Arsip Nasional Republik Indonesia

(1)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LEMBAR PERSETUJUAN

Substansi Prosedur Tetap tentang Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau

Direproduksi telah saya setujui.

Disetujui di Jakarta

Pada tanggal

September 2011

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(2)

Arsip Nasional Republik Indonesia

PROSEDUR TETAP

NOMOR 12 TAHUN 2011

TENTANG

PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

Arsip merupakan warisan budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap

informasi yang terkandung di dalamnya sehingga dapat didayagunakan untuk berbagai

kepentingan baik pemerintah maupun masyarakat. Di dalam arsip akan tercermin dinamika

kegiatan pemerintah dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara secara

nyata, lengkap dan benar. Seiring dengan bertambahnya waktu, semua jenis arsip akan

mengalami kerusakan selama dalam penyimpanan tidak terkecuali arsip statis yang

tersimpan di Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Kerusakan yang terjadi pada fisik arsip statis akan berbeda-beda tergantung dari

jenis arsip, kondisi arsip sebelumnya dan kondisi lingkungan tempat penyimpanan arsip

dengan faktor-faktor perusak yang mempercepat kerusakan arsip. Agar fisik arsip statis

serta informasi yang melekat pada fisik arsip tersebut tidak mudah rusak atau hilang karena

berbagai macam faktor perusak maka harus diupayakan perawatan arsip statis. Perawatan

arsip statis diantaranya dilakukan melalui kegiatan restorasi terhadap kondisi fisik arsip

statis yang mengalami kerusakan. Sedangkan untuk kepentingan penyelamatan arsip statis

dilakukan dengan membuat duplikat arsip statis dan/atau mengalihbentukan arsip statis ke

dalam bentuk media yang lain atau disebut reproduksi.

Mengingat jumlah khasanah arsip statis yang tersimpan di ANRI begitu banyak,

maka tidak mungkin untuk melakukan restorasi maupun reproduksi untuk semua khasanah

yang tersimpan tetapi dilakukan berdasarkan prioritas. Salah satu prioritas yang

diberlakukan adalah berdasarkan tingkat kerusakan arsip, karena keterlambatan

penanganan kerusakan arsip statis akan memperparah kerusakan fisik arsip sehingga

kemungkinan tidak bisa diselamatkan.

(3)

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

- 2 -

Secara umum, berdasarkan media penyusunnya arsip dibagi dua yaitu arsip kertas

yang disebut arsip konvensional, dan arsip non kertas atau yang disebut arsip media baru.

Arsip media baru lebih rentan terhadap kerusakan daripada arsip kertas. Akibat dari proses

dekomposisi dan deteriorasi yang diakibatkan baik oleh bahan penyusunnya itu sendiri

maupun karena berbagai kondisi penyimpanan yang tidak sesuai akan menyebabkan

kerusakan pada arsip statis. Jenis kerusakan pada arsip konvensional ditandai dengan

perubahan warna kertas menjadi kecoklatan, rapuh, dimakan serangga dan lain sebagainya.

Dan yang terjadi pada arsip media baru seperti kerusakan pada arsip film biasanya ditandai

dengan pengerasan pada gulungan film, bau asam akibat vinegar syndrome atau keluarnya

lapisan endapan putih perak (silvering out) pada film yang berbahaya baik bagi arsip film

itu sendiri maupun bagi pengelola atau petugas arsip.

Dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip statis yang tersimpan di ANRI,

dan untuk mengetahui tingkat kerusakan arsip statis sehingga diketahui penyebab

kerusakan dan tindakannya untuk segera direstorasi atau direproduksi agar preservasi arsip

dapat berjalan optimal, maka perlu dilakukan pengujian arsip dengan cara mengidentifikasi

fisik arsip berdasarkan parameter pengujian yang tidak merusak terhadap fisik arsip

statisnya sesuai dengan kaidah kearsipan.

B. Maksud dan Tujuan

Penyusunan Prosedur Tetap tentang Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau

Direproduksi adalah untuk memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan salah

satu kegiatan pengujian yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip.

Tujuannya adalah untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara

dimana fisik arsipnya dapat terawat, dan informasinya dapat terselamatkan sehingga dapat

dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan

fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.

C. Ruang Lingkup

Prosedur Tetap tentang Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi

ini berlaku dan digunakan oleh Unit Subdirektorat (Subdit) Instalasi Laboratorium dan

seluruh unit kerja yang terkait di Lingkungan Direktorat Preservasi.

Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi yang dimaksud

merupakan pengujian arsip konvensional dan media baru yang akan direstorasi dan atau

direproduksi karena kondisi fisik arsip mengalami kerusakan sehingga perlu dilestarikan

baik fisik maupun informasinya.

