TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN ARSIP SUMATERA UTARA
OLEH :
EUNICE YOLANDA ABIGAIL 172103005
Guna Memenuhi Salah Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS PROGRAM STUDI D III KESEKRETARIATAN LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda – tangan dibawah ini dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara” adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.
Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma kaidah, dan etika penulisah ilmiah
Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, 2021
Eunice Yolanda Abigail NIM. 172103005
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yesus Kristus yang telah memberikan Berkat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara”. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada :
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku dan selaku Dosen Pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan, koreksi, dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Fivi Rahmatus Sofiyah, SE., M.Si, selaku Dosen Penguji penulis, yang sudah memberi waktu dan memberi koreksi dan masukan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.
5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
6. Seluruh Pegawai Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yang banyak membantu penulis dalam mengumpulkan data yang diperlukan dalam rangka penyelesaian Tugas Akhir.
7. Kepada keluarga tersayang, terutama kedua orangtua Ferry Kinalsal dan Arni Milda, serta Abang Penulis Felix Kinalsal, dan Vincent Joshua Dwiyanta yang selalu memberi dukungan, saran dan doa sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan.
8. Kepada teman-teman kampus tercinta selama tiga tahun di Diploma III Kesekretariatan yang selalu memberikan dukungan dan bantuan Geby, Chilas, Margaretha, Floren, Sinta, Ana, serta seluruh teman-teman khususnya di D-III Kesekretariatan yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan imbalan yang setimpal atas jasa dan bantuan yang diberikan kepada seluruh pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Segala bentuk kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan dari berbagai pihak. Semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi para pembaca. Akhir kata penulis memohon maaf apabila terdapat kesalahan dan kekurangan dalam Tugas Akhir ini.
Medan,...2021 Penulis
Eunice Yolanda Abigail 172103005
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Tujuan Penelitian... 5
1.4. Manfaat Penelitian... 5
1.5. Jadwal Kegiatan ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 6
BAB II PROFIL INSTANSI ... 8
2.1. Sejarah Singkat Instansi ... 8
2.2. Visi dan Misi Instansi ... 10
2.3. Struktur Organisasi ... 11
2.4. Job Description ... 11
2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 24
2.6. Rencana Kegiatan ... 25
BAB III PEMBAHASAN ... 27
3.1. Pengertian Arsip ... 27
3.2. Nilai Guna Arsip ... 28
3.3. Fungsi Arsip ... 30
3.4. Jenis-Jenis Arsip ... 31
3.5. Alat-Alat Perlengkapan Arsip ... 35
3.6. Prosedur Penyimpanan Arsip ... 36
3.6.1. Prosedur Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara ... 39
3.7. Sistem Penyimpanan Arsip ... 43
3.7.1. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara ... 45
3.8. Hambatan Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara ... 47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 49
4.1. Kesimpulan... 49
4.2. Saran ... 49
DAFTAR PUSTAKA ... 51
LAMPIRAN ... 52
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan ... 6
DAFTAR GAMBAR
No. Gambar Judul Halaman
1.1 Arsip Sentral Dinas Perpustakaan dan Arsip Provsu ... 3 2.1 Logo Pemprov Sumatera Utara ... 9 2.2 Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provsu ... 11
DAFTAR LAMPIRAN
No. Gambar Judul Halaman
1. Surat Research/Survey ... 52
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang sangat pesat membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas. Hal ini berdampak sangat besar dalam segala aspek kehidupan manusia. Sebagai makhluk sosial, manusia membutuhkan informasi guna menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, salah satunya pada bidang organisasi. Pengelolaan informasi menjadi sangat penting untuk mendukung proses administrasi dan untuk mencapai tujuan organisasi tersebut dalam menghadapi situasi dan kondisi yang sedang berkembang dengan cepat.
Dalam menghadapi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang begitu pesat perkembangannya, maka pengelolaan informasi dan administrasi di dalam sebuah perusahaan ataupun instansi pemerintah haruslah juga dapat mengikuti perkembangan yang ada. Beberapa masalah yang dihadapi sebuah perusahaan dalam kegiatan administrasi adalah masalah kearsipan. Jenis kegiatan yang banyak dilaksanakan di berbagai kantor, baik instansi pemerintahan maupun kantor swasta ialah pekerjaan menyimpan warkat, arsip atau dokumen. Kegiatan ini lebih dikenal dengan istilah administrasi kearsipan atau kearsipan.
Meskipun kearsipan berperan penting dalam administrasi, ironisnya pada zaman modern ini masih banyak kantor-kantor pemerintah maupun swasta yang belum melaksanakan penyimpanan arsip dengan baik karena berbagai alasan dan kendala. Contohnya seperti terbatasnya SDM yang menjadi tenaga pengelola arsip,
2
kurangnya sarana dan prasarana yang memadai dan contoh-contoh lainnya yang menjadi alasan kuat bagaimana buruknya pengelolaan arsip yang terdapat di perusahaan maupun instansi yang ada di Indonesia. Ini dikarenakan organisasi maupun lembaga yang bersangkutan belum memahami arti penting dari arsip.
Sehingga dapat dilihat masih banyak tumpukan arsip yang dibiarkan tanpa adanya pengelolaan dan perawatan. Hal tersebut akan mempersulit dalam kegiatan administrasi, contohnya seperti arsip yang mudah hilang, sulit ditemukan dan rusak.
