PERANCANGAN
DATA ARCHITECTURE
UNTUK FUNGSI AKADEMIK
PADA INSTITUT XYZ MENGGUNAKAN
FRAMEWORK
TOGAF ADM
STUDI KASUS SISTEM INFORMASI AKADEMIK (SIAKAD)
DESIGN OF DATA ARCHITECTURE FOR ACADEMIC FUNCTIONS AT
INSTITUT XYZ USING TOGAF ADM FRAMEWORK CASE STUDY
ACADEMIC INFORMATION SYSTEM (SIAKAD)
Andika Desta Ginanjar 1, Murahartawaty 2, Ridha Hanafi 3
1,2,3Prodi S1 Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Telkom
1andika.desta46@gmail.com. 2murahartawaty@gmail.com. 3ridhanafi@gmail.com
Abstrak
Institut XYZ sebagai salah satu Lembaga Pendidikan Tinggi Kedinasan memiliki fokus utama pada bagian pelayanan akademik. Dalam mendukung kegiatan operasioal akademik, maka perlu dibuat sebuah Sistem Informasi Akademik (SIAKAD). Namun dalam pelaksanaannya, penerapan SIAKAD tidak selalu berjalan lancar dan masih terdapat beberapa kendala, seperti belum terdapatnya arsitektur data yang berdampak pada terhambatnya pertukaran informasi (interoperabilitas) antar aplikasi sehingga kebutuhan mengenai data akan sulit dipenuhi dalam waktu yang cepat dan tepat.
Enterprise architecture digunakan untuk mewujudkan keselarasan teknologi informasi dengan bisnis yang dijalankan organisasi. Framework yang digunakan dalam perancangan EA adalah TOGAF ADM. TOGAF ADM merupakan sebuah metode yang kompleks yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan pengembangan EA. Penelitian ini berfokus pada perancangan arsitektur data. Dalam perancangan digunakan aplikasi
Mega Suite untuk pembuatan diagram-diagram dalam masing-masing tahapan.
Output dari arsitektur data menghasilkan blueprint yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengembangan sistem informasi akademik untuk mendukung dan menunjang strategi bisnis Institut XYZ.
Kata kunci: Arsitektur Enterprise, Arsitektur Data. TOGAF ADM, SIAKAD
Abstract
Institut XYZ as one of university under the auspices of Ministry of Internal Affairs has a major focus on the academic services. To support the academic operational activities, it needs to make an Academic Information System (SIAKAD). However, in practice, the implementation of SIAKAD doesn't always run well and there are still some obstacles, such as the absence of data architecture that impacted on the delay of information exchange (interopability) between applications so that the requirements of the data will be difficult to fulfill.
Enterprise architecture is used to achieve alignment of information technology and business run by organization. Framework used in the design of the EA is TOGAF ADM. TOGAF ADM is a complex method that can meet all the requirements in the development of EA. This research focused on designing data architecture. In the design of data architecture used Mega Suite application to create diagrams in each phase.
The output of the data architecture is to produce a blueprint that can be used as a reference for the development of academic information systems to support the business strategy of Institut XYZ.
Keywords: Enterprise Architecture, Data Architecture, TOGAF ADM, SIAKAD
1. Pendahuluan
adanya keselarasan antara strategi bisnis dan strategi IT maka suatu organisasi (dalam konteks ini adalah Institut XYZ) perlu melakukan perencanaan arsitektur sistem informasi perusahaan (Enterprise Architecture).
Pada prinsipnya enterprise architecture merupakan tools yang digunakan untuk mewujudkan keselarasan teknologi informasi dengan bisnis yang dijalankan organisasi. Keselarasan hanya bisa dicapai apabila organisasi benar-benar mendefinisikan kebutuhannya secara menyeluruh seperti mendefinisikan data architecture yang akan digunakan. Dalam mengimplementasikan enterprise architecture, diperlukan sebuah framework yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan sistem yang kompleks dan dapat menyelaraskan bisnis dan TI yang akan di investasikan.