(4)

- 3 -

Materi dari Prosedur Tetap Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau

Direproduksi ini meliputi Pengujian Arsip Kertas yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi

dan Pengujian Arsip Media Baru yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi.

D. Dasar

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 5071);

2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

(Lembaga Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008

tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedur (SOP) Administrasi

Pemerintah;

4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang

Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;

5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua

kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 05 Tahun 2010;

6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang

Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional

Republik Indonesia.

E. Pengertian

Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan:

1. Pengujian adalah kegiatan teknis, terdiri atas penetapan, penentuan satu atau lebih

sifat atau karakteristik dari suatu produk, bahan, peralatan, organisma, proses atau

jasa, sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.

2. Metode adalah proses atau cara keilmuan atau tersistem untuk memperoleh

pengetahuan atau mencapai tujuan yang dikehendaki secara sistematis berdasarkan

bukti fisis.

3. Sampling/pengambilan contoh adalah bagian dari metodologi statistika yang

berhubungan dengan pengambilan sebagian dari populasi. Jika sampling dilakukan

dengan metode yang tepat, analisis statistik dari suatu sampel dapat digunakan untuk

menggeneralisasikan keseluruhan populasi. Metode sampling banyak menggunakan

teori probabilitas dan teori statistika.

(5)

- 4 -

4. Parameter uji adalah ukuran atau patokan dari pengujian atau penelitian yang harus

diperkirakan dalam setiap contoh.

5. Restorasi Arsip adalah suatu tindakan dan prosedur yang dilalui dalam proses

merehabilitasi atau memperkuat kondisi fisik arsip/dokumen yang mengalami

kerusakan (deteriorate) atau mengalami penurunan kualitas secara fisik.

6. Reproduksi Arsip adalah suatu penggandaan isi dokumen tapi tidak selalu dalam

bentuk dan penampilan yang sama dengan sumber asalnya.

7. Arsip Konvensional atau arsip kertas adalah arsip yang isi informasinya berupa teks,

gambar atau grafik dan terekam dalam media kertas.

8. Arsip Media Baru adalah arsip yang isi informasi dan bentuk fisiknya direkam dalam

media magnetik menggunakan perangkat elektronik. Termasuk kategori arsip media

baru adalah: arsip elekronik dan arsip jenis lain yang tidak berbasis kertas.

(6)

- 5 -

BAB II

PROSEDUR PENGUJIAN

ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

Prosedur Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi dilaksanakan

melalui tahapan sebagai berikut:

1. a. Kepala Subdirektorat (Kasubdit) Instalasi Laboratorium melakukan koordinasi kerja

tentang pelaksanaan kegiatan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi

dengan Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional dan Kasubdit Penyimpanan Arsip

Media Baru.

b. Kasubdit Instalasi Laboratorium menerima daftar arsip untuk pelaksanaan pengujian

arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi dan menganalisis bahan-bahan dan

data-data arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi.

2. Kasubdit Instalasi Laboratorium menginstruksikan analis laboratorium, pejabat fungsional

arsiparis dan peneliti untuk pelaksanaan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau

direproduksi.

3. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti menerima daftar arsip dan mencatat kebutuhan

untuk pelaksanaan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi.

4. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti melakukan sampling dan mengidentifikasi arsip

yang perlu direstorasi atau direproduksi sesuai dengan metode dan parameter yang telah

ditentukan.

5. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti melakukan pengujian arsip yang perlu

direstorasi atau direproduksi dengan menggunakan metode:

a. Pengujian Arsip Kertas yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi yang terdiri atas 6

(enam) parameter cara uji yaitu:

1) Cara Uji Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas,

2) Cara Uji Ketebalan Arsip Kertas,

3) Cara Uji Ukuran dan Gramatur Arsip Kertas dalam Bentuk Lembaran,

4) Cara Uji Ukuran dan Berat Arsip Kertas dalam Bentuk Bundel/Jilidan,

5) Cara Uji pH Permukaan Arsip Kertas,

6) Cara Uji Iron Gall Ink pada Arsip Kertas.

b. Pengujian Arsip Media Baru yang Perlu Direstorasi dan Direproduksi dengan

parameter Cara Uji Kondisi Keasaman Pada Arsip Film dan Mikrofilm.

6. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti mencatat hasil pengujian sementara yang

dituangkan dalam formulir hasil pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi.

(7)

- 6 -

7. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti mencatat kembali hasil pengujian dalam

logbook hasil pengujian dan mengolah data-data hasil pengujian.

8. Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti membuat laporan hasil pengujian arsip yang

perlu direstorasi atau direproduksi dan menyerahkan kepada Kasubdit Instalasi

Laboratorium untuk dikoreksi.