Untuk menanggulangi kondisi tersebut, sebaiknya organisasi maupun lembaga bersangkutan melakukan penanganan serius di bidang kearsipan agar tercipta suatu sistem kearsipan yang baik di dalam organisasi maupun lembaga tersebut. Dengan penanganan yang serius maka arsip-arsip tersebut dapat memperlancar semua kegiatan administrasi yang ada pada organisasi maupun lembaga yang bersangkutan dan dengan mudah ditemukan jika dibutuhkan oleh pengguna arsip.
Penelitian yang penulis lakukan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara pada Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan yang dibawahi Bidang Arsip Daerah yang beralamatkan di Jalan Brigjen Katamso No.
45 Medan. Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara sebagai wadah dan penyedia informasi dituntut untuk mengelola seluruh arsip yang ada pada lembaga maupun organisasi yang khususnya berada di wilayah Sumatera Utara.
Bidang Kearsipan Daerah adalah bidang yang khusus mengelola kearsipan.
Arsip yang terdapat disini terdiri dari berbagai macam bentuk antara lain arsip tekstual, foto, film, video, rekaman suara/kaset dan peta. Sebagai lembaga
pemerintahan yang harus melayani kebutuhan masyarakat di bidang kearsipan, maka Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara melaksanakan pelayanan yang optimal dan menyelesaikan semua pekerjaan dengan baik, cepat dan akurat.
Agar semua kewajiban tersebut berjalan dengan lancar maka Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara harus melaksanakan penanganan kearsipan yang baik agar tercipta suatu mekanisme kerasipan yang baik pula. Untuk menciptakan itu semua dibutuhkan suatu semangat kerja yang tinggi dan disiplin dari para pegawainya agar dapat mencapai tujuan, visi dan misi yang dibangun oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
Sumber: Penulis (2020)
Gambar 1.1
Arsip Sentral Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Seperti yang terlihat pada gambar 1.1, terlihat bahwa instansi masih memiliki hambatan dalam penyimpanan arsipnya. Diantaranya adalah fasilitas yang masih kurang memadai seperti masih kurangnya rak arsip maka arsip hanya di susun di atas meja seharusnya box arsip di simpan pada rak arsip, kurangnya kesadaran bahwa arsip penting pada pegawai bahkan pimpinan di lembaga maupun organisasi yang ada di wilayah Sumatera Utara, tidak tersedianya tenaga ahli arsip
4
kepada masyarakat dan instansi-instansi yang ada di wilayah Sumatera Utara sehingga masih banyak arsip dari instansi tersebut yang tidak diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dan ini telah melanggar Undang- Undang Kearsipan yang mengharuskan semua instansi yang berada dimasing- masing daerah ataupun provinsi diwajibkan untuk menyerahkan salinan atau bentuk asli dari arsip tersebut ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, guna melestarikan dan merawat arsip-arsip yang masih memiliki nilai guna informasi.
Oleh sebab itu, sistem penyimpanan arsip yang baik adalah sistem yang mudah dilaksanakan praktis dan ekonomis, mudah dimengerti, tidak memakan tempat dan sesuai bagi instansi yang bersangkutan. Apabila arsip susah ditemukan maka bisa dikatakan sistem penyimpanan arsip tersebut gagal. Sebaliknya bila penyimpanan arsip mudah ditemukan kembali, maka sistem penyimpanan arsip tersebut dikatakan berhasil. Maka dengan permasalahan dan latar belakang di atas dan untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan arsip itu pada suatu instansi, penulis tertarik untuk menelitinya dengan judul “Sistem Penyimpanan Arsip Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka rumusan masalah dari tulisan ini adalah : “Bagaimana Sistem Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara?”
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mendeskripsikan tentang sistem penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Bagi Instansi
Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan dan bahan perbaikan dalam sistem yang sudah berjalan untuk kemajuan instansi tersebut.
2. Bagi Penulis
Untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan penulis tentang bagaimana sistem penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
3. Bagi Pembaca
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan tentang sistem penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
1.5. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara Jalan Brigjen Katamso No. 45 Medan. Penelitian berlangsung mulai tanggal 07 Agustus 2020 sampai 28 Agustus 2020, dapat dilihat dari Tabel 1.1 berikut :
6
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No. Keterangan
Juli Agustus November Januari Februari Minggu
Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke-
Minggu Ke- 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan
Sumber : Penulis (2021)
1.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah : BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal kegiatan, dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Profil Perusahaan dalam bab ini terdiri dari sejarah singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
BAB III : PEMBAHASAN
Pembahasan yang disajikan penulis dalam penelitian ini adalah mengenai pengertian arsip, nilai guna arsip, fungsi arsip, jenis-jenis arsip, alat-alat perlengkapan arsip, prosedur penyimpanan arsip, sistem penyimpanan arsip, bagaimana prosedur, sistem penyimpanan, dan hambatan penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran yang diberikan kepada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1. Sejarah Singkat Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
Pada awalnya Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara bernama Perpustakaan Negara Departemen Pendidikan dan Kebudayaan berdiri berdasarkan Surat Keputusan Menteri Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan RI No.09103/S/1956 tanggal 23 Mei 1956. Sesuai dengan perubahan sistem pemerintahan sehingga pada 23 Juni 1978 nama perpustakaan Negara berubah menjadi Perpustakaan wilayah melalui Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 0199/0/1978. Pada saat ini Kepala Perpustakaan Wilayah dijabat oleh pejabat eselon IV/A.
