BAB II PROFIL INSTANSI
2.3. Struktur Organisasi
Sumber: Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara (2020)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara 2.4. Job Description
Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara dipimpin oleh seorang Kepala Dinas dan membawahi langsung bidang arsip daerah yang memiliki jumlah karyawan 24 orang yang terdiri dari:
1. Kepala Bidang Arsip Daerah (1 orang)
2. Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan (1 Orang Kepala Seksi
12
3. Seksi Penyelamatan Arsip (1 Orang Kepala Seksi dan 9 Orang Staf)
4. Seksi Layanan Informasi dan Kearsipan (1 Orang Kepala Seksi dan 4 Orang Staf)
5. Tenaga Honorer Dibidang Arsip (4 Orang)
Adapun pembagian tugas dan wewenang masing - masing seksi dalam struktur organisasi pada Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara Bidang Arsip Daerah adalah sebagai berikut :
1. Kepala Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara
a. Menyelenggarakan penetapan norma, standar dan pedoman penyelenggaraan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi yang berisi kebijakan provinsi berpedoman kebijakan Perpustakaan dan Kearsipan Nasional;
b. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan perpustakaan di lingkungan provinsi berdasarkan kebijakan nasional;
c. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggara jaringan perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
d. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan SDM perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
e. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan organisasi perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
f. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan di bidang sarana dan prasarana perpustakaan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional:
g. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan arsip dinamis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
h. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan kearsipan statis di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
i. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penyelenggaraan sistem kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
j. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan organisasi kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
k. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dan dokumentasi di lingkungan provinsi sesuai dengan kebijakan nasional;
l. Menyelenggarakan pembinaan teknis semua jenis perpustakaan di wilayah provinsi meliputi pengelolaan perpustakaan sesuai standar, pengembangan SDM, sarana dan prasarana sesuai standar, kerjasama dan jaringan perpustakaan serta pengembangan minat baca;
m. Menyelenggarakan pembinaan kearsipan dan Dokumentasi terhadap perangkat daerah provinsi, badan usaha milik daerah provinsi dan kabupaten/kota;
n. Menyelenggarakan penetapan kebijakan pelestarian koleksi daerah provinsi berdasarkan kebijakan nasional;
14
o. Menyelenggarakan pelaksanaan Serah-Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam, terkait koleksi daerah provinsi dan kabupaten/kota;
p. Menyelenggarakan koordinasi pelestarian tingkat provinsi;
q. Menyelenggarakan penetapan peraturan dan kebijakan pengembangan jabatan fungsional pustakawan di lingkungan provinsi sesuai kebijakan nasional;
r. Menyelenggarakan penilaian dan penetapan angka kredit pustakawan dan arsiparis pelaksana sampai dengan pustakawan penyelia dan pustakawan pertama sampai dengan pustakawan muda;
s. Menyelenggarakan pemberian persetujuan jadwal retensi arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang telah memiliki pedoman retensi;
t. Menyelenggarakan pemberian persetujuan pemusnahan arsip kabupaten/kota terhadap arsip yang memiliki pedoman retensi arsip;
u. Menyelenggarakan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah provinsi serta swasta dan perorangan berskala provinsi;
v. Menyelenggarakan pemberian akreditasi terhadap perpustakaan dan kearsipan berskala provinsi;
w. Menyelenggarakan pemberian sertifikasi pustakawan dan arsiparis di wilayah provinsi Sumatera Utara;
x. Menyelenggarakan diklat teknis dan fungsional pustakawan dan arsiparis;
y. Menyelenggarakan pengawasan/supervisi terhadap penyelenggaraan perpustakaan, kearsipan dan dokumentasi perangkat daerah provinsi dan lembaga perpustakaan/kearsipan/dokumentasi kabupaten/kota;
z. Menyelenggarakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
2. Kepala Bidang Arsip Daerah
a. Menyelenggarakan perencanaan pembinaan, pengelolaan kearsipan ke semua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
b. Menyelenggarakan perencanaan pembinaan/pelatihan Sumber Daya Manusia Kearsipan kesemua unit kerja dilingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten / Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
c. Menyelenggarakan perencanaan Penyelamatan Arsip Dinamis Inaktif, Statis dilingkungan Pemerintahan Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/Kota serta Perusahaan-perusahaan Milik Daerah dan Swasta;
d. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam perlindungan dan penyelematan arsip statis akibat bencana yang berskala provinsi, penyelamatan arsip perangkat daerah yang digabung dan/atau yang dibubarkan dan pemekaran daerah kabupaten/kota;
e. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pembinaan, dan pengkoordinasian dalam penyusunan jadwal retensi arsip dan pemusnahan
16
arsip dilingkungan Pemerintah Provinsi sesuai dengan ketentuan dan standar yang ditetapkan.
f. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan dan pengkoordinasian pelestarian arsip statis yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi.
g. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam autentikasi arsip statis dan arsip hasil alih media yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi;
h. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam melakukan pencarian arsip statis yang pegelolaannya menjadi kewenangan Daerah Provinsi yang dinyatakan hilang dalam bentuk daftar pencarian arsip.
i. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam penerbitan izin penggunaan arsip bersifat tertutup di Lembaga Kearsipan Provinsi.
j. Menyelenggarakan perencanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dalam pelayanan informasi kearsipan yang dikelola oleh lembaga kearsipan provinsi.
k. Menyelenggarakan perencanaan program jangka menengah dan tahunan dalam bidang Arsip sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
l. Menyelenggarakan pembinaan, pengolahan kearsipan di Provinsi dan Kabupaten/Kota sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
m. Menyelenggarakan perencanaan Sarana dan Prasarana Kearsipan untuk Peningkatan Pengelolaan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan Kabupaten/ Kota;
3. Seksi Sistem Administrasi dan Pembinaan Kearsipan
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan, dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Pembinaan dan Sistem Administrasi Kearsipan;
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyusunan dan penyempurnaan kebijakan-kebijakan, pedoman-pedoman kearsipan dinamis dan statis di lingkungan provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data hasil penyusunan dan penyempurnaan kebijakan-kebijakan, pedoman-pedoman kearsipan dinamis dan statis di lingkungan provinsi sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
d. Melaksanakan penyajian pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
e. Melaksanakan Pembinaan Pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
18
f. Melaksanakan pembinaan/koordinasi dalam rangka penyusunan Jadwal Retensi Arsip di lingkungan pemerintah provinsi dan kabupaten/kota;
g. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
h. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
i. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil penyusunan standar sarana dan prasarana kearsipan dalam rangka peningkatan pengelolaan arsip dinamis dan statis di lingkungan pemerintah provinsi, kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Perusahaan Swasta, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Perseorangan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan;
j. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem
sarana dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan;
k. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem sarana dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan;
l. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pengendalian dan pengawasan/supervisi, penelitian/pengkajian, pengembangan sistem dan prasarana, pemberdayaan dan pembinaan SDM kearsipan dan penyuluhan kearsipan,
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya;
o. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan;
4. Seksi Penyelamatan Arsip
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Penyelamatan Arsip.
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah,
20
Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
d. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penyelengaraan penyelamatan dan pelestarian arsip dinamis dan statis di lingkungan Pemerintah Provinsi Sumatera Utara, Badan Usaha Milik daerah, Organisasi Masyarakat dan Organisasi Politik sesuai standar yang ditetapkan.
e. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
f. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
g. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil penilaian dan penyusutan arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
h. Melaksanakan pengumpulan bahan/data dalam rangka pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
i. Melaksanakan pengolahan bahan/data dalam rangka pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
j. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pemusnahan arsip terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna.
k. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
l. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
m. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penggunaan sarana dan prasarana kearsipan dalam peningkatan pengelolaan arsip statis perangkat daerah provinsi, lintas daerah kabupaten/kota, badan usaha milik daerah dan perusahaan swasta sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
n. Melaksanakan pengumpulan bahan/data pengalihmediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
o. Melaksanakan pengolahan bahan/data pengalih mediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
p. Melaksanakan penyajian bahan/data hasil pengalih mediaan dan reprografi arsip dalam rangka penyelamatan dan pelestarian arsip.
q. Melaksanakan penyimpanan bahan/data untuk penyelenggaraan penyelamatan dan pelestarian Arsip Dinamis Inaktif dan Statis di lingkungan Provinsi, Lembaga Negara di daerah provinsi dan kabupaten/kota, Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik, Perseorangan dan Daerah Kabupaten/Kota.
22
r. Melaksanakan penelusuran arsip Sumatera Utara tempo dulu dalam rangka Penyelamatan dan Pelestarian arsip di lingkungan Pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, Badan Usaha Milik Daerah, Organisasi Masyarakat, Organisasi Politik dan Terseorangan.
s. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya.
t. Melaksanakan tugas lain yang diberikan kepala Bidang Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;
u. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan.
5. Seksi Layanan Informasi dan Kearsipan
a. Melaksanakan pembinaan, bimbingan dan arahan kepada pegawai pada lingkup seksi Pelayanan Informasi Kearsipan.
b. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
c. Melaksanakan pengolahan bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
d. Melaksanakan penyajian bahan/data untuk penyediaan dan penggunaan dalam pelaksanaan layanan informasi kearsipan.
e. Melaksanakan pengumpulan bahan/data untuk penyediaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
f. Melaksanakan penyajian bahan/data Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
g. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyusunan standar sarana dan prasarana akses arsip statis pada lingkup lembaga kearsipan provinsi.
h. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan dan penyajian bahan/data dalam penyusunan standar prosedur layanan informasi kearsipan pada lingkup lembaga kearsipan provinsi.
i. Melaksanakan pemasyarakatan arsip dalam rangka penyelenggaran masyarakat sadar arsip.
j. Melaksanakan pelayanan informasi kearsipan dalam rangka penelitian/pengkajian.
k. Melaksanakan penyelenggaraan penerbitan izin penggunaan arsip bersifat tertutup di Lembaga Kearsipan Provinsi.
l. Melaksanakan pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan bidang tugasnya.
m. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Kepala Bidang Arsip sesuai dengan bidang tugasnya;
n. Melaksanakan pelaporan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bidang Arsip, sesuai dengan standar yang ditetapkan;
24
6. Tenaga Honorer
a. Membantu di semua seksi yang ada di bidang arsip daerah, tidak terikat pada satu seksi.
2.5. Kinerja Usaha Terkini
Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara dibidang Arsip Daerah mempunyai kegiatan sebagai berikut :
1. Melakukan pembinaan dan penataan arsip ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD), OPD beranggotakan :
a. Inspektorat Provinsi Sumatera Utara b. Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara
c. Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Sumatera Utara
d. Badan Kesatuan Bangsa, Politik, dan Perlindungan Masyarakat Provinsi Sumatera Utara
e. Badan Penelitian dan Pengembangan Provinsi Sumatera Utara
f. Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Provinsi Sumatera Utara g. Dinas Bina Marga dan Konstruksi Provinsi Sumatera Utara.
h. Dinas Energi dan Sumber Daya Mineral Provinsi Sumatera Utara.
i. Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Sumatera Utara.
j. Dinas Kehutanan Provinsi Sumatera Utara.
k. Dinas Kelautan dan Perikanan Provinsi Sumatera Utara.
l. Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara.
m. Dinas Ketahanaan Pangan dan Peternakan Provinsi Sumatera Utara.
n. Dinas Koperasi dan UKM Provinsi Sumatera Utara.
o. Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Provinsi Sumatera Utara.
p. Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi Sumatera Utara.
q. Dinas Penanaman Modal Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Provinsi Sumatera Utara.
r. Dinas Pendidikan Provinsi Sumatera Utara.
s. Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.
t. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Sumatera Utara.
u. Dinas Perkebunan Provinsi Sumatera Utara.
v. Dinas Sosial Provinsi Sumatera Utara.
w. Dinas Tenaga Kerja Provinsi Sumatera Utara.
x. Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
y. Biro Umum Setda Provinsi Sumatera Utara.