9. Kasubdit Instalasi Laboratorium mengoreksi laporan hasil pengujian arsip yang perlu

direstorasi atau direproduksi.

10. Kasubdit Instalasi Laboratorium menyampaikan hasil pengujian kepada Kasubdit

Penyimpanan Arsip Konvensional dan Kasubdit Penyimpanan Arsip Media Baru.

11. Kasubdit Instalasi Laoratorium melaporkan hasil kegiatan pengujian arsip yang perlu

direstorasi atau direproduksi kepada Direktur Preservasi.

(8)

- 7 -

BAB III

PENUTUP

Prosedur Tetap tentang Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi ini

dapat menjadi petunjuk dan acuan dalam melaksanakan pengujian laboratorium yang sangat

menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip untuk menjamin arsip yang bernilai permanen

tetap terpelihara dimana fisik arsipnya dapat terawat, dan informasinya dapat terselamatkan

sehingga dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip baik sebagai bahan pendukung

pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan.

Prosedur Tetap tentang Pengujian Arsip yang Perlu Direstorasi atau Direproduksi ini

mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan

dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Jakarta

Pada tanggal

September 2011

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(9)

Arsip Nasional Republik Indonesia

LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP

NOMOR 12 TAHUN 2011

TENTANG

(10)

- 1 -

DAFTAR LAMPIRAN

PROSEDUR TETAP TENTANG

PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

LAMPIRAN 2 BAGAN PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

LAMPIRAN 3 TABEL STANDAR ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU

DIREPRODUKSI

LAMPIRAN 4 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN ARSIP KERTAS YANG PERLU DIRESTORASI DAN DIREPRODUKSI

LAMPIRAN 5 CARA UJI IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 6 CARA UJI KETEBALAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 7 CARA UJI UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS DALAM BENTUK LEMBARAN

LAMPIRAN 8 CARA UJI UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS DALAM BENTUK BUNDEL/JILIDAN

LAMPIRAN 9 CARA UJI PH PERMUKAAN ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 10 CARA UJI IRON GALL INK PADA ARSIP KERTAS

LAMPIRAN 11 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN ARSIP MEDIA BARU YANG PERLU DIRESTORASI DAN DIREPRODUKSI

(11)

- 2 -

Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 12 Tahun 2011 Tanggal : September 2011 DIAGRAM ALIR

PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti Kasubdit Instalasi Laboratorium Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvnsional/ Media Baru Direktur Preservasi 1 a. Melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan pengujian arsip yang akan direstorasi atau direproduksi

b. Menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan pengujian dan menganalisis bahan-bahan

2 Menginstruksikan untuk pelaksanaan kegiatan pengujian

3 Menerima daftar arsip dan mencatat kebutuhan untuk pelaksanaan pengujian 4 Melakukan sampling dan

mengidentifikasi arsip dengan metode dan parameter yang telah ditentukan

5 Melakukan pengujian dengan menggunakan metode dan parameter yang telah ditentukan

(12)

- 3 -

No Tahap Kegiatan Unit Penyelesaian Analis Laboratorium, Arsiparis dan Peneliti Kasubdit Instalasi Laboratorium Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvnsional/ Media Baru Direktur Preservasi

6 Mencatat hasil pengujian sementara yang dituangkan dalam formulir pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi

7 Mencatat kembali hasil pengujian dalam logbook hasil pengujian dan mengolah data-data hasil pengujian

8 Membuat dan menyerahkan laporan hasil pengujian untuk dikoreksi

9 Mengoreksi laporan hasil pengujian

10 Menyampaikan hasil pengujian arsip yang perlu direstorasi atau direproduksi 11 Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan pengujian arsip

Norma Waktu:

1. Pengujian arsip konvensional yang perlu direstorasi atau direproduksi membutuhkan

waktu 90 menit untuk setiap satu sampel arsip. Pelaksanaan seluruh kegiatan

diselesaikan maksimal 20 hari kerja.

2. Pengujian arsip media baru yang perlu direstorasi atau direproduksi membutuhkan waktu

60 menit untuk setiap satu sampel arsip. Pelaksanaan seluruh kegiatan diselesaikan

maksimal 20 hari kerja.

DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP,

(13)

- 4 -

Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : 12 Tahun 2011 Tanggal : September 2011

BAGAN PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

Pelaksanaan

(14)

- 5 -

Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : 12 Tahun 2011 Tanggal : September 2011 TABEL STANDAR

ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

No Jenis Bahan / Objek

Uji Parameter Uji Standar Referensi

1 Arsip Konvensional

 Arsip kertas  Arsip peta atau

kartografik  Gambar teknik  Grafik atau diagram

Identifikasi kerusakan

- Ringan : tidak ada informasi arsip yang rusak atau hilang.