Berselang kurun waktu lebih kurang 10 tahun terjadi lagi perubahan terhadap Perpustakaan di seluruh Indonesia termasuk di Sumatera Utara sehingga lahir nama baru bagi Perpustakaan Wilayah dengan sebutan Perpustakaan Daerah Sumatera Utara berdasarkan Keputusan Presiden (Keppres) nomor 11 tahun 1989 tepatnya tanggal 8 Maret 1989 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 001/ORG/9/1990 tanggal 21 September 1990. Melalui Keppres Nomor 50 tahun 1997, tanggal 29 Desember 1997 dan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional RI nomor 44 Tahun 1998 tanggal 23 Juli 1998 kembali berubah menjadi Perpustakaan Daerah sampai pada diberlakukannya Otonomi Daerah. Dengan diberlakukannya Otonomi Daerah, Lembaga Perpustakaan dan Arsip Daerah bernama Badan Perpustakaan, Arsip Daerah Provinsi Sumatera Utara berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 4 Tahun 2001 tanggal 31 Juli 2001.
Namun sejak diberlakukannya Perda Nomor 8 tahun 2008 bertambah fungsi Perpustakaan dan Arsip dengan tugas baru yang secara filosofis merupakan satu induk keilmuan yaitu melakukaan pengelolaan dokumentasi sehingga bernama Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara (BPAD-SU) dan sesuai dengan Peraturan Gubernur Sumatera Utara Nomor 38 Tahun 2016 Tanggal 27 Desember 2016 Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara berganti nama menjadi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
Sumber : Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.1
Logo Pemprov Sumatera Utara Makna Logo Pemprov Sumatera Utara
1. Kepalan tangan yang diacungkan ke atas dengan menggenggam rantai beserta perisainya, melambangkan kebulatan tekad perjuangan rakyat Provinsi Sumatera Utara melawan imperialisme/kolonialisme, feodalisme, dan komunisme.
2. Batang bersudut lima, perisai dan rantai, melambangkan kesatuan masyarakat di dalam membela dan mempertahankan Pancasila.
10
3. Pabrik, pelabuhan, pohon karet, pohon sawit, daun tembakau, ikan, daun padi dan tulisan "Sumatera Utara", melambangkan daerah yang indah, permai, masyhur dengan kekayaan alamnya yang melimpah-limpah.
4. Tujuh belas kuntum kapas, delapan sudut sarang laba-laba dan empat puluh lima butir padi, menggambarkan tanggal, bulan dan tahun kemerdekaan di mana ketiga-tiganya ini berikut tongkat di bawah kepalan tangan, melambangkan watak kebudayaan yang mencerminkan kebesaran bangsa, patriotisme, pencinta kedamaian dan pembela keadilan.
5. Bukit Barisan yang berpuncak lima, melambangkan tata kemasyarakatan yang berkepribadian luhur, bersemangat persatuan dan kegotong-royongan yang dinamis.
2.2. Visi dan Misi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara Visi
“Menjadi Lembaga Pembina dan Pengembang Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi yang Profesional”
Misi
1. Mengumpulkan dan menyelamatkan karya cetak, karya rekam, karya tulis dan naskah-naskah / dokumen sebagai hasil karya budaya bangsa.
2. Meningkatkan promosi gemar budaya baca dan masyarakat sadar arsip.
3. Meningkatkan pelayanan bagi pemustaka, pengguna arsip yang berbasis teknologi informasi guna mendukung kegiatan menulis, meneliti, berdiskusi, dan wisata baca.
4. Meningkatkan pembinaan, dan pengembangan semua jenis perpustakaan dan kearsipan pada instansi pemerintah, BUMD, Swasta dan masyarakat.
5. Mendorong pengembangan kualitas sumber daya manusia guna mendukung tata pemerintahan yang baik.
2.3. Struktur Organisasi
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara 2.4. Job Description
Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Dinas dan membawahi langsung bidang arsip daerah yang memiliki jumlah karyawan 24 orang yang terdiri dari:
1. Kepala Bidang Arsip Daerah (1 orang)
2. Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan (1 Orang Kepala Seksi
12
3. Seksi Penyelamatan Arsip (1 Orang Kepala Seksi dan 9 Orang Staf)
4. Seksi Layanan Informasi dan Kearsipan (1 Orang Kepala Seksi dan 4 Orang Staf)
5. Tenaga Honorer Dibidang Arsip (4 Orang)
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing - masing seksi dalam struktur organisasi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara Bidang Arsip Daerah adalah sebagai berikut :
1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
a. Menyelenggarakan penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang berisi kebijakan provinsi berpedoman kebijakan Perpustakaan dan Kearsipan Nasional;
b. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan di lingkungan provinsi berdasarkan kebijakan nasional;
c. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggara jaringan perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
d. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
e. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan organisasi perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
f. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan di bidang sarana dan prasarana perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional:
g. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
h. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
i. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
j. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
k. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
l. Menyelenggarakan pembinaan teknis semua jenis perpustakaan di wilayah provinsi meliputi pengelolaan perpustakaan sesuai standar, pengembangan SDM, sarana dan prasarana sesuai standar, kerjasama dan jaringan perpustakaan serta pengembangan minat baca;
m. Menyelenggarakan pembinaan kearsipan dan Dokumentasi terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota;
n. Menyelenggarakan penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah provinsi berdasarkan kebijakan nasional;
14
o. Menyelenggarakan pelaksanaan Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, terkait koleksi daerah provinsi dan kabupaten/kota;
p. Menyelenggarakan koordinasi pelestarian tingkat provinsi;
q. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan jabatan fungsional pustakawan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
r. Menyelenggarakan penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan dan arsiparis pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda;
s. Menyelenggarakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi;
t. Menyelenggarakan pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang memiliki pedoman retensi arsip;
u. Menyelenggarakan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi;
v. Menyelenggarakan pemberian akreditasi terhadap perpustakaan dan kearsipan berskala provinsi;
w. Menyelenggarakan pemberian sertifikasi pustakawan dan arsiparis di wilayah provinsi Sumatera Utara;
x. Menyelenggarakan diklat teknis dan fungsional pustakawan dan arsiparis;
y. Menyelenggarakan pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi perangkat daerah provinsi dan lembaga perpustakaan/kearsipan/dokumentasi kabupaten/kota;
z. Menyelenggarakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
2. Kepala Bidang Arsip Daerah
a. Menyelenggarakan perencanaan pembinaan, pengelolaan kearsipan ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
b. Menyelenggarakan perencanaan pembinaan/pelatihan Sumber Daya Manusia Kearsipan kesemua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten / Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
c. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis Inaktif, Statis dilingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
d. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam perlindungan dan penyelematan arsip statis akibat bencana yang berskala provinsi, penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan/atau yang dibubarkan dan pemekaran daerah kabupaten/kota;
e. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan, dan pengkoordinasian dalam penyusunan jadwal retensi arsip dan pemusnahan
16
arsip dilingkungan Pemerintah Provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan dan pengkoordinasian pelestarian arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi.
g. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi;
h. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam melakukan pencarian arsip statis yang pegelolaannya menjadi kewenangan Daerah Provinsi yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip.
i. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam penerbitan izin penggunaan arsip bersifat tertutup di Lembaga Kearsipan Provinsi.
j. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam pelayanan informasi kearsipan yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi.
k. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
l. Menyelenggarakan pembinaan, pengolahan kearsipan di Provinsi dan Kabupaten/Kota sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
m. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota;
3. Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Pembinaan dan Sistem Administrasi Kearsipan;
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan kebijakan-kebijakan, pedoman-pedoman kearsipan dinamis dan statis di lingkungan provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data hasil penyusunan dan penyempurnaan kebijakan-kebijakan, pedoman-pedoman kearsipan dinamis dan statis di lingkungan provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
d. Melaksanakan penyajian pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
e. Melaksanakan Pembinaan Pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
18
f. Melaksanakan pembinaan/koordinasi dalam rangka penyusunan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota;
g. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
h. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
i. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
j. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem
sarana dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan;
k. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan;
l. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan,
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya;
o. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan;
4. Seksi Penyelamatan Arsip
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Penyelamatan Arsip.
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah,
20
Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
f. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
g. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
h. Melaksanakan pengumpulan bahan/data dalam rangka pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
i. Melaksanakan pengolahan bahan/data dalam rangka pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
j. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
k. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
l. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
m. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
n. Melaksanakan pengumpulan bahan/data pengalihmediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
o. Melaksanakan pengolahan bahan/data pengalih mediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
p. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pengalih mediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
q. Melaksanakan penyimpanan bahan/data untuk penyelenggaraan penyelamatan dan pelestarian Arsip Dinamis Inaktif dan Statis di lingkungan Provinsi, Lembaga Negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, Perseorangan dan Daerah Kabupaten/Kota.
22
r. Melaksanakan penelusuran arsip Sumatera Utara tempo dulu dalam rangka Penyelamatan dan Pelestarian arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Terseorangan.
s. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya.
t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala Bidang Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;
u. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
5. Seksi Layanan Informasi dan Kearsipan
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Pelayanan Informasi Kearsipan.
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
d. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
e. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyediaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
f. Melaksanakan penyajian bahan/data Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyusunan standar sarana dan prasarana akses arsip statis pada lingkup lembaga kearsipan provinsi.
h. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyusunan standar prosedur layanan informasi kearsipan pada lingkup lembaga kearsipan provinsi.
i. Melaksanakan pemasyarakatan arsip dalam rangka penyelenggaran masyarakat sadar arsip.
j. Melaksanakan pelayanan informasi kearsipan dalam rangka penelitian/pengkajian.
k. Melaksanakan penyelenggaraan penerbitan izin penggunaan arsip bersifat tertutup di Lembaga Kearsipan Provinsi.
l. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan;
24
6. Tenaga Honorer
a. Membantu di semua seksi yang ada di bidang arsip daerah, tidak terikat pada satu seksi.
2.5. Kinerja Usaha Terkini
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dibidang Arsip Daerah mempunyai kegiatan sebagai berikut :
1. Melakukan pembinaan dan penataan arsip ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD), OPD beranggotakan :
a. Inspektorat Provinsi Sumatera Utara b. Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
c. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
d. Badan Kesatuan Bangsa, Politik, dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Sumatera Utara
e. Badan Penelitian dan Pengembangan Provinsi Sumatera Utara
f. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara g. Dinas Bina Marga dan Konstruksi Provinsi Sumatera Utara.
h. Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Sumatera Utara.
i. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Utara.
j. Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Utara.
k. Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara.
l. Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara.
m. Dinas Ketahanaan Pangan dan Peternakan Provinsi Sumatera Utara.
n. Dinas Koperasi dan UKM Provinsi Sumatera Utara.
o. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sumatera Utara.
p. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara.
q. Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara.
r. Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
s. Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
t. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.
u. Dinas Perkebunan Provinsi Sumatera Utara.
v. Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara.
w. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Sumatera Utara.
x. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
y. Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Utara.
