi yg dipertajam lagi analisanya melalui metode USG dg skor
tertinggi yaitu
“Rekapitulasi data/laporan Pemdes melalui Kec
masih manual shg butuh waktu dalam
pengolahannya
PENYEBAB MASALAH DOMINAN
Belum ada sistem perekaman &
pengolahan data yang
tersistematis “SIAP Desa”
INOVASI
Sebuah sistem aplikasi yang dibangun dengan konsep mengintegrasikan database aplikasi-aplikasi yang digunakan sebagai alat kerja pemerintah desa mulai dari perencanaan, pengelolaan keuangan, aset desa, administrasi aparatur Pemerintahan Desa. Aplikasi SIAP Desa juga menyediakan menu pelaporan secara paperless dengan format yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pelaporan insidental sebagai upaya mengurangi penumpukan berkas laporan.
Melalui integrasi dg Siskeudes, SIAP Desa mengambil dan mengolah menjadi sebuah resume sesuai kebutuhan data dari setiap fase mekanisme kinerja pemerintah desa yang sekaligus dapat berguna sbg alat awal monev Pemerintah Daerah kepada Pemerintah Desa.
Aplikasi SIAP Desa ini dapat diakses oleh Pemerintah
Desa, OPD dan masyarakat umum di Kabupaten
Bojonegoro sebagai bagian pemenuhan keterbukaan
inforfasi publik dan akuntabilitas penyelenggaraan
pemerintahan desa, mengingat adanya menu aplikasi
yang mengundate beberapa informasi anggaran desa
secara real time.
MANFAAT AKSI PERUBAHAN
• OPTIMALISASI PELKSANAAN TUGAS PEMBINAAN DAN FASILITASI
PELAPORAN ADM PEMERINTAHAN
• DESA OPTIMALISASI PERCEPATAN PEREKAMAN DAN PENGOLAHAN DATA/LAPORAN
• PERCEPATAN
PELAPORAN/PENCUKUPAN
DATA/LAPORAN KPD PEMANGKU KEPENTINGAN (PUSAT, PROV, OPD TEKNIS/INSTANSI VERTIKAL)
• ALAT BANTU PELAKSANAAN MONEV PEMERINATHAN DESA (KHUSUSNYA PENGELOLAAN KEUANGAN DESA)
• TERBENTUKNYA DATABASE
ADMINISTRSI DESA, YG SAAT INI MASIH TERPISAH DAN MANUAL.
• TERSEDIANYA AKSES INFORMASI TERKAIT DATA ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DESA
• TERSEDIANYA SEBUAH APLIKASI PEREKAMAN DAN PENGOLAHAN
DATA/LAPORAN SECARA TERSISTIMATIS, YANG SECARA SEKALIGUS DILENGKAPI MENU INPUT LAPORAN SECARA MANUAL BAGI PEMERINTAH DESA MENYESUAIKAN KEBUTUHAN DATA/LAPORAN
(PAPERLESS) SEHINGGA MENGURANGI PENGGUNAAN KERTAS
MANFAAT BAGI INTERNAL
MANFAAT BAGI EKSTERNAL PROSES
PENGASAHAN KEPEMIMPINAN MENGGERAKKAN DAN
MENAJEMEN KINERJA DARI UNIT ORGANISASI
MANFAAT BAGI
PESERTA
KONSULTASI DENGAN PIMPINAN DALAM RANGKA PERSIAPAN PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
Konsultasi dengan Pimpinan selaku Mentor dalam rangka persiapan pelaksanaan aksi perubahan dilaksanakan pada tanggal 20 Agustus 2021.
Konsultasi dengan Bapak Machmuddin., A.P., M.M, Kepala Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Bojonegoro dilaksanakan bersamaan dengan pelaksanaan diskusi bersama Kepala Bagian Hukum Setda Kabupaten Bojonegoro dan Sekretaris Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Bojonegoro.