- Sedang : kerusakan berpotensi menyebabkan hilangnya informasi arsip - Berat : kerusakan menyebabkan hilangnya sebagian informasi arsip. Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage.

Ketebalan Sesuai dengan jenis kertas

Ukuran dan gramatur (lembaran)

Sesuai dengan jenis kertas Ukuran dan berat

(bundel/jilidan)

Sesuai bundel/jilidan

pH permukaan ≤ 5 Pelestarian bahan

pustaka

Iron gall ink Positif www.preservation

equipment.com

Rekomendasi : Ringan  reproduksi

Sedang  restorasi dan reproduksi

Berat  secepatnya restorasi dan reproduksi 2 Arsip Media Baru

 Arsip Film  Arsip Mikrofilm

Kondisi keasaman Grade A  pH film > 5

Grade B  pH film 3 s.d 5 mulai terdeteriorasi Grade C  pH film < 3,

Terdeteriorasi

IPI Storage Guide for Acetate Films,

1993

Rekomendasi : Grade A  reproduksi

Grade B  restorasi dan reproduksi

Grade C  secepatnya restorasi dan reproduksi

(15)

- 6 -

Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : 12 Tahun 2011 Tanggal : September 2011 CONTOH FORMULIR

HASIL PENGUJIAN ARSIP KERTAS

YANG PERLU DIRESTORASI DAN DIREPRODUKSI

PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI SUBDIREKTORAT INSTALASI LABORATORIUM

No.

HASIL PENGUJIAN ARSIP KERTAS

YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN 1. Contoh uji

- Nama Khasanah = _____________________ No Arsip = _________________________ - Tahun = _____________________ Asal/lokasi = _________________________ - Jumlah = _____________________ Jenis jilidan = Soft cover / hard cover - Warna kertas = _____________________

2. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________

1. Pengujian Identifikasi kerusakan

Beri tanda pada kerusakan Ringan Sedang Berat Keterangan Jilidan

1 Perubahan bentuk/ melengkung 2 Punggung 3 Jahitan 4 Permukaan Kimia 1 Api 2 Foxing (noda) 3 Korosi Tinta 4 Korosi Tembaga 5 Selotape 6 Karat 7 Perbaikan sebelumnya Mekanik 1 Penggunaan 2 Kekerasan

Serangga dan Tikus Air

1 Noda 2 Rapuh 3 Jamur 4 Lengket

2. Pengujian bundle/jilidan arsip

Uraian Hasil uji Keterangan

1 Ketebalan (cm) 1. 2. 3. 2 Ukuran (cm3₎ _{p =} _{l =} _{P x l =}

(16)

- 7 -

3. Pengujian lembaran arsip

1 Ketebalan (mm) 2 Ukuran (p x l) mm2 _{p =} _{l =} _{P x l =} 3 Gramatur (gram/m2) 4 pH Permukaan 1 2 3 5 Jenis kertas 6 Tanda khusus/watermark 7 Iron Gall Ink

II. KESIMPULAN

__________________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________

Jakarta, ...

Mengetahui

Penanggung jawab Penguji

(17)

- 8 -

CARA UJI IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS (Cara Uji Nomor 12)

A. Ruang Lingkup

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji, dan laporan hasil uji identifikasi kerusakan pada arsip kertas.

Cara uji identifikasi kerusakan pada arsip kertas dilakukan berdasarkan jenis kerusakan dan tingkatan kerusakan berpedoman pada Archives Damage Atlas.

B. Definisi

1. Identifikasi kerusakan arsip kertas adalah penentuan kondisi kerusakan berdasarkan tingkatan kerusakan ringan, sedang dan berat serta jenis penyebab kerusakan berdasarkan Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage.

2. Watermark/tanda air adalah tanda pada kertas yang hanya bisa dilihat dengan menerawang bagian kertas pada sumber cahaya, atau dengan menggunakan bantuan lampu UV.

3. UV Mark adalah tanda pada kertas yang hanya bisa dilihat dengan menggunakan bantuan lampu UV.

C. Peralatan dan Bahan

1. Kamera Digital; 2. Senter/lampu tampak; 3. Lampu UV;

4. Archives Damage Atlas A Tool for Assessing Damage; 5. Arsip kertas yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Catat identifikasi arsip yang diuji (asal arsip, koleksi, nomor boks, lokasi, nomor arsip).

2. Amati kondisi fisik arsip, dan catat jenis kerusakan yang terjadi pada fisik arsip berdasarkan jenis dan tingkatan kerusakan. Identifikasi kerusakan dilakukan baik terhadap jilidan/bendel maupun terhadap lembaran arsip.

