Business Process Analysis

(1)

Business Process Analysis

(2)

Analisis

• Proses inventarisasi, memahami dan

membentuk

PEMODELAN

terhadap entitas

yang dipandang

• _{Analisis membutuhkan parameter-parameter}

yang melengkapi proses bisnis di dalam

(3)

Aliran Proses Bisnis pada Struktur

Organisasi

(4)

Analisis Proses Bisnis

Proses

Bisnis Model

Analisis Proses Bisnis I

Evaluasi & Pengujian Solusi Analisis Proses Bisnis III

Analisis Proses Bisnis II Analisis Proses Bisnis IV

(5)

Lingkup Pemodelan Proses Bisnis

• _{Pemodelan urutan proses (aktivitas) untuk mencapai}

tujuan usaha

• Pemanfaatan sumber daya bersama (5M+i)

–

_{Man (SDM)}

–

_{Money (Pembiayaan)}

–

_{Method (Mekanisme)}

–

_{Machine (Alat)}

–

_{Material (Data/Bahan)}

–

_Informasi

(6)

Jenis Analisis Proses Bisnis

• _{Berdasarkan Klasifikasi Kompleksitasnya}

– Kompleksitas Statis – Kompleksitas Dinamis

• _{Berdasarkan Klasifikasi Pengelolaan Operasional,}

Sumber Daya (5M), Pemeliharaan, Perencanaan

Produk, Pemasaran dan Distribusi

• _{Berdasarkan Fungsi Dasar Manajemen (POAC,}

P

lanning-

O

rganizing-

A

ctuating-

C

ontrolling)

(7)

Apa yang Dipelajari?

• Alokasi Sumber Daya

• _{Pemanfaatan Sumber Daya Bersama}

• _{Urutan Proses}

• _{Tingkatan Manajemen}

• Fungsi Dasar Manajemen

(8)

Alokasi Sumber Daya

• Apakah sumber daya yang dialokasikan sudah

cukup?

• _{Apakah sumber daya teralokasi sudah}

terindentifikasi dan terukur dengan baik?

• _{Apakah antar sumber daya memiliki kaitan}

(9)

Pemanfaatan Sumber Daya Bersama

• _{Apakah pemanfaatan sumber dayanya sesuai?}

• _{Apakah pemanfaatan sumber daya}

(10)

Urutan Proses

• _{Apakah urutan proses mendukung tujuan dari}

organisasi?

• Apakah urutan proses menghasilkan keluaran

yang optimal?

• _{Apakah urutan proses dapat disederhanakan}

tanpa mengurangi tujuan dari pelaksanaan

(11)

Tingkatan Manajemen

• Bagaimana tingkatan manajemen organisasi

dan pola koordinasi setiap tingkatan tersebut?

• Apakah tingkatan manajemen dapat

mengakselerasikan pencapaian tujuan

organisasi?

• Apakah tingkatan manajemen yang ada dapat

fleksibel menerima aliran proses yang ada?

(12)

Fungsi Dasar Manajemen

• _{Apakah Fungsi Dasar Manajemen dipahami}

untuk masing-masing lini pada Struktur

Organisasi?

• _{Apakah implementasi Fungsi Dasar}

Manajemen sesuai dengan Struktur

Organisasi?

• Apakah proses bisnis yang diterapkan sesuai

dengan Fungsi Dasar Manajemen?

(13)

Kebutuhan Data dan Informasi

• Apakah data dan informasi pada organisasi

memenuhi standar dan kriteria dasar dari

tujuan organisasi?

• _{Apakah ketersediaan data memenuhi syarat}

minimal pelaksanaan aktivitas organisasi?

