III-1
BAB III
ANALISIS ENTERPRISE
Bab ini menjelaskan analisis enterprise dengan sistematika pembahasan sesuai dengan tiga fase EAP pada dua lapisan teratas dari EAP. Pembahasan pada bab ini mencakup fase inisiasi perencanaan, pemodelan bisnis awal serta arsitektur sistem dan teknologi saat ini.
3.1 INISIASI PERENCANAAN
Sejumlah besar proyek EAP mengalami kegagalan yang disebabkan oleh tujuan serta ekspektasi yang tidak realistis dari organisasi, pemilihan pendekatan yang salah serta tidak adanya pengalaman dan tidak terbiasa dengan metode EAP. Oleh karena itu perlu sebuah tahapan inisiasi dalam pengerjaan EAP. Pada tahapan inisiasi, dilakukan pendefinisian ruang lingkup serta tujuan dari EAP, visi dari sistem informasi yang dikembangkan serta adaptasi sebuah metodologi perencanaan untuk pengerjaan EAP.
3.1.1 Pendefinisian Lingkup serta Tujuan
SMA Negeri 3 Bandung sebagai salah satu sekolah tingkat menengah atas di kota Bandung, merupakan salah satu ujung tombak pelaksana pendidikan formal di masyarakat. Kegiatan bisnis utama dari SMA Negeri (SMAN) 3 Bandung adalah menyelenggarakan layanan jasa pendidikan bagi masyarakat sesuai dengan standar penyelenggaraan pendidikan yang ditetapkan oleh Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Tujuan dari penyelenggaraan pendidikan di SMAN 3 Bandung adalah untuk mewujudkan peserta didik yang berkualitas, maju dan mandiri, dalam artian pendidikan mencakup baik dimensi sosial, budaya, ekonomi maupun politik [GBP07].
Terkait dengan hal tersebut, maka tujuan dari pembangunan sistem informasi di SMA Negeri 3 Bandung adalah tersedianya sebuah sistem informasi yang mendukung pelaksanaan fungsi-fungsi bisnis utama sesuai dengan tujuan penyelenggaraan pendidikan dari SMAN 3 Bandung serta bisnis pendukungnya, yaitu kegiatan administrasi, sumber daya manusia, dan lain-lain.
III-2
3.1.2 Visi Pengembangan Sistem Informasi
Visi SMA Negeri 3 Bandung adalah mewujudkan Sekolah Bertaraf Internasional yang berwawasan kebangsaan dengan berdasarkan iman dan takwa [RSP07]. Untuk mewujudkan visi tersebut, dirumuskan lima buah misi dari SMA Negeri 3 Bandung, yaitu :
1. Membentuk watak dan kepribadian siswa yang bermartabat dan berjiwa kebangsaan 2. Mengembangkan potensi kecerdasan intelektual, emosional dan spiritual
3. Mengembangkan pendidikan iptek, seni dan budaya yang unggul
4. Meningkatkan profesionalisme dan akuntabilitas sekolah sebagai pusat pengembangan pendidikan berdasarkan standar nasional dan global
5. Memberdayakan peran serta stakeholders dalam penyelenggaraan pendidikan yang bermutu dan berdaya saing global berdasarkan prinsip Manajemen Berbasis Sekolah (MBS) [RSP07]
Berdasarkan visi dan misi enterprise tersebut, maka visi dari sistem informasi yang dikembangkan adalah menjadi pusat layanan informasi yang unggul dalam rangka mewujudkan visi SMA Negeri 3 Bandung.
3.1.3 Pemilihan Metodologi
Dalam pembangunan arsitektur sistem informasi di SMA Negeri 3 Bandung, penulis mengadaptasi metodologi Enterprise Architecture Planning serta metodologi pendukung, yaitu Business Systems Planning yang digunakan pada tahap pendefinisian proses bisnis, serta ValueChainConfiguration untuk pendefinisian area fungsional utama dari organisasi.
3.2 PEMODELAN BISNIS AWAL
Pemodelan bisnis merupakan proses untuk mendefinisikan bisnis yang dijalankan enterprise. Tujuan dari pemodelan bisnis adalah untuk menyediakan sebuah basis pengetahuan yang lengkap, menyeluruh serta konsisten yang dapat digunakan dalam mendefinisikan arsitektur dan rencana implementasinya. Model bisnis awal mengidentifikasikan fungsi-fungsi, menyajikan deskripsi yang jelas untuk tiap fungsi serta mengidentifikasi unit organisasi yang melakukan setiap fungsi bisnis tersebut.
3.2.1 Struktur Organisasi
III-3
3.2.2 Identifikasi dan Definisi Fungsi Bisnis
Sebuah fungsi adalah himpunan aksi yang dilakukan dalam menjalankan bisnis. Ada sebuah aturan yang digunakan dalam mendefinisikan fungsi bisnis, yang dikenal dengan The Fundamental Rule of Functional Decomposition. Aturan tersebut mengemukakan bahwa sebuah fungsi didefinisikan sepenuhnya oleh subfungsi-subfungsi dari fungsi tersebut. Setiap fungsi bisnis yang ada diidentifikasi, mencakup nama, deskripsi fungsi atau dekomposisi fungsi, dan fungsi ini minimal harus dijalankan oleh sebuah unit organisasi (kecuali fungsi tersebut adalah fungsi di masa depan yang belum dijalankan) [SPE92].
3.2.2.1 Analisis Situasional
Sebagai tahap awal pengenalan bisnis dari SMAN 3 Bandung, dilakukan analisis situasional agar diketahui situasi dan keberjalanan bisnis SMAN 3 Bandung. SMAN 3 Bandung memiliki sejumlah potensi yang mendukung keberjalanan bisnisnya. Berdasarkan data
passing grade SMA Negeri kota Bandung, SMAN 3 Bandung berada di posisi pertama pada
cluster pertama untuk tingkat SMA Negeri. Hal ini menunjukkan bahwa SMAN 3 Bandung merupakan SMA Negeri terbaik dan terfavorit di kota Bandung. (Data ditunjukkan pada lampiran A)
SMAN 3 Bandung sudah menerapkan MBS pada pengelolaan sekolah sehingga SMAN 3 Bandung memiliki otonomi penuh dalam membuat kebijakan terkait peningkatan mutu pendidikannya, dan SMAN 3 Bandung juga memiliki Komite Sekolah serta stakeholder yang memiliki kesadaran dan komitmen tinggi untuk meningkatkan mutu sekolah.