MILESTONE I
Dalam konsultasi sebagaimana dimaksud disampaikan:
bahwa, kegiatan PKA Angkatan VIII BPSDM Provinsi Jawa Timur telah memasuki tahapan Off Campus dimulai tanggal 19 Agustus s.d. 23 Oktober 2021;
berdasarkan hasil Seminar Rencana Aksi Perubahan pada tanggal 18 Agustus 2021, maka dilakukan penyesuaian Tahapan Pelaksanaan (Milestone) Aksi Perubahan terkait hitungan minggu sekaligus
disampaikan penentuan tanggal pelaksanaan per tahapan, dengan catatan apabila terdapat perubahan tanggal pelaksanaan maka
disampaikan terlebih dahulu kepada Kepala DPMD Kabupaten Bojonegoro selaku mentor pelaksanaan Aksi Perubahan;
terkait pembentukan Tim Efektif yang terdiri dari Tim Teknis dan Tim
Administrasi dan Keuangan, yang berasal dari Kepala Seksi dan staf pada Bidang Bina Pemerintahan Desa;
Tim Teknis nantinya dapat dibantu tenaga programer yang dimohonkan bantuan kepada Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten
Bojonegoro, dalam pembuatan aplikasi; dan
konsultasi terkait format dan substansi
rancangan Keputusan Kepala Dinas
kepada Kepala Bagian Hukum Setda
Kabupaten Bojonegoro.
MELAKSANAKAN PENYIAPAN TOOLS, RAPAT KOORDINASI INTERNAL, PENYUSUNAN TIM EFEKTIF, RAPAT TIM SERTA PENYUSUNAN DRAFT DUKUNGAN
PENGGUNAAN APLIKASI SIAP DESA
MILESTONE II
PERMINTAAN DUKUNGAN KEPADA STAKEHOLDERS TERKAIT DOKUMENTASI DUKUNGAN
Sekretaris Daerah Kabupaten Bojonegoro (Dra. NURUL AZIZAH, MM)
Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat (DJOKO LUKITO, S.Sos, MM)
Kadin PMD Kab. Bojonegoro
(MACHMUDDIN, AP, MM)
Ka. Bappeda Kab. Bojonegoro
(Drs.
Ec. M. ANWAR M., M.Si)
Ka. Kominfo Kab. Bojonegoro
(Drs. NUR SUJITO, MM)
RAPAT KOORDINASI DENGAN KOMINFO, KASI DAN STAF PADA BIDANG BINA PEMERINTAHAN DESA (DALAM RANGKA PEMAPARAN AKSI
PERUBAHAN
P
elaksanaan rapat koordinasi dengan Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro terkait dukungan terhadap Aplikasi SIAP Desa sekaligus dalam hal diperlukan mengenai ketersediaan tenaga programer mengingat DPMD Kabupaten Bojonegoro belum memiliki tenaga IT atau programer. Rapat dilaksanakan pada tanggal 30 Agustus 2021 dengan hasil pembahasan sebagai berikut:• Project Leader memaparkan rencana Aksi Perubahan, gagasan awal aplikasi yang akan dibuat dan tahapan pelaksanaannya, sekaligus permohonan dukungan terkait tenaga programer;
• Pada prinsipnya Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro sangat mengapresiasi rencana aksi yang dipaparkan dan tertarik terhadap konsep integrasi database sebagai bentuk perwujudan dukungan terhadap Satu Data Bojonegoro, juga mengenai pemikiran pengurangan penggunaan kertas dalam penyampaian laporan (paperless) serta upaya DPMD Kabupaten Bojonegoro membentuk database secara tersistematis;
• Beberapa masukan yang diberikan Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro, antara lain:
Beberapa masukan yang diberikan Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro, antara lain:
• terkait integrasi data, mengingat banyaknya aplikasi yang
sasarannya Pemerintah Desa dan guna mendukung Satu Data Bojonegoro;
• sehubungan dengan harapan Ibu Bupati mengenai pembentukan Kabupaten Bojonegoro sebagai Big Data, maka naantinya aplikasi yang dibuat DPMD Kabupaten Bojonegoro akan menjadi satu dengan Big Data Kabupaten, sebagaiman yang dilakukan terhadap Si Bantu dan Daprodik;
• penyediaan hosting dan server berada pada bidang lain, sehingga nanti akan dikoordinasikan; dan
• agar data-data dalam bentuk pdf dapat dikompres (rar) sehingga ukurannya lebih kecil.
MILESTONE II
Penetapan Keputusan Kepala Dinas tentang pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan melalui Keputusan Kepala DPMD Kabupaten
Bojonegoro Nomor:
188/1115/KEP/412.211/2021 tentag Tim
Efektif Aksi Perubahan Perekaman dan
Pengolahan Data Desa Melalui Pemanfaatan
SIAP Desa (Sistem Informasi Administrasi
Pemerintahan Desa), dengan tanggal
penetapan 30 Agustus 2021.
SK TIM EFEKTIF
MILESTONE II
Sebelum melakukan perumusan Rancangan Keputusa Kadin tentang Pembentukan Tim Efektif, bertepatan saat menerima Kabag Hukum, Project Leader berkonsultasi terkait format dan substansi yang ditetapkan dalam keputusan.
