BAB II
LANDASAN TEORI
Untuk mencapai sebuah tujuan atau sasaran tertentu, sebuah organisasi atau perusahaan akan menjalankan sejumlah kegiatan yang didukung dengan sejumlah keputusan.Dalam sebuah organisasi, terdapat prosedur kegiatan yang harus dipatuhi oleh setiap anggota organisasi sehingga untuk mewujudkan tujuan yang sama, setiap anggota organisasi akan terikat pada sebuah prosedur tertentu yang harus dipatuhi dan diikuti.
Prosedur tersebut akan membantu organisasi melaksanakan kegiatan- kegiatannya dengan efektif dan efisien, salah satunya adalah prosedur operasi standar atau standar operating procedures (SOP), (tambunan, 2013).
2.1.Standaroperating system (SOP)
Standar operating system dalam bahasa Indonesia harafiah akan disebut sebagai prosedur operasional standar (POS).Standar operating system (SOP) atau prosedur operasional standar (POS) pada dasarnya adalah:
“pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis” menurut rudi (2013) dalam buku standar operating procedures (SOP).
Sedangkan untuk menyusun SOP yang efektif menurut tambunan (2013) dalam buku SOP, perlu kesiapan organisasi dalam berbagai hal, sebagai berikut:
a. Visi dan misi organisasi
Ada visi dan misi yang ternyatakan dengan jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi. Standar operating procedures(SOP) mensyaratkan setiap organisasi memiliki visi dan misi yang dinyatakan dengan jelas. Visi dan misi merupakan pemandu utama ke arah mana organisasi akan dibawa. Visi dan misi adalah penuntun yang tegas untuk membawa ke mana organisasi harus melangkah di dalam kancah industri atau kegiatan yang dimasuki. Visi dan misi organisasi sebenarnya merupakan sebuah cita-cita yang ingin dicapai oleh pendiri organisasi dan juga anggotanya melalui pembentukan organisasi.
Tanpa visi dan misi, suatu organisasi akan berjalan tanpa arah jelas.
b. Tujuan dan sasaran
Ada tujuan dan sasaran yang ternyatakan dengan jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi. Tujuan dan sasaran yang dinyatakan dengan jelas maksudnya, pernyataan tentang hal-hal yang ingin dicapai dalam periode tertentu. Tujuan dan sasaran dibagi menjadi dua periode yaitu yang pertama tujuan dan sasaran jangka panjang pada umumnya adalah didalam rentang lima sampai sepuluh tahun, yang terkait erat dengan perencanaan strategis organisasi.
Sedangkan yang kedua tujuan dan sasasran jangka pendek biasanya adalah untuk periode satu tahun dan langsung dinyatakan dalam bentuk anggaran tahunan (annual budget).
c. Struktur organisasi
Ada struktur organisasi yang mencakup semua unsur keputusan dan tindakan yang bisa terjadi di dalam organisasi yang bersangkutan.
Struktur organisasi adalah syarat mutlak penyusunan SOP yang efektif.
Tanpa struktur organisasi, akan sulit untuk membuat SOP yang efektif bagi organisasi yang bersangkutan. Struktur organisasi yang jelas akan membari gambaran yang jelas tentang posisi dan alur keputusan dan kegiatan perusahaan. Terdapat dua alasan perlunya penyusunan SOP harus mempertimbangkan dan menggunakan struktur organisasi sebagai sumber acuan yang penting.
a. SOP tidak selalu didasarkan atas fungsi-fungsi kegiatan, tetapi struktur dan alur keputusan dan kebijakan dalam organisasi. Struktur dan alur keputusan dan kebijakan di dalam organisasi mempunyai ikatan yang erat dengan struktur organisasi
b. Fungsi organisasi berkaitan erat dengan struktur organisasi.
Setiap fungsi utama dalam organisasi pasti akan terwakili di dalam struktur organisasi, sebagai contoh fungsi produksi terwakili oleh direktorat produksi. Fungsi operasional terwakili oleh direktort operasi dan sebagainya.