3. Identifikasi dilakukan berdasarkan Archives Damage Atlas dan dituangkan dalam formulir pengujian identifikasi kondisi arsip kertas.

(18)

- 9 -

5. Jika pada arsip kertas yang diuji terdapat tanda air (watermark) atau tanda khusus lainnya maka gambar tanda air didokumentasikan dengan bantuan UV lamp.

E. Laporan Hasil Uji

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas” seperti contoh berikut:

(19)

- 10 -

Contoh Formulir

Pengujian Identifikasi Kerusakan Arsip Kertas

No.

HASIL PENGUJIAN IDENTIFIKASI KERUSAKAN ARSIP KERTAS I. PELAKSANAAN PENGUJIAN

1. Contoh uji

- Nama Khasanah = _____________________ No Arsip = _________________________ - Tahun = _____________________ Asal/lokasi = _________________________ - Jumlah = _____________________ Jenis jilidan = Soft cover / hard cover - Warna Kertas = _____________________

2. Metode Restorasi = _________________________________________________________________ 3. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________

Beri tanda pada kerusakan Ringan Sedang Berat Keterangan Jilidan

1 Perubahan bentuk/ melengkung

2 Punggung 3 Jahitan 4 Permukaan Kimia 1 Api 2 Foxing (noda) 3 Korosi Tinta 4 Korosi Tembaga 5 Selotape 6 Karat 7 Perbaikan sebelumnya Mekanik 1 Penggunaan 2 Kekerasan

Serangga dan Tikus

1 Serangga 2 Tikus Air 1 Noda 2 Rapuh 3 Jamur 4 Lengket II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(20)

- 11 -

Lampiran 6 Prosedur Tetap

Nomor : 12 Tahun 2011

Tanggal : September 2011

CARA UJI KETEBALAN ARSIP KERTAS (Cara Uji Nomor 13)

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ketebalan arsip kertas.

B. Definisi

Tebal kertas atau karton adalah jarak tegak lurus antara dua permukaan kertas atau karton pada kondisi standar.

1. Alat pengukur ketebalan:

a. Jangka sorong, untuk mengukur ketebalan arsip yang sudah berbentuk jilidan atau bundel; b. Mikrometer, untuk mengukur ketebalan lembaran kertas atau arsip kertas.

2. Arsip kertas yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Persiapan contoh

Disiapkan contoh uji arsip kertas yang bersih dan bebas dari kotoran dan debu, atau untuk contoh kertas arsip yang berdebu sebaiknya dibersihkan terlebih dahulu.

2. Pengujian

a. Sebelum dilakukan pengukuran ketebalan lembaran kertas dan arsip kertas, permukaan landasan dan kaki penekan pada mikrometer dibersihkan terlebih dahulu, sehingga pada saat kaki penekan menyentuh landasan skala menunjukan nol.

b. Tempatkan contoh uji pada permukaan landasan secara tegak lurus dengan arah kaki penekan (gambar 1). landasan Kaki penekan Display pengukuran Contoh uji Tuas kaki penekan

(21)

- 12 -

c. Turunkan kaki penekan secara perlahan-lahan keatas permukaan contoh uji sehingga kaki penekan dalam posisi bebas menekan landasan, diamkan selama 2-5 detik.

d. Catat pembacaan skala pada skala mikrometer.

e. Pengukuran dilakukan pada suatu garis ke arah panjang contoh uji, minimal pada 5 tempat yang berbeda.

f. Pengukuran ketebalan untuk arsip kertas dilakukan dengan menggunakan jangka sorong sama seperti langkah e.

3. Perhitungan

Ketebalan arsip kertas dilaporkan sebagai nilai rata-rata dan bila diperlukan dapat dilengkapi dengan nilai maksimum dan minimum. Satuan ketebalan adalah milimeter (mm).

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Ketebalan Arsip Kertas” seperti contoh berikut:

(22)

- 13 -

Contoh Formulir

Hasil Pengujian Ketebalan Arsip Kertas

No.

HASIL PENGUJIAN KETEBALAN ARSIP KERTAS

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN 1. Contoh uji - Nama Khasanah = _________________________________________________________________ - Tahun = _________________________________________________________________ - Asal/lokasi = _________________________________________________________________ - Jumlah = _________________________________________________________________ 2. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________

No _KertasJenis No berkas/ _arsip Hasil Uji Rerata Keterangan

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 dst II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(23)

- 14 -

CARA UJI UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS DALAM BENTUK LEMBARAN

(Cara Uji Nomor 14)

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ukuran dan gramatur arsip kertas dalam bentuk lembaran.