Berdasarkan petunjuk yang diberikan Kepala Bagian Hukum Setda Kabupaten Bojonegoro pada saat melakukan konsultasi kepada mentor di awal tahapan, reformer melaksanakan perumusan Rancangan Keputusan Kepala Dinas tentang Pembentukan Tim Efektif. Menggali kekuatan komponen Kepala Seksi dan staf yang berada di bawah kewenangan reformer sekaligus menentukan posisi masing-masing pada 2 (dua) sub unit tim efektif, yaitu Tim Teknis dan tim Administrasi dan Keuangan.
Penetapan Keputusan Kepala Dinas tentang pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan melalui Keputusan Kepala DPMD Kabupaten Bojonegoro Nomor:
188/1115/KEP/412.211/2021 tentang Tim Efektif Aksi
Perubahan Perekaman dan
Pengolahan Data Desa Melalui
Pemanfaatan SIAP Desa (Sistem
Informasi Administrasi
Pemerintahan Desa), dengan
tanggal penetapan 30 Agustus
2021.
MELAKUKAN KOORDINASI DENGAN PROGRAMMER MEMBAHAS RANCANGAN APLIKASI SIAP DESA
Tahapan ini dilaksanakan 1 (satu) hari setelah Tim Efektif dibentuk. Tenaga programer yang dilibatkan sebanyak 2 (dua) orang, yaitu: tenaga Web Programer dan tenaga
Database SQL. Kedua tenaga dimaksud akan bertugas memberikan bantuan menguraikode rekening yang tercatat dalam sistem database SQL Siskeudes, membaca dan mengelompokan untuk kemudian dirangkai berdasarkan jenis dan kebutuhan informasi yang akan ditampilkan melalui aplikasi. Beberapa informasi yang ingin ditampilkan secara realtime, meliputi realisasi anggaran terkait PPKM, stunting, BLT Dana Desa, realisasi APB Desa berbasis Kabupaten, Kecamatan dan Desa
MILESTONE III
Kebutuhan upload/publish aplikasi yang dalam penerapannya diperlukan dukungan hardware dan software dari Dinas Kominfo Kabupaten Bojonegoro, yaitu:
Spesifikasi server:
- Processor 8 core;
- RAM 32 Gb;
- SSD 256 Gb; dan
- Full akses VPS (untuk instal dan upload Coding).
- Sub domain:
siapdesa.bojonegorokab.go.id.
MELAKSANAKAN PEMBUATAN APLIKASI SIAP DESA DAN PENYUSUNAN PETUNJUK PENGGUNAAN APLIKASI SIAP DESA
(SALAH SATU MENU DALAM APLIKASI)
Perencanaan pembuatan Aplikasi SIAP Desa memang telah direncanakan jauh hari bahkan ketika Project Leader belum menjadi peserta PKA Angkatan VIII, akan tetapi pembuatan Aplikasi SIAP Desa direalisasikan setelah Project Leader menjalani Pendidikan Kepemimpinan Administrator. Hal tersebutlah yang menjadikan pembuatan Aplikasi SIAP Desa tidak membutuhkan waktu yang terlalu lama dan sejalan dengan tahapan Aksi Perubahan yang ditetapkan, yaitu selama 26 (dua puluh enam) hari.
MILESTONE IV
Tabel 14
Jadwal Pelaksanaan Pembuatan Aplikasi SIAP Desa
No Uraian Proses Pembuatan dimulai tanggal 1 s.d. 26 September 2021
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
1 Pembuatan Desain Rancangan Database dan Aplikasi 2 Pembuatan Database aplikasi SIAP
Desa
3 Pembuatan kerangka aplikasi berbasis website (menu yang akan ditampilkan)
4 singkronisasi Database siskeudes
5 Pemaparan tampilan website yang tersingkronisasi dengan database siskeudes
6
Pembuatan dashboard aplikasi Siap Desa dan input user/operator Desa
7 Input user/operator Desa, Buku Petunjuk dan Video Tutorial (khusus untuk inputing data Administrasi Pemdes)
MELAKUKAN UJI COBA AWAL & EVALUASI
APLIKASI SIAP DESA OLEH TIM TEKNIS DINAS PMD KABUPATEN BOJONEGORO
Kegiatan uji coba dilaksanakan untuk mengetahui apakah menu dan fungsi dari aplikasi SIAP Desa telah bekerja sesuai dengan apa yang diharapkan atau belum. Dalam hal ini diberikan uji coba berupa input serta mengamati apakah input yang diberikan tersebut telah sesuai dengan database yang tersimpan dalam aplikasi atau belum.
