163021(VI-SK) PERTEMUAN III

TOPIK KHUSUS

TOPIK KHUSUS

163021

(VI-SK)

PERTEMUAN III

Sabtu, 13.00-18.00 (C)

Ruang, E-302 Dosen

Lie

Lie Jasa

Jasa

TOPIK BAHASAN

TOPIK BAHASAN

Budaya

Budaya TIK

TIK

Prof. Richardus Eko Indrajit indrajit@post.harvard.edu

Informasi

Informasi dan

dan Organisasi

Organisasi

Bagi organisasi semacam perusahaan, informasi adalah segalanya. Informasi merupakan bagian dari proses penciptaan barang dan jasa, manajemen membutukan informasi yang berkualitas.

Namun tidak semua organisai memiliki “budaya informasi” yang serupa, terlalu kaku dalam menerapkan prinsip pengelolaan informasi yang dimilikinya.

Ada juga informasi yang liberal, secara bebas dan terbuka siapa saja ingin memperoleh informasi untuk aktivitas organisasi sehari-hari.

Klasifikasi

Klasifikasi Budaya

Budaya

Budaya terbentuk dari sejarah dan perilaku semenjak organisasi yang bersangkutan berdiri dengan berbagai dinamika perkembangannya.

Memahami jenis budaya yang dimiliki organisasi sangat penting karena akan berpengaruh terhadap pemilihan strategi yang sesuai dalam setiap usaha untuk membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem informasi yang bermanfaat bagi organisasi

Mengetahui budaya informasi sebuah organisasi akan membantu manajemen (devisi SDM) dalam menentukan struktur organisasi maupun fungsional yang sesuai dengan kebutuhan dan karateristik individu yang ada dalam organisasi.

Karakteristik

Karakteristik Budaya

Budaya informasi

informasi

Struktur organisasi terkait dengan manajemen informasi sangat ditentukan tingkat kematangan atau penerapan budaya informasi.

Max Biosot dalam buku “information and organisations” mendefinisikan budaya informasi sebagai suatu sistem kondusif yang mendukung terjadinya pertukaran informasi antar individu maupun kelompok didalam organisasi.

Biosot Model mengakatan bahwa struktur manajemen informasi beserta konteks keberadaan organisasi yang bersangkutan dapat dikategorikan dalam dua koordinat matriks

Karakteristik

Karakteristik Budaya

Budaya informasi

informasi

Codified vs Uncodified

Informasi dianggap Codified apabila dibutuhkan suatu mekanisme pengkategorian berdasarkan suatu standar kode tertentu (variabel, formula dsb). Informasi dianggap Uncodified sering dijumpai dalam berbagai representasi (majalah, koran, TV dsb).

Diffused vs Undiffused

Informasi dianggap sebagai Diffuse apabila dapat

diakses secara bebas oleh publik, sementara

undiffused hanya dapat diakses oleh sekelompok

atau komunitas tertentu.

Model

Model Budaya

Budaya informasi

informasi

Menurut Max Boisot, Justin Keen ada 5 model struktur manajemen informasi yang dipengaruhi oleh model budaya informasi perusahaan terkait :

1. Technocratic Utopianism

2. Anarchy

3. Feudalism

4. Dictatorship

5. Federalism

Model

Model Budaya

Budaya Informasi

Informasi

Technocratic

Technocratic Utopianism

Utopianism

•Adalah suatu sistem dimana organisasi secara ketat, detail dan konsisten mengatur penciptaan, distribusi dan penggunaan setiap kategori informasi yang ada diperusahaan.

•Untuk kelancaran proses disusunlah prosedur standar

yang harus dipatuhi oleh setiap individu dalam

menggunakan perangkat teknologi informasi dan

komunikasi.

•Dalam format ini ada unit TI yang bertugas “menjamin” tercapainya suasana budaya informasi yang ketat dan “by the book” (sesuai aturan yang disepakati)

Model

Model Budaya

Budaya Informasi

Informasi

Anarchy

Anarchy

•

Sebuah perusahaan sama sekali tidak punya

kebijakan

dan

perosedur

manajemen

informasi.

Setiap

individu

diberikan

kekuasaan untuk

mengurus kebutuhan

informasinya masing-masing sesuai peranan

dan tanggung jawabnya.

•

Perusahaan hanya menyediakan teknologi

dan jalur akses terhadap berbagai sumber

informasi terkait dengan bisnis perusahaan.