2. Melaksanakan Pembinaan Penataan Arsip di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
3. Melakukan evaluasi penilaian kearsipan di Kabupaten/Kota Provinsi Sumatera Utara.
2.6. Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara dalam bidang Arsip Daerah adalah sebagai berikut:
1. Pembinaan dan penataan arsip ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
2. Pendampingan penyelamatan dan pelestarian arsip di Kabupaten/ Kota Provinsi Sumatera Utara Periode 2014 s/d 2019.
26
3. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam mengelola kearsipan.
4. Melakukan pengawasan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
5. Mengoperasionalkan kendaraan masyarakat sadar arsip.
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Arsip
Ada banyak pengertian tentang arsip, salah satunya pengertian menurut asal katanya (etimologi). Menurut Priansa dan Damayanti (2015:34), arsip berasal dari beberapa kata, dimana dari kata-kata tersebut muncul istilah arsip yang dikenal sampai sekarang. Kata arsip dalam Bahasa Belanda disebut dengan “archief”, dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”, dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam Bahasa Yunani disebut dengan dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam Bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan.
Berdasarkan pengertian diatas, kata arsip selalu terus mengalami perubahan setiap waktunya. Kata arsip terus berubah mengikuti dari perkembangan ilmu pengetahuan yang terus berkembang. Dapat disimpulkan kata arsip berasal dari kata arche, kemudian berubah menjadi archia dan pada akhirnya berubah menjadi arsipcheton dan kita kenal sebagai arsip sampai sekarang.
Dalam Peraturan Pemerintah (PP) tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
28
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Barthos (2015:2), kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingat, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganaliasaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan pembuatan laporan pertanggung jawaban setepat-tepatnya.
Sedangkan menurut Asriel (2018:6), arsip merupakan kumpulan warkat yang dianggap memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah. Warkat yang disimpan adalah warkat yang masih memiliki nilai guna. Jika warkat tersebut tidak memiliki nilai guna atau nilai gunanya telah habis maka warkat tersebut dapat dimusnahkan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa membuat dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga - lembaga negara atau badan pemerintah tetapi juga badan swasta ataupun perorangan yang bertujuan untuk menunjang kinerja suatu badan/lembaga dan arsip juga sebagai pusat ingat bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
3.2. Nilai Guna Arsip
Merujuk pada daur kehidupan arsip, tidak semua arsip akan disimpan. Arsip yang disimpan adalah arsip yang memiliki nilai guna. Menurut Asriel, dkk
(2016:136), nilai guna arsip disingkat dengan ALFRED, yang merupakan akronim dari :
A : Administrative Value (nilai guna administrasi)
Nilai guna administrasi artinya arsip tersebut digunakan untuk keperluan administrasi. Contoh kartu tanda penduduk (KTP) ketika digunakan untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS).
L : Legality Value (nilai guna legalitas)
Nilai guna legalitas artinya arsip tersebut digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh kartu tanda mahasiswa Universitas Negeri Padang (KTM mahasiswa UNP) sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa UNP.
F : Financial Value (nilai guna keuangan)
Nilai guna finansial artinya bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai uang atau digunakan untuk keperluan pengelolaan keuangan. Contoh kuitansi sebagai bukti penyerahan dan penerimaan sejumlah uang.
R : Research Value (nilai guna penelitian)
Nilai guna penelitian berarti bahwa arsip tersebut untuk penelitian atau dihasilkan dari penelitian. Contoh Laporan Penelitian.
E : Education Value (nilai guna pendidikan)
Nilai guna pendidikan berarti bahwa arsip tersebut digunakan untuk pendidikan. Contoh Buku.
30
D : Documenter Value (nilai guna dokumentasi)
Nilai guna ini disebut juga nilai guna history (sejarah). Nilai guna sejarah berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah.
3.3. Fungsi Arsip
Menurut Muhidin (2016:3), Beberapa fungsi arsip diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai.
Pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh oleh arsip.
3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip
4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut.
Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam bentuk pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi baik berupa transaksi aktivitas internal maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan datang.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Kegiatan publik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.
Sedangkan menurut Priansa dan Agus (2013:158), Fungsi Arsip adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada organisasi besar.
3. Sebagai alat bantu bagi pimpinan dan manajemen.
4. Sebagai alat perekam perjalanan organisasi.
5. Sebagai alat untuk memecahkan permasalahan dalam organisasi.
6. Sebagai sumber informasi peristiwa yang terjadi di kantor.
7. Sebagai alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan.
3.4. Jenis-Jenis Arsip
Menurut Sayuti dan Muthia (2018:162) Dari berbagai warkat yang telah menjadi dokumen sebagai arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, yaitu:
32
1. Arsip Aktif, Arsip yang masih dalam penyelesaian, atau arsip yang masih sering dikeluarkan atau digunakan untuk keperluan tertentu.
2. Arsip Pasif, Arsip yang jarang digunakan, karena sudah selesai diproses hanya kadang-kadang saja masih diperlukan.
3. Arsip Abadi, Arsip penting dan berlaku untuk selama-lamanya atau seumur dengan organisasi atau badan sebagai pemiliknya, sebagi contoh adalah Akte Pendirian perusahaan.
Sedangkan menurut Priansa dan Damayanti (2015:37) Arsip pada dasarnya memiliki banyak jenis, yaitu :
1. Berdasarkan Media a. Arsip Berbasis Kertas.
Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang diatas kertas.
b. Arsip Lihat-Dengar
Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video, film, VCD, cassette recording, dan lain sebagainya.
c. Arsip Kartografik dan Arsitektual
Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket, atau gambar arsitek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas pada umumnya.
d. Arsip Elektronik
Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya komputer.