3.2.2.2 Area Bisnis
Untuk melakukan identifikasi terhadap area fungsional utama dari SMAN 3 Bandung digunakan metodologi konfigurasi rantai nilai Michael Porter. Area fungsional dari SMAN 3 Bandung yang teridentifikasi kemudian direpresentasikan dengan menggunakan diagram rantai nilai pada gambar III-1.
III-4
Gambar III-1 Diagram rantai nilai SMAN 3 Bandung
Terkait dengan implementasi MBS di SMAN 3 Bandung, terdapat delapan buah area bisnis yang teridentifikasi, mencakup aktivitas bisnis utama dan pendukungnya.
Aktivitas bisnis utama SMAN 3 Bandung terkait dengan penyelenggaraan kegiatan akademik, yang terdiri dari
1) Inbound logistics: Penerimaan siswa baru (PSB)
PSB merupakan sarana penerimaan input yang nantinya diproses menjadi output lulusan yang berkualitas.
2) Operations: Operasional akademik
Kegiatan operasional akademik merupakan kegiatan yang terkait dengan proses akademik yang memproses input siswa menjadi output lulusan sesuai dengan standar yang ditetapkan SMAN 3 Bandung.
3) Outbound logistics: Penglepasan akademik
Penglepasan akademik merupakan kategori aktivitas yang terkait dengan kelulusan siswa.
4) Marketing and sales: Pengelolaan hubungan masyarakat
Pengelolaan hubungan masyarakat mencakup aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan penyediaan informasi kepada masyarakat terkait dengan kegiatan akademik SMAN 3 Bandung, serta kegiatan penerimaan siswa baru (PSB).
5) Service: Penanganan alumni
Alumni siswa SMAN 3 Bandung masih ditangani sebagai bentuk pertanggungjawaban SMAN 3 Bandung dalam menjaga nilai dari lulusannya.
III-5
Aktivitas pendukung dari bisnis utama SMAN 3 Bandung merupakan empat komponen pendukung yang harus dikelola dengan baik dalam rangka implementasi MBS di SMAN 3 Bandung. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut mencakup:
1) Pengelolaan umum organisasi
Pengelolaan umum organisasi mencakup manajerial dan perencanaan umum (pembuatan visi, misi, rencana kerja), pengelolaan keuangan dan akuntansi, serta hubungan dengan pihak terkait pelaksanaan kerjasama (contoh : perusahaan dan dinas pendidikan).
2) Pengelolaan sumber daya manusia
Pengelolaan sumber daya manusia mencakup pengelolaan tenaga pendidik (guru) serta tenaga kependidikan (karyawan non-guru).
3) Pengelolaan sarana dan prasarana pendidikan 4) Pengelolaan bidang kesiswaan
3.2.2.3 Fungsi Bisnis dan Unit Organisasi
Tiap-tiap unit organisasi merupakan pemilik, pelaksana, terlibat, dan/atau bertanggung jawab dalam pengambilan keputusan untuk sebuah fungsi bisnis tertentu. Sehingga, pelaksanaan bisnis mensyaratkan agar tiap unit organisasi terlibat dalam suatu fungsi bisnis dan suatu fungsi bisnis setidaknya dimiliki oleh sebuah unit organisasi.
Untuk melengkapi model bisnis awal dari enterprise, maka unit-unit organisasi yang sudah diidentifikasikan dipetakan terhadap fungsi-fungsi bisnis yang telah didekomposisi. Fungsi-fungsi bisnis utama dalam studi kasus di SMAN 3 Bandung didekomposisi dengan menggunakan metode four-stage lifecycle BSP (Tabel III-2 s.d tabel III-5) dan menghasilkan sebuah hierarki fungsi bisnis sesuai dengan metodologi EAP yang dimuat pada tabel III-1.
Tabel III-1 Hierarki Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung 1. Penerimaan Siswa Baru (PSB)
1.1. Perencanaan PSB
1.1.1. Perencanaan PSB tahun akademik baru
1.1.1.1. Perencanaan aturan dan jadwal kegiatan PSB 1.1.1.2. Penentuan standar penerimaan siswa dan soal seleksi 1.1.1.3. Pembentukan panitia PSB
1.1.2.Perencanaan ketentuan penerimaan siswa mutasi 1.2. Pelaksanaan PSB
III-6 1.2.1. Penyusunan materi ujian seleksi
1.2.1.1. Penyusunan materi ujian seleksi PSB 1.2.1.2. Penyusunan materi ujian seleksi siswa mutasi 1.2.2. Penerimaan pendaftaran calon siswa
1.2.3.Pelaksanaan seleksi calon siswa 1.2.4. Pengolahan hasil ujian seleksi
1.2.5. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan PSB
1.2.6.Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan penerimaan siswa mutasi 1.3. Pendaftaran ulang siswa baru
1.4. Pelaporan PSB
1.4.1.Pelaporan pelaksanaan PSB
1.4.2.Rekomendasi perbaikan pelaksanaan PSB berikutnya 1.4.3. Pelaporan penerimaan siswa mutasi
2. Operasional Akademik 2.1. Perencanaan akademik
2.1.1. Penetapan kurikulum dan program pengajaran 2.1.2. Penetapan program penilaian beserta kriteria penilaian
2.1.2.1. Penetapan kriteria kelulusan minimal (KKM) mata pelajaran 2.1.2.2. Penetapan kriteria kenaikan kelas
2.1.3. Penetapan kalender pendidikan
2.1.4. Penetapan jadwal kegiatan belajar mengajar (KBM) dan evaluasi hasil belajar 2.1.5. Pembagian tugas mengajar