Model

Model Budaya

Budaya Informasi

Informasi

Feudalism

Feudalism

 Terjadi apabila kebutuhan dan tata kelola

manajemen

informasi

dipegang

atau

dimonopoli organisasi khusus.

 Organisasi ini yang menentukan

model,

katagori dan standar informasi yang dikelola

perusahaan dan merekalah yang akan

menyediakan seluruh individu yang ada.

 Maka akan terjadi ketergantungan dengan

Model

Model Budaya

Budaya Informasi

Informasi

Dictatorship

Dictatorship

 Menempatkan

posisi

para

pimpinan

perusahaan yang disebut dewan direksi sebagai

pihak yang paling memutuskan dan mengontrol

keberadaan informasi perusahaan.

 Dean direksi yang akan menentukan jenis

informasi yang dibutuhkan perusahaan, siapa

saja

yang

boleh

memproleh

dan

mengaksesnya, sampai struktur

kontrol dan

pelaporan manajemen yang terkait dengannya

Model

Model Budaya

Budaya Informasi

Informasi

Federalism

Federalism

 Merupakan sistem manajemen yang cukup

demokratis, karena sejumlah pihak yang

berkepentingan

mengadakan

konsensus

menentukan tata kelola informasi yang ada

dan mengalir diperusahaan.

 Misal yang formal membentuk unit atau

komunitas

khusus

dimasing-masing

fungsinya sampai dengan dewan perwakilan

user.

Perusahaan

Perusahaan dan

dan Budaya

Budaya Informasi

Informasi

• Kesalahan klasik yang dilakukan menajemen perusahaan

adalah langsung membentuk struktur unit TI beserta mekanismenya tanpa memperhatikan tingkat kematangan budaya informasinya diperusahaan.

• Sementara itu perusahaan yang sangat tergantung dengan informasi namun baru pimpinan saja yang mengerti strategi penerapan model dictatorship akan lebih efektif dibandingkan model lainnya.

• Contoh penerapan model technocratic utopianism diimplementasikan oleh perusahaan dimana kualitas informasi sangat menentukan arah institusi seperti organisasi antariksa NASA, lembaga intelijen negara, bursa saham, perpustakaan nasional.

Perusahaan

Perusahaan dan

dan Budaya

Budaya Informasi

Informasi

• Tidak semua perusahaan mengerti dan memahami

fungsi strategis dari informasi di era globalisasi saat ini. • Sering dijumpai hanya segelintir individu yang paham

betul akan makna informasi dan bagaimana pemanfaatannya dapat meningkatkan kinerja usaha keras secara signifikat namun yang bersangkutan mengalami kesulitan untuk meyakinkan mitra kerjanya yang lain.

• Ada pula perusahaan dimana mayoritas manajemen dan karyawannya sangat berniat untuk mempelajari seluk beluk informasi beserta teknologinya, namun mereka tidak mau membagikan ilmunya kepada mereka yang membutuhkan.

Perusahaan

Perusahaan dan

dan Budaya

Budaya Informasi

Informasi

• Banyak orang yang salah mengartikan kalimat

“information is power ” , dimana mereka menganggap jika memberitahukan informasi yang dimilikinya, maka dengan sendirinya “power” yang mereka miliki akan hilang.

• Padahal, menurut Bill Gates dalam suatu kesempatan, prinsip yang benar adalah “the power is coming from the share of information; not from the board of information”. Budaya membagi informasi harus meresap ke dalam jiwa masing-masing individu jika ingin perusahaan dimana mereka bekerja akan meningkat kinerjanya dari hari ke hari.

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

• Sejarah perkembangan teknologi informasi dan ilmu sistem informasi, kebanyakan aplikasi perusahaan dibangun secara ad-hoc sehingga perkembangannya sering ditemui fenomena sistem aplikasi tambal sulam.

• Masing-masing departemen membangun sistemnya

sendiri-sendiri untuk mendukung kegiatan

fungsionalnya, seperti: sistem informasi akuntasi dan keuangan, sistem informasi pemasaran dan penjualan, sistem informasi operasional, sistem informasi logistik dan pengadaan, sdb.

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

•Pada mulanya, tidak bermasalah apapun. Namun setelah berkembang, perusahaan menyadari perlunya proses lintas fungsional yang mengharuskan data mengalir dari satu bagian ke bagian lainnya.

•Ketika berbicara asalah integrasi inilah dijumpai permasalahan yang seluruhannya bermula karena faktor “incompatible” atau tidak dapat berkomunikasinya satu sistem informasi dengan lainnya karena adanya sejumlah perbedaan teknis seperti masalah standar, protokol, teknologi, algoritma, metoda, dan lain sebagainya.