2. Melaksanakan Pembinaan Penataan Arsip di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Arsip Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
3. Melakukan evaluasi penilaian kearsipan di Kabupaten/Kota Provinsi Sumatera Utara.
2.6. Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan yang akan dilakukan oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Sumatera Utara dalam bidang Arsip Daerah adalah sebagai berikut:
1. Pembinaan dan penataan arsip ke Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
2. Pendampingan penyelamatan dan pelestarian arsip di Kabupaten/ Kota Provinsi Sumatera Utara Periode 2014 s/d 2019.
26
3. Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia dalam mengelola kearsipan.
4. Melakukan pengawasan kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Arsip Provinsi Sumatera Utara.
5. Mengoperasionalkan kendaraan masyarakat sadar arsip.
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Arsip
Ada banyak pengertian tentang arsip, salah satunya pengertian menurut asal katanya (etimologi). Menurut Priansa dan Damayanti (2015:34), arsip berasal dari beberapa kata, dimana dari kata-kata tersebut muncul istilah arsip yang dikenal sampai sekarang. Kata arsip dalam Bahasa Belanda disebut dengan “archief”, dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”, dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam Bahasa Yunani disebut dengan dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam Bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan.
Berdasarkan pengertian diatas, kata arsip selalu terus mengalami perubahan setiap waktunya. Kata arsip terus berubah mengikuti dari perkembangan ilmu pengetahuan yang terus berkembang. Dapat disimpulkan kata arsip berasal dari kata arche, kemudian berubah menjadi archia dan pada akhirnya berubah menjadi arsipcheton dan kita kenal sebagai arsip sampai sekarang.
Dalam Peraturan Pemerintah (PP) tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
28
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Menurut Barthos (2015:2), kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingat, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganaliasaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan pembuatan laporan pertanggung jawaban setepat-tepatnya.
Sedangkan menurut Asriel (2018:6), arsip merupakan kumpulan warkat yang dianggap memiliki kegunaan tertentu dan disimpan secara sistematis agar setiap kali diperlukan dapat dicari lagi dengan mudah. Warkat yang disimpan adalah warkat yang masih memiliki nilai guna. Jika warkat tersebut tidak memiliki nilai guna atau nilai gunanya telah habis maka warkat tersebut dapat dimusnahkan.
Dari defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa membuat dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga - lembaga negara atau badan pemerintah tetapi juga badan swasta ataupun perorangan yang bertujuan untuk menunjang kinerja suatu badan/lembaga dan arsip juga sebagai pusat ingat bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
3.2. Nilai Guna Arsip
Merujuk pada daur kehidupan arsip, tidak semua arsip akan disimpan. Arsip yang disimpan adalah arsip yang memiliki nilai guna. Menurut Asriel, dkk
(2016:136), nilai guna arsip disingkat dengan ALFRED, yang merupakan akronim dari :
A : Administrative Value (nilai guna administrasi)
Nilai guna administrasi artinya arsip tersebut digunakan untuk keperluan administrasi. Contoh kartu tanda penduduk (KTP) ketika digunakan untuk persyaratan tes seleksi calon pegawai negeri sipil (CPNS).
L : Legality Value (nilai guna legalitas)
Nilai guna legalitas artinya arsip tersebut digunakan sebagai bukti legalnya sesuatu. Contoh kartu tanda mahasiswa Universitas Negeri Padang (KTM mahasiswa UNP) sebagai bukti bahwa seorang mahasiswa tersebut benar mahasiswa UNP.
F : Financial Value (nilai guna keuangan)
Nilai guna finansial artinya bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai uang atau digunakan untuk keperluan pengelolaan keuangan. Contoh kuitansi sebagai bukti penyerahan dan penerimaan sejumlah uang.