Uji coba dilakukan 2 (dua) kali yaitu oleh Tim Teknis dalam bentuk uji coba awal terhadap kesesuaian rancangan aplikasi yang dibuat dengan keinginan dari Project Leader. Uji coba oleh Tim Teknis dilaksanakan pada tanggal 29 September 2021. Sedangkan uji coba kedua dilaksanakan langsung oleh operator desa di 7 (tujuh) desa pilot project yang ditunjuk, yaitu: Desa Kauman Kec. Bojonegoro, Desa Tikusan Kec. Kapas, Desa pungpungan Kec. Kalitidu, Desa Kedungsumber Kec. Temayang, Desa Prayungan Kec. Sumberrejo, Desa Pesen Kec. Kanor, dan Desa Tlogorejo Kec. Kepohbaru.
Evaluasi atas pelaksanaan uji coba segera dilakukan Tim teknis bersama Tenaga Programer dengan rata-rata kebutuhan waktunya antara 3 (tiga) hari sampai dengan 4 (empat) hari. Evaluasi atas uji coba pertama membutuhkan waktu untuk pelaksanaan perbaikan atau penyesuaian output aplikasi selama 3 (tiga) hari yaitu dari tanggal 29 s.d. 30 September.
Sedangkan evaluasi atas uji coba yang dilakukan langsung oleh desa pilot project membutukan waktu selama 4 (empat) hari yaitu mulai tanggal 4 s.d.
8 Oktober 2021.
MILESTONE
V & VI
MELAKSANAKAN UJI COBA & EVALUASI PEMANFAATAN APLIKASI SIAP DESA
OLEH DESA PILOT PROJECT
MILESTONE VII & VIII
Secara garis besar Aplikasi SIAP Desa merupakan aplikasi pembentukan dan pengolahan data yang terintegrasi dengan Sistem Keuangan Desa (Siskeudes), sehingga dalam pengoperasionalannya Aplikasi SIAP Desa terdiri dari:
1. Integrasi dengan Siskeudes dengan menu informasi real time yang menunjukan:
pendapatan desa, belanja desa (termasuk realisasi belanja), angaran PPKM Mikro Berbasis Desa (dengan realisasinya), dan anggaran BLT Desa (dengan realisasinya).
Pada menu ini secara otomatis dapat tersaji mengikuti operasional Siskeudes oleh Pemerintah Desa.
2. Pembentukan database Administrasi Pemerintahan Desa yang meliputi: data Kepala Desa, Perangkat Desa, BPD dan Produk Hukum Desa (perdes, Perkades dan SK). Pada menu ini perlu dilakukan inputing manual oleh operator desa sesuai data yang diperlukan pada masng-masing menu.
SIAP Desa dapat diakses melalui:
https://dinpmd.bojonegorokab.go.id/ dan https://sid.bojonegorokab.go.id/
Pelaksanaan sosialisasi dan launching Aplikasi SIAP Desa dilaksanakn berdasarkan persetujuan Ibu Bupati pada Nota Dinas Nomor: 140/1405/412.211/2021, tanggal 8 Oktober 2021, Hal: Sosialisasi Penerapan Siskeudes Versi 2.0.4 Tahun 2022 dan Soft Launching Aplikasi SIAP Desa (Sistem Informasi Administrasi Pemerintahan Desa). Kegiatan Sosialisasi dan Launching Sistem Informasi Administrasi Pemerintahan Desa (SIAP Desa) dilaksanakan bersamaan dengan sosialisasi Siskeudes Versi 2.0.4 Tahun 2022, pada tanggal 15 Oktober 2021, bertempat di Ruang Pertemuan Anglingdarmo Lt. II Pemkab Bojonegoro..
Mengingat saat ini Level PPKM Kabupaten Bojonegoro berada pada level 3, maka kegiatan sosialisasi dilaksanakan:
1. Secara Langsung dengan peserta: APH, OPD teknis, 28 Camat dan 56 Kepala Desa; dan
2. Melalui daring via zoom meeting dan streaming youtube, diikuti oleh: sisa Kepala Desa yang tidak dihadirkan secara langsung di Ruang Pertemuan Anglingdharmo didampingi Kasi Pemerintahan, megikuti di Kecamatan masing-masing..