. Framework yang digunakan adalah TOGAF ADM. TOGAF ADM merupakan sebuah metode yang kompleks yang bisa memenuhi seluruh kebutuhan pengembangan EA yaitu sebesar 92%. Data Architecture merupakan fase keempat yang ada pada framework TOGAF ADM. Data Architecture mendefinisikan berbagai macam data yang mendukung fungsi organisasi yang didefinisikan didalam proses kerja. Output dari arsitektur data menghasilkan blueprint yang dapat dijadikan sebagai acuan untuk pengembangan sistem informasi akademik untuk mendukung dan menunjang strategi bisnis Institut XYZ.
2. Tinjauan Pustaka
2.1 Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik merupakan suatu sistem yang berfungsi untuk memberikan informasi berupa data- data yang berhubungan dengan bagian akademik pada suatu lembaga pendidikan.
Data yang dimaksud adalah data yang meliputi data siswa, data pengajar, data mata pelajaran, data ruang kelas, data jadwal kegiatan belajar mengajar, dan data-data lain yang bersifat intern berdasarkan kebutuhan masing-masing lembaga pendidikan
2.2 Enterprise Architecture
Arsitektur enterprise mengandung arti perencanaan, pengklasifikasian, pendefinisian, dan rancangan konektifitas dari berbagai komponen yang menyusun suatu enterprise yang diwujudkan dalam bentuk model dan gambar serta memiliki komponen utama yaitu arsitektur bisnis, arsitektur informasi (data), arsitektur aplikasi, dan arsitektur teknologi (Parizeu 2002).
Hasil dari arsitektur enterprise ini terdiri dari dokumen-dokumen seperti gambar, diagram, model, serta dokumen dalam bentuk teks yang akan menjelaskan seperti apa sistem informasi yang dibutuhkan suatu organisasi. Arsitektur enterprise akan dijadikan sebagai acuan bagi pengembangan sistem informasi. Pengembangan sistem tanpa memiliki arsitektur yang baik akan sulit untuk mencapai hasil yang maksimal (Lankhorst et al. 2005).
2.3 TOGAF ADM
The Open Group Architecture Framework (TOGAF) adalah sebuah framework yang dikembangkan oleh The Open Group’s Architecture Framework pada tahun 1995. TOGAF memberikan metode yang detil bagaimana membangun dan mengelola serta mengimplementasikan arsitektur enterprise dan sistem informasi yang disebut dengan Architecture Development Method (ADM) (Open Group, 2009). ADM merupakan metode yang umum sehingga jika diperlukan pada prakteknya ADM dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik tertentu, misalnya digabungkan dengan framework yang lain sehingga ADM menghasilkan arsitektur yang spesifik terhadap organisasi (Erwin Budi Setiawan,2009). TOGAF ADM juga merupakan metode yang bersifat generik dan mudah diimplementasikan berdasarkan kebutuhan banyak organisasi, baik organisasi industri ataupun industri akademik seperti perguruan tinggi (Mutyarini dan Sembiring, 2006).
2.4 Data Arcitecture
Data Architecture adalah repositori entitas-entitas data utama yang penting bagi Enterprise dalam
melakukan fungsinya. Data Architecture diperlukan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan berbagai macam data yang mendukung fungsi organisasi yang didefinisikan didalam proses kerja.
Arsitektur data memiliki entitas data, masing-masing memiliki atribut dan relasi dengan entitas data yang lain. Arsitekur data lebih memfokuskan pada bagaimana data digunakan untuk kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan. Teknik yang bisa digunakan dengan yaitu: ER-Diagram, Class Diagram, dan Object Diagram.
Permenda gri No . 39 ta hun 2009
Dokumentas i Pengembang an Sistem I nformas i Akademi k Eksisting
3. Metodologi Penelitian 3.1 Model Konseptual
Setiap persoalan pasti memerlukan suatu cara untuk pemecahannya yang disebut metodologi penelitian. Salah satu bentuk metodologi penelitian adalah model konseptual.
