INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK No. Dokumen : IK-BBA-01 No. Revisi : 00 INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

(1)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PETUGAS PMB Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Mempersiapkan Panduan Penerimaan Mahasiswa Baru Cakupan : Berlaku untuk Seleksi kerja Petugas PMB

Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

6. Tidak

Ya

❑

Mempersiapkan jadwal kegiatan pendaftaran PMB.

❑

Membuat surat tugas pendaftaran PMB.

❑

Penjualan formulir oleh petugas PMB melalui

❑

Formulir diisi oleh calon mahasiswa melalui Online

❑

Dengan dilampirkan data berupa : - copy Ijazah yang dilegalisir - surat Kesehatan

- copy Akte Kelahiran. - copy SKKB - copy KTP - pas foto - sbkri - ganti Nama

❑

Setelah secara online dapat direkap

dbuku bagian penerimaan mhs dibuat dlm Lap

❑

Khusus untuk mhs alih program terutama untuk alumni ITL Trisakti (dahulu STMT Trisakti)

❑

Diberikan form Mk yang disetarakan sesuai program studi

❑

Pada waktu yang telah ditentukkan diadakan ujian saringan .

❑

Ujian saringan :

❑

Ujian dilaksanakan secara online

❑

Jadwal pembagian ruang untuk wawancara.

❑

Persiapan form wawancara kartu wawancara.

❑

Mempersiapkan absensi mahasiswa baru .

❑

Absensi untuk pengawas.

❑

Setelah ujian secara online nilai dapat dilihat hasilnya dan diinput kekomputer dan hasil diprint berupa formulir nilai yang sudah terisi Utk dipergunakan sebagai bahan wawancara.

❑

Setelah wawancara selesai hasilnya diinput kembali kekomputer untuk melihat hasil akhir utk diumumkan.

❑

Setelah selesai dibuatkan honor mengawas, koreksi wawancara.

❑

Setelah dirapatkan hasil seleksi akan diumumkan kecalon mhs dengan membuat pengumuman yang ditanda tangani oleh Rektor ITL Trisakti

❑

Setelah pengumuman dilanjutkan daftar ulang dibuatkan nomor induk mhs dan absensi kelas (form absen).

❑

Setelah dicek persyaratan setiap mhs dinyatakan lengkap dapat digunakan untuk pembuatan :

❑

Untuk mahasiswa yang akan pindah dibuatkan surat pengantar ke L2 DIKTI (KOPERTIS III).

❑

Nirm dan buku induk.

❑

File

kalender akademik form. surat tugas.

form. jadwal kegiatan pendaftaran PMB) form PMB.

PMB

form laporan penjualan.

form laporan pengembalian . - laporan harian.

- form surat tugas mengawas.

- jadwal; kelas &

mengawas.

- jadwal pembagian tugas wawancara - form absen

mahasiswa . - form absen

pengawas . - form yg akan diserahkan.

- form honor.

- pengumuman keseluruhan - form absen.

- form pengajuan nirm & buku induk.

- form konversi nilai.

- form surat

pengajuan konversi nilai.

start

Input Data Calon Mahasiswa

baru secara oOn

Rekap Calon MHS

Baru

Input Data Calon MHS

Baru

stop

(2)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-02

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PROSEDUR DAFTAR ULANG, KONSULTASI

PENASEHAT AKADEMIK (PA) BEASISWA Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan pelaksanaan yang menangani Heregistrasi, Konsultasi PA, BEASISWA

Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas yang menangani Heregistrasi, konsultasi PA, BEASISWA Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

7. Ya

Tidak

❑

Membuat Pengumuman.

❑

Jadwal Herregistrasi.

❑

Jadwal Konsultasi PA.

❑

Perkuliahan Efektif

❑

Rapat PA (Buku Rapot)

❑

Rapat paripurna dosen / pemantapan jadwal mengisi biodata dosen

❑

Rapat paripurna dosen untuk pemantapan jadwal

❑

Membuat Form Herregistrasi

❑

Mhs. Melakukan Herregistrasi

❑

Konsultasi PA Melalui online

❑

KHS secara online

❑

Pengisisan KRS secara online

❑

Setelah KRS diisi dan disetujui oleh PA

❑

Setelah data KRS di input akan di print ulang sesuai dengan mata kuliah yang diambil mahasiswa dan diserahkan ke PA masing-masing.