• Apakah informasi yang dihasilkan dapat

(14)

Proses Bisnis dan Kaitannya dengan

Teknologi Informasi

(15)

(16)

(17)

Organisasi

• Organisasi adalah struktur sosial, formal dan

stabil dan mengambil sumber daya dari

lingkungan dan mengolahnya menjadi

output/produk

• _{Organisasi terdiri dari:}

– Manusia

– Lingkungan luar – Budaya

(18)

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh Perusahaan Kecil _{Perusahaan kecil-sedang}

Lingkungan Organisasi cepat berubah

Struktur organisasi simple

Dipimpin seorang

ketua/direktur/pimpinan

Perusahaan bisnis kecil, atau yang baru berdiri

Birokrasi Mesin Perusahaan besar

Lingkungan organisasi tidak cepat berubah

Menghasilkan produk

Perusahaan sedang, menghasilkan produk

(19)

Organisasi Berdasarkan Ukurannya (2)

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh

Birokrasi Divisi Perusahaan multi divisi, setiap divisi menghasilkan produk sendiri/tertentu

Kepemimpinan berdasarkan pimpinan departemen

Tidak terlalu terpusat

Perusahaan besar, memiliki cabang perusahaan di mana-mana

Birokrasi Profesional Organisasi berbasis ilmu

pengetahuan, di mana jasa dan

produk tergantung pada pengalaman dan ilmu pengetahuan profesional

Didominasi oleh pimpinan

Sekolah, perusahaan hukum, rumah sakit, perusahaan konsultan

(20)

Organisasi Berdasarkan Profit Tidaknya (1)

Tipe Organisasi Penjelasan Contoh

Bisnis Perusahaan yang bertujuan

mendapatkan profit/keuntungan berupa uang dari pelanggan

PT. Telkom, PT. Adira Financial

Jasa Perusahaan yang bertujuan

memberikan layanan/jasa kepada pelanggan, bukan bertujuan

mendapatkan profit

Pelanggan bersifat luas (nasional), kalangan manapun

Yayasan Yatim Piatu, Yayasan Anak Jalanan, Yayasan AIDS Organisasi Pemerintah

Bisnis dan Jasa Perusahaan yang bertujuan

memberikan layanan dan sekaligus profit

BUMN (Badan Usaha Milik Negara) : ITB

(21)

Empat Perubahan Orgnisasi

Perusahaan dulu

Perusahaan saat ini

1. Hierarchical

2. Centralized

3. Pengaturan terstruktur

terhadap tim atau

pekerja individu

4. Mass-produced

product/serviced

1. Flattened

2. Decentralized

3. Pengaturan fleksibel

terhadap tim atau

pekerja individu

4. Spesific

(22)

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (1)

Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)

Penjualan dan Pemasaran

Menjual produk dan jasa yang dihasilkan organisasi

Identifikasi potensi pelanggan

Definisikan kebutuhan dan keinginan pelanggan

Identifikasi kesempatan pasar

Membuat pelanggan melirik produk/jasa

Membujuk pelanggan untuk membeli

(23)

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (2)

Pembuatan dan Produksi

Menjual produk/jasa Pembelian bahan-bahan

Memasang/membuat produk/jasa

Mengantarkan produk/jasa

Melakukan servis terhadap produk/jasa dan dukungan lain kepada pelanggan

Keuangan Mengelola keuangan organisasi

Melakukan transaksi keuangan

Membuat pernyataan keuangan

Membayar pajak

(24)

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (3)

Fungsi Bisnis

Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan)

Akuntansi Memelihara

catatan/dokumen keuangan

Menyimpan, mengelola catatan atau dokumen keuangan seperti faktur, kuitansi, pengeluaran..

Membuat dokumen akuntansi Catatan: kadang-kadang fungsi

keuangan dan akuntansi menjadi satu fungsi saja, karena identik

(25)

Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak berurutan) Sumber Daya Manusia Mengelola SDM organisasi Menentukan kebutuhan SDM

Rekruting, training, pengembangan, pemeliharaan SDM

Menggaji pegawai

Mencatat keuntungan/kelebihan SDM yang ada

Mencatat syarat pegawai disiplin dan tidak

Memelihara dokumen/catatan pegawai

(26)

Fungsi Bisnis dan Proses Bisnis (5)

Fungsi Bisnis Tujuan Proses Bisnis (tidak

berurutan)