Rencana Strategis Ins titut XYZ
Informasi B isnis
Architecture Visio n Requirement Prinsip Arsi tektur
Da ta Entity/Da ta Component cata log
Busi ness Architecture Blueprint
Da ta Entity/Busi ness Function matrix
System /Da ta matrix Da ta Architeture
Blueprint
Entity Rela tions hip Dia gram
Cla ss Dia gram
Da ta D issemin ation DI agram
Da ta S ecurity diag ra m
Komponen Applica tion
Applica tion Architeture Blueprint
Komponen Technology
Technology Architeture Blueprint
Gambar 1 Model Konseptual
4. Pengumpulan dan Pengolahan Data 4.1 Ruang Lingkup Arsitektur
PRELIMINARY
A. ARCHITECTURE
VISION
H. B. ARCHITECTURE
BUSINESS CHANGE
ARCHITECTURE MANAGE MENT
DATA ARCHITECTURE C.
G. REQUIREMENT S
INFORMATION
IMPLEMENTATIO
N GOVERNANCE MANAGEMENT SYSTEM
ARCHITECTURE APPLICATION ARCHITECTURE
F. D. MIGRATION TECHNOLOGY PLANNING ARCHITECTURE
E. OPPORT UNITIES
& SOLUTION
KERANGKA KERJA TOGAF ADM LINGKUP PERANCANGAN
PERANCANGAN ARSITEKTUR BISNIS
PERANCANGAN ARSITEKTUR DATA
PERANCANGAN ARSITEKTUR APLIKASI
PERANCANGAN ARSITEKTUR TEKNOLOGI
PERANCANGAN IT MASTER PLAN
PERANCANGAN IT GOVERNANCE
PERANCANGAN MANAJEMEN PERUBAHAN
Gambar 2 Ruang Lingkup Arsitektur
Penelitian ini berfokus pada tahap data architecture sesuai dengan kerangka kerja TOGAF ADM. Data architecture akan menghasilkan blueprint pengembangan sistem informasi akademik pada Institut XYZ sehingga dapat mendukung kebutuhan fungsi bisnis, proses dan layanan.
4.2 Perancangan Arsitektur
Penelitian ini berfokus pada fase Data Architecture. Pada arsitektur baseline, membahas tentang kondisi arsitektur pada saat ini, sedangkan pada arsitektur target, membahas tentang kondisi yang akan dicapai organisasi kedepannya, dimana arsitektur target dirancang berdasarkan kondisi arsitektur sesuai dengan requirements yang telah diidentifikasi sebelumnya. Hasil dari perancangan arsitektur data pada penelitian ini adalah berupa katalog, matriks, dan diagram.
Tabel 1Artifak pada Arsitektur Baseline dan Arsitektur Data Target
Domain Arsitektur Artifak
Data Architecture Data Entity / Data Component Catalogue
Data Entity/ Business Function Matrix
System / Data Matrix
Entity Relation Diagram
Class Diagram
Data Dissemination Diagram
Data Security Diagram
M
a
rg
in
5. Analisis dan Rekomendasi
5.1 Fase Preliminary
Fase ini menjelaskan persiapan dan inisiasi kegiatan yang dibutuhkan untuk memenuhi direktif bisnis untuk arsitektur yang baru. Tahap ini mendefinisikan dimana, apa, mengapa, siapa dan bagaimana kita melakukan arsitektur. Salah satu aspek utama dari fase preliminary adalah prinsip arsitektur.
Prinsip arsitektur terbagi menjadi 4, salah satunya adalah prinsip data. Berikut prinsip Data : 1. Data adalah aset
2. Data digunakan bersama 3. Data dapat diakses 4. Pengawasan data
5. Definisi kosakata dan data yang umum 6. Keamanan data
5.2 Fase Architecture Vision
Fase Architecture Vision mendefinisikan apa yang ada di dalam dan di luar ruang lingkup arsitektur serta batasan yang harus dihadapi. Pada fase ini didefinisikan ruang lingkup arsitektur, stakeholders, dan requirements
bisnis.
