27
ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1 Profil dan Sejarah Perusahaan
PT Federal International Finance merupakan anak perusahaan dari PT Astra International Tbk yang didirikan pada tahun 1989 dengan nama Mitrapusaka Artha Finance. Mulanya, Perseroan bergerak di bidang usaha pembiayaan termasuk pembiayaan konsumen, sewa guna usaha dan anjak piutang pada tahun 1991 hingga kini, perseroan berganti nama menjadi PT Federal International Finance.
Sejak tahun 1996, Perseroan memutuskan untuk memusatkan kegiatan usahanya pada pembiayaan ritel khusus sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT Honda Motor, sebuah anak perusahaan PT Astra International Tbk.
Saat ini posisi perseroan adalah perusahaan pembiayaan sepeda motor terdepan di Indonesia, dengan 121 kantor cabang dan 357 POS di Indonesia. Dengan lebih dari dua juta pelanggan, FIF mengendalikan 42% pasar penjualan kredit sepeda motor, didukung jaringan usaha yang terdiri dari lebih 1600 dealler Honda resmi.Perusahaan telah melakukan kegiatannya dalam bidang pembiayaan ritel kendaraan bermotor Honda melalui pelayanan yang cepat, mudah serta berdaya saing tinggi untuk pembiayaan kendaraan bermotor bekas serta pembiayaan multi-produk seperti alat-alat elektronik dan peralatan rumah tangga (di bawah unit SPEKTRA).
Perseroan memiliki dua jenis skema pembiayaan, yaitu pembiayaan konvensional dan pembiayaan Syariah, dimana keduanya mengedepankan prinsip-prinsip universal, transparan, bersih, terbuka, adil dan jujur. Jenis-jenis pembiayaan yang terdapat di PT FIF adalah sebagai berikut:
1. Pembiayaan Sepeda Motor Baru
Perseroan memberikan fasilitas pembiayaan bagi pembelian sepeda motor baru dengan skema pembayaran angsuran mulai dari 1-4 tahun.
2. Pembiayaan Sepeda Motor Bekas
Perseroan memperluas solusi pembiayaan ke pembiayaan sepeda motor Honda bekas untuk memfasilitasi pelanggan yang mencari sepeda motor berkualitas.
3. Pembiayaan Multi Produk
Perseroan memberikan fasilitas pembiayaan untuk membeli perlengkapan elektronik dan barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan FIF SPEKTRA dan FIF Syariah.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Perusahaan
Visi dari PT FIF adalah “We are the admired national industry leader” yaitu PT FIF memiliki harapan untuk menjadi pemimpin industri nasional yang dikagumi. 3.2.2 Misi Perusahaan
PT FIF memiliki misi utama untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, yaitu “ We bring a better life to the community” yang artinya PT FIF membawa kehidupan yang lebih baik kepada masyarakat.
Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT FIF memiliki nilai-nilai perusahaan atau corporation values. Nilai-nilai perusahaan tersebut disingkat menjadi T.E.A.M, yaitu:
1. Teamwork (Berpikir positif, saling menghargai, sinergi)
Mendorong semangat semua insan untuk bersinergi yang didasari oleh sikap saling menghargai, berpikir positif serta mengutamakan kepentingan perusahaan agar menghasilkan kinerja yang optimal.
2. Excellence (Perbaikan berkesinambungan, berorientasi pada kualitas, fokus pada pelanggan)
Mendorong semua insan untuk mengutamakan layanan unggul pada konsumen eksternal dan internaal melalui proses yang sederhana, lugas serta berkualitas yang didasari oleh sikap proaktif dalam melakukan perbaikan berkesinambungan.
3. Achieving (Kreatif dan inovatif, profesional, berorientasi pada prestasi) Mendorong semua insan berintegritas dan berkomitmen untuk terus meningkatkan prestasi kerja setinggi-tingginya dengan mengedepankan profesionalitas untuk menghasilkan inovasi-inovasi.
4. Moving Forward (Responsif, progresif, siap berubah)
Mendorong semua insan agar peka dan tanggap terhadap perubahan serta berwawasan jauh ke depan dalam merancang dan melakukan perubahan strategis.