❑

Dibuat absensi

❑

SK Beasiswa

❑

Daftar nilai mahasiswa untuk semester yang akan datang

❑

Absensi 10 %

❑

Midtest 30%

❑

Tugas Mandiri 20 %

❑

Final Test 40 %

❑

FILE

Kalender & Pedoman Akademik

Form Pengumuman Herregistrasi Jadwal Kkonsultasi Jadwal Rapat Undangan paripurna : KRS & KHS

Surat pemberitahuan tentang beasiswa

Form Absensi Mahasiswa SK Beasiswa Form Nilai untuk / dosen

start

Herigistrasi Konsultasi PA KRS, KHS

Input Data KRS Pengajuan beasiswa

Absensi MHS SK Beasiswa Transkip Nilai

stop

(3)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PENANGANAN DAFTAR HADIR DOSEN DAN

HONOR DOSEN MENGAJAR Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan Panduan Pelaksanaan pembuatan Daftar Hadir Dosen dan Honor Dosen.

Cakupan : Berlaku untuk petugas penanganan Daftar Honor Dosen dan Hadir Dosen Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

6. Ya

Tidak

❑

Jadwal Kuliah oleh (S1 MTU,MTD,MTL,MLM, S1 Logistik,S1 Transportasi, S1 Teknik Dirgantara,S1 Teknik Kepelabuhanan, S1 Teknik RIL dan D.III (MTU,MTL,MLM )

❑

Dari jadual dapat di imput data komputer :

❑

Dosen

❑

Matakuliah

❑

Pelaksanaan pembuatan daftar hadir dosen / Hari / Jam lalu di print melalui SIAKAD (online)

❑

Setelah terisi di kembalikan lagi ke bagian akademik untuk dibuatakan daftar honor mengajar sesuai dengan daftar hadir melalui sistem SIAKAD dan SDM secara online

❑

Rekap honor dan jumlah jam mengajar diperiksa serta di tanda tangani oleh kabag, Warek I, Kabag Keuangan, Warek II

❑

Dibuatkan slip pembayaran sebagai tanda bukti pembayaran secara online SIAKAD

Form Daftar Hadir

Form Rekap Honor Form Rekap jumlah Jam Mengajar start

Input Data Dosen & MK

Absen Dosen

Rekap Honor Slip Honor

stop

(4)

INSTITUT TRANSPOTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-04

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 14 September 2018 PROSES PEMBUATAN JADUAL UTS / UAS Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan pelaksanaan pembuatan jadwal UTS / UAS Cakupan : Berlaku untuk Petugas Yang membuat jadwal UTS / UAS

Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

6. Tidak

Ya

❑

Dibuat surat pemberitahuan ke dosen tentang jadwal ujian UTS dan UAS

❑

Pengumuman Ke mhs tentang jadwal UTS / UAS a) Sesuai dengan jadwal kuliah masing – masing

Program Studi akan dibuat jadwal ujian UTS / UAS yang berisikan.

❑

Tanggal / Hari dan tanggal Ujian

❑

Jam Ujian

❑

MK / Dosen b) Jadwal Pengawas c) Jadwal kelas

❑

Jadwal akan dikirim ke dosen dengan melampirkan format soal

❑

Setelah soal diterima di bagian akademik dan setelah diperiksa oleh Ka Prodi / Kormin dipersiapkan untuk pengadaan dan persiapan berkas berkas ujian dimasukan ke dalam kantong soal (coklat) :

- Kertas folio - Absen ujian - Kertas buram - Soal - Berita acara

❑

Setelah ujian berlangsung berkas ujian akan diserahkan ke dosen dengan melampirkan :

❑

Berkas jadwal sesuai dengan mahasiswa yang hadir

❑

Berita Acara Ujian yang berisi daftar hadir peserta ujian

❑

Yang tidak mengikuti ujian midtest diberikan ujian susulan dengan mengisi formulir secara online serta dibuatkan surat pengantar ujian susulan dengan mengisi form susulan serta dibuatkan surat pengantar ujian.

❑

Setelah dikoreksi oleh dosen dikembalikan lagi ke akademik dengan nilai yang sudah terisi dengan komponen masing :

a) Absensi 10% c) Midtest 30%

b) Tugas Mandiri 20% d) Final Test 40%

❑

Di input ke komputer untuk pembuatan KHS

❑

Salah satu komposisi nilai mahasiswa yang tidak tertera didaftar nilai dapat diperbaiki dengan melaporkan ke Bagian Administrasi Akademik

Kalender akademik Surat pemberitahuan dosen

Penguman ke mahasiswa Jadwal Ujian Jadwal pengawas / surat tugas mengawas Jadwal kelas Berita acara Absen ujian Daftar nilai kosong Tanda terima berkas untuk dosen

Akan dibuatkan honor koreksi bagi dosen dan honor pengawas Rekap jumlah pengawas & absen pengawas

Sedangkan untuk susulan honor dibuat dalam satu rekap honor

Form honor koreksi Form pengawas Form ujian susulan Surat pengantar ujian susulan Form perbaikan nilai Honor koreksi dosen ujian susulan

Form WM. 35

start

Jadual UTS / UAS Pengawas Kelas

Pengadaan Soal Berkas

Berkas Ujian Absen Ujian Berita Acara Form Nilai

stop

(5)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PROSES PERMOHONAN SURAT

KETERANGAN TRANSKRIP NILAI & CUTI

AKADEMIK Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan dalam pelaksanaan pembuatan surat keterangan / cuti akademik Cakupan : Berlaku untuk petugas yang membuat surat keterangan / cuti akademik.

Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

❑

Permohonan surat keterangan diisi oleh mahasiswa untuk ke perluan :

❑

Pekerjaan

❑

Kantor orang tua

❑

Transkrip

❑

Mengisi form cuti dengan diketahui oleh orang tua/wali PA. Kabag. Keuangan

❑

Dicek oleh bagian keuangan untuk pembayaran.

❑

Dicek kembali dibagian Akademik & Keuangan.

❑

Setelah diseleksi ulang dibuat :

❑

Surat keterangan

❑

SK. Cuti

Form surat keterangan

Form Cuti akademik

Surat keterangan Sk cuti

Transkrip Niai

start

Pengisian SU-KET Fengisian Form cuti

Surat Keterangan

SK. CUTI

stop

(6)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-06

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PELAYANAN IJAZAH Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Menjamin kelancaran pembuatan Ijazah untuk kepentingan mahasiswa menjamin validasi data sehingga tidak merugikan mahasiswa

Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas Pelayanan Ijazah Instruksi :

NO PROSES URAIAN ALAT

• Hasil yudisium mahasiswa yang dinyatakan lulus (SK Yudisium)

• Staf Akademik memverifikasi draft ijazah

• Bagian Akademik mencetak draft ijazah dan diparaf Kabag Akademik

• Staf Akademik mencetak ijazah

• Proses Penandatangan ijazah oleh Dekan/Direktur

• Proses Penandatangan ijazah nilai oleh Rektor

• Mahasiswa mengambil ijazah

• SK Yudisium

• SK Lulusan

• Data SIAKAD

• Ijazah sebelumnya (SMA, D.III)

• Formulir pengambilan

Mulai

Memverifikasi draft ijazah

Mencetak draft ijazah

Mencetak ijazah

Proses penandatangan

ijazah

Mengambil ijazah

Selesai

(7)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PENANGANAN TRANSKRIP Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Menjamin kelancaran pembuatan transkrip untuk kepentingan mahasiswa menjamin validasi data sehingga tidak merugikan mahasiswa

Cakupan : Berlaku untuk seleksi kerja petugas menangani Transkrip Instruksi :

NO PROSES URAIAN ALAT

• Hasil yudisium mahasiswa yang dinyatakan lulus (SK Yudisium)

• Staf Akademik memverifikasi draft transkrip

• Bagian Akademik mencetak draft transkrip & diparaf Kabag Akademik

• Staf Akademik mencetak transkrip nilai

• Proses Penandatanganan transkrip nilai oleh Dekan/Direktur

• Proses Penandatanganan transkrip nilai oleh Rektor

• Mahasiswa mengambil transkrip nilai

• SK Yudisium

• SK Lulusan

• Data SIAKAD

• Ijazah sebelumnya (SMA, D.III)

• Formulir pengambilan

Mulai

Memverifikasi draft transkrip

Mencetak draft transkrip

Mencetak transkrip nilai

transkrip

Mengambil transkrip nilai

Selesai

(8)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-08

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PROSEDUR PENYETARAAN ALIH PROGRAM Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Mempersiapkan Penyetaraan Alih Program Cakupan : Berlaku untuk seleksi penyetaraan alih program Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

6. Tidak

Ya

❑

Formulir diisi oleh mahasiswa (online)

❑

Fotocopy Ijazah sudah di ligalisir

❑

Foto copy transkrip nilai

❑

Foto copy KTP

❑

Foto copy Kartu Keluarga (KK)

❑

Foto copy SKCK

❑

Foto copy akte kelahiran/surat lahir

❑

Foto uk 3x4 berwarna (2)

❑

Foto uk 4x6 berwarna (2)

❑

Bukti terdaftarnya D.III asal di forlap Dikti (lulus)

❑

Nama di Forlap harus sesuia dengan Ijasah atau KTP

❑

Input data ke komputer

❑

Rekap data mahasiswa alih program (online)

❑

Seleksi

❑

Bisa disetarakan

❑

Form penyetaraan nilai dengan dilampirkan :

❑

Foto copy ijazah legalisir

❑

Foto copy transkrip legalisir

❑

Pada lembar penyetaraan yang sudah diperiksa akan diparaf oleh kabag. Akademik sebagai penanggung jawab administrasi

❑

Surat pengantar pengajuan konversi nilai yang ditandatangani oleh Dekan dan Warek I

❑

Kirim ke L2 DIKTI/ kopertis wilayah III melalui PD Dikti

Form Pendaftaran pada portal

pmb.itltrisakti.ac.id

Form konversi nilai Surat keterangan konversi nilai.