Penelitian dan

Pengembangan/Riset

Menemukan/merumuskan metode, konsep baru

Melakukan penelitian

terhadap metode baru yang lebih baik

Menentukan bagaimana

produk dibuat

Menentukan bagaimana

(27)

Subproses yang terdapat di semua fungsi

bisnis

• _{Komunikasi antar SDM}

• _{Analisis Data}

• _{Motivasi Pegawai}

• Rencana Kerja akan Dikerjakan

• Mengikuti Tahapan Kerja

(28)

Struktur Organisasi

• Struktur organisasi adalah spesifikasi

pekerjaan yang harus dilakukan di dalam

suatu organisasi dan cara-cara mengaitkan

satu pekerjaan dengan lainnya

• _Contoh:

–

_{Mobil sebagai analogi organisasi dan semua mobil}

(29)

Blok Struktur Organisasi

• _{Spesialisasi: menentukan siapa yang akan}

mengerjakan apa

– _{Proses mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan khusus yang} harus diselesaikan dan menentukan orang-orang yang

akan melakukannya

• _{Departemenisasi: menentukan bagaimana sebaiknya}

mengelompokkan orang-orang yang melaksanakan

tugas tertentu

(30)

Contoh Struktur Organisasi

Presiden Direktur

Direktur Administrasi Direktur Marketing Direktur Teknis

(31)

Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

• Organisasi Fungsional

• _{Organisasi Divisional}

• _{Organisasi Matriks}

• _{Organisasi Internasional}

• _{Organisasi Tanpa Batas}

• Organisasi Tim

(32)

Organisasi Fungsional

• _{Bentuk organisasi yang mana wewenang}

ditentukan oleh keterkaitan antara fungsi dan

aktivitas kelompok

(33)

Penjelasan Organisasi Fungsional

• Merupakan pendekatan struktur organisasi yang digunakan

oleh sebagian besar perusahaan berukuran kecil atau

menengah. Organisasi seperti itu biasanya terbentuk di sekitar

fungsi bisnis dasar (pemasaran, operasional, keuangan).

• Dengan demikian, terdapat departemen pemasaran,

departemen operasional, dan departemen keuangan.

• Manfaat pendekatan itu mencakup spesialisasi di

bidang-bidang fungsional dan timbulnya koordinasi yang lebih baik.

(34)

Organisasi Divisional

• Struktur organisasi yang divisi-divisi

korporasinya beroperasi sebagai bisnis yang

relatif bersifat otonom di bawah naungan

korporasi yang lebih besar

(35)

Penjelasan Organisasi Divisional

• _{Heinz adalah perusahaan pengolah makanan}

terbesar di dunia, dikelola 7 divisi mengelola dan

memasarkan produknya sendiri, sehingga

masing-masing divisi nantinya dapat menjadi perusahaan

yang berdiri sendiri di bawah naungan perusahaan

yang lebih besar.

• _{Divisi-divisi tersebut relatif bersifat otonom, maka}

perusahaan dapat mengambil tindakan tanpa

(36)

Organisasi Matriks

• _{Struktur organisasi yang dibentuk berdasarkan}

kelompok-kelompok dan anggota kelompok

melapor kepada dua manajer atau lebih

(37)

Penjelasan Organisasi Matriks

• Martha Steward memiliki tim ahli gaya hidup yang diorganisir menjadi beberapa kelompok seperti

memasak, kerajinan tangan, pernikahan dan lain-lain. • Misalnya, seorang ahli yang mengurus pernikahan

dapat menyumbangkan artikel pernikahan untuk majalah Martha Steward, menyumbang gagasan

(38)

Organisasi Internasional

• Pendekatan struktur organisasi yang

dikembangkan untuk merespon kebutuhan

memanufaktur, membeli, dan menjual di

pasar global

(39)

Penjelasan Organisasi Internasional

• _{Pada saat Wal-Mart membuka toko}

pertamanya, dia menyusun tim proyek khusus

guna menangani logistik. Dengan banyaknya

toko yang dibuka di luar negeri, perusahaan

tersebut menciptakan departemen

internasional yang kecil untuk menangani

ekspansi ke luar negeri.