3.3 Visi dan Misi Divisi TI 3.3.1 Visi Divisi TI
Visi divisi TI di PT FIF adalah “The most innovative and trustworthy information technology as business enabler”. Divisi TI PT FIF ingin menjadikan
teknologi informasi sebagai pendukung bisnis perusahaan yang berinovasi dan terpercaya.
3.3.2 Misi Divisi TI
Misi divisi TI untuk mencapai visi divisi PT FIF yaitu “Enable business with high quality Service level and keep improving with latest technology to deliver user-friendly and secured technology.”, yang artinya divisi TI akan memungkinkan bisnis perusahaan dapat berjalan dengan tingkat pelayanan yang berkualitas tinggi dan terus meningkat dengan teknologi baru untuk menghadirkan teknologi yang mudah digunakan dan aman.
3.4 Struktur Organisasi Perusahaan 3.4.1 Struktur Organisasi PT FIF
3.4.2 Struktur Organisasi Divisi TI PT FIF
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Divisi TI PT FIF. Sumber : HRD PT FIF 3.5 Deskripsi Pekerjaan
3.5.1 Deskripsi Pekerjaan Struktur Organisasi Umum
• Corporate Internal Audit Department
1) Merencanakan, mengarahkan, mengontrol, dan mengevaluasi proses Internal Audit sesuai dengan konsep dan standar Internal Audit yang berlaku sehingga perusahaan dapat mencapai tujuan organisasinya secara efektif dan efisien.
2) Memastikan bahwa hasil audit dapat memberikan keyakinan atas pengendalian internal organisasi dan rekomendasi yang bersifat konsultatif terhadap proses bisnis organisasi sehingga peningkatan nilai serta perbaikan operasional dapat dicapai.
3) Memastikan pelaporan secara periodik kepada Presiden Direktur, Dewan Komisaris, Komite Audit dan Group Internal Audit Astra International atas
pelaksanaan pengendalian kontrol organisasi sehingga control environment organisasi dikomunikasikan kepada pihak yang berkepentingan.
• Corporate Secretary & Legal Division
1) Merencanakan, mengorganisasikan dan
memastikan penyelenggaraan legalitas perseroan melalui pelaksanaan legal advisory, registrasi dokumen corporate serta pengurusan fixed asset & intellectual property rights agar perusahaan memenuhi persyaratan serta ketaatan terhadap hukum atau regulasi yang berlaku.
2) Mengkomunikasikan Good Corporate
Governance (GCG) serta informasi terkini mengenai perusahaan secara berkelanjutan kepada pihak pemegang saham, publik, investor serta media untuk mengembangkan dan mengelola reputasi FIF sebagai perusahaan terdepan di Indonesia.
• Accounting & Budget Division
1) Melakukan fungsi planning, monitoring, dan control budget perusahaan untuk memastikan budget perusahaan tetap sesuai dengan parameter target yang telah ditetapkan.
2) Memastikan Laporan Keuangan Perusahaan terbit setiap bulan secara tepat waktu dan tepat data sesuai dengan standard akuntansi yang berlaku (PSAK).
3) Merencanakan perhitungan pajak (Tax Planning) dan memastikan perpajakan Perusahaan.
• Finance & Treasury Division
1) Mengelola kebijakan operasional keuangan perusahaan agar operasional keuangan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
2) Mengelola sumber dana baru serta mengontrol, menganalisa, mengatur sumber dana yang ada agar dapat memenuhi kebutuhan pendanaan perusahaan tepat pada waktunya baik dari dalam maupun luar negeri.
• Branch Management Division
1) Mengimplementasikan program process owner dari Head Office dan mengatur strategi cabang yang berada di wilayah tanggung jawabnya untuk mencapai target yang telah ditetapkan.
2) Mengkoordinasi, mensupervisi dan mengontrol semua aktivitas tim Operation Area Implementation dan Operation Monitoring, melakukan analisa dan evaluasi performance branch untuk meningkatkan kinerja
branch sehingga dapat memberikan performance yang terbaik bagi perusahaan dan target perusahaan tercapai.
3) Mengkoordinir dan mensupervisi tim monitoring, menganalisis dan mengontrol efektifitas operasional dan performance cabang agar sesuai dengan Standard Operating Procedure yang telah ditetapkan guna mencapai target perusahaan secara maksimal.