2.1.6. Penyusunan silabus dan bahan ajar 2.1.7. Penetapan pelaksanaan kegiatan responsi 2.1.8. Penetapan pelaksanaan kegiatan remedial 2.1.9. Penetapan rencana pelaksanaan supervisi kelas 2.2. Pelaksanaan kegiatan akademik
2.2.1. Pelaksanaan KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) 2.2.2. Pelaksanaan kegiatan responsi
2.2.3. Pelaksanaan kegiatan evaluasi belajar siswa 2.2.4. Administrasi nilai
2.2.5. Pelaksanaan tes remedial
2.2.6. Pelaksanaan evaluasi pencapaian target penyelenggaraan pendidikan 2.2.7. Pelaksanaan supervisi kelas
2.2.8. Pengawasan proses belajar di kelas 2.3. Pelaporan akademik
2.3.1. Pembagian laporan belajar siswa (rapot) 2.3.2. Pelaporan hasil supervisi kelas
III-7 3. Penglepasan Akademik
3.1. Perencanaan penglepasan akademik 3.1.1. Penetapan kriteria kelulusan siswa 3.2. Pelaksanaan penglepasan akademik
3.2.1. Pengolahan hasil UAS (Ujian Akhir Sekolah) 3.2.2. Pembuatan STTB (Surat Tanda Tamat Belajar) 3.2.3. Pembuatan rapot akhir
3.2.4. Koordinasi dengan dinas pendidikan terkait hasil UAN (Ujian Akhir Nasional) 3.3. Pelaporan penglepasan akademik
3.3.1. Pengumuman hasil UAN dan UAS 3.3.2. Pembagian STTB, SKHUN dan rapot 4. Pengelolaan Hubungan Masyarakat
4.1. Perencanaan hubungan masyarakat
4.2. Pelaksanaan pengelolaan hubungan masyarakat 4.2.1. Penyediaan informasi akademik
4.2.2. Penyediaan informasi seleksi terbuka (PSB)
4.2.3. Penerimaan pendaftaran peserta seleksi terbuka secara online
4.3. Pelaporan pengelolaan hubungan masyarakat 5. Penanganan Alumni
5.1. Perencanaan penanganan alumni 5.2. Pelaksanaan penanganan alumni
5.2.1. Pendataan alumni
5.2.2. Monitoring kelulusan alumni pada SNMPTN/ujian masuk PT (Perguruan Tinggi)
5.2.3. Pelaksanaan kerja sama dengan alumni 5.2.4. Penyelenggaraan forum alumni 5.3. Pelaporan penanganan alumni
5.3.1. Pelaporan kelulusan alumni pada SNMPTN/ujian masuk PT 5.3.2. Pelaporan pelaksanaan kerja sama dengan alumni
6. Pengelolaan Umum Organisasi
6.1. Perencanaan pengelolaan umum organisasi 6.1.1. Perencanaan umum sekolah 6.1.2. Perencanaan APBS
6.1.3. Perencanaan hubungan internal 6.1.4. Perencanaan hubungan eksternal 6.2. Pelaksanaan pengelolaan umum organisasi
III-8
6.2.1. Pelaksanaan pengelolaan umum sekolah
6.2.1.1. Penetapan pedoman keberjalanan pengelolaan sekolah 6.2.1.2. Pengelolaan sistem informasi sekolah
6.2.1.3. Pengawasan pelaksanaan proses pengelolaan umum sekolah 6.2.2. Implementasi APBS
6.2.2.1. Penetapan APBS 6.2.2.2. Realisasi APBS
6.2.2.3. Pengawasan dan audit keuangan 6.2.3. Pelaksanaan acara kekeluargaan internal 6.2.4. Pelaksanaan pengelolaan hubungan eksternal
6.2.4.1. Pendataan jadwal kunjungan pihak luar 6.2.4.2. Pendataan penawaran kerja sama 6.2.4.3. Pendataan program pemerintah 6.2.4.4. Pelayanan kunjungan dari luar
6.2.4.5. Realisasi jalinan kerja sama dengan pihak luar 6.2.4.6. Koordinasi pelaksanaan program pemerintah 6.2.4.7. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan kerja sama
6.2.4.8. Pengawasan dan evaluasi pelaksanaan program pemerintah 6.3. Pelaporan pengelolaan umum organisasi
6.3.1. Pelaporan pelaksanaan proses pengelolaan umum sekolah 6.3.2. Pelaporan keuangan
6.3.3. Pelaporan kegiatan internal sekolah 6.3.4. Pelaporan kegiatan kunjungan 6.3.5. Pelaporan kegiatan kerja sama
6.3.6. Pelaporan pelaksanaan program pemerintah 7. Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM)
7.1. Perencanaan pengelolaan SDM
7.1.1. Perencanaan rekrutmen dan penempatan SDM 7.1.2. Penentuan kebutuhan kompetensi SDM
7.1.3. Perencanaan kriteria penilaian dan kompensasi SDM 7.2. Pelaksanaan pengelolaan SDM
7.2.1. Rekrutmen SDM 7.2.2. Penempatan SDM
7.2.3. Pengembangan kompetensi SDM 7.2.4. Administrasi kehadiran SDM
7.2.5. Pelaksanaan Evaluasi Prestasi Guru (EPG) 7.2.6. Pelaksanaan Evaluasi Prestasi Karyawan (EPK) 7.2.7. Perhitungan kompensasi SDM
III-9 7.3.1. Pelaporan hasil evaluasi SDM 7.3.2. Tindak lanjut hasil evaluasi
7.3.3. Pelaporan rekapitulasi kompensasi SDM 8. Pengelolaan Sarana dan Prasarana
8.1. Perencanaan pengelolaan sarana dan prasarana 8.1.1. Penentuan kebutuhan sarana dan prasarana 8.1.2. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana 8.1.3. Perencanaan pemeliharaan dan perawatan 8.2. Pelaksanaan pengelolaan sarana dan prasarana
8.2.1. Pengadaan sarana prasarana
8.2.2. Pengaturan penggunaan sarana prasarana 8.2.3. Pengawasan penggunaan sarana prasarana 8.2.4. Pengelolaan inventaris sarana prasarana 8.2.5. Analisis kelayakan rutin
8.2.6. Pemeliharaan sarana prasarana 8.3. Pelaporan pengelolaan sarana prasarana