FIRM INFR ASTRUCTUR E
SUPPORTING ACTIVI TIES
Keuanga n dan Angga ra n Perenca naa n Penjaminan M utu Pengelo laan Pepustakaa n Pengelo laan Laboratorium Pengelo laan Kesehatan (Poliklinik)
TECH NOL OG Y
Pengelo laan Laya nan Teknolo gi Informasi
HUMAN RESOURCES
Pengelo laan Keamana n Dala m Kepega wa ian
Kemitra an Pengelo laan H uma s dan Protok ol
Konsultasi da n Bantuan H ukum
PR OCUR EM ENT
Adminis trasi Umum da n Log isti k
KEY ACTIVITI ES INBOUND LOG IS TI CS OPERATIONS OUTB OUND
Pelaksa naan da n LOGISTICS
MARK ETING & SALES SERVI CE
Pengelolaan dan
Selek si dan Penerimaan Praja
Pengembang an Pendidikan da n Pelatih an Akademik
dan Profesi
Pelepa san Praja Sosia lisa si Institus i Pendidikan
Pembinaan Alumni
Pemberia n Sa ran dan Pertimbanga n kepada
Mendagri
Kegiatan Kepra jaa n
Bimbinga n dan Konseling Praja
Perencanaan, Perumusa n Startegi
Penelitian
Pelaksa naan Kegiatan Penelitian
Perencanaan, Perumusa n Strategi Penga bdian Kepada Masyarakat
Penga bdian Kepada Masyarakat
Penga suhan Praja
Pelaksa naan pengkajian ilmu & masalah pemerintahan
Salah satu keluaran dari fase ini adalah value chain, yang membantu dalam menggambarkan kapabilitas target dan
baseline dalam konteks keseluruhan enterprise.
5.3 Fase Business Architeture
Fase ini bertujuan untuk Business architecture bertujuan untuk mendefinisikan kondisi awal arsitektur bisnis, menentukan model bisnis atau aktivitas bisnis yang diinginkan berdasarkan skenario bisnis. Pada fase ini, dihasilkan beberapa diagram seperti Business Footprint Diagram dan Functional Decomposition Diagram yang berfungsi sebagai acuan dalam fase – fase sesudah business architecture.
Gambar 4 Functional Decomposition Diagram
Functional Decomposition Diagram menunjukkan kapabilitas dan fungsi dari setiap bagian atau unit perusahaan yang relevan dalam aktivitas bisnis. Diagram ini menunjukkan perspektif fungsional dari setiap bagian atau divisi perusahaan.
5.4 Fase Data Architecture
Pada tahap ini, pertama dilakukan analisis arsitektur data untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan berbagai macam data yang akan mendukung aplikasi. Analisis yang dilakukan pertama adalah identifikasi requirement pada
data architecture, lalu dilakukanlah perancangan data architecture baseline, kemudian membuat target dari data architecture, lalu melakukan gap analysis antara kondisi baseline dengan target, terkahir memuat komponen roadmap.
Tabel 2 Requirement Data Architecture
No Requirement
1 Mampu menampilkan data dari setiap fungsi bisnis 2 Data dapat diakses oleh user
3 Data dapat di sharing
4 Format data yang dihasilkan terstandarisas
5 Ada perbedaan hak akses data untuk user
6 Keamanan data terjaga
7 Tidak ada redudansi data
N ila i P e n g a ja ra n Pengelolaan Jadw al Pengajaran
D o s e n Pengelolaan Jadw al Pelatihan
<Logic al>
Pengelolaan Jadw al Pengasuhan
<Logic al>
menggambarkan hubungan antara entitas data dan fungsi bisnis dalam kegiatan operasional akademik. Kemudian untuk menggambarkan hubungan antara sistem dengan entitas data yang diakses dibuatlah system / data matrix.