4) Menganalisis potensi pasar serta melakukan aktivitas marketing untuk menciptakan booking yang berkualitas di luar portfolio yang sudah tersedia sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Pre-Own Motorcycle Division
1) Merencanakan, mengorganisasi, mengevaluasi, serta mengembangkan model dan strategi bisnis UMC untuk memperbesar portofolio yang sehat, penjualan UTJ dengan harga optimal sehingga dapat mengurangi kerugian (LOR) dan menghasilkan return yang sesuai dengan target perusahaan.
2) Menganalisa potensi pasar, mengidentifikasi peluang bisnis serta resiko yang berkembang di pasaran sehingga dapat dirumuskan strategi atau taktik yang optimal yang sesuai untuk diterapkan di lapangan.
• Risk Management Division
1) Mengidentifikasi resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam aktivitas perusahaan ,membuat prosedur-prosedur antisipasi dan mengimplementasikannya untuk memperkecil dampak resiko diatas sehingga kelangsungan bisnis perusahaan tetap berjalan dengan baik. 2) Menetapkan, menganalisa, memonitor dan memberikan rekomendasi atas
portfolio piutang pembiayaan agar kualitas piutang dapat terjaga sesuai dengan target yang ditetapkan.
• Information Technology Division
1) Memonitor dan mengelola sistem informasi yang ada di lingkungan FIF. 2) Memastikan ketersediaan sistem, jaringan, dan perangkat komunikasi TI
berjalan dalam mendukung aktivitas bisnis baik dengan pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan.
3) Mengelola dan memonitor semua proyek yang masuk ke TI untuk memastikan agar proyek yang dikerjakan terorganisasi dan berjalan sesuai dengan waktu dan budget yang diharapkan serta sesuai dengan standar pengerjaan proyek TI di FIF.
4) Menganalisis, mendesain, dan mengembangkan sistem aplikasi sebagai solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan organisasi secara teknis. 5) Memastikan kualitas dari setiap aplikasi yang dikembangkan baik oleh
pihak internal maupun eksternal agar dapat digunakan oleh user. •New Motorcycle Division
1) Merencanakan, mengorganisasi, mengevaluasi, mengembangkan model dan strategi bisnis NMC untuk memperbesar portofolio yang sehat, dengan memperhitungkan M/S FIF terhadap sales Honda, sehingga menghasilkan return yang sesuai dengan target perusahaan.
2) Melaksanakan, memonitor, dan mengontrol tahapan project development di unit bisnis FIF sehingga mampu mengembangkan produk-produk yang bersifat pengembangan untuk penambahan portofolio khususnya penambahan pendapatan untuk masing-masing unit bisnis serta mempertahankan dan meningkatkan loyalitas dan kepuasan pelanggan sehingga bisa lebih meningkatkan kontribusi bagi profitabilitas perusahaan.
3) Menformulasi, mengontrol, dan mengevaluasi kegiatan marketing FIF dalam hal efektivitas operasional dan performance marketing cabang, perencanaan budget dan biaya marketing, pelaksanaan kegiatan promosi marketing serta proses sosialisasi program, kontrol pencapaian, dan kepatuhan cabang terhadap SOP & juklak Marketing sehingga kegiatan marketing FIF terlaksana sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dan tepat sasaran dalam meningkatkan NSA bagi FIF.
• Human Capital Division
1) Bertanggung jawab dalam merencanakan, menganalisa dan mengontrol pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan organisasi.
2) Bertanggung jawab untuk memonitoring produktivitas dan efektivitas struktur organisasi melalui analisa terhadap proses bisnis untuk pembentukan organisasi yang efektif.
3) Melakukan evaluasi sistem manajemen kinerja dan pengembangan karir di perusahaan serta memberikan rekomendasi kebijakan terkait dengan manajemen kinerja dan pengembangan karir untuk mendapatkan dan mempertahankan sumber daya manusia terbaik bagi perusahaan.
4) Mengevaluasi sistem remunerisasi yang diberikan kepada karyawan supaya sistem remunerasi perusahaan mampu bersaing dengan keadaan di luar organisasi perusahaan.