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

Fitur atau karakteristik dari sebuah sistem sentralisasi antara lain:

•

Strategi,

kebijakan

dan

pendekatan

manajemen informasi berlaku seragam dan

standar bagi seluruh unit organisasi dengan

kecenderungan tata kelola secara “top down”;

•

Keputusan terkait dengan jenis sistem, tipe

aplikasi, dan infrastruktur, dan lain sebagainya

ditentukan oleh pusat (sentral);

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

•Unit teknologi informasi yang berada di pusat memiliki kekuasaan dan/atau kewenangan yang jauh lebih besar dan tinggi dibandingkan dengan unit serupa yang ada di berbagai cabang perusahaan atau business unit; dan

•Computing power akan cenderung diletakkan di pusat yang ditandai dengan diinstalasinya sejumlah powerful servers dan datawarehouse yang berisi seluruh data konsolidasi kantor-kantor cabang.

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

Sistem sentralisasi kelebihan, antara lain:

• Jaminan terbentuknya sistem yang holistik dan koheren di seluruh tataran organisasi karena sifatnya yang standar dan terpusat;

• Pertukaran data dan/atau informasi dapat dilakukan dengan mudah karena keseragaman teknologi penyimpanan data primer maupun sekunder;

• Potensi terjadinya “anarki” karena fenomena “tambal sulam” dan kesulitan membangun “interface” dari sejumlah sistem yang tersebar dapat direduksi seminimum mungkin; dan lain sebagainya.

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

sejumlah kekurangan yang sangat mengganggu keberadaannya, seperti:

•Kecenderungan yang terjadi adalah kontrol yang berlebihan dan terlalu ketat hingga terjadi manajemen informasi yang cukup kaku dan sangat hirarkis;

•Fokus lebih banyak diarahkan pada “conformity” atau ketaatan pada prosedur standar sehingga mengurangi sejumlah inisiatif yang terkadang dapat berguna bagi perusahaan;

•Karena biasanya akan mengarah pada satu standar tertentu, kerap perlu dikeluarkan biaya yang relatif jauh lebih mahal dibandingkan dengan non-standar;

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

• Karena TI terdiri dari sejumlah komponen yang beragam, belum tentu masing-masing komponen yang dipilih adalah yang terbaik;

• Terkadang dalam perkembangannya ditemukan teknologi baru yang canggih dan berguna bagi perusahaan, namun peluang tersebut dilepaskan begitu saja;

• Nature atau karakteristik dari perkembangan TI yang serba “open system” dan “open standard” membuat sistem sentralisasi belum tentu memiliki keunggulan kompetitif dibandingkan dengan pendekatan lainnya;

Sejarah

Sejarah Sistem

Sistem Sentralisasi

Sentralisasi

Asumsi yang selalu dipergunakan di dalam

sistem sentralisasi adalah kesamaan fasilitas

dan performa di seluruh unit bisnis perusahaan,

padahal untuk di negara kepulauan semacam

Indonesia masalah infrastruktur dan “digital

divide” menjadi kendala utama yang kerap

menghambat efektivitas kinerja sistem; dan lain

sebagainya.

Migrasi

Migrasi

M

Menuju

enuju

Sistem

Sistem Desentralisasi

Desentralisasi

beralih ke sistem yang terdesentralisasi, keunggulan dan karakteristik sbb:

• Seluruh unit bisnis perusahaan sepakat dengan sebuah kerangka strategis sistem informasi korporat dan masing masing akan mengembangkan sistem aplikasinya sendiri sendiri dengan berpegang pada kerangka tersebut sebagai acuan bersama agar keseluruhan sistem yang dibangun dapat terintegrasi dan terpadu;

• Perangkat terkait dengan arsitektur dan spesifikasi data / informasi, aplikasi, perangkat keras, infrastruktur teknologi, kebijakan dan prosedur, beserta berbagai supratstruktur lainnya dikembangkan berdasarkan konsensus dan negosiasi bersama (perwakilan masing-masing unit bisnis);

Migrasi

Migrasi

M

Menuju

enuju

Sistem

Sistem Desentralisasi

Desentralisasi

• Setiap pengambilan keputusan dilakukan secara bersama-sama melalui forum resmi seperti rapat pimpinan unit bisnis, dewan perwakilan pengguna, kelompok kerja unit teknologi informasi, dan lain sebagainya;

• Biasanya di dalam perusahaan akan terbentuk suatu tim spesialis teknologi informasi yang berfungsi sebagai penasehat atau konsultan internal untuk melayani kebutuhan stakeholder dan user yang ada di dalam perusahaan;

• Arsitektur teknis teknologi informasi akan menggunakan sistem tersebar dan/atau terdistribusi dengan kekuatan maupun spesifikasi yang disesuaikan dengan unit bisnis masing masing; dan lain sebagainya.