2. Berdasarkan Fungsi a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran. Dan arsip dinamis dibagi menjadi dua, yaitu:
1) Arsip Dinamis Aktif
Arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelesaian suatu kegiatan. Sehingga arsip aktif ini juga merupakan berkas kerja.
2) Arsip Dinamis Inaktif
Arsip yang sudah tidak digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan, karena kegiatan sudah selesai tetapi sewaktu-waktu masih diperlukan sehingga perlu disimpan.
b. Arsip Statis
Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/
diabadikan untuk kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.
Sedangkan pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintahan Daerah mengenai jenis-jenis arsip, sebagai berikut :
1. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
34
2. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
3. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
4. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan, yang telah diverifikasi secara langsung atau tidak langsung oleh Badan Arsip.
Dari jenis arsip, arsip yang di simpan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara yaitu :
1. Surat masuk dan surat keluar pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara,
2. Absensi pegawai, 3. Laporan Keuangan,
4. Laporan hasil evaluasi kegiatan, 5. Kuitansi,
6. Peraturan Gubernur Sumatera Utara, 7. Foto Gubernur dari masa kemasa,
8. Foto peristiwa yang terjadi di Sumatera Utara, 9. Foto Pahlawan,
10. Foto Bangunan bersejarah, 11. Film atau video,
12. Rekaman suara/kaset, 13. Piagam,
14. Peta, dan lain-lain.
3.5. Alat-Alat Perlengkapan Arsip
Menurut Muchtar dan Qamariah (2017:22) peralatan penyimpanan surat atau arsip adalah sebagai berikut :
1. Date Stamp, yaitu stempel tanggal yang digunakan untuk menandai setiap dokumen yang diterima sesuai dengan tanggal pada waktu diterima dokumen tersebut sehingga kita mempunyai catatan kronologi waktu penerimaan dokumen.
2. Filling cabinet, yaitu lemari tempat penyimpanan surat arsip. Lemari arsip berlaci-laci, dapat ditarik ke luar dan ke dalam, biasanya arsip disimpan secara vertikal.
3. Guide, yaitu petunjuk atau pembatas arsip yang fungsinya sebagai petunjuk atau pembatas arsip yang ada di belakangnya; sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat pada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file.
4. Folder, yaitu map arsip yang terbuat dari plastik atau kertas tebal. Folder dapat diperoleh dari berbagai model dan bahan. Jumlah dan jenis dokumen yang di file serta cara pemuatan di dalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam menemukan pilihan.
5. Clip folders, yaitu penjepit untuk menjepit dokumen agar tidak tercecer.
6. Penyekat arsip adalah lembaran yang dibuat sebagai pembatas-pembatas dari arsip yang disimpan. Pada penyekat diisikan label sebagai petunjuk (guide).
7. Rak arsip, yaitu rak yang fungsinya menyimpan map-map arsip atau folder.
36
8. Rak sortir, yaitu rak yang fungsinya menyortir surat-surat yang akan disimpan.
Perlengakapan yang digunakan dalam penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara antara lain :
1. Filling Cabinet 2. Lemari Arsip 3. Folder 4. Guide 5. Map
6. AC (Air Conditioning) Penyejuk Udara 7. Bulu Ayam
8. Perangkat Komputer 9. Mesin Fotocopy
10. Mesin Penghancur Kertas
11. Alat penyemprot anti serangga (Insect Sprayer) 12. Box Arsip
13. Rak Arsip
3.6. Prosedur Penyimpanan Arsip
Setiap pekerjaan atau kegiatan pasti mempunyai urutan langkah-langkah penyelesaian dari awal hingga selesai kegiatan. Demikian juga pada kegiatan kearsipan. Dalam pekerjaan kearsipan urutan langkah-langkah penyelesaian tersebut dinamakan prosedur kearsipan. Prosedur penyimpanan adalah langkah-
langkah yang dilakukan sehubungan dengan akan disimpannya suatu dokumen.
Prosedur penyimpanan arsip terdiri dari beberapa tahap, diantaranya adalah : 1. Penyimpanan Sementara
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang dipergunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu dokumen selesai diproses.
2. Penyimpanan Tetap
Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagai berikut:
a. Pemeriksaan
Sebelum sebuah dokumen disimpan secara tetap maka, kita harus memastikan apakah dokumen tersebut sudah selesai diproses atau belum.
Langkah ini adalah persiapan menyimpan dokumen dengan cara memeriksa setiap lembar dokumen untuk memperoleh kepastian bahwa dokumen-dokumen bersangkutan memang sudah siap untuk disimpan.
Apabila dokumen sudah dipastikan siap untuk disimpan, maka kita dapat memberikan suatu tanda siap simpan. Tanda atau simbol yang digunakan dapat berupa tulisan File, Arsip, Dokumen, Tanda Centang, dan lain-lain.
b. Mengindeks
Setelah mendapatkan kepastian untuk penyimpanan dokumen, maka langkah berikutnya adalah mengindeks. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata-kata tangkap lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung kepada sistem penyimpanan yang dipergunakan.