Selanjutnya untuk menggambarkan hubungan antar entitas data dapat digambarkan menggunakan Diagram Entity Relationship. Class diagram digunakan untuk menggambarkan struktur dan deskripsi suatu kelas serta hubungan antar kelas. Penglolaan Repos itori Online
S k rip s i P ra ja
<Logic al> Pengelolaan Jurnal Online
J u rn a l
Nilai Pengelolaan E-Learning Repositori Online Jur nal Online Pengelolaan A lumni Pengelolaan Silabus Online<Logic al>
<Logic al>
Penetapan Kurikulum Pengelolaan Eks tr akurikuler
<Logic al>
Pengelolaan Ujian Penjadw alan Pelatihan Penjadw alan Pengas uhan Pengajar an Pelatihan Pengasuhan
P e la t ih P e n g a s u h
S h i f t
Gambar 5 Data Dissemination Diagram
Penggambaran diagram lainya yaitu diagram dissemination yang menunjukkan hubungan antara data logikal, fungsi bisnis pada operasional akademik dan komponen aplikasi fisikal serta menunjukkan replikasi data dan kepemilikan aplikasi.
Gambar 6 Data Security Diagram
6. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil pada penelitian ini adalah
1. Model perancangan enterprise architecture yang digunakan pada penelitian ini menggunakan kerangka kerja TOGAF ADM, yang berfokus pada fase data architecture.
2. Pada perancangan data architecture, hasil dari gap analisis menunjukan bahwa hampir separuh dari requirement data masih belum terpenuhi, sehingga sangat diperlukan perbaikan agar keseluruhan requirement
dapat dipenuhi.
3. Perancangan arsitektur yang dilakukan pada penelitian ini menghasilkan arsitektur data target berupa 15 katalog entitas data target, 15 katalog komponen data logikal, 15 katalog komponen data fisikal, 9 System / Data Matriks, ER Diagram, diagram data dissemination, diagram data security, gap analisis serta roadmap komponen data
4. Penelitian ini menghasilkan blueprint data architecture yang dapat digunakan sebagai acuan untuk pengembangan sistem informasi akademik untuk mendukung dan menunjang strategi bisnis Institut XYZ.
Daftar Pustaka :
[1] Aini, F. N. (2013). Pemodelan Arsitektur Enterprise Menggunakan Togaf Adm Untuk Mendukung Sistem Informasi Promosi Pada Perguruan Tinggi. Tugas Akhir, 28.
[2] Fajriah, M. (2011). Sistem Penjadwalan Guru Berbasis Data Pada Smp Swasta Bina Sejahtera Medan. Tugas Akhir, 19.
[3] Fatinah, A. (2014). Perancangan Business Architecture Dan Data Architecture Untuk Implementasi System Aplication And Product (Sap) Menggunakan The Open Group Architecture Framework Architecture Development Method (Togaf Adm) Pada Pt. Kereta Api Indonesia (Persero). Nasional, 15-50.
[4] IPDN. (2010). Pembentukan Unit Pelayanan Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut Pemerintahan Dalam Negeri. Peraturan Rektor Institut Pemerintahan Dalam Negeri Nomor 12 Tahun 2010, 3.
[5] IPDN. (2010). Rencana Strategis Institut Pemerintahan Dalam Negeri 2010-2014. Peraturan Rektor IPDN Nomor 13 Nomor 2010, 19-20.
[6] Mutyarini, K., & Sembiring, J. (2006). Arsitektur Sistem Informasi Untuk Institusi Perguruan Tinggi Di Indonesia. Jurnal Nasional, 2.
[7] Pemerintah. (2010). Pendidikan Kedinasan. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2010, 3.
[8] Putra, Y. P. (2010). Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web Yayasan Al Fattah Medan. Tugas Akhir, 1.
[9] Setiawan, E. B. (2009). Pemilihan EA Framework. Jurnal Nasional, 1-6.
[10] Wirasta, W., & Febriansyah, I. (2014). Perancangan Sistem Informasi Penyewaan Alat-alat Pesta Berbasis Web di Narda Pesta. Nasional, 3.
[11] Wisdaningrum, O. (2013). Analisis Rantai (Value Chain) Dalam Lingkungan Internal Perusahaan. Jurnal Nasional, 40-48.
[12] Yunis, R., & Surendro, K. (2009). Perancangan Model Enterprise Architecture Dengan Togaf Architecture Development Method. Jurnal Nasional, 1.
[13] Yunis, R., & Surendro, K. (2010). Implementasi Enterprise Architecture Perguruan Tinggi. Jurnal Nasional, 2.