5) Memastikan setiap proses dalam hal yang berkaitan dengan remunerasi kepada karyawan maupun kewajiban kepada pihak ketiga dapat terpenuhi secara tepat jumlah dan tepat waktu sehingga hak dan kewajiban setiap pihak dapat terpenuhi sesuai dengan tujuan perusahaan.
6) Merencanakan dan mengembangkan program-program training and learning di bidang kurikulum, metode training, infrastruktur, maupun para trainer sehingga mampu meningkatkan kompetensi sumber daya manusia dan organisasi untuk mendukung perkembangan bisnis perusahaan yang telah ditetapkan.
7) Merencanakan dan mengembangkan kebijakan dan sistem pengelolaan SDM, serta mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi manajemen SDM di seluruh perusahaan agar dapat menunjang dan meningkatkan kinerja SDM dalam mencapai target perusahaan.
8) Bertanggung jawab dalam membina hubungan kerja yang sehat antara perusahaan dan karyawan, serta dengan pihak eksternal khususnya yang berhubungan dengan ketenagakerjaan, dan bertindak sebagai wakil kuasa perusahaan di dalam Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial (PPHI) sehingga perusahaan terhindar dari risiko yang mungkin timbul dalam bidang ketenagakerjaan.
• General Support Division
1) Bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya pemenuhan dan pengelolaan kebutuhan operasional perusahaan sesuai dengan anggaran biaya perusahaan sehingga mampu mendukung proses bisnis perusahaan sesuai dengan strategi bisnis yang telah ditetapkan.
2) Menentukan strategi pengembangan dan pelaksanaan Corporate Enviroment, Security, and Social Responsibility di perusahaan agar sesuai dengan standar-standar yang telah ditetapkan oleh induk perusahaan dan atau standar nasional sesuai dengan jenis dan perkembangan bisnis perusahaan.
• Corporate Planning & Control Division
1) Melibatkan seluruh karyawan dari semua tingkatan untuk melakukan improvement secara terus menerus terhadap proses bisnis perusahaan agar perusahaan dapat mencapai target yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif.
2) Memastikan setiap aktivitas perusahaan, baik rutin ataupun tidak rutin, berjalan sesuai dengan siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) sehingga dapat selalu dilakukan improvement ataupun development pada semua aktivitas sehingga mampu meningkatkan bisnis perusahaan secara efisien dan efektif
• Business Development & Financial Control Division
1) Melakukan pengembangan bisnis yang mencakup supply-chain-management perusahaan dalam rangka memberikan solusi dan perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
2) Melakukan implementasi awal (Pilot Project) atas setiap program / proyek yang telah disetujui oleh top management untuk memastikan bahwa program/proyek dapat diimplementasikan.
3) Melakukan transfer ownership atas setiap program/proyek kepada departemen terkait untuk kesinambungan implementasi ke seluruh perusahaan.
*Deskripsi pekerjaan di PT FIF di dapatkan dari Human resource department (HRD) di PT FIF.
3.5.2 Deskripsi Pekerjaan Struktur Organisasi di Divisi TI
• Project Management Officer (permanent)
1) Mengusulkan skala prioritas atas proyek yang diminta oleh owner pada saat komite yang disesuaikan dengan budget, sumber daya dan waktu pengerjaan dari setiap proyek.
2) Melakukan koordinasi dengan unit kerja terkait dalam menyiapkan, mengembangkan, memantau dan membantu penerapan sistem baru agar pengerjaan proyek dapat berjalan sesuai dengan rencana.
3) Membuat laporan mengenai status proyek yang akan, sedang dan sudah dikerjakan oleh IT agar waktu, biaya dan sumber daya dari setiap proyek dapat dijaga.
4) Melakukan review dan sinkronisasi terhadap aktivitas, pengaturan jadwal dan kebutuhan resources setiap proyek terkait dengan integrasi antar aktivitas serta keterkaitan antar proyek yang satu dengan proyek lainnya). 5) Memastikan proyek berjalan sesuai dengan jadwal dan budget yang sudah
disepakati.
• Quality Assurance (permanent & outsource)
1) Menyusun scenario test berdasarkan functional design dan technical design sebagai acuan dalam melakukan testing aplikasi.