start

Biodata Alih Program

Input data mhs alih program

stop

Form

penyetaraan

(9)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PROSES PENGAMBILAN IJASAH Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan dalam pengambilan ijasah Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani ijasah Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

❑

Pengisian form diperpustakaan guna mengecek pembebasan peminjaman buku

❑

Pengecekan sertifikat laboratorium Transportasi

❑

Pengecekan skripsi/Tugas Akhir di Program Studi setelah menyelesaikan Ujian

❑

Pengecekan pelunasan pembayarn selama kuliah

❑

Pengambilan ijasah dibagian akademik seteah telah semua proses dilaksanakan

Form untuk ijsah diisi dan divalidasi oleh masing- masing unit

start

Bagian keuangan Pengisian form diperpustaka an

Laboratorium Trasportasi

Pengecekan telah menyelesaikan skripsi/Tugas akhir di Program Studi

Pengambilan dibagian akademik

(10)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-10

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PROSES PENYIMPANAN IJAZAH Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan dalam penyimpanan Ijazah Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Ijazah Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

❑

SK kebulatan studi dibuat berdasarkan mahasiswa yang telah lulus sidang Skripsi

❑

Penyimpanan dokumen Ijazah berdasarkan program Studi dan untuk keamanan ditempatkan di brankas

❑

Untuk pengambilan Ijazah disimpan maksimal 2 semester setelah Ijazah di cetak.

Daftar nama berdasarkan SK Kebulatan Studi

start

selesai SK kebulatan Studi

Penyimpanan dokumen ijazah

Batas pengambilan ijazah

(11)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PROSES REMEDIAL SEMESTER BERJALAN Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Remedial Semester Berjalan Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Remedial Semester Berjalan Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

❑

Pengajuan Remedial dilakukan melalui sistem online dengan ketentuan:

❑

Mata kuliah pada semester berjalan ( bukan mata kuliah pada semester lalu )

❑

Minimal absensi 75 %

❑

Maksimal 9 sks

❑

Pembayaran melalui sistem online dengan kode biling dekan ketentuan per sks Rp. 250.000

❑

Surat ujian Remedial Semester berjalan dapat di cetak setelah melakukan pembayaran secara online (SIAKAD)

Pengajuan Remedial semester berjalan dilakukan secara Online

start

selesai Pengajuan melalui Online ( SIAKAD )

Penbayaran di bagian Keuangan

Cetak surat

pengajuan Remedial

(12)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK TRISAKTI

No. Dokumen : IK.-BBA-12 No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PROSES UJIAN SUSULAN TENGAH

SEMESTER Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Ujian Susulan Tengah Semester Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani Ujian Susulan Tengah Semester Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

start

Pengajuan melalui Online (SIAKAD)

Cetak surat

pengajuan Remedial

selesai

❑

Pengajuan Ujian Tengah Semester dilakukan melalui sistem online ( SIAKAD) sesuai mata kuliah yang tidak diikuti

❑

Pembayaran melalui sistem online dengan kode biling dekan ketentuan per mata kuliah Rp. 250.000

❑

Surat Ujian Tengah Semester dapat di cetak setelah melakukan pembayaran secara online (SIAKAD)

Pengajuan Ujian

Tengah Semester

dilakukan dengan

online (SIAKAD)

(13)

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018 PROSES UJIAN SUSULAN TENGAH

SEMESTER Halaman : 1 dari 1

(14)

INSTITUT TRANSPORTASI DAN LOGISTIK

TRISAKTI No. Dokumen : IK-BBA-13

No. Revisi : 00

INSTRUKSI KERJA Tgl. Berlaku : 13 September 2018

PROSES LEGALISIR Halaman : 1 dari 1

Tujuan : Memberikan panduan pelayanan Legalisir bagi mahasiswa Cakupan : Berlaku untuk petugas yang melayani proses legalisir Instruksi :

NO. PROSES URAIAN ALAT

1.

2.

3.

4.

5.

❑

Pengajuan legalisir di PPIT (Pusat Pelayanan Informasi Terpadu) untuk pengecekan berkas keabsahan ijazah maupun Transkrip mahasiswa

❑

Pembayaran melalui sistem online dengan kode biling dekan ketentuan per lembar Rp. 2.000

❑

Legalisir ijazah dan traskrip distempel basah dan diverfikasi oleh bagian akademik dan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas

Pengajuan dengan mengisi data di PPIT dan dilaksanakan pembayaran secara online

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disahkan Oleh :

Yulianti Keke,SE,M.Si Yuliantini CH,AMTrU,MM Dr. Tjuk Sukardiman

Kabag Akademik Wakil Rektor I Rektor

start

selesai Pengajuan melalui PPIT

Proses legalisir oleh akademik dan Dekan Fakultas