B. Definisi

1. Ukuran adalah panjang dan lebar kertas diukur dengan satuan milimeter dalam kondisi standar. 2. Gramatur adalah massa lembaran kertas atau karton dalam gram dibagi dengan satuan luasnya

dalam meter persegi, diukur pada kondisi standar.

1. Penggaris;

2. Neraca analitik dengan kepekaan 0,01 gram; 3. Arsip kertas yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Persiapan contoh

2. Pengujian

a. Bagian lembaran kertas diukur panjang dan lebarnya dengan menggunakan penggaris hingga satuan millimeter. Pastikan posisi kertas lurus mendatar, tidak ada yang terlipat. b. Lembaran arsip ditimbang dengan menggunakan neraca analitik dengan kepekaan alat

0,01 g.

c. Tunggu hasil pembacaan neraca stabil. Catat hasil berat arsip. d. Catat hasil pengukuran.

3. Perhitungan

Lembaran arsip dihitung nilai gramaturnya dengan cara perhitungan sebagai berikut: , dimana :

(24)

- 15 -

G = gramatur lembaran g/m2 A = berat lembaran yang diuji, gram a = luas lembaran yang diuji, m2

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Ukuran dan Gramatur Arsip Kertas” Dalam Bentuk Lembaran seperti contoh berikut:

Contoh Formulir

Pengujian Ukuran dan Gramatur Arsip Kertas Dalam Bentuk Lembaran

No.

HASIL PENGUJIAN UKURAN DAN GRAMATUR ARSIP KERTAS DALAM BENTUK LEMBARAN

I. PELAKSANAAN PENGUJIAN 1. Contoh uji - Nama Khasanah = _________________________________________________________________ - Tahun = _________________________________________________________________ - Asal/lokasi = _________________________________________________________________ - Jumlah = _________________________________________________________________ 2. Kondisi ruangan = _________________________________________________________________ No Jenis Kertas No berkas/ arsip Berat (A gram) Panjang (p cm) Lebar (l cm) Luas ((P x l)cm /100) a m2 Gramatur (A/a) gram/m2 Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 dst II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(...) (...)

(25)

- 16 -

CARA UJI UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS DALAM BENTUK BUNDEL/JILIDAN

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji ukuran dan berat arsip kertas dalam bentuk bundel/jilidan.

B. Definisi

1. Ukuran adalah panjang, lebar dan tebal bundel arsip kertas diukur dengan satuan centimeter dalam kondisi standar.

2. Berat adalah massa bundel atau jilidan arsip dalam gram diukur pada kondisi standar.

1. Penggaris;

2. Neraca portable dengan kepekaan 1 gram (maks 10 kg) untuk arsip yang berbentuk bendel atau neraca analitik dengan kepekaan 0,01 gram untuk arsip lembaran;

3. Jangka sorong/mikrometer; 4. Arsip kertas yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Persiapan contoh

2. Pengujian

a. Bagian lembaran kertas diukur panjang (p cm) dan lebarnya (l cm) dengan menggunakan penggaris hingga satuan milimeter. Pastikan posisi kertas lurus mendatar, tidak ada yang terlipat.

b. Ketebalan bundel diukur dengan menggunakan jangka sorong (t cm).

c. Bundel arsip ditimbang dengan menggunakan neraca analitik dengan kepekaan alat 1 gram.

d. Tunggu hasil pembacaan neraca stabil. Catat hasil berat arsip (A gram). e. Catat hasil pengukuran.

(26)

- 17 -

3. Perhitungan

Hasil pengukuran dicatat langsung sesuai pembacaan pada skala neraca (gram) dan jangka sorong (cm).

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Ukuran dan Berat Arsip Kertas Dalam Bentuk Bundel/Jilidan” seperti contoh berikut:

Contoh Formulir

Pengujian Ukuran dan Berat Arsip Kertas Dalam Bentuk Bundel/Jilidan

PENGUJIAN ARSIP YANG PERLU DI RESTORASI ATAU DIREPRODUKSI SUBDIREKTORAT INSTALASI LABORATORIUM

No.

HASIL PENGUJIAN UKURAN DAN BERAT ARSIP KERTAS DALAM BENTUK BUNDEL/JILIDAN

No Jenis Kertas No berkas/ _arsip _JilidanJenis Panjang _{(p cm)} Lebar _{(l cm)} Tebal _(cm)

Berat ( A gram) Keterangan 1 2 3 4 5 6 dst II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(27)

- 18 -

CARA UJI PH PERMUKAAN ARSIP KERTAS (Cara Uji Nomor 5)

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji pH (keasaman) permukaan arsip kertas.