(40)

Organisasi Tanpa Batas

• Organisasi yang meminimalkan atau

menghilangkan batasan-batasan dan

struktur-struktur tradisional

(41)

Penjelasan Organisasi Tanpa Batas

• Struktur organisasi di General Electric, yang

menyebabkan orang, gagasan, dan informasi dapat bergerak bebas ke berbagai bisnis dan kelompok bisnis, sesuai dengan konsep. Serupa halnya,

sewaktu perusahaan bersekutu dengan pemasok mereka dalam cara-cara yang lebih efisien, maka batasan-batasan eksternal akan hilang.

(42)

Organisasi Tim

• Organisasi yang hampir sepenuhnya

bergantung pada tim bertipe proyek, dengan

sedikit atau tanpa hierarki fungsional

mendasar

(43)

Penjelasan Organisasi Tim

• Apple Computer tidak mau mengembangkan

organisasi terlalu besar karena tidak sesuai dengan fungsinya.

• Pada waktu suatu unit atau kelompok mulai terasa terlalu besar, Apple membagi menjadi beberapa unit yang lebih kecil. Dengan demikian organisasinya

(44)

Organisasi Virtual

• _{Organisasi yang memiliki sedikit atau tanpa}

struktur formal

(45)

Penjelasan Organisasi Virtual

• Global Research Consortium (GRC) menawarkan layanan jasa penelitian dan konsultasi kepada perusahaan yang mengoperasikan bisnis di Asia. Sewaktu klien meminta berbagai macam jasa, tiga

staf permanen GRC mensubkontrakkan pekerjaannya kepada selusinan konsultan dan peneliti yang telah bekerjasama dengan GRC.

• Pada waktu proyek berubah, akan berubah juga dengan komposisi organisasinya.

(46)

Organisasi Pembelajaran

• _{Organisasi yang bekerja untuk}

mengintegrasikan perbaikan pendidikan dan

pengembangan karyawan secara

berkesinambungan

(47)

Penjelasan Organisasi Pembelajaran

• Shell Oil Company memiliki Shell Learning Center, fasilitas itu memiliki fasilitas penginapan, restoran dan tempat-tempat rekreasi, seperti lapangan golf dan lapangan tenis.

• Manajer di perusahaan tersebut berotasi di seluruh Center dan bertindak sebagai pengajar. Tugas mengajar dapat

berlangsung antara beberapa hari sampai dengan beberapa bulan.

• Pada saat yang bersamaan, seluruh karyawan Shell secara rutin menghadiri program pelatihan, seminar, dan aktivitas terkait lainnya.

(48)

Apa yang perlu dilakukan?

• Kita takkan mungkin bisa melakukan perubahan proses bisnis yang lebih baik tanpa memahami proses bisnis yang sedang berjalan, strategi di

dalamnya, dan problematika perjalanan proses bisnis tersebut.

• Berarti kita perlu memahami langkah-langkah dan

(49)

Analisis Aktivitas

Jalur Makanan Cepat Saji dan Pola Lalu Lintas Padat

• Restoran McDonald’s Simpang Dago melayani lebih banyak konsumen setiap harinya dibandingkan

dengan restoran lainnya. Buka 24 jam, outlet ini menyajikan 5.000 makanan setiap harinya.

• Restoran McDonald’s menerapkan: “Para karyawan yang tidak tersenyum ditempatkan di Dapur”.

McDonald’s juga memiliki Drive Trough dan Delivery Service.

(50)

Analisis Aktivitas

Bioskop dll..

• Harga No-Mat (Nonton Hemat) di Bioskop BIP adalah untuk menarik konsumen meramaikan Bioskop BIP pada hari Senin (sebelum No-Mat diterapkan, Bioskop BIP pada hari senin sangat sepi).

• Tarif Akhir Minggu (dibuat mahal) di Hotel seringkali berlaku untuk para pebisnis yang sedang bepergian. Hal ini adalah untuk meningkatkan pemasukan dalam 1 minggu.

• Tarif telepon jarak jauh pada malam hari dan akhir minggu