Sebaik apapun SOP disusun, tidak akan banyak berguna apabila tidak didukung manajemen organisasi, sebab organisasi yang tidak memiliki menejemen yang baik tidak mempunyai kemampuan untuk menerapkan keteraturan dan sistematika yang disyaratkan SOP.
d. Manajemen organisasi
Ada manajemen organisasi dengan tugas yang jelas dan dipahami dengan makna yang sama oleh setiap anggota organisasi. Manajemen
dukungan, anjuran, dan perintah yang jelas untuk menerapkan SOP dengan seharusnya.
e. Diskripsi tugas dan tanggung jawab
Ada operasi atau kegiatan yang telah berjalan dengan kepastian yang terjamin. Selain struktur organisasi, maka penyusunan SOP akan menjadi jauh lebih baik bila organisasi memiliki diskripsi tugas dan tanggung jawab untuk setiap bagian yang dipresentasikan di dalam struktur organisasi.
f. Tidak ada perubahan proses bisnis yang signifikan
Ada kepastian aturan bahwa setiap perubahan yang berkaitan dengan organisasi, manajemen, dan operasional tidak akan berpengaruh secara signifikan bagi organisasi, dalam arti membuat organisasi menjadi berubah sama sekali atau dibubarkan.
2.2.Syarat SOP efektif
Dibawah ini merupakan penuntun terbaik menuju penerapan SOP menurut tambunan (2013) dalam buku SOP yang memberikan penuntun optimal bagi perusahaan.
a. Efektif dan efisien
Efektif adalah sesuai atau “do the right thing” artinya melakukan sesuatu yang tepat. Sedangkan efisien adalah “do the thing right” artinya melakukan sesuatu dengan tepat. Dalam setiap kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam SOP, haruslah dicapai efektifitas dan efisiensinya.
Begitu pula dalam hal pelaksanaan langkah prosedurnya. Efektifitas hanya akan terjadi perubahan dalam hal ukuran efektifitas bila terjadi perubahan terkait kebijakan mengenai prosedur itu sendiri. Sedangkan efisiensi, dapat berubah tanpa perlu ada perubahan kebijakan, yaitu dapat sangat tergantung pada masalah-masalh operasional yang dihadapi organisasi termasuk ketika organisasi bermaksud melakukan penghematan.
Dengan pencapaian efektifitas dan efisiensi SOP, organisasi akan dapat membuat keputusan dan tindakan-tindakan tepat dan cermat dengan kemungkinan kesalahan yang jauh lebih kecil. Penerapan SOP secara efisien dalam hal peraturannya maupun dalam pelaksanaannya maka akan dicapai efektifitas intern, bukan hanya dirasakan oleh pihak intern organisasi saja, tetapi pihak ekstern juga akan merasakan dampak kefektifan penerapan SOP suatu organisasi.
b. Konsisten
Penerapan SOP harus diterapkan secara standar dan sama untuk semua prosedur yang sama dan di semua fungsi atau bagian organisasi
konsisten baik untuk hal yang sama di tempat yang sama, maupun untuk hal yang sama untuk tempat yang berbeda. SOP harus merupakan pedoman yang dapat digunakan untuk memandu anggota organisasi dalam melaksanakan kegiatannya secara efektif. Jika SOP masih dirasa sebagai hal yang terpisah dari kegiatan di dalam organisasi, maka jelas bahwa SOP tersebut bukanlah SOP yang efektif bagi organisasi yang bersangkutan.
Diperlukan budaya positif yang menghargai peraturan dan prosedur yang berlaku seperti yang dilakukan di organisasi dan perusahaan-perusahaan besar yang sudah mapan dan matang secara organisasional dan operasional. Konsistensi mencakup 2 hal yaitu
1. Konsistensi prosedur
Dicapai dengan menguji apakah sebuah prosedur diterapkan secara sama untuk lokasi yang sama.