2) Mengkomunikasikan scenario test yang telah dibuat kepada tim proyek untuk menyesuaikan antara scenario test dengan requirement dari user. 3) Membuat estimasi waktu dan usaha dalam melakukan proses testing
aplikasi untuk dimasukkan dalam perencanaan pengerjaan proyek. 4) Melakukan integrasi test sesuai dengan scenario test.
5) Mendokumentasikan proses testing dan hasil testing sebagai acuan dalam mengambil keputusan deploy ke mesin production.
6) Mendokumentasikan tahapan–tahapan terhadap objek-objek yang akan di-deploy oleh operation dalam bentuk dokumen deployment guide. 7) Membantu Project Manager / Business Analyst dalam melakukan User
Acceptance Test.
8) Menyusun user manual guide berdasarkan technical design dan functional design yang telah disusun dan di-review.
• Business Analyst (permanent)
1) Melakukan analisa terhadap proses bisnis dan user requirement setiap proyek.
2) Menentukan scope of project berdasarkan hasil dari analisa proses bisnis dan user requirement setiap proyek.
3) Merancang functional design berdasarkan hasil analisa dari proses bisnis dan user requirement dari pemilik terkait.
4) Membuat estimasi waktu dan usaha (man days) dalam membuat functional design untuk dimasukkan dalam perencanaan pengerjaan proyek.
• System Analyst (Permanent)
1) Melakukan koordinasi dengan tim PMO (Project Manager dan Business Analyst) untuk menentukan schedule dan design dari aplikasi yang akan dikembangkan.
2) Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan, melakukan analisa dan perencanaan spesifikasi teknis terhadap suatu perubahan atau penambahan system aplikasi supaya setiap perubahan yang ada dapat terintegrasi dengan teratur.
3) Membuat rancangan detail terhadap analisa dan menuangkannya dalam bentuk Technical Design sebagai acuan System Developer dalam mengembangkan aplikasi.
4) Menyusunan design code sesuai dengan standarisasi yang sudah ditetapkan pada saat melakukan pengembangan aplikasi bisnis di FIF supaya dapat lebih mudah dipahami pada saat akan dilakukan pengembangan aplikasi terkait.
5) Memberikan rekomendasi pada saat penyusunan standarisasi technical design sebagai acuan dalam pengembangan aplikasi bisnis di FIF.
6) Memberikan rekomendasi terhadap spesifikasi hardware dan environment lainnya yang akan digunakan oleh aplikasi yang sedang dikembangkan agar dapat berjalan dengan maksimal.
7) Bekerjasama dengan tim QA (Quality Assurance) untuk melakukan review terhadap unit test yang dikerjakan oleh programmer dan melakukan integration test untuk memastikan kualitas dari aplikasi yang dikembangkan sesuai dengan yang diharapkan.
8) Melakukan tunning terhadap aplikasi FIF dalam periode waktu tertentu (6 bulan atau 1 tahun) supaya aplikasi FIF dapat terus berjalan dengan lebih baik.
9) Melakukan perbaikan dan mengatur resource dan waktu terhadap bug fixing yang ditemukan oleh TI ataupun process owner supaya aplikasi FIF dapat berjalan dengan lebih baik.
• System Developer (Programmer) (outsource)
1) Menuliskan code terhadap aplikasi yang akan dikembangkan berdasarkan Technical Design yang diberikan oleh System Analyst agar pengembangan aplikasi sesuai dengan desain awal / requirement user.
2) Melakukan unit testing terhadap code yang dibuat dan mendokumentasikannya, sebagai salah satu acuan tim QA pada saat melakukan testing aplikasi, untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut tidak terdapat kesalahan dalam pengembangannya.
dikembangkan jika terdapat kesalahan dari sisi penulisan code terhadap proses dan hasilnya.
4) Melakukan tunning terhadap aplikasi FIF dalam periode waktu tertentu (6 bulan atau 1 tahun) supaya aplikasi FIF dapat terus berjalan dengan lebih baik.
5) Melakukan perbaikan terhadap bug fixing yang ditemukan oleh TI ataupun process owner supaya aplikasi FIF dapat berjalan dengan lebih baik. 6) Merekomendasikan penulisan coding terhadap aplikasi yang akan
dikembangkan berdasarkan technical design yang diberikan oleh system analyst agar pengembangan aplikasi lebih efektif dan efisien.