R : Research Value (nilai guna penelitian)
Nilai guna penelitian berarti bahwa arsip tersebut untuk penelitian atau dihasilkan dari penelitian. Contoh Laporan Penelitian.
E : Education Value (nilai guna pendidikan)
Nilai guna pendidikan berarti bahwa arsip tersebut digunakan untuk pendidikan. Contoh Buku.
30
D : Documenter Value (nilai guna dokumentasi)
Nilai guna ini disebut juga nilai guna history (sejarah). Nilai guna sejarah berarti bahwa pada arsip tersebut terkandung nilai sejarah.
3.3. Fungsi Arsip
Menurut Muhidin (2016:3), Beberapa fungsi arsip diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Mendukung proses pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan, pimpinan dalam tingkat manajerial manapun pasti membutuhkan informasi. Ketersediaan informasi yang cukup, baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dapat mendukung tercapainya tujuan pengambilan keputusan.
2. Menunjang proses perencanaan. Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk memperkirakan kondisi yang akan datang, yang akan dicapai.
Pencapaian ini akan dilaksanakan melalui serangkaian kegiatan yang telah ditentukan dalam perencanaan. Untuk menyusun rencana, dibutuhkan informasi yang mendukung tercapainya tujuan. Informasi itu dapat diperoleh oleh arsip.
3. Mendukung pengawasan. Dalam melakukan pengawasan dibutuhkan informasi terekam tentang rencana yang telah disusun, hal-hal yang telah disusun hal-hal yang belum dilaksanakan. Semuanya direkam dalam bentuk arsip
4. Sebagai alat pembuktian. Institusi pengadilan akan menghasilkan banyak informasi terekam yang dapat digunakan kembali oleh pengadilan tersebut.
Seluruh informasi ini merupakan arsip yang dapat digunakan dalam bentuk pembuktian.
5. Sebagai memori organisasi. Seluruh kegiatan organisasi baik berupa transaksi aktivitas internal maupun keluaran yang dibuat organisasi dapat direkam dalam bentuk arsip. Informasi terekam ini dapat digunakan oleh organisasi dalam menjalankan kegiatannya pada masa yang akan datang.
6. Dapat digunakan untuk kepentingan publik dan ekonomi. Kegiatan publik dan ekonomi akan menghasilkan dan membutuhkan informasi. Beragam informasi ini diperoleh dari berbagai sumber dan salah satunya berasal dari arsip.
Sedangkan menurut Priansa dan Agus (2013:158), Fungsi Arsip adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
2. Sebagai alat bantu perpustakaan khususnya pada organisasi besar.
3. Sebagai alat bantu bagi pimpinan dan manajemen.
4. Sebagai alat perekam perjalanan organisasi.
5. Sebagai alat untuk memecahkan permasalahan dalam organisasi.
6. Sebagai sumber informasi peristiwa yang terjadi di kantor.
7. Sebagai alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan.
3.4. Jenis-Jenis Arsip
Menurut Sayuti dan Muthia (2018:162) Dari berbagai warkat yang telah menjadi dokumen sebagai arsip dapat dikelompokkan menjadi beberapa kelompok, yaitu:
32
1. Arsip Aktif, Arsip yang masih dalam penyelesaian, atau arsip yang masih sering dikeluarkan atau digunakan untuk keperluan tertentu.
2. Arsip Pasif, Arsip yang jarang digunakan, karena sudah selesai diproses hanya kadang-kadang saja masih diperlukan.
3. Arsip Abadi, Arsip penting dan berlaku untuk selama-lamanya atau seumur dengan organisasi atau badan sebagai pemiliknya, sebagi contoh adalah Akte Pendirian perusahaan.
Sedangkan menurut Priansa dan Damayanti (2015:37) Arsip pada dasarnya memiliki banyak jenis, yaitu :
1. Berdasarkan Media
1. Berdasarkan Media