2. Konsistensi lokasi penerapan SOP
Dicapai dengan menguji hal yang sama dengan konsisten prosedur, hanya saja perlu dilakukan pengujian dan penilaian untuk lokasi atau bagian-bagian organisasi yang berbeda.
c. Terstandar
SOP harus dapat dimengerti secara mudah dan dengan pemahaman yang sama oleh setiap anggota organisasi. Dengan kata lain lebih melihat kepada prosedur itu sendiri. Standar dibagi menjadi 2 yaitu standar prosedur dan standar pemahaman. Standar yang terlihat dengan jelas dalam prosedur atau manual prosedur atau pernyataan prosedur yang tercakup dalam manual prosedur operasional standar (SOP), harus disajikan dalam format yang standar. Jika SOP telah tersaji dengan bahasa, penjelasan, sistematika, format halaman dan huruf yang standar untuk semua prosedur yang ada dalam manual prosedur, maka pengguna atau pembaca prosedur-prosedur yang terdapat dalam pedoman SOP organisasi menjadi semakin mudah dipahami setiap penjelasannya.
d. Sistematis
SOP sebagai pedoman atau panduan, harus terlaksana dengan sistematika yang jelas, teratur, dapat diprediksi, dan dilandasi ukuran- ukuran keberhasilan, kegagalan, dan resiko yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistematis bisa diartikan tersusun rapi dan teratur di mana ini merupakan syarat mutlak dari sebuah pedoman efektif yang akan digunakan oleh sebuah organisasi. Sistematika SOP dapat dibagi menjadi 2 yaitu:
1. Sistematikan tampilan
Cara bagaimana SOP disusun dan disajikan dengan benar dan mudah dipahami pengguna.
2. Sistematika penjelasan
Cara bagaimana bahasa, istilah, dan simbol digunakan dalam menjelaskan sebuah prosedur di dalam SOP.
SOP harus disajikan dengan kata, kalimat, dan bahasa yang lugas, yang mudah dipahami oleh pengguna. Penggunaan bahasa dengan kaidah yang benar adalah mutlak, tetapi jangan mengabaikan atau mengganti istilah-istilah di dalam organisasi yang telah menjadi baigan yang tidak terpisahkan dengan kegiatan administrasi organisasi, terutama apabila tidak ada alasan kuat untuk melakukannya.
Tanpa pemenuhan keempat ciri tersebut, menurut tambunan (2013), SOP tidak akan memberikan banyak manfaat bagi organisasi maupun pihak-pihak lain yang berkepentingan secara langsung atau tidak langsung dalam pelaksanaan prosedur-prosedur yang tersaji dalam pedoman SOP organisasi.
2.3. Peran dan Manfaat SOP bagi organisasi a. Pedoman kebijakan
Menjadi pedoman yang disusun berdasarkan kebijakan yang
b. Pedoman kegiatan
Menjadi pedoman kegiatan-kegiatan organisasi baik secara operasional maupun administratif.
c. Pedoman birokrasi
Menjadi pedoman untuk memvalidasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.
d. Pedoman administrasi
Menjadi pedoman terkait penggunaan formulir, dokumen, blanko, dan laporan yang digunakan dalam kegiatan organisasi.
e. Pedoman evaluasi kinerja
Menjadi pedoman penilaian efektifitas kegaitan organisasi.
f. Pedoman integrasi
Menjadi pedoman mengintegrasikan kegiatan-kegiatan organisasi, untuk membantu mencapai tujuan organisasi.
2.4. Tiga penyebab SOP tidak berjalan dengan baik
a. Kurangnya pelatihan terkait dengan penerapan prosedur- prosedur
b. Kurangnya sosialisasi sehubungan penerapan prosedur- prosedur
c. Prosedur-prosedur yang standar tersebut sama sekali tidak sesuai kebutuhan pengguna.
.