• IT Infrastructure Department
IT Infrastructure Department terdiri dari :
• IT Infrastructure Admin
IT Infrastructure Admin terdiri dari:
a. Hardware
1) Mengimplementasikan perencanaan kapasitas dan kemampuan data center yang sesuai dengan kebutuhan layanan data dan informasi yang mendukung aktivitas bisnis.
2) Membantu mengidentifikasi gangguan dan membantu melakukan pengecekan terhadap gangguan yang ada di data center supaya dapat berjalan dengan normal kembali.
3) Membantu melakukan pengujian dan pengecekan secara berkala mengenai fasilitas yang ada di data center agar operasional data center dapat berjalan lancar.
4) Membantu memastikan bahwa semua perangkat keamanan dan kinerja manajemen berfungsi dengan baik.
b. Network
1) Membantu melakukan instalasi dan pengelolaan terhadap jenis hardware dan software di setiap device yang digunakan di FIF untuk memastikan bahwa hardware dan software yang diinstall di setiap device adalah legal.
2) Membantu mengidentifikasi gangguan dan malakukan pengecekan terhadap gangguan yang ada di setiap device apabila terdapat laporan dari pengguna device.
3) Membantu melakukan pemantauan performance jaringan yang ada di FIF untuk memastikan jaringan FIF berjalan dengan baik. 4) Membantu user dalam melakukan diagnose dan pemecahan
masalah jaringan.
c. Database
1) Membantu melakukan pemantauan terhadap performance database dan mencatat setiap aktivitas database untuk memastikan layanan database tersedia dengan baik.
2) Membantu memastikan bahwa prosedur storage, archiving, backup dan recovery database berfungsi dengan baik.
3) Membantu menjalankan fungsi deployment aplikasi dan database ke system production untuk mendukung agar aplikasi yang dipakai dapat mendukung bisnis FIF.
• IT Infrastructure Officer
IT Infrastructure Officer terdiri dari: a. Hardware
1) Melakukan perencanaan kapasitas dan kemampuan data center yang sesuai dengan kebutuhan layanan data dan informasi yang mendukung aktifitas bisnis.
2) Memastikan SLA TI dengan pihak ketiga supaya perangkat yang digunakan dapat berfungsi dengan baik dalam rangka mendukung operasional perusahaan.
3) Mengelola dan mengontrol aplikasi yang ada di data center dan aplikasi yang melalui data center bekerja dengan baik supaya setiap aplikasi ditempatkan sesuai dengan kapasitas masing-masing aplikasi tersebut.
4) Mengidentifikasi gangguan dan melakukan pengecekan terhadap gangguan yang ada di data center supaya dapat berjalan dengan normal kembali.
5) Melakukan pengujian dan pengecekan secara berkala mengenai fasilitas yang ada di data center agar operasional data center dapat berjalan lancar.
6) Memastikan bahwa data recovery center dapat berfungsi dengan baik pada saat terjadi gangguan pada data center agar proses bisnis dapat terus berjalan dengan normal.
7) Memastikan bahwa semua perangkat security dan management performance berfungsi dengan baik.
8) Menjalin kerjasama dengan pihak-pihak penyedia layanan data center dan hardware dalam rangka memastikan ketersediaan layanan data center dan hardware.
b.Network
1) Melakukan instalasi dan pengelolaan terhadap jenis hardware dan software di setiap device yang digunakan di FIF untuk memastikan bahwa hardware dan software yang diinstall di setiap device adalah legal.
2) Mengidentifikasi gangguan dan malakukan pengecekan terhadap gangguan yang ada di setiap device apabila terdapat laporan dari pengguna device.
3) Melakukan monitoring performance jaringan yang ada di FIF untuk memastikan jaringan FIF berjalan dengan baik.
4) Membantu user dalam melakukan diagnose dan pemecahan masalah jaringan.
5) Menjalin kerjasama dengan pihak–pihak penyedia layanan komunikasi jaringan dalam rangka memastikan ketersediaan jaringan komunikasi.
c. Database
1) Melakukan monitoring terhadap performance database dan mencatat setiap aktifitas database untuk memastikan layanan database tersedia dengan baik.
