BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Sistem informasi manajemen dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses dalam berbisnis, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja sehingga dapat memperkuat posisi kompetitif dalam pasar yang cepat sekali berubah.
Sistem informasi manajemen memberikan informasi dalam bentuk laporan dan tampilan bagi pihak manajemen, manajemen dapat menggunakan jaringan komputer untuk mendapatkan laporan dan informasi yang diinginkan sehingga manajemen dapat lebih efisien dalam pengambilan keputusan yang tentunya menguntungkan perusahaan secara jangka panjang. Sebagai lembaga negara, Kantor Imigrasi merupakan lembaga yang berhak dan berwenang untuk mengatur lalu-lintas orang yang akan masuk ataupun keluar wilayah negara Republik Indonesia dan bahkan memberikan izin tinggal untuk jangka waktu tertentu. Dalam hal ini kantor imigrasi yang memberikan izin bagi warga negara Indonesia untuk keluar negeri dengan suatu Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) atau paspor, maka kantor imigrasi dituntut berperan dalam memberikan pelayanan prima dalam pengurusan paspor kepada publik atau masyarakat dengan suatu tujuan untuk mewujudkan pemerintahan yang bersih dan berwibawa serta transparan.
Sistem dalam pelayanan pemberian dan pengurusan paspor yang ada pada saat ini belum memenuhi syarat pelayanan prima seperti yang diharapkan oleh banyak pihak. Pelaksanaan tugas keimigrasian di Kantor Imigrasi Polonia Medan masih relatif rendah karena disebabkan antara lain dilihat dari tingkat kedisplinan hadir yang masih jauh dari apa yang diharapkan sesuai jam kerja yang telah ditentukan.
Pencapaian pelaksanaan tugas sesungguhnya tidak semata-mata didasarkan atas jumlah dan kemampuan petugas, namun juga didukung oleh tersedianya sarana dan prasarana seperti halnya komputer. Sarana komputer untuk pengambilan photo dan sidik jari yang tersedia di Kantor Imigrasi Polonia Medan saat ini hanya 1 unit, sehingga tingkat pencapaian tugas sekarang ini rata-rata baru mencapai 20%.
Pelayanan dan pengurusan paspor yang belum optimal di kantor Imigrasi Polonia Medan dipengaruhi oleh berbagai faktor keterbatasan sumber daya organisasi, diantaranya sumber daya manusia, modal dan metode.
Masalah pelayanan dan pengurusan paspor dapat dilihat dari berbagai indikasi, diantaranya masih banyaknya keluhan para pelanggan terhadap pelayanan dan pengurusan pemberian paspor seperti sarana dan prasarana yang belum memadai, sebagai contoh pelanggan harus datang berulang-ulang, kemampuan sumber daya yang terbatas, tidak adanya transparansi dan prosedur yang berbelit-belit serta sikap petugas yang kurang ramah.
Seperti yang telah dijelaskan tersebut, maka upaya untuk meningkatkan pelayanan dan pengurusan paspor dapat tercapai dengan baik dan optimal, diperlukan suatu cara yang tepat dan bijaksana sehingga disatu sisi langsung berdampak positif
kepada pelanggan dan disisi lain dapat mengurangi rutinitas dan kejenuhan terhadap pekerjaan-pekerjaan yang membebani waktu dan tenaga para pegawai di kantor Imigrasi Polonia Medan.
Upaya tersebut bertumpu pada dasarnya kepada peningkatam sistem pelayanan dan pengurusan paspor yang dilakukan dengan berbagai cara, seperti pelayanan dan pengurusan paspor agar lebih efisien, cepat dan akurat atau dapat juga dikatakan untuk meningkatkan kecepatan pelayanan, menghindari terjadinya penerbitan ganda dan pemalsuan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) sehingga dapat memberikan jaminan pengamanan terhadap dokumen negara serta kenyamanan bagi pemegangnya dengan mengubah sistem pelayanan dan pengurusan paspor yang bersifat manual kearah penerapan sistem berbasis internet yang bersifat
”on-lin” diseluruh wilayah Republik Indonesia.