Sentralisasi

Sentralisasi vs

vs Desentralisasi

Desentralisasi

Dengan

mempelajari

kedua

sistem

tersebut maka dapat diambil kesimpulan

bahwa sistem

sentralisasi

nampaknya

cocok diterapkan di perusahaan yang

memiliki budaya informasi “technocratic

utopianism”,

sementara

sistem

desentralisasi

sangat

tepat

untuk

perusahaan

yang

memiliki

budaya

informasi “

federalism

”

Sentralisasi

Sistem

Sistem Hybrid

Hybrid

Oleh karena itulah maka sering dipergunakan model gabungan di antara keduanya, yang dikenal dengan istilah “hybridhybrid”. Dalam model pengelolaan ini, sejumlah proses dan aktivitas pengelolaan teknologi informasi diputuskan untuk dipusatkan (sentralisasi), sementara yang lainnya Menggunakan model tersebar (desentralisasi). Untuk menentukan proses atau aktivitas mana saja yang perlu dipusatkan dan mana yang didistribusikan, perlu dilakukan kajian “governancegovernance” yang lengkap dan menyeluruh

Sistem

Sistem Hybrid

Hybrid

Adapun hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam melakukan kajian dimaksud antara lain sebagai berikut:

• Jenis informasi yang dibutuhkan dalam konteks proses bisnis organisasi atau perusahaan yang dianut, baik yang bersifat core maupun supporting; • Sumber dan karakteristik informasi yang dihasilkan

serta dikelola oleh organisasi yang bersangkutan, yang dikaitkan dengan arsitekturnya;

• Kapabilitas dan topologi jaringan infrastruktur yang dimilii organisasi;

Sistem

Sistem Hybrid

Hybrid

•

Portofolio beragam sumber daya aplikasi

maupun program yang ada pada teritori

organisasi;

•

Kemampuan serta kompetensi kolektif dari

individu yang berada dalam divisi terkait

dengan sistem dan teknologi informasi;

•

Prinsip-prinsip bisnis dan strategi usaha yang

dijadikan panduan bersama dalam menyusun

berbagai

strategi

maupun

pendekatan

pengelolaan sumber daya organisasi; dan lain

sebagainya.

Tipe

Tipe Individu

Individu

Ada 4 (empat) jenis individu yang dominan dalam pembentukan kultur atau budaya pengelolaan informasi di organisasi, masing-masing:

• User (pengguna) –yang memiliki ciri sebagai pihak pekerja yang menggunakan berbagai aplikasi dan tools untuk menunjang aktivitasnya sehari-hari;

• Influencer (pemberi pengaruh) – yang senantiasa memastikan adanya aplikasi atau tool untuk mendukung aktivitas pekerjaan berbasis tim atau kelompok kerja;

Tipe

Tipe Individu

Individu

•

Advocate (penasehat) - yang merupakan pemberi

motivasi secara konsisten dan berkesinambungan

agar sebanyak mungkin individu di organisasi

memanfaatkan

teknologi

informasi

dan

komunikasi

untuk

mempermudah

aktivitas

pekerjaannya; dan

•

Expert (ahli) - yang memiliki tugas atau pekerjaan

utama untuk merancang serta memastikan dipilih

dan dipergunakannya teknologi terbaik yang

sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Tipe

Tipe Individu

Individu

Tipe

Tipe Individu

Individu

• Idealnya, jika keempat tipe individu dalam organisasi ini digambarkan secara grafis akan membentuk bangunan piramid, dengan jumlah pengguna sebagai tipe terbanyak dan ahli yang paling sedikit.

• Keempat tipe indidividu ini adalah kekuatan sebuah organisasi dalam membangun budaya atau kultur informasi berbasis teknologi yang diharapkan. Dengan kerjasama keempatnya berdasarkan semangat “one for all” dan “all for one”, maka nischaya organisasi dimaksud akan cepat dalam pembentukan kulturnya menuju institusi berbasis teknologi informasi dan komunikasi.