2) Menguji dan melakukan instalasi sistem database yang ada di FIF untuk memastikan bahwa database yang digunakan masih didukung oleh principal database tersebut.
3) Memastikan bahwa prosedur storage, archiving, backup dan recovery database berfungsi dengan baik.
4) Menjalankan fungsi deployment aplikasi dan database ke sistem produksi untuk mendukung agar aplikasi yang dipakai dapat mendukung bisnis FIF.
5) Melakukan trouble shooting dan penyelesaian permasalahan yang ada dalam sistem database FIF agar database dapat berjalan dengan normal kembali.
6) Menjalin kerjasama dengan konsultan dan principle database dalam rangka memastikan layanan database berjalan dengan normal.
• IT Operation – Application Support Officer
1) Melakukan analisa dan modeling, terhadap incident yang terjadi, untuk kemudian ditemukan akar penyebab terhadap incident yang terjadi, supaya tidak terjadi incident yang sama kembali (tidak terulang).
2) Melakukan proses fulfillment terhadap request yang tidak dapat diselesaikan oleh Service desk untuk mensupport kebutuhan user.
3) Membuat temporary solution (bila incident yang terjadi belum ditemukan akar penyebabnya, namun membutuhkan waktu perbaikan yang cepat) dengan meng-update knowledge base yang ditujukan untuk team Service desk.
4) Membuat permanent solution yang ditujukan kepada Service desk, bila akar penyebab yang ditemukan tidak mengubah aplikasi yang ada.
5) Membuat rekomendasi permanent solution yang ditujukan kepada Change Manager, bila akar penyebab yang ditemukan membutuhkan perubahan maupun pembuatan aplikasi baru (baik Ticket Bug Fixing maupun Ticket Change).
6) Membuat dokumen Technical Design atau RFC (Request for Change) yang ditujukan terhadap Change Manager, terhadap Ticket Bug Fixing atau Ticket Change yang direquest dari owner ataupun secara proaktif direquest tim Application Support sendiri.
7) Melakukan monitoring dan penanganan problem terhadap ketersediaan laporan yang bersifat rutinitas harian, mingguan ataupun bulanan (jenis laporan & proses yang dimonitoring adalah yang sudah disepakati Management IT untuk pemantauan prosesnya oleh tim Application Support).
• IT Operation–Operation System
IT Operation–Operation System terdiri dari : a. Service Desk (permanent & outsource)
1) Menerima, mencatat, dan mengelompokkan setiap hal yang berhubungan dengan permintaan layanan dari owner maupun incident yang ditujukan kepada TI untuk diambil keputusan dalam proses penyelesaiannya.
2) Melakukan penyelesaian awal terhadap permintaan layanan dari owner maupun incident yang terjadi supaya proses dapat berjalan dengan lancar.
3) Melakukan eskalasi terhadap pihak selanjutnya apabila terdapat request atau incident yang tidak dapat diselesaikan oleh Service Desk supaya request/ incident tersebut dapat diselesaikan.
4) Membuat laporan secara berkala kepada manajemen FIF mengenai Service & incident yang diterima IT selama periode tertentu.
b. Security Admin
1) Mengatur hak akses/ privillege setiap user yang ada di FIF agar penggunaan hak akses sesuai dengan aturan dan kewenangan yang berlaku di FIF.
2) Menerima, mengelola dan menyelesaikan request yang berkaitan dengan sistem keamanan di TI supaya kegiatan operasional di TI dapat berjalan dengan lancar.
3) Menganalisa, merekomendasikan, dan mengontrol terhadap keamanan sistem yang ada di FIF supaya keamanan sistem terjaga. 4) Memastikan keabsahan terhadap software dan hardware yang
terpasang di FIF untuk menjaga legalitas software/ hardware di lingkungan FIF.
c. Deployment Support
1) Mengatur & mengelompokkan deployment aplikasi sesuai dengan resource, jadwal, scope, dan prioritas agar proses deployment dapat berjalan dengan lancar.
2) Memastikan dan memeriksa kelengkapan dokumen yang akan digunakan untuk mendeploy aplikasi di production environment sesuai dengan deployment guide yang dibuat oleh QA.