B. Definisi

pH permukaan kertas atau keasaman kertas adalah konsentrasi ion hidrogen pada air dipermukaan kertas atau arsip kertas.

1. pH meter Horiba atau pH meter lain yang dilengkapi dengan elektroda khusus untuk mengukur pH pada permukaan kertas;

2. Gelas piala 100 cc; 3. Plastik mylar ; 4. Labu semprot; 5. Aquadest;

6. Larutan buffer pH 4 dan pH 7; 7. Kertas saring;

8. Etanol 70%;

D. Cara Uji

1. Persiapan Contoh Uji

Disiapkan contoh uji kertas yang bersih dan bebas dari kotoran dan debu. Untuk Arsip kertas yang akan diuji keasamannya, dipilih sebisa mungkin pada bagian yang tidak ada informasinya (tidak terkena tinta).

2. Pengujian

a. pH meter dikalibrasikan dengan larutan Buffer pH 4 dan pH 7.

b. Kertas atau arsip kertas yang akan ditentukan pHnya dialasi dengan plastik mylar kemudian ditetesi dengan satu atau dua tetes air suling.

c. Pada tetesan air tersebut ditempelkan elektroda pH meter, kemudian diukur nilai pHnya. d. Tunggu beberapa saat pembacaan skala pH pada pH meter stabil.

(28)

- 19 -

e. Catat skala pH yang terukur, kemudian keringkan sisa air pada kertas atau arsip kertas dengan menggunakan kertas saring. Untuk memudahkan proses pengeringan dapat disemprot dengan alkohol 70%.

f. Lakukan pengujian dua kali (duplo) untuk contoh yang sama pada tempat yang berbeda. 3. Perhitungan

Membaca langsung nilai keasaman arsip kertas pada skala pH meter.

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian pH Permukaan Arsip Kertas” seperti contoh berikut:

Contoh Formulir

Pengujian pH Permukaan Arsip Kertas

No.

HASIL PENGUJIAN pH PERMUKAAN ARSIP KERTAS

No Jenis Kertas No berkas/ arsip Hasil Uji Rerata Keterangan

1 2 1 2 3 4 5 dst II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(29)

- 20 -

CARA UJI IRON GALL INK PADA ARSIP KERTAS (Cara Uji Nomor 16)

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji dan laporan hasil uji iron gall ink pada arsip kertas.

B. Definisi

1. Iron Gall Ink adalah tinta yang mengandung logam besi (Fe II), biasa digunakan sebagai tinta tahan air. Logam besi pada tinta ini umumnya bersifat asam dan akan merusak kertas.

2. Cara uji Fe pada tinta adalah pengujian untuk menentukan ada tidaknya kandungan logam besi-II pada tulisan yang terdapat pada arsip kertas.

C. Perlatan dan Bahan

1. Pipet tetes; 2. Kertas saring; 3. Asam asetat 5%;

4. Potassium Ferrocyanida 1 % atau potassium sulfocyanida 1% atau NaOH 4 %; 5. Plastik mylar;

6. Ethanol 75%;

D. Cara Uji

1. Dipilih bagian tulisan yang berada di tepi lembaran pada arsip yang akan diuji. 2. Bagian belakang tulisan yang akan diuji dialasi dengan plastik mylar.

3. Teteskan satu tetes asam asetat 5% ke dalam ujung tulisan tersebut, setelah beberapa saat diserap dengan menggunakan kertas saring.

4. Teteskan satu tetes potassium ferricyanida 1 % pada noda basah di kertas saring. Jika terdapat besi pada tinta maka kertas saring akan berubah warna menjadi warna biru.

5. Atau teteskan satu tetes NaOH 4 % pada tulisan, serap kelebihan pelarut dengan blotter, jika ada besi menunjukkan warna coklat kemerahan.

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Iron Gall Ink pada Arsip Kertas” seperti contoh berikut:

(30)

- 21 -

Contoh Formulir

Pengujian Iron Gall Ink pada Arsip Kertas

No.

HASIL PENGUJIAN IRON GALL INK PADA ARSIP KERTAS

No Contoh Hasil Uji (positif/negative) Keterangan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 dst II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(...) (...)

(31)

- 22 -

Lampiran 11 Prosedur Tetap Nomor : 12 Tahun 2011 Tanggal : September 2011 CONTOH FORMULIR PENGUJIAN ARSIP MEDIA BARU

YANG PERLU DIRESTORASI DAN DIREPRODUKSI

No.