38
c. Memberi Tanda
Setelah menentukan nama atau indeks yang tepat dan sesuai dengan sistem penyimpanan, maka dilakukan pemberian kode. Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks.
d. Menyortir
Untuk menghindari kesalahan peletakan yang dapat berakibat fatal, maka sebelum melakukan peletakan kedalam tempat penyimpanan sebaiknya dilakukan dokumen berdasarkan indeks yang sudah ditentukan. Menyortir adalah mengelompokkan dokumen-dokumen untuk di persiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan, dengan dilakukan langkah ini akan dapat mempermudah proses peletakan dokumen berdasarkan klasifikasi dan urutan yang sudah ditentukan.
e. Menyimpan/Meletakan
Langkah terakhir ini adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang digunakan.
Langkah ini merupakan langkah terakhir atau final dalam prosedur penyimpanan dokumen sehingga langkah ini harus dilakukan secara teliti dan hati-hati. Jangan sampai terjadi kesalahan peletakan, yang dapat mengakibatkan hilangnya suatu dokumen.
3.6.1. Prosedur Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
Prosedur penyimpanan arsip di Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara, sebagai berikut :
1. Arsip terlebih dahulu di sortir menurut pola klasifikasi sesuai ketentuan yang sesuai ketentuan pola klasifikasi arsip yang ada pada Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah.
2. Kemudian berkas-berkas arsip disimpan ke file arsip agar tidak terpisah atau berserakan.
3. Arsip diurutkan sesuai kode klasifikasi. Adapun kode klasifikasi Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kersipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah sebagai berikut :
1) 000 Umum
010 Urusan dalam 020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah 040 Dokumen
050 Perencanaan 060 Organisasi 070 Penelitian
40
080 Konperensi 090 Perjalanan Dinas 2) 100 Pemerintahan
110 Pemerintahan pusat 120 Pemda Tk. I
130 Pemda Tk. II 140 Pemerintah desa 150 DPR-MPR 160 DPRD Tk. I 170 DPRD Tk. II 180 Hukum 190 Hubungan LN 3) 200 Politik
210 Kepartaian
220 Organisasi Kemasyaraakatan 230 Organisasi Profesi dan Fungsionil 240 Organisasi Pemuda
250 Organisasi Buruh, Tani, Nelayan 260 Organisasi Wanita
270 Pemilihan Umum
4) 300 Keamanan dan Ketertiban 310 Pertahanan
320 Kemiliteran
330 Keamanan 340 Pertahanan sipil 350 Kejahatan 360 Bencana 370 Kecelakaan 5) 400 Kesejahteraan
410 Pembangunan desa 420 Pendidikan
430 Kebudayaan 440 Kesehatan 450 Agama 460 Sosial
470 Kependudukan 480 Media massa 6) 500 Perekonomian
510 Perdagangan 520 Pertanian 530 Perindustrian 550 Perhubungan 560 Tenaga kerja 570 Permodalan 580 Perbankan
42
7) 600 Pekerjaan Umum dan Ketenagakerjaan 610 Pengairan
620 Jalan 630 Jembatan 640 Bangunan 660 Tata lingkungan 670 Ketenagaan 680 Peralatan 690 Air minum 8) 700 Pengawasan
710 Bidang pemerintahan 720 Bidang politik
730 Bidang keamanan/ketertiban 740 Bidang kesra
750 Bidang perekonomian 760 Bidang pekerjaan umum 780 Bidang kepegawaian 790 Bidang keuangan 9) 800 Kepegawaian
810 Pengadaan
820 Pengangkatan dan mutasi 830 Kedudukan
840 Kesejahteraan
850 Cuti 860 Penilaian 870 Tata usaha 880 Pemberhentian 890 Pendidikan 10) 900 Keuangan
910 Anggaran 920 Otorisasi 930 Verifikasi 940 Pembukuan 950 Pembendaharaan
960 Pembinaan Kebendaharaan 970 Pendapatan
4. Setelah itu, barulah arsip tersebut ditempatkan pada lemari arsip sesuai klasifikasi.
3.7. Sistem Penyimpanan Arsip
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2015:45), sistem penyimpanan (filling system) adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu- waktu dibutuhkan. Sedangkan menurut Lawalata (2012: 137), menjelaskan bahwa sistem penyimpanan kearsipan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan
44
penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut dibutuhkan. Sebuah kantor dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem penyimpanan arsip tertentu. Secara umum sistem penyimpanan arsip ada lima, yaitu sistem abjad, sistem subjek/pokok masalah, sistem nomor, sistem kronologis, dan sistem wilayah.
Penyimpanan arsip adalah kegiatan yang sangat penting dalam pengelolaan surat-menyurat atau penataan dokumen. Dokumen yang ditata dengan baik akan mempermudah dan mempercepat penemuan kembali apabila suatu waktu diperlukan.
1. Sistem Abjad
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.
2. Sistem Subjek/ Pokok Masalah
Arsip disimpan berdasarkan subjek (pokok masalah). Untuk mempermudah pengelolaan, dibuat daftar klasifikasi sesuai dengan kepentingan dan kebijakan perusahaan.
3. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filing system. Disebut sistem filling yang tidak langsung (indirect filing system) karena sebelum menentukan nomor yang diperlukan
juru arsip terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok masalah.
Kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subjek baru kemudian diberikan nomor belakangnya.
4. Sistem Kronologis
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat.
5. Sistem Wilayah
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
3.7.1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
Sistem penyimpanan arsip menurut subjek bisa diartikan sistem penyimpanan dokumen, berkas, dan arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan subjek atau pokok masalah atau yang sering disebut sebagai perihal dari dokumen tersebut. Dalam penerapan sistem penyimpanan berdasarkan subjek perlu terlebih dahulu dibuat pola klasifikasi untuk memudahkan pensortiran dokumen, arsip, ataupun surat. Pola klasifikasi arsip terdiri dari pokok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah.