8.3.1. Pelaporan pengadaan dan pemeliharaan sarana prasarana 8.3.2. Rekomendasi perbaikan terhadap sarana prasarana 9. Pengelolaan Bidang Kesiswaan
9.1. Perencanaan pengelolaan bidang kesiswaan 9.1.1. Perencanaan kegiatan non-akademik siswa 9.1.2. Perencanaan pembinaan siswa
9.1.3. Perencanaan program pembinaan kompetensi akademik siswa 9.2. Pelaksanaan pengelolaan bidang kesiswaan
9.2.1. Pelaksanaan kegiatan non-akademik siswa 9.2.1.1. Rekrutmen anggota OSIS
9.2.1.2. Pendaftaran peserta kegiatan ekstrakurikuler 9.2.1.3. Pelaksanaan kegiatan OSIS
9.2.1.4. Pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler 9.2.1.5. Pelaksanaan kegiatan karyawisata siswa
9.2.1.6. Pengawasan pelaksanaan kegiatan non-akademik siswa 9.2.2. Pelaksanaan kegiatan pembinaan siswa
9.2.2.1. Pelaksanaan kegiatan pembinaan budi pekerti siswa 9.2.2.2. Pelaksanaan bimbingan dan konseling siswa 9.2.2.3. Pengawasan pelaksanaan kegiatan pembinaan siswa 9.2.3. Pelaksanaan program pembinaan kompetensi akademik siswa
9.2.3.1. Pendataan calon peserta pembinaan kompetensi akademik siswa 9.2.3.2. Seleksi siswa berprestasi
III-10
9.2.3.3. Pembinaan kompetensi akademik siswa berprestasi
9.2.3.4. Pengawasan program pembinaan kompetensi akademik siswa 9.3. Pelaporan pengelolaan bidang kesiswaan
9.3.1. Pelaporan pelaksanaan kegiatan non-akademik siswa 9.3.2. Pelaporan pelaksanaan kegiatan pembinaan siswa
9.3.3. Pelaporan pelaksanaan program pembinaan kompetensi akademik siswa
Berdasarkan 123 fungsi bisnis yang sudah dipaparkan pada hierarki bisnis di atas, dilakukan pemetaan antara fungsi bisnis dengan unit organisasi yang ada di SMAN 3 Bandung dalam bentuk matriks yang dimuat pada tabel III-6(Struktur organisasi dapat dilihat di Lampiran A). Matriks ini merupakan salah satu langkah dari pendekatan pemodelan bisnis dengan metodologi BSP untuk menunjukkan unit organisasi mana yang bertanggung jawab terhadap fungsi bisnis yang berkesesuaian.
Pada matriks (tabel III-6), kolom menunjukkan nomor fungsi bisnis sesuai dengan nomor fungsi yang ada pada hierarki fungsi bisnis SMAN 3 Bandung (tabel III-1), sedangkah baris menunjukkan unit organisasi yang ada di SMAN 3 Bandung. Sel-sel pada matriks diisikan dengan angka tingkat keterlibatan unit organisasi dalam menjalankan fungsi bisnis tertentu. Angka “1” menunjukkan tingkat keterlibatan dan tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, angka “2” menunjukkan tingkat keterlibatan penuh tanpa tanggung jawab dalam pengambilan keputusan, serta angka “3” untuk tingkat keterlibatan yang terbatas.
III-11
Tabel III-2 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung
Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Penerimaan Siswa Baru (PSB)
a. Perencanaan PSB tahun
akademik baru
b. Perencanaan ketentuan
penerimaan siswa mutasi
a. Pembentukan panitia PSB
b. Penentuan standar penerimaan siswa dan kapasitas siswa
c. Penjadwalan kegiatan PSB
d.Penyusunan materi ujian
seleksi PSB
e. Penyusunan materi ujian
seleksi mutasi
a. Penerimaan pendaftaran
calon siswa
b. Pelaksanaan seleksi calon
siswa
c. Pengolahan hasil ujian
seleksi
d. Pengawasan pelaksanaan
PSB
e. Pengawasan pelaksanaan
penerimaan siswa mutasi
a.Pendaftaran ulang siswa
baru b. Pelaporan pelaksanaan PSB c. Rekomendasi perbaikan pelaksanaan PSB berikutnya d. Pelaporan penerimaan siswa mutasi
Operasional Akademik Perencanaan akademik a. Penetapan kurikulum dan
program pengajaran
b. Penetapan program
penilaian beserta kriteria penilaian
c. Penetapan kalender
pendididikan
d. Pembagian tugas mengajar
e. Penyusunan silabus dan
bahan ajar
f. Penetapan jadwal KBM
dan jadwal evaluasi hasil belajar g. Penetapan pelaksanaan kegiatan responsi h. Penetapan pelaksanaan kegiatan remedial i. Penetapan rencana supervise kelas a. Pelaksanaan KBM b. Pelaksanaan kegiatan responsi c. Pelaksanaan evaluasi belajar siswa d. Administrasi nilai
e. Pelaksanaan tes remedial
f. Pelaksanaan evaluasi pencapaian target penyelenggaraan pendidikan g. Pelaksanaan supervisi kelas h. Pelaksanaan pengawasan
proses belajar di kelas
a. Pembagian laporan kemajuan belajar siswa (rapot)
b. Pelaporan hasil supervisi
kelas
c. Analisis hasil supervisi kelas
Stage
III-12 Tabel III-3 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung (Lanjutan)
Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Penglepasan Akademik Perencanaan penglepasan
akademik
Penetapan kriteria kelulusan siswa
a. Pengolahan hasil UAS
b. Pembuatan STTB (Surat
Tanda Tamat Belajar)
c. Pembuatan rapot akhir
d. Koordinasi dengan dinas
pendidikan terkait hasil UAN
a. Pengumuman hasil UAN
dan UAS
b. Pembagian
STTB,SKHUN dan rapot