Direktorat Jenderal Imigrasi saat ini telah memasuki era baru dalam memberikan pelayanan keimigrasian. Peluncuran sistem e-office dilakukan oleh Direktorat Jenderal Imigrasi pada tanggal 2 Juni 2008 di Direktorat Jenderal Imigrasi Jakarta. Hal ini ditandai dengan dimulainya penerapan secara serentak sistem E-office yang digelar melalui interkoneksi di 103 kanim dan 33 Divisi Imigrasi di 33 propinsi diseluruh Indonesia, 1 Unit Khusus, 1 AIM dan 1 Ditjenim. Aplikasi sistem e-office dapat dipergunakan untuk melayani, memantau, serta mengidentifikasi setiap Perpanjangan dan alih status Ijin Tinggal; Permohonan baru, perpanjangan, konversi, duplikat, alih jabatan, alih sponsor bagi pemegang KITAS/KITAP ; Kewarganegaran
Ganda Terbatas ; ERP/MERP/EPO ; sampai pada perubahan nama, alamat, status sipil dan kewarganegaraan orang asing.
Melalui aplikasi yang tersedia, pelayanan jasa keimigrasian bagi warga negara asing dilakukan melalui transaksi elektronik, baik prosedur mekanisme tiap tahapan proses dan, alur kerja. Sistem pembuatan paspor baru dengan aplikasi terpadu dan scan wajah membuat kantor imigrasi (kanim) harus beradaptasi. Waktu mengantri pun lebih lama dari biasanya. Proses adaptasi dalam pelaksanaan sistem baru oleh karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama, agar dapat menjalankan sistem secara maksimal. Permasalahan yang sering muncul adalah penguasaan sistem baru yang awalnya manual menyebabkan perubahan kinerja karyawan, untuk yang sudah menguasai sistem dengan baik kinerjanya akan semakin baik, namun bagi petugas yang sudah terbiasa melakukan pekerjaan secara manual akan terganggu berkaitan dengan kinerjanya sehingga diperlukan pengadaan sistem yang akan dianalisis pengaruhnya bagi semua kegiatan yang dilaksanakan.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, dirumuskan masalah sebagai berikut:
a. Bagaimana pengaruh pembaharuan sistem informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan?
b. Apakah ada perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI)?
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
a. Untuk mengetahui dan menganalisis pengaruh pembaharuan sistem informasi manajemen keimigrasian dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan.
b. Untuk mengetahui dan menganalisis kendala-kendala yang terjadi dalam pembaharuan sistem informasi manajemen di Kantor Imigrasi Klas 1 Polonia Medan dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) .
c. Untuk mengetahui perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen yang lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
1.3.2. Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
a) Bagi Kantor Imigrasi Klas I Polonia, memberikan informasi yang berguna untuk meningkatkan kemampuan penguasaan e-office pegawai untuk memaksimalkan peran Kantor Imigrasi dalam melayani masyarakat.
b) Bagi Sekolah Pascasarjana USU, sebagai informasi dan menambah khasanah keilmuan untuk lembaga akademis sehingga dapat dijadikan bahan referensi untuk penelitian selanjutnya.
c) Bagi Peneliti, untuk dapat mengaplikasikan antara teori yang diperoleh didalam perkuliahan dan membandingkannya dengan kondisi riil di dunia usaha sehingga melatih kemampuan menganalisis yang sistematis.
d) Bagi pihak lain, dapat menjadi rujukan bagi para peneliti lain yang memfokuskan studi penelitian pada bidang ini di masa yang akan datang.
1.4. Kerangka Berpikir
Perkembangan lingkungan bisnis dewasa ini mengharuskan perusahaan untuk terus mengikuti dinamika perubahan untuk dapat bertahan dalam industri. Hadirnya Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dengan berbagai macam kapabilitasnya menjanjikan sebuah harapan baru bagi para pimpinan perusahaan, yaitu transformasi.
Transformasi menjadi sebuah pelayanan yang dapat memenangkan persaingan dengan menngadaptasi TIK. Untuk itu perlu suatu strategi manajemen perubahan yang baik agar kegagalan penerapan TIK dapat dicegah sehingga pelayanan mendapatkan nilai dari investasi mahal yang telah dilakukan.
Manajemen perubahan merupakan suatu langkah dalam mengelola perubahan dalam mengantisipasi resiko-resiko yang muncul maupun menerapkan strategi baru dalam menyesuaikan diri dengan perubahan yang ada untuk memenangkan kompetisi.
Di era informasi seperti sekarang ini dibutuhkan organisasi yang fleksibel, adaptif, dan dapat meraih peluang dengan cepat dan tepat serta responsif terhadap perubahan yang terjadi (adhocracy culture) Christianto(2008).