46
Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara adalah sistem subjek. Arsip atau surat tersebut akan diklasifikasikan dalam beberapa hal sesuai dengan judul pada surat tersebut. Pola klasifikasi yang digunakan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara menggunakan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kersipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah. Seluruh arsip atau surat yang diterima oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Provsu akan diarsipkan sesuai dengan subjek pada surat tersebut, dan kemudian disimpan pada lemari arsip yang sudah disediakan.
Adapun kelebihan dan kekurangan dalam menggunakam sistem subjek untuk menyimpan arsip, sebagai berikut :
1. Kelebihan
a. Menghemat tempat dokumen, karena seluruh arsip ditempatkan dalam satu tempat penyimpanan.
b. Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.
2. Kekurangan
a. Daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali (dapat bertambah sesuai dengan kebutuhannya).
b. Istilah subjek tidak akan efektif bila tidak dibatasi.
c. Sering terjadi penggunaan nama individu sebagai daftar subjek, sehingga hal tersebut dapat mempersulit penemuan kembali arsip.
Dalam menyimpan arsip Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menggunakan asas sentralisasi, yaitu penyimpanan arsip yang dilakukan secara terpusat, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan ke satu unit khusus yang menangani tentang arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip. Maka dari itu pengelolaan semua arsip diserahkan kepada unit khusus, dengan sistem ini petugas administrasi tiap bagian lebih ringan tugasnya, karena dia tidak perlu mengelola arsipnya. Pihak petugas yang ada di pusat arsip harus benar-benar mempunyai kemampuan di bidang kearsipan, karena arsip yang disimpan cenderung banyak dan berasal dari berbagai bagian yang ada.
3.8. Hambatan Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
Dalam penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, tentunya tidak selalu berjalan dengan lancar. Penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara sebenarnya sudah cukup berjalan dengan baik.
Namun, ada beberapa hambatan dalam penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, yaitu :
1. Kurangnya kesadaran bahwa arsip penting pada pegawai bahkan pimpinan di lembaga maupun organisasi yang ada di wilayah Sumatera Utara.
2. Kurangnya pegawai /tenaga ahli arsip pada instansi-instansi di wilayah Sumatera Utara mengakibatkan arsip dari wilayah Sumatera Utara tidak diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara dikarenakan
48
setiap hari volume arsip atau surat bertambah mengakibatkan penumpukan arsip.
3. Fasilitas yang masih kurang memadai, seperti map, rak-rak untuk menyimpan arsip dan lainnya.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan
Berdasarkan uraian dan pembahasan yang telah dikemukakan dalam bab sebelumnya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Sistem Penyimpanan Arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menggunakan sistem subjek.
2. Pengarsipan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara menggunakan asas sentralisasi yang dilakukan secara terpusat, atau dengan kata lain penyimpanan arsip yang dipusatkan ke satu unit khusus yang menangani arsip.
3. Arsip-arsip yang ditangani Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara yaitu: arsip dinamis, arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis.
4. Pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ini dalam proses pengarsipan sudah memiliki ciri arsip yang baik, sebab apabila dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
4.2. Saran
Adapun saran – saran yang dapat diberikan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara, sebagai berikut :
1. Sarana dan prasarana untuk menunjang penyimpanan arsip harus ditingkatkan, seperti: kerapian dan penataan arsip.
50
2. Menambah pegawai/staf yang ahli dalam bidang kearsipan agar lebih cepat proses penyimpanan arsip pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
3. Perlu diadakan pelatihan SDM (Sumber Daya Manusia) yang berkompeten dalam bidang arsip guna penyimpanan arsip lebih baik dan menanamkan kesadaran kepada karyawan untuk memperhatikan betapa pentingnya arsip dan pengelolaan dan penanganan arsip.
4. Proses pengarsipan pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara ini agar dapat dilakukan lebih baik lagi sehingga dapat terciptanya kelancaran dalam pengarsipan.
DAFTAR PUSTAKA Buku :
Asriel, Armida Silvia. 2018. Manajemen Kearsipan. Bandung: Remaja Rosdakarya.
Asriel, Silvia Armida, Armiati, dan Leo Frista. 2016. Manajemen Kantor. Jakarta:
Kencana.
Barthos, Basir. 2015. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Lawalata, Caroline F.Ch. 2012. Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang:
Akdemia
Muhidin, Winata. 2016. Manajemen Kearsipan: Untuk Organisasi Publik.
Bandung: Pustaka Setia.
Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Inneke Qamariah. 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan Jilid 2. Medan: USU Press.
Priansa, Donni dan Agus. 2013. Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: Alfabeta
Priansa, Donni Juni dan Fenny Damayanti. 2015. Administrasi dan Operasional Perkantoran. Bandung: Alfabeta
Sayuti, A Jalaluddin dan Fida Muthia. 2018. Manajemen Kantor Praktis. Bandung:
Alfabeta.
Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2015. Manajemen Kearsipan Modern.
Yogyakarta : Gava Media.
Website :
http://eprints.umm.ac.id/67076/51/BAB%202.pdf/19 Desember 2020/14.00 http://repository.polimdo.ac.id/922/1/text.pdf/20 Desember 2020/16.30 http://brangkas.id/sistem-penyimpanan-arsip/20 Desember 2020/ 17.00
LAMPIRAN 1. Surat Research/Survey