Pengelolaan Hubungan Masyarakat Perencanaan hubungan masyarakat a. Penyediaan informasi akademik b. Penyediaan informasi seleksi terbuka (PSB) Penerimaan pendaftaran
peserta seleksi secara online
Pelaporan pengelolaan hubungan masyarakat
Penanganan Alumni Perencanaan penanganan
alumni
Pendataan alumni a. Monitoring kelulusan
alumni pada SNPTN/ ujian masuk PT
b. Pelaksanaan kerja sama
dengan alumni
c. Penyelenggaraan forum
alumni
a. Pelaporan kelulusan
alumni pada SNPTN/ujian masuk PT
b. Pelaporan kerjasama
dengan alumni Fungsi
III-13 Tabel III-4 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung (Lanjutan)
Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Pengelolaan Umum Organisasi a. Perencanaan umum sekolah b. Perencanaan APBS c. Perencanaan hubungan internal d. Perencanaan hubungan eksternal a. Penetapan pedoman keberjalanan sekolah b. Penetapan APBS c. Pendataan jadwal
kunjungan pihak luar
d. Pendataan penawaran kerja
sama
e. Pendataan program
pemerintah
a.Pengawasan pelaksanaan
proses pengelolaan umum sekolah
b.Realisasi APBS
c.Pengawasan dan audit
keuangan
d. Pengelolaan sistem informasi sekolah
e.Pelaksanaan acara
kekeluargaan internal
f. Pelayanan kunjungan dari
luar
g. Realisasi jalinan kerja sama dengan pihak luar
h.Koordinasi pelaksanaan
program pemerintah
i. Pengawasan dan evaluasi
pelaksanaan kerja sama
j. Pengawasan dan evaluasi
pelaksanaan program pemerintah
a. Pelaporan pelaksanaan
proses pengelolaan umum sekolah b. Pelaporan keuangan c. Pelaporan kegiatan internal sekolah d. Pelaporan kegiatan kunjungan
e. Pelaporan kegiatan kerja
sama
f. Pelaporan pelaksanaan
program pemerintah
Pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) a. Perencanaan penempatan SDM b. Penentuan kebutuhan kompetensi SDM c. Perencanaan kriteria penilaian SDM a. Rekrutmen SDM b. Penempatan SDM a. Pengembangan kompetensi SDM b. Administrasi kehadiran SDM c. Pelaksanaan Evaluasi Prestasi SDM (EPG/K) d. Perhitungan kompensasi a. Pelaporan pengelolaan SDM
b. Tindak lanjut (promosi,
mutasi, atau pensiun)
c. Pelaporan rekapitulasi
kompensasi SDM Fungsi
III-14 Tabel III-5 Four Stage Life Cycle Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung (Lanjutan)
Requirement Acquisition Stewardship Retirement
Pengelolaan Sarana dan Prasarana Pendidikan
a. Penentuan kebutuhan
sarana dan prasarana
b. Perencanaan pengadaan sarana c. Perencanaan pemeliharaan dan perawatan a. Pengadaan sarana prasarana b. Pengaturan penggunaan sarana prasarana a.Pengawasan penggunaan sarana prasarana b. Pengelolaan inventaris sarana prasarana
c.Analisis kelayakan rutin
d. Pemeliharaan sarana prasarana
a. Pelaporan pengadaan dan
pemeliharaan sarana prasarana
b. Rekomendasi perbaikan
terhadap sarana prasarana
Pengelolaan Bidang Kesiswaan
a. Perencanaan kegiatan
non-akademik siswa b. Perencanaan pembinaan siswa c. Perencanaan program kompetensi akademik siswa
a. Rekrutmen anggota OSIS
b. Pendaftaran peserta
kegiatan ekstrakurikuler
c. Pendataan calon peserta
program pembinaan kompetensi akademik siswa
a. Pelaksanaan kegiatan OSIS b. Pelaksanaan kegiatan ekstrakurikuler c.Pelaksanaan kegiatan karyawisata siswa d. Pengawasan keberjalanan kegiatan non-akademik siswa e.Pelaksanaan kegiatan
pembinaan budi pekerti siswa
f. Pelaksanaan bimbingan
dan konseling siswa g. Pengawasan kegiatan
pembinaan siswa h. Seleksi siswa berprestasi
i. Pembinaan kompetensi
akademik siswa berprestasi
j. Pengawasan program pembinaan kompetensi akademik siswa a. Pelaporan pelaksanaan kegiatan non-akademik siswa b. Pelaporan pelaksanaan
kegiatan pembinaan siswa
c. Pelaporan pelaksanaan program pembinaan kompetensi akademik siswa Fungsi Stage
III-15
Tabel III-6 Matriks Pemetaan Fungsi Bisnis Utama dengan Unit Organisasi (Cuplikan dari lampiran B)
1 .1 .1 .1 1 .1 .1 .2 1 .1 .1 .3 1 .2 .1 .1 1 .2 .1 .2 2 .1 .2 .1 2 .1 .2 .2 Kepala Sekolah 1 1 1 3 3 3 3 1 1 3 1 3 1 1 1 1 2 2 2 1 1 1 1 3 1 3 3 1 1 1 1 1 1 1 3 3 1 1 1 1 3 3 3 1 3 2 3 3 Komite Sekolah 1 1 1 1 1 1 3 1 3 3 3 1 1 1 2 3 1 1 3 3 1 1 3 2 2 3 3
Divisi IT & WEB3 2 1 2 2 2 2 2
Divisi Penelitian dan
Pengembangan 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 3
Tata Usaha 2 2 3 1
Wakasek Kurikulum 1 1 1 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 2
PWKS Pengajaran 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 1 2 1 1 1 1 3 3 2 2
Kepala Lab 2 3 2
Koordinator Piket Guru 3 3
PWKS MGMP 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 PWKS Evaluasi 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 PWKS Aksel 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 2 1 1 1 1 3 3 2 2 PWKS RSBI 1 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 1 2 1 1 1 1 3 3 2 2 PWKS Kompetensi Akademik PWKS Perpustakaan Wakasek Kesiswaan 1 1 1 1 2 2 3 1 1 1 1 3 1 1 1 3 3 PWKS OSIS PWKS Ekstrakurikuler PWKS Wiyata Mandala Wakasek Sarana Prasarana PWKS Perencanaan dan Pengadaan PWKS Pemeliharaan dan Pelayanan Sarana Wakasek Humas 2 2 2 2 2 2 3 3 3 1 1 1 1 1 2 1 1 2 1 1 PWKS Kerjasama Internal PWKS Kerjasama Eksternal 3 3 3 3 3 3 3 3 3 1 2 1 1 2 1 1 Ketua MGMP 1 1 1 1 1 1 2 2 3 3 3 2 2 1 2 Koordinator BK Wali Kelas 2 2 2 2 2 2 2 2 2 Guru 2 2 2 2 2 2 2 3 3 Penanganan Alumni 1.1 1.2 1 .3 1.4
Penerimaan Siswa Baru (PSB) Operasional Akademik Penglepasan
Akademik Pengelolaa n Hub.Masy 5.2 5.3 5 .2 .1 5 .2 .2 5 .2 .3 5 .2 .4 1 .2 .4 4.1 4.2 4 .3 5 .1 2.1 2.2 2.3 3 .1 3.2 3.3 2 .1 .2 2 .1 .3 2 .1 .4 2 .1 .5 1 .1 .1 1 .1 .2 1.2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 2 .2 .2 1 .2 .5 1 .2 .6 1 .4 .1 1 .4 .2 1 .4 .3 2 .1 .1 2 .1 .6 2 .1 .7 2 .1 .8 2 .1 .9 2 .2 .1 3 .2 .3 2 .2 .3 2 .2 .4 2 .2 .5 2 .2 .6 2 .2 .7 2 .2 .8 2 .3 .1 2 .3 .2 2 .3 .3 3 .2 .1 3 .2 .2 5 .3 .1 5 .3 .2 3 .2 .4 3 .3 .1 3 .3 .2 4 .2 .1 4 .2 .2 4 .2 .3 Fungsi Bisnis Unit Organisasi
III-16
3.2.3 Analisis dan peluang
Fungsi-fungsi bisnis yang berjalan di SMAN 3 Bandung haruslah sesuai dengan Standar Nasional Pendidikan yang dimuat di Peraturan Pemerintah RI No.19 Tahun 2005. Standar Nasional Pendidikan adalah kriteria minimal tentang sistem pendidikan di seluruh wilayah hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Standar Nasional Pendidikan melingkupi standar isi, standar proses, standar kompetensi lulusan, standar pendidik dan tenaga kependidikan, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan pendidikan, standar pembiayaan dan standar penilaian pendidikan. Standar Nasional Pendidikan berfungsi sebagai dasar dalam perencanaan, pelaksanan dan pengawasan pendidikan dalam rangka mewujudkan pendidikan nasional yang bermutu [SNP05].
Fungsi-fungsi bisnis yang teridentifikasi dari hasil observasi di SMAN 3 Bandung kemudian dibandingkan dengan Standar Nasional Pendidikan, khususnya Standar Pengelolaan Pendidikan yang berisikan lima poin, yaitu
1) Perencanaan program
Perencanaan program meliputi perumusan visi, misi dan tujuan sekolah serta rencana kerja sekolah baik jangka menengah (kurun waktu empat tahun) maupun jangka tahunan. SMAN 3 Bandung sudah memiliki visi, misi dan tujuan sekolah yang jelas, serta memiliki rencana kerja sekolah jangka menengah dalam bentuk Rencana Strategi Pengembangan Sekolah Tahun 2007-2012 SMAN 3 Bandung, dan rencana kerja tahunan yang tercermin dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah serta kebijakan manajemen sekolah lainnya.
2) Pelaksanaan rencana kerja
Dalam melaksanakan rencana kerjanya, sekolah harus membuat dan memiliki pedoman yang mengatur berbagai aspek pengelolaan secara tertulis yang mudah dipahami, serta struktur organisasi yang jelas (struktur organisasi dari SMAN 3 Bandung dapat dilihat di lampiran A). SMAN 3 Bandung memiliki pedoman tertulis terkait dengan pengelolaan sekolah yaitu Garis-garis Besar Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan (GBPPS) SMAN 3 Bandung.
Pada poin pelaksanaan rencana kerja ini, dimuat standar mengenai keberjalanan pelaksanaan kegiatan sekolah di bidang kesiswaan, bidang kurikulum dan kegiatan pembelajaran, bidang pendidik dan tenaga kependidikan, bidang sarana dan prasarana,
III-17
bidang keuangan dan pembiayaan, budaya dan lingkungan sekolah serta pentingnya peran serta masyarakat dan kemitraan sekolah. Semua proses bisnis yang berjalan di SMAN 3 Bandung terkait bidang-bidang tersebut sudah berjalan sesuai dengan standar yang termuat.
3) Pengawasan dan evaluasi
Pada poin pengawasan dan evaluasi dipaparkan mengenai pentingnya sekolah untuk menyusun program pengawasan secara obyektif, bertanggung jawab dan berkelanjutan, program evaluasi diri (evaluasi proses pembelajaran dan evaluasi program kerja tahunan), program evaluasi dan pengembangan KTSP, evaluasi pendayagunaan pendidik dan tenaga kependidikan, serta program akreditasi sekolah. SMAN 3 Bandung sudah mengikuti program akreditasi sekolah dan mendapatkan predikat “A” yang menunjukkan kualitas SMAN 3 Bandung yang lebih baik dibandingkan dengan sekolah menengah atas lainnya. Sesuai dengan standar yang sudah dipaparkan di atas, SMAN 3 Bandung memiliki program evaluasi diri yang terjadwal, program evaluasi dan pengembangan kurikulum serta evaluasi pendayagunaan pendidik dan tenaga kependidikan dalam program EPG (Evaluasi Prestasi Guru) dan EPK (Evaluasi Prestasi Karyawan).
4) Kepemimpinan sekolah
Menurut Standar Pengelolaan Pendidikan, setiap sekolah dipimpin oleh seorang kepala sekolah dan kepala sekolah SMA harus dibantu oleh minimal tiga orang wakil kepala sekolah, untuk bidang akademik, sarana prasarana dan kesiswaan. SMAN 3 Bandung dipimpin oleh kepala sekolah dengan dibantu oleh empat orang wakil kepala sekolah, untuk bidang kurikulum (akademik), kesiswaan, sarana prasarana dan humas (hubungan sekolah dengan masyarakat).
5) Sistem Informasi Manajemen
Pada Standar Pengelolaan Pendidikan dipaparkan bahwa sekolah harus mengelola sistem informasi manajemen yang memadai untuk mendukung administrasi pendidikan yanng efektif, efisien, sekolah juga harus menyediakan fasilitas informasi dan mampu melayani permintaan informasi dari masyarakat ataupun pihak lainnya. SMAN 3 Bandung sudah memiliki fasilitas penyedia informasi kepada masyarakat melalui situs WEB3 yang beralamat di www.sman3-bdg.net, namun dari hasil
III-18
wawancara dengan beberapa pihak di SMAN 3 Bandung, mereka masih merasa belum puas dengan layanan informasi yang dapat disediakan oleh SMAN 3 Bandung. Selain melakukan pembandingan dengan Standar Pengelolaan Pendidikan (yang dapat juga dilihat pada tabel III-7), pembandingan juga dilakukan dengan standar-standar lainnya yang dituangkan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional (Permendiknas) No.19 Tahun 2007. Pembandingan dilakukan dengan melakukan pemetaan dari tiap standar yang ada dengan fungsi bisnis yang dijalankan SMAN 3 Bandung dan fakta yang terjadi di SMAN 3 Bandung (Lampiran C).
Dari hasil pembandingan tersebut, dapat dilihat bahwa SMAN 3 Bandung telah memenuhi keseluruhan standar nasional pendidikan, sehingga tidak perlu dilakukan perbaikan terhadap fungsi bisnis yang sudah ada di SMAN 3 Bandung, namun ada peluang untuk melakukan perbaikan terhadap sistem informasi manajemen, dalam hal ini khususnya penyediaan layanan informasi kepada masyarakat umum.
III-19
Tabel III-7 Matriks pemetaan Standar Pengelolaan Pendidikan dengan Fungsi Bisnis SMAN 3 Bandung (Cuplikan dari Lampiran C)
1 .1 .1 .1 1 .1 .1 .2 1 .1 .1 .3 1 .2 .1 .1 1 .2 .1 .2 2 .1 .2 .1 2 .1 .2 .2
1 Sekolah telah merumuskan dan menetapkan
visi lembaga.
2 Sekolah telah merumuskan dan menetapkan
misi lembaga.
3 Sekolah telah merumuskan dan menetapkan
tujuan lembaga.
4
Sekolah memiliki rencana kerja jangka menengah (empat tahunan) dan rencana kerja tahunan.
5
Sekolah memiliki pedoman yang mengatur berbagai aspek pegelolaan secara tertulis yang mudah dipaham oleh pihak-pihak
6 Sekolah memiliki struktur organisasi dengan
kejelasan uraian tugas.
7 Sekolah melaksanakan kegiatan sesuai
dengan rencana kerja tahunan.
8 Sekolah melaksanakan kegiatan kesiswaan.
9
Sekolah melaksanakan kegiatan pengembangan kurikulum dan pembelajaran.
X X X X X X X X X X
10 Sekolah melaksanakan pendayagunaan
pendidik dan tenaga kependidikan. No
Penerimaan Siswa Baru (PSB) Operasional Akademik Penglepasan Akademik 3.3 Penanganan Alumni 1.1 1.2 1 .3 1.4 2.1 2.2 2.3 3 .1 3.2 Pengelolaa n Hub Masy 4 .1 4.2 4 .3 2 .1 .2 5 .1 5.2 5.3 1 .1 .1 1 .1 .2 1 .2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 1 .2 .4 1 .2 .5 1 .2 .6 1 .4 .1 1 .4 .2 1 .4 .3 2 .1 .1 2 .2 .5 2 .1 .3 2 .1 .4 2 .1 .5 2 .1 .6 2 .1 .7 2 .1 .8 2 .1 .9 2 .2 .1 2 .2 .2 2 .2 .3 2 .2 .4 3 .3 .2 2 .2 .6 2 .2 .7 2 .2 .8 2 .3 .1 2 .3 .2 2 .3 .3 3 .2 .1 3 .2 .2 3 .2 .3 3 .2 .4 3 .3 .1 5 .2 .4 5 .3 .1 5 .3 .2 4 .2 .1 4 .2 .2 4 .2 .3 5 .2 .1 5 .2 .2 5 .2 .3 Fungsi Bisnis Standar Pengelolaan
III-20
3.3 ARSITEKTUR SISTEM DAN TEKNOLOGI SAAT INI
3.3.1 Katalog Sumber Daya Informasi (IRC)
3.3.1.1 Koleksi Aplikasi
Arsitektur sistem dan teknologi dari SMAN 3 Bandung merupakan bagian penting dari analisis kondisi enterprise saat ini. Dokumentasi dari katalog sumber daya informasi (Information Catalogue Resource atau IRC) dilakukan dengan mengidentifikasi aplikasi-aplikasi yang digunakan di SMAN 3 Bandung. Identifikasi tiap aplikasi-aplikasi dilakukan melalui observasi serta wawancara dan menghasilkan deskripsi tiap aplikasi pada form yang dideskripsikan pada lampiran D dari dokumen ini.