Ada beberapa masalah yang biasanya timbul pada implementasi teknologi informasi dan komunikasi dalam konteks perubahan yang ditunjukkan pada gambar berikut ini:
Gambar 1.1. Penyebab kegagalan perubahan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Pada Gambar 1.1 diatas memaparkan 4 (empat) dimensi permasalahan utama dalam perubahan TIK yang biasanya muncul dan menjadi penghambat (inhibitor) dalam perubahan, yaitu:
1. Sumberdaya manusia
Permasalahan ini cenderung berasal dari sumberdaya manusia yang terdapat di perusahaan. Dari sisi SDM, permasalahan yang timbul antara lain resisten karena penerapan TIK dianggap dapat mengganti atau menggusur pekerjaannya (implementasi TIK merubah budaya organisasi), rasa malas untuk mempelajari teknologi baru, skill dan knowledge yang tidak cukup untuk mengoperasikan sistem, menganggap training hanya media untuk menghabiskan jam kantor, munculnya
banyak komplain dan permintaan dari user sementara staff / SDM TI yang ada terbatas dan lain-lain.
2. Sistem dan Teknologi Informasi
Permasalahan ini berasal dari sistem informasi atau teknologi informasi yang sudah ada (current condition), dimana penerapan sistem dan teknologi informasi baru menyebabkan gangguan pada sistem yang lama. Beberapa permasalahan yang biasanya timbul berkaitan dengan Sistem Informasi adalah:
a. Perbedaan platform antara aplikasi baru dengan aplikasi yang lama (misal:
Aplikasi baru dirancang di platform linux, sementara OS yang running saat ini adalah Windows, perbedaan platform database, dan lain-lain).
b. Proses integrasi yang gagal menyebabkan sistem error, dimana ketika aplikasi baru diinstall, maka kedua aplikasi menjadi error / hang.
c. Redudancy data
d. Proses migrasi yang salah, sehingga beberapa data penting hilang
e. Masuknya beberapa threat dari aplikasi baru seperti virus atau bugs yang dapat merusak kerja sistem yang sudah ada
Sedangkan beberapa permasalahan yang biasanya timbul berkaitan dengan Teknologi Informasi adalah:
a. Gagalnya proses migrasi infrastruktur (server, jaringan computer, database) baru.
b. Konfigurasi jaringan komputer yang salah
c. Gagalnya proses integrasi baik dengan aplikasi baru maupun dengan aplikasi dan infrastruktur lama.
3. Prosedur
Permasalahan lain yang biasanya muncul dalam perubahan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) adalah perubahan Standar Operasional (SOP), dimana untuk beberapa kasus implementasi Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) baik secara langsung maupun tidak langsung akan merubah Standar Operasional (SOP) yang ada, khususnya pada unit / divisi TI (Teknologi dan Informasi) serta divisi-divisi lain. Sebagai contoh adalah took computer yang biasanya menjual produknya menggunakan cara offline marketing. Namun, manajemen berfikir cara tersebut tidak efektif sehingga manajemen memutuskan untuk meningkatkan produktifitas jangka panjang dengan merubah cara pemasaran produk secara online. Hal ini mau tidak mau akan merubah hampir keseluruhan SOP yang digunakan perusahaan selama ini. Dari perspektif TIK, masuknya aplikasi baru yang diintegrasikan dengan aplikasi lama juga dapat berdampak pada berubahnya SOP yang sudah dijalankan.
4. Resistensi Pada Perubahan Proyek Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) Salah satu faktor penyebab kegagalan perubahan TIK adalah gagalnya pelaksanaan proyek-proyek TI (Teknologi dan Informasi). Banyak hal yang dapat menyebabkan kegagalan proyek (molornya waktu pelaksanaan, membengkaknya project cost, serta buruknya kualitas proyek) diantaranya salah dalam menentukan vendor / kontraktor pelaksana (jika di outsource), pergantian programmer ditengah-
tengah proyek, project scope yang terus berkembang, dan lain-lain. Christianto (2008)
Berdasarkan kerangka pemikiran yang telah dipaparkan, kemudian dijelaskan melalui gambar tentang perubahan sistem informasi manajemen dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas I Polonia Medan sebagai berikut :
Resistensi Pada Perubahan Prosedur
Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia
Kinerja Pegawai
Gambar 1.2 Kerangka Berpikir
1.5. Hipotesis
Berdasarkan kerangka berpikir, maka dihipotesiskan sebagai berikut:
a. Pembaharuan sistem informasi manajemen dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI) berpengaruh terhadap kinerja pegawai di Kantor Imigrasi Klas I Polonia.
b. Terdapat perbedaan aplikasi sistem informasi manajemen lama dengan sistem informasi manajemen yang telah diperbaharui dalam penerbitan Surat Perjalanan Republik Indonesia (SPRI).