HASIL PENGUJIAN ARSIP MEDIA BARU YANG PERLU DIRESTORASI ATAU DIREPRODUKSI

Nama sampel/Arsip : ____________________ Nomor : ________________ Tahun : __________________

Lokasi sampel/Arsip : ____________________ Lantai : ________________ Rak : __________________

Keterangan contoh : ____________________ Film/mikrofilm : ____________ Jumlah : __________________

Kondisi Ruangan : ____________________ Suhu : _______________ oC RH : __________________ %

Jenis Base : ____________________ Metode uji : ________________

No. Nama Arsip Reel

(mm) Feet Kondisi Keasaman Penampakan fisik contoh Grade A Grade B Grade C II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui

(32)

- 23 -

Lampiran 12 Prosedur Tetap

Nomor : 12 Tahun 2011

Tanggal : September 2011

CARA UJI KONDISI KEASAMAN PADA ARSIP FILM DAN MIKROFILM

Standar ini meliputi definisi, peralatan dan bahan, cara uji, dan laporan hasil pengujian kondisi keasaman pada film dan mikrofilm.

B. Definisi

Kondisi keasaman adalah kondisi memburuknya (deteriorasi) pada arsip film dan mikrofilm yang dapat diamati dengan perubahan warna pada indikator bromocresol green yang diakibatkan oleh adanya perubahan pH pada udara dalam can/wadah arsip.

1. Label Indikator ABC (Asam Bromo Cresol); 2. Senter;

3. Label bulat dengan warna kuning, hijau dan biru; 4. Arsip film dan mikrofilm yang akan diuji.

D. Cara Uji

1. Persiapan

Disiapkan indikator ABC baik dalam bentuk label maupun kertas indikator. 2. Pengujian

a. Pengujian dilakukan langsung diruang penyimpanan arsip film/mikrofilm tanpa merubah urutan dan susunan penyimpanan arsip film.

b. Pengujian dilakukan berdasarkan urutan penyimpanan arsip film/mikrofilm.

c. Kertas indikator dimasukkan kedalam can film/ kotak mikrofilm kemudian ditutup kembali. Untuk label indikator ditempelkan pada bagian tutup bagian dalam.

d. Setelah beberapa lama (30 menit), diamati perubahan warna pada indikator, kemudian dibandingkan kondisi grade arsip film dengan tabel warna dibawah ini:

 Jika warna kertas indikator tetap biru maka film masih dalam kondisi baik, nilai keasaman (pH) > 5 (grade A).

 Jika berubah menjadi warna hijau maka arsip film mulai terdeteriorasi dan mengeluarkan asam sehingga mempunyai nilai pH 3 s.d 5 (grade B).

(33)

- 24 -

 Jika kertas indikator berubah kuning maka arsip film mempunyai keasaman yang tinggi yaitu pH < 3 dan membutuhkan penanganan secepatnya (grade C). e. Hasil perubahan warna/grade arsip film dicatat, dan pada bagian luar can/wadah arsip film

diberi tanda/label bulat dengan warna yang sesuai dengan perubahan warna indikator untuk menandai arsip yang sudah dilakukan pengujian dan untuk memudahkan petugas arsip melakukan pemindahan dan pengambilan untuk kegiatan restorasi atau reproduksi arsip film atau mikrofilm. Pada catatan hasil pengujian juga dicatat nomor kode arsip film dan jenis arsip film (16 mm atau 35 mm).

f. Perubahan warna pada label indikator pada arsip film sebaiknya diperiksa secara rutin 1 bulan sekali dan diganti minimal setahun sekali untuk menentukan kondisi keasaman arsip film. Label indikator yang sudah berubah warna menjadi hijau atau kuning sebaiknya di ganti setelah arsip film mendapat perlakuan restorasi.

Laporan hasil pengujian dituangkan dalam formulir “Pengujian Kondisi Keasaman Pada Arsip Film dan Mikrofilm” seperti contoh berikut:

Grade A

Grade B

Grade C

Biru Hijau Kuning

pH > 5.4

3.8< pH< 5.4

pH < 3.8

(34)

- 25 -

Contoh Formulir

Hasil Pengujian Kondisi Keasaman Pada Arsip Film dan Mikrofilm

No.

HASIL PENGUJIAN KONDISI KEASAMAN PADA ARSIP FILM DAN MIKROFILM

Nama sampel/Arsip : ____________________ Nomor : ________________ Tahun : __________________

Lokasi sampel/Arsip : ____________________ Lantai : ________________ Rak : __________________

Keterangan contoh : ____________________ Film/mikrofilm : ____________ Jumlah : __________________

Kondisi Ruangan : ____________________ Suhu : _______________ oC RH : __________________ %

No. Nama Arsip Reel

(mm) Feet Kondisi Keasaman Penampakan fisik contoh Grade A Grade B Grade C II. KESIMPULAN ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________ Jakarta, ... Mengetahui