Dari hasil identifikasi yang dilakukan, terdapat tiga buah aplikasi operasional yang tidak saling terintegrasi untuk mendukung fungsi bisnis yang dijalankan oleh SMAN 3 Bandung yang terdiri dari sebuah aplikasi desktop untuk keperluan pengolahan nilai yang dibuat sendiri oleh Divisi IT dan WEB3, sebuah aplikasi berbasis web serta sebuah aplikasi desktop
keuangan dan pemantauan kehadiran guru yang disubsidi oleh pemerintah.
3.3.1.2 Dukungan Aplikasi terhadap Fungsi Bisnis
Untuk meninjau dukungan aplikasi terhadap fungsi bisnis pada metodologi BSP, dilakukan pemetaan antara koleksi aplikasi dengan fungsi bisnis yang dijalankan. Matriks pemetaan koleksi aplikasi yang berjalan di SMAN 3 Bandung dengan bisnis yang dijalankan oleh SMAN 3 Bandung dimuat pada tabel III-8. Pada tabel hasil pemetaan tersebut, dapat dilihat bahwa koleksi aplikasi yang sudah ada saat ini di SMAN 3 Bandung belum dapat mendukung semua fungsi bisnis yang dijalankan oleh SMAN 3 Bandung.
3.3.1.3 Landasan Teknologi
Dalam pemanfaatannya di sebuah enterprise, setiap aplikasi dijalankan di atas landasan teknologi tertentu, baik dalam bentuk perangkat keras maupun perangkat lunak. Salah satu bagian dari IRC yang penting adalah identifikasi landasan teknologi yang digunakan oleh
enterprise. Hasil dokumentasi IRC untuk landasan teknologi yang ada di SMAN 3 Bandung dimuat pada tabel III-9.
III-21
Tabel III-8 Matriks Pemetaan Fungsi Bisnis Utama dengan Aplikasi (Cuplikan dari Lampiran D)
1 .1 .1 .1 1 .1 .1 .2 1 .1 .1 .3 1 .2 .1 .1 1 .2 .1 .2 2 .1 .2 .1 2 .1 .2 .2 Aplikasi Sistem
Pengolahan Nilai (ASPN) x x x x x x
WEB 3 x x x x x
Aplikasi Keuangan dan Kehadiran Guru 5 .3 .2 3 .3 .1 3 .3 .2 4 .2 .1 4 .2 .2 4 .2 .3 5 .2 .1 3 .2 .4 2 .2 .3 2 .2 .4 2 .2 .5 2 .2 .6 2 .2 .7 2 .3 .1 2 .3 .2 2 .3 .3 3 .2 .1 3 .2 .2 3 .2 .3 1 .1 .2 1 .2 .1 1 .2 .2 1 .2 .3 2 .2 .2 1 .2 .5 1 .2 .6 1 .4 .1 1 .4 .2 1 .4 .3 2 .1 .1 2 .1 .6 2 .1 .7 2 .1 .8 2 .1 .9 2 .2 .1
Penerimaan Siswa Baru (PSB) Operasional Akademik Penglepasan
Akademik Pengelolaa n Hub Masy 1 .2 .4 4.1 4.2 4 .3 2.1 2.2 2.3 3 .1 3.2 3.3 2 .1 .2 Penanganan Alumni 1.1 1.2 1 .3 1.4 5.2 5.3 5 .2 .2 5 .2 .3 5 .2 .4 5 .3 .1 5 .1 2 .1 .3 2 .1 .4 2 .1 .5 1 .1 .1 Fungsi Bisnis Aplikasi Keterangan :
Pada matriks tersebut, bagian kolom merupakan nomor fungsi bisnis yang tercantum pada hierarki fungsi bisnis SMAN 3 Bandung (Tabel III-2) dan bagian baris menunjukkan aplikasi yang berjalan di SMAN 3 Bandung saat ini. Tanda “X” menunjukkan bahwa aplikasi tersebut mendukung fungsi bisnis yang berkesesuaian.
III-22 Tabel III-9 Pemetaan Aplikasi dengan Landasan Teknologi
Aplikasi Hardware Software
Nama Aplikasi
Status
Lokasi Jenis
Penggunaan
Penyimpanan
data Output Input
Sistem Operasi Security Perangkat Lunak O p e ra si o n a l N o n -o p e ra si o n a l B a tc h O n li n e ASPN (Aplikasi Sistem Pengolahan Nilai) X Perangkat PC di ruang guru dan ruang EDP PC Pentium III/Sejenis X PC Server di ruang EDP File, printout Manual, File Excel Windows Password _ WEB 3 X Semua PC yang terkoneksi dengan internet PC yang sudah ter-install browser internet x WEB3 Server di ruang EDP Web Page Manual, File Excel Windows Password _ Aplikasi Keuangan dan Kehadiran Guru X Perangkat PC di ruang tata usaha PC Pentium III/Sejenis x PC di ruang TU File,
III-23
3.4 KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI SMAN 3 BANDUNG SAAT INI
Secara formal, SMAN 3 Bandung belum melakukan perencanaan sistem informasi (SI), akan tetapi terdapat beberapa isu penting yang ditemui pada saat melakukan observasi dan wawancara dengan narasumber dari SMAN 3 Bandung. SMAN 3 Bandung bahkan tidak memiliki dokumentasi dari aplikasi-aplikasi yang dimiliki. Hasil observasi menghasilkan formulasi kebutuhan sistem informasi yang diperlukan oleh SMAN 3 Bandung adalah pengembangan aplikasi yang terintegrasi untuk mendukung keberjalanan fungsi bisnis di SMAN 3 Bandung. SMAN 3 Bandung juga perlu menyediakan layanan informasi kepada orang tua siswa khususnya mengenai laporan kemajuan belajar dan kehadiran siswa dengan daya akses yang lebih mudah dan cepat, seperti melalui situs dan SMS, tentunya dengan memperhatikan keamanan data dari siswa yang bersangkutan. SMAN 3 Bandung juga perlu melakukan pengembangan aplikasi dan basis data untuk menyimpan berbagai data, informasi dan dokumentasi teknis secara digital.