3) Melakukan evaluasi terhadap proses dan hasil deployment untuk memastikan bahwa objek yang dideploy tidak bermasalah dan aplikasi dapat berjalan lancar.
4) Melaporkan hasil deployment secara berkala kepada manajemen TI.
d. Monitoring System
1) Melakukan monitoring
terhadap sistem yang berhubungan dengan core business di FIF agar proses bisnis dapat berjalan dengan lancar.
2) Memantau availability dan performance atas ketersediaan dan kelancaran sistem.
3) Menganalisa meninjau dan
melaporkan performance sistem secara berkala.
4) Merekomendasikan perbaikan
dan pengembangan sistem yang lebih baik kepada dept owner. e. IT Planning & Governance Officer
1) Menyiapkan, menganalisa, dan menginformasikan kebutuhan data untuk auditor internal maupun eksternal.
2) Melakukan proses audit dan memberikan rekomendasi terhadap data yang ada di setiap fungsi TI agar sesuai dengan kerangka kerja yang ditetapkan oleh Governance & Quality Head.
3) Melakukan monitoring terhadap budget untuk memastikan kesesuaian biaya dengan budget yang sudah direncanakan.
4) Mengidentifikasi, menganalisa, dan menyusun draft SOP, Policy, SLA, dan OLA di TI.
5) Menganalisa dan memberikan rekomendasi progress KPI setiap fungsi di IT.
6) Mengidentifikasi dan memberikan rekomendasi kebutuhan man power, knowledge dan kompetensi di setiap fungsi TI.
7) Melakukan fungsi PDCA di TI. • IT Planning & Governance Specialist
IT Planning & Governance Specialist terdiri dari: a. Enterprise Architecture
1) Menyusun IT Strategy, System Architecture, dan IT Roadmap sebagai acuan bagi pengembangan sistem dan memastikan seluruh proses development mengacu kepada acuan tersebut.
2) Melakukan penelitian dan pengembangan terhadap teknologi TI untuk menentukan framework terhadap business requirement dan melakukan pitching terhadap vendor.
3) Me-monitoring pelaksanaan proyek-proyek di TI. b. Risk & Resource
1) Menyusun Security Policy and Plan terhadap setiap software dan hardware yang ada di FIF untuk memastikan sistem TI terjamin keamanannya.
2) Menentukan parameter risk di TI
3) Bekerja sama dengan Enterprise Architecture untuk melakukan planning terhadap capacity & availability hardware dan software yang ada di FIF dalam pengelolaan seluruh aktifitas di TI.
4) Bersama dengan HC untuk mengembangkan kualitas dan kompetensi man power di IT.
5) Menjalankan fungsi vendor management di TI supaya setiap vendor TI dapat bekerjasama sesuai dengan aturan yang berlaku di FIF dan peraturan lain yang harus dipatuhi oleh FIF.
6) Merencanakan dan mengatur pengelolaan anggaran TI supaya proses pengelolaan biaya di TI berjalan sesuai dengan rencana.
7) Menyusun integrasi sistem dan compatibility system. c. Quality & Governance
1) Menyusun, mengintegrasikan dan mensosialisasikan policy & SOP yang ada di TI supaya policy & SOP tersebut dapat diketahui dan dipatuhi oleh tim TI, user dan process owner.
2) Memastikan seluruh proses yang ada di TI berjalan sesuai dengan policy dan SOP yang seharusnya.
3) Menyusun dan me-review SLA dan OLA di TI.
4) Melakukan audit data yang ada di TI sebagai feedback untuk pengembangan sistem TI selanjutnya.
5) Mewakili TI FIF untuk berhubungan dengan pihak auditor TI. • IT Planning & Governance Administration
1) Menginput invoice TI ke dalam sistem.
2) Membantu proses administrasi penyusunan draft SOP, POlicy, SLA dan OLA di TI.
3) Membuat dan menginformasikan COE (Calendar of Event) atas setiap kegiatan di TI.
4) Membantu mengumpulkan informasi terkait progress KPI di setiap fungsi TI.
* Deskripsi pekerjaan di PT FIF di dapatkan dari Human resource department (HRD) di PT